Автоматизация бизнес-процессов компании
Содержание
Введение
1. Процессный подход к
оптимизации деятельности
1.1 Синергия
процессов
1.2 Сквозные
процессы
1.3 WorkFlow- и
DocFlow-системы
1.4 Анализ
причин неэффективности процессов
1.5
Моделирование бизнес-процессов
1.6 Оптимизация
процессов с помощью подхода Мартина
2. Обзор методов
моделирования бизнес-процессов
2.1 IDEF0
2.2 IDEF3
2.3 DFD (Data
Flow Diagramming)
2.4
Универсальный язык моделирования UML
2.4.1 Диаграмма
вариантов использования
2.4.2 Диаграммы
классов
2.4.3 Диаграмма
состояний
2.4.4 Диаграмма
последовательностей
3. Разработка проекта
автоматизации бизнес-процесса компании ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс»
3.1 Распознание
бизнес-процессов
3.2 Описание
бизнес-процессов основных направлений
3.2.1 Процесс «
Прибытие груза»
3.2.2 Процесс «
Хранение груза на СВХ»
3.2.3 Процесс
«Выдача груза с СВХ»
3.3 Анализ
проблем и причины недостаточной эффективности в работе «ФМ Ложистик Кастомс»
3.3.1
Отсутствие регламентов компании
3.3.2 Медленное
реагирование изменений внешних условий
3.3.3 Наличие
«неправильных» документов
3.3.4 Наличие
неоптимизированных и неавтоматизированных процессов
3.4 Оптимизация
процессов
3.5
Автоматизация процесса сверки сведений из электронных документов
3.5.1 Исходные
данные и условия
3.5.2 Документ
ДТ ( электронные файлы)
3.5.3 Документ
ДО1(электронные файлы)
3.5.4 Связи
3.5.5
Реализация, интерфейс
3.6 Работа с
модулем сверки
Заключение
Список
используемой литературы
Приложения
Введение
В настоящее время, благодаря современным информационным технологиям,
электронное представление информации используется в работе людей различных
профессий. Потоки бумажных копий постепенно заменяются их электронными
образами. Этому также способствуют интернет — технологии и внедрение
электронной цифровой подписи.
В первую очередь, электронные документы используются работниками
специальностей, связанных с многочисленными отчетами в различные ведомства. Это
могут быть бухгалтеры, сотрудники аудиторских служб, декларанты, работники,
анализирующие различного рода статистику. Список может быть продолжен.
Перечень электронных документов, их шаблоны, форматы устанавливают
нормативные законодательные акты, приказы. Также разрабатываются инструкции и
методические указания по заполнению электронных документов.
Зачастую в одной и той же службе используются электронные документов,
сведения из которых могут пересекаться друг с другом. Анализ информации,
содержащейся в различных документах, может быть полезен для достоверного
отображения данных, для выявления несогласованности, противоречивости информации,
для устранения технических ошибок при заполнении документов.
Электронные документы используются и в компании ЗАО «ФМ Ложистик
Кастомс». Основным направлением деятельности этой компании является таможенное
оформление импортируемых, экспортируемых грузов, хранение их на складе
временного хранения — СВХ. Компания представляет одно из звеньев крупной
компании «ФМ Ложистик», эксперта в области логистики на российском рынке. Своим
возникновением она обязана совместному бизнесу семей Фор и Моше во Франции. Сейчас
существует множество платформ «ФМ Ложистик» как за рубежом, так и в России.
Объектом исследования в моей дипломной работе стала деятельность компании
ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс», а цель работы — усовершенствование
деятельности вышеуказанной компании.
Чтобы достичь цели, нужно выполнить следующие задачи:
· определить перечень целевых функций предприятия;
· провести анализ распределения функций по подразделениям и
сотрудникам;
· определить перечень применяемых на предприятии средств
автоматизации;
· построить модель “как есть” (as-is), для этого распознать и
описать бизнес-процессы компании и построить диаграммы процессов;
· выделить бизнес-процессы для автоматизации;
· выявить проблемы использования применяемых технологий;
· предложить проект автоматизации процесса в целом;
· разработать алгоритмы для ускорения выполнения некоторых
ручных трудоемких операций, участвующих в процессе.
В моей дипломной работе автоматизация бизнес-процессов
осуществляется с помощью совершенствования технологий на основе оценки их
эффективности. При этом главными показателями качества выполненной работы
являются сокращение временных затрат на выполнение бизнес-процессов, снижение
степени загруженности сотрудников рутинной работой (“легкий” реинжиниринг).
Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов (“жесткий”
реинжиниринг) не входили в предмет рассмотрения данной работы.
Данные в примерах, которые были использованы, в целях сохранения
коммерческой тайны вымышлены.
Таким образом, результатом работы должен стать проект
автоматизации бизнес-процесса с применением процессного подхода. Программная
часть проекта реализована в среде Microsoft Office
— Access, Excel с помощью VBA.
В качестве исходных данных проекта используется информация о
деятельности компании, методике таможенного оформления, функциях сотрудников по
учету и хранению грузов на СВХ и применяемых технологиях, структуры электронных
документов.
Группа заинтересованных лиц:
· генеральный директор компании;
· менеджер по таможенному оформлению;
· руководитель отдела статистики;
· сотрудники, принимающие участие в автоматизируемом процессе.
Теоретическая значимость. Методологической основой исследования является
комплексный подход к деятельности организации, анализу неэффективного
построения процессов, системный подход к проектированию бизнес-процессов, их
графическое отображение, процессный подход при разработке проекта автоматизации
некоторых бизнес-процессов. Теоретической основой исследования являются
достижения в области процессного подхода и сквозных процессов.
Практическая значимость заключается в том, что идея разрабатываемого проекта
автоматизации бизнес-процесса применима не только для аналогичных компаний,
работающих в сфере таможенных услуг и сотрудников таможенных терминалов, но и
компаний, чья деятельность связана с взаимосвязанной электронной отчетностью.
Так как реализация проекта осуществляется с помощью приложений Microsoft Office и офисного программирования, то она доступна в любом
предприятии в силу высокой популярности этого приложения. Модуль может быть
легко изменен, расширен и приспособлен для нужд конкретного пользователя.
С помощью реализованной системы можно устранить технические ошибки в
документах, ликвидировать «ручную» сверку данных, сократить время таможенного
оформления груза, проанализировать информацию по товаросопроводительным
документам, создать цепочки взаимосвязанных документов.
1. Процессный подход к оптимизации деятельности
В настоящей работе для реализации поставленных задач используется
процессный подход.
Базовое определение состоит в том, что процесс — это некоторая логическая
последовательность связанных действий, которые преобразуют вход в результаты
или выход. Бизнес-процесс по Эриксону это цепь логически связанных,
повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия
для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения
определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних
или внешних потребителей. [1]
Рис. 1 Общий вид процесса
Любой бизнес-процесс имеет потребителя внутреннего или внешнего. Опираясь
на это определение, можно все действия внутри организации рассматривать либо как
бизнес-процесс, либо его часть. В этом и состоит процессный подход, т.е.
суть его состоит в том, предприятие рассматривается не как совокупность
отделов, а как совокупность бизнес-процессов.
Преимущества процессного подхода состоят в следующем:
· процесс сориентирован для удовлетворения нужд потребителя,
так как для каждого процесса закреплен свой потребитель;
· определение границ рассматриваемого процесса, а также
поставщиков и потребителей, позволит обеспечить лучшее взаимодействие и
понимание требований;
· при управлении целостным процессом, осуществляющимся
несколькими отделами, снижается риск нерациональной оптимизации показателей
отдела в ущерб общему процессу;
· назначение владельцев процессов (ответственных за процесс)
позволяет избежать распыления ответственности;
· управление процессами позволяет создать лучшие условия для
контроля времени выполнения работ и ресурсов.
1.1 Синергия процессов
Синергия, или синергизм (от греческого «вместе действующий») —
это взаимодействие двух или более процессов, характеризующееся тем, что их
совместный эффект существенно превосходит сумму эффектов каждого отдельно
взятого процесса. [10]
Синергетические эффекты возникают при выполнении деятельности внутри
рабочих групп, сформированных из специалистов различных функциональных
подразделений. Современные средства коммуникаций обеспечивают возможности
общения сотрудников различных подразделений, в том числе территориально
удаленных друг от друга. Так, в случае компании ФМ Ложистик Кастомс, в режиме
реального времени осуществляется взаимодействие между платформами (отделами)
компании, расположенными в нескольких районах Московской области,
Санкт-Петербурге, Смоленске.
В некоторых случаях эффект синергии процессов проявляется лишь при
физическом общении сотрудников. Так, для осуществления синергетического эффекта
с внешними структурами часть отделов располагается в арендованных помещениях на
территории таможенного поста. Значительный эффект синергии возникает при
взаимодействии на межфункциональном уровне, т.е. при совместной работе над
общей задачей сотрудников различных структурных подразделений. Условия,
необходимые для возникновения синергии процессов на межфункциональном уровне:
· наличие нескольких субъектов (организаций, подразделений,
специалистов);
· возможность налаживания коммуникаций между субъектами;
· единая система измерений:
o ценности;
o цели и показатели;
o операционные определения;
· наличие необходимых ресурсов для реализации эффектов
синергии;
· наличие мотивации у сотрудников. [3]
Основной управленческий инструмент эффективного взаимодействия —
использование сквозных процессов.
.2 Сквозные процессы
Основной признак сквозного процесса состоит в том, что он пересекает
границы нескольких структурных подразделений. Есть и дополнительные факторы,
важные для определения сквозного процесса.
Процесс можно считать сквозным, если:
· участниками процесса являются сотрудники различных
структурных подразделений;
· деятельность в рамках процесса рассматривается на уровне
отделов или сотрудников (операционный уровень);
· существует возможность организации контроля оперативной
деятельности по процессу и полученных результатов одним руководителем;
· результат процесса важен с точки зрения достижения целей
организации в целом (или существенной ее части) либо удовлетворения
потребностей внешнего потребителя;
· существует возможность значительного улучшения деятельности
(усиления эффектов синергии) за счет оптимизации межфункционального
взаимодействия в рамках процесса. [3]
Сквозные процессы определяются на уровне операций, выполняемых
конкретными сотрудниками. Так, в рамках одного структурного отдела
взаимодействие начальника и его подчиненного или взаимодействие нескольких
сотрудников этого отдела нельзя рассматривать как сквозной процесс, а
взаимодействие сотрудников различных отделов большей частью может
рассматриваться в качестве сквозного процесса. При этом он может быть описан на
уровне взаимодействия как отделов (уровень процессов отделов), так и отдельных
сотрудников (уровень операций сотрудников).
Для получения синергетического эффекта необходимо, чтобы кто-то из
руководителей видел сквозной процесс целиком и отвечал за его оптимизацию с
точки зрения получения конечного результата, при этом стыковка процессов
структурных подразделений по входам/выходам не в полной мере обеспечивает
получение конечного результата. [3]
На уровне организаций вместо понятия сквозного процесса используется
термин «цепочка создания ценности», ЦСЦ. Для ее описания и анализа разработаны
и применяются соответствующие методы. В определенной части ЦСЦ также возможно
определение сквозного процесса. Его выделение и оптимизация может обеспечить
усиление синергетических эффектов на уровне цепочки создания ценности. Примером
такого сквозного процесса является, в частности, взаимодействие сотрудников
отдела таможенного оформления компании ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс» и сотрудников
таможенного поста «Аббакумовский», на территории которого расположен отдел.
Результаты сквозного процесса должны быть важны с точки зрения:
· достижения целей организации;
· системной оптимизации ее деятельности;
· улучшения коммуникаций между структурными подразделениями;
· усиления синергетических эффектов.
Если результат сквозного процесса получает внешний потребитель
организации и этот результат является для него значимым, то такой процесс нужно
выделить и оптимизировать.
Инструмент сквозных процессов требуется, когда:
· эффективность деятельности организации в целом снижается;
· поставленные собственниками цели достигаются лишь частично;
· возникают центробежные тенденции (подразделения становятся
самодостаточными и всячески стремятся отделиться, вести отдельный бизнес);
· удовлетворенность внешних потребителей продукцией (услугами)
организации снижается;
· организация обюрокрачивается, становится инертной, снижается
управляемость.[3]
Сквозными процессами, исследуемыми в настоящей работе, являются процесс
электронного документооборота складских отчетов и деклараций на товары,
оформляемых в компании ЗАО « ФМ Ложистик Кастомс». Синергетический эффект
достигается, как будет показано ниже, между отделом оформления и отделом
статистики и складских операций.
.3 WorkFlow- и DocFlow-системы
Системами управления бизнес-процессами или BPM-системами (Business
Process Management ) называются компьютерные системы, которые основаны на
процессном подходе к управлению бизнес — системами. Эти системы формирует
единый язык описания управления бизнес — процессами и помогают быстро
интегрироваться сотрудникам предприятия в разрабатываемые схемы.
В основе большинства языков описания бизнес-процессов лежит одна из двух
математических теорий:
— теория сетей Петри;
— концепция «π-исчисления» [2].
Первая основана на классической теории графов. Она включает графическую
нотацию — систему графических обозначений, на основе которых можно строить
соответствующие графы. Некоторые языки описания бизнес-процессов используют
понятия узлов, переходов, условий, аналогичные понятиям сетей Петри. Робин
Милнер в конце 80-х г. XX в разработал концепцию π-исчисления, основанную на алгебре
параллельных процессов, объектами которых являются выражения над элементами
специальных множеств и преобразования над этими выражениями. В свете этой
концепции появились формальные языки описания бизнес-процессов, такие как BPML
и BPEL.
Существует два вида BPM-систем WorkFlow и DocFlow-системы.
WorkFlow-системы используют понятие потока. Деятельность бизнес — системы
рассматривается как перемещение элементов работы по определённому маршруту
между исполнителями в соответствии с заданными правилами. Этот процесс
сопровождается передачей от одного исполнителя к другому точки управления. Для
DocFlow-системы основным понятием является поток документов. При этом подходе
бизнес-система является потоком документов, перемещающихся между редакторами по
заданному маршруту. В отличие от WorkFlow-систем при движении документов
происходит передача от одного редактора не точки управления, а «корзины»
документов. При всем различии подходов к моделированию бизнес-процессов
существует возможность моделировать многие виды бизнес-процессов при помощи
DocFlow-систем, а также использовать WorkFlow-системы для моделирования
документооборота.
Настоящая работа может быть отнесена к числу DocFlow-систем.
.4 Анализ причин неэффективности процессов
Первой задачей, решаемой при построении эффективной схемы
бизнес-процессов, является выделение наиболее значимых причин неэффективности
существующих бизнес-процессов, устранение которых следует осуществить в первую
очередь. Организация их поиска помогает выделить один или несколько процессов
для автоматизации.
Традиционный способ систематизации причин — диаграммы
причинно-следственных связей.
Рис. 2 Схема диаграммы причинно-следственных связей
Основные принципы построения:
. Анализ рассеивания. При этом анализируемая проблема изображена справа, у острия
большой стрелки. Категории возможных причин представляются в виде ветвей,
похожих на кости рыбьего скелета. Для каждой категории выявляются все возможные
причины.
. Перечень причин. При этом все возможные причины выявляются
методом мозгового штурма и включаются в список в порядке поступления. Затем все
эти причины разбиваются на категории и наносятся на схему. Конечный вид схемы
получается одним и тем же вне зависимости от выбранного способа [1]
1.5 Моделирование бизнес-процессов
Поиск путей оптимизации деятельности компании начинается со схематичного
описания работы, как в целом, так и на каждом рабочем месте. Для этого
используют моделирование бизнес-процессов.
Стандартной методикой моделирования деятельности организации является
граф, который отображает компанию как систему, что позволяет разложить
стратегические цели компании на отдельные составляющие и довести их до конечных
исполнителей. Такой процесс, направленный от наиболее общего уровня
целеполагания к конкретным задачам исполнителей является частным случаем
применения принципа декомпозиции. В результате деятельность компании
разбивается на три уровня:
) уровень целей;
) уровень окружающей среды;
) уровень внутренней организации.
Процессы первого уровня формулируют миссию организации, определяют
направление развития бизнеса, ключевые показатели для оценки достижения
глобальной цели. С помощью бизнес-процессов второго уровня отображается связь
текущей деятельности подразделений с целями организации, определенными процессами
первого уровня. Цели построения бизнес-процессов этого уровня:
· выявление сильных и слабых сторон компании, угроз и
возможностей роста;
· разработка стратегических альтернатив текущей деятельности
компании;
· анализ способов достижения целей первого уровня и выбор
оптимального из них;
· выбор контрольных точек и параметров качества выполнения
процессов операционной деятельности.
Бизнес-процессы третьего уровня используются в следующих целях:
· выявление и формирование элементов организации;
· использование характеристик выбранных способов связей для
формирования требований к информационной системе, осуществляющей эти связи;
· проектирование процессов текущей операционной деятельности,
отчётности и документооборота.
Тема дипломного проекта посвящена решению задач третьего уровня.
Графическое представление бизнес-процессов позволяет увидеть узкие места
построения системы на всех уровнях, дублирование и пересечение функций,
противоречия деятельности различных структур компании и намечает возможности
решения этих проблем.
.6 Оптимизация процессов с помощью подхода Мартина
В настоящей работе для решения задач оптимизации бизнес-процессов
используются определенные подходы методологии Мартина. Эту методологию
применяют при разработке информационных систем, используя нисходящую пошаговую
процедуру построения системы. Один из таких шагов построения системы реализован
в настоящей работе, в дальнейшем он может быть интегрирован в общую
информационную систему предприятия.
Подход Мартина базируется на двух концепциях:
· послойного целостного подхода к разработке интегрированных
приложений, базирующегося на стратегическом плане развития информационных
систем;
· первоначальной направленности на моделирование данных, а
затем на функциональное моделирование [4]
Основные этапы подхода Мартина приведены на рисунке.
Рис.
3 Основные этапы подхода Мартина
1. Этап стратегического информационного планирования. Вначале строится стратегический план,
включающий в себя цели и стратегии их достижения. Строится модель, соответствующая
структуре бизнес-системы и специфике основных бизнес-процессов, на ее основании
определяется порядок разработки информационной системы. Моделирование
осуществляется с помощью диаграмм декомпозиции, представляющих собой
иерархические древовидные структурные диаграммы, и диаграмм типа
«сущность-связь».
2. Этап анализа. На этом этапе происходит разбиение общей задачи,
сформулированной на первом этапе, на частные
3. Этап логического проектирования. На этом этапе происходит
проектирование процессов, разработанных на этапе анализа с использованием
методики нисходящей функциональной декомпозиции. При этом используются
диаграммы структуры типа «сущность-связь», диаграммы декомпозиции и диаграммы
деятельности, с помощью которых детализируется логика процессов. Прототипы
пользовательских интерфейсов создаются с помощью схем экранов. Работа над
дипломом состояла в выполнении задач, сформулированных в пунктах 2 и 3.
2. Обзор методов моделирования бизнес-процессов
В основе методов моделирования бизнес-процессов могут лежать два подхода:
структурный и объектно-ориентированный.
Примеры методов моделирования:
· метод функционального моделирования SADT/IDEF0;
· метод моделирования процессов IDEF3;
· моделирование потоков данных DFD;
· нотация моделирования потоков работ BPMN;
· метод ARIS;
· метод моделирования, используемый в технологии Rational
Unified Process. [2]
Создание моделей бизнес-процессов сводиться к представлению этих
процессов с помощью множества графических элементов — диаграмм, которые
определяют нотацию моделирования. Правила использования таких элементов
составляют стандарт моделирования. Совокупность нотаций и правил их
использования формируют методологию описания бизнес-процесса.
В таблице собраны основные методологии, используемые которые сейчас и Case-средства, где эти методологии
реализованы.
Таблица №1.
Методология |
Нотация и |
Стандарт |
CASE-средства |
SADT |
IDEF0 |
IDEF0 |
IDEF Doctor, MS |
IDEF3 |
IDEF3 |
IDEF3 |
|
DFD |
Гейна-Сарсона, Йордана-Де |
DFD |
|
IDEFX |
IDEFX |
IDEFX |
ERWin |
ARIS |
VAD |
ARIS |
ARIS |
OOM |
UML |
UML2.0 |
Rational Rose, |
В 60-х годах Дугласом Россом был создан метод структурного анализа и
проектирования SADT (Structured Analysis and Design Technique). Методология
быстро развивалась, и в 1973 году была применена при реализации крупного
аэрокосмического проекта. Сейчас ее используют при работе над проектами,
охватывавшими широкий спектр проблемных областей. С помощью методологии SADT
решаются задачи учета, контроля, управления. В SADT моделях используются как
естественный, так и графический языки.
Для описания какой-либо конкретной предметной области служит методология
SADT/IDEF0.
2.1 IDEF0
Модели в нотации IDEF0 предназначены для высокоуровневого описания
предназначения бизнеса компании. Основным понятием стандарта IDEF3 является
принцип декомпозиции. Он позволяет заменить решение одной большой задачи
решением серии меньших задач, разобрать объект на составные части. Декомпозиция
применяется для детализации бизнес — моделей, представления в виде
иерархической структуры отдельных диаграмм. Модель IDEF0 всегда начинается с
представления системы как единого целого — одного функционального блока с
интерфейсными дугами, уходящими за пределы рассматриваемой области. Такая
диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой и
обозначается идентификатором «А-0». [2]. В 3 главе приведена такая диаграмма
для описания процесса таможенного оформления. Затем блок, который представляет
систему в качестве единого модуля, детализируется на другой диаграмме с помощью
нескольких блоков. Каждая детальная диаграмма является декомпозицией блока из
диаграммы предыдущего уровня. На каждом шаге декомпозиции диаграмма предыдущего
уровня называется родительской.
Метод обладает рядом недостатков: сложность восприятия (большое
количество дуг на диаграммах и большое количество уровней декомпозиции),
трудность увязки нескольких процессов.
.2 IDEF3
Нотация IDEF3 предлагает структурный метод описания процессов и предназначена
для описания потоков работ (Work Flow Modeling). Модель описывается как
упорядоченная последовательность событий. Описания событий близко к
алгоритмическим методам построения блок-схем. Методика IDEF3 хорошо
приспособлена для сбора данных. [2]
С помощью различных видов стрелок и символов ветвления (&, X, O) и символов синхронности в IDEF3 реализуются различные типы
связей между действиями, которые именуются глаголами и изображаются в виде
прямоугольников. Действиям присваивается уникальный идентификационный номер.
Завершение одного действия может инициировать начало выполнения сразу
нескольких других действий, или наоборот, определенное действие может требовать
завершения нескольких других действий до начала своего выполнения (ветвление
процесса).
Данная методика не имеет жёстких синтаксических и семантических
ограничений. Очень часто IDEF3 используют как метод, дополняющий IDEF0.
2.3 DFD (Data Flow Diagramming)
Методология DFD была разработана для описания потоков данных (Data Flow
Modeling). Нотация диаграмм потоков данных позволяет отображать на диаграмме и
последовательность шагов бизнес-процесса, и поток данных. Цель такого
представления — продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные
данные в выходные. На диаграммах отображают информационные и материальные
потоки. В нотации поддерживается принцип декомпозиции.
Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:
· внешние сущности (материальный объект или физическое лицо,
являющиеся источником или приёмником информации);
· системы и подсистемы;
· процессы (преобразование входных потоков данных в выходные в
соответствии с определенным алгоритмом);
· накопители данных (абстрактные устройства для хранения
информации);
· потоки данных (на диаграмме — стрелки). [12]
Диаграммы потоков данных используются для построения моделей
«as-is» и «as-to-be», для проведения анализа организации
информационных потоков, для графического отражения потоков информации, для
разработки информационных систем. Каждый блок в DFD может развёртываться в
диаграмму нижнего уровня, что позволяет на любом уровне абстрагироваться от
деталей. Существует два основных варианта методологии DFD: методология
Гейна-Сарсона и методология Йордана-Де Марко. Отличительной чертой методологии
Гейна-Сарсона является наличие этапа моделирования данных, определяющего
содержимое хранилищ данных (БД и файлов) в DFD [2]. В моей работе представлена
диаграмма DFD для отображения формирования цепочки
взаимосвязанных документов именно по методологии Гейна-Сарсона. Эта диаграмма
описывает модель «as-to-be», а созданный поток документов, согласно этой
модели, ликвидирует ошибки и временные задержки. DFD-диаграммы моделируют
функции, которые система должна выполнять, но почти ничего не сообщают об
отношениях между данными, а также о поведении системы в зависимости от времени
— для этих целей используются диаграммы сущность-связь и диаграммы переходов
состояний. [2]
2.4 Универсальный язык моделирования UML
Некоторые диаграммы, используемые в настоящей работе, построены с помощью
языка UML (Unified Modeling Language). Язык UML является языком визуального моделирования
сложных систем. Он был разработан Г. Бучем, Д. Рамбо, И. Якобсоном для
визуализации, проектирования и документирования компонентов программного
обеспечения, бизнес-процессов и других систем. Формальная спецификация
последней версии UML 2.0 опубликована в августе 2005 г. [2] Язык UML 1.4.2
принят в качестве международного стандарта ISO/IEC 19501:2005. [11] Он содержит
в себе механизмы расширения, предназначенные для адаптации к конкретным
требованиям разработчика без необходимости изменения модели.
Семантика языка UML определяется как для статических моделей, описывающих
структуру компонентов системы, так и для динамических моделей поведения,
описывающих функционирование объектов системы.
Модель сложной системы, используя язык UML, отображается в виде специальных канонических
диаграмм:
· диаграмма вариантов использования;
· диаграммы поведения, к которым относятся диаграмма состояний
и диаграмма деятельности;
· диаграммы взаимодействия, в число которых входят диаграммы
последовательности и диаграммы кооперации;
· диаграммы реализации, включающих диаграмму компонентов и
диаграмма развёртывания.
Суть процесса проектирования в контексте языка UML заключается в
последовательной декомпозиции процессов на отдельные этапы, на которых
осуществляется разработка соответствующих типов канонических диаграмм модели
системы. Порядок этапов построения модели таков:
1. логическое представление статической модели структуры;
2. логическое представление модели поведения;
3. физическое представление модели системы. [2]
В диаграммах языка UML используются геометрические фигуры, графические
символы, тексты, различные линии для отображения связей.
Приведем некоторые канонические диаграммы исследуемой предметной области
— таможенное оформление грузов.
.4.1 Диаграмма вариантов использования
Диаграмма вариантов использования строиться с помощью графических
примитивов и связующих их элементов, отображает взаимодействие исходной модели
системы с некоторой сущностью (действующим лицом). Построим диаграмму вариантов
использования бизнес-процесса «Оформление ввозимого груза в таможенном органе»,
в дополнительных обозначениях языка UML.
Рис. 4 Пример диаграммы вариантов использования
Описание диаграммы.
Бизнес — актером в этой диаграмме выступает либо представитель участника
внешнеэкономической деятельности (ВЭД), либо сотрудник таможенного
представителя. Участник ВЭД-это фирма — декларант, которая заключает контракт
на поставку груза с иностранной стороной. Таможенный представитель-это фирма,
которая представляет интересы декларанта и занимается таможенным оформлением
клиентских грузов. Обобщенно назовем этих участников — участник ВЭД (хотя в
общем случае это не совсем так) . Бизнес — сотрудником в этом случае выступает
инспектор таможни. Все варианты представлены как бизнес варианты использования.
Сотрудник участника ВЭД является клиентом сервиса «Оформление груза в таможни»,
а инспектор таможни участвует в реализации этого бизнес-процесса.
Необходимым условием для выпуска груза для внутреннего потребления
(оформление декларации на товары) является соблюдение следующих условий: уплаты
всех таможенных платежей и налогов, получение всех разрешительных документов
(сертификатов соответствия, лицензий, ветеринарных сертификатов и т.д.) и
соблюдения всех запретов и ограничений, подача декларации на товары, проверка и
согласование таможенной стоимости груза. Они должны выполняться всегда, поэтому
их можно рассматривать как бизнес — варианты использования, которые связаны с
базовым отношением включения, т. е. зависимости. Помечаем их стереотипом
<<include>>, пунктирной стрелкой.
С другой стороны, есть определенные процедуры оформления товаров, такие
как покупка в таможенной зоне магазина DUTY FREE или также прохождение по «зеленому коридору» при
посадке в самолет. В первом случае, мы на кассе магазина, оплачиваем покупку в
любой валюте, не уплачивая таможенных пошлин, во втором используем устную форму
декларирования (сообщаем, что мы с собой везем). Такие формы в некотором смысле
не зависят от реализации общего процесса таможенного оформления груза в
таможне. Они могут выступать как самостоятельные бизнес — варианты
использования, и прикрепляются к базовому варианту отношением расширения
со стереотипом <<extend>>.
Обозначаем их также пунктирной стрелкой.
Далее выделим отношения обобщения — специализации. Декларацию на товары
можно оформить и до прибытия груза на таможенный пост, конечно, необходимо
соблюсти все, условия, о которых шла речь выше. Такое оформление — оформление
предварительной декларации — имеет ряд особенностей, свою специфику. Процесс
оформления дополняется ситуацией, когда при проверке декларации требуется
провести досмотр груза, составить акт досмотра. Партии товаров, которые не
могут быть задекларированы сразу после прибытия, в силу отсутствия каких-либо
документов и иных причин, на срок до 4 месяцев могут храниться на складе
временного хранения СВХ. При этом составляются дополнительные документы,
которые также можно рассматривать как отношение обобщения, имеющего свою
специфику.
Таким образом, получаем отношение обобщения, обозначаем его
сплошной линией со стрелкой в форме треугольника, указывающей на родительский
вариант использования — оформление груза в таможне.
.4.2 Диаграммы классов
В терминологии UML диаграммой классов называется диаграмма, на которой
показан набор классов и связей между ними. Диаграмма классов отображает только
статическую структуру системы и не содержит информации о временных аспектах ее
функционирования. В диаграмму классов могут быть включены следующие сущности:
классы, отношения, интерфейсы, комментарии, ограничения, пакеты. Типы отношений
между классами это отношения зависимости, обобщения, ассоциации, реализации.
Ниже приведен пример диаграммы классов, описывающей статическую структуру
деятельности участников процесса таможенное оформление.
Рис.
5 Пример диаграммы классов
Описание.
Можно
выделить 2 пакета: 3 класса («Участник ВЭД», «ИностранныйКонтрагент» и
«РоссийскийУчастникВЭД»), которые относятся к пакету «Партнеры», 6 классов
(«ДосмотроваяГруппа таможни», «Инспектор», «ФЛК», «ДокументальнаяПроверка»,
«Принятие_ решения_ по_ таможенной_ стоимости», «Корректировка»), которые относятся
к пакету «Таможня».
Класс
«Участник ВЭД» является суперклассом, родителем для подклассов
«ИностранныйКонтрагент» и «РоссийскийУчастникВЭД», связан с ними отношением
обобщения. Операция «Согласование условий контракта» имеет квантор видимости
«#», так как об условиях контракта влияют только потомки этого класса.
Класс
«ИностранныйКонтрагент» может иметь атрибуты: название фирмы, местонахождение,
реквизиты, контракт. Может выполнять операции: заключить контракт на поставку,
получить документы производителя на товары, поставить товар по заключенному
контракту, предоставить участнику ВЭД запрошенные таможней дополнительные
документы для подтверждения стоимости товара, указанной в инвойсах.
Класс
«РоссийскийУчастник ВЭД» может иметь атрибуты, указанные на диаграмме в отделе
атрибуты. Может выполнять операции, указанные в 3 секции класса. Операции
«составление декларации», «внесение изменений в декларацию» имеют область
видимости (private), обозначенную символом « — », так как эти операции
может выполнять только российский участник ВЭД. Здесь понимается, что от имени
российского участника ВЭД может выступать также таможенный представитель —
фирма, с который у участника заключен договор на таможенное оформление.
Российский
участник ВЭД также осуществляет изменения, исправляет ошибки, выявленные
инспектором таможни по результату форматно-логического контроля (ФЛК).
Связь
межу классами «ИностранныйКонтрагент» и «РоссийскийУчастникВЭД»- ассоциация 1
ко 1, так как контракт определяет однозначную связь.
В
классе «ИнспекторОтделаОформления» указаны атрибуты и операции. Атрибут —
компетенция определяет, с какими товарами может работать инспектор отдела
оформления данной таможни. Есть таможенные органы, которые могут оформлять
только акцизные товары (автомобили, алкогольные напитки, косметику), есть
таможенные органы, в чью компетенцию входит оформление драгоценных металлов и.
т.д. В зависимости от значений атрибутов этот класс может выполнять операции:
регистрировать декларации, проводить проверку программными средствами, проверку
документов, принимать решение о величине таможенной стоимости груза
(соответственно, определять правильность взимаемых платежей), выполнять
комплекс мер, связанных с выпуском груза.
Операция
«на проведение ФЛК» (форматно-логический контроль) проводит только инспектора
отдела оформления, поэтому видимость операции (protected),
символ «-» . А результаты проверки ФЛК доступны участники ВЭД, символ «+».
В
данную таможню могут подавать декларации один или много участников ВЭД, это
отражено ассоциацией 1..*
Класс
«ФЛК» нужен для проверки деклараций на логическую последовательность,
соответствие нормативно-справочной информации, ликвидацию технических ошибок.
Таможня будет возвращать декларацию до тех пор, пока не будут ликвидированы
участником ВЭД все ошибки ФЛК (ассоциация 0..1, т.е. либо возвратят декларации
для изменений, либо контроль успешно будет пройден).
Класс
«ДокументальнаяПроверка» выделен, потому, что на этапе документальной проверки
происходит проверка содержания документов, выявление взаимозависимости между
продавцом и участником ВЭД и т.д.
Отдельно
выделен класс «ДосмотроваяГруппа», который занимается проведением актов
досмотра груза для уточнения характеристик. Это класс имеет отношение обобщения
с классом «Инспектор», так как это отдельный отдел таможни, его функции
дополняют функции отдела оформления. Атрибут «Поручение на досмотр» определяет,
какой вид досмотра применяется (либо досматривается 100% груза, либо
производиться частичный досмотр). Квантор видимости «#».
Класс
«Принятие_ решения_ по_ таможенной_ стоимости» отражает возможности таможенных
органов по определению таможенной стоимости груза.
Также
отдельно выделен класс «Корректировка», отражающий ситуацию, когда получив
дополнительные документы, таможня принимает окончательное решение увеличить или
уменьшить таможенную стоимость груза с помощью операций — изменить таможенную
стоимость, доначислять дополнительные платежи.
Инспектор
таможни, выпуская груз, опирается на результаты проверок описанных классов,
поэтому отношения между ними — зависимости.
.4.3 Диаграмма состояний
Диаграммы состояний описывают поведение сложных систем. Они задают все
возможные состояния объекта, а также процесс их смены в результате некоторых
событий. Состояние представляет собой ситуацию в ходе жизненного цикла объекта,
находясь в которой он удовлетворяет некоторому логическому условию, выполняет
определённую деятельность или ожидает события. Понятие «Событие» используется
для обозначения существенных явлений в поведении системы, которые имеют местоположение
во времени и пространстве. Обязательно присутствуют начальное состояние, в
котором находится только что созданный объект, и конечное состояние. Переход —
это отношение между двумя состояниями, которое указывает на то, что объект в
первом состоянии должен выполнить определённые действия и перейти во второе
состояние.
Следующая диаграмма демонстрирует состояния объекта, в данном случае
груза. Начальное состояние-заключение российским участником ВЭД контракта на
поставку груза. Конечное состояние — помещение прибывшего «нерастаможенного»
груза под выбранную декларантом таможенную процедуру, например выпуска для
внутреннего потребления.
Хотя диаграмма отражает не все состояния и события, но дает представление
об общем оформлении декларации в таможенном органе.
Рис.
6 Пример диаграммы состояний процесса оформления груза с детализацией
оформления декларации
Описание.
Российский участник внешнеэкономической деятельности заключает контракт
на поставку груза с иностранным контрагентом, оформляет в банке паспорт
импортной сделки, согласовывает с контрагентом счета — инвойсы, документы,
которые поставляются с грузом, получает сертификаты соответствия и другие
разрешения на ввоз, оплачивает пошлины и налоги. Все эти действия применяются
для того, чтобы груз был доставлен в таможню назначения и был оформлен.
Инвойсы, сертификаты, лицензии можно рассматривать как примечания. По прибытию
груза российский участник ВЭД составляет сам, либо с помощью фирмы посредника-
таможенного представителя составляет декларацию на товары и подает ее в
таможенный орган. Участник ВЭД, либо по его поручению таможенный представитель,
также предоставляет в таможню и другие необходимые документы. Инспектор таможни
начинает проверять декларацию с помощью программных средств, т. е. производит
форматно-логический контроль — ФЛК декларации. Если выявлены ошибки, то
инспектор возвращает декларацию участнику ВЭД для их исправления и участник ВЭД
снова подает декларацию. После «успешного» ФЛК инспектор присваивает номер
декларации и производит дальнейшую проверку документов.
Могут возникнуть 2 пути: в процессе проверки инспектор либо обнаружит
«рисковую» ситуацию (например, разница между весом брутто и нетто больше 20%),
либо такой ситуации не возникнет. В первом случае таможня может провести
досмотр и составить акт таможенного досмотра, которым прикладывается к
декларации, а во втором просто продолжить оформление. В том или другом случае
инспектор проводит проверку таможенной стоимости груза. Если цена товара не
ниже контрольных показателей, то при успешной проверке всех документов
инспектор выпускает груз в свободное обращение. Если есть основания усомниться
в указании достоверной стоимости товара, то инспектор составляет запрос
участнику ВЭД о представлении дополнительных документов — прайс-листов
изготовителя, экспортной декларации, каталогов фирмы и т. д. На их основании
принимается решение о принятии заявленной таможенной стоимости, либо решение о
ее корректировке и доначисления платежей. После этого груз выпускается согласно
заявленной таможенной процедуре.
.4.4 Диаграмма последовательностей
Диаграммой последовательностей называется диаграмма взаимодействий,
акцентирующая внимание на временной упорядоченности сообщений, которыми
обмениваются объекты системы. Она выглядит как таблица, объекты которой
располагаются вдоль оси X, а сообщения в порядке возрастания времени-вдоль оси
Y.
Линия жизни объекта в диаграмме последовательности — вертикальная
пунктирная линия, отражающая динамику объекта во времени. Каждый объект
изображается в форме прямоугольника и располагается в верхней части своей линии
жизни.
Приведенная ниже диаграмма последовательностей, содержащая объекты 8
классов, наглядно показывает продолжительность активности объектов в системе
таможенного поста во время оформления прибывшего груза. Российский участник ВЭД
имеет 2 фокуса управления, так как он может получить «растаможенный» груз сразу
после проверки таможенной стоимости, либо после обращения к иностранному
контрагенту и отправки им дополнительных документов в таможню. У иностранного
контрагента также 2 фокуса управления, возникающие при заключении контракта и
при предоставлении дополнительных документов, а инспектор отдела оформления
имеет 4 фокуса управления в соответствии с приведенной диаграммой.
Рис.
7 Диаграмма последовательностей таможенного оформления груза.
«Мы
определяем облик зданий, которые мы строим:
Впоследствии
они определяют наш облик»
-Сэр
Уинстон Черчилль[5]
3. Разработка проекта автоматизации бизнес-процесса компании
ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс»
.1 Распознание бизнес-процессов
Перед внедрением любых автоматизированных систем на предприятии
необходимо понять, какие именно бизнес-процессы эти системы будут
автоматизировать, т.е. построить бизнес-модель. Эта модель представляет собой
формализованные (описанные) бизнес-процессы с переходами между ними, потоками
данных и привязками к тем структурным единицам (сотрудникам предприятия,
подразделениям), которые являются владельцами того или иного процесса. [9]
Для построения бизнес — модели нужно описать функции, методы и
взаимосвязи предметной области.
Применительно к предприятию, занимающимся таможенным оформлением, для
этого необходимо ознакомиться, прежде всего, с Таможенным Кодексом Таможенного
Союза, где описаны процедуры операций таможенного оформления. Можно сказать,
что Кодекс описывает модель «как должно быть» в том смысле, что любая
автоматизация не должна противоречить статьям Кодекса.
Изучая нормативные документы, можно сделать вывод, что процесс
таможенного оформления представляет сложную систему согласованных действий и
потоков документов.
Для импортируемого груза суть процесса заключается в изменении статуса
груза. Сначала груз имеет статус иностранного груза, после оформления приобретает
статус груза для внутреннего потребления на территории Таможенного Союза, т.е.
груз, находящийся под таможенным контролем, которым нельзя пользоваться
(продавать, отчуждать) снимается с контроля таможенного органа. Такое переход
осуществляется с помощью комплекса действий и сложного документооборота.
Изучение процесса таможенного оформления грузов необходимо для понимания
деятельности компании в целом.
Общее, укрупненное описание этого процесса можно представить с помощью
схемы бизнес-процесса — контекстной диаграммы IDEF0.
Рис.
8 Контекстная диаграмма IDEF0 общего процесса оформления
Таможенный
орган является главным компонентом,
где происходит оформление груза. Он определяется как блок действия. Также
используются компоненты: поставляемый иностранный груз, груз,
оформленный для внутреннего потребления, инспектора таможни, участники
процесса оформления (декларанты, таможенные представители), сотрудники
сертификационных и других органов, выдающие документы для подтверждения
безопасности ввозимого груза, банковские работники, осуществляющие валютный
контроль.
Таможенный
орган, выполняя контролирующие функции по соблюдению норм таможенного
законодательства и осуществляя в пределах своей компетенции радиационный, экспортный,
валютный и иной контроль, выпускает груз для внутреннего потребления. С точки
зрения процессного подхода можно сказать, что в блоке действия содержаться
множество процессов, которые осуществляют переход статуса иностранного груза в
статус груза таможенного союза, очищенного от таможенных формальностей.
Оформление
груза в таможенном органе производиться по поданной декларации, составленной
согласно Инструкции по заполнению декларации, а также и по другим
документам, которые не противоречат Таможенному Кодексу ,Закону о таможенном
регулировании и другим нормативных документов.
Для
выявления отдельных процессов, содержащихся в «блоке действия», описанного
выше, необходимо построить схему бизнес — направлений исследуемой компании.
Из диаграммы видно, что в деятельности компании выделяются два основных
направления: складская деятельность и декларирование груза.
ЗАО « ФМ Ложистик Кастомс» выступает как таможенный представитель,
оказывая услуги по составлению деклараций для клиентов, а также осуществляет
хранение иностранных грузов на складе временного хранения (СВХ).
Процесс таможенного оформления невозможен без участия сотрудников
таможни, в чьи функции входит проверка документов, контроль соблюдения
таможенного законодательства.
Итак, основными участники бизнес-процесса «таможенное оформление»
являются:
· сотрудники таможенных органов;
· клиенты, заключившие договор на оказание услуг по
оформлению;
· сотрудники центров оформления (сотрудники, которые составляют
и оформляют декларации, операторы СВХ, составляющие складские документы)
Остальные участники процесса таможенного оформления будут в дальнейшем
рассматриваться как владельцы внешних процессов. Такое упрощение дает
возможность сосредоточиться на решении поставленной задачи по отысканию
процесса автоматизации.
Так как проект автоматизации будет касаться деятельности ЗАО «ФМ
Ложистик», то интерес представляет описание организационной структуры этой
компании с помощью организационной схемы.
Рис. 10 Организационная схема компании ЗАО «ФМ Ложистик Кастомс»
Это схема позволит отразить в модели основные компоненты организации,
производимые услуги и выявить взаимосвязи между ними, с ее помощью впоследствии
можно определить процессы, которые следует оптимизировать.
Далее разделим процессы на категории для последующего выделения процессов
непосредственно участвующих в создании услуг. Их четыре: основные,
вспомогательные, процессы управления и развития.
При построении архитектуры (системы) процессов компании категории
«основной», «вспомогательный», «процесс управления» можно использовать для аналитических
целей в качестве некоторых признаков, атрибутов процессов. Для построения
системы процессов, последующей регламентации и управления важен не формальный
тип процесса, а его приоритетность с точки зрения достижения стратегических
целей организации. [2].
Основные процессы раскрывают смысл деятельности компании, вспомогательные
обеспечивают организацию и поддержку функционирования основных процессов.
Процессы управления и развития выполняют контролирующие функции за основными
процессами, определяют стратегию их развития.
Рис. 11 Виды бизнес-процессов
Юридические службы, бухгалтерия, непосредственно не входят в структуру
данной компании. Услуги этих служб предоставляет головное предприятие. Это
является особенностью компании.
Имея представление о классификации процессов компании, об организационной
структуре, можно перейти к следующему этапу — построению сети процессов. Сеть
бизнес-процессов организации — это совокупность взаимосвязанных и
взаимодействующих бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в
подразделениях организации. Схема бизнес-процессов отобразим на диаграмме.
Рис.
12 Сеть бизнес-процессов
Обозначение
на диаграмме:
1. Контроль;
2. Выставление счетов;
3. Оценка финансового результата;
4. Утверждение бюджета;
5. Управление финансами;
6. Разработка стратегии;
7. Управление изменениями;
8.
Содержание:
Введение.
В данное время на предприятиях реализуется автоматизация процессов. Автоматизация необходима для упрощения бизнес процессов, получения экономической выгоды и развития организации в целом. В данной выпускной квалификационной работе будет рассматриваться автоматизация бизнес процессов компании. ООО «Инфоцентр Главбух». Как известно, автоматизация в области продаж весьма эффективна и положительно влияет на рост компаний, которые занимаются этой деятельностью. Цель данного проекта заключается в автоматизации бизнес процессов связанных с работой с клиентами компании. Выбирая тему проекта и цель автоматизации, я опирался на то, какие преимущества это принесет организации.
Преимущества:
- Финансовая выгода компании, которая позволит перенаправить сэкономленные ресурсы в другое русло.
- Улучшение работы с клиентами, фиксация их заказов, уточнение какой сотрудник работает с тем или иным клиентом.
- Более гибкая информационная система, которую можно развивать в дальнейшем, когда компания будет расти и потребуется усовершенствование тех или иных модулей.
- Удобная работа с документами, которые необходимы для компании и ее клиентам.
- Экономия времени на выполнение поставленных задач сотрудниками организации
К задачам, решаемым в дипломном проекте можно отнести:
- описание предметной области и выявление недостатков существующей информационной системы.
- постановку задачи автоматизации ;
- обоснование выбора основных проектных решений;
- обоснование экономической эффективности проекта.
По завершению работы необходимо получить готовое решение по автоматизации необходимой области компании, чтобы было возможно максимально сократить расход времени и человеческого ресурса, а также уменьшит шанс ошибки или сбоя, что приведет к прибыли и росту организации. Если это решение будет актуально и будет одобрено организацией, то в следующем проекте можно будет реализовать его практически.
Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ».
Характеристика предприятия и его деятельности.
Компания ООО » Инфоцентр Главбух» существует на рынке уже более 10 лет. За данный срок компания добилась немалых результатов в области привлечения большого количества новых клиентов. Компания является партнером медиагруппы Актион-МЦФЭР и является в числе золотых(лучших) партнеров большой партнерской сети и распространяет продукцию медиагруппы Актион-МЦФЭР.
Компания занимается распространением профессиональной справочно-правовой периодики в электронном формате (справочные системы и журналы).
Перечень справочных систем, которая предлагает компания клиентам: электронная справочная система «Главбух», электронная справочная система «Кадры», электронная справочная система «Финансовый директор», электронная справочная система «Юрист», электронная справочная система «Главная медсестра», электронная справочная система «Госфинансы», электронная справочная система «Госзаказ», электронная справочная система «Экономика ЛПУ», электронная справочная система «Главный врач», электронная справочная система «Образование», электронная справочная система «Завуч», электронная справочная система «Управление МКД», электронная справочная система «Охрана труда».
Перечень справочных журналов, которая предлагает компания клиентам: электронный журнал «Упрощенка», электронный журнал «Главбух», электронный журнал «Справочник заместителя директора школы», электронный журнал «Справочник руководителя дошкольного учреждения», электронный журнал «Зарплата», электронный журнал «Учет в учреждении», электронный журнал «Учет. Налоги. Право» и многое другое.
Организация имеет упрощенную систему налогообложения. Доход компании идет от количества продаваемых продуктов коммерческим, бюджетным, казенным, автономным компаниям и физическим лицам. Расход состоит из зарплаты сотрудникам компании, оплата арендных помещений, оплата кодов доступа на продукты Актион-МЦФЭР.
Основные технико-экономические показатели деятельности организации ООО «Инфоцентр Главбух» за период с 01.01.2018г. по 01.01.2019г. указаны ниже в таблице 1.
Таблица 1
Технико-экономические показатели деятельности организации.
С 01.01.2020 по 31.12.2020
Наименование показателей: |
Значение показателей по итогу периода: |
Количество продаж в месяц (шт) |
23 |
Денежный оборот компании в рублях за месяц |
2 400 000 |
Количество сотрудников |
64 |
Количество офисов (арендованные помещения) |
3 |
Организационная структура управления предприятием.
На рис. 1.1. изображена организационная структура предприятия. Она демонстрирует взаимодействие и распределение работ между отделами и сотрудниками отделов.
Рисунок 1.1. Организационная структура предприятия.
В организации действует следующий перечень должностей:
- IT-Администратор
- IT-Сотрудник
- Генеральный директор
- Бухгалтер
- Главный бухгалтер
- Главный менеджер по продажам
- Менеджер по продажам
- Руководитель отдела закупок
- Руководитель отдела кадров
- Руководитель финансового отдела
- Руководитель отдела продаж
- Сотрудник финансового отдела
- Специалист по закупкам
- Тренер по обучению
Теперь рассмотрим более подробно, чем занимаются сотрудники данных должностей и их отделы
Во главе организационной структуры компании стоит генеральный директор. Его задача состоит в том, чтобы разрабатывать стратегию по развитию организации в целом, принимать окончательные решения в сложных вопросах, которые встают перед компанией и участвовать в подборке кадрового персонала на руководящие должности компании вместе с руководителем кадрового отдела.
Финансовый отдел состоит из двух человек: руководитель отдела и его заместитель. Они занимаются: реализацией финансовой стратегии и финансовой политики организации. Так же принимают участие в разработке прогнозов развития организации.
Бухгалтерский отдел состоит из трех человек: главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера и специалист по заработной плате. Данный отдел занимается: ведением бухгалтерского, налогового и управленческого учета, начислением заработной платы, составление и сдачи налоговых отчетностей.
Отдел кадров состоит из одного человека: руководитель отдела кадров. Данный специалист выполняет следующие обязанности: кадровое делопроизводство и поддержание документации в порядке, выработка штатного расписания, написание должностных инструкций, учет рабочего времени, консультации по вопросам трудового права и законодательства и многое другое.
Отдел закупок состоит из двух человек. Один из которых руководитель отдела и специалист по закупкам. В их обязанности входит следующее: заключение договор на электронных порталах и площадках, консультация по юридическим вопросам, касающихся договорной деятельности, составление технического задание, участие в аукционах и других видах закупок.
Отдел обучения состоит из одного специалиста, который занимается подготовкой будущих специалистов компании. Обучает будущих руководителей подразделений и обучает менеджеров по продажам.
Информационный отдел состоит из двух специалистов из системного администратора и его помощника. В их обязанности входит обеспечить исправную работу всех аппаратных средств компании, обеспечение и разграничение доступов к ресурсам компании, ведение технического учета вычислительной техники. обеспечение защиты информации, обеспечение резервного копирования данных, оптимизация и настройка сети организации и так далее.
Отдел по работе с коммерцией состоит: из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые осуществляют продажи в коммерческие организации. Задача данного отдела состоит в максимальном приросте клиентов в коммерческом направлении. После того, как менеджер продаст продукт клиенту, он передает клиента в отдел сопровождения, где уже распределяют клиента к определенному менеджеру для сопровождения на весь период подписки.
Отдел по работе с бюджетом состоит: из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые осуществляют продажи в бюджетные, автономные и казенные организации. Задача данного отдела состоит в максимальном приросте клиентов в коммерческом направлении. . После того, как менеджер продаст продукт клиенту, он передает клиента в отдел сопровождения, где уже распределяют клиента к определенному менеджеру для сопровождения на весь период подписки.
Отдел сопровождения состоит из руководителя отдела, главного менеджера и рядовых менеджеров, которые сопровождают и занимаются переподпиской действующих клиентов компании. Если у клиента возникают сложности, обязанности менеджеров по сопровождению решить их в кратчайшие сроки.
Общие моменты:
Любой менеджер осуществляя продажу согласовывает документы с клиентом и с руководителем отдела, если встречается индивидуальная ситуация с договором, менеджер или руководитель менеджера согласовывает моменты с отделом закупок, а именно с начальником отдела закупок, если индивидуальные моменты встречаются на уровне счетов и закрывающих документов, то руководитель отдела продаж или менеджер согласовывает данные документы с бухгалтерией, а именно с главным бухгалтером.
Программная и техническая архитектура ИС предприятия.
Перечень оборудования представлен в таблице 2.
Таблица 2
Перечень оборудования
Тип оборудова-ния |
Кол -во: |
Наимено-вание |
Расположение |
Характеристики |
Коммутатор |
5 |
TP-LINK TL-SG1024DE |
1,2,3 этаж Склад |
Базовая скорость передачи данных 10/100/1000 Мбит/сек Общее количество портов коммутатора – 24шт. Количество портов 100 Мбит/сек – 24шт. Размер таблицы МАС адресов 8000 Внутренняя пропускная способность 48 Гбит/сек Поддержка стандартов IEEE 802.1p (Priority tags), IEEE 802.1q (VLAN) |
Коммутатор |
5 |
Linksys LGS552-EU |
1,2,3 этаж Склад |
Тип разъемов RJ-45, SFP Количество LAN портов — 48 шт Тип LAN портов 10/100/1000 Base-TX (1000 мбит/с) Количество uplink-портов — 2 шт Тип uplink-портов 10/100/1000 Base-TX (1000 мбит/с) Combo SFP Количество портов SFP (mini GBIC) — 2 шт Протоколы Ethernet IEEE 802.3a, IEEE 802.3ab, IEEE 802.3u Поддержка IPv6 Есть |
Персон. компьютер |
32 |
MXP i3-7100 |
1,2,3 этаж |
Процессор Семейство процессора Intel Core i3 Модель процессора Intel Core i3-7100 Материнская плата Чипсет Intel H110 Видеокарта Производитель видеокарты Intel Производитель графического ядра Intel Модель видеокарты Intel HD Graphics Оперативная память Тип оперативной памяти DDR4 Объем оперативной памяти 4 ГБ Накопители Объем твердотельного накопителя (SSD) 240 ГБ Операционная система Windows 10 |
Сервер |
2 |
Dell EMC PowerEdge R740 |
Серверная |
DELL Bronze 3104 (6 cores, 1.70 GHz, 8.25Mb,85w) (Процессоры) DELL 8Gb PC4-21300(2666MHz) DDR4 ECC RDIMM (Оперативная память) DELL 1TB 7.2k Near Line SAS 12Gbps HDD HS 3.5 |
Сервер |
1 |
Dell EMC PowerEdge R740xd |
Серверная |
DELL Bronze 3104 (6 cores, 1.70 GHz, 8.25Mb,85w) (Процессоры) DELL 8Gb PC4-21300(2666MHz) DDR4 ECC RDIMM (Оперативная память) DELL 300GB 10k SAS 12Gbps HS HDD 2.5 (жесткий диск) |
Принтер |
14 |
Kyocera ECOSYS M2040dn |
1,2,3 этаж |
Категория Многофункциональное устройство (принтер/сканер/копир) Разрешение печати 1200 x 1200 dpi Плотность печатных носителей 60 — 220 г/м2 Скорость печати До 40 стр/мин Ресурс лазерного картриджа 7200 страниц Поддерживаемые картриджи Тонер Kyocera TK-1170 |
Персон. компьютер |
32 |
MXP Intel Pentium G4400 |
1,2,3 этаж |
Процессор: Семейство процессора Intel Core i3 Модель процессора Intel Pentium G4400 Количество ядер 2 Оперативная память: Тип оперативной памяти DDR4 Объем оперативной памяти 4 ГБ Накопители: Объем жёсткого диска (HDD) 1 ТБ Материнская плата: Производитель материнской платы ASUS Чипсет Intel H110 Сокет 1151 Програмное обеспечение: Операционная система MS Windows 10 Home Сетевые возможности: Проводная сеть 10/100/1000 Mbps |
Архитектура информационной сети предприятия показана на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2. Архитектура информационной сети.
Перечень программного обеспечения предприятия показан в таблице 3.
Таблица 3
Перечень программного обеспечения сетевого оборудования предприятия.
Тип ПО |
Наименование ПО |
На каком устройстве |
СУБД |
|
|
ОПП |
Microsoft Office |
|
БД |
|
|
ОС |
|
|
ОС |
|
|
В данной компании на всех компьютерах компании стоит операционная система Windows 10, достаточно удобная для офисной работы.
CRM — это система, которая позволяет работать менеджеру со своими клиентами, при этом автоматизируя процесс взаимодействия сотрудника с клиентом.[8. CRM]
Существуют разные классификации CRM-систем:
- Управление маркетингом;
- Управление обслуживания действующих клиентов;
- Управление продажами.
Одной из используемых в организации программ является программа «1С: Предприятие», которая стоит в бухгалтерии, кадрах и финансовом отделе. Она предназначена для бухгалтерского учета, начисление заработной платы и видения финансовой деятельности.
Операционная система SUSE Linux Enterprise Server VMware ESXi предназначена для сервера Dell EMC PowerEdge R740xd.
Ниже на рисунке 1.3 предоставлена программная архитектура организации по отделам.
Рисунок 1.3. Программная архитектура организации по отделам
Также из рисунка видно, что на сервере хранятся данные программы «1С: Предприятие», пользовательские данные Windows 10, пользовательские данные CRM.
Информационный отдел использует все программы, которые использует организация на данный момент, для того чтобы устранить неполадки на программном уровне, не выходя из своего отдела или следить, чтобы никто не навредил организации.
Характеристика комплекса задач и обоснование необходимости автоматизации.
Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов.
Выбор комплекса задач автоматизации для организации в данном проекте затрагивает следующие отделы:
- Отдел по работе с коммерцией
- Отдел по работе с бюджетом
- Отдел по сопровождению клиентов
Автоматизация работы в данных отделах необходима, так как они приносят прибыль компании. Усовершенствовав работу этих отделов, компания может получить больше прибыли. К тому же отделы по продажам есть у каждой коммерческой компании, что означает актуальность данной программы.
Разрабатываемый проект должен отвечать следующим критериям:
- Должен справляться с увеличением рабочей нагрузки, дабы при увеличении рабочих мест не произошла потеря данных, которые хранятся в базе данных.
- Обеспечение возможности доступа к работе при наличии определенного доступа у сотрудника и должна быть рассчитана на многопользовательский режим.
- Гибкость системы. При наличии расширения или реорганизации компании, система должна легко перенастраиваться под новые потребности компании.
- Многоуровневая безопасность. Должно быть разграничение доступов.
На рисунке 1.4, представлена диаграмма IDEF0. Диаграмма показывает бизнес процесс, который реализуется в проекте.
Рисунок 1.4. Структурно-функциональная диаграмма.
Входящие стрелки:
- Заказы
- Информация о наличии товара
Управляющие:
- Устав, Положения, Приказы, Должностные инструкции
- ГОСТы
Механизмы:
- Директор
- Бухгалтерия
Исходящие стрелки:
- Счет
В роли Механизмов выступают: директор, бухгалтерия и сотрудники (в нашем случае менеджеры по продажам и сопровождению). Директор контролирует процесс всей работы сотрудников, так же согласовывает этапы, которые уникальны в данном случае (скидки, уникальные условия продажи), анализирует процесс продаж и придумывает новые идеи или мотивацию для сотрудников компании. Бухгалтерия согласовывает документы, предназначенные для клиентов, работают с отчетами, связанные с продажами. Менеджеры создают документы для продажи, добавляют новых клиентов в базу, добавляют информацию по каждому клиенту(красткую информацию).
-
-
Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание.
-
Теперь необходимо детализировать данный процесс, который мы рассматриваем. Для этого необходимо сделать декомпозицию общего блока на связь между элементами процесса, чтобы увидеть, как механизмы между процессами связаны и кто в каком процессе принимает участие. Декомпозиция покажет на детальном уровне, какой процесс стоит улучшить, доработать, чтобы процесс продажи был намного удобнее и занимал меньше времени, а какой процесс стоит оставить как есть.
Данный процесс делится на 3 этапа:
- Формирование заказа клиента
- Поступление товара
- Продажа товаров
На рисунке 1.5 видно, на каком этапе участвуют управляющие элементы и механизмы. Так же данная декомпозиция показанная на рисунке 1.5 показывает переход между этапами рассматриваемого процесса.
Рисунок 1.5. Декомпозиция рассматриваемого процесса в компании
На первом этапе видно, что на вход поступает заказ товара для клиента, сотрудник(менеджер) формирует заказ, используя ГОСТы, уставы, приказы, положения и т.д., при этом согласовывая индивидуальные моменты с руководством. На выходе получается обработанный заказ.
Второй этап заключается в поступлении товара. В этот этап входят следующая информация: обработанный заказ, полученный результат после первого этапа и информация о наличии товара. Функции управления остаются неизменны на весь период процесса. А к существующим механизмам, которые были на первом этапе, добавляется механизм бухгалтерия, которая следит за поставкой товара и согласовывает документы для клиента. На выходе второго этапа получаем полученный товар.
Третий этап считается заключительным, а именно продажа товара. Менеджер на последнем этапе осуществляет продажу товара клиенту, согласовывая все документы с руководством и бухгалтерией, и после на выходе выходит счет, который клиент оплачивает и получает товар, а компания получает действующего клиента и деньги.
Анализ информационных потоков проектируемой задачи.
Начинаем проводить анализ информационных потоков проектируемой задачи. Для этого надо необходимо четко понимать, какие затраты времени получается на обработку той или иной информации.
Чтобы наглядно увидеть все, необходимо создать схемы документооборота для каждого документа. В данном случае берем за основу следующие документы:
- Счет
- Документ
- Отчет
Документооборот счета.
Как можно увидеть на схеме документооборота счета (Рисунок 1.6), менеджер заполняет счет на предоставление услуг , передает на согласование руководству и после документ переходит на подписание бухгалтерии. Бухгалтерия подписанный счет передает менеджеру, чтобы тот отправил клиенту для оплаты.
Рисунок 1.6. Документооборота счета
Движение документов на предприятии.
Как можно увидеть на схеме документооборота (Рисунок 1.7), менеджер заполняет две копии документа на предоставление услуг , передает на согласование руководству и после документы переходят на подписание в бухгалтерию. Бухгалтерия одну копию документа передает менеджеру, чтобы тот отправил клиенту для оплаты, а вторую копию добавляет в архив.
Рисунок 1.7. Документооборот документа
Документооборот отчета.
Как можно увидеть на схеме документооборота отчета (Рисунок 1.8), менеджер заполняет две копии отчета на предоставление услуг , передает на согласование руководству и после документы переходят на подписание бухгалтерии. Бухгалтерия одну копию отчета передает менеджеру, чтобы тот отправил клиенту для оплаты, а вторую копию добавляет в архив.
Рисунок 1.8. Документооборот отчета
Теперь укажем прагматические оценки потоков информации в таблице 4.
Таблица 4
Прагматические оценки
Документ |
Количество документов за год |
Трудовые затраты на 1 документ, мин |
Трудовые затраты за год, час |
Счет |
9800 |
10 |
1 633 |
Документ |
4500 |
20 |
1500 |
Отчет |
500 |
15 |
125 |
Итого: |
14 800 |
45 |
11 100 |
При анализе выявлены основные недостатки, которые существуют на данный момент в управлении и обработке информации:
- Не очень высокая достоверность результатов решения задач из-за дублирования потоков информации
- несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации
- защита и целостность информации и процессов выдачи конечного результата расчетов пользователю .
Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации.
В организации ООО «Инфоцентр Главбух» действуют следующие средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации:
- установка программного обеспечения, которое обеспечивает защиту баз данных и другой информации от несанкционированного доступа.
- резервное копирование и удаленное хранение важных данных в компьютерной системе – на постоянной основе;
- создание возможности перераспределять ресурсы сети в случаях нарушения работоспособности отдельных элементов;
- обеспечение возможности использовать резервные системы электропитания;
- обеспечение безопасности от пожара или повреждения оборудования водой;
- дублирование и резервирование всех подсистем сетей, которые имеют значение для сохранности данных.
Также в организации действуют следующие нормативно правовые акты по информационной безопасности:
- Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно телекоммуникационных сетей международного информационного обмена».
- ГОСТ Р 27005-2010. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Менеджмент риска информационной безопасности.[12]
- ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения.
- ГОСТ Р 27000-2012. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общий обзор и терминология.[15]
В комплекс технических мер входят и меры по обеспечению физической недоступности объектов компьютерных сетей, такие как оборудование помещений камерами и сигнализацией.
Также по правилам внутреннего распорядка в отделах существует правило, в кабинете, в рабочее время должно оставаться двое сотрудников, в целях безопасности данных предприятия.
К тому же на входе в здании есть пост охраны, который следит, чтобы человек с улицы не смог войти в здание.
На каждом компьютере установлен персональный пароль сотрудника, о котором знают следующие лица:
- Сотрудник, работающий за данным рабочим местом
- Начальник отдела, в котором работает сотрудник
- Генеральный директор
- Системный администратор
Ответственный за безопасность информации является начальник информационного отдела, а именно системный администратор. Помогает в этом его заместитель. В отсутствии системного администратора, его заместитель отвечает за безопасность информации в целом.
На каждом компьютере установлен персональный пароль, который предоставляет начальник информационного отдела или его заместитель. Все пароли хранятся у системного администратора и к ним имеют доступ лишь его заместитель и руководитель организации.
На каждый отдел есть своя папка, называется она так, как зовут начальника отдела. Другие отделы не имеют доступ к папке чужого отдела. Помимо этого есть общие папки, созданные для работы всех сотрудников компании.
На каждом компьютере установлен антивирус Kaspersky, который блокирует все опасные файлы, защищает от вирусов и блокирует вредоносные веб-сайты.
Чтобы обеспечить защиту сайта компании, изначально информация на сайте была размещена там, где сложный язык программирования и к тому же сервер не имеет выход из внутренней сети, что является дополнительным плюсом в защите информации. Помимо этого, для входа с паролем администратора, нужно ввести двадцатизначный пароль, который не так и просто взломать.
Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».
Анализ существующих разработок для автоматизации задачи.
Как дело доходит до автоматизации задач или бизнеса в целом, руководство любого предприятия начинают задаваться вопросом, какая система больше всего подходит для их организации. ERP или CRM?
Рассмотрим систему CRM. Данная программа помогает работать с клиентами, хранить и систематизировать данные связанные с клиентами. В ней можно оставлять подробную информацию о клиенте и работать с ней. Также система позволяет отправлять документы клиенту такие как: счета, документы и есть возможность формировать отчеты. Данная система помогает менеджеру автоматизировать каждый этап продажи любого товара клиенту.
Теперь рассмотрим ERP систему.
Данная система может обрабатывать и хранить базу данных организации. Данная система может синхронизировать все подразделения организации. Данные вносятся один раз и ее смжет обрабатывать и работать с ним каждый сотрудник. Это очень удобно, когда добавляешь организацию, которая подписывается на нашу продукцию. Помимо этого благодаря ERP системе руководство сможет в любой момент оценить работу сотрудника, а бухгалтерия узнать, что продажа состоялась.
Исходя из этого, приоритет ставиться на данный момент на ERP по той причине, что данная система может держать под контролем все части организации разом. Для такой маленькой компании как ООО «Инфоцентр Главбух» разработки большой CRM системы будет лишним и не нужном на данном этапе развитии компании.
Для эффективности предприятия нужно выбрать нужный продукт, который больше всего подойдет к автоматизации данного продукта. На данный момент в компании установлена программа «1С: Предприятие» для простого учета товаров. После проведенного анализа мы поймем, стоит ли оставлять данную программу и дорабатывать ее или стоит задуматься о приобретении продукта более подходящего нашей компании.
Для сравнения рассмотрим следующие продукты ERP[10] систем таких как: 1C:предприятие, Парус, Галактика. Таблица 5.
Таблица 5
Сравнительный анализ ERP систем.
Критерии |
1С:Предприятие |
Парус |
Галактика |
Тип предприятия |
|
|
|
Разработчик |
1:С |
Парус |
Галактика |
Ведение учета |
Да |
Да |
да |
Ведение базы данных клиентов |
Да |
Да |
да |
Гибкость |
Да |
Нет |
нет |
Ведение учета в нескольких организациях |
Да |
Нет |
нет |
Использование программы в работе с клиентами |
Да |
Нет |
нет |
Индивидуальная разработка новых направлений организации |
Да |
Нет |
нет |
Возможность преобразовать систему в CRM |
Да |
Нет |
нет |
Удобность использования |
Да |
Нет |
нет |
Сочетание и взаимосвязь с другими программами |
Да |
Нет |
нет |
Наличие специального специалиста для редактирования и разработки программы |
Нет |
Да |
да |
Стоимость |
547 000 руб. |
623 021 руб. |
526 948 руб. |
Проведя сравнительный анализ трех ERP систем: 1С:Предприятие, Парус, Галактика, можно сделать вывод, что программа 1С:Предприятие больше подходит для компании ООО «Инфоцентр Главбух», по ряду следующих причин:
- Ведение учета в нескольких организациях. Это важно, так как для подобных организаций как ООО «Инфоцентр Главбух» вести несколько юридических лиц очень важно для участие в аукционах.
- Использование возможности в работе с клиентами
- Индивидуальная разработка новых направлений организации.
- Возможность преобразовать систему в CRM или сделать гибрид CRM и ERP.
- Удобность использования. Понятный интерфейс, легкий в управлении и с разработкой сможет справиться информационный отдел компании.
- Сочетание и взаимосвязь с другими программами как CRM.
- Не нуждается в специалисте для работы с данной программой.
Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи.
Всегда было так, чем выше эффективность и отлаженность каждого отдела тем лучше развивается предприятие. Но для этого необходимо продумать стратегию реализации проекта. Для компании ООО «Инфоцентр Главбух» разработка стратегии проекта будет выглядеть так:
- анализ области деятельности предприятия;
- анализ стратегии дальнейшего развития предприятия;
- определение стратегических свойств разрабатываемой системы;
- определение функциональности системы;
- анализ существующих разработок;
- выбор стратегии автоматизации;
- выбор способа приобретения;
- определение архитектуры;
- формирование бизнес-плана.
Есть несколько вариантов автоматизации. Один из которых идет подстройка системы под организацию, разработка, отладка, внедрение. И Есть другой вариант, это после реорганизации организации или создание для новой организации разработать систему по упрощенному плану.
Есть несколько типов стратегии организации:
- хаотичная (кусочная),
- по участкам,
- по направлениям,
- полная (комплексная).
Хаотичная (кусочная) стратегия не может быть использована заранее Процесс внедрения информационной системы, не предусматривает спектр необходимых и желающих аспектов автоматизации. В данном случае определяются функции автоматизации только руководством компании. Что конкретно они предпочтут автоматизировать- то и будет. Но данная стратегия может использоваться на старте предприятии или когда у предприятия нет информационной системы.
Под автоматизацией по участкам имеется в виду автоматизация по участкам подразделений, которые связаны между собой по функционалу. Такую стратегию выбирают когда у организации не хватает средств, для обеспечения автоматизации всей компании или когда иные условия не позволяют обходится без использования автоматизированных систем
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию всех подразделений, где участвует одно и то же направление. Подобная стратегия может привести к полной автоматизации компании.
Полная автоматизация подразумевает автоматизацию при помощи информационной системы, которая полностью автоматизируют все подразделения компании. Эта стратегия позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач. Так же нет необходимости дублировать справочники в системах. Минусы данной стратегии в том, что она требует больших финансовых и временных затрат, не говоря уже о планировании и реализации.
В данном проекте выбрана стратегия автоматизации по участкам. В связи с недостатком средств, для проведения комплексной автоматизации, автоматизация в ООО «Инфоцентр Главбух» будет состоять из реализации отдельных этапов по разработке автоматизированной системы для нескольких подразделений. Целесообразно выполнять разработку с отдела продаж, а именно ввод документа, прием заявок и оформление документов.
Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач.
Есть несколько способов приобретения информационных систем:
- покупка готового программного продукта;
- покупка и доработка программного продукта;
- приобретение лицензии существующей программной системы;
- самостоятельная разработка информационной системы.
Рассмотрим варианты приобретения систем для организации ООО «Инфоцентр главбух». При выборе варианта приобретения готового программного продукта придется очень тщательно подбирать под потребности организации и ее бизнеса. В данном варианте это грозит тратой времени и риском бестолковой траты средств компании, в случае если она в конечном итоге не будет соответствовать на сто процентов. Не говоря, что в каждой готовой системе есть много общих отделов, часть из которых могут не понадобиться вообще, но за них придется платить. По этому этот вариант не подходит для нашего проекта.
Покупка и доработка программного продукта так же не надежна как и покупка готового продукта для компании ООО «Инфоцентр Главбух». Помимо этого ее потребуется дорабатывать, что влечет за собой затраты на изучение продукта на программном уровне. А это выливается в трату времени и средств компании, так как придется нанимать специалиста по данному продукта и платить ему или же дать задачу изучать продукт действующим сотрудникам компании. А это может повлечь к ряду других недостатков связанные с отниманием времени у действующих сотрудников.
У варианта аренды информационной системы есть и плюсы и минусы.
Плюсы в том, что компания сможет перенять определенную интеллектуальную собственность от компании разработчиков, предоставить партнерское соглашение, что приведет к более гибким расценкам на дальше сотрудничество, но это не решит нашу проблему, потому что готовой программы под нашу организацию найти практически нереально.
Есть перспективный способ заказа разработки программной системы в одной из профессиональных компьютерных фирм. В данном случае будет реализовано программное обеспечение, которое будет удовлетворять потребности организации. Однако этот способ имеет как и плюсы, так и недостатки. Недостатки заключаются в следующем:
- Оплата услуг по разработке программного продукта, который будет соответствовать требованиям организации.
- Есть вероятность риска не корректного представления предметной области в информационных моделях и возможен риск неправильного тестирования программного обеспечения. Это может привести к потери финансовых средств.
- Так же есть риск, что малоизвестные компании, даже с хорошей репутацией могут целенаправленно выкачивать деньги из компании и при этом выполнять минимум работы по разработке и отладке программного продукта, что приведет к плохим последствиям для организации.
Остается вариант самостоятельной разработки программного продукта, это позволит не только создать информационную систему, которая будет соответствовать всем критериям и потребностям компании, но и уберет все риски предыдущих вариантов. В данном случае при разработке программного продукта в самостоятельной форме можно постоянно тестировать и сверяться со всеми потребностями организации.
Обоснование проектных решений.
Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.
Информационное обеспечение (ИО) — важнейший элемент информационных систем и информационных технологий, который предназначен отражать информацию, которая характеризует состояние управляемого объекта для принятия управленческих решений.
- внемашинное информационное обеспечение
- внутримашинноое информационное обеспечение
Чтобы поиск, обработка и передача была эффективна, нужно представить экономическую информацию в цифровом виде. Для этого ее нужно классифицировать, а затем закодировать с использованием классификатора.
Классификатор — это документ, при помощи которого происходит формализованное описание экономической информации в экономической информационной системе, которая содержит наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения. По сфере действия выделяют: межгосударственные, отраслевые, общегосударственные и локальные классификаторы.
Один из основных компонентов внемашинного информационного обеспечения является система документации, применяемая в управленческом процессе экономического объекта. В данном случае под документов подразумевается совокупность сведений, которая используется для решения экономических задач, которая в свою очередь находится на материальном носителе. Система документаций это совокупность взаимосвязанных форм документов, которые используются для управления экономическим объектом.
Следующие информационные документы можно отнести к внемашинному информационному обеспечению:
- договор об оказании услуг с клиентом;
- договора с поставщиками продукции.
Допускается использование принципы оригинального проектирования в случае разработки входных и выходных документов, так как большинство документов не выходят на всеобщее обозрение.
Хотя иногда при составлении договора с клиентом необходимо применять уникальные формы, а счет формируется до или после заказа клиента.
К внутримашинному информационному обеспечению относится описание экранных форм. Для построения экранных форм документов, необходимо учитывать, что макеты используются не только для ввода, но и для актуализации записей информационной базы. Поэтому рекомендуется использовать анкетную форму расположения реквизитов, которая будет соответствовать удобству для работы с операциями.
Для выбора экранных форм нужно изучить принципы минимальной затраты труда и стоимости ввода информации, максимальной читабельности результатной информации, которая выводится на экран, и гарантировать надежность и достоверность выполнения этих операций.
Основной частью внутримашинного информационного обеспечения является информационная база. Информационная база — это совокупность данных, хранимых в виде файлов в памяти вычислительной системы.
Есть несколько способов организации ИБ:
- совокупность локальных файлов.
- интегрированная база данных.
Организация локальных файлов нуждается в большом дублировании данных, а так же отсутствие гибкости к нужной информации, по этому рекомендуется применять в специализированных приложениях.
Для данного проекта целесообразно использовать интегрированную базу данных. Данный выбор поможет соединить разные источники информации и управлять файлами различных форматов. К тому же есть преимущество для хранения базы данных:
- совместимость данных между собой;
- увеличение скорости совместной обработки данных;
- соответствие данных реальному состоянию объекта;
- удобство обработки данных
- целостность данных.
Существует два основных способа организации баз данных:
- централизованные базы данных
- распределенные базы данных
Основной критерий выбора любого из способов организаций баз данных является экономическая эффективность. Трудовых и программных затрат.
Отталкиваясь от данных критериев и необходимости в надежном хранении баз данных выбран централизованный способ организации баз данных.
Файлы с окончательной информацией (отчеты), будут храниться в системе как архив для будущих отчетностей. Что касается остальных файлов, которые представляют собой выборки из файлов базы, хранить нет смысла. В случае необходимости данных файлов, мы сможем их получить благодаря обращению к базе данных.
Обоснование проектных решений по программному обеспечению.
Программное обеспечение включает в себя объединение всех программ, которые реализуют необходимые функции и задачи информационной системы и обеспечивают надежную работу комплексов технических средств и составляет основу программного обеспечения. Сама операционная система представляет комплекс системных и служебных программных средств, которая обеспечивает взаимодействие пользователя с компьютером.
В зависимости от алгоритма управления процессом операционные системы подразделяются на:
- однозадачные и многозадачные;
- однопользовательские и многопользовательские;
- однопроцессорные и многопроцессорные системы;
- локальные и сетевые.
В однозадачных системах используются средства управления периферийными устройствами, файлами, средства общения с пользователями. Многозадачные ОС используют все эти средства и управляют разделением совместно используемых ресурсов. В зависимости от областей использования многозадачные операционные системы подразделяются на:
- системы пакетной обработки;
- системы с разделением времени;
- системы реального времени.
В многопользовательских операционных системах каждый пользователь может настроить для себя интерфейс, помимо этого существуют персональные средства защиты информации каждого пользователя от несанкционированного доступа других пользователей.
На компьютерах, которые используют сотрудники, применяется операционная система Windows 7. Это современная многофункциональная многопользовательская операционная система с графическим интерфейсом. Эта система выбрана для разработки, так как сотрудникам ООО «Инфоцентр Главбух» она знакома, работают они с ней достаточно длительное время.
Ознакомимся с классификацией систем управления баз данных (СУБД):
- по выполняемым функциям: операционные и информационные;
- по сфере применения: универсальные и проблемно-ориентированные;
- по используемому языку общения: замкнутые и открытые
- по числу поддерживаемых уровней моделей данных: одно-, двух-, трехуровневые системы;
- по способу установления связей между данными: реляционные, иерархические и сетевые базы данных;
- по способу организации хранения данных и выполнение функций обработки базы данных: централизованные и распределенные.
Данный проект, по разработке программного продукта, будет реализован в системе 1С:Предприятие. Данная платформа поддерживает работу с несколькими СУБД, одна из которых — файловая СУБД, разработанная фирмой «1С». Файловый вариант работы рассчитан на персональную работу одного пользователя или работу небольшого количества пользователей в локальной сети. Все данные информационной базы (конфигурация, база данных, административные данные) располагаются в одном файле — файловой базе данных. Этот формат хранения данных разработан компанией «1С» специально для прикладных решений «1С: Предприятие». Работу с файловой базой данных осуществляет файловая СУБД, являющаяся частью платформы. Данный вариант работы обеспечивает целостность информационной базы и простое создание резервных копий. Исключена ситуация, когда пользователь может по ошибке (например, при копировании информационной базы) перепутать различные файлы информационной базы и привести, таким образом, систему в неработоспособное состояние. Данный вариант работы обеспечивает легкость установки и эксплуатации системы. При этом для работы с информационной базой не требуются дополнительные программные средства, достаточно иметь операционную систему и 1С:Предприятие 8.
Обоснование проектных решений по техническому обеспечению.
Техническое обеспечение — это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудования сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный) влияет на сбор, обработку и передачу информации. Комплекс технических средств составляют:
- компьютеры;
- устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации (жесткие диски, устройства хранения данных, сканеры, принтеры и т.д.);
- эксплуатационные материалы (бумага,CD/DVD диски и т.п.);
- устройства передачи данных (модемы).
При любом выборе персонального компьютера необходимо учесть следующие характеристики:
- надежность;
- стоимостные затраты;
- производительность;
- простота использования и др.
- наполняемость
От выбранных данных параметров зависит возможность работы на персональном компьютере с требуемыми программными средствами, а значит зависит успех создания системы.
Для технической реализации системы необходим сервер баз данных, на котором будет хранится сама база данных. К серверу баз данных будет осуществляться доступ с локальных станций конечных пользователей, используя сетевой коммутатор. В случае необходимости удаленного доступа к серверу баз данных используется маршрутизатор.
Любые имеющиеся персональные и компьютеры сервер, имеют подробные технические характеристики, превышающие требуемые для работы информационной системы. Исходя из этого, разработка модуля возможна на любом из имеющихся в наличии компьютеров и сервера.
Для работы с печатью, сканированием и копированием документов установлено и настроено соответствующее оборудование, также, для обеспечения сохранности данных при аварийном отключении электропитания, рабочие места оборудованы блоком бесперебойного питания. Благодаря этому внедрение разрабатываемой системы не требует дополнительной закупки и установки технических средств.
Заключение.
В данном проекте были решены следующие задачи:
- описание предметной области и выявление недостатков существующей информационной системы.
- разработка поставленной задачи;
- обоснование выбора основных проектных решений;
- Подготовить актуальный проект по автоматизации бизнес задач организации;
- обоснование экономической эффективности проекта.
Для реализации проекта мы выбрали программу 1С:Предприятие и в процессе разработки улучшим и доработаем программу, отвечающую на все требования организации. Так как на данном этапе достаточно небольшой информационной системы для автоматизации необходимой области компании, но если компания будет расти, то благодаря гибкости системы, можно модернизировать систему по своему усмотрению.
При разработке информационной системы выбиралась модель жизненного цикла. Учитывая, что компания ООО «Инфоцентр Главбух» достаточно небольшая, то и информационная система предполагается быть небольшой. По этому выбор пал на каскадную модель жизненного цикла. Данная модель позволяет видеть законченный набор проектной документации после окончания этапа жизненного цикла и переходить на следующий этап разработки. При данной модели есть возможность распланировать сроки завершения всех работ.
При будущей разработке данного проекта мы получим полную автоматизированную программу, способную выполнять за сотрудника большинство повседневных задач:
- Оформление заказа клиента;
- Выставление счета;
- Оформление заказа поставщику и подготовка необходимой документации.
Данное решение позволит максимально сократить расход времени и человеческого ресурса, а так же уменьшит шанс ошибки или сбоя, что приведет к прибыли и росту организации.
Список литературы.
- От хаоса к порядку. С «1С:Управление нашей фирмой», авторы: Ю.В. Павлов, И.В. Бандуля, год издания: 2018 год, издатель: 1С-Паблишинг, объем 186 стр.
- Расширения конфигураций. Адаптация прикладных решений с сохранением поддержки. Авторы: Е.Ю. Хрусталева, издательство 1С-Паблишинг,год 2017, объем 288 cтр.
- Азбука расширений конфигураций 1С, авторы Ильяс Низамутдинов, Самиздат, год 2017, объем 109 cтр.
- 1С:Документооборот. 250 вопросов и ответов , авторы: Бондарев А.В., Бурцева Н.Ю., издательство: 1С-Предприятие,год 2018, объем 334 cтр.
- Реальная автоматизация малого бизнеса 1С:Управление нашей фирмой 8 , автор Клепцова О., год издания 2017, издатель 1С-Паблишинг, объем 321 стр. издатель: 1С-Паблишинг, год 2017, объем 780 стр.
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 27005-2010. «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Менеджмент риска информационной безопасности.» (Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30 ноября 2010 г. N 632-ст)
- 1С: Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 3-я редакция, автор: С.Э. Ульянцева, год 2018 год, издатель: 1С-Паблишинг, объем 252 стр.
- Свободная энциклопедия https://ru.wikipedia.org «CRM».
- Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 27000-2012 «Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Системы менеджмента информационной безопасности. Общий обзор и терминология» (Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 15 ноября 2012 г. N 813-ст)
- Введение в управление проектами внедрения ERP-систем, автор: А. Бобровников, год издания: 2020,объем 267 стр.:
- Малый Бизнес. Большая игра, Автор: Александр Высоцкий, год издания: 2018, объем: 202 стр.;
- Стратегическое планирование, автор Александр Высоцкий, год издания: 2018, объем: 62 стр.;
- Особенности зарождения и формирования французского кино
- Дознание в Российской Федерации
- Общая характеристика юридической квалификации
- Основание уголовной ответственности
- Понятие, сущность и значение квалификации преступления
- Способы доставки телевизионного контента
- Концепции современного естествознания
- Система электронного документооборота (CompanyMedia.)
- Классификация управленческих документов
- Информационные технологии мобильных устройств
- Технологии CRM в банках: управление банковским обслуживанием
- Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………………………… 2
1
Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ
деятельности…………………………………………………………………………………….. 5
1.1 Характеристика предприятия и его деятельности……………………………. 5
1.2 Организационная структура управления предприятием…………………… 6
1.3 Программная и техническая архитектура ИС на предприятии и
используемых функциональных возможностей. Обеспечения информационной
безопасности 11
1.4 Структурно-функциональная диаграмма организации деятельности.. 13
2
Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации………………………………………………………………………………………………………. 15
2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов………………………………………………………………………………………. 15
2.2 Сущность задачи и предметная технология ее решения…………………. 18
2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи……………………………………………………………………………………………. 22
3
Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации……. 25
3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи и выбор
технологии проектирования………………………………………………………………………………. 25
3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи…………………. 25
4
Развернутая постановка целей, задачи и подзадач автоматизации………….. 27
4.1 Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи… 27
4.2 Подзадачи автоматизации и функциональная информационная технология их
решения……………………………………………………………………………………………………… 28
5
Обоснование проектных решений……………………………………………………….. 32
5.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению….. 32
5.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению…. 37
6
Информационная модель……………………………………………………………………. 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………………. 49
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ
СПИСОК……………………………………………………… 50
ВВЕДЕНИЕ
Возможность своевременного получения
достоверной информации является на сегодняшний день одним из важнейших факторов
повышения эффективности работы любого предприятия. Большое разнообразие
программных и аппаратных средств, позволяющих осуществить автоматизацию
предприятия, имеет ряд положительных и отрицательных сторон. Наличие большого
числа вариантов и способов применения данных средств дает возможность выбора
наиболее оптимального из них, исходя из текущих и ожидаемых потребностей в
автоматизации конкретного предприятия. Однако, для принятия правильного решения,
необходим всесторонний анализ данных вариантов.
Часто в организациях с небольшим
количеством компьютеров учет вычислительной техники осуществляется только
бухгалтерией. Но бухгалтерия не ведет учет комплектующих, не занимается
ремонтом, не планирует регламентные работы, не определяет потребность в
расходных материалах, не пишет заявки на модернизацию и т.д. По мере роста парка
машин, когда их количество достигает нескольких сотен, ответственному
специалисту с трудом удается вспомнить, что и где у него находится. Во многих
организациях специалисты не знают конфигурацию компьютеров и периферийного
оборудования своей организации, потому приходится тщательно осматривать каждую
единицу вычислительной техники. Зачастую в больших организациях сделать это
представляется возможным лишь с помощью привлечения дополнительных сил, что
влечет за собой дополнительные материальные расходы.
Как правило, все средства
вычислительной техники комплектуется на рабочем месте по мере необходимости,
оборудованием различных фирм изготовителей. В результате, например, чтобы
составить план проведения профилактических работ, необходимо перечитать
огромное количество документов, в основном на английском языке, и в результате
можно даже не найти нужной информации. Поэтому на каждый комплект оборудования
лучше завести отдельный формуляр, где описаны основные характеристики изделия.
Наличие в формуляре различных показателей обусловлено их необходимостью при эксплуатации.
Заполняя формуляр, можно сразу найти недостатки в эксплуатационной информации,
и с помощью Интернета, или обращения к фирме поставщику, заполнить пробелы. На
основании полученной информации уже будет легче сделать выводы о планировании
работ связанных с обслуживанием и ремонтом средств вычислительной техники,
нахождением их на складе и в обслуживающих организациях.
Одним из вариантов учета и анализа
средств вычислительной техники является создание компьютерной базы данных, с
описаниями типов материнских плат, винчестеров, сетевых платы и т.д., драйверов
к ним, ссылками на реквизиты фирм изготовителей и поставщиков вычислительной
техники. Возможность автоматического создания отчетов на основе базы данных
способствует избавлению ответственного лица от кропотливой бумажной работы,
связанной с их монотонным написанием. К тому же она предусматривает некоторый механизм
защиты от ошибочных действий оператора при пополнении и модификации базы данных
и обладает достаточной степенью универсальности.
Объектом автоматизации выступает ООО «СЭТ», в
частности рабочее место инженера отдела АСУ. Данное предприятие является
самостоятельной ремонтно-строительной организацией и специализируется по
капитальному ремонту домов.
В основные обязанности инженера по техническому обслуживанию
и ремонту средств вычислительной техники входит:
·
анализ текущего
состояния парка ВТ;
·
учет всей
вычислительной техники предприятия;
·
ремонт
неисправной техники;
·
сдача неисправной
техники в ремонт по гарантии;
·
своевременная
модернизация и обновление вычислительной техники;
·
профилактические
мероприятия;
·
анализ и
своевременное пополнение комплектующих и расходных материалов на складе;
·
установка
программного обеспечения на новые и модернизированные машины.
1
Технико-экономическая характеристика предметной области
и предприятия. Анализ деятельности
Объектом автоматизации является ООО
«СЭТ». Данное предприятие является самостоятельной ремонтно-строительной
организацией и специализируется по капитальному ремонту домов. Оно
руководствуется действующим законодательством РФ и нормативными актами органов
местного самоуправления. Предприятие создано с целью получения прибыли и
удовлетворения общественных потребностей города в жилищно-коммунальной сфере
путем производства, выполнения работ по строительству и оказания услуг.
1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
Предприятие «СЭТ» состоит из
нескольких отделов управления: Бухгалтерия, Отдел кадров, Технический отдел,
Производственный отдел, Планово – договорной отдел, Отдел ресурсов, Проектно –
конструкторское бюро, Отдел АСУ, Административно – хозяйственный отдел.
Выделение отделов выполнено по функциональному признаку. Функции отделов
представлены в таблице 1.1.
Таблица 1.1
Наименование |
Функции |
Бухгалтерия |
Учет и контроль за движением и |
Отдел |
Прием/увольнение сотрудников. Работа |
Продолжение
таблицы 1.1
Технический |
Контроль за соблюдением технологий |
Производственный |
Непосредственное ведение и |
Планово-договорной |
Планирование деятельности |
Отдел |
Обеспечение предприятия необходимыми |
Проектно-конструкторское |
Выполнение и разработка чертежей |
Отдел |
Поддержание работоспособности компьютерного |
Административно-хозяйственный |
Ведение хозяйства предприятия. |
1.2 Организационная структура управления предприятием
Во главе предприятия ООО «СЭТ» стоит
директор. В непосредственном подчинении у директора находятся заместитель
директора и главный инженер, а также начальники отделов и юрист. Главному
инженеру непосредственно подчиняются начальники технического и
производственного отделов, отдела ресурсов и проектно-конструкторского бюро. Заместителю
директора подчиняются начальники планово-договорного отдела, отдела кадров,
административно-хозяйственного отдела, главный бухгалтер, юрист. Сотрудники бухгалтерии
подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Иерархия подчинения представлена
на рис. 1.1.
Рис. 1.1 –
Организационная структура
Директор. Определяет всю политику предприятия, координирует,
контролирует, организовывает работу предприятия, принимает самые важные и глобальные
решения.
Главный инженер. Определяет техническую политику предприятия, планы
развития и производственной деятельности. Руководит разработкой перспективных и
текущих планов, организационно–технических мероприятий по производственной
деятельности, реконструкции и модернизации оборудования и технологий. Курирует
все основные виды деятельности предприятия.
Заместитель директора. Выполняет функции директора. Курирует
вопросы не высокой и средней важности.
Главный бухгалтер. Осуществляет контроль над материальными и денежными
средствами предприятия. Руководит расходами, кассовыми и банковскими
операциями. Распределяет денежные средства. Координирует работу сотрудников
бухгалтерии и контролирует все вопросы решаемые бухгалтерией.
Юрист. Контролирует всю документацию
предприятия на соответствие законодательству РФ, руководит делами связанными с
правоохранительными и судебными органами государства, осуществляет юридическую
поддержку при ведение договорной деятельности.
Начальник производственного отдела. Непосредственно руководит сотрудниками
производственного отдела. Контролирует все вопросы, решаемые производственным отделом.
Координирует работу сотрудников отдела. Является связующим звеном между руководством
предприятия ООО «СЭТ», сторонними организациями, подрядчиками и сотрудниками
отдела. Непосредственно руководит строительством и ремонтом объектов,
контролирует все работы выполняемые на объектах.
Начальник технического отдела. Непосредственно руководит сотрудниками
технического отдела. Контролирует все вопросы, решаемые техническим отделом.
Координирует работу сотрудников отдела. Является связующим звеном между
руководством предприятия ООО «СЭТ», сторонними организациями, подрядчиками и
сотрудниками отдела. Контролирует соблюдение технологий и методов всех работ на
объектах. Руководит обеспечением производственной деятельности. Непосредственно
работает с подрядчиками, руководит поиском и выбором новых подрядчиков.
Начальник проектно-конструкторского бюро. Непосредственно руководит сотрудниками
бюро. Контролирует все вопросы, решаемые бюро. Координирует работу сотрудников
отдела. Является связующим звеном между руководством предприятия ООО «СЭТ»,
заказчиками и сотрудниками отдела. Руководит разработкой всех проектов,
контролирует выполнение документации и чертежей для объектов, а также
соблюдение правил и технологий разработки проектов.
Начальник отдела кадров. Непосредственно руководит сотрудниками отдела кадров.
Контролирует все вопросы, решаемые отделом кадров. Является связующим звеном
между руководством предприятия ООО «СЭТ» и всеми сотрудниками предприятия, а
также сотрудниками отдела кадров как подчиненными. Руководит кадровой работой,
принимает решения связанные с персоналом предприятия. Руководит гражданской
обороной на предприятии, контролирует соблюдение правил техники безопасности.
Осуществляет руководство профсоюзным комитетом.
Начальник планово-договорного отдела.
Непосредственно
руководит сотрудниками планово-договорного отдела. Контролирует все вопросы,
решаемые отделом, и координирует работу сотрудников. Является связующим звеном
между руководством предприятия ООО «СЭТ», сторонними организациями,
сотрудниками отдела и вышестоящими контролирующими организациями. Руководит
договорной деятельностью предприятия. Принимает решения по планированию
финансов предприятия, контролирует составление общей сметной документации по
затратам предприятия.
Начальник отдела ресурсов. Непосредственно руководит
сотрудниками отдела ресурсов. Контролирует все вопросы, решаемые отделом
ресурсов. Координирует работу сотрудников отдела. Является связующим звеном
между руководством предприятия ООО «СЭТ», сотрудниками отдела и поставщиками.
Руководит поиском и выбором новых материалов, закупкой и транспортировкой
материалов, принимает решения по выбору нужных материалов, руководит их
испытаниями.
Начальник отдела АСУ. Непосредственно руководит сотрудниками
отдела АСУ. Контролирует все вопросы, решаемые отделом АСУ, и координирует работу
сотрудников. Является связующим звеном между руководством предприятия ООО
«СЭТ», сотрудниками отдела АСУ и вышестоящими контролирующими организациями.
Руководит и контролирует выполнение всех работ связанных с обеспечением
работоспособности компьютерной, оргтехники и копировальной техники. Руководит
поиском и выбором поставщиков техники и ПО, заменой техники в соответствии с
планами модернизации. Руководит разработкой, созданием и внедрением нового ПО,
поддержанием его работоспособности и т.д.
Заведующий
административно-хозяйственным отделом. Руководит хозяйством предприятия, контролирует обеспечение
предприятия товарно-материальными ценностями, контролирует чистоту и порядок на
предприятии, курирует вопросы, связанными с обустройством, интерьером
предприятия, бытовыми условиями работы персонала и т.д.
1.3 Программная и техническая архитектура ИС на предприятии
и используемых функциональных
возможностей.
Обеспечения информационной
безопасности
Описание
текущего основного действующего программного обеспечения по отделам на
предприятии ООО «СЭТ» представлено в таблице 1.2.
Таблица 1.2
Отдел |
Программное обеспечение |
Основные функции |
Планово-договорной отдел |
MS Excel 2000 MS Word 2000 |
Планирование, списки, отчеты, ведомости. Договорная деятельность. |
Отдел ресурсов |
MS Excel 2000 MS Word 2000 |
Планирование, списки, отчеты, ведомости. Ведение документации. |
Технический отдел |
MS Excel 2000 MS Word 2000 |
Cписки, отчеты, ведомости, сметы. Ведение документации. |
Проектно-конструкторское бюро |
MS Excel 2000 AutoCad 2001 Photoshop 6.0 |
Cписки, отчеты, ведомости. Выполнение чертежей, схем, планов. Работа с изображениями. |
Отдел |
MS Excel MS Word База данных «ТЕХ» |
Планирование, списки, отчеты, ведомости. Ведение документации. Ведение учета копировальной и множительной техники, средств |
Продолжение таблицы 1.2
Отдел |
Программное обеспечение |
Основные |
Бухгалтерия |
MS Excel MS Word 1С «Бухгалтерия» версия 7.8 |
Списки, отчеты, ведомости. Ведение документации. Бухгалтерские функции, кассовые |
Отдел кадров |
MS Excel 2000 MS Word 2000 |
Планирование, списки, отчеты, Ведение документации. |
Производственный отдел |
MS Excel 2000 MS Word 2000 ИВС «Барс» |
Списки, отчеты, ведомости. Ведение документации. Составление сметной документации. |
Юрист |
MS Excel 2000 MS Word 2000 СПС «Гарант» |
Списки, отчеты, ведомости. Ведение документации. Поиск законов и нормативных актов |
Приемная |
MS Word 2000 |
Ведение документации. |
Административно-хозяйственный отдел |
MS Excel 2000 MS Word 2000 |
Списки, отчеты, ведомости. Ведение документации. |
Как видно из приведенной таблицы, действующего ПО в отделе
АСУ недостаточно для полного ведения инвентаризации всей вычислительной техники,
анализа текущего ее состояния и быстрого получения сведений о средствах ВТ.
База данных «ТЕХ» является узкопрофильной и не обеспечивает должного уровня
автоматизации технических средств. Поэтому была поставлена задача по созданию
новой системы по учету и анализу парка вычислительной техники, программного
обеспечения и расходных материалов на предприятии.
1.4 Структурно-функциональная диаграмма организации
деятельности
Основу моделирования деятельности
предприятия составляет графический язык описания бизнес процессов. Модель в
нотации IFEF0 представляет собой совокупность
иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Цель модели AS-IS определение наиболее слабых и нерациональных участков работы
предприятия. Для изучаемого объекта модель AS-IS была построена
на основе изучения документооборота организации, опроса работников предприятия.
Обобщенная модель AS-IS деятельности ООО «СЭТ» приведена на рис. 1.2, 1.3.
Контекстная диаграмма «Деятельность
предприятия» представляет собой самое общее описание деятельности организации и
ее взаимодействия с окружающей средой.
Рис. 1.2
Рис. 1.3
2 Характеристика
комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости
автоматизации
2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
2.2 Сущность задачи и предметная технология ее решения
Отдел АСУ проводит работы по созданию, эксплуатации и развитию автоматизированных
систем управления совместно с другими отделами предприятия.
Взаимодействие, отдела осуществляется по следующим каналам:
·
с руководителями
ООО «СЭТ» и другими предприятиями через директора и начальника отдела АСУ;
·
с подрядными и
сторонними организациями — через начальника отдела АСУ;
·
с отделами
предприятия – непосредственно через самих сотрудников и начальника отдела АСУ,
в соответствии с должностным уровнем лиц, обменивающихся информацией.
При внедрении и эксплуатации задач
отдела АСУ взаимоотношения с подразделениями предприятия осуществляются на
основе совместно составленных планов, графиков работ, инструкций по передаче,
обработке и выдаче информации и т.п., в которых определены порядок и сроки
выполнения конкретных работ, а также ответственность сторон за качество и
достоверность представляемой информации.
Взаимодействие отдела АСУ с обеспечивающими отделами ООО «СЭТ»
осуществляется в соответствии с их функциями наравне со всеми технологическими
подразделениями предприятия.
Для совершенствования системы управления отдел АСУ получает
от отделов и руководства ООО «СЭТ»:
·
заявку на
автоматизацию функций управления (основанием для разработки и внедрения задач
служит утвержденная руководством станции заявка с обоснованием необходимости и
экономической целесообразности автоматизации функции управления);
·
систематизированные
данные, необходимые для совместного составления технического задания на
разработку, информацию, необходимую для решения задач, по установленной форме;
·
согласованные с
отделом АСУ и утвержденные руководством предприятия предложения по модернизации
и совершенствованию задач в связи с изменением технологии расчета, форм
первичного, либо выходного документа;
·
сведения о
деятельности технологического подразделения, необходимые для анализа, развития
и функционирования АСУ, а также предложения по развитию системы;
·
при сдаче
программ в промышленную эксплуатацию отдел производит в необходимом объеме
занятия с представителями подразделений-пользователей. При текущей эксплуатации
программ отдел АСУ оказывает необходимую помощь и консультацию.
Инженер по техническому обслуживанию и ремонту средств
вычислительной техники находится в отделе АСУ. Его прямым начальником является
начальник отдела АСУ. В основные обязанности инженера по техническому обслуживанию
и ремонту средств вычислительной техники входит:
·
анализ текущего
состояния парка ВТ – парк вычислительной техники на предприятии постоянно
обновляется и модернизируется, существует необходимость его постоянного
обслуживания и ремонта. Все эти действия необходимо совершать своевременно и в
предельно короткие сроки, во избежание простоев в работе предприятия;
·
учет всей вычислительной
техники предприятия – каждый отдел на предприятии обладает своими определенными
средствами вычислительной техники. Кроме того, эти средства различны по
комплектации, вычислительной мощности и программному обеспечению для отделов
предприятия. Инженер по техническому обслуживанию и ремонту ведет учет всех
средств ВТ и ПО, установленного на них, с целью быстрого поиска необходимой для
него информации по каждой единице ВТ, а так же для сверки и создания отчетов об
имеющемся оборудовании;
·
ремонт неисправной
техники – неисправные средства ВТ инженер по техническому обслуживанию и
ремонту транспортирует в мастерскую, а на место сломанной единицы по
возможности производит замену из резерва средств ВТ отдела АСУ, занося
инвентарные номера в журнал ремонта. В мастерской он производит осмотр поломки
и принимает решение о том, сдать ли эту единицу вычислительной техники в
мастерскую обслуживающего предприятия по гарантии, произвести ремонт
самостоятельно или ее списать, опять же занося свое технически обоснованное
решение в отчет о проделанной работе;
·
сдача неисправной
техники в ремонт по гарантии – гарантийное обслуживание средств вычислительной
техники является первоочередным способом устранения поломок. Для этого инженер
по техническому обслуживанию и ремонту проверяет гарантийный срок неисправной
единицы ВТ, связывается с поставщиком или организацией обслуживающей данную
единицу ВТ, отправляет ее на ремонт, занося в журнал срок сдачи неисправной
единицы ВТ в ремонт и срок ее получения обратно;
·
своевременная
модернизация и обновление вычислительной техники – модернизация вычислительной
техники на предприятии производится достаточно регулярно, что приводит к
увеличению производительности систем в целом и способствует ускорению
долговременных вычислительных операций. К примеру рендеренгу в 3D Studio Max
или обработке объектов в AutoCad,
которые требуют достаточно больших мощностей от средств ВТ. К тому же быстрое
моральное старение средств вычислительной техники приводит к необходимости ее
обновления. Все обновления и элементы ВТ подвергаемые модернизации, заносятся в
общую книгу учета средств вычислительной техники, с помощью которой и производится
в дальнейшем поиск и определение текущей конфигурации персональных компьютеров,
периферийных устройств и оргтехники;
·
профилактические
мероприятия – проводятся регулярно, для своевременного выявления слабых узлов в
средствах вычислительной техники, замены программного обеспечения, пополнения
расходных материалов, предотвращения размножения вирусов и создания резервных
копий документов и персональных настроек работников предприятия;
·
анализ и
своевременное пополнение комплектующих и расходных материалов на складе –
осуществляется постоянно и требует ежедневного пересчета и анализа имеющихся
комплектующих и расходных материалов, заявок на смену расходных материалов,
резерва и складских ресурсов. А так же инженер по техническому обслуживанию и
ремонту ведет учет всех имеющихся в наличии комплектующих и расходных
материалов, заявок и составляет графики их замены на предприятии;
·
установка
программного обеспечения на новые и модернизированные машины – все новые и
модернизированные средства вычислительной техники нуждаются своевременной
установке средств программного обеспечения, а эксплуатирующиеся на предприятии
в обновлении и замене средств ПО. К тому же каждый отдел на предприятии
обладает своим собственным набором средств программного обеспечения. Если, к
примеру, для секретаря достаточно иметь у себя на вычислительной машине
комплект из Microsoft Windows, Office
и еще пары утилит, то для бухгалтерии этого недостаточно, и им необходимо в
дополнение к этому иметь еще и целый набор бухгалтерских программ. Поэтому по
мере выхода нового программного обеспечения инженер по техническому
обслуживанию и ремонту обновляет ПО у сотрудников предприятия и ведет списки ПО
установленного на машинах сотрудников.
2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
В данное время работа инженера по техническому обслуживанию
и ремонту вычислительной техники автоматизирована только частично. База данных
«ТЕХ» не обеспечивает должного уровня автоматизации технических средств. В
процессе составления списков вычислительной техники приходится использовать
множество бумажных документов. Учет техники ведется в тетради, а отчеты
выполняются в ручную на Microsoft
Word 2000. Анализ состояния парка
вычислительной техники частично выполняется на программе Microsoft Excel 2000. Входная информация для составления списков и
отчетов передается из паспортов технических средств, гарантийных талонов и
непосредственной сверки комплектующих и программного обеспечения.
Для формирования выходных форм и отчетов приходится
контролировать корректность большого количества параметров. В частности
приходится вручную сверять правильность ввода наименований и серийных и
инвентарных номеров. И только убедившись в отсутствии недопустимых нарушений,
вручную создаются отчетные документы.
Составление полного и исчерпывающего списка средств
вычислительной техники очень важно для последующего отслеживания ее
передвижения по предприятию и ремонтным организациям, так как неверный учет
может привести к потере некоторых комплектующих с последующим увеличением
затрат на дальнейшее обслуживание определенной единицы вычислительной техники.
Особенно важна своевременная замена расходных материалов и
постоянное пополнение их на складе. Так как простои в работе предприятия, складывающиеся
из несвоевременности их замены и отсутствия в наличии некоторого запаса на
складе, приводят к огромным материальным убыткам предприятия и в связи с этим
инженер по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники обязан
четко знать сколько расходных материалов и комплектующих имеется на складе и
своевременно его пополнять.
Программное обеспечение средств вычислительной техники так же
играет не последнюю роль в работе предприятия. Весь комплекс программных
средств должен быть обновлен по мере выхода новых версий. Особенно это касается
обновлений для антивирусов и продуктов фирмы Microsoft. Потому что даже
регулярное резервное копирование не способно полностью избавить отдел АСУ от
массового распространения сетевых вирусов и других зловредных программ по
коммуникационным линиям предприятия. В конечном итоге обновление баз
антивирусных программ является наиболее простым и эффективным решением при
борьбе с вирусами.
Первоисточником информации о каждой единице ВТ является ее
паспорт или талон гарантийного обслуживания. В этих документах содержатся минимальный,
но самый необходимый набор информации. К ним относятся:
·
наименование;
·
технические
характеристики изделия;
·
серийный номер;
·
дата
приобретения;
·
гарантийный срок
эксплуатации;
·
предприятие
предоставляющее гарантию;
·
условия
гарантийного обслуживания;
·
ресурс данной
единицы ВТ.
Первоначальным источником информации о программном
обеспечении является такие ее характеристики как:
·
название;
·
версия;
·
дата выпуска;
·
область
применения;
·
фирма-производитель.
Таким
образом, сперва необходимо переработать все эти данные в электронный вид, в
котором будут четко прописаны все требуемые характеристики и свойства текущей
единицы вычислительной техники или программного обеспечения.
Полученные
данные, тщательно проверенные и утвержденные, используются непосредственно для
составления всех отчетов и анализа текущего состояния парка вычислительной
техники на предприятии.
3 Анализ существующих
разработок и выбор стратегии автоматизации
3.1 Анализ существующих разработок
для автоматизации задачи и выбор технологии проектирования
На рынке программных продуктов существуют мало готовых средств,
предназначенных для автоматизации функций специалистов по учету и ремонту
средств ВТ.
Главным недостатком существующих
систем является то, что они учитывают только движение оборудования, но не
позволяют строить отчеты по средствам находящимся в ремонте. Данные программные
средства не рассчитаны на учет компьютерной техники: недостаточно полей для
ввода необходимой информации. Также еще один недостаток — слабое развитие
справочного аппарата для пользователей;
Наличие такого рода недостатков
приводит к необходимости разработки новой программной системы, предназначенной
для автоматизации деятельности специалиста отдела АСУ, для чего следует
предварительно выбрать технологию проектирования, под которой понимается
совокупность методов и средств проектирования, организационных приемов и
используемых технических средств, ориентированная на создание или модернизацию
проекта экономической информационной системы.
3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
К основным технологиям относятся
технологии оригинального, типового и автоматизированного проектирования.
·
Технология
оригинального проектирования характеризуется тем, что все виды проектных работ
ориентированы на создание индивидуальных проектов, которые в полной мере
отражают все особенности соответствующего объекта управления. Технологию оригинального
проектирования обычно применяют для новых предметных областей, где еще нет
опыта проектирования, или для сложных предметных областей, где нельзя применить
другие технологии проектирования. В состав инструментальных средств,
используемых при оригинальном проектирование, входят библиотеки стандартных
процедур, реализующие типовые процессы обработки данных. К плюсам технологии
можно отнести: индивидуальный подход; невысокую стоимость разработки; понятность
и доступность заказчику.
К недостаткам оригинального
проектирования можно отнести: низкую степень автоматизации проектировочных
работ; длительные сроки разработки; низкое качество документирования;
отсутствие преемственности в проектных решениях.
·
Технология
типового проектирования — предполагает разбиение создаваемой системы на множество составляющих
подсистем и создание для каждой из них законченного проектного решения,
которые позволяют их компоновать в проекты для всей системы путем настройки
типовых проектных решений и разработки оригинальных недостающих модулей. Плюсы
данной технологии: позволяет создавать массовые разработки; снижает затраты на
стоимость проектирования; повышает качество решений
К недостаткам можно отнести:
недостаточную степень автоматизации проектировочных работ, длительные сроки
разработки, навязываемая информационная модель и технология расчетов.
·
Технология
автоматизированного проектирования — процесс разработки проекта, предполагающий использование
ЭВМ на всех этапах проектирования. Ключевыми требованиями является возможность
построения и поддержания в системе проектирования некоторой глобальной модели
объекта управления. Модель содержит в формализованном виде описание
совокупности информационных компонентов и отношений между ними, включая их
связи и алгоритмическое взаимодействие. К числу автоматизированных технологий относят:
— прототипное проектирование (MS Access, Clarion);
— Case-технологию (Design/IDEF, Аналитик, Prokit Workbench);
— cредства RAD-технологии (Progress, SAS, Delphi).
В качестве недостатка автоматизированной технологии можно
назвать высокую стоимость разработки, наличие специалистов высокой квалификации.
К плюсам данной технологии относятся: сокращение времени
разработки проекта; отображение данных в виде графиков и диаграмм; получение
действующего проекта на стадии ТЗ; повышение качества проектной документации.
Смешанная технология проектирования может встречаться в двух вариантах:
совмещения технологий оригинального и автоматизированного проектирования и совмещения
технологий типового и автоматизированного проектирования.
Факторами, влияющими на выбор технологии проектирования,
могут быть: соответствие созданного при помощи выбранной технологии проектирования
проекта требованиям предметной области; наличие персонала нужной квалификации,
который мог бы эксплуатировать и сопровождать выбранные инструментальные
средства, поддерживающие данную технологию проектирования; наличие на рынке
этих инструментальных средств; возможность поддержки инструментальных средств
в рабочем состоянии; наличие ограничений во времени на проектирование;
ограничения финансовых ресурсов.
Для реализации комплекса задач была выбрана смешанная
технология проектирования, объединяющая оригинальный подход и технологию прототипного
проектирования, поскольку разработанный проект будет иметь индивидуальный
характер и полностью соответствовать требованиям предметной области.
4 Развернутая постановка целей, задачи и подзадач
автоматизации
4.1 Цели и назначение автоматизированного варианта решения
задачи
Целью создания автоматизированного блока
задач, решаемых специалистом рассматриваемой организации с точки зрения
получения косвенного эффекта в процессах управления предприятием является:
— повышение эффективности работы предприятия;
—
повышение степени
технологичности выполняемых процессов оформления документов;
— повышения качества контроля за работой специалистов и степени
материальной заинтересованности за показатели оценки их труда.
С точки зрения получения
прямого эффекта от автоматизации решения выделенного комплекса задач целью
может служить:
—
снижение
трудоемкости и стоимости выполнения работ по составлению отчетности;
—
повышение
производительности труда специалистов;
—
повышение
точности расчетов;
—
повышение
оперативности получения выходных данных;
—
повышение
достоверности получаемых результатных данных.
Назначением разработки автоматизированного
комплекса задач специалиста является:
—
автоматизация
ввода и контроля исходных данных для получения первичных документов;
—
автоматизация
получения первичных документов с использованием справочников с возможностью
выдачи их на печать;
автоматизированное заполнение и
актуализация справочной информации;
—
составление отчетов,
которые необходимо выдавать на экран ЭВМ и на печать.
4.2 Подзадачи автоматизации и функциональная информационная
технология их решения
Автоматизированная система представляет собой совокупность
алгоритмов обработки данных и эффективного пользовательского интерфейса. Пользователь
в процессе диалога с машиной для каждой единицы вычислительной техники должен
выбирать ее тип из уже имеющихся или внести, если это необходимо, новый.
Таким образом, в БД постепенно накапливаются данные,
образующие сущность выходного документа.
Итак, опишем
основные пункты алгоритма работы системы:
1)
Вводится
информация о не изменяющихся в процессе движения средств вычислительной техники
характеристиках – это серийные номера, технические характеристики, гарантийные
сроки, и даты закупок, а так же данные о расходных материалах и программном
обеспечении. Данные при этом берутся из уже утвержденных документов. В системе
для этого предназначены специальные диалоги с пользователем.
2)
Происходит
обработка введенных данных и при правильном вводе их занесение в базу данных.
3)
По запросу
пользователя выдается интересующая его информация о технических
характеристиках, сроках службы, месте текущего пребывания и месте ремонта или
обслуживания определенных единиц средств вычислительной техники, программного
комплекса или оргтехники.
4)
Вся информация в
базе данных анализируется и в зависимости от результатов выдаются различные
отчеты.
По мере подробной разработки алгоритма программы выявится
множество разных аспектов, которые требуется учесть в автоматизированной
системе, поэтому система будет непрерывно развиваться и совершенствоваться.
Надо полагать, что и в процессе эксплуатации будут выявлены допущенные неточности,
а также возможные варианты повышения эффективности работы системы путем
улучшения интерфейса, внедрения новых идей, оптимизации работы с БД.
Обработка данных может осуществляться в пакетном, диалоговом,
сетевом режиме или в режиме теледоступа. Для удобства общения пользователя с
машиной целесообразно использовать диалоговый режим обработки данных. В основе
этого режима лежит динамическое взаимодействие человека и ЭВМ посредством
передачи и приема сообщений через терминальные устройства. Процесс решения
задачи, во время которого осуществляется обмен сообщениями между человеком и
ЭВМ, обусловленный последовательностью операций решения, называется технологией
обработки информации в режиме диалога. Использование технологии диалогового
режима необходимо, если ее применение приводит к наилучшему сочетанию
возможностей человека и ЭВМ в процессе решения конкретной задачи. При такой
технологии обеспечивается:
—
непосредственное
сопряжение человека и вычислительной системы через прием и выдачу сообщений с
помощью локального терминала;
—
поиск необходимых
пользователю данных или программ;
—
быстрая обработка
вычислительной системой принятых сообщений и немедленная передача обработанных
сообщений пользователю;
—
активное
воздействие пользователя на ход и порядок выполнения технологических операций
обработки данных.
Центральным моментом технологии
обработки данных в диалоговом режиме является организация диалога пользователя
и ЭВМ, в ходе которого пользователь информируется о состоянии решаемой задачи и
может активно воздействовать на ход вычислительного процесса.
В процессе решения задачи удобство
диалогового режима в полной мере проявляется в процессе общения с базой данных.
Здесь можно отметить следующие преимущества использования диалогового режима:
—
возможность
перебора различных комбинаций поисковых признаков в запросе;
—
обеспечение более
быстрого поиска информации;
—
улучшение
характеристик входных данных за счет оперативной коррекции запроса с терминала;
—
возможность
расширения, сужения или изменения направлений поиска сразу после получения
результатов;
—
многоплановость
точек доступа;
—
быстрый доступ к
редко используемой информации;
—
оперативный
анализ выходной информации.
В таблице 4.1
представлено распределение трудоемкости по этапам автоматизации комплекса задач
специалиста отдела АСУ
Таблица 4.1
Этап |
Трудоемкость, чел-ч |
Машинное время, ч |
1) |
3 |
— |
2) Постановка задачи, определение |
35 |
— |
3) Составление алгоритма (построение |
106 |
— |
4) Написание программы. |
85 |
85 |
5) Отладка программы и тестирование. |
795 |
795 |
6) |
247 |
247 |
Всего: |
1271 |
1127 |
5
Обоснование проектных решений
5.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
Обоснование
проектных решений по техническому обеспечению предполагает выбор комплекса
технических средств (КТС), а именно: типа ЭВМ, ее конфигурации, типа сети и
периферийных устройств.
При выборе
ЭВМ (при ее покупке) основное внимание должно уделяться как минимум трем
вопросам. Во-первых, приобретаемый компьютер должен полностью соответствовать
решаемым на нем задачам. Это касается, прежде всего, его производительности.
Во-вторых, большое внимание следует уделять вопросам технической поддержки и
гарантийного обслуживания, а также дальнейшего сервиса. В-третьих, следует
навести справки о надежности приобретаемой техники. Все это, разумеется, отнюдь
не предполагает игнорирования стоимости изделия, которая, напротив, должна быть
экономически оправдана.
·
Выбранная ЭВМ по
своим функциональным возможностям и технико-эксплуатационным характеристикам
должна соответствовать поставленным перед ней задачам, а также возможностям
пользователя. В конкретных условиях применения к ЭВМ предъявляются вполне определенные
требования к ее архитектуре и эксплуатационным характеристикам. Например, ЭВМ,
предназначенные для научно-технической работы, должны иметь развитую систему
команд и высокую производительность. В то же время, ЭВМ, предназначенные для
решения планово-экономических задач, должны иметь высокоскоростные устройства
хранения информации (накопители на жестких и гибких магнитных носителях –
дисководы, винчестеры и стримеры, и др.) для информационно-логического поиска в
больших массивах данных.
Можно предложить следующую классификацию средств
вычислительной техники, в основу которой положено их разделение по
быстродействию:
·
суперЭВМ для
решения крупномасштабных вычислительных задач, для обслуживания крупнейших
информационных банков данных;
·
большие ЭВМ для
комплектования ведомственных, территориальных и региональных вычислительных
центров;
·
средние ЭВМ
широкого назначения для управления сложными технологическими производственными
процессами. ЭВМ этого типа могут использоваться и для управления распределенной
обработкой информации в качестве сетевых серверов;
·
персональные и
профессиональные ЭВМ, позволяющие удовлетворять индивидуальные потребности
пользователей. На базе этого класса ЭВМ строятся АРМы для специалистов
различного уровня;
·
встраиваемые
микропроцессоры, осуществляющие автоматизацию управления отдельными
устройствами и механизмами.
Последний класс ЭВМ не подходит по причине сложности
поставленной задачи, отсутствия необходимых интерфейсов взаимодействия с
пользователем, а также малому удобству необходимой настройки. СуперЭВМ и
большие ЭВМ также не подходят, поскольку эффективность такого выбора будет
очень низкая, так как они имеют большую стоимость машинного времени.
Итак, исходя из выше перечисленных фактов, для решения
комплекса задач целесообразнее всего выбрать последний класс ЭВМ – персональные
ЭВМ. ПЭВМ – это малогабаритная универсальная ЭВМ, в которой конструкция, состав
внешних устройств и программное обеспечение ориентированы на работу с отдельным
пользователем в интерактивном (диалоговом) режиме. Конструктивно ПК выполняются
в настольном варианте, не требуют специальных условий эксплуатации и могут
устанавливаться непосредственно на рабочих местах пользователей.
В данном классе ЭВМ – ПЭВМ – рассмотрим компьютеры с
платформой IBM или совместимые с ними. К основным
достоинствам IBM PC относятся: невысокая стоимость компьютеров и их
сравнительная выгодность для многих деловых применений по сравнению с большими
ЭВМ и мини-ЭВМ; простота использования; высокая надежность и простота ремонта,
а также возможность модернизации; возможность расширения и адаптации к
особенностям применения компьютеров: один и тот же компьютер может быть оснащен
различными периферийными устройствами и разным программным обеспечением. Можно
предположить, что для решения поставленных задач подходят IBM PC-совместимые компьютеры.
Прежде чем рассмотреть конкретные модели компьютеров, следует
учесть, что в ООО «СЭТ» спроектирована
и уже функционирует локальная вычислительная сеть (ЛВС) с выделенным сервером –
ЛВС Ethernet с топологией звезда. Вся информация
между двумя периферийными рабочими местами проходит через центральный узел
вычислительной сети. Поэтому пропускная способность сети определяется
вычислительной мощностью узла и гарантируется для каждой рабочей станции (АРМ).
Топология в виде звезды является наиболее быстродействующей из всех топологий
вычислительных сетей, поскольку передача данных между рабочими станциями
проходит через центральный узел по отдельным линиям, используемым только этими
рабочими станциями.
Поэтому необходимо выбрать ЭВМ для АРМ. Сетевое аппаратное
обеспечение не будет рассматриваться в связи с тем, что ЛВС уже функционирует и
следовательно его описание и обоснование выбора является разделом другого
проекта по проектированию ЛВС организации и выходит за рамки данного дипломного
проекта.
Теперь рассмотрим несколько моделей компьютеров на базе
процессоров фирмы Intel, основные
характеристики которых приведены в таблице 5.1. Первые две модели ПЭВМ
представляют из себя системы, которые полностью соответствуют вычислительным
требованиям современных офисных приложений и имеют достаточный потенциал
мощности для будущих задач. Вторая из этих моделей может использоваться в
качестве рабочей станции для разрабатываемой системы, поскольку ей
соответствует больший объем оперативной памяти. Кроме того, для всех моделей
предоставляется гарантийное обслуживание в течение двух лет (бесплатное) и
комплексная техническая поддержка.
Таблица 5.1
Характеристики компьютеров на базе процессоров
фирмы Intel
№ п/п |
Характеристики |
Модель 1 |
Модель 2 |
Модель 3 |
1 |
Процессор Intel® |
Celeron 2000 Mhz |
Pentium® IV 2000 Mhz |
Поддержка двух процессоров Pentium® IV 2000 Mhz |
2 |
Системная плата |
Intel |
Intel |
Intel |
3 |
Оперативная память |
256 Мб |
512 Мб |
512 Мб |
4 |
НЖМД |
20 Гб |
40 Гб |
2 x 9,1 Гб |
5 |
CD-ROM |
48x ATAPI |
48x ATAPI |
DVD IDE |
6 |
Видеоконтроллер |
интегрированный |
интегрированный |
интегрированный |
7 |
Цена* (у.е.) |
440 |
630 |
2900 |
Третья модель представляет собой сервер на базе серверной
платформы компании Intel. Обладает
максимальной работоспособностью и высокой надежностью и, поэтому может быть
выбрана в качестве сервера ЛВС.
Что
касается выбора монитора, то, учитывая решаемые задачи, наиболее оптимальным
выбором в настоящее время может быть монитор с разрешением 1024 на 768 пикселов
и размером экрана не менее 17 дюймов. Учитывая невысокую цену, популярность и
авторитетность фирмы Samsung
на российском рынке, приоритет был отдан монитору Samsung SyncMaster 17 (1024×768, 60 Hz).
Также для решения
комплекса задач, а именно, для получения результатных документов на бумажных
носителях, необходим принтер. Специалисту приходится печатать большое количество
документов, поэтому принтер должен иметь хороший показатель месячного объема
печати листов, обладать высокой скоростью печати (некоторые документы приходится
печатать в нескольких экземплярах) и иметь достаточный объем оперативной памяти.
Наиболее высокое
качество печати обеспечивают струйные и лазерные принтеры. Струйный принтер
характеризуется высоким качеством печати и очень удобен для цветной печати.
Однако струйный принтер требует больших материальных затрат, связанных с его
обслуживанием (печатающие картриджи приходится менять чаще). В таблице 5.2
приведены основные характеристики лазерных и струйных принтеров. На основе
данных таблицы можно сделать выбор — принтер HP LaserJet 6L является наиболее
подходящим к нашим требованиям. У него высокая скорость печати (6 стр/мин),
объем оперативной памяти 2 Мб (для наших задач этого вполне достаточно),
месячный объем печати совпадает с требуемым и очень хороший показатель уровня
шума (лучший в таблице).
Таблица
5.2
Основные характеристики
принтеров
Наименование принтера |
Основные характеристики |
|||||
Разрешение |
Скорость |
Объем подачи |
Оперативная |
Месячный объем печати |
Уровень шума в процессе |
|
HP LaserJet 5L |
600 dpi |
4 |
100 |
1-2 Mb |
2500 cтр. |
46 Дб |
HP LaserJet 6L |
600 dpi |
6 |
150 |
2 Mb |
4000 стр. |
44 Дб |
Samsung MyJet SI-630A |
600*300 dpi |
4 cтр/мин |
100 |
512 Kb |
500 стр. |
48 Дб |
HP DeskJet 600 |
600*300 dpi |
4 |
100 |
512 Kb |
1000 стр. |
49 Дб |
HP DeskJet 660C |
600*300 dpi |
3 |
100 |
512 Kb |
1000 стр. |
49 Дб |
HP DeskJet 1600 C |
600 dpi |
8 |
150 |
4 Mb |
3000 стр. |
46 Дб |
5.2 Обоснование проектных решений по
программному обеспечению
В качестве ОС клиентских машин целесообразно выбрать Windows 98, Windows 2000 Professional, Windows Millenium Edition, Windows NT Workstation 4.0 (локализованную версию), как
одну из наиболее хорошо поддерживаемых клиентских ОС.
СУБД
представляет собой совокупность программных и языковых средств, предназначенных
для создания, ведения и использования баз данных. Являясь специализированным
ППП, СУБД позволяет расширить возможности операционной системы в области
управления БД.
По признаку
поддерживаемой логической модели БД различают сетевые, иерархические и
реляционные СУБД. Поскольку было принято решение о разработке реляционной БL,
то выбор СУБД должен осуществляться из СУБД реляционного типа. Тем более что
они в настоящее время являются фактическим промышленным стандартом. Системы
управления реляционными базами данных отличают от других следующие
преимущества: независимость хранения физических данных и логических структур;
простой и гибкий доступ ко всем данным; гибкость в разработке приложений и
проектировании БД; оптимальное использование физического пространства и
уменьшение избыточности. К числу наиболее распространенных СУБД, используемых
для решения задач на клиенте относятся: dBase, FoxBase,
FoxPro, Clipper, Paradox,
Access, а для поддержки общесистемной БД применяют
промышленные СУБД: Informix, Oracle, Sybase, Interbase, MS SQL и др.
В качестве
основных критериев выбора СУБД могут выступать: простота использования и
удобный интерфейс; поддержка многопользовательского режима; высокая производительность;
разработка прикладных программ; наличие сопроводительной документации; сервис и
поддержка; адекватная стоимость.
Для решения
комплекса задач на рабочем месте специалиста отдела АСУ будет использована
система управления базами данных — Microsoft Access.
При выборе средств разработки был проведен анализ наиболее
распространенных сред программирования для операционной системы Windows.
Продукты фирмы Microsoft:
—
Microsoft
Visual C++;
—
Microsoft
Visual Basic.
Продукты фирмы IBM:
—
IBM
Visual Age.
Продукты фирмы Borland:
· Borland C++;
· Borland Delphi;
· Borland C++ Builder.
Microsoft Visual C++ является наиболее популярным средством среди разработчиков
программного обеспечения в ОС Windows.
Эта среда предоставляет широкие возможности по созданию, отладке и
документированию программ, содержит библиотеку функций и объектов для работы с
операционной системой Microsoft Foundation Classes (MFC), поддерживает технологии работы с данными (ODBC, OLE, COM).
Все это в сочетании с мощным языком программирования C++ делает данный продукт
весьма привлекательным.
Microsoft Visual Basic является удобным средством визуального проектирования,
поддерживающим технологии работы с данными, Internet и доступа к ресурсам операционной
системы. Тем не менее, эта среда практически не предназначена для разработки
сложных самостоятельных программ и служит, преимущественно, в качестве ядра для
поддержки продуктов Microsoft: Microsoft Office, Microsoft FoxPro и других.
IBM Visual Age является менее распространенным средством разработки.
Эта среда ориентирована, в первую очередь, на создание приложений для работы с Internet и включает компиляторы языков C++ и Java. Visual Age, тем не менее,
не обладает большими возможностями для создания интерфейса и не содержит обширной
библиотеки объектов для работы с операционной системой.
Borland C++ версии 5 является мощным компилятором языка C++ и предоставляет полноценную среду
программирования. Поддерживаются объектно-ориентированные библиотеки Microsoft Foundation Classes (MFC) и
Object Windows Library (OWL).
К сожалению, этот продукт устарел и не полностью соответствует последним
стандартам языка, а также не поддерживает визуального проектирования.
Borland Delphi и Borland C++ Builder являются мощными средствами
разработки, основанными на использовании визуальных компонентов. Эти продукты
предоставляют удобную среду программирования, поддерживают современные
технологии работы с данными, графикой и системными ресурсами. Механизм работы с
базами данных Borland Database Engine (BDE)
является простым, удобным и достаточно эффективным средством. Borland Delphi и Borland C++ Builder включают также обширную библиотеку
визуальных компонентов Visual Components Library (VCL).
Исходя из назначения и функций автоматизированной системы,
была выбрана среда программирования Borland Delphi. Delphi — это комбинация нескольких
важнейших технологий:
—
высокопроизводительный
компилятор в машинный код;
—
объектно-ориентированная
модель компонент;
—
визуальное (а,
следовательно, и скоростное) построение приложений из программных прототипов;
—
масштабируемые
средства для построения баз данных.
Компилятор в машинный код
Компилятор, встроенный в Delphi,
обеспечивает высокую производительность, необходимую для построения приложений.
Этот компилятор в настоящее время является самым быстрым в мире. Он предлагает
легкость разработки и быстрое время проверки готового программного блока,
характерного для языков четвертого поколения (4GL) и в то же время обеспечивает
качество кода, характерного для компилятора 3GL.
В процессе построения приложения разработчик выбирает из палитры
компонент готовые компоненты. Еще до компиляции он видит результаты своей
работы — после подключения к источнику данных их можно видеть отображенными на
форме, можно перемещаться по данным, представлять их в том или ином виде. В
этом смысле проектирование в Delphi
мало чем отличается от проектирования в интерпретирующей среде, однако после
выполнения компиляции мы получаем код, который исполняется в 10-20 раз быстрее,
чем то же самое, сделанное при помощи интерпретатора. Кроме того, в Delphi компиляция производится
непосредственно в родной машинный код, в то время как существуют компиляторы,
превращающие программу в так называемый p-код, который затем интерпретируется
виртуальной p-машиной. Это не может не сказаться на фактическом быстродействии
готового приложения.
Объектно-ориентированная модель программных компонент
Основной упор этой модели в Delphi делается на максимальном реиспользовании кода. Это позволяет
разработчикам строить приложения весьма быстро из заранее подготовленных
объектов, а также дает им возможность создавать свои собственные объекты для
среды Delphi. Никаких ограничений по типам
объектов, которые могут создавать разработчики, не существует. Действительно,
все в Delphi написано на нем же, поэтому разработчики
имеют доступ к тем же объектам и инструментам, которые использовались для
создания среды разработки. В результате нет никакой разницы между объектами, поставляемыми
Borland или третьими фирмами, и объектами, которые вы можете создать.
В стандартную поставку Delphi
входят основные объекты, которые образуют удачно подобранную иерархию из 270
базовых классов, однако существует список свободно распространяемых или
коммерческих компонент, разработанных третьими фирмами, количество этих фирм в
настоящее время превышает число 250. На Delphi можно одинаково хорошо писать как приложения к
корпоративным базам данных, так и, к примеру, игровые программы. Во многом это
объясняется тем, что традиционно в среде Windows было достаточно сложно
реализовывать пользовательский интерфейс. Событийная модель в Windows всегда
была сложна для понимания и отладки. Но именно разработка интерфейса в Delphi является самой простой задачей для
программиста.
Визуальное построение приложений из программных прототипов
Cреда Delphi включает в себя полный набор
визуальных инструментов для скоростной разработки приложений RAD,
поддерживающей разработку пользовательского интерфейса и подключение к
корпоративным базам данных. VCL — библиотека визуальных компонент, включает в
себя стандартные объекты построения пользовательского интерфейса, объекты
управления данными, графические объекты, объекты мультимедиа, диалоги и объекты
управления файлами, управление DDE и OLE. Единственное, что можно поставить в вину
Delphi, это то, что готовых компонент,
поставляемых Borland, могло бы быть и больше. Однако, разработки других фирм, а
также свободно распространяемые программистами freeware-компоненты уже
восполнили этот недостаток. В Visual Basic соответствующий стандарт компонент
назывался VBX. И этот стандарт так же поддерживается в Delphi. Однако, визуальные компоненты в Delphi обладают большей гибкостью.
Вспомним, в чем была проблема в VB. Прикладной программист программировал,
вообще говоря, в среде языка Бэйсик. А компоненты в стандарте VBX готовили ему
его коллеги-профессионалы на С++. В Delphi визуальные компоненты пишутся на объектном Паскале, на том же Паскале,
на котором пишется алгоритмическая часть приложения. И визуальные компоненты Delphi получаются открытыми для надстройки
и переписывания.
Масштабируемые средства для построения баз данных
Объекты БД в Delphi основаны на
SQL и включают в себя полную мощь Borland Database Engine. В состав Delphi также включен Borland SQL Link, поэтому
доступ к СУБД Oracle, Sybase, Informix и InterBase происходит с высокой
эффективностью. Кроме того, Delphi
включает в себя локальный сервер Interbase для того, чтобы можно было разработать
расширяемые на любые внешние SQL-сервера приложения в офлайновом режиме.
Разработчик в среде Delphi,
проектирующий информационную систему для локальной машины (к примеру, небольшую
систему учета медицинских карточек для одного компьютера), может использовать
для хранения информации файлы формата .dbf (как в dBase или Clipper) или .db
(Paradox). Если же он будет использовать локальный InterBase for Windows 4.0
(это локальный SQL-сервер, входящий в поставку), то его приложение безо всяких
изменений будет работать и в составе большой системы с архитектурой
клиент-сервер. В этом и заключается масштабируемость на практике — одно и то же
приложение можно использовать как для локального, так и для более серьезного клиент-серверного
вариантов.
6 Информационная модель
На основе модели данных будет сгенерирована база данных
информационной системы.
Установив связи между таблицами по ключам связи, отображая
связи соответствующих информационных объектов, изображаем графически (рисунок
6.1) логическую структуру базы данных в виде схемы.
Рис. 6.1
Первоначально исходные данные были представлены, как в виде
файлов различного формата, так и в виде документов и различных журнальных записей.
Необходимо было внимательно их изучить, систематизировать и
составить таблицы таким образом, чтобы их можно было использовать при
проектировании базы данных.
Полная информация o ПЭВМ и его о комплектующих, а так же сведения о мониторах и периферийных
устройствах представлены в таблице «состав» (таблица 6.1).
Таблица 6.1
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
||||
1 |
Наименование процессора |
CPU NAME |
Teкcтoвый |
20 |
||||
2 |
Частота работы процессора, МГц |
CPU MHZ |
Чиcлoвoй |
Целое |
||||
3 |
Тип памяти |
RAM |
Teкcтoвый |
12 |
||||
4 |
Объем памяти, Мб |
RAM V |
Чиcлoвoй |
Целое |
||||
5 |
Имя винчестера |
HDD |
Teкcтoвый |
20 |
||||
6 |
Объем винчестера |
HDD SIZE |
Чиcлoвoй |
Одинарное с плавающей точкой |
||||
7 |
Имя дисковода |
FDD NAME |
Teкcтoвый |
20 |
||||
8 |
Тип дисковода |
FDD |
Teкcтoвый |
7 |
||||
9 |
Название видеокарты |
VGA NAME |
Teкcтoвый |
20 |
||||
10 |
Объем видеопамяти |
VGA V |
Чиcлoвoй |
Одинарное с плавающей точкой |
||||
11 |
Тип видеокарты |
VGA TYPE |
Teкcтoвый |
20 |
||||
12 |
Имя материнской платы |
MB |
Teкcтoвый |
20 |
||||
13 |
Тип корпуса |
CASE |
Teкcтoвый |
5 |
||||
14 |
Имя звуковой карты |
SOUND |
Teкcтoвый |
20 |
||||
15 |
Имя привода СD-ROM |
CD_ROM |
Teкcтoвый |
20 |
||||
16. |
Скорость привода СD-ROM |
CD_ROM |
Чиcлoвoй |
Целое |
||||
17 |
Имя модема |
MODEM |
Teкcтoвый |
20 |
||||
18 |
Тип модема |
MODEM |
Teкcтoвый |
5 |
||||
19 |
Имя сетевой карты |
NETCARD |
Teкcтoвый |
20 |
||||
20 |
Тип сетевой карты |
NET |
Teкcтoвый |
5 |
||||
21 |
Инвентарный номер |
INV NUMB |
Teкcтoвый |
20 |
||||
Для того чтобы пользователю было удобно использовать систему,
в ней необходимо предусмотреть ряд справочников. Все они могут быть пополнены и
изменены в зависимости от необходимости. К нормативно-справочной информации в
проектируемой системе можно отнести следующие справочники:
·
справочник
сотрудников;
·
справочник фирм
поставщиков;
·
справочник
отделов;
·
справочник типов
периферии.
Нормативно справочная информация
представлена в виде таблиц 6.2-6.5
Справочник сотрудников содержит
основные личные данные о сотрудниках предприятия. Это такие данные как фамилии,
имя, отчество сотрудника и его должность. Все эти данные необходимы для
нормального ведения учета средств вычислительной техники на предприятии и
быстрого поиска основных сведений о сотрудниках.
Таблица 6.2
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
1 |
ФИО сотрудника |
Name |
Teкcтoвый |
50 |
2 |
Занимаемая сотрудником дoлжнocть |
Job |
Teкcтoвый |
50 |
3 |
Отдeл в котором работает сотрудник |
Depart |
Числовой |
Длинное целое |
Справочник фирм поставщиков содержит
информацию о фирмах-поставщиках, обслуживающих фирмах и ремонтных мастерских.
Данный справочник является необходимым для получения полной информации о фирме,
которая производит гарантийное или сервисное обслуживание средств вычислительной
техники на предприятии и программного обеспечения.
Таблица 6.3
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
1 |
Наименование поставщика |
Name |
Teкcтoвый |
50 |
2 |
Адрес предприятия |
Address |
Teкcтoвый |
50 |
3 |
Телефоны |
Phone |
Текстовый |
20 |
4 |
Контактное лицо |
Contact |
Teкcтoвый |
50 |
Справочник отделов содержит сведения
об отделах предприятия (таблица 6.4).
Таблица 6.4
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
1 |
Наименование отдела |
Name |
Teкcтoвый |
50 |
Справочник типов периферии содержит
сведения типах периферийных устройств, использующихся на предприятии (таблица 6.5).
Таблица 6.5
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
1 |
Тип периферии |
Type |
Teкcтoвый |
50 |
Вся выходная информация будет представлена в виде отчета о
составе всего парка вычислительной техники имеющегося на предприятии, с полями,
представленными в таблице 6.6, отчета о сотрудниках с полями, представленными в
таблице 6.7 и отчета о сданных в ремонт с полями, представленными в таблице
6.8.
Таблица 6.6
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
1 |
Инвентарный номер |
Snum |
Текстовый |
50 |
2 |
Номер |
id |
Счетчик |
Целое |
3 |
Дата покупки |
dtbuy |
Дата/время |
Краткий формат даты |
4 |
Ответственное лицо |
Name |
Teкcтoвый |
50 |
Таблица 6.7
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
1 |
ФИО |
Сотрудники_Name |
Teкcтoвый |
50 |
2 |
Должность |
Job |
Teкcтoвый |
50 |
3 |
Название отдела |
Отделы_Name |
Teкcтoвый |
50 |
Таблица 6.8
№ п/п |
Наименование данных |
Условное наименование |
Тип данных |
Формат |
1 |
Номер |
Id |
Счетчик |
Целое |
2 |
Инвентарный номер |
Snum |
Текстовый |
50 |
3 |
Ответственный |
Сотрудники_Name |
Текстовый |
50 |
4 |
Начало обслуживания |
dtStart |
Дата/время |
Краткий формат даты |
5 |
Окончание обслуживания |
DtEnd |
Дата/время |
Краткий формат даты |
6 |
Описание |
Comment |
Memo |
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате преддипломной практики было проведено полное
обследование объекта автоматизации, собраны сведения о состоянии парка вычислительной
техники предприятия и систематизированы имеющиеся материалы для составления
базы данных.
Разработана концепция создания автоматизированного рабочее
места инженера по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники
АРМ будет позволять производить учет вычислительной техники по комплектующим,
контролировать комплектность оборудования, учитывать расходные материалы на
складе и установленное программное обеспечение.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ
СПИСОК
1.
Microsoft
Access 2000, М.: БИНОМ, 1999, 200 с.
2.
DELPHI 7, Санкт-Петербург: ПИТЕР, 467 с.
3.
Автоматизированные
информационные технологии в экономике / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.:ЮНИТИ,
2000.
4.
Аглицкий
И. Автоматизация управления предприятием // www.lexaudit.ru.
5.
Аглицкий И.
Информационные технологии и бизнес // Эксперт автоматизации № 29, 1997.
6.
Багриновский
К.А., Хрусталев Е.Ю. Новые информационные технологии // ЭКО №7, 1996.
7.
Карминский А. М.,
Нестеров П. В. Информатизация бизнеса. — М: Финансы и статистика, 1997. – 416с.
8.
Карху Л.
Объектно-ориентированный подход к автоматизации технологических процессов //
Эксперт автоматизации №12, 1996.
9.
Маклаков С.В.
Моделирование бизнес-процессов с BPWin
4.0. – М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 2002. – 224с.
10.
Мамиконов А.Г.
Проектирование АСУ: Учебник для специальности АСУ вузов. – М.: Высшая школа,
1997.
11.
Никитин А.В.
Оптимизация учета на предприятии. Саратов, 1998.
12.
Оптимизация
информационных потоков // http://www.eme.ru.
13.
Парамонов Ф. И.,
Колесниченко О. В. Основы проектирования АСУП: Учебное пособие. — М.: Изд-во
МАИ, 1995. — 92с.
14.
Позин Б.А. CASE:
автоматизация проектирования программных средств // Человек и компьютер. —
1993. — № 5.
15.
Проектирование
ЭИС. / Г.Н. Смирнова,
А.А Сорокин, Ю.Ф. Тельнов, Москва 2001, с. 443.
16.
Шмален Г. Основы
и проблемы экономики предприятия, М., «Финансы и статистика», 1997.
В настоящее время рынок информационных технологий и телекоммуникаций переживает период подъёма после кризиса. Растёт потребность организаций в автоматизации бизнес-процессов. В связи с этим увеличивается спрос не только на оборудование вычислительных центров, но и на организацию и поддержку оборудования.
Вопросы управления бизнес-процессами особо актуальны для компаний в России. Особенно это касается такой новой сферы разработки программного обеспечения, как тестирование.
Ключевые слова: автоматизация, MicrosoftVisualStudio 2010 TestProfessional,AtlassianJIRA, принципы автоматизации, стратегии автоматизации.
Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.
Ввиду новизны данного направления, а именно — автоматизации процессов организации, полнофункциональных средств не так уж и много.
Наиболее популярные решения автоматизации:
1 MicrosoftVisualStudio 2010 TestProfessional.
MicrosoftVisualStudio 2010 TestProfessional — специализированный набор средств для групп контроля качества, который упрощает планирование и выполнение ручных тестов. TestProfessional используется вместе со средой VisualStudio, что обеспечивает эффективную совместную работу разработчиков и тестеров в течение всего цикла разработки приложения.
Преимущества этой программы показаны на рисунке 1.
Рис. 1. Преимущества программы MicrosoftVisualStudio 2010 TestProfessional
2 Atlassian JIRA.
Atlassian JIRA — коммерческая система отслеживания ошибок, предназначена для организации общения с пользователями, хотя в некоторых случаях систему можно использовать для управления проектами. Разработана компанией Atlassian Software Systems. [1]
Существует несколько этапов, посредством которых осуществляется разработка систем автоматизации:
‒ Разработка и согласование технического задания, определение дополнительных функций и возможностей;
‒ Определение типа автоматизированной системы;
‒ Разработка внешнего оформления (дизайна), согласование;
‒ Определение предположительного уровня владения компьютером пользователей системы;
‒ Тестирование всех модулей, и внедрение;
‒ Сборка программы согласно тех. заданию и принятому внешнему оформлению;
Существует четыре варианта стратегии автоматизации, которые описаны в таблице 1.
Таблица 1
Варианты стратегий автоматизации
№ |
Стратегия |
Описание |
1 |
Хаотичная |
Состоит из набора автоматизированных участков, не связанных друг с другом. Такая автоматизация определяется оперативными задачами и обычно не отражается в стратегических планах компании |
2 |
По участкам |
Представляет собой процесс автоматизации отдельных функциональных участков |
3 |
По направлениям |
Отличается от автоматизации по участкам тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений, деятельность которых связана с направлением автоматизации. |
4 |
Полная |
Предполагает автоматизацию абсолютно всех бизнес-процессов компании. |
Как видно из таблицы 1, существует четыре вида стратегий автоматизации предприятия: хаотичная, по участкам, по направлениям и полная.
Разработка и внедрение системы автоматизации какого-либо отдела предприятия должна осуществляться следующим образом:
1. Предпроектный аудит.
Компания-разработчик вместе с заказчиком проводят предпроектное исследование автоматизируемого участка. Определяются функциональные требования.
2. Выбор оптимального решения.
На втором этапе заказчик с разработчиком выбирают максимально эффективный вариант реализации системы автоматизации.
3. Разработка технического задания.
Составление максимально подробного технического задания. Формулирование и документирование всех необходимых задач. Согласование с заказчиком и разработчиком текста технического задания, во избежание двоякого понимания тезисов.
4. Кодирование.
Написание кода продукта в соответствии с текстом технического задания. Отладка программы.
5. Тестирование.
Проверка работоспособности программы на платформе заказчика. Все выявленные ошибки отправляются разработчику на доработку.
6. Сдача проекта.
Демонстрация заказчику возможностей, описанных в техническом задании.
Существующие варианты разработки и внедрения автоматизированных систем описаны в таблице 2.
Таблица 2
Варианты разработки ивнедрения систем автоматизации
№ |
Вариант |
Описание |
1 |
Разработка системы собственными ресурсами |
Позволяет масштабировать и изменять систему в любой момент времени. Требует внушительных затрат на разработку и поддержку. |
2 |
Использование стороннего разработчика |
Позволяет создать гибкую систему управления. Затраты на разработку и поддержку сильно превышают использование прототипов или готовой системы. |
3 |
Использование прототипов |
Довольно гибкий вариант. В настоящее время не сильно распространены. Использование прототипов сторонней тематики может обернуться непониманием специалистов терминологии системы. |
4 |
Приобретение готовой системы |
Позволяет сэкономить средства на разработку. Она предусматривает ряд функционала, кажущийся на первый взгляд неэффективным, но приобретающий важность в процессе эксплуатации. |
Из описанной таблицы видно, что существует всего 4 варианта разработки и внедрения автоматизированных систем: разработка системы собственными ресурсами, использование стороннего разработчика, а также использование прототипов и приобретение готовой системы.
Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами. [2]
Основные принципы автоматизации предприятия описаны в таблице 3.
Таблица 3
Основные принципы автоматизации предприятия
№ |
Принцип |
Описание |
1 |
Принцип согласованности |
Все действия в автоматизируемом процессе должны быть согласованы между собой и со входами и выходами процесса. В случае рассогласования действий может произойти нарушение выполнения процесса |
2 |
Принцип интеграции |
Автоматизируемый процесс должен иметь возможность интегрироваться в общую среду организации. На различных уровнях автоматизации интеграция выполняется по-разному, но суть принципа остается неизменной. Автоматизация процессов должна обеспечивать взаимодействие автоматизируемого процесса с внешней средой |
3 |
Принцип независимости исполнения |
Автоматизируемый процесс должен выполняться самостоятельно, без участия человека, либо с минимальным контролем со стороны человека. Человек не должен вмешиваться в процесс, если процесс выполняется в соответствии с установленными требованиями. |
Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов.
Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.
Уровни управления принято разделять на:
‒ оперативный;
‒ тактический;
‒ стратегический.
В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации, указанные в таблице 4.
Таблица 4
Уровни автоматизации
№ |
Уровень |
Описание |
1 |
Нижний уровень или уровень исполнителей |
На этом уровне осуществляется автоматизация регулярно выполняющихся процессов. Автоматизация процессов направлена на выполнение оперативных задач, поддержания установленных параметров, сохранения определенных режимов работы |
2 |
Уровень управления производством или тактический уровень |
Автоматизация процессов этого уровня обеспечивает распределение задач между различными процессами нижнего уровня. Примерами таких процессов являются процессы управления производством, процессы управления ресурсами, документами и т. п. |
3 |
Уровень управления предприятием или стратегический уровень |
Автоматизация процессов уровня управления предприятием обеспечивает решение аналитических и прогнозных задач. Этот уровень автоматизации необходим для поддержки работы высшего звена управления организацией. Он направлен на финансово-хозяйственное и стратегическое управление. |
Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации, например:
‒ CRM системы;
‒ ERP системы;
‒ OLAP системы.
Все системы автоматизации можно разделить на три базовых типа, описанных на рисунке 2.
Рис. 2. Типы систем автоматизации
Типы систем автоматизации включают в себя:
1. Неизменяемые системы.
Это системы, в которых последовательность действий определяется конфигурацией оборудования или условиями процесса и не может быть изменена в ходе процесса.
2. Программируемые системы.
Это системы, в которых последовательность действий может изменяться в зависимости от заданной программы и конфигурации процесса. Выбор необходимой последовательности действий осуществляется за счет набора инструкций, которые могут быть прочитаны и интерпретированы системой.
3. Гибкие (самонастраиваемые) системы.
Это системы, которые способны осуществлять выбор необходимых действий в процессе работы. Изменение конфигурации процесса (последовательности и условий выполнения операций) осуществляется на основании информации о ходе процесса.
Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы. [3]
Литература:
- Л. Г. Гагарина, Д. В. Киселёв, Е. Л. Федотова. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем. — Издательство «Инфра-М», Москва, 2007.
- Л. А. Николаева, М. А. Сачко, Г. П. Старкова Информационные системы в развитии инфраструктуры поддержки малого инновационного бизнеса. http://cyberleninka.ru/article/n/informatsionnye-sistemy-v-razvitii-infrastruktury-podderzhki-malogo-innovatsionnogo-biznesa
- Автоматизация процессов. KPMS. http://www.kpms.ru/Automatization/Process_ automation.htm.
Основные термины (генерируются автоматически): автоматизация процессов, техническое задание, система, JIRA, автоматизируемый процесс, использование прототипов, уровень автоматизации, уровень управления, готовая система, процесс.
Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота на примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем, что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех деловых процессов предприятия.
Оглавление
Введение
Глава 1. Бумажный и электронный документооборот
Глава 2. Системы электронного документооборота
2.1Классификация систем электронного документооборота
2.2Сравнение существующих систем электронного документооборота
2.2.1Система электронного документооборота «Directum»
2.2.2Система электронного документооборота «Docs Vision»
2.2.3Система электронного документооборота «Е1 Евфрат»
2.2.4Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8»
2.2.5Сравнительная таблица систем электронного документооборота
2.3Обзор системы электронного документооборота Directum
2.3.1Общее описание системы
2.3.2Обзор модулей системы
Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
3.1Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота
3.1.1Цели внедрения системы электронного документооборота
3.1.2Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота
3.1.3Основные принципы внедрения системы электронного документооборота
3.1.4Этапы внедрения системы электронного документооборота
3.1.5Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты
3.2Модель процесса AS IS
3.2.1Обозначение элементов моделирования
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
3.2.2Описание процедуры и построение модели AS IS
3.2.3Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
3.2.4Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (ПриказыРаспоряжения)» в подразделениях предприятия
3.3Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота
3.4Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
3.5Требования к системе электронного документооборота предприятия
3.5.1Требования к системе электронного документооборота
3.5.2Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота
Заключение
Библиографический список
Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
Введение
Автоматизация бизнес-процессов внутреннего документооборота на примере производственного предприятия является актуальной темой в связи с тем, что позволяет решать такие задачи, как повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Электронный документооборот обеспечивает организацию и контроль всех деловых процессов предприятия.
На сегодняшний день большое количество компаний — от малых предприятий до крупных организаций — испытывают трудности с внутренним документооборотом. Очень часто документы теряются, о них забывают или же приходят в негодность. Помимо этого, проблемой многих организаций является согласование документов: последовательность, с которой должен согласовываться документ, а также зачастую это касается и расположения офисов предприятия. Иногда, чтобы согласовать документ с контрагентом, офис которого находится за несколько километров от главного офиса предприятия, сотруднику приходится тратить на дорогу свое рабочее время, соответственно, на это уходит оплачиваемое время работника, которое он мог бы проводить с большей пользой на своем рабочем месте, выполняя свои прямые обязанности. Соответственно, возрастают издержки в виде оплаты транспорта и рабочего времени сотрудника, которое прошло впустую.
Прямым решением проблем такого типа является внедрение системы электронного документооборота (далее СЭД), которая будет настроена под конкретное предприятие. Разумеется, помимо решения вышеперечисленных проблем, система включает в себя огромное количество полезных функций, которые будут рассмотрены в работе.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
Данная выпускная квалификационная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном производственном предприятии, которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.
Объектом исследования являются процессы внутреннего документооборота производственного предприятия.
Предметом исследования является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией»
Цель работы заключается в моделировании и анализе процессов внутреннего документооборота производственного предприятия.
Помимо перехода с бумажного документооборота на электронный документооборот, улучшение работы предприятия также будет происходить за счет усовершенствования его бизнес-процессов и, как следствие, грамотно спроектированной схемы документооборота, что позволит сократить время полного прохождения документа по всему маршруту.
Для достижения поставленной цели были сформулированы такие задачи, как:
·проведение анализа систем электронного документооборота;
·изучение функциональных возможностей системы электронного документооборота Directum;
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
·изучение нормативной и методической документации предприятия;
·построение модели AS IS для процессов внутреннего документооборота компании;
·формирование предложений по усовершенствованию процессов предприятия;
·построение модели TO BE на основе предложений по усовершенствованию процессов в рамках системы электронного документооборота Directum.
В ходе написания выпускной квалификационной работы будет рассмотрена система электронного документооборота Directum и будет разработан проект автоматизации бизнес-процессов исходя из технического проекта, составленного по требованиям производственного предприятия в рамках вышеупомянутой СЭД.
Глава 1. Бумажный и электронный документооборот
Если мы хотим говорить о разновидностях документооборота, бумажного и электронного, то логично было бы сначала дать определение таким понятиям, как «бумажный носитель» и «электронный документ». Ведь вся работа с бумажным документооборотом строится на взаимодействии с бумажными носителями, соответственно, как и работа с электронным документооборотом стоится на взаимодействии с электронными документами.
Бумажный документ представляет собой бумагу, на которой находится какая-либо информация. Бумажный документ может применяться для хранения, записи, чтения, передачи или распространения какой-либо информации. Им может являться что угодно — от обыкновенной записки — до приказа высшего руководства. Бумажный документ и по сей день является важнейшим способом хранения информации — так как до сих пор существует ряд документов, которые по ГОСТу [1] необходимо хранить в бумажном виде в архиве. Более того, по ГОСТу необходимо соблюдать множество правил: начиная от шрифта, и заканчивая форматом листа бумаги. Тем не менее, бумага является недостаточно надежным носителем информации, так как ее легко можно потерять, помять, порвать, испачкать — вследствие чего, бумажный документ может прийти в негодность.
Бумажный документооборот в организации представляет собой движение бумажных документов по какому-то фиксированному маршруту. С ростом организации увеличивается и количество документов, соответственно растет и бумажный документооборот. Рост бумажного документооборота влечет за собой большое количество проблем, связанных с путаницей документов и прочими подобными проблемами. Конечно же есть и плюсы в том, чтобы вести бумажный документооборот. В первую очередь, из-за отсутствия затрат на приобретение компьютеров и программного обеспечения. Не стоит забывать и об обучении сотрудников предприятия, которое может стоить немалое количество денег. Небольшие компании просто не могут себе позволить приобрести систему электронного документооборота, не говоря уж о самих компьютерах (а они, к слову, тоже должны быть хорошо укомплектованы, чтобы система могла полноценно работать без каких-либо задержек). Во-вторых, в некоторых случаях бумажный документооборот надежнее электронного. Например, данные, которые были занесены в журнал регистрации, не могут быть взломаны и скопированы компьютерными мошенниками.
Электронный документ — это информация, представленная в электронной форме. Электронный документ может восприниматься человеком с использованием компьютеров, а также для передачи по средствам сети интернет или обработки в информационных системах.
Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.
Электронный документооборот — это своеобразное движение электронного документа в системе с момента его создания или получения до момента завершения исполнения или отправления. Электронный документооборот существует как внутренний, так и внешний.
Внутренний документооборот, о котором говорится в данной работе, касается внутренних документов предприятия. Например, приказы, служебные записки, заявления или распоряжения. То есть электронный документ не выходит за пределы предприятия в ходе полного прохождения своего маршрута.
Внешний документооборот представляет собой обмен документами между предприятиями. Например, исходящие и входящие письма. В этом случае, если система электронного документооборота установлена только у одного предприятия, а у второго она отсутствует, то приходится документ из электронного вида распечатывать в бумажный, как и в обратном случае — входящее письмо сканировать или заносить в систему вручную.
Глава 2. Системы электронного документооборота
.1 Классификация систем электронного документооборота
International Data Corporation (далее IDC) является аналитической фирмой, которая специализируется на исследовании рынка информационных технологий. Организация является подразделением компании International Data Group. На сегодняшний день в IDC работают более тысячи аналитиков в 110 странах мира. [2]
По мнению аналитиков IDC системы электронного документооборота можно разделить на следующие типы:
·СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-processes EDM). Системы такого типа обеспечивают полный жизненный цикл (далее ЖЦ) работы с документами.
·Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы такого типа позволяют обеспечить корпоративную инфраструктуру для работы с документами. Базовые функции такого типа СЭД очень схожи с СЭД, ориентированными на бизнес-процессы. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Система, которая будет рассмотрена в данной выпускной квалификационной работе как раз-таки будет являться корпоративной системой электронного документооборота.
·Системы управления содержимым (content management systems). Такие системы обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого. Облегчается задача обмена информацией между приложениями благодаря тому, что она хранится не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера.
·Системы управления информацией (information management systems) — более привычное названия для нас — порталы. Такие системы обеспечивают объединение информации, управление информацией и доставку информации через интернет.
·Системы управления изображениями (образами) (imaging systems). С их помощью осуществляется переход документа из бумажного состояния в электронную форму (обычно в формате TIFF). В число базовых функций входят: сканирование, хранение, поиск и прочие.
.2 Сравнение существующих систем электронного документооборота
В данной работе будут изучены системы электронного документооборота Directum, Docs Vision, Е1 Евфрат, 1С: Документооборот 8.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
Выбор данных систем электронного документооборота связан с тем, что они занимают более 50% регионального рынка СЭД по информации ГК «ИВС».
В ходе исследования вышеупомянутых систем электронного документооборота было выявлено, что каждая из систем выделяет такие преимущества, как:
1.Масштабируемость. Это означает, что системой могут пользоваться одновременно от десятков до десятков тысяч пользователей. Также в системе могут храниться от тысяч до миллионов документов.
2.Гибкость настройки. Есть возможность настроить систему под конкретное предприятие исходя из пожеланий заказчика.
.Привычный интерфейс. В каждой из систем используется так называемый «дружелюбный» интерфейс, который позволяет легко адаптироваться к системе.
.Взаимодействие с другими системами. Очень часто требуется наличие интеграции с другими системами, например, с 1 С: Предприятие. Рассмотренные системы электронного документооборота также обладают такой возможностью.
Далее будут рассмотрены различия между системами.
2.1.1 Система электронного документооборота «Directum»
СЭД Directum позиционирует себя как корпоративная система электронного документооборота (Enterprise Content Management). [3]
Помимо упомянутых ранее преимуществ СЭД Directum также располагает такими возможностями, как:
.Возможность работы в облаке (IaaS решения). На текущем этапе для тестирования системы развернут демо-стенд системы в SaaS-облаке. Такая возможность позволяет иметь доступ к системе электронного документооборота в любое время и в любом месте.
.Возможность работы как в desktop-клиенте, так и с мобильных устройств. Недавним введением является то, что в системе можно работать с iPad и планшетов Surface.
.Возможность применения ЭЦП (электронная цифровая подпись). ЭЦП позволяет подписывать документы в системе, при этом гарантируя авторство подписи, и неизменность текста документа после его подписания. Наличие такой возможности является несомненным достоинством системы, так как позволяет экономить рабочее время сотрудников организации.
.Есть возможность распознавания документов. При желаний заказчик может ставить штрих-код на документы, благодаря чему в системе упростится поиск документов, а также получение информации о них.
Существует три вида вариантов поставки СЭД Directum: Lite, Standard, Enterprise. Вид поставки зависит от количества одновременно работающих с системой пользователей.
Lite. Является облегченным вариантом поставки системы как для небольших организаций, так и для подразделений крупных компаний. Количество пользователей системы соответствует числу приобретенных базовых клиентских лицензий. В данном варианте поставки максимальное число пользователей составляет 50.
Standard. Вариант поставки системы, предназначенный для средних организаций. В системе одновременно может работать до 100 человек. Вариант поставки предполагает покупку конкурентных лицензий, которые дают возможность регистрировать в системе большее число пользователей, чем общее количество приобретенных лицензий.
Enterprise. Наиболее мощный вариант поставки системы, предназначенный для крупных организаций. Поддерживает высокую масштабируемость и кластерные решения, имеет расширенную функциональность. Количество одновременно работающих пользователей не ограничено. Конечное число пользователей ограничивается возможностями SQL-сервера. Если ресурсов SQL сервера недостаточно — всегда можно приобрести более мощный. Независимые испытания компании Directum подтвердили одновременную стабильную работу 10 000 пользователей.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
Помимо приобретения базовых лицензий, в большинстве случаев, заказчику необходимо приобретать дополнительные модули, которые позволяют расширить функционал системы. Да и в целом производить некоторые изменения системы, чтобы настроить ее под своё предприятие. А это, соответственно, стоит тоже немалых затрат.
На сегодняшний день клиентами системы Directum по городу Пермь являются такие компании, как Авиадвигатель, ГСИ-Пермнефтегазстрой, Западно-Уральский Банк Сбербанка России (филиал), Новомет-Пермь, Камский Кабель и многие другие. Более конкретно с клиентами можно ознакомиться на сайте компании.
Что касается цены за внедрение СЭД «Directum», то она формируется из цены на серверные лицензии, цены на базовые клиентские лицензии и цены на клиентские лицензии за дополнительные модули, а также цены на клиентские лицензии за доп. модули. С ценами можно ознакомиться в представленной таблице:
Таблица 2.1. Цены на поставку СЭД Directum
НаименованиеLiteStandardEnterpriseЦена за сервер8.900 р.16.800 р.29.600 р.Цена базовых клиентских лицензийЦена за единицу лицензии1.800 р.6.800 р.11.700 р.Цена за пакет 20 лицензий34.200 р.129.200 р.222.300 р.Цена за пакет 50 лицензий81.000 р.306.000 р.526.500 р.Цена за пакет 100 лицензий544.000 р.936.000 р.Цена за пакет 200 лицензий1.755.000 р.Цены клиентских лицензий на дополнительные модули (цены указаны за единицу пользователя данным модулем)Канцелярия1 950 р.5 900 р.10 200 р.Управление совещаниями и заседаниями1 050 р.3 500 р.6 100 р.Управление взаимодействием с клиентами7 200 р.12 500 р.Управление договорами1 700 р.5 800 р.10 100 р.Обращение граждан и организаций7 700 р.13 400 р.Управление показателями эффективности9 600 р.16 800 р.Быстрая идентификация документов2 700 р.4 600 р.Клиентская лицензия разработчика5 370 р.17 900 р.27 600 р.Цены дополнительных серверных лицензийВеб-доступ59 200 р.96 400 р.Портальные компоненты для SharePoint37 100 р.59 300 р.Агент служб взаимодействия систем41 500 р.66 500 р.Контроллер служб взаимодействия систем110 000 р.110 000 р.Служба файловых хранилищ24 200 р.38 800 р.Служба ввода документов37 300 р.63 000 р.Модуль интеграции с Microsoft OCS/Lync28 600 р.48 600 р.Веб-сервисы интеграции73 100 р.122 500 р.Вторичный сервер репликации150 000 р.Коннектор к 1С:Предприятие 817 580 р.66 200 р.97 00 р.
2.1.2 Система электронного документооборота «Docs Vision»
Данная СЭД позиционирует себя как система управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. [4]
Что касается преимуществ системы, то в ней также реализована ЭЦП и имеется программный продукт для iPad.
Существует также такой инструмент, как Менеджер для Outlook. Он позволяет реализовать рабочее место в системе электронного документооборота непосредственно внутри приложения MS Outlook.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
Также имеется веб-доступ. В данной компании услуга веб-доступа называется «Легкий клиент».
Цены на поставку Docs Vision также как и в Directum варьируются в зависимости от вида серверной лицензии и от количества приобретаемых лицензий:
Таблица 2.2. Цены на поставку Docs Vision
ВидБазовая (до 25)Расширенная (до 100)Корпоративная (до 50 000)Цена за ед. лицензии4 100 р.15 000По запросуЦена за макс. Кол-во лицензий102 500 р.1 500 000По запросу
2.1.3 Система электронного документооборота «Е1 Евфрат»
Е1 Евфрат говорят о своей СЭД как о комплексном программном решении, которое позволяет автоматизировать электронный документооборот, делопроизводство и бизнес-процессы в различных по масштабу государственных учреждениях, коммерческих компаниях и предприятиях, научных и образовательных учреждениях. Внедрение системы обеспечивает как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами. [5]
Что касается стоимости внедрения, то компания предлагает следующие условия:
Таблица 2.3.Цены на поставку СЭД Е1 Евфрат
Кол-во пользователей5-1920-4950-99100-199200 и болееСтоимость за ед. лицензии7.300 р.6.800 р.5.900 р.5.200 р.Обсуждается индивидуальноОбщая стоимость36.500 р. — 138.700 р.136.000 р. — 333.200 р.295.000 р. — 584.100 р. 520.000 р. — 1.034.800 р.Обсуждается индивидуально
Помимо всего прочего, система «Е1 Евфрат» предлагает SaaS (Software as a Service) решение, которое позволяет размещать настроенную серверную компоненту системы заказчика вместе с документами на расположенном в дата-центре сервере компании «Е1 Евфрат». Работа в данной системе осуществляется на условиях ежемесячной арендной платы.
Для заказа SaaS решения компания предусмотрела несколько тарифов:
Таблица 2.4. Тарифы SaaS решений
Наименование тарифа«Экономный»«Базовый»«Профессиональный»«Неограниченный»Условия1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Хранение до 10Гб информации 4.Возможность одновременной работы до 10 пользователей.1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 5 доп. потоков и 3 доп. отчетов 4.Хранение до 30Гб информации 5.Одновременная работа 30 пользователей.1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 10 доп. потоков и 6 доп. отчетов 4.Хранение до 100Гб информации 5.Одновременная работа 60 пользователей 6.Бесплатная тех. поддержка. 1.5 типовых потоков документов 2.9 типов отчета 3.Настройка 20 доп. потоков и 10 доп. отчетов 4.Хранение до 200Гб информации 5.Одновременная работа 100 пользователей 6.Бесплатная тех. поддержка 7.Бесплатное обучение 1 администратора, 1 технолога и 10 пользователей.Цена в месяц10.000 р.27.000 р.49.0 95.0
2.1.4 Система электронного документооборота «1С: Документооборот 8»
Программный продукт «1С: Документооборот 8», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота предприятия. [6]
«1С: Документооборот 8» позволяет:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
Что касается стоимости системы, то она также варьируется в зависимости от многих параметров:
Таблица 2.5. Цены на поставку СЭД «1С: Документооборот 8»
Число рабочих местОбщая стоимость программыКОРППРОФДГУ30-50 (10 активных пользователей)185 400 р.77 400 р.159 000 р.300-500 (100 активных пользователей)504 000 р.396 000 р.477 600 р.1000-2000 (400 активных пользователей)1 572 000 р.1 464 000 р.1 545 600 р.3000-5000 (1000 активных пользователей)3 696 000 р.3 588 000 р.3 669 600 р.
2.1.5 Сравнительная таблица систем электронного документооборота
В ходе сравнения систем электронного документооборота была составлена таблица преимуществ функциональных возможностей рассмотренных ранее систем:
Таблица 2.6. Сравнительная таблица систем электронного документооборота
Наименование СЭД«1С»Docs VisionDirectum«Е1 Евфрат»Наличие web-клиента+ (2 б.)+ Приобретается отдельно (1 б.)+ (2 б.)+ (2 б.)Ведение договоров+ (2 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)Управление работами+ Только в расширенной версии (1 б.)+ (2 б.) + (2 б.)+ (2 б.)Интеграция с другими системами+ (2 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)+ (2 б.)Ведение клиентской базы- Функция не заявлена (0 б.)- Функция не заявлена (0 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)Распознавание документов+ Докупается отдельно (1 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ Докупается отдельно (1 б.)+ (2 б.)Итоговый балл86912
2.2Обзор системы электронного документооборота Directum.
.2.1 Общее описание системы
Система Directum является корпоративной системой электронного документооборота, которая упрощает работу с большим потоком документов. СЭД Directum нацелена на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Функционирование системы электронного документооборота Directum зависит в первую очередь от той конфигурации, которую выберет заказчик. В поставку могут входить девять модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования. Этими средствами являются такие модули, как: модуль управления электронными документами, модуль управления деловыми процессами, модуль канцелярия, модуль обращения граждан и организаций, модуль управления взаимодействием с клиентами, модуль управления договорами, модуль управления совещаниями и заседаниями, модуль управления показателями эффективности, модуль интеграции с системами обмена документами.
Модули управления электронными документами и управления деловыми процессами являются базовыми модулями системы. Остальные модули — являются дополнительными модулями системы, которые позволяют расширить функционал системы.
Также СЭД Directum оснащена дополнительными возможностями, которые открывают большие возможности и помогают упросить работу с ней. Например, технология быстрой идентификации, которая позволяет проставлять штрих код на документы, чтобы в дальнейшем получать быстрый доступ к ним.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
Помимо этого СЭД Directum интегрирован с приложениями Microsoft Office, то есть, существует возможность взаимодействия с системой непосредственно из приложений MS Office.
Также СЭД Directum оснащен веб-доступом. Это значит, что у пользователей системы есть возможность получить доступ к данным системы Directum с помощью веб-браузера.
Ещё одним полезным дополнительным средством является предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Данный инструмент позволяет создавать и дорабатывать компоненты системы посредством визуальной настройки их форм и задания вычислений на встроенном языке ISBL. Язык предназначен для адаптации системы к нуждам конкретного предприятия программистами этого предприятия.
Такое средство, как служба ввода документов позволяет автоматически вводить документы, полученные из различных источников в систему DIRECTUM (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта).
Также в системе Directum реализована служба преобразования документов. Она позволяет преобразовывать документ в форматы HTML, PDF, а также в многостраничный TIFF при различных действиях пользователя с документами. Например, при экспорте документов из системы.
В системе Directum также предусмотрена интеграция с 1С: Предприятие 8* и Dynamics AX*.
2.2.2 Обзор модулей системы
Структурно модули системы представляют собой наборы компонент различных типов. Компоненты имеют характерный интерфейс и наборы данных, определяемые их назначением.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
Обзор базовых модулей
НаименованиеКраткое описание1.Управление электронными документамиОбеспечивает всю работу с электронными документами, начиная от создания и редактирования в форматах различных приложений, до управления доступом, защиты от изменений посредствам шифрования и электронной цифровой подписи (ЭП).2.Управление деловыми процессамиРеализует автоматизацию процессов согласования и обработки электронных документов (docflow). Выдает электронные задания и контролирует их исполнение (workflow). [7]
Обзор дополнительных модулей
В данной таблице представлен обзор дополнительных модулей, которые расширяют функционал системы:
Таблица 2.8. Дополнительные модули СЭД Directum
НаименованиеКраткое описание1.КанцелярияМодуль предназначен для секретарей и делопроизводителей, облегчается выполнение рутинных операций в работе с бумажными документами, поиску документов и отправке поручений в работу. 2.Обращения граждан и организацийПозволяет организовать работы с обращения граждан и организаций в соответствии с ФЗ № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.3.Управление взаимодействия с клиентамиПозволяет вести единую базу клиентов компании, учитывать все контакты и маркетинговые мероприятия. 4.Управление договорамиОрганизация процесса регистрации, согласования договоров и прочих договорных документов, оперативная работа с ними (поиск, анализ, редактирование и т.п.), а так же контроль за ходом договорного процесса. 5.Управление совещаниями и заседаниямиМодуль поддерживает полный ЖЦ совещания, начиная от подготовки и проведения и заканчивая согласованием протокола и контролем исполнения решений.6.Управление показателями эффективностиПозволяет проводить оперативный контроль и анализ бизнес-процессов предприятия по ключевым показателям эффективности. [7]
В ходе написание выпускной квалификационной работы особое внимание будет уделено единственному дополнительному модулю — это модуль «Канцелярия». Связанно это с тем, что данный модуль позволяет вести Журнал регистрации, Номенклатуру дел и позволяет заполнять РКК (регистрационно-контрольные карточки), с помощью которых в дальнейшем можно будет формировать отчеты о работе предприятия, а также в данном модуле реализована работа с поручениями. Эти функции были необходимы для осуществления внутреннего документооборота компании.
Рассмотрим функциональные возможности этого модуля более подробно.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
Модуль «Канцелярия»
Работа модуля «Канцелярия» тесно связана с работой других модулей СЭД Directum.
Во многих организациях основная нагрузка по контролю исполнения поручений или же по обеспечению бумажного документооборота лежит на делопроизводственных службах предприятия. Для таких служб был разработан модуль «»Канцелярия».
Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления».
Данный модуль используется для автоматизации работы с официальными бумажными документами, например, с приказами по основной деятельности, входящими и исходящими письмами, запросами, поручениями и т.п. [8]
Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, по законодательству должны оформляться в бумажном виде.
В то же время, многие организации обмениваются электронными сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с бумажными документами, и поэтому подлежат регистрации, вынесению резолюций и т.д.
Модуль облегчает обработку бумажных документов и позволяет автоматически обмениваться электронными документами между организациями.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
Обработка бумажных документов осуществляется в соответствии с требованиями ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения Управления), на которых базируется традиционная российская технология делопроизводства.
Модуль «Канцелярия» обеспечивает:
·единую регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (Далее РКК);
·регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа.
·осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
·списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
·быстрый поиск информации по наличию, состоянию и движению бумажных документов в системе;
·получение стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
Глава 3. Внедрение системы электронного документооборота
3.1 Вводная информация для внедрения системы электронного документооборота
Выпускная квалификационная работа выполняется в интересах производственного предприятия (далее Заказчик), которое занимает лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.
Внедрение системы электронного документооборота влечет за собой повышение эффективности выполнения процедур работы с корпоративной документацией (информацией) и процедур основной деятельности и управления организацией в целом.
3.1.1 Цели внедрения системы электронного документооборота
Повышение эффективности происходит за счет достижения следующих целей:
обеспечение внедрения корпоративных процедур создания, хранения и использования корпоративной документации (информации). Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников;
усиление контроля исполнения поручений и анализ загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ;
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
сокращение сроков согласования и прохождения документов;
автоматизация основных процедур работы с корпоративными документами. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа. Сокращение бумажного документооборота за счет: перевода внутренних управляющих документов в электронный вид и использованием электронной цифровой подписи, использования вместо копий документов с резолюциями (выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы), единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками;
организация централизованной работы сотрудников с хранимой документацией (информацией). Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве и ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы;
организация оперативного доступа специалистов к хранимой документации (информации) с учетом ограничений прав доступа.
обеспечение эффективных механизмов поиска документации (информации). Сокращение времени на создание и поиск документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям и тексту документов.
.1.2 Ожидаемый эффект от внедрения системы электронного документооборота
При достижении целей внедрения организация получает следующие эффекты:
Обеспечение прозрачности бизнес-процессов;
Возможность оперативно отслеживать этапы выполнения процессов, что делает деятельность организации прозрачной и контролируемой.
Повышение исполнительской дисциплины;
Полный контроль со стороны руководства, система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены.
Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников;
Сокращаются временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.).
Исключение утечки информации;
В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Наличие необходимой информации «под рукой»;
При реализации функций по сканированию и занесению в СЭД всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию.
Максимально эффективное использование установленного в компании программного обеспечения (далее ПО);
Часть функций «тяжелых» и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в СЭД. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест «тяжелых» решений за счет использования системы.
Рост конкурентных преимуществ.
Внедрение системы СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.
.1.3 Основные принципы внедрения системы электронного документооборота
При внедрении СЭД необходимо придерживаться следующих основных принципов:
активное участие высшего руководства Заказчика в решении организационных вопросов и определении целей и методов реализации проекта;
разумная адаптация системы к действующим бизнес-процессам, а при необходимости — встречное движение по оптимизации бизнес-процессов;
опора на ИТ-специалистов организации в решении максимального числа технических вопросов для обеспечения в дальнейшем самостоятельного сопровождения и развития системы;
документирование всех этапов внедрения для повышения ответственности исполнителей и обеспечения четкого контроля за ходом внедрения (какие мероприятия, кем, к какому сроку должны быть выполнены, почему не выполнено и т.д.).
.1.4 Этапы внедрения системы электронного документооборота
Внедрение системы электронного документооборота на производственном предприятии будет состоять из четырех этапов:
.Экспресс-анализ — определение цели и границ проекта, описание бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать, определение видов документов, участвующих в описанных бизнес-процессах.
.Проектирование системы — анализ бизнес-процессов:
работа с внутренними документами (приказы/распоряжения): разработка, согласование, подписание, регистрация документа, а также ознакомление сотрудников с внутренними документами и контроль местонахождения оригиналов документов и выдачи бумажных копий;
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
контроль исполнения поручений/резолюций руководства по входящим и внутренним документам;
организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение);
выполнение поисков электронных документов и регистрационно-контрольных карточек по различным параметрам;
получение необходимых стандартных форм и журналов;
подготовка отчетности по документообороту организации.
Далее будет создан технический проект по результатам анализа, будет произведено оформление инструкций по процессам.
.Настройка и внедрение системы. Модификация системы в соответствии с техническим проектом, установка системы, настройка системы, тестовая эксплуатация, опытная эксплуатация.
Данная выпускная квалификационная работа содержит этап экспресс-анализа.
3.1.5 Содержание работ на этапах экспресс-анализа и ожидаемые результаты
В рамках выпускной квалификационной работы из всех возможных бизнес-процессов предприятия было принято решение рассматривать только внутренний документооборот компании, а именно работу с ОРД (организационно-распорядительная документация), в которую будут входить все приказы и распоряжения.
Вся работы была разбита на этапы, которые представлены ниже:
Этап 1. Построение модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» AS IS для производственного предприятия.
На данном этапе будут определены детальные процессы «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)». На основе изучения предоставленной документации и проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, построены и согласованы модели детальных процедур AS IS.
Ознакомиться с предоставленной документацией и списком функциональных экспертов можно в п. 3.2.1.
Модели детальных процедур будут формализованы в виде графических диаграмм активности в нотации UML.
Этап 2. Выработка предложений по оптимизации процесса «Управление ОРД» документооборота на основании модели AS IS с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота Directum.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
На данном этапе, на основе анализа фактической деятельности, результатов проведенных интервью с функциональными экспертами производственного предприятия, на основе построенных детальных моделей процедур AS IS и, учитывая технологические возможности системы, будет сформирован перечень предложений по совершенствованию процессов документооборота с учетом перспектив внедрения СЭД.
Этап 3. Разработка Модели процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» TO BE.
На данном этапе, учитывая замечания и предложения руководителей и специалистов производственного предприятия по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (ПриказыРаспоряжения)», взяв за основу модели детальных процессов AS IS, технологические возможности СЭД и выработанные предложения по совершенствованию процессов документооборота, будут разработаны модели детальных процессов TO BE.
Модели детальных процессов формализованы в виде графических диаграмм в нотации UML.
Этап 4. Формирование требований к системе электронного документооборота производственного предприятия.
На данном этапе будут описаны общие системно-технические требования, предъявляемые к инфраструктуре при внедрении системы электронного документооборота.
3.2Модель процесса AS IS
.2.1 Обозначение элементов моделирования
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
При экспресс-анализе для описания бизнес-процессов и построении их моделей, использовался программный продукт Rational Unigied Process и его нотация [9].
Основные элементы моделирования и их обозначение на модели представлены в таблице 3.1.
Таблица 3.1. Элементы моделирования и их обозначение на модели
ЭлементОписаниеНачальное состояние (start state). Каждая диаграмма должна иметь только одно начальное состояние.Конечное состояние (end state). Конечных состояний на диаграмме может существовать множество.Деятельность (activity). Элемент деятельность используется для описания определенной деятельности субъекта или объекта.Состояние (state).Элемент состояние используется для описания определенных состояний какого-либо субъекта или объекта, например, состояния ожидания.Переход (state transition). Переход используется для описания связи между элементами диаграммы деятельность или состояние.Решение (decision). Для отображения действий, выполняемых по условию, используется элемент решение.Горизонтальные синхронизаторы (horizontal synchronization). Используются для отражения выполнения параллельной деятельности.Разделительные линии (swimlane). Используются для разделения диаграммы на части.Объект (object). Используются для изображения различных сущностей, связанных с определенным видом деятельности.Примечание (Note). Используется для примечаний.
Диаграммы активности AS IS и TO BE будут построены в пакете Rational Rose. Данный инструментарий представляет собой CASE-средство, предназначенное для предметно-ориентированного анализа и проектирования программного обеспечения. Плюсом Rational Rose является то, что при построении модели программа сама генерирует код на различных языках, что, несомненно, облегчает работу программистов.
.2.2 Описание процедуры и построение модели AS IS
Объектом описания процесса и построения модели, в рамках данного предложения, являлся процесс «Управление ОРД (ПриказыРаспоряжения)» производственного предприятия.
В ходе выполнения данного этапа была проанализирована следующая документация, предоставленная компанией:
Положение о канцелярии П-К-006-10;
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
Положение об управлении делами П-УД-003-10 ;
документ по управлению документацией СМК — СТО СМК 04-01;
документ о порядке ведения делопроизводства на производственном предприятии- СТО СМК 04-06;
документ о требованиях к построению, изложению, оформлению должностных инструкций, а также порядок разработки, изменения, регистрации, учета должностных инструкций — СТО СМК 04-08;
документ о порядке управления записями с целью получения достоверной информации — СТО СМК 04-09;
Регламент контроля исполнения поручений Руководителя;
Регламент по организационно-распорядительному и договорному документообороту производственного предприятия;
Номенклатура дел.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
Проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами предприятия.
Процесс «Управление документацией» является процессом верхнего уровня и имеет декомпозицию. Для описания и построения модели процесса AS IS предварительно была определена детализация, изображенная на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1. Структура процесса «Управление ОРД»
В связи с тем, что темой выпускной квалификационно работы был выбран внутренний документооборот производственного предприятия, было принято решение в дальнейшем рассматривать бизнес-процесс, отражающий внутренний документооборот компании, а именно такие процессы, как Управление приказами, Управление распоряжениями и с Ведение номенклатуры дел.
С диаграммой, отражающей текущие бизнес-процессы производственного предприятия, можно ознакомиться в Приложении А. Данная диаграмма является результатом проделанной работы Этапа 1.
3.2.3 Описание модели AS IS процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
В данном параграфе описывается процесс «Управление ОРД», детальная модель которого представлена в Приложении А. Для наглядной демонстрации была создана менее детализированная диаграмма на рисунке 3.2. документооборот электронный распорядительный
Текст описания процесса:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
.Создание проекта Приказа/Распоряжения:
Сотрудник службы создает проект Приказа/Распоряжения, передает на согласование руководителю (см.п.2).
.Согласование проекта Приказа/Распоряжения начальником службы:
Начальник службы получает проект Приказа/Распоряжения:.Если замечаний нет, подписывает проект Приказа/Распоряжения и передает его сотруднику для дальнейшей работы (см.п.4)..Если замечания есть, указывает их и передает сотруднику для доработки (см.п.3).
.Доработка проекта Приказа/Распоряжения:
Сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, вносит изменения и передает для согласования начальнику службы (см.п.2).
.Передача проекта Приказа/Распоряжения в Канцелярию на проверку ошибок:
Сотрудник службы получает согласованный начальником службы проект Приказа/Распоряжения и отправляет в Канцелярию в электронном виде по Outlook (см.п.5).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
.Проверка на ошибки:
Зав. Канцелярии получает проект Приказа/Распоряжения, проверяет на наличие ошибок:.Если есть замечания, вносит замечания и отправляет на доработку (см.п.6)..Если замечаний нет, отмечает результат согласования и отправляет сотруднику службы (см.п.7).
.Доработка проекта Приказа/Распоряжения после проверки на ошибки:
Сотрудник службы получает от Зав.Канцелярии проект Приказа/Распоряжения, дорабатывает документ и отправляет вновь на согласование в Канцелярию (см.п.5).
.Отправка на согласование:
Сотрудник службы отправляет по Outlook проект Приказа/Распоряжения на согласование по списку согласующих (см.п.8).
.Согласование:
Согласующие получают проект Приказа/Распоряжения на согласование:.Если есть замечания, вносят их и отправляют на доработку (см.п.9)..Если замечаний нет, вносят результат согласования и отправляют сотруднику службы (см.п.10).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
.Доработка по замечаниям согласующих:
Сотрудник службы получает от согласующих проект Приказа/Распоряжения на доработку, дорабатывает документ:.Если замечания существенные, отправляет в Канцелярию на проверку ошибок (см.п.5)..Если замечания не существенные, отправляет на повторное согласование (см.п.8).
.Отправка документа на подписание:
После всех согласований сотрудник службы получает проект Приказа/Распоряжения, распечатывает его и передает начальнику службы на подписание. Начальник службы подписывает документ и передает его сотруднику службы для передачи документа Генеральному директору (см.п.11).
.Передача документа на подписание Генеральному директору:
Сотрудник службы распечатывает проект Приказа/Распоряжения и электронное согласование и передает документы инспектору Канцелярии (см.п.12).
.Инспектор Канцелярии передает документы Ведущему референту (см.п.13).
.Подписание Приказа/Распоряжения Генеральным директором:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
Ведущий референт передает проект Приказа/Распоряжения Генеральному директору.
Генеральный директор подписывает Приказ/Распоряжение и передает его ведущему референту. Ведущий референт передает Приказ/Распоряжение в Канцелярию для регистрации (см.п.14).
.Регистрация Приказа/Распоряжения:
Инспектор Канцелярии регистрирует документ в Excel, сканирует Приказ/Распоряжение и рассылает документ на ознакомление руководителям. Затем ксерокопирует документ и помещает в ячейки для служб. После этого проверяет, все ли «живые» подписи согласующих есть на Приказе/Распоряжении:.Если не все подписи, Инспектор Канцелярии отмечает информацию о наличии подписи в Excel и помещает Приказ/Распоряжение в ячейку той службы, согласующий которой не расписался..Если подписи есть все, то помещает Приказ/Распоряжение в дело.
.2.4 Описание особенностей выполнения процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (ПриказыРаспоряжения)» в подразделениях предприятия
Отличительной особенностью бизнес-процесса «Управление ОРД (ПриказыРаспоряжения)» является то, что на предприятии отсутствует единая база по подразделениям. Процессы в подразделениях выполняются фрагментарно. Основные этапы процесса, такие как регистрация и контроль исполнения осуществляется не всегда и не во всех подразделениях.
.3 Предложения по оптимизации процесса документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота
Перечень предложений по совершенствованию процедур документооборота в подразделениях производственного предприятия с учетом перспектив внедрения системы, и имеющие отражение на Модели TO BE, приведен в таблице 3.2.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
Приведенные в таблице предложения обусловлены:
·планируемым вводом в повседневную деятельность ранее не выполняемых бизнес-процессов;
·совершенствованием действующих бизнес-процессов, за счет определения их оптимальной структуры и параметров;
·совершенствованием процессов документооборота, за счет использования технологических возможностей внедряемой СЭД;
·установкой программного обеспечение СЭД на рабочие места руководителей и специалистов производственного предприятия;
·требованиями и ограничениями, вносимыми СЭД при ее внедрении.
Все предложения в таблице основаны на предполагаемом внедрении системы электронного документооборота Directum. Предложения в таблице разделены на функциональные и организационно-технические. Особенностью является то, что каждое из них подразумевает, что система полностью поддерживает все бизнес-процессы системы, которые необходимо реализовать. Помимо этого СЭД обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа.
Таблица 3.2. Перечень предложений по совершенствованию бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)» документооборота в подразделениях производственного предприятия
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
№БП№Описание предложенийПримечание1Управление приказами (распоряжениями)1.1Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД.Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности в данном бизнес-процессе значительно сокращают, как количество бумажных носителей, так и общее время выполнения процесса. При этом СЭД полностью обеспечивает поддержку всего жизненного цикла документа, дает возможность осуществлять контроль состояния электронного документа на всех стадиях жизненного цикла. Кроме того система дает возможность организовать, проконтролировать и принять работы по исполнению данного, конкретного приказа (распоряжения). Для обеспечения полноценного и эффективного выполнения бизнес-процесса система обеспечивает возможность динамического назначения участников бизнес-процесса и маршруты прохождения документа с временными параметрами.1.2Функциональные. «Согласование проекта Приказа/Распоряжения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Выполняя функцию, проверяется содержание документа на соответствие поставленным целям и нормативным документам, ставится визирующая электронная цифровая подпись (далее ЭЦП) на проект документа. Выполняет ее, как правило, руководитель подразделения — непосредственный руководитель ответственного за подготовку приказа/ распоряжения и согласующие, ответственные в своей области.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.1.3«Печать Приказа/Распоряжения и передача документа на подпись». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Распечатывается согласованный электронный документ, обеспечивается передача бумажного документа на подпись руководителю, ставится утверждающая электронная цифровая подпись (ЭЦП) от лица утверждающего. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя. 1.4 «Постановка Приказа/Распоряжения на контроль исполнения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Постановка исполнения Приказа/Распоряжения на контроль. Выполняет ее, как правило, секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.1.5 «Мониторинг выполнения работ по Приказу/Распоряжению» Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется мониторинг хода и состояния выполнения работ по исполнению Приказа/Распоряжения. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.1.6 «Приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения». Функция поддерживается и обеспечивается СЭД. Осуществляется приемка работ по исполнению Приказа/Распоряжения или выдача заданий на доработку. Выполняет ее лицо, назначенное за контроль исполнения приказа (распоряжения), либо секретарь руководителя или делопроизводитель, если есть.Перечень операций СЭД реализуемых при выполнении функции бизнес-процесса определяется настройками системы, реализуемыми при внедрении системы, и отражается в инструкции пользователя.2Ведение номенклатуры дел и архивное хранение документов2.1Организационно-технические: В бизнес-процессе TO BE предполагается использование СЭД.Система обеспечивает поддержку практически всех основных бизнес-функций процесса. Заложенные в систему технологические возможности обеспечивают ведение Номенклатуры дел в соответствии с ГОСТ в электронном виде и сокращают общее время выполнения процесса, в отличие от выполнения процесса традиционным способом.2.2Функциональные возможности Подготовка документов для передачи в архивПри подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно распечатать обложку дела, а также опись документов дела, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.
3.4 Модель TO BE процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
Основой разработки модели TO BE является процесс «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)» AS IS и сформированные предложения по оптимизации процессов документооборота с учетом перспектив внедрения системы электронного документооборота.
Модель была построена исходя из выявленных особенностей системы и сформированного перечня предложений по совершенствованию бизнес-процессов предприятия в рамках системы электронного документооборота Directum.
В данном параграфе описывается процесс «Управление организационно-распорядительной документацией (ПриказыРаспоряжения)», детальная модель которого представлена в Приложении Б. Для наглядной демонстрации была создана диаграмма уровнем выше на рисунке 3.3.
В ходе описания процесса будут использованы такие понятия, как:
Задача — это сформированная инициатором в СЭД Directum задача, которую необходимо выполнить. Помещается в папку «Исходящие».
Задание — это работа в пределах задачи, которую необходимо выполнить одному из исполнителей задачи. Приходит в папку «Входящие».
Маршрут — это список исполнителей по той или иной задаче с указанием последовательности и сроков исполнения заданий.
Типовой маршрут — это жесткий маршрут заранее настроенный администратором системы.
Текст описания процесса:
.Создание проекта приказа и задачи на согласование:
Инициатор (Сотрудник подразделения) создает электронный организационно-распорядительный документ в системе электронного документооборота. Заполняет карточку электронного документа, назначает права, сохраняет.
Инициатор отправляет организационно-распорядительный документ (далее ОРД) вложением в задачу с использованием типового маршрута «К_Согласование ОРД». Проверяет заполненные на основании справочника параметры маршрута: Согласующих, Секретаря (референта), Подписывающего, Ответственного за регистрацию. Руководитель будет заполнен из поля «*Руководитель» карточки электронного документа.
2.Согласование организационно-распорядительной документации Руководителем подразделения:
Руководитель подразделения получает Задание на согласование ОРД: «Согласовать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия жизненного цикла документа — «На согласовании».
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
·Если у Руководителя подразделения нет замечаний по документу, то он подписывает документ визирующей электронной цифровой подписью и выполняет Задание с результатом «Согласовано». В случае если визирующий не поставил свою электронную подпись (ЭЦП) на согласуемый документ, то при выполнении Задания с результатом «Подписано» будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ визирующей электронной цифровой подписью и выполнить Задание с результатом «Согласовано». После этого Согласующие получат Задание на согласование ОРД (см. п.3).
·Если у Руководителя подразделения есть замечания по документу, то он пишет замечания в тексте Задания, выполняет Задание с результатом «На доработку». Инициатор (Сотрудник подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).
3.Согласование ОРД:
Согласующие получат Задание на согласование ОРД: «Согласовать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»».
·Если у Согласующего нет замечаний по документу, то он подписывает документ визирующей ЭЦП и выполняет Задание с результатом «Согласовано». В случае если визирующий не поставил свою электронную подпись (ЭЦП) на согласуемый документ, то при выполнении Задания с результатом «Подписано» будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ визирующей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Согласовано». Документ пройдет этап визирования только после выполнения заданий всеми визирующими с результатом «Согласовано». После этого Секретарь (референт) получит Задание на передачу ОРД на подпись (см. п.5, п. а) или в случае, если в параметрах маршрута Секретарь не указан, сам Подписывающий получит Задание на подписание ОРД (см.п.5 п. b).
·Если у Согласующего есть замечания по документу, то он пишет замечания в тексте Задания, выполняет Задание с результатом «На доработку». Если хотя бы один из визирующих работников выполнит Задание с результатом «На доработку», то после того, как все Согласующие выполнят Задания, Инициатор (Сотрудник подразделения) получит Задание на устранение замечаний (см. п.4).
4.Доработка ОРД:
При наличии замечаний Инициатор получает Задание на доработку документа: «Доработать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия жизненного цикла документа — «Доработка».
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
·Если Инициатор по замечаниям видит, что необходимо подкорректировать документ, то он вносит в него изменения (если документ был подписан ЭЦП или необходимо сохранить его предыдущий вариант, то необходимо создать новую версию документа, при этом старую версию сделать устаревшей) и выполняет Задание с результатом «Отправить на повторное согласование». Запустится новый цикл работ по тому же маршруту с теми же Согласующими (см. п.2).
·Если Инициатор по замечаниям видит, что дальнейшая работа по документу нецелесообразна, то он выполняет Задание с результатом «Прекратить работы». Маршрут завершается. Стадия жизненного цикла (далее ЖЦ) документа — «Прекращены работы по документу». Руководитель подразделения получит уведомление о прекращении работы по документу: «Прекращены работы по документу + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»».
5.Подписание приказа:
a.Если в параметрах маршрута указан Секретарь (референт), то Секретарь (референт) получает Задание на передачу ОРД на подпись: «Передать на подпись ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия ЖЦ документа — «На подписании» и выполняет следующие действия: Распечатывает вложенные в задачу документы, для каждого вложенного документа печатает список ЭЦП (лист согласования), заверяет его своей подписью. Передает документы с листом согласования Подписывающему. Подписывающий получает бумажные документы, рассматривает ОРД, проверяет наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников на листе согласования. Затем подписывает бумажный документ или выносит замечания и возвращает Секретарю бумажные документы. Секретарь получает бумажные документы от Подписывающего:
·Если Подписывающий подписал бумажный документ, то Секретарь подписывает документ утверждающей ЭЦП от лица Подписывающего и выполняет Задание с результатом «Подписано». Стадия ЖЦ документа — «Подписан». Если Секретарь не поставил утверждающую ЭЦП на согласуемый документ и выполнил Задание с результатом «Подписано», то будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Подписано». Бумажный документ Секретарь передаёт Ответственному за регистрацию. После этого Ответственный за регистрацию получает Задание на регистрацию (см. п.3.2.6);
·Если у Подписывающего есть замечания по документу, то Секретарь заносит замечания в текст Задания, не подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний получает Инициатор (см. п.4).
b.Если в параметрах маршрута Секретарь (референт) не указан, то Подписывающий получает Задание на подписание ОРД: «Подписать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»». Стадия ЖЦ документа — «На подписании». Подписывающий проверяет наличие ЭЦП всех необходимых сотрудников.
·Если замечаний нет, Подписывающий распечатывает вложенные в задачу документы, для каждого вложенного документа печатает список ЭЦП (лист согласования), подписывает бумажный документ, затем подписывает документ утверждающей ЭЦП и завершает Задание с результатом «Подписано». Стадия ЖЦ документа — «Подписан». Если Подписывающий не поставил утверждающую ЭЦП на согласуемый документ и выполнил Задание с результатом «Подписано», то будет выдано предупреждающее сообщение. В данном случае необходимо подписать документ утверждающей ЭЦП и выполнить Задание с результатом «Подписано». Бумажный документ Подписывающий передаёт Ответственному за регистрацию. После этого Ответственный за регистрацию получает Задание на регистрацию ОРД (см. п.6).
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
·Если у Подписывающего есть замечания по документу, то Подписывающий заносит замечания в текст Задания, не подписывает электронный документ ЭЦП и выполняет Задание с результатом «На доработку». Задание на устранение замечаний получает Инициатор (см. п.4).
6.Регистрация приказа, отправка на исполнение и ознакомление:
Ответственный за регистрацию получает подписанный бумажный ОРД для регистрации, получает Задание на регистрацию: «Зарегистрировать ОРД + {«Содержание»}» + «входящий № {«Регистрационный номер»} от {«Дата регистрации»}»» и выполняет следующие действия:
a.из карточки вложенного в Задание электронного документа по кнопке РКК регистрирует документ, заполняя соответствующие поля внутренней РКК, в том числе:
-если документ подшивается в дело, то в поле «Направлен в дело» проставляет соответствующую дату;
-на закладке «Местонахождение» отмечает местонахождение оригинала приказа;
-на закладке «Приложения» регистрирует сопроводительные документы к приказу. Сохраняет. Стадия жизненного цикла документа — «Зарегистрирован».
Если необходимо создать поручения, то из карточки Внутренние РКК по кнопке «Поручения» создает поручения для исполнителей. Заполняет поручение, назначает исполнителей. Затем создает задачу по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК», запускает задачу. Исполнители поручения получат Задание на исполнение (см.п.7). Если было создано несколько поручений, то по кнопке Задача в РКК создает задачу Исполнителям по типовому маршруту «Исполнение поручений по РКК»;.После создания поручений или если поручения создавать не нужно, Ответственный за регистрацию проставляет регистрационный номер и дату в соответствующих реквизитах бумажного документа;.Сканирует подписанный бумажный документ с номером и датой и импортирует его в новую версию документа в системе..Если есть необходимость ознакомления подразделений организации с документом, то выполняет следующие действия:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
·Ответственный за регистрацию заполняет закладку «Список рассылки» в РКК. После формирования списка рассылки, нажимает на кнопку Задача и выбирает типовой маршрут «Ознакомление с документом». Отправляет ОРД на ознакомление. Стадия жизненного цикла — «На ознакомлении».
e.Ответственный за регистрацию выполняет Задание на регистрацию документа с результатом «Выполнить». Инициатор и Руководитель подразделения получают уведомление о подписании и регистрации ОРД.
7.Исполнение поручений по ОРД:
Исполнитель получает Задание на исполнение поручения «Исполнение поручения № по РКК №». Стадия ЖЦ документа — «На исполнении». Если по поручению есть Контролер, то он получает уведомление о назначении его Контролером по поручению.
a.Если поручение нельзя выполнить в срок, Исполнитель завершает Задание с результатом «Запросить продление срока». После этого Ответственный за регистрацию получает Задание «Согласовать продление срока поручения № по РКК №». Ответственный за регистрацию консультируется по телефону (или иным способом) с руководителем о возможности продления срока.
-Если можно изменить срок, Ответственный за регистрацию завершает Задание с результатом «Изменить срок», указать новый срок. Исполнитель получит Задание «Исполнение поручения № по РКК №». В поручении в поле плановая дата будет стоять новый срок.
-Если работы нужно выполнить в изначально заданный срок, Ответственный за регистрацию завершает Задание с результатом «Отказать». Исполнитель получит Задание «Исполнение поручения № по РКК №»..Если нужно создать подчиненное поручение Исполнитель завершает Задание с результатом «На исполнение», создает подчиненное поручение. По кнопке «Задача» выбирает маршрут «Исполнение поручения по РКК», стартует. Процесс выполнения работ по подчиненному поручению аналогичен процессу работы с поручениями..Если не нужно создавать поручение и можно выполнить Задание в срок, Исполнитель выполняет работы в соответствии с резолюцией и завершает Задание с результатом «Исполнено».
-Если Контролера по поручению нет, задача завершается. Стадия ЖЦ документа — «Выполнен».
-Если по поручению есть Контролер, он получает Задание-Контроль исполнения поручения:
-Если замечаний нет, завершить Задание с результатом «Принять». Стадия жизненного цикла документа — «Выполнен».
Если замечания есть, завершить Задание с результатом «На доработку». После этого Исполнитель получает Задание на исполнение поручения. После исполнения, Контролеру снова приходит Задание-Контроль.
.Сдача документов в архив:
В конце года делопроизводитель отправляет приказы в архив. Для этого:
·в справочнике Номенклатура дел открывает карточку дела приказов;
·на закладке «Архивные реквизиты» нажимает на кнопку В архив;
·указывает *Дату передачи в архив, *Архив и Местонахождение в архиве.
9.Мониторинг исполнения документа:
Для получения информации по выполнению резолюций руководителя делопроизводитель может воспользоваться любым из перечисленных способов:
·с помощью поисков задач/заданий по параметрам с указанием «Инициатора», «Исполнителя» и других параметров;
·с помощью специального поиска «Исходящие незавершенные задачи»;
·в справочнике Внутренние РКК с использованием фильтров и поисков;
·с помощью отчетов «Просроченные поручения» и «Контроль исполнения резолюций» модуля «Канцелярия»;
·через автоматический запрос отчета по заданному расписанию: для этого в поручении должны быть заданы параметры в области «Отчет о выполнении» и администратор должен настроить автоматический запуск сценария Агент рассылки запросов о состоянии исполнения;
Для получения информации по исполнению документов, по которым Контролер должен осуществлять контроль, можно воспользоваться одним из способов:
a.открыть уведомление о назначении Контролера, выбрать на панели инструментов пункт Вид/Развернуть текущую задачу с подзадачами и просмотреть полный текст переписки;.открыть уведомление о назначении Контролера, открыть из окна переписки карточку главной задачи, в ней выбрать пункт Действия/Семейство задач и просмотреть переписку по всем Заданиям.
Рисунок 3.3. Модель «Как будет» БП «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
3.1.3.5Требования к системе электронного документооборота предприятия
.5.1 Требования к системе электронного документооборота
Выбор системы для внедрения и определение состава модулей, из которых она состоит, обусловлен способностью системы электронного документооборота достичь цели внедрения, которые ставит перед собой организация. При выборе системы электронного документооборота учитывается степень автоматизации бизнес-процессов.
Достижение целей внедрения осуществляется через решение следующих бизнес-задач:
-в части делопроизводства. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности;
-в части управление взаимодействием с клиентами. Формирование бизнес-стратегии в области работы с клиентами, создание и ведение единой базы организаций и контактных лиц, управление маркетинговыми мероприятиями, накопление и анализ данных о проведенных контактах и маркетинговых мероприятий для построения различных отчетов;
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
-в части проектного документооборота. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта;
-в части управление качеством. Управление внутренними аудитами, управление несоответствиями, управление корректирующими и предупреждающими действиями, управление замечаниями и рекламациями, анализ со стороны руководства.
3.5.2 Требования к инфраструктуре организации при внедрении системы электронного документооборота
Информационная инфраструктура организации при внедрении Системы электронного документооборота должна отвечать требованиям к информационному пространству, клиентскому рабочему месту и к серверу.
Рабочие места СЭД находятся в едином информационном пространстве организации и отвечают минимальным требованиям, предъявляем к локальным рабочим местам при установке программного обеспечения СЭД;
Рекомендуемые требования к клиентскому рабочему месту [10]:
·процессор: 1,6 -2,4 ГГц;
·ОЗУ: 1 Гб и более;
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Цена диплома
·Не менее 250 Мб (рекомендуется 1 Гб) свободного места на жестком диске;
·струйный или лазерный принтер (возможно сетевой);
·системное программное обеспечение:
-Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate 32-разрядная или 64-разрядная;
-Microsoft Windows 8 Pro/Enterprise 32-разрядная или 64-разрядная;
-Microsoft Windows Server 2003/2008/2008 R2 Standard/Enterprise Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
-Microsoft Windows Server 2012 Standard/Datacenter Edition 32-разрядная или 64-разрядная;
·Офис: Microsoft Office 2007/2010 (кроме Starter Edition) 32-разрядная или 64-разрядная версия;
·Прочее:
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Подробнее
-Приложения для работы с документами, хранящимися в СЭД;
-Microsoft Outlook 2003 SP3/2007/2010 32-разрядная версия или 64-разрядная (для интеграции задач с календарями Outlook);
-Microsoft Internet Explorer 7.0 и выше;
-Microsoft .NET Framework 2.0.
Дополнительно необходимо учесть ресурсы, требуемые ОС.
Минимально поддерживаемым разрешением экрана является 800х600, рекомендуемым разрешением является 1024х768 и выше.
Требования к серверу зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. Требования к аппаратной и программной части сервера разрабатываются, исходя из усредненных условий работы, и определяются при проектировании системы.
Заключение
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
Выпускная квалификационная работа имеет практическое применение, которое заключается во внедрении СЭД Directum на конкретном производственном предприятии, занимающем лидирующие позиции в области производства кабельно-проводниковой продукции в России.
В ходе работы был проведен анализ внутреннего документооборота производственного предприятия, проведены рабочие встречи и интервью с руководителями и специалистами служб Канцелярии и Управления делами предприятия.
Была построена модель AS IS, отражающая процессы внутреннего документооборота компании, а именно процесс прохождения организационно-распорядительной документации по маршруту. На основе модели AS IS были выявлены слабые стороны и особенности внутреннего документооборота предприятия:
·отсутствие единой базы по подразделениям предприятия;
·процессы в подразделениях выполняются фрагментарно;
·такие процессы как регистрация и контроль исполнения осуществляются не всегда и не во всех подразделениях;
Были сформированы предложения по оптимизации процесса в рамках системы электронного документооборота Directum — функциональные и организационно-технические.
Как результат, была построена диаграмма TO BE с учетом всех особенностей предприятия и возможностей системы. Результатом проделанной работы является UML диаграмма активности, на основе которой будет спроектирован Типовой маршрут в СЭД Directum для внедрения продукта на предприятии. Данный продукт позволит сократить издержки предприятия, а также повысит эффективность работы сотрудников.
Нужна помощь в написании диплома?
Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Сдача работы по главам. Уникальность более 70%. Правки вносим бесплатно.
Заказать диплом
Библиографический список
1.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст] ГОСТ Р 6.30-2003. — М.: Госстандарт России, 2003. 17 с: ил.
2.IDC MarketScape: Worldwide Social Media Management and Marketing Applications 2015 Vendor Assessment. [Электронный ресурс] [Режим доступа: #»justify»>Приложение А. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
Рисунок А.1. Модель «Как есть» бизнес-процесса «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
Приложение Б. Модель «Как будет» бизнес-процесса «Управление организационно-распорядительной документацией (Приказы/Распоряжения)»
Рисунок Б.1. Приложение Б. Модель «Как будет» «Управление ОРД (Приказы/Распоряжения)»
Рисунок Б.2. Создание поручения по ОРД