Bitrix где можно настроить автозапуск бизнес процесса

Автозапуск бизнес-процессов

Автоматизация в CRM представлена бизнес-процессами (БП) и роботами. Обязанность инициировать запуск автоматизации возлагается на сам модуль CRM.

$startParameters = []; //BP parameters

CCrmBizProcHelper::AutoStartWorkflows(
    CCrmOwnerType::Deal, // CCrmOwnerType::Lead, ...
    $id,
    $isNew ? CCrmBizProcEventType::Create : CCrmBizProcEventType::Edit,
    $errors,
    $startParameters
);

//Region automation
$starter = new BitrixCrmAutomationStarter(CCrmOwnerType::Deal, $id);
$starter->runOnAdd();
//end region

//Region automation
$starter = new BitrixCrmAutomationStarter(CCrmOwnerType::Deal, $id);
$starter->runOnUpdate($currentFields, $previousFields);
//end region

//Region automation
$starter = new BitrixCrmAutomationStarter(CCrmOwnerType::Deal, $id);
$starter->runOnUpdate(['STAGE_ID' => 'NEXT'], []);
//end region

$starter = new BitrixCrmAutomationStarter(CCrmOwnerType::Deal, $id);

//Установка пользователя по ID
$starter->setUserId(1);
//Установка текущего пользователя
$starter->setUserIdFromCurrent();

//интерфейс сайта
$starter->setContextToWeb(); // используется по умолчанию, если не установлен другой

//интерфейс мобильного приложения
$starter->setContextToMobile();

//интерфейс REST приложения или Вебхука
$starter->setContextToRest();

//интерфейс БП (Роботы запускаются действиями БП)
$starter->setContextToBizproc();

//интерфейс импорта сущностей
$starter->setContextToImport();

//Запуск из другого модуля
$starter->setContextModuleId('voximplant');

CCrmBizProcHelper::AutoStartWorkflows(
    CCrmOwnerType::Deal,
    $ID,
    $isNew ? CCrmBizProcEventType::Create : CCrmBizProcEventType::Edit,
    $arErrors,
    isset($_POST['bizproc_parameters']) ? $_POST['bizproc_parameters'] : null
);

$starter = new BitrixCrmAutomationStarter(CCrmOwnerType::Deal, $ID);
$starter->setUserIdFromCurrent();

if($isNew)
{
    $starter->runOnAdd();
}
elseif(is_array($previousFields))
{
    $starter->runOnUpdate($fields, $previousFields);
}

Настройка автозапуска бизнес-процесса из сделки в корпоративном портале Битрикс24. Согласно условиям ТЗ было нужно разработать бизнес-процесс, который бы запускался автоматически из сделки при определенных условиях:
1. Стадия — Сделка заключена
2. Тип сделки — продажа типового решения
В результате работы бизнес-процесса должна создаваться задача для ответственного по данной сделке.
Приступаем
Алгоритм создания бизнес-процесса из сделки: CRM — Настройки — Бизнес-процессы — Сделки — Добавить шаблон Визуально: 

Настройки параметров будут выглядеть следующим образом: 

Иногда при работе с CRM возникает необходимость запустить бизнес-процесс для большого количества Лидов, Сделок или Контактов. По умолчанию такой функции в
Битрикс24 нет, но мы нашли очень простой способ решения этой задачи.

Давайте посмотрим, как провернуть эту хитрую операцию, на примере Сделок. Если нам нужно запустить какой-либо бизнес-процесс по определенным сделкам или по всем, переходим в CRM – Настройки – Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы – Сделки (Список шаблонов).

Теперь настраиваем нужный нам бизнес-процесс на автозапуск при изменении, а для остальных бизнес-процессов автозапуск пока что отключаем.

Теперь переходим в раздел CRM – Сделки и выбираем режим отображения: Список.

Выбираем необходимые сделки, используя фильтр слева или в строке поиска, и нажимаем на кнопку “Редактировать”, которая находится снизу.

Битрикс24 предложит сохранить или отменить изменения, это то, что нам и нужно. Нажимаем “Сохранить”, и Битрикс24 сохраняет дату последнего изменения сделок, а потом запускает по ним бизнес-процесс. Вносить реальные изменения в Сделку при этом не нужно, дата изменения в любом случае изменится после нажатия кнопки “Сохранить”.

Таким образом можно без проблем запускать бизнес-процессы по большому количеству сущностей в CRM Битрикс24. Схема очень простая, воспользоваться ею без проблем сможет любой менеджер или сотрудник, работающий с CRM.

А если у вас есть более сложные задачи, вы всегда можете обратиться к нам. Наши эксперты найдут оптимальное решение, научат вас тонкостям работы с Битрикс24 и помогут сделать его вашим лучшим помощником.

Эта статья может быть полезна тем, кто хочет научиться создавать бизнес-процессы (БП) на портале Битрикс24. В ней будет подробно и занудно описан каждый шаг при разработке бизнес-процесса в CRM на примере несложной автоматизации сделки.

Этапы разработки бизнес-процесса

1. Постановка задачи
2. Создание шаблона БП
3. Тестирование
4. Сдача в эксплуатацию

Постановка задачи и описание алгоритма

В нашем случае задача выглядит так: «Необходимо назначить руководителя Наблюдателем сделки, если сумма сделки 100 000 руб. или больше».

Теперь, когда у нас сформулирована задача, можно приступить к описанию алгоритма. Этот этап нужен для того, чтобы представить решение задачи в структурированном виде, состоящем из отдельных действий и их взаимосвязей. Вы можете разрабатывать алгоритм с помощью любых удобных вам инструментов, например, нарисовать схему на листе, или описать последовательность шагов, или воспользоваться каким-либо сервисом для визуализации блок-схем.

Для нашей задачи достаточно простого описания алгоритма:

Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.

Создание шаблона по шагам

Шаблон бизнес-процесса – это инструмент Битрикс24, посредством которого можно реализовать ваш алгоритм.

В Битрикс24 можно разрабатывать бизнес-процессы для разных объектов (лидов, компаний, элементов Списков…) и для каждого из них надо выбирать соответствующий шаблон. Мы будем создавать шаблон БП для сделок, поскольку наша задача касается автоматизации сделки.

Перед началом работ убедитесь, что у вас достаточно прав. Для работы с бизнес-процессами в CRM вы должны быть или администратором портала, или иметь включенную опцию «Разрешить изменять настройки» в настройках роли в правах доступа CRM.

Шаг 1. Добавляем шаблон БП для сделок

Переходим в раздел CRM – Настройки – Настройки CRM.

Если вы не можете найти раздел «Настройки» среди пунктов меню, то поищите его под пунктом «Еще» (крайний правый), может быть он прячется там.

Если и это не помогло, то обратитесь к администратору портала, может быть, у вас недостаточно прав для создания БП.

В Настройках выбираем Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы.

Добавляем шаблон для сделок. По умолчанию добавляется шаблон для последовательного бизнес-процесса, что нам и требуется в данном случае (и вообще требуется в 99,99% случаев).

Шаг 2. Настройка шаблона

В появившемся окне изменяем Название и добавляем Описание (это не обязательно, но хороший тон).

Обратите внимание на настройки автоматического запуска – «Автоматически запускать».

По умолчанию там указано «При добавлении». Убираем ее! Не стоит, чтобы при добавлении новых сделок запускался наш недоделанный бизнес-процесс (а недоделанным он будет всегда, пока не проведено тестирование).

В окне настроек шаблона мы видим несколько вкладок:

• Основное (которую мы только что заполнили)
• Параметры
• Переменные
• Константы

Параметры служат для добавления информации при запуске процесса и для передачи данных между разными БП.

Переменные нужны для временного хранения данных в ходе бизнес-процесса, и они очищаются после его завершения.

Практическое применение параметров и переменных будет описано в следующих статьях.

Константы нужны для хранения постоянной информации, которая не меняется в ходе БП.

Именно их мы будем использовать в нашем примере для хранения значения 100 000 руб. (минимальной суммы, достойной внимания руководителя) и самого руководителя.

Давайте добавим их на вкладку «Константы».

Для добавления суммы заполните поля:

• Идентификатор – можно использовать только латинские символы, цифры и знак подчеркивания (не волнуйтесь, если вы ошибетесь, то система вам подскажет).
• Название – здесь пишите, что и как вам угодно, но лучше, чтобы это было информативное название.
• Описание – поле не обязательно заполнять, в данном примере и так все понятно, но давайте опишем для наглядности.
• Тип – здесь выберите тип «Целое число»

При добавлении Руководителя заполните те же поля.

Для Типа выберите «Привязка к пользователю».

При заполнении поля «Значение константы» вам сейчас надо выбрать не реального руководителя, а себя или, еще лучше, предварительно созданного тестового пользователя.

Для выбора пользователя нажмите кнопку для вставки значения (запомните ее вид, она будет часто использоваться во время работы над шаблоном):

Выберите пользователя из списка (в данном примере выбран «Тестовый Cотрудник»). Если вы не видите в списке нужного вам пользователя, то поищите его в разделе «Категории пользователей».

Теперь вкладка «Константы» будет выглядеть так:

Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» для сохранения параметров шаблона!

Если вы немного утомились и хотите сделать перерыв, то давайте сохраним все что мы сделали с помощью кнопки «Применить»:

Советую вам не забывать периодически нажимать на эту кнопку, чтобы не потерять промежуточные результаты своей работы.

Шаг 3. Добавление блок-схемы

Блок-схема формируется с помощью действий, сгруппированных по разделам.

Вначале вам будет непонятно, какие действия в каких разделах искать и в каких случаях их применять. Но со временем вы увидите, что действий не так уж и много и в процессе работы вы познакомитесь с ними досконально.

Вспомним наш алгоритм: «Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.»

Нам потребуется действие «Условие» из раздела «Конструкции».

Раскроем раздел и перетащим «Условие» к серому треугольнику, как показано на скриншоте.

Есть еще один способ добавить действие.

Кликнув на треугольник, вы получите список с разделами и здесь уже из раздела «Конструкции» выберите действие «Условие».

Перейдем к настройке Условия.

Вначале давайте изменим название действия. В нашем простом примере с одним условием это кажется лишним, но если вы будете разрабатывать более сложные бизнес-процессы с несколькими условиями, то увидите, насколько удобно, когда блок-схема легко читается.

Для изменения названия нажмите на шестеренку и введите свое название в поле «Заголовок».

Теперь разберемся с ветками условия. По умолчанию их 2, как нам и надо для нашей задачи. Но в принципе можно добавить сколько угодно веток с помощью значка «+» справа от названия.

Настроим левую ветку.

Назовем ее «ДА».

Для «Типа условия» выберем «Поле документа», поскольку мы будем проверять поле сделки («документ» – это общее название элемента, на котором запускается БП).

В появившемся поле документа выберем «Сумма».

В качестве условия выберем «не меньше», поскольку «равна или больше» означает «не меньше».

Для установки Значения нажмите кнопку для вставки значения:

В окне «Вставка значения» раскройте «Константы» и выберите константу «Минимальная сумма».

Настройки левой ветки теперь выглядят так:

Сохраните их.

Таким образом мы добавили в блок-схему проверку условия:

Если сумма сделки (то есть поле сделки «Сумма») равна или больше (то есть «не меньше») 100 000 руб. (значение нашей константы summa_min).

Теперь перейдем к условию в правой ветке.

Здесь достаточно ввести «НЕТ» в поле «Заголовок» и то, это надо только для наглядности нашего условия.

Сейчас, когда у нас готовы 2 ветки, давайте добавим в них действия для логирования.

Это надо для того, чтобы потом по записям в Журнале бизнес-процесса мы могли проверить, как он работает.

За добавление в лог отвечает действие «Запись в отчет» из раздела «Прочее».

Добавьте текст. В текст можно добавить поля, константы, переменные… В нашем примере в текст вставлены поле сделки «Сумма» и константа для минимальной суммы. Добавьте их с помощью кнопки для вставки значения, подобно тому, как мы это делали при добавлении условия в левой ветке.

Для добавления действия «Запись в отчет» в правую ветку условия скопируйте действие, перетаскивая его как показано на скриншоте при нажатой Ctrl. Если будете перетаскивать без Ctrl, то действие будет перемещено, а не скопировано.

Отредактируйте текст в новом действии, изменив «ДА» на «НЕТ».

Вы можете написать свои тексты в этих действиях, главное, чтобы потом из записей Журнала вам было ясно, что происходит с вашим БП.

Теперь в левую ветку добавим наблюдателя к сделке.

Для этого выберем действие «Изменение наблюдателей» из раздела «CRM».

Здесь оставьте действие «добавить» и нажмите на кнопку «…» для выбора наблюдателя.

Поскольку наблюдатель у нас находится в константе «Руководитель», то ее и выберем.

Теперь действие выглядит так:

Итак, наш шаблон готов. Не забудьте его сохранить!

Запуск и Тестирование

Для тестирования создайте сделку c суммой больше 100 000 руб., например, 200 000 руб.

Перейдите в карточку сделки и запустите БП вручную, выбрав его из списка.

Теперь давайте посмотрим Журнал на вкладке «Бизнес-процессы».

Из журнала видно, что БП пошел по левой ветке, как и ожидалось.

Также мы видим, что в карточке сделки «Тестовый сотрудник» установлен как наблюдатель.

Также надо провести тесты, когда сумма сделки < 100 000 руб. и когда сумма сделки = 100 000 руб.

Для этого можно создать новые тестовые сделки с этими суммами или менять сумму в нашей тестовой сделке, при этом не забывая очищать поле «Наблюдатели».

Если все тесты прошли успешно, то можно переходить к последнему этапу.

Сдача в эксплуатацию

Перед запуском БП в работу нам надо сделать 2 вещи.

Первое, это установить реального руководителя вместо Тестового сотрудника в константе «Руководитель».

Для этого выберите наш шаблон в Списке шаблонов для сделок

и измените значение константы «Руководитель» на реального пользователя.

И второе, это установить автозапуск процесса.

Поскольку сумма сделки может быть указана и при добавлении сделки, и при ее изменении, то для автоматического запуска отмечаем 2 чекбокса «При добавлении» и «При изменении».

Теперь наш бизнес-процесс в работе!