Документированная информация зафиксированная на материальном носителе с реквизитами

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ЧТО ЭТО И ЗАЧЕМ

КАК РАЗРАБОТАТЬ ПОНЯТНУЮ И ПРОСТУЮ СТРУКТУРУ ДОКУМЕНТАЦИИ

КАК УПРАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

СЕМЬ ШАГОВ БИЗНЕС-МЕТОДИКИ GORA

МЕСТО ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ В ЧЕТВЁРТОМ ШАГЕ БИЗНЕС-МЕТОДИКИ GORA

Бизнес-методика GORA – практическое руководство построения системы управления устойчивым развитием бизнеса включает следующие основные шаги:

1) определение оптимального пути развития компании с учетом анализа сегодняшнего ее потенциала и тренда развития ниши путем внедрения системы, позволяющей разрабатывать грамотную стратегию, и разработки самой стратегии с учетом потребностей и ожиданий потребителей и сравнительных преимуществ, которыми обладает или может обладать компания (шаги 1, 2);

2) приведение в соответствие со стратегией бизнес-процессов – единственного внутреннего инструмента, с помощью которого компания может реализовать стратегию (шаг 3);

3) стандартизация управленческой инфраструктуры бизнеса – по сути использование огромного накопленного опыта в тех элементах системы, которые стандартны практически для любой компании – управление сбоями, система аналитики, документооборот и пр. (шаг 4);

4) разработка системы управления рисками и проведение анализа бизнес-рисков, чтобы понять, что может помешать реализовать стратегию (шаг 5);

5) внедрение системы предупреждающего мониторинга стратегии на основе метрик и показателей и определение KPI, по которым возможный неуспех виден заранее, и можно своевременно внести корректировки (шаг 6).

Четвёртый шаг бизнес-методики GORA рассматривает следующие ключевые элементы, обеспечивающие непрерывное развитие системы управления:

—        управление документированной информацией,

—        управление несоответствиями,

—        обучение персонала и организационные знания,

—        управление изменениями,

—        внутренние аудиты и анализ со стороны руководства.

В этом материале рассмотрим один из ключевых элементов четвёртого шага, а именно – управление документированной информацией. Остановимся на некоторых важных вопросах, которые чаще всего задают собственники и руководители предприятий:

1) документированная информация: что это и зачем;

2) как разработать понятную и простую структуру документации;

как управлять документированной информацией.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ЧТО ЭТО И ЗАЧЕМ

Документированная информация или документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Цель системы документирования – закрепить в документах всех уровней логичное, однозначное и равномерное распределение ответственности и донести до каждого сотрудника конкретные требования по функционалу и порядку (времени и пр.) выполнения основных (критических с точки зрения сложности или др. критериев) функций.

Как избежать аврала в работе и не начинать день с призыва «Все на баррикады, у нас опять провал!»? Лозунгами и призывами улучшать деятельность компании невозможно, необходимо определить в системе управления компанией механизмы, которые будут «автоматически» поддерживать и улучшать бизнес. Один из таких механизмов – алгоритмизация управления документированной информацией.

Является ли бюрократией написание инструкций и процедур, хотя бы по ключевым функциям? Обязаны ли люди думать так, как их руководители? Чаще всего, сотруднику требуется четко описанная технология выполнения действий. Хорошо, если сотрудник является опытным и компетентным, а инструкция ему не нужна. Но что произойдёт, если этот сотрудник завтра не выйдет на работу? Кто сможет выполнять его функции, причём не нарушая сроков и не снижая качества, а такого опыта ни у кого нет? Во сколько компании обойдутся ошибки этого сотрудника?

Для чего нужно документировать деятельность своей компании? Ответ очевиден – чтобы в автоматическом режиме решать ключевые проблемы, связанные со сбоями в работе, а также управлять изменениями. Современный бизнес немыслим без надежного управления. Основу любой системы управления составляют документы, регламентирующие деятельность предприятия, как систему управления, направленную на стратегические задачи.

Что даёт документирование информации? Прежде всего оно обеспечивает прозрачность деятельности, снабжает руководство информацией, необходимой для эффективного планирования, контроля и исполнения задач. Документирование процессов, функций, операций – путь к их совершенствованию в рамках предприятия как единой системы учета и управления. Кроме того, разработанные документы, позволят сделать процессы управления простыми и понятными, а персонал системы мотивируют на согласованное и правильное использование инструментов информационной системы.

КАК РАЗРАБОТАТЬ ПОНЯТНУЮ И ПРОСТУЮ СТРУКТУРУ ДОКУМЕНТАЦИИ

Что значит «понятная» и «простая» структура документации? Понятность документации обеспечивается практическим опытом компании и ориентацией на решение существующих задач. А вот простой, в полном смысле этого слова, документированная информация быть не может. Как показывает практика лучшие системы документации являются не самыми простыми, т.к. разрабатываются с учетом опробованных методик и требований международных стандартов.

Кроме того, объем документированной информации будет отличаться в разных компаниях в зависимости от их размера и вида деятельности, сложности процессов и компетентности персонала. И, конечно, компании не обойтись без классификатора документированной информации – систематизированного перечня имеющейся документации, распределенного по уровням и типам в соответствии со структурой документации компании, выполняющего функцию картотеки (для каждого документа определяется уникальный код).

Пример такого классификатора с иерархической системой классификации в виде уровней представлен на рисунке 1:

—    уровень 1 – это документы концептуального характера: политика, стратегия и др.

—    уровень 2 – это документы, описывающие систему менеджмента в соответствии с заявленными политикой и стратегией: процессы, элементы управления и др.

—    уровень 3 – это документы, описывающие взаимосвязанные процессы, рабочие функции и др.

—    уровень 4 – это документы, содержащие подробные рабочие инструкции.

Рисунок 1 – Фрагмент классификатора документированной информации

Структура документации становится «понятной» и «простой», если разработаны и используются единые правила создания документов.

• Во-первых, устанавливается приоритет вышестоящих документов (кроме 1-го уровня). То есть нижестоящие документы составляются с учетом целей и задач вышестоящего документа, а также привязаны к вышестоящему документу и не противоречат ему.

• Во-вторых, каждый документ конкретного уровня создается по согласованному единому шаблону, не противоречит другим документам и не дублирует их.

• В-третьих, документ должен содержать конкретные требования с привязкой к должности и указанием времени на их выполнение.

Хаос в управлении происходит тогда, когда документы составлены с нарушением правил. Так если документы 2-го и нижестоящих уровней создаются без учета стратегий, то, как следствие, они противоречивы и часто избыточны. Кроме того, появляется большое количество документов, дублирующих в той или иной степени друг друга, а ряд документов вообще не используется. Нарушение правил приводит к тому, что каждый раз создается новый документ, несмотря на уже имеющийся аналогичный или схожий в системе, а в результате затраты на поддержание актуальности системы документооборота вырастают в разы.

КАК УПРАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

Какие условия должны соблюдаться, чтобы документированная информация была управляема? Прежде всего, необходимо обеспечить защиту, доступность и пригодность информации для применения там, где и когда она необходима. Неуправляемыми становятся документы в случае потери конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности.

Управление документированной информацией предусматривает следующие действия:

—    создание/пересмотр внутреннего документа;

—    рассылка, обеспечение доступа, поиск и применение;

—    хранение и защита;

—    управление изменениями (например, контроль версий);

—    установление сроков хранения и порядка уничтожения.

Создание/пересмотр внутреннего документа – наиболее ответственный момент во всей системе документооборота. Любой сотрудник может быть инициатором разработки или пересмотра документа, но дальше следует рассмотрение предложения или верификация, т.е. проверка отсутствия дублирования документа по всей системе. Зачастую на практике создаются одинаковые по форме и сути документы даже в смежных подразделениях и процессах, которые много взаимодействуют между собой и хорошо знают друг друга, не говоря уже о процессах, которые имеют мало точек соприкосновения, но тем не менее, сталкиваются с похожими задачами по документированию деятельности. Кроме того, изучение и анализ возможности применения для целей, с которыми предлагается новый документ, уже действующих в организации документов (например, после их доработки) значительно сократит стоимость и сроки разработки документации.

После того, как принято решение о разработке нового документа, происходит валидация документа – определение эффективности документа здесь и сейчас в сложившейся системе управления. Эффективность документа определяется следующими критериями: сложность деятельности и влияние ее на конечный результат; количество пользователей; степень автоматизации. Результатом валидации может стать решение о конкретной форме, в которой документ должен быть разработан (например, в форме пошагового руководства к программному обеспечению с примерами и скриншотами), или рекомендации по формулированию требований с учетом уровня компетентности сотрудников, включая, например, языковые и психологические особенности и пр.

Хранение и защита документов – важнейшее направление, требующее чрезвычайного внимания. Страшно представить, что произойдёт, если при увольнении из компании работник унесёт с собой все имеющиеся в его распоряжении носители информации! А как проверить нарушает ли работник установленные правила работы с информацией в локальных и сетевых информационных ресурсах? А во что может обойтись компании потеря или уничтожение даже части важных документов? Или чем грозит несанкционированная запись файлов на внешние электронные носители или пересылка конфиденциальной информации по электронной почте? Вот лишь некоторые вопросы, ответ на которые и дальнейшие действия позволят обеспечить на базовом уровне хранение и защиту документированной информации. Одним из обязательных правил сохранности и защиты документов должно стать резервное копирование информации с использованием внешних электронных носителей, имеющих соответствующие грифы и инвентарные номера.

Особое внимание должно уделяться сохранности информации в случае смены или увольнения работника. Необходимо в присутствии работника и его непосредственного руководителя переместить информацию с локальных и сетевых ресурсов на учтенные в делопроизводстве внешние электронные носители. В случае смены или увольнения работника, ответственного за ведение делопроизводства, составляют акт приема-передачи документов на бумажных и электронных носителях информации.

Важно, чтобы электронные версии документов хранились с помощью учтенных в делопроизводстве внешних электронных носителей, имеющих соответствующие инвентарные номера и грифы, а также на жестких дисках компьютеров, не подключенных к внутренней компьютерной сети компании и сети Интернет, а также с использованием парольной защиты. Кроме того, необходимо рассмотреть целесообразность установления запрета на размещение и обработку конфиденциальной информации на компьютерах, подключенных к сети Интернет, внешних носителях памяти и т.п.

Действия по управлению документированной информацией осуществляются в соответствии с типовым алгоритмом (рисунок 2).

Особо следует отметить, что для обеспечения эффективного управления документами необходимо провести унификацию форм документов каждого уровня, т.е. обеспечить их единообразную структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию этих документов как всеми пользователями, так и проверяющими сторонами при проведении внутренних и внешних аудитов.

Рисунок 2 – Типовой алгоритм управления документированной информацией

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление документированной информацией не должно быть самоцелью. Именно поэтому в бизнес-методике GORA классификатор документированной информации основан на процессной модели, которая, в свою очередь, выстроена с учетом стратегии и политики компании. Конкретные документы (процедуры, стандарты организаций и др.) разрабатываются обязательно при активном участии специалистов, занятых в соответствующих процессах, что обеспечивает вовлеченность персонала в деятельность компании.

 СЕМЬ ШАГОВ БИЗНЕС-МЕТОДИКИ GORA

Бизнес-методика GORA предполагает предварительную оценку устойчивости развития бизнеса (Шаг 0). Цель шага – провести анализ текущей устойчивости системы менеджмента в компании и получить представление о соответствии системы лучшим практикам и современным требованиям в управлении.

Шаг 1. Анализ потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон. Цель шага – измерить уровень удовлетворенности потребителей и заинтересованных сторон, определить реальное положение фирмы на рынке относительно их ожиданий.

Шаг 2. Конкретизация рыночной стратегии, контекста и стратегических целей. Цель шага – скорректировать бизнес-модель так, чтобы обеспечить рост на рынке и оторваться от конкурентов.

Шаг 3. Идентификация и описание требуемых бизнес-процессов. Цель шага – выстроить цепочку процессов для передачи ценности потребителям с учетом требований других заинтересованных сторон.

Шаг 4. Алгоритмизация ключевых элементов управления. Цель шага – обеспечить непрерывное развитие, гибкость и самонастраиваемость системы управления.

Шаг 5. Анализ рисков, влияющих на целевые показатели деятельности. Цель шага – обеспечить защиту от действительно существенных внешних и внутренних угроз.

Шаг 6. Разработка ключевых показателей деятельности. Цель шага – сформировать систему показателей, позволяющую на всех уровнях отслеживать реализацию стратегии и предупреждать неэффективность.

Шаг 7. Определение направлений дальнейшего улучшения. Цель шага – определить направления дальнейшего улучшения системы менеджмента.

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Документированная информация.
Классификация информационных ресурсов
Российской Федерации. Электронная
цифровая подпись. Обязательный экземпляр
документа.

6.1. Документирование информации и информационные ресурсы

Вне зависимости от вида информационных
ресурсов их формирование начинается с
придания информации формы документа,
позволяющей включить ее в состав
информационных ресурсов.

В соответствии со статьей 2 ФЗ «Об
информации, информационных технологиях
и о защите информации» документированная
информация – это зафиксированная
на материальном носителе путем
документирования информация с реквизитами,
позволяющими определить такую информацию
или в установленных законодательством
РФ случаях ее материальный носитель¹.

Слово «документ» берет происхождение
от слова «documentum», что в переводе с латыни
означает «доказательство». Терминологический
словарь по теории и практике научной
информации 1964 г. определяет «документ»
как материальный объект, содержащий
информацию в закрепленном виде².

Любой документ состоит из трех элементов:
содержания информации, формы представления
информации и носителя информации³.

Изучением развития способов документирования
и носителей информации занимается
научная дисциплина – документоведение⁴.
Данная наука исследует процессы
делопроизводства, документооборота,
архивирования. Причем основное внимание
документоведения традиционно направлено
на регулирование формы традиционного
документа, закрепление его реквизитов.

Процесс документирования информации
включает в себя стадии фиксирования
информации на документальном носителе
и определения реквизитов, позволяющих
информацию идентифицировать. Существует
достаточно большое количество способов,
которыми можно зафиксировать информацию.
Условно их можно разделить на два класса:

• зафиксированная
  информация доступна для восприятия
  органами чувств человека без применения
  дополнительных технических устройств
  – так называемый «бумажный документ»;

• зафиксированная
  информация доступна для восприятия
  только посредством применения технических
  устройств – электронный документ,
  аудиоинформация, видеоинформация,
  закодированные сведения и т.п.

Понятие идентификации означает
установление совпадения, идентичности.
Идентичный, в свою очередь, означает
тождественный, полностью совпадающий⁵.
Задача идентификации реквизитов
информации, содержащейся в документе,
состоит в обеспечении сохранения
тождества первоначального содержания
документа с содержанием документа,
поступившего к потребителю, и в случае
необходимости – установления факта
этого тождества, в том числе в ходе
судебного разбирательства⁶.

В федеральных органах исполнительной
власти документирование информации
осуществляется в порядке, устанавливаемом
Правительством РФ. Правила
делопроизводства и документооборота,
установленные иными государственными
органами, органами местного самоуправления
в пределах их компетенции, должны
соответствовать требованиям, установленным
Правительством РФ в части делопроизводства
и документооборота для федеральных
органов исполнительной власти⁷.

Государственным
органом, осуществляющим нормативно-методическое
регулирование документирования
информации, является Федеральное
агентство по техническому регулированию
и метрологии⁸,
в которое был преобразован Государственный
комитет РФ по стандартизации и метрологии
(Госстандарт). Вопросы стандартизации
документации регулируются Федеральным
законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом
регулировании»⁹.
Межотраслевое методическое руководство
документационного обеспечения в
организациях РФ ведется Федеральным
архивным агентством¹⁰.
Отраслевое методическое руководство
документационного обеспечения
осуществляется каждым министерством
самостоятельно, на основе рекомендаций
Федерального архивного агентства.

Документированная информация может
быть представлена в электронном виде
и храниться в автоматизированных
информационных системах. В этом случае
процесс идентификации информации имеет
некоторые особенности, заключающиеся
в том, что достоверность данной информации
должна быть заверена владельцем
автоматизированной информационной
системы или имеющим на то право должностным
лицом.

Для определения идентичности документа,
кроме заверения его должностным лицом,
могут быть использованы специальные
технические средства. Законодательно
для такой идентификации разрешено
использование электронной цифровой
подписи. Так, электронное сообщение,
подписанное электронной цифровой
подписью или иным аналогом собственноручной
подписи, признается электронным
документом, равнозначным документу,
подписанному собственноручной подписью,
в случаях, если федеральными законами
или иными нормативными правовыми актами
не устанавливается или не подразумевается
требование о составлении такого документа
на бумажном носителе¹¹.

Документирование
информации является обязательным
условием включения информации в
информационные ресурсы.
Поскольку основное количество информации
содержится в информационных ресурсах,
данное положение является основополагающим
для формирования документооборота.

Информационные
ресурсы являются объектами отношений
физических, юридических лиц, государства,
составляют информационные ресурсы
России и защищаются законом наряду с
другими ресурсами. Правовое
регулирование информационных ресурсов
определяется нормами, устанавливающими:

• порядок
  документирования информации;

• право
  собственности на отдельные документы
  и отдельные массивы документов, документы
  и массивы документов в информационных
  системах;

• категорию
  информации по уровню доступа к ней;

• порядок
  правовой защиты информации.

Информационные ресурсы создаются
государственными органами всех уровней,
любыми хозяйствующими субъектами,
учреждениями, общественными объединениями
и отдельными гражданами. Каждый из
указанных субъектов формирует
информационные ресурсы для своих
различных целей – производственных,
управленческих, научных, просветительских
и т.д. При этом информационные ресурсы
значительно отличаются между собой по
объему – от нескольких справочников
до огромных библиотечных фондов и систем
баз данных, а также по способу организации
и представления информации.

Информационные ресурсы могут быть
государственными и негосударственными.

Российская Федерация, субъекты РФ и
муниципальные образования являются
собственниками информационных ресурсов,
создаваемых, приобретаемых, накапливаемых
за счет средств федерального бюджета,
бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов,
а также полученных путем иных способов.
Государственными информационными
ресурсами от имени Российской Федерации,
субъекта РФ и муниципального образования
управляют государственные органы и
органы местного самоуправления в
пределах их полномочий, установленных
соответствующими нормативными правовыми
актами.

Государство имеет право использования
и/или выкупа документов, электронных
документов и/или информационных ресурсов
ограниченного доступа, принадлежащих
физическим и юридическим лицам, в случае
отнесения этой информации к государственной
тайне или в других, установленных законом
случаях. Собственник информационных
ресурсов, содержащих сведения, отнесенные
к государственной тайне, вправе
использовать содержание информации,
отображенной в этих информационных
ресурсах с разрешения соответствующих
органов государственной власти.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #