Изменение реквизитов поставщика в еис через исправление сведений

Исправление

Изменение условий контракта по 44 ФЗ – это внесение в него корректировок, которые не оказывают влияния на исполнение. Исправить можно не все пункты договора, а только те, которые относят к несущественным.

Иногда у госзаказчика или исполнителя возникает необходимость изменить параметры сделки. В законе 44-ФЗ четко определяются правила, по которым корректируют существенные условия. Но не всегда понятно, что попадает под это определение и когда внесение изменений в контракт по 44-ФЗ будет законным.

Какие параметры относят к несущественным

Ни в законе о контрактной системе, ни в гражданском законодательстве не дается определения несущественных условий. Опираясь на главу 28 ГК РФ, можно сформулировать определение так: «это те параметры, которые не входят в состав существенных для сделок этого вида и не требуют обязательного одобрения каждой из сторон». Внесение корректив в такие условия никаким образом не влияет на результат исполнения сделки. Мы собрали в таблицу, какие пункты гос контракта можно исправить.

Способы, которыми производится изменение условий соглашения, могут быть различны и зависят от стадии торгов.

Изменение договора на стадии заключения

Исполнитель отправляет заказчику специальный протокол о разногласиях, информирующий об изменении несущественных условий договора, а также о причинах правок. Например, раздел «Реквизиты» приводится в новой редакции по причине смены местонахождения компании. Если торги выполнялись в электронном виде, то протокол разногласий требуется направлять, применяя программно-технические средства торговой площадки. При необходимости внести несущественные правки, функционал торговых площадок дает возможность отозвать договор на доработку, а затем направить поставщику скорректированную версию еще раз. Участникам предлагается ознакомиться с протоколом разногласий или доработанным контрактом, чтобы определить существенность правок.

Если скорректированные условия признаются несущественными, договор можно заключать. Когда исполнитель составил и отправил протокол разногласий, госзаказчику нужно изменить договор и отправить победителю новую версию на подпись.

Изменение несущественных условий контракта по 44 ФЗ по соглашению сторон из-за технических ошибок возможно, когда договор завизировали обе стороны, а затем опубликовали его в первоначальной форме в ЕИС. Исправления в ошибочный контракт вносят только после его размещения в ЕИС.

Если же неточности представляются несущественными, то обоим сторонам проще их проигнорировать, а договор подписать в том виде, как есть. Когда ошибка оказывает влияние на результат и может привести к штрафным санкциям, следует зафиксировать разногласия и исправить их.

Изменение договора в процессе исполнения

Можно после заключения ли вносить изменения в контракт по 44-ФЗ на этапе исполнения по соглашению сторон. По аналогии с первым случаем, есть стадии уведомления и анализа предложенных корректировок. А на третьем шаге составляется дополнительное соглашение, в котором приводятся новые параметры. Впоследствии заказчик фиксирует изменения в ЕИС актом корректировки.

Когда невозможно изменение существенных условий

Вносить «правки» запрещено при организации запроса котировок (Письма Минфина РФ № 24-03-07/79960 от 01 декабря 2017 года и № 24-03-07/73936 от 09 ноября 2017 года). Запрещено менять:

1. Исполнителя договора. Исключение — реорганизация поставщика (юрлица) преобразованием, слиянием или присоединением. Заменять заказчика допустимо, к новому переходят все права и обязанности предшественника (ч. 5 и 6 ст. 95 44-ФЗ).
2. Сроки поставки, если иные условия не заложены в договоре.
3. Цену госконтракта больше чем на 10%.
4. Источник финансирования.

Разъяснения по теме

В ЕИС заработал агрегатор предварительных предложений. Теперь при создании извещения для электронной закупки у ед. источника по п. 12 ст. 93 44-ФЗ заказчики видят все предложения поставщиков по таким товарам. Система находит актуальные предложения исходя из кода КТРУ продукции. Агрегатор выдает сведения:

• о цене поставки;
• возможном объеме закупки;
• регионе поставки;
• сроке действия предложения;
• другие нюансы.

Теперь заказчик может заключить контракт даже при одном единственном предложении. Поставщикам новая функциональность позволяет увеличить объем продаж. При подаче предложения на участие в одной электронной закупке фирма по умолчанию предлагает товар и другим госучреждениям.

Новая версия системы позволяет указывать в реестре независимых гарантий аналог ИНН импортной компании и код страны по ОКСМ. Для внесения данных о гаранте в реестр используют новое поле в форме сведений «Аналог ИНН в соответствии с законодательством иностранного государства».

При одностороннем расторжении контракта и подготовке претензии заказчик обязательно размещает соответствующие документы в ЕИС. Теперь поставщик видит уведомление об их направлении в личном кабинете сайта или получает их на электронную почту, если настроил отправку уведомлений.

Заказчики также видят уведомления об ответах поставщиков на их претензии. Сведения появляются в личном кабинете. При необходимости можно настроить их отправку на электронную почту.

Также новая функциональность позволяет поставщикам отсортировать контракты по дате получения претензии, отказа в заключении сделки, подписания соглашения и фильтровать документы в системе.

Новая версия системы соотносит дату подачи жалобы на извещение о закупке со сроком окончания подачи тендерных заявок. Напоминаем, что положения извещения по 44-ФЗ обжалуют в течение срока подачи предложений (пп. 1 ч. 2 ст. 105 44-ФЗ). Далее возможна только подача обращения.

Когда поставщик подает жалобу, то ссылается на контракт. Обновление ЕИС позволяет контролерам проверять исполненные поставщиком контракты. Проверяют тот контракт, что указан в жалобе поставщика.

Функциональность работает для обжалования и по 44-ФЗ, и по 223-ФЗ.

При актировании по централизованной закупке новая версия ЕИС дает добавить несколько получателей товара и указать объем заказа для каждого получателя отдельно.

Корректировка закрывающих документов

У поставщиков появилась возможность корректировать закрывающие документы при электронном актировании. Изменить документ о приемке теперь можно через функцию «Создать исправление». Корректировочный документ больше не создают. Система позволяет изменить цену товара, его количество, реквизиты заказчика и прочие данные.

Если в документ включен не тот товар из-за ошибки, его заменяют на верный, даже если заказчик подписал документ о приемке. Еще появилась возможность исправлять погрешности в закрывающих документах.

Рассказываем, как исправить погрешность из-за округления цены товара при актировании в последнем документе о приемке:

1. Выберите позицию с погрешностью.
2. Нажмите на кнопку: «Завершить актирование по данной позиции».
3. Поправьте цену товара. Итоговую стоимость поставки система рассчитает автоматически.

Товары с обязательной маркировкой

С января коды товаров, подлежащих обязательной маркировке, ЕИС проверяет в автоматически и передает документы о приемке в ГИС МТ «Честный знак».

Инструкция, как загрузить в ЕИС код товара с маркировкой:

Шаг 1. Сформируйте в ЕИС документ о приемке.

Шаг 2. Выберите способ загрузки кода: для группы товаров, отдельной позиции или с помощью ручного ввода.

Шаг 3. Нажмите на кнопку «Загрузить сведения о маркировке». Сведения об одном товаре вносят в форму. Данные о группе товаров загружают в систему в виде файла. В таком случае список в файле создают без скобок и пробелов, чтобы система смогла его распознать.

При ручном вводе код сканируют 3D-сканером.

Шаг 4. Сохраните данные и дождитесь автоматической проверки кода.

Шаг 5. Привяжите код к позиции товара:

• выберите товар и нажмите кнопку «Редактировать»;
• выберите нужный товар на вкладке «Товары, работы, услуги» и сохраните данные;
• проверьте правильность сведений на вкладке «Сведения о маркировке» — система должна их загрузить автоматически.

Шаг 6. Отправьте документы заказчику. Дождитесь результата их рассмотрения и итоговой проверки кода. Статус документа можно отследить по цвету галочки: желтая — направлен, зеленая — обработан, красная — ошибка.

Шаг 7. Направьте документ повторно, если система при проверке выдала ошибку или обратитесь в техподдержку.

Шаг 8. Создайте документ «Исправление существенных условий, влекущих изменение стоимостных реквизитов» при частичной приемке и выведите не принятый заказчиком товар из оборота:

• нажмите на кнопку «Загрузить сведения о маркировке непринятых товаров»;
• загрузите файл с данными о товарах;
• подтвердите удаление кодов.

При закрытии контракта в ЕИС заказчикам придется вносить больше сведений в реестр контрактов — в системе появились новые вкладки. Правила ведения реестра, утвержденные Постановлением Правительства № 60 от 27.01.2022 обязали дополнительно отражать в реестре:

• реквизиты для оплаты товара;
• сумму налога;
• размер неустойки, если ее удерживают из оплаты.

В Единой информационной системе работает электронное актирование закупок. Обе стороны, участвующие в процессе, имеют инструменты для создания в электронном виде документов, подтверждающих факт приёмки. Рассмотрим инструкцию по подготовке документов, их подписанию и отправке.

Порядок отправки документов в ЕИС

Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.

Читайте также: Электронный документооборот в закупках

Поставщик:

1. Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
2. Поставка ТРУ.

Заказчик:

1. Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
2. Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
3. Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:

• осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
• осуществлена частичная приёмка
• отказ от приёмки ТРУ

Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:

1. Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
2. Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
3. Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
4. Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.

При частичной приёмке ТРУ:

1. Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
2. Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
3. Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
4. Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.

В ситуации отказа от приёмки ТРУ:

1. Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
2. Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.
3. Поставщик имеет законодательную возможность в определённый период устранить замечания и направить товар или представить работы (услуги) вновь. Тогда он формирует другой УПД, который отправляет в адрес заказчика.

Читайте также: Ошибки участников госзакупок

Порядок формирования электронного документа о приёмке

Наличие зарегистрированного доступа в ЕИС помогает подготовить:

• счёт-фактуру
• универсальный передаточный документ
• корректировочные документы

Для создания каждого из них нужно открыть контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учётный документ».

В результате данного действия появляется форма, с помощью которой создаётся необходимый документ. Отдельная информация уже скопирована в него из ЕРУЗ или из контракта. Оставшиеся позиции поставщик дополняет сам. Рассмотрим работу по заполнению обязательных разделов подробнее.

Раздел «Общая информация»

Здесь содержится самая основная информация:

• вид документа
• дата его формирования
• наименование организации, являющейся поставщиком

Раздел «Контрагенты»

Предусмотрено внесение данных заказчика и поставщика:

• наименование организации
• ИНН и КПП
• реквизиты свидетельства о регистрации

Когда товар принимает или направляет не поставщик или заказчик, а иная фирма, заполняется информация о ней. Есть возможность внести данные о перевозчике.

Раздел «Товары, работы и услуги»

В этот раздел вносится информация о товарах, работах, услугах, принимаемых заказчиком.

Некоторая информация, аналогично предшествующим разделам, внесена системой:

• наименование и код ТРУ
• единица измерения
• цена за единицу измерения с учётом НДС/без учёта НДС

Другие сведения вносятся поставщиком в системе самостоятельно:

• сорт и артикул товара
• количество
• данные таможенной декларации

Раздел «Факт отгрузки»

Заполняется этот раздел, если формируется УПД. Тогда поставщиком вносятся полные сведения, касающиеся отгрузки товаров или передачи работ/услуг:

• дата
• ФИО, а также должность лица, передающего товар
• информация о ТН
• сведения о документе отгрузки

Раздел «Подписанты»

Вносится полный перечень лиц, которые должны заверить окончательный документ. ЕИС содержит список сотрудников, обладающих этим правом. Поставщику остаётся только выбрать из этого перечня.

Раздел «Подписание»

Здесь представлена возможность ознакомиться с тем, как будет выглядеть документ в печатном виде. Поставщику требуется проверить корректность внесённых в документ данных и удостоверить его готовность.

Подписанием документа является проставление электронной подписи всеми ответственными лицами. Дальше система осуществляет его проверку. В случае нахождения несоответствий их требуется устранить и вновь подписать документ. Если недочётов не найдено, система направляет заказчику подписанный документ.

Затем поставщик подготавливает данный документ в печатном виде и передаёт его заказчику в ходе поставки ТРУ.

Как изменить в ЕИС первичный учётный документ

В ходе исполнения контракта периодически случаются обстоятельства, возникает необходимость скорректировать внесённые данные. Возможность редактировать сохраняется до момента подписания передаточного документа всеми ответственными сотрудниками. После отправки его в адрес заказчика изменять сведения будет уже невозможно. В подобной ситуации поставщику необходимо сформировать документ-исправление.

Исправление передаточного документа

Корректировка основного документа доступна, когда он находится в статусе «Проект», «На подписании» или «Ошибка доставки». С учётом этого параметра поставщик, зайдя в меню необходимого документа, находит одно из подходящих действий:

• «Открыть на редактирование»
• «Внести изменения»

Затем поставщик осуществляет требующиеся изменения документа, подписывает его и направляет заказчику.

Создание документа-исправления

Когда недочёты в УПД обнаружены заказчиком, поставщику необходимо сформировать новый. Чтобы сэкономить ресурсы и не вносить вновь информацию во все графы, надо воспользоваться функцией «Создать исправление».

В такой ситуации функционал ЕИС точно скопирует передаточный документ и создаст документ-исправление. В нём поставщик имеет возможность устранить несоответствия.

Однако следует знать, что не вся информация в данном документе доступна для редактирования. Например, у поставщика не получится скорректировать:

• вид документа
• наименование и количество товара
• стоимость товара с учётом налога
• размер акцизного сбора

Создание корректировочного документа

Данные, не поддающиеся редактированию в документе-исправлении, изменяются с помощью подготовки корректировочного документа. Поставщик создаёт его, если:

• не полностью приняты ТРУ
• подверглась изменению стоимость товаров (работ)

Для создания КД поставщик открывает необходимый контракт и в меню этапа нажимает «Создать универсальный корректировочный документ».

Системой будет создана копия основного передаточного документа, в которой поставщик может:

• увеличивать или уменьшать число товаров
• добавлять или удалять товары (работы)
• менять цену за единицу товара

К корректировочному документу прилагается отсканированная копия документа, являющегося причиной для корректировки. Так, когда заказчик предлагает снизить цену товара, необходимо направить просьбу об этом.

Предоставление электронных документов в ФНС

Осуществляя деятельность по контролю, органы Налоговой инспекции имеют право запросить подтверждение приёмки товара, поставленного по контракту. Документы, которые созданы в ЕИС в электронном виде, организация, осуществившая поставку, имеет возможность направить посредством кабинета налогоплательщика в форме xml-файлов.

Казначейство России и ФНС утвердили Письмо казначейства РФ N 14-00-06/27476, ФНС РФ N АС-4-15/26126@ от 18.12.2019, определившее: документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронной подписью, имеют равную силу с бумажными документами, заверенными рукописной подписью.

Право подписания имеют лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и УПД. Они могут быть:

• односторонние
• двусторонние

При получении запроса от контролирующего органа о предоставлении дополнительных электронных документов, формат которых не поддерживается при передаче посредством электронной связи, их можно направить почтовым сообщением. Поставщик распечатывает необходимый акт, при этом обязательно наличие данных о подписании электронной подписью.