Содержание страницы
- Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях
- Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?
- Особенности учета
- Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях
В некоторых областях распространена проблема – использование трудящимся служебного имущества в личных целях. Наиболее часто такая ситуация встречается в сферах, предполагающих использование работником служебного авто. Эксплуатация собственности компании в разумных объемах допустима, но что делать, если проблема вышла за разумные пределы? Рассмотрим в этой статье.
Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях работника?
Что делать работодателю, если служебное имущество используется в личных целях
Нужно понимать, что эксплуатацию служебного имущества в личных целях не всегда возможно выявить. Наиболее умные сотрудники пытаются представлять, к примеру, личные поездки как служебные. То есть в документах значится служебная поездка, однако по факту это личные поездки. Этот небольшой обман упростился с отменой путевых листов для легковых авто. В этом случае возникающие расходы списываются в траты, сопутствующие хозяйственной деятельности. Разумеется, это не самый выгодный вариант для компании. Работодателю для обнаружения лукавства придется контролировать сотрудников, устанавливать разумность трат.
Учитываются ли в целях налогообложения расходы, связанные с использованием служебного автомобиля в личных целях?
Если никакие выговоры не помогают предупредить использование служебного имущества в личных целях, имеет смысл узаконить это. Целью узаконивания является контроль над возрастанием лишних трат, уменьшение расходов компании. Легализовать эксплуатацию служебного имущества можно в контексте трудовых взаимоотношений. Возможность использования служебного имущества в личных целях фиксируется в трудовом, а также коллективном соглашении. Там же можно оговорить, что все сопутствующие затраты должны быть оплачены сотрудником.
Рассмотрим на примере с той же машиной. Работнику разрешается использовать авто для своих потребностей. Однако его обязывают возмещать траты за заправку, техобслуживание. Объем бензина на начало рабочего дня должен быть таким же, как и при завершении прошлого дня. Авто на начало смены должно быть полностью исправно.
Этот вариант довольно выгоден для компании. Требование о возмещении трат оговорено трудовым договором, а потому в случае необходимости можно взыскать средства с сотрудника и применить к нему дисциплинарные меры, если он нарушает пункты соглашения.
К СВЕДЕНИЮ! Отсутствие легализации вряд ли поможет решить проблему. Служебное имущество все равно будет использоваться в личных целях, однако получить компенсацию за это не получится. В законах нет жесткой нормы, ограничивающей эксплуатацию служебного оборудования.
Можно ли удерживать возмещение из зарплаты?
ВАЖНО! Образец приказа об использовании работником служебного имущества в личных целях от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Некоторые работодатели решают удерживать возмещение за эксплуатацию служебного имущества из зарплаты сотрудника. Издается соответствующий приказ. Положение о возмещении вписывается в коллективный договор. Подобный вариант практикуется, но он не вполне законен.
Согласно закону, удержания из зарплаты работника можно делать только в случаях, оговоренных в различных кодексах, ФЗ, нормативных актах. Рассмотрим ситуации, в которых можно требовать возмещение, наиболее приближенные к проблеме эксплуатации служебного имущества:
- Удержания из зарплаты для возмещения ущерба. Если в процессе использования служебного имущества в личных целях произошла поломка собственности, сотрудника можно привлечь к материальной ответственности. Однако придется созывать комиссию, доказывать факт наличия противоправных действий со стороны сотрудника. Этот вариант не подходит совершенно, если работник просто использует служебное имущества, в процессе чего возникают траты, однако ущерб собственности не причинен.
- Удержания по заявлению сотрудника. Из зарплаты могут выполняться любые удержания, если они производятся по инициативе работника. Это законный вариант получить компенсацию, но и он неоднозначен. Придется договариваться с сотрудником, так как заявление на удержание он подает добровольно. Не каждый человек согласится с уменьшением своей зарплаты.
Удержания в связи с эксплуатацией служебного имущества законом не урегулированы. Делать их – это рискованное мероприятие, так как сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию в связи с нарушением своих прав. Однако если принимается именно такое решение, работодателю нужно сделать удержания максимально законными. Для этого издается приказ, вносятся изменения в коллективный договор.
Особенности учета
Эксплуатация работником служебного имущества может считаться случаем безвозмездного использования. Поэтому работодателю нужно сформировать и утвердить порядок раздельного учета эксплуатации авто в служебных и личных целях. Начисляемая амортизация не будет учитываться в составе трат при определении налога на прибыль. Однако это касается только той части, которая соответствует времени эксплуатации служебного имущества трудящимся в личных целях.
Стоимость бензина, которая учитывается в расходах фирмы, рассчитывается на основании сведений из путевого листа. Затраты, сопутствующие личному использованию служебного имущества, в документе отражаться не будут.
Стоимость бензина или других сопутствующих трат, появившихся при эксплуатации имущества в личных целях, может быть удержана из зарплаты. Способ удержания – заявление сотрудника. Если траты не будут удержаны, работодателю придется исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ с дохода работника в натуральной форме. Также потребуется исчислить НДФЛ с дохода, который образуется в ходе безвозмездного использования собственности компании. Этот доход в натуральной форме определяется на основании рыночной стоимости аренды объекта за сроки его эксплуатации.
К примеру, сотрудник сутки использовал служебную машину в личных целях. В этом случае налогооблагаемой базой будет являться стоимость суточной аренды этого авто.
Особенности легализации эксплуатации авто в личных целях
Рассмотрим ряд особенностей, актуальных при использовании сотрудником служебного авто (актуально и для других форм служебной собственности):
- В путевых листах рекомендуется фиксировать только поездки со служебными целями. Это наиболее безопасный вариант. На основании листов происходит списание бензина, потраченного на производственные цели. Документ позволяет определить точный объем бензина, который нужен для реализации служебных нужд. Затем работодателю требуется определить, сколько бензина израсходовано всего. Образованная разница возмещается за счет сотрудника. Разница также является базой, с которой исчисляются НДФЛ и страховые взносы.
- Все траты, сопутствующие личному использованию, нельзя учитывать при определении налога на прибыль. Вопрос об объеме возмещения сотрудником решается работодателем. Существующие нормы касаются только бензина, однако в ходе эксплуатации может появиться еще множество трат. Наиболее безопасный вариант – возмещение трудящимся всех возникающих расходов. В данной ситуации не возникнет претензий со стороны налоговых органов.
- При безвозмездной передаче собственности начисляется НДС. Соответствующее правило содержится в письме Минфина от 29 июня 2016 года. Как рассчитывать НДС? Передача имущества на безвозмездной основе признается услугой. Налоги исчисляться будут в стандартном порядке. Однако существует точка зрения, которую поддерживают некоторые суды, о ненужности удержания НДС. Если работодатель выбирает именно такую точку зрения, он должен быть готов отстаивать ее перед налоговой. Если отстоять свою позицию получится, нужно восстанавливать налог по переданной собственности.
Почему рассматривается вариант с использованием служебного авто? Это наиболее простой случай. Работодателю относительно легко определить сопутствующие затраты: бензин, техобслуживание и прочее. Сделать это, к примеру, со служебным ноутбуком значительно сложнее.
Ответить на это вопрос односложно – нельзя. Здесь, по крайней мере, 4 вопроса, затрагивающие разные отрасли права. Но попробуем разобраться и будем есть слона по частям. А для начала посмотрим пример «на яблоках».
Допустим, я – фермер и для помощи в сельских работах я нанял Работника. И, вот, однажды, вместо того, чтобы подготовить огород к посадкам, Работник взял мою лошадь и поехал на ней в соседнюю деревню навестить тещу. В результате огород не был вовремя вспахан, сроки посадки растений были пропущены, и я недополучил урожай, то есть понес убытки. На кого списать? Конечно на Работника. Это не вызывает проблем. И, конечно же, я взыщу с него, вычту из премии.
А теперь к нашим вопросам. Можно ли использовать служебную технику в личных целях? Чем ситуация с лошадью отличается от ситуации с компьютером? Да ничем! Согласно положениям Трудового Кодекса РФ, именно работодатель обеспечивает работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Это справедливо и для «удаленщиков». Новые поправки к ТК РФ обязывают работодателя обеспечивать дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Правда, дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации. Здесь ключевое слово «с согласия или ведома работодателя», так как ТК РФ кроме того обязывает в этом случае работодателя выплачивать работнику компенсацию за использование принадлежащего ему или арендованного им оборудования.
Следовательно, рабочий компьютер (впрочем, как и личный), используемый для исполнения трудовых функций, является активом, принадлежащим работодателю. При этом, не будем забывать, что работник обязан бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя)
Ну, а что такое использование техники в личных целях? Это значит, что работник вопреки своим трудовым обязанностям, решил написать письмо со стихами своей любимой девушке и отправить его через свой рабочий ноутбук. Вроде бы, на первый взгляд, здесь нет ничего криминального. Но это только на первый взгляд. На самом деле работник отклонился от выполнения своих трудовых обязанностей, потратил рабочее время на личные вопросы. Кроме того, он использовал ресурс работодателя в этих самых личных целей (пусть на секунду, но сократил ресурс компьютера до его поломки, а еще потратил несколько милливатт электричества, потратил деньги работодателя на оплату интернет-трафика и, наверное, еще что-то). Такие действия вряд ли можно считать бережным отношением к имуществу работодателя, что требует ТК РФ. В целом, получается не очень красиво. А на самом деле, это вполне себе преступление, которое трактуется УК РФ как самоуправство или даже присвоение чужого имущества. Самоуправство характеризуются как бесплатное и незаконное (то есть без распоряжения собственника) завладение чужими материальными благами, а базовым признаком присвоения или растраты чужого имущества является противозаконные действия с вверенными активами (читай – компьютером), то есть нарушитель изначально получил их на легальном основании по прямому волеизъявлению собственника, но использовал его для себя (вспомним пример про лошадь).
Ну, а если работник использует свой личный почтовый аккаунт, а написанные им стихи отправляет в обеденный перерыв? Ситуация еще хуже. В этом случае работник нарушил не только трудовую дисциплину, установив на свой компьютер дополнительный почтовый агент, но и политику корпоративной безопасности информации и тем самым создал предпосылки для утечки и разглашения конфиденциальной информации, принадлежащей работодателю. Это еще серьезнее. Рачительный хозяин всегда заботится о своем добре, в том числе и о своих информационных ресурсах. Поэтому он, пользуясь своим правом, может и обязан контролировать правила использования своего добра. А как это сделать, если работник на «удаленке»? Нужна специальная программа, которая контролирует (мониторит) состояние удаленного компьютера (как, например, это делает комплекс «САКУРА»). Это не возбраняется законом, но требует специального порядка: нужен локальный нормативный акт, который закрепляет за работодателем право распоряжаться своими информационными активами и обеспечивать их защиту законными методами, а работника обязывает строго соблюдать установленные правила.
Ну, и еще, не будем забывать о праве и обязанности работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, в том числе и на «удаленке». А в этом случае нужен какой-то механизм, позволяющий зафиксировать как долго работник работал (именно работал, а не играл на компьютере) в течение установленного рабочего времени.
Итак, сухой остаток из этой части.
- Служебный компьютер можно использовать в личных целях исключительно в случае, если есть недвусмысленное разрешение работодателя на такое использование и определен порядок.
- Даже если работник работает удаленно и на своем компьютере, это не освобождает его от соблюдения трудовой дисциплины и установленных локальными актами работодателя правил использования информационных ресурсов. При этом, работодатель имеет право определить какое ПО и оборудование должен использовать работник на своем компьютере, а работник имеет право за это получить компенсацию.
- Работодатель имеет право обязать работника установить на своем компьютере специальную программу, которая проводит мониторинг состояния используемого компьютера при подключении его к информационной сети работодателя и отслеживает действия работника по выполнению своих трудовых обязанностей. Это позволит работодателю защитить себя от нецелевого использования оборудования.
- Работодатель имеет право взыскать с нерадивого работника понесенный ущерб при нарушении правил использования вверенного ему оборудования в порядке установленном трудовым законодательством или даже привлечь работника к уголовной ответственности.
- Все отношения между работодателем и работником по использованию компьютеров в рабочее время, их защиты и использования информационных ресурсов должны быть оговорены в локальном нормативном акте или дополнительном соглашении к трудовому договору.
А теперь о том, могут ли произведения, созданные на офисной технике стать собственностью компании (тексты, музыка и так далее – авторское право)?
Прежде всего будем помнить, что авторское право неотъемлемо и включает в себя исключительное право на произведение, право авторства, право автора на имя, право на неприкосновенность произведения, право на обнародование произведения. Так что бояться, что работодатель присвоит себе авторство произведения, созданного на служебном компьютере даже с нарушением установленных правил и трудовой дисциплины – беспочвенны. Этого не может быть, потому что не может быть.
Другое дело, если работодатель дал поручение разработать какое-то произведение, так называемое «служебное произведение». В этом случае авторство все равно остается за работником (нельзя отнять то, что неотъемлемо), но исключительное право на служебное произведение принадлежит работодателю и именно он вправе использовать результат интеллектуальной деятельности по своему усмотрению любым не противоречащим закону способом, если, конечно, работник и работодатель письменно не договорились о чем-то другом и о своих правах.
Сухой остаток таков:
- Авторство – неотъемлемо и всегда остается за тем, кто создал интеллектуальный продукт (произведение).
- Незаконное использование работником офисного оборудования для создания интеллектуального продукта может повлечь необходимость возмещения работодателю понесенного ущерба, но не приводит к переходу права авторства, оно незыблемо.
- Создание работником интеллектуального продукта по поручению работодателя на офисном оборудовании не лишает его авторства, но распоряжаться этим продуктом будет работодатель.
В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.
В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.
Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.
При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).
В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.
Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):
- инструмента,
- личного транспорта,
- оборудования,
- других технических средств и материалов, принадлежащих работнику,
а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.
При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).
В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.
НДФЛ с сумм компенсаций
Согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ следующие виды доходов физических лиц:
- все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных сисполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Соответственно, НДФЛ не начисляется в случае, если компенсации выплачиваются за использование сотрудниками их имущества, которое необходимо для выполнения ими их трудовой функции.
Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.
Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.
При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.
Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:
- стоимость имущества,
- что право собственности или право владения/распоряжения имуществомпринадлежит сотруднику,
- факт использования имущества сотрудником при выполнении им трудовых обязанностей.
Например, для обоснования суммы компенсации за использование мобильного телефона можно использовать данные о времени телефонных разговоров в служебных целях и документы, подтверждающие стоимость телефона и тот факт, что он принадлежит сотруднику.
Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:
«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.
Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»
Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:
- условие об использовании личного транспорта и сумма компенсации зафиксированы в письменном виде (отдельным соглашением, либо содержится в трудовых договорах),
- работниками предоставлены регистрационные документы на автомобили, подтверждающие право собственности (ПТС, свидетельство о регистрации)*,
- организация оформляет маршрутные листы.
* Согласно Письму ФНС России от 25.10.2012г. №ЕД-4-3/18123@, право собственности на автомобиль является обязательным условием для использования льготы по НДФЛ в соответствии с п.3 ст.217 НК РФ:
«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.
Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»
Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:
«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»
Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.
Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.
Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.
Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.
В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.
Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.
Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.
Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:
«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.
При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.
Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92.»
Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:
«Поскольку гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).
Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»
Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.
Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.
Страховые взносы
На основании пп.«и» п.2 ч.1 ст.9 Федерального закона от 24.07.2009г.№212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» ипп.2 п.1 ст.20.2 Федерального закона от 24.07.1998г. №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»:
- не подлежат обложению страховыми взносамивсе виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанныхс выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
В соответствии с разъяснениями, данными в Письме ПФ РФ от 29.09.2010г.№30-21/10260, не облагаются взносами те суммы компенсационных выплат, которые зафиксированы в соглашении между работодателем и сотрудником:
«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.
Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»
Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:
- Проверяющие почти всегда настаивают на том, что не облагаются страховыми взносами только те компенсации, которые выплачиваются собственнику ТС. Если же сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то не начисляя на суммы компенсаций страховые взносы, компания несет налоговые риски, т.к. свою позицию ей, вполне возможно, придется отстаивать в суде.
- Некоторые проверяющие трактуют упоминание норм в законах №212-ФЗ и №125-ФЗ, как отсылку к нормам, применяемым для ограничения размера компенсаций для целей налога на прибыль. И, соответственно, на суммы компенсаций, превышающие указанные нормы доначисляют страховые взносы*.
*ВАС РФ в своем Определении от 05.12.2012г.№ВАС-15423/12 по делу №А59-392/2012 не поддерживает точку зрения проверяющих, ссылаясь на то, что законодательством по страховым взносам нормирования сумм компенсаций не установлено:
«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…
…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.
Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»
Налог на прибыль
Согласно пп.11 п.1 ст.264 НК РФ, для целей налогового учета по налогу на прибыль расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92.
В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):
- легковые автомобили срабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 рублей,
- свыше 2000 куб. см – 1500 рублей,
- мотоциклы – 600 рублей.
*Данные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.
При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.
Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:
«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»
В нашей стране достаточно распространено использование имущества работодателя (интернет трафика, мобильных телефонов и автомобилей) для личных целей. Руководителям предприятий бороться с этим явлением помогает законодательство и собственная смекалка. Сберечь ресурсы позволяет точное определение их использования в локальных нормативах.
Нормативное регулирование
Расходы на содержание имущества предприятия несет работодатель, поэтому его использование с выгодой для сотрудника является его доходом (письмо Минфина № 03-04-06-01/334), облагаемым НДФЛ (письмо Минфина № 03-04-06-01/329). Однако это все относится к ситуациям, когда ущерб можно точно рассчитать.
Суть материальной пользы определена ст. 212 ТК (Трудового кодекса). В сумму для расчета НДФЛ включаются все доходы, в том числе натуральные. Однако, как эти расходы рассчитать, закон не определяет. Чаще всего процедура устанавливается во внутренних нормативах.
- Обязанность возместить убытки установлена ст. 238 ТК. Максимальный размер – среднемесячная зарплата (ст.241 ТК).
- Руководитель обязан потребовать у сотрудника письменное объяснение (ст.247 ТК).
- Далее убыток возмещается, базируясь на процедуру, установленную ст. 248 ТК.
- Особенности взыскания ущерба каждое предприятие устанавливает в локальных нормативах: правилах распорядка, коллективных и трудовых соглашениях (ст. 8 ТК). Работника можно привлечь к ответственности только в том случае, если он ознакомился с документами под роспись (ч.2 ст.22, ч.3 ст. 68 ТК).
Что считается использованием в личных целях служебного имущества
Издержки на служебный транспорт, телефонную связь, интернет-трафик относятся к издержкам производственной деятельности (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (Налогового кодекса)). Они должны быть экономически обоснованными (п. 3 ст. 217 НК), обязательно документальное подтверждение (ст. 265 НК).
В рабочее время сотрудники обязаны заниматься выполнением работ, определенных должностной инструкцией, и подчиняться правилам распорядка. За это они получают зарплату, которая тоже относится к затратам на предпринимательскую деятельность. Это значит, что расходование рабочего времени на деятельность, не относящуюся к экономически оправданной, тоже можно считать расходованием ресурсов работодателя на личные нужды.
Как доказать экономическую нецелесообразность
Руководство обязано контролировать сотрудников (ч.1 ст. 22 ТК). Это значит, что допускается использование видеонаблюдения и программ для мониторинга при соблюдении прав сотрудников, установленных ст. 23 и 24 Конституции.
Работодатели оплачивают объем интернет трафика, определенный договором с провайдером, и распределяет его сотрудникам. Проверить, как данный ресурс тратится, не составляет труда. Детализация позволяет только по логину определить стоимость. Кроме того, существует возможность установки фильтра, не позволяющего посещать интернет ресурсы, не связанные с трудовой деятельностью.
Дополнительно издается внутренний норматив с перечнем запрещенных сайтов, сотрудники знакомятся с документом под роспись. При наличии видеонаблюдения не составляет труда отследить использование принтеров и другой оргтехники.
Чтобы проконтролировать телефонные разговоры, проводится мониторинг за определенный период, чтобы определить необходимый для работы объем и издержки. Руководство издает приказ, определяющий максимальный расход. Каждый работник должен уложиться в лимит, перерасход возместить.
Урегулировать вопрос автотранспорта тоже можно приказом, запрещающим использовать его для личных нужд и определяющим время нахождения на стоянке. Дополнительно следует указать лицо, уполномоченное контролировать исполнение. Такие меры могут приниматься и в случае использования личного авто на нужды фирмы.
Последствия и ответственность
Запрет использовать телефоны и компьютеры для личных нужд обязательно обозначается в должностных инструкциях, правилах распорядка, трудовых договорах, распоряжениях руководства. При нарушении запрета на нарушителя налагается дисциплинарная ответственность (ст. 192 и 193 ТК). Дополнительно рассчитывается ущерб, который сотрудник обязан возместить.
Законодательством не определены правила, которые должны применяться при предоставлении работникам права пользоваться автотранспортом работодателя. Рекомендаций по оформлению тоже нет.
На практике применяются 3 варианта:
- доверенность;
- договор аренды;
- приказ руководителя.
Доверенность можно выдать только работнику, в котором руководство уверено, так как этот документ не обязует возмещать расход горючего и издержки, связанные с повреждением транспортного средства при ДТП.
Договор аренды четко регламентирует отношения, но усложняет налоговый учет. Арендная плата отражается в бухгалтерской и налоговой отчетности как доход, что отрицательно отражается на показателе прибыли.
Приказ можно оформить, если во внутренних нормативах указаны соответствующие правила. Документальное подтверждение прав использования имущества работодателя сотрудниками облегчает решение споров в судах.
Как взыскать ущерб
При обнаружении нарушения составляется акт или докладная, сотрудник должен предоставить объяснительную. На основании этой документации руководитель издает приказ со ссылкой на ст.248 ТК. Срок – месяц (отсчитывается со дня, в который произведен расчет ущерба). Работник может обжаловать решение, если пропущен срок издания распоряжения или объем убытков больше среднемесячного заработка.
Сотрудник может возместить издержки добровольно, предоставив письменное обязательство. При несогласии работодатель подает иск в суд и предоставляет документы, подтверждающие нарушение:
- копию правил распорядка;
- копию трудового договора;
- детализации по датам.
Если суд принимает решение, что трудовая дисциплина нарушена, приказ руководителя признается правомерным. Взысканием долга занимаются приставы.
Может ли сотрудник использовать для работы личное имущество, расскажет видео ниже:
