Бизнес процесс это совокупность последовательных действий

Определение бизнес-процесса, как и любое определение, может различаться. К примеру: Бизнес-процесс – установленная последовательность действий, требующая определенного входа, достигающая определенного выхода и использующая определенные ресурсы, которая служит для реализации работы или услуги для внутреннего или внешнего клиента. Но давайте сделаем сложное простым.

Определение бизнес-процесса

Наиболее простое определение выглядит следующим образом:

Бизнес-процесс — действия, которые выполняются в определенном порядке, ради достижения конкретного результата. 

Да, вот так просто. 

Тем не менее, вышеприведенное определение включает в себя ряд важных качеств, свойственных любому бизнес-процессу и их стоит разобрать. 

Установленная последовательность действий

Да, процесс это совокупность последовательных действий. Это означает, что действий несколько, а может быть и очень много, и выполняются они в определенном порядке. Что значит определенном? Это значит, что последовательность действий известна и установлена заранее и, в правильном случае, где-то описана. 

Требующая определенного входа

Ничто не получается из ничего. Проще говоря: процессу нужно что-то, из чего будет произведён результат. Это что-то, в процессном подходе, называется вход. Вход, это то, что процесс берет и преобразовывает в в выход, результат. Проще говоря, чтобы приготовить кофе, вам понадобится кофе, сахар, вода и так далее. Все, что будет преобразовано в результат, чашку кофе, будет являться входом. 

Достигающая определенного выхода

Выход процесса, это результат. Продукт, который производит процесс из входов. 

Использующая определенные ресурсы

Даже для такого простого процесса, как приготовление кофе нужны ресурсы, которые позволят входы, читай сырье, преобразовать в выход. К ресурсам будет относиться кофемолка, джезва а так далее. 

Служит для реализации работы или услуги

Это означает, что процесс может являться частью чего-то более важного, например комплекса процессов по производству продукта или оказанию услуги. Т.е. в самом понятии процесса заложен факт того, что процессов много и они как-то между собой взаимосвязаны. 

Для внутреннего или внешнего клиента

Всегда есть кто-то, кто заинтересован в том, чтобы получить результат процесса — выход. И это очень и очень важно! Если результат процесса никому не нужен, то и существование процесса стоит под сомнением. 

Поэтому: 

Процессом мы считаем любую последовательность действий, которая берет что-то и делает из этого что-то ценное для некого клиента. 

Приставка Бизнес просто делает акцент на то, что результат процесса используется в бизнесе и в бизнес-целях. Весь бизнес целиком можно охарактеризовать как один большой процесс. Как правило, цель бизнеса – зарабатывать деньги. Значит, и результатом процесса Бизнес являются деньги. А началом — желание их заработать. 

Процессы имеют определенную структуру и характеристики. Также бизнес-процессами необходимо управлять. Цель всего одна – бизнес-процесс должен каждый раз выдавать один и тот же результат.

Бизнес-процесс (business process) — это многократно повторяющаяся последовательность действий (операций, процедур), которая направлена на создание продукта, имеющего ценность для заказчика (потребителя, клиента, партнера). Продуктом может быть товар, услуга, документ, информация.

Например, у интернет-магазина есть следующие бизнес-процессы: обработка заказа, организация доставки, пополнение запасов, работа с возвратами.

Чаще всего бизнес-процессы описывают в виде блок-схем. Удобно делать это в специальных конструкторах, но можно нарисовать и на бумаге или в mindmap.

Для того же интернет-магазина процесс обработки заказа может выглядеть так:

Блок-схема процесса обработки заказа

Бизнес-процесс можно разложить на более мелкие действия и даже описать отдельные его этапы как подпроцессы (например, сборку заказа).

Процесс обработки заказа, разложенный на действия

Раскладываем процесс обработки заказа на действия

Кто такой потребитель бизнес-процесса

Любой бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Даже если вы вяжете на заказ, у вас тоже есть свои бизнес-процессы: есть потребитель и есть продукт, который вы производите, чтобы удовлетворить его запрос. Есть определенная последовательность действий, которая приводит к нужному результату: вы принимаете заказ, покупаете пряжу, вяжете, отдаете готовую вещь клиенту.

Потребитель процесса — субъект, который использует его результаты. Потребитель бывает внешним и внутренним по отношению к организации.

Внешний характерен для материального взаимодействия. Так, внешним потребителем будет клиент, которому вы продаёте товар или оказываете услугу.

Внутренний потребитель находится в самой организации и решает отдельные задачи внутри коллектива.

Например, есть бухгалтер, который начисляет зарплату, — потребителем его процесса будет сотрудник. Он эту зарплату получит. Есть менеджер, который составляет отчёт по продажам, — потребителем процесса будет вышестоящий начальник. Он будет использовать результаты отчёта для принятия решений.

Задачи бизнес-процесса

Бизнес-процессы нужны, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для дальнейшего изучения и принятия решений.

Описание бизнес-процессов решает две задачи:

  1. Исследование бизнеса. Графические изображения наглядно показывают внутреннюю кухню компании. Так легче найти её наиболее уязвимые места, устранить дублирующие или лишние операции, найти действия, которые затягивают работу во времени.
  2. Формализация действий. Когда на каждую задачу есть четкая инструкция и алгоритм действий, сотрудники работают эффективнее, а адаптация новых работников проходит в разы быстрее.

Виды бизнес-процессов

Основные. Это процессы, ради которых бизнес создавался и которые приносят прибыль, —  производство продукции, оказание услуг. Для производителя детского питания одним из основных процессов будет производство яблочного пюре.

Сопутствующие. Также направлены на создание продукта и приносят прибыль. Однако при этом они обеспечивают сопутствующую деятельность. Для того же производителя детского питания сопутствующим будет процесс производства тары для пюре. Баночки могут делать как для своих продуктов, так и на заказ для других производителей.

Вспомогательные. Направлены на поддержание основных бизнес-процессов. Например, ремонт и обслуживание производственных линий.

Обеспечивающие. Их цель — сделать возможными основные процессы. Это кадровое, финансовое, техническое обеспечение.

Управляющие. Охватывают весь комплекс функций управления. Сюда относят планирование, формирование и осуществление управленческих воздействий, а также контроль.

Процессы развития. Связаны с совершенствованием продукта, улучшением производительности. Например, изменение рецептуры, производство более экологичной упаковки, закупка нового оборудования.

Структура бизнес-процесса

У любого бизнес-процесса есть:

  • Вход — исходное сырьё или данные, необходимые для старта.
  • Выход — результат проделанной работы.
  • Ресурсы, необходимые для его выполнения.
  • Управляющие воздействия — методики, инструкции, правила выполнения, требования.
  • Владелец — тот, кто владеет ресурсами, управляет процессом и несёт ответственность за результат. Это не обязательно руководитель подразделения или компании. Владельцем процесса «Сборка заказа» будет руководитель склада.
  • Исполнители — сотрудники, задействованные в выполнении процесса.
  • Критерии оценки — индикаторы, с помощью которых владелец видит «узкие места» и принимает решения относительно процесса. Для сборки заказа индикаторами могут быть время исполнения, дополнительные издержки.

Структура бизнес-процесса

Описать бизнес-процесс можно:

  • Текстом. Это будет пошаговая инструкция с подробным указанием регламентов и стандартов выполнения всех действий.
  • В табличном виде. В строках таблицы будут прописаны подпроцессы, а в столбцах: исполнители, входы и выходы.
  • Графически в виде блок-схемы. Графическое описание (его ещё называют картой бизнес-процесса) наиболее наглядно для восприятия, поэтому его используют чаще всего.

Для графического описания чаще всего применяют нотации.

Нотация — это совокупность принципов и стандартов описания: как именно мы будем описывать процесс, какие условные обозначения для элементов будем применять, правила чтения моделей и их элементов. Это своеобразный конструктор из стандартизированных обозначений элементов процесса, из которых собирают блок-схему.

Нотаций для моделирования бизнес-процессов придумали много: VAD, TPC, BPMN, IDEF. Они отличаются принципами построения, но схемы всегда выстроены логично и понятно, и поэтому считываются интуитивно даже теми, кто впервые их видит.

Популярные инструменты для моделирования бизнес-процессов:

  • Bizagi Process Modeler;
  • ELMA;
  • Visual Paradigm;
  • ARIS Express;
  • Camunda.

Как правильно описать бизнес-процесс

Шаг 1. Задайте границы процесса

Границы определяются по входам и выходам. Например, чтобы найти границы процесса продаж лидам, полученным с email-рассылки, нужно понять:

  1. Что является целевым результатом процесса. Для продаж это заключенная сделка. Она будет границей окончания процесса.
  2. Когда может начаться процесс. В нашем примере — с получения заявки от лида. Это событие будет одной из границ начала процесса.
  3. Какие ресурсы нужны. Например, CRM-система или менеджер, который будет закрывать сделку. Наличие такого ресурса может являться одной из границ начала, потому что без него выполнить процесс не получится.

Задаём границы процесса

Шаг 2. Определите элементы бизнес-процесса

Пока просто текстом ответьте на вопросы в документе или на бумаге. Возможно, в процессе построения схемы информацию придется дополнить или пересмотреть, но сейчас важно собрать все данные в одном месте:

  • определяем цель процесса;
  • описываем шаги;
  • определяем исполнителя;
  • описываем последовательность выполнения шагов, или тайминг, ограничения по времени выполнения какого-либо шага;
  • определяем, чем сопровождается действие: товарно-материальные ценности, потоки документов, информационные потоки и т.д.;
  • описываем результаты процесса (товарно-материальные ценности, документы, информация) и требования к этим результатам;
  • перечисляем ресурсы, которые нужны, чтобы бизнес-процесс мог произойти;
  • перечисляем показатели, которыми измеряется результативность и эффективность бизнес-процесса;
  • указываем владельца процесса;
  • описываем нюансы исполнения для каждого шага.

Шаг 3. Разбейте бизнес-процесс на основные этапы

В нашем примере можно выделить следующие этапы:

  1. Регистрация входящей заявки.
  2. Презентация продукта.
  3. Оформление сделки.

Определяем основные этапы процесса

Шаг 4. Добавьте развилки и другие события

Дополняем схему основными вариантами развития процесса и промежуточными событиями.

Дополняем схему событиями

Шаг 5. Обозначьте роли участников процесса

В описаниях не указывают конкретные имена исполнителей. Здесь применяют понятие «роль». Одни сотрудник может выполнять несколько ролей, и одну роль могут исполнять несколько сотрудников. Из ролей складывается должность.

В нашем примере роль одна — менеджер по продажам. Её могут выполнять несколько человек.

Шаг 6. Разместите на схеме документы, программы и базы данных

Документ — это информация на любом носителе: электронное письмо, инструкция, доклад, презентация.

В схеме указываем не просто название документа, программы или базы данных, а даем на них ссылки (в специализированных сервисах есть такая возможность).

Размещаем на схеме участников, документы, программы

По этому же принципу схемы дополняют инструментами/материалами, которые используются в процессе, показателями эффективности, сносками, комментариями и связывают с другими бизнес-процессами.

Правила описания бизнес-процессов компании. Любое описание бизнес-процесса должно быть:

  1. Завершённым. Процесс должен подробно описывать все действия, необходимые для получения результата, варианты развития событий и заканчиваться достижением той цели, которую ставили в начале.
  2. Лаконичным. Несмотря на большой объём используемой информации, её нужно излагать компактно, вычленяя только главные моменты.
  3. Реализовано в стандартных нотациях. Существующие нотации созданы для того, чтобы моделировать схемы, понятные даже человеку с улицы.
  4. С указанием каждого участника. Иначе процесс будет нерабочим.
  5. Максимально понятным. Схема не должна быть слишком запутанной, перегруженной, объёмной.

Бизнес-процессы есть в любом бизнесе. Из них складывается вся деятельность компании. Бизнес-процессы важно описывать, чтобы видеть узкие места в работе, и улучшать, чтобы достигать новых целей.

Главные мысли

бизнес-процесс это

Бизнес-процесс (БП) – это совокупность последовательности действий по изменению ресурсов, полученных на входе в итоговый продукт, который на выходе имеет  важность и ценность для потребителя. 

Существует много трактований данного термина. Среди наиболее популярных:

  • Выполнение совокупности структурированных операций, идущих друг за другом и решающих определенную задачу бизнеса.
  • Взаимосвязь неких функций, реализация которых создаст готовый полезный для конечного потребителя продукт или услугу.
  • Последовательность, состоящая из нескольких этапов/шагов, которая сформирует добавленную стоимость продукта для клиента.

Из определений понятно, что БП существуют во всех организациях, независимо от размеров, масштабов, сферы деятельности и внутренних регламентов.

Содержание:

  • Классификация бизнес процессов
  • Принципы бизнес процессов
  • Описание бизнес процесса

Классификация бизнес процессов

  • Основные
    процессы, нацеленные на производство товара (ПТ) и обеспечивающие непосредственный доход.
  • Сопутствующие
    процессы по производству товара или оказанию определенных услуг, которые не относятся к основной деятельности, но обеспечивают доход.
  • Вспомогательные 
    процессы, направленные на реализацию основных процессов с учетом специфики.
  • Обеспечивающие 
    процессы, предназначенные для обеспечения существования всех процессов организации;
  • Управляющие 
    процессы, включающие полный спектр управленческих функций на уровне каждого процесса и системы в целом.

Пример: стратегическое, тактическое, оперативное управление.

  • По развитию
    процессы, направленные на улучшение/оптимизацию ПТ.

Часто используется более сокращенная классификация, которая состоит из трех пунктов:

  • основные;
  • вспомогательные;
  • управляющие.

Кроме того, БП можно поделить на внешние (они имеют вход/выход вне организации) и внутренние (процессы, которые протекают исключительно внутри организации). 

Принципы бизнес процессов

Есть основные принципы существования БП, которые и позволяют определять их как БП:

  • Принцип  присутствия входов/выходов
    в ходе процесса начальные ресурсы трансформируются в готовый продукт.
  • Принцип присутствия поставщика
    когда присутствуют первичные или вторичные ресурсы (в зависимости от входа), необходимые для протекания БП.
  • Принцип существования клиента
    БП обязательно должен протекать для кого-то или для чего-то.
  • Принцип границ
    наличие “точек”, где БП стартует, завершается или соприкасается с другими процессами.
  • Принцип взаимосвязи
    все БП в организации должны быть тесно связаны друг с другом.
  • Принцип измерения
    БП должен иметь параметры, которые способны отразить его функционирование и иметь качественные и количественные характеристики.

Описание бизнес процесса

Описание БП – составление четкой последовательности действий работников при выполнении действий в графическом (и/или текстовом) виде для дальнейшей формализации и составления сценариев оптимизации. 

Любая организация при регламентировании (формализации) прописывает все или наиболее важные и значимые для себя БП в максимально доступной и удобной форме. Однако любое описание должно содержать следующие пункты:

  • Наименование
    Например, “Штрафы по качеству”, “Разработка и согласование бизнес-плана” и т.д.
  • Код БП
  • Определение БП
  • Цель БП
  • Владелец БП
    Специалист, полностью отвечающий за процесс и несущий ответственность за ход выполнения процесса, его результат и удовлетворенность клиента. Часто (особенно в крупных компаниях) существует понятие “менеджер процесса”, который осуществляет оперативное управление БП.
  • Нормативы
  • Входы
  • Выходы
  • Измеряемые параметры
  • Показатели результативности

Сейчас все большую актуальность приобретают именно визуализированные описания БП формата as is, поскольку обладают наибольшей наглядностью. Текстовые описания все больше используются исключительно в разработке.

0
0
Голоса

Рейтинг статьи

Добавил:

fench

Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Предмет:

Файл:

Скачиваний:

56

Добавлен:

22.08.2013

Размер:

33.79 Кб

Скачать

ТЕСТ 3_ЛЕКЦИЯ1

Тема: Бизнес-процесс. Основные термины
и определения

  1. Бизнес-процесс – это:

    1. Совокупность последовательных
      действий, направленных на достижение
      определенных результатов

    2. Совокупность работ, в ходе выполнения
      которых создается выходной результат,
      имеющий ценность для потребителя

    3. Совокупность работ, в ходе выполнения
      которых, при использовании ресурсов,
      создается выходной результат, имеющий
      ценность для потребителя

    4. Совокупность взаимосвязанных и
      взаимодействующих видов деятельности,
      преобразующих в ходы в выходные
      результаты, которые имеют ценность
      для конкретного результата

  2. У бизнес-процесса должен быть:

    1. Вход

    2. Выход

    3. Исполнитель

    4. Владелец

  3. Сущность регламентов бизнес-процессов:

    1. Описывает процессы взаимодействия
      исполнителей

    2. Описывает порядок действий отдельных
      исполнителей при реализации БП

    3. Описывают общепризнанные способы
      выполнения соответствующих процессов

  4. Методами качественного анализа
    бизнес-процессов является:

    1. Субъективное оценивание

    2. Анализ графических схем

    3. Сравнение с требованиями

    4. Имитационное моделирование, ABC-метод

  5. Методами количественного анализа
    бизнес-процессов является:

    1. Субъективное оценивание

    2. Анализ графических схем

    3. Сравнение с требованиями

    4. Имитационное моделирование,
      ABC-метод

  6. Владелец бизнес-процесса:

    1. Отвечает за координацию действий
      и согласовывает интересы исполнителей
      БП

    2. Отвечает за своевременную адаптацию
      и реорганизацию БП

    3. Отвечает за результативность,
      эффективность и возобновляемость БП

  7. Исполнитель бизнес-процесса это:

    1. Человеческий ресурс

    2. Оборудование

    3. Поставщик

  8. Вход выход бизнес-процесса это:

    1. Ресурс на основании, которого
      инициализируется бизнес-процесс

    2. Сырье

    3. Формы документов

  9. Какие из перечисленных показателей
    относятся к качественным показателям
    анализа бизнес-процессов:

    1. Анализ входов-выходов

    2. Степень соответствия мировым образцам

    3. Степень выполнения требований
      потребителя

  10. Какие из перечисленных показателей
    относятся к количественным показателям
    анализа бизнес-процессов:

    1. Объем производства в денежном
      выражении

    2. Величина дебиторской задолженности
      потребителя

    3. Затраты на брак

Тест 2

Тема: Место бизнес-процессов в
организации

  1. Бизнес-процессы классифицируются:

    1. Основной

    2. Вспомогательный

    3. Управления

  2. К основным бизнес-процессам относятся:

    1. Процессы, добавляющие ценность
      продукту/услуге

    2. Результат по процессу получает
      внешний потребитель

    3. Процессы, не касаются напрямую основного
      продукта/услуги

  3. К вспомогательным бизнес-процессам
    относятся:

    1. Процессы, добавляющие стоимость
      продукту/услуге

    2. Результат по процессу получает внешний
      потребитель

    3. Процессы, не касаются напрямую
      основного продукта/услуги

  4. К бизнес-процессам управления относятся:

    1. Процессы, которые задают цели и критерии

    2. Процессы, которые координируют все
      процессы

    3. Процессы, не касаются напрямую основного
      продукта/услуги

  5. Бизнес-процесс «Учет банковских
    операций» относится:

    1. Основной

    2. Вспомогательный

    3. Управления

  6. Бизнес-процесс «Предоставление услуги
    по кредитованию физических лиц»
    относится:

    1. Основной

    2. Вспомогательный

    3. Управления

  7. Бизнес-процесс «Координация работ в
    отделе кредитования физических лиц»:

    1. Основной

    2. Вспомогательный

    3. Управления

Соседние файлы в папке 05_Testy

  • #

    22.08.2013380 б27.listing

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Бизнес-процесс — это один из популярных и давно устоявшихся инструментов решения задач в коммерческих и некоммерческих организациях. Он распределяет и оптимизирует работу сотрудников компании над поставленными целями. Этот инструмент используется как для работы с клиентами, так и для внутренних операций компании, что делает его универсальным для решения проблем. В статье рассмотрим, что такое бизнес-процессы предприятия и как они классифицируются.

Что такое бизнес-процессы компании

Бизнес-процесс — это деятельность рабочего коллектива, направленная на создание качественного продукта или получение иного результата. Каждый сотрудник отвечает за разные аспекты: одни за управление и контроль, другие за выполнение функций.

У бизнес-процесса может быть внешний и внутренний потребитель по отношению к организации. Первый характерен для материального взаимодействия, например, продажа товара или оказание услуги клиенту, который и будет выступать внешним потребителем. Внутренний находится в самой организации и решает отдельные задачи внутри коллектива, например, подбор кадров.

Рассмотрим это на примере типографии. Печать полиграфической продукции — это основной бизнес-процесс для данного предприятия. Печать (как процесс) включает множество операций, потребляет ресурсы (сырье, материалы, труд персонала и т.п.) и выдает результат потребителю — готовую книгу. Потребителем для этого процесса будут оптовые компании, которые распределяют товар до конечных потребителей.

Другой пример бизнес-процесса — закупка материалов для печати книжной продукции. Потребитель конечного результата процесса будет внутренним — это производственные цеха предприятия, в которых готовят бумагу, краски и т.д.

Эта же модель используется и в некоммерческих целях, например, в благотворительных фондах для организации сбора пожертвований или для оказания бесплатных медицинских услуг.

Характеристики бизнес-процессов

Для того, чтобы наглядно понять, что включает в себя этот бизнес-инструмент, необходимо разобраться в основных и дополнительных характеристиках.

Основные характеристики обязательны. К ним относятся:

  • Название и цель.

Часто эти элементы объединены в одно, так как из названия операции четко видна цель. Они должны быть конкретными и понятными для участников. Например: название «Заключение договора купли-продажи с клиентом» и аналогичная цель.

  • Исполнитель.

Его называют владельцем инструмента. Это лицо, выполняющее или отвечающее за выполнение цели. В компании это сотрудник из управленческого отдела или начальства. В его обязанности входит составление и донесение плана до сотрудников, а также контроль за их деятельностью.

  • Ресурсы.

Это инструменты, которые используются для достижения цели. Они остаются неизменными по ходу выполнения работы, а лишь оказывают воздействие на конечный продукт. Например: машинка на швейной фабрике.

  • Вход.

Это тоже ресурсы, но, в отличие от предыдущих, они преобразуются во что-то новое в результате деятельности компании. Обычно это любой вид сырья. Например: ткань, из которой шьют одежду на швейной фабрике.

  • Выход.

Это результат проделанной работы — товар или услуга. На выходе не всегда получается то, что было изначально запланировано. Цель может измениться.

Построение бизнес-процесса

Дополнительные характеристики не обязательны, поэтому их может не быть в структуре. К ним относятся:

  • иные участники;
  • последовательность операций;
  • поставщики ресурсов;
  • конечный пользователь;
  • показатель эффективности работы;
  • риски.

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы классифицируются в зависимости от факторов:

  1. По содержанию:
    • Основные бизнес-процессы. Это задачи, ориентированные на производство товара или оказания услуги, которые в дальнейшем принесут прибыль. Например: для мебельного завода основной бизнес-процесс — изготовление предметов интерьера.
    • Сопутствующие процессы. Не служат главным источником прибыли, составляют только часть деятельности. Например: для магазина электроники сопутствующим процессом станет ремонт техники.
    • Вспомогательные процессы. Направлены на поддержание основного процесса. Например: обслуживание и ремонт производственного оборудования на заводе.
    • Обеспечивающие процессы. Направлены на поддержание жизнедеятельности исполнителей и возможности производства. Например: финансовое обеспечение, кадровая деятельность.
    • Управляющие процессы. Направлены на контроль. Например: работа управляющих менеджеров по планированию и распределению кадров.
    • Процессы развития. Направлены на улучшение производительности. Например: замена оборудования, опросы сотрудников о качестве рабочего процесса.
  1. По форме:
    • Внешние процессы. Основная работа субъекта на рынке непосредственно с потребителем (ведение переговоров с клиентом, рекламная деятельность и пр.)
    • Внутренние процессы. Направлены на решение задач внутри коллектива (бухгалтерский учет, кадровая деятельность, охрана труда и пр.)
  2. По функции:
    • Функциональные процессы. Направлены на выполнение поставленной задачи (изготовление товара, поиск клиентов, продвижение продукции).
    • Структурные процессы. Направлены на поддержку рабочего процесса и его оптимизации (управление информацией, подбор кадров, контроль финансов).

Карта бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса

Описание бизнес-процесса — это описание определения действий, которые должны выполнить сотрудники для достижения поставленной задачи.

Этот инструмент не может существовать без описания. Но не каждый шаг сотрудника на работе требует подробной инструкции. Его создают для определенной задачи и он должен соответствовать следующим характеристикам:

  • Законченность.

Необходимо четко сформулировать конечный результат деятельности. Возможно в процессе работы цель немного изменится и результат уже будет другим, но это не важно на этапе описания. Здесь должен быть четкий и идеальный план.

  • Краткость.

В описании не должно быть лишних элементов, отвлекающих от сути поставленной задачи. Нужно четко и кратко сформулировать основные этапы работы, распределение нагрузки на сотрудников. Также стоит избегать непонятных терминов, чтобы описание бизнес-процесса было понятно всем, в том числе и заказчику. Меньше деталей — больше конкретики.

  • Использование общепринятых условных обозначений.

Существуют специальные программы нотаций с условными обозначениями, которые понятны пользователям. Бизнес-процесс — это совокупность большого количества специфических действий, которые сложно представить наглядно. Для этого используют программы, такие как  BPMN, IDEF3, UML и EPC, которые преобразуют задачи в удобные схемы и таблицы.

  • Назначение конкретных участников.

Нужно четко распределить задачи между кадрами, чтобы каждый понимал, чем заняться и какой блок задач закреплен за ним.

Качественное описание требует от руководителя понимания задачи. Необходимо собрать участников, включая сотрудников клиента, и презентовать бизнес-план в виде схемы на основе нотаций. Можно прокомментировать важные моменты и этапы проекта. Выступление не должно длиться более 10-15 минут.

Управление бизнес-процессами

Бизнес-процесс — это совокупность нескольких важных ступеней, без которых не получится реализовать весь потенциал компании. Управление бизнес-процессом состоит из четырех этапов, за прохождением которых следят менеджеры-управленцы:

  1. Моделирование.Включает в себя определение бизнес-процессов, которых может быть много и в небольшой компании. К моделированию также относится описание операций. На этом этапе важно разграничить сферы ответственности управляющего персонала. Каждый менеджер и его подчиненные должны отвечать за свой отдел, чтобы добиться хорошего результата.
  2. Исполнение.После получения задач персонал начинает выполнение своих рабочих функций. Таких функций может быть много, но все они должны быть выделены и распределены в описании проекта.
  3. Контроль.Этап включает контроль за персоналом и учет расходов. Все действия, зафиксированные в описании проекта, должны отражаться во внутренней сети компании. Менеджер обязан ежедневно следить за выполнением плана: соблюдены ли сроки, качество работы, загрузка работников.Также контроль ведется за дополнительными расходами, понесенными сотрудниками (почтовые, судебные и др.). Решить вопрос о возмещении этих трат, о премировании за выполнение и перевыполнение плана, штрафах за несоблюдение сроков.
  4. Улучшение.
    По закону Мерфи (или закону подлости, который гласит, что все, что должно пойти не так, пойдет не так) невозможно выполнить план идеально, поэтому после завершения основного бизнес-процесса необходимо произвести анализ сбоев в работе, выявить ошибки и на их основании оптимизировать работу персонала для успешного выполнения будущих проектов.

Схема управления бизнес-процессами

Бизнес-процессы в организации — это прежде всего вопрос качественного управления. Без квалифицированных управленческих кадров, которые правильно поставят задачу и проконтролируют выполнение, результативность работы будет под вопросом.

Заключение

Бизнес-процессы — эффективный инструмент для организации работы персонала в крупных и небольших, коммерческих и некоммерческих компаниях. Главное — правильно сделать описание бизнес-процесса с использованием понятных схем и терминов. Не стоит забывать и о контроле за качеством выполнения задач и анализе ошибок.

Общие вопросы по бизнес-процессам

Что такое процессный подход?

Способ управления, который рассматривает организацию, как совокупность взаимосвязанных процессов. Соответственно, объектом управления, при данном подходе, являются не функции, организационные единицы и конкретные люди, а бизнес-процессы. Процессный подход отличается системным решением вопросов – устраняются не проблемы, а причины их возникновения.

Чем операция отличается от процесса?

Бизнес-процесс, это совокупность действий или операций. Операция – элементарное действие в процессе, которое не имеет в своем составе других действий. Операцию нельзя декомпозировать. При этом автор модели процесса сам определяет, что является процессом, и содержит в своем составе другие процессы и операции, а что не нужно описывать детальнее, и, поэтому, является операцией.

В чем разница между процессом и подпроцессом?

Как правило, с этого начинаются все вопросы по бизнес-процессам. На самом деле, разница небольшая. Подпроцессом принято называть процесс, который, в рамках рассматриваемой модели, находится в составе другого процесса. Если процесс можно разбить на более мелкие процессы, которые, в свою очередь будут содержать в себе еще более подробное описание действий, то эти “более мелкие процессы” принято называть подпроцессами. Подпроцессы могут разбиваться на подпроцессы следующего уровня.

Типы бизнес-процессов

Какие бывают типы процессов?

Принято выделять 3 основных типа: основные бизнес-процессы, вспомогательные процессы и процессы управления.

Что такое сквозной процесс?

Сквозным является процесс, в котором участвуют несколько организационных единиц. К примеру, в процессе “Разработка продукта” будут участвовать: Конструкторский отдел, Отдел маркетинга, Финансовый отдел, Отдел обслуживания клиентов и так далее. Количество организационных единиц-участников не имеет значения. Если в процессе участвует больше одного отдела, он уже является сквозным.

Что такое типовой процесс?

Процесс, который выполняется одинаково, вне зависимости от того, кем и в каком контексте. Пример: согласование договора. И да, это типовой вопрос по бизнес-процессам)

Что такое непрерывный процесс?

Процесс, у которого нет разрывов, пауз и остановок между действиями. Для иллюстрации, представьте футбольный матч. Мяч постоянно переходит от одного игрока к другому и, как только мяч попал к игроку, он начинает бежать. Также в непрерывном процессе – каждая операция, действие (игрок) начинает выполнятся сразу после того, как было завершено предыдущее действие (пас).

Какие процессы являются внутренними?

Внутренний бизнес-процесс, это такой процесс, который выполняется только с участием сотрудников компании и для внутренних целей. То есть, клиентом внутреннего процесса всегда будет только другой процесс, организационная единица или сотрудник компании. Если процесс производит продукт, который передается внешнему клиенту, то такой процесс уже нельзя назвать внутренним.

Структура и составляющие бизнес-процессов

Что такое структура процесса?

В классическом представлении, структура бизнес-процесса выглядит следующим образом:
Вопросы по бизнес-процессам. Структура процессасф

  • Механизм реализации – собственно, это сам процесс, со всей совокупностью подпроцессов, операций, событий и других составляющих процесса.
  • Входы – то, что поступает в процесс и перерабатывается в выход.
  • Выход – продукт, результат бизнес-процесса.
  • Ресурсы – то, что используется для осуществления механизма реализации. Проще говоря, ресурсы, это то, что нужно использовать, чтобы можно было выполнить процесс.
  • Поток управления – информация, документы или прямые распоряжения, которые определяют то, как выполняется процесс. Для простоты понимания, инструкция, в которой описан процесс, является потоком управления.

В своей практике мы дополняем классическую структуру двумя элементами: события начала и события окончания. Они, события, являются частью структуры, потому, что определяют границы механизма реализации. Понимание структуры, снимает многие вопросы по бизнес-процессам.

Из каких элементов состоит бизнес-процесс?

Вот исчерпывающий перечень элементов, из которых может состоять бизнес-процесс:

  1. Подпроцессы
  2. Операции
  3. События
  4. Рабочие потоки
  5. Роли / участники процессов
  6. Информационные потоки
  7. Документы
  8. Базы данных и программное обеспечение
  9. Сырье и материалы
  10. Инструменты и оборудование
  11. Показатели

Что такое механизм реализации?

Механизм реализации – совокупность операций, событий и прочих элементов процесса, которые необходимы для того, чтобы получить продукт процесса. Если проще, то это действия, которые нужно выполнить в определенном порядке, чтобы получить продукт процесса.

Какими характеристиками обладает бизнес-процесс?

Перечень характеристик зависит от точки зрения, с которой мы рассматриваем процесс. Но можно отметить универсальные характеристики:

  1. Производительность
  2. Эффективность
  3. Трудозатраты
  4. Длительность
  5. Стоимость
  6. Повторяемость
  7. Степень зрелости
  8. Степень автоматизации

Следующие вопросы по бизнес-процессам, являются крайне важными, для понимания процессного подхода.

Кто является клиентом процесса?

Клиент процесса, это тот, кто использует продукт процесса. Клиенты могут быть внутренние и внешние. К внутренним клиентам могут относится процессы, организационные единицы и конкретные люди. Правда мы рекомендуем использовать только один тип внутренних клиентов – бизнес-процессы. Это означает, что для определения клиента процесса, необходимо определить, какой процесс дальше использует его продукт. Этот процесс и будет являться клиентом.
Также клиенты могут быть внешними. Тут все просто, это любые организации, группы, аудитории и так далее, которые не входят в состав организации и используют продукты ваших процессов. С этой точки зрения, в ряде процессов, ваши поставщики также являются клиентами. Внешними клиентами бизнес-процессов.

Кто такой владелец бизнес-процесса?

Владелец бизнес-процесса – тот, кто несет ответственность за процесс, за продукты процесса и удовлетворенность клиентов процесса. Владелец процесса имеет достаточно полномочий для полноценного управления и изменения процесса, дабы повышать его эффективность, качество продуктов и удовлетворенность клиентов.

Что является продуктом процесса?

Продукт бизнес-процесса – это его результат. Продукты бывают двух типов: основной и вспомогательные. Основной продукт процесса, как правило, один. Это то, ради чего выполняется весь процесс. Не стоит понимать слово продукт буквально. Услуга, это тоже продукт процесса. Определенное состояние клиента – тоже продукт.
Вспомогательные продукты, и их может быть несколько, это то, что также является результатом процесса и тоже кем-то используется, но не ради этих продуктов существует процесс.

Кто является участником процесса?

С точки зрения управления бизнес-процессами, участник, это любой человек, организационная единица или организация, которая выполняет какие-то действия в процессе, что-то передает внутрь процесса или получает от него. Да, поставщики и клиенты процессов, с этой точки зрения также являются его участниками.

Кто такие поставщики процесса?

Поставщики бизнес-процесса, это другие процессы или внешние участники, которые передают (поставляют) в процесс что-то, что необходимо для его выполнения.

Что такое ресурсы процесса?

Ресурс процесса, все, что необходимо для его выполнения. Люди не являются ресурсом, потому что являются участниками. А вот программное обеспечение, столы, компьютеры, сырье, материалы, инструменты, информация, деньги – ресурсы процесса. Без них процесс просто невозможно выполнить.

Что такое границы процесса?

В самом простом варианте, границы бизнес-процесса, это события начала, которые определяют, когда процесс начинается, и события окончания, которые определяют условия, при которых процесс считается завершенным.

Декомпозиция бизнес-процессов

Что такое декомпозиция процесса?

Декомпозиция, это разделение процесса на составляющие – подпроцессы и операции. Если процесс не разбит на части, то есть нельзя увидеть из каких действий он состоит, то процесс становится операцией. И наоборот, если вы решите расписать какое то действие подробнее, то это действие становится процессом.

Что такое уровни процесса?

Любой процесс можно представить в виде одного единственного квадрата на диаграмме. Это первый, или нулевой уровень описания. Открыв диаграмму, на которой процесс разбит на отдельные подпроцессы и операции, вы переходите на второй уровень. Открыв один из подпроцессов, будет осуществлен переход на третий уровень. И так до тех пор, пока на диаграмме не останутся только операции. Количество вложенных друг в друга слоев и есть количество уровней процесса. Как матрешка – количество уровней процесса, это количество матрешек, которое в итоге получится.
Уровни процесса, или уровни декомпозиции, можно представить в виде дерева.

Сколько уровней должна иметь декомпозиция бизнес-процесса?

Все вопросы по бизнес-процессам, связанные с декомпозицией, упираются в итоге в один – сколько уровней декомпозиции должно быть?
Строгих рекомендаций не существует. Но с практической точки зрения мы рекомендуем не превышать 4-5 уровней декомпозиции. При этом пятый уровень, это описание процедур и правил.

Важно понимать – количество уровней декомпозиции зависит от целей, ради которых осуществляется декомпозиция.

Документы и моделирование бизнес-процессов

Что такое нотация моделирования?

Нотация моделирования – язык, который используется для описания бизнес-процессов, в виде визуальных моделей. Нотации состоят из значков, которые обозначают разные составляющие процессов, и правил их использования.

Что такое карта процессов верхнего уровня?

Это первый уровень декомпозиции процессов. На данном уровне, очень крупно, представлены все бизнес-процессы организации и их взаимосвязи.

Что такое модель бизнес-процесса?

Модель процесса – совокупность диаграмм, таблиц и текста, которые описывают процесс целиком, отдельные его элементы, свойства и взаимосвязи. Важно понимать, что модель может выглядеть и как одна единственная схема, и как множество документов, собранных воедино. Помимо документов, модель может включать в себя целые базы данных, программные комплексы и так далее.
Один процесс может иметь несколько моделей. Например, модель потоков данных процесса представляет точку зрения обмена данными между элементами процесса. Именно точки зрения на процесс определяют состав моделей.

Чем модель процесса отличается от схемы, диаграммы или карты?

Как сказано выше, модель – более комплексное понятие. Множество схем, диаграмм или карт может описывать один процесс и входить в одну модель. И да, нет разницы между схемой, диаграммой или картой. Это синонимы.

В чем заключается описание бизнес-процесса?

Описание процесса, это собственное … описание. Формализация, перенос “на бумагу” того, как процесс выполняется в реальной жизни.

Что такое регламент бизнес-процесса?

Документ, представляющий из себя исчерпывающее описание процесса, необходимое для его осуществления и управления.

KPI и анализ бизнес-процессов

Что такое эффективность процесса?

В общем, эффективность — это соотношение результата и затрат, которые были понесены на его получение. Эффективность процесса, соотношение всего, что нужно было потратить, чтобы произвести продукт процесса, и стоимости данного продукта. Это самое простое объяснение. Хотя мы и используем более комплексный подход для оценки эффективности, это тема для отдельной статьи.

Что такое показатель эффективности бизнес-процесса?

Показатель эффективности — это индикатор, которой позволяет понять, или сравнить состояние какой-то характеристики процесса, или его элемента. Стоимость процесса – показатель. Время обработки заявки, это тоже показатель.

Чем показатель эффективности отличается от ключевого показателя эффективности?

Ничем. Ключевой показатель эффективности ничем не отличается от просто показателя эффективности.

Какой процесс можно считать оптимальным?

Уф. Если не заходить в область математики, то оптимальным является тот процесс, который позволяет обеспечить наибольшую эффективность, при соблюдении требований к процессу и его продуктам. Требования могут включать в себя уровень брака, отходов и прочих потерь.

Какой процесс можно считать эффективным?

Любой процесс, который тратит на производство продукта меньше, чем стоит сам продукт, является эффективным.

Как можно оценить эффективность процесса?

Суммировать стоимость времени участников процесса на его выполнение, стоимость используемых ресурсов и разделить на стоимость продукта. Самый простой способ.

Что такое потери в процессе?

Все элементы и сценарии процесса, которые не приводят к кратчайшему производству продукта процесса и соблюдению требований. Иными словами, если какое-то действие не нужно для получения продукта или для соблюдения требований к процессу / продукту, оно является потерей.

Как посчитать стоимость процесса?

Необходимо суммировать стоимость времени, которое тратят участники процесса на его реализацию и стоимость используемых ресурсов, по каждому сценарию процесса. Затем необходимо умножить сумму затрат по каждому сценарию на его вероятность и сложить значения. Таким образом получится приведенная стоимость, которая включает в себя разность стоимости сценариев процесса.

Вопросы по бизнес-процессам. Методы и подходы

В чем заключается выявление процессов?

Выявление процесса, это его обнаружение и определение границ. Проще говоря, чтобы сказать, что существует некий процесс, нужно для начала его обнаружить. Для этого вовсе не обязательно его “пощупать”. Для обнаружения существует несколько способов.

После того, как процесс обнаружен, необходимо определить его границы. После этого можно сказать, что процесс выявлен.

Что подразумевается под разработкой или созданием бизнес-процессов?

В одном случае это может означать описание существующего процесса, в другом описание не существующего, в жизни, процесса. Рекомендую всегда уточнять, что именно имеется ввиду.

Чем создание процесса отличается от проективного?

Если речь идет об описании процесса, которого еще не существует, то ничем. Просто под созданием могут подразумевать формализацию, описание существующего процесса, а под проектированием, разработку нового процесса.

Как осуществляется оптимизация бизнес-процессов?

Поэтапно)) Исследование процесса – моделирование – изучение и снятие значений параметров – анализ – проектирование нового процесса – проектирование изменений – оценка эффекта изменений – реализация проекта.

Что такое реинжиниринг бизнес-процессов?

Подход к повышению эффективности процессов, который основан на том, что уже действующий процесс проектируется “с нуля” и как можно ближе к идеальному состоянию. При этом идеальное состояние невозможно достигнуть. Затем необходимо проанализировать различия и возможности, и поступательно идти от идеального процесса, к существующему. Остановится необходимо тогда, когда новый процесс становится возможным для реального внедрения, но при этом является более эффективным, относительно существующего.

Чем совершенствование отличается от оптимизации?

Вопросы по бизнес-процессам всегда касаются понимания таких понятий, как совершенствование, улучшение, оптимизация и так далее. Совершенствование оперирует лишь тем, что уже есть в процессе. При совершенствовании нельзя тратить дополнительные средства, например на модернизацию оборудования. А вот при оптимизации таких ограничений нет. Оптимизация имеет цель, которую необходимо достигнуть и если для этого необходимы инвестиции, то вопрос только в их получении))

В чем заключается внедрение процессов?

Когда процесс изменен или создан на бумаге, в виде модели, он, процесс, не соответствует тому, как сейчас осуществляется в реальной жизни. Внедрение, это комплекс действий, который нужно выполнить, чтобы процесс в жизни и процесс на бумаге представляли из себя одно и то же.

Что такое управление изменениями?

Это процесс планирования, организации, выполнения, контроля и анализа действий, которые необходимы для внедрения процесса.

Что такое стандартизация бизнес-процессов?

Стандартизация, это приведение процесса к ограниченному количеству, четко определенных сценариев. И создание границ, в которых должен выполняться процесс. Сам процесс стандартизации заключается в определении стандартов (сценариев и границ) выполнения процесса и его организации таким образом, чтобы он работал так, и никак иначе.

Что такое нормирование процессов?

Нормирование – определение нормальных диапазонов характеристик процесса или его элементов. Например, нормирование, это когда выяснили и приняли, что выполнение процесса за 10-15 минут считается нормой. Соответственно, значения, выходящие за эти рамки, нормой не является. То, что не является нормой требует изучения для дальнейшего улучшения процесса.

Не путайте нормирование и стандартизацию. Нормирование – в первую очередь, инструмент анализа, а стандартизация, это инструмент уменьшения непредсказуемости и организации процесса заданным образом.

Организация и управление бизнес-процессами

Что такое система управления процессами?

Если говорить о программном обеспечении, то BPMS (Business Process Management System ) это программный продукт, который позволяет осуществлять управление процессами компании. Закавыка в том, что на сегодняшний день таких систем нет. Есть платформы, например SAP, которые позволяют создать такую систему, но готовых решений нет. И да — это запредельно дорого.

Если же говорить более обобщенно, то система управления процессами, это совокупность правил, применяемых методик, документов, моделей и, конечно же, программного обеспечения, которое позволяет планировать, организовывать, контролировать и корректировать выполнение процессов.

Кто в компании должен заниматься процессами?

Как правило, этот вопрос задают люди, перед которыми стоит задача описать процессы. С этой точки зрения, я всегда советую, чтобы первое описание выполнила профессиональная команда, а затем уже сотрудники компании. При этом, также настоятельно рекомендую, выделить для этого отдельных сотрудников. Если работа с процессами будет “факультативом”, то ее просто не будет.
Но в целом, процессами “должны заниматься” все управленцы. И специалисты по управлению бизнес-процессами, конечно.

Кто несет ответственность за процесс?

Владелец бизнес-процесса. Целиком и полностью.

Источник: материалы сайта rzbpm.ru

Выбирая лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами, необходимо обратить внимание на BPM-системы, которые помогают определять, автоматизировать и формировать отчетность о процессах, которые призваны помочь оптимизировать бизнес для достижения целей компании. Кроме того, при выборе системы для управления бизнес-процессами (BPM) программное обеспечение должно быть способным оптимизировать бизнес-процессы и рабочие процессы, повышая общую эффективность повседневных функций.

Программное обеспечение BPM имеет общие функции и функциональные возможности с другими решениями, и важно понимать различия между различными предложениями. Таким образом, хотя и BPM-системы, и программное обеспечение для управления рабочими процессами предоставляют возможность определять и управлять последовательностями бизнес-операций и задач, первое отличается от второго тем, что предоставляет пользователям возможность получить более широкую картину всех процессов в вашей организации. Хотя рабочий процесс является компонентом BPM, он больше связан с управлением задачами и тем, как выполняются повторяющиеся, менее сложные отдельные процессы.

Чтобы претендовать на включение в категорию лучшего программного обеспечения для управления бизнес-процессами (BPM), продукт должен:

— Быстрого и легкого управлять, автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы, создавая логически понятные схемы бизнес–правил;
— Управлять рабочими процессами, такими как закупки, открытие рабочих мест, кредиторская задолженность, адаптация сотрудников и т.д.;
— Иметь перечень инструментов для мониторинга бизнес-процессов;
— Иметь возможность создавать формы и другие базовые интерфейсы в цифровом формате или допускать интеграцию с другими инструментами для обработки данных.

Каждая из правильно подобранных BPM-систем поможет повысить эффективность компании за счет структуризации, стандартизации и автоматизации (особенно регулярных задач). Это важный аспект оптимизации деятельности и создания благоприятных условий для стабильности и перспектив масштабирования бизнеса.

      Понравилась статья? Поделить с друзьями:

      Другие крутые статьи на нашем сайте:

      0 0 голоса
      Рейтинг статьи
      Подписаться
      Уведомить о
      guest

      0 комментариев
      Старые
      Новые Популярные
      Межтекстовые Отзывы
      Посмотреть все комментарии