Как называется условное обозначение реквизитов документов буквами латинского или русского алфавита

http://miemp-mi-gor.narod.ru/utcheba/itu/glava/003.htm

Тема 3.

ИНФОРМАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ИНФОРМАЦИОННОЙ
СИСТЕМЫ И

ИНФОРМАЦИОННОЙ
ТЕХНОЛОГИИ

УПРАВЛЕНИЯ
ОРГАНИЗАЦИЕЙ

К оглавлению

Под
информацией понимается совокупность
различных сообщений об изменениях,
происходящих в системе и окружающей
среде.

Показатель
— логическое высказывание, содержащее
качественную и количественную
характеристики отображаемого явления.
Показатель является минимальной по
составу информационной совокупностью
для образования самостоятельного
документа. Совокупность показателей,
содержащихся в документе, образует
информационное сообщение. Группа
однородных документов, объединенных
по определенному признаку, составляет
информационный массив (файл).

Файл является
основной структурной единицей при
автоматизированной обработке. Массивы
по различным признакам могут объединяться
в потоки, используемые при решении
различных комплексов задач управления.
Отношение информации к той или иной
функции управления дает основание
выделить сложную структуру информации
как информационную подсистему.
Информационная система охватывает всю
информацию экономического объекта и
является структурной единицей высшего
уровня.

При обработке
информации реквизиты-признаки и
реквизиты-основания часто называют
данными. Данными принято называть
информацию, представленную в формализованном
виде, позволяющем передавать ее, хранить
на различных носителях и обрабатывать.

Управленческую
информацию классифицируют по различным
признакам:

источникам
возникновения:

первичная;

производная
(промежуточная, командная, отчетная);

способу
фиксации:

устная;

документированная;

способу
выражения:

цифровая;

алфавитная;

характеру
фиксации данных:

фиксируемая;

нефиксируемая;

направлению
движения:

входящая;

исходящая;

стабильности:

переменная;

условно-постоянная;

функциям
управления;

принадлежности
к сферам деятельности и функциям
управления:

конструкторская;

технологическая,

финансовая,

бухгалтерская,

планово-экономическая,

оперативно-производственная;

времени
возникновения:

о прошлых;

o текущих;

o будущих
событиях.

Информационное
обеспечение (ИО) — важнейший элемент ИС
и ИТ — предназначено для отражения
информации, характеризующей состояние
управляемого объекта и являющейся
основой для принятия управленческих
решений. Информационное обеспечение
включает совокупность единой системы
показателей:

потоков
информации — вариантов организации
документооборота;

систем
классификации и кодирования экономической
информации;

унифицированную
систему документации

различные
информационные массивы (файлы), хранящиеся
в машине и на машинных носителях и
имеющие различную степень организации.

Внемашинное
ИО включает систему экономических
показателей потоки информации, систему
классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное
ИО — система специальным образом
организованных данных, подлежащих
автоматизированной обработке, накоплению,
хранению, поиску, передаче в виде, удобном
для восприятия техническими средствами.

I. Система
показателей служит основой для построения
элементов внемашинного и внутримашинного
информационного обеспечения и представляет
собой совокупность взаимосвязанных
социальных, экономических и
технико-экономических показателей,
используемых для решения задач ИС.
Система показателей менеджмента
предназначена для отражения различных
функций управления, связанных с
прогнозированием, планированием,
организацией, оперативным управлением,
учетом и анализом, контролем и
регулированием, принятием управленческих
решений.

II. Система
классификации и кодирования. Для
выполнения группировок появляется
необходимость кодирования
реквизитов-признаков условными
обозначениями, для чего используются
системы классификаций и кодирования.
Они позволяют представить информацию
в форме, удобной для восприятия машиной.
Для этого потребовалось создание средств
формализованного описания экономической
информации, на основе которых составляют
классификаторы.

Классификатор
— это систематизированный свод однородных
наименований, т.е. классифицируемых
объектов и их кодовых обозначений.

Код
представляет собой условное обозначение
объекта знаков или группой знаков по
определенным правилам, установленным
системами кодирования. Коды могут быть
цифровыми, буквенными, комбинированными.
При обработке экономической информации
часто применяют мнемокоды, штрих-коды;
в ряде случаев машина сама может
кодировать заносимые в нее объекты.
Процесс присвоения объектам кодовых
обозначений называется кодированием.

Идентификатор
— это условное обозначение реквизитов
документов буквами латинского или
русского алфавита; используется при
описании реквизитов документов в
постановке задач для последующего
проектирования и программирования.
Количество знаков должно находиться в
диапазоне 3-8.

III.
Унифицированная система документации.
Оно осуществляется по-средством
управленческих функций и выражается в
преобразовании, анализе и оценке
необходимой для принятия решений
информации. Основным носителем информации
при этом является документ — материальный
носитель, содержащий информацию в
зафиксированном виде, оформленный в
установленном порядке и имеющий в
соответствии с действующим законодательством
правовое значение.

Документопотоки.
Процесс управления характеризуется
наличием сложного документооборота,
последовательностью прохождения
документа от момента выполнения первой
записи до сдачи его в архив. Информационный
поток — группа или совокупность
перемещаемых данных, относящихся к
какому-то конкретному участку экономических
расчетов.

Варианты
организации. Внутримашинное информационное
обеспечение связано с хранением, поиском
и обработкой информации и состоит из
разнообразных по содержанию, назначению,
организации файлов и информационных
связей между ними. Файлы внутримашинной
базы делятся на переменные, в которых
отражаются факты финансово-хозяйственной
деятельности объекта управления, и
условно-постоянные, в которых представлены
материальные, трудовые, технологические
и другие нормы и нормативы, а также
справочные данные.

Банк данных
(БнД) — это система специальным образом
организованных данных (баз данных),
программных, технических, языковых,
организационно-методических средств,
предназначенных для обеспечения
централизованного накопления и
коллективного многоцелевого использования
данных.

СУБД — это
пакет программ, обеспечивающий поиск,
хранение, корректировку данных,
формирование ответов на запросы. Система
обеспечивает сохранность данных, их
конфиденциальность, перемещение и связь
с другими программными средствами.

Основные
функции СУБД:

непосредственное
управление данными во внешней памяти;

управление
буферами оперативной памяти;

управление
транзакциями;

журнализация;

языки БД.

По организации
и технологии обработки данных базы
данных подразделяются на централизованные
и распределенные. Централизованную
базу данных отличает традиционная
архитектура баз данных. Распределенная
база данных состоит из нескольких,
возможно пересекающихся или даже
дублирующих друг друга частей, хранимых
в различных компьютерах вычислительной
сети. Работа с такой БД осуществляется
с помощью системы управления распределенной
базой данных (СУРБД).

Иерархическую
модель БД изображают в виде дерева.
Элементы дерева вершины представляют
совокупность данных, например логические
записи.

Сетевые
модели БД соответствуют более широкому
классу объектов управления, хотя требуют
для своей организации и дополнительных
затрат.

Реляционная
модель БД представляет объекты и
взаимосвязи между ними в виде таблиц,
а все операции над данными сводятся к
операциям над этими таблицами. На этой
модели базируются практически все
современные СУБД. Эта модель более
понятна, «прозрачна» для конечного
пользователя организации данных.

В последние
годы все большее признание и развитие
получают объектно-ориентированные базы
данных (ООБД), толчок к появлению которых
дали объектно-ориентированное
программирование и использование
персональных компьютертов для обработки
и представления практически всех форм
информации, воспринимаемых человеком.
В ООБД модель данных более близка
сущностям реального мира. Объекты можно
сохранить и использовать непосредственно,
не раскладывая их по таблицам.

Хранилище
данных (data warehouse) — это автоматизированная
информационно-технологическая система,
которая собирает данные из существующих
баз и внешних источников, формирует,
хранит и эксплуатирует информацию как
единую. Хранилище информации предназначено
для хранения, оперативного получения
и анализа интегрированной информации
по всем видам деятельности организации.

Наиболее
перспективным представляется использование
искусственного интеллекта для построения
экспертных систем.

Экспертная
система — это компьютерные программы,
формализующие процесс принятия решений
человеком. Назначение экспертных систем
— формирование и вывод рекомендаций в
зависимости от текущей ситуации, которая
описывается совокупностью сведений,
данных, вводимых пользователем в
диалоговом режиме. Выдаваемые компьютером
рекомендации должны соответствовать
рекомендациям специалиста высокой
квалификации.

Информационное
обеспечение АРМ предусматривает
организацию его информационной базы,
регламентирует информационные связи
и предполагает состав и содержание всей
системы информационного отображения.
Решение об информационном наполнении
АРМ может быть принято лишь на основе
предварительного определения круга
пользователей и выяснения сущности
решаемых задач.

Разработка
информационного обеспечения АРМ
менеджера требует прежде всего определения
перечня задач, отражающих деятельность
менеджера в рамках принятой декомпозиционной
части планирования, соответствующей
конкретному АРМ менеджера.

В качестве
исходной для приведенных расчетов
информации используется информация,
формируемая АРМ, реализующими задачи
по управлению технической подготовкой
производства (применяемость деталей и
сборочных соединений в изделии,
нормативные затраты времени рабочих),
технико-экономическому планированию
(годовая и квартальная производственные
программы работы предприятия.

Обеспечить
рациональную взаимосвязь экономических
показателей ОПП позволяют классификаторы,
унифицированная система документации,
рациональная организация баз данных.

Для
обеспечения целостного подхода к
обработке информации по управлению
предприятием создается распределенный
банк данных (РБнД) всей системы, который
предполагает наличие распределенной
базы данных и системы управления ею.
Основными чертами РБнД являются
рассмотрение баз данных различных АРМ
как единого целого, наличие глобальной
схемы описания данных по всей системе,
независимость программ от местоположения
данных, возможность доступа к информации
любого АРМ.

Контрольные
вопросы

Что такое
информация?

Дайте
определение реквизита, показателя
информационного сообщения, информационного
массива, информационного потока,
информационной системы.

Приведите
классификацию управленческой информации.

Назовите
основные требования к информационному
обеспечения; раскройте его структуру.

Охарактеризуйте
систему показателей менеджмента для
каждого уровня управления.

Какова роль
бухгалтерского и статистического учета
для формирования управленческих решений?

Дайте
понятия классификатора, кодов, единой
системы классификации и кодирования,
системы кодирования.

Охарактеризуйте
этапы составления классификаторов.

Что
представляет собой унифицированная
система документации?

Приведите
классификацию документации, используемой
в сфере управления.

Дайте
понятия документооборота и электронного
документооборота.

Раскройте
структуру банка данных.

В чем состоят
особенности централизованных и
распределенных баз данных?

Каковы
особенности различных моделей данных?

Литература

Вдовенко
Л.А. Автоматизированные системы управления
производством / Под ред. Г.А. Титаренко.
— М.: Экономическое образование. 1992.

Информационные
технологии управления: Учебное пособие
для вузов / Под ред. Г.А. Титаренко. — 2-е
изд., доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. — 439 с.

Клепцов
М.Я. Информационные системы органов
государственного управления. — М.: РАГС,
1996.

Романов
А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные
системы в экономике. — М.: ЮНИТИ, 2000.

Системы классификации и кодирования

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.