- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Юридическая сила копии документа
Юридическая сила копии документа
Подборка наиболее важных документов по запросу Юридическая сила копии документа (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: О практике применения норм об отказе в возбуждении исполнительного производства
(Гусаков С.Ю.)
(«Вестник исполнительного производства», 2018, N 4)Так, Приморский краевой суд в своих многочисленных судебных актах (Определения от 20 ноября 2014 г. по делу N 33-10370, от 20 ноября 2014 г. по делу N 33-10341/2014, от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1741 и т.д.) обратил внимание на то, что изготовленная при помощи копировальной техники доверенность, на которой отражены копии подписей и печатей, не является документом, удостоверяющим полномочия представителя. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Копии документов являются надлежащим образом заверенными, если их достоверность будет засвидетельствована подписью уполномоченного на то лица и печатью. При этом суд акцентировал внимание на том, что возможность замены доверенности ее незаверенной светокопией действующим законодательством не предусмотрена (Определение Приморского краевого суда по делу N 33-10345).
Статья: Практика применения норм об отказе в возбуждении исполнительного производства
(Гусаков С.Ю.)
(«Практика исполнительного производства», 2018, N 3)Так, Приморский краевой суд в своих многочисленных судебных актах (Определения от 20.11.2014 по делу N 33-10370, от 20.11.2014 по делу N 33-10341/2014, от 06.03.2014 по делу N 33-1741 и др.) обратил внимание на то, что изготовленная при помощи копировальной техники доверенность, на которой отражены копии подписей и печатей, не является документом, удостоверяющим полномочия представителя. Заверенной копией считается копия документа, на которую в установленном порядке проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Копии документов являются надлежащим образом заверенными, если их достоверность будет засвидетельствована подписью уполномоченного на то лица и печатью.
Нормативные акты
«Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за первый квартал 2012 года»
(утв. Президиумом Верховного Суда РФ 20.06.2012)
(Извлечение)Как следует из указанных норм, заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.
В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.
Зачем нужно заверять копии
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для предоставления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.
В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, передаваемых в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Внимание!
Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «Коннектор Контур.Экстерн». Он позволяет подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.
Бесплатно подключиться к «Контур.Экстерну» со своей электронной подписью
Чем руководствоваться при заверении
Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Подробнее об этом стандарте см. «Новый ГОСТ по оформлению документов 2018: с 1 июля рекомендованы новые правила заверения копий».
Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.
Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой
Подать заявку
Совет
Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.
Кто вправе заверять документы
Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.
Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.
Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.
Узнать ОКВЭДы, систему налогообложения и доходы вашего контрагента
Образец правильного заверения копии документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.
Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.
Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая существует в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально ИП может не ставить свою печать.
Внимание!
При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.
При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.
Приведем примеры правильного заверения копий.
1. Копия для «внутреннего» использования без печати
ВЕРНО
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
20.05.2022
2. Копия для «внутреннего» использования с печатью
ВЕРНО
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
20.05.2022 Печать
3. Копия для «внешнего» использования
ВЕРНО
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
20.05.2022 Печать
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.
4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке
ВЕРНО
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
20.05.2022 Печать
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».
5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования
Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.
ВЕРНО
Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая
20.05.2022 Печать
Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.
Бесплатно сдавать налоговую отчетность и отвечать на требования ИФНС через интернет
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Проверить себя или контрагента по санкционным спискам
Проверить бесплатно
Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»
ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.
Совет
Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.
В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.
Когда копия документа имеет юридическую силу?
В соответствии с п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ Стороны договорились о том, что подписанные посредством факсимильной или электронной связи копии Договора и всех относящихся к нему документов имеют юридическую силу до момента их подтверждения оригиналами.
Какой реквизит нужно оформить чтобы копия документа приобретает юридическую силу?
Чтобы документ имел юридическую силу, он должен иметь следующие реквизиты: Название автора документа (организация или ее структурное подразделение, работник, чиновник или физическое лицо, которое подписывает документ). Дата документа. Название места разработки, издания, принятия или подписания документа.
Какую юридическую силу имеет документ заверенный нотариусом?
В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа. Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате.
Какие виды копий документов существуют?
Существует несколько видов копий документов:
- копия — документ, полностью идентичный по содержанию ( а в некоторых случаях, и по оформлению) подлиннику;
- выписка — копия только той части документа, которая относится непосредственно к автору запроса.
Какой документ является копией?
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть ux*.
Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?
30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты? 1. Протокол.
Что придаёт юридическую силу документу управленческого органа?
Реквизиты, которые придают документу юридическую силу … Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке.
Что представляет собой Отметка о заверении копии и где она помещается на документе?
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. …
Какую юридическую силу имеет заверенная копия?
Заверенная нотариусом копия документа не подменяет оригинал. Она имеет более высокую юридическую силу, чем обычная копия, но не равноценна ни оригиналу, ни дубликату. … копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Кто занимается удостоверением верности копий документов?
Свидетельствование верности копий документов и выписок из них Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.
Какие факты могут удостоверить нотариус?
Согласно действующему законодательству, нотариус удостоверяет 4 вида фактов:
- тождественность личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии;
- факт нахождения гражданина в живых;
- факт нахождения гражданина в определенном месте;
- время предъявления документов.
Как заверяется дубликат документа?
Если копия документа предоставляется в стороннюю организацию, то отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле… № … за год» и заверяется печатью организации.
В чем отличия оригинала дубликата и копии в аналоговом и цифровом виде?
Разница между копией и дубликатом очень существенна. Дубликат документа – это равнозначная замена ранее изданному оригиналу, в то время, как копия лишь в точности воспроизводит сам оригинал. При наличии дубликата предыдущие версии документа считаются недействительными (при их обнаружении), т.
