Композиционное построение реквизита текст делового письма

Композиция
делового письма — это способ расположения
информации в определенной последовательности.
Наиболее рациональной является
двухчастная композиция. В первой части
излагается информация о фактах и
событиях, послу­живших основанием
для составления письма (ссылка, мотива­ция,
история вопроса и т. п.); во второй
содержатся выводы, просьбы, рекомендации,
предложения, распоряжения.

Для
активизации восприятия информации,
содержащейся в письме, традиционный
порядок следования частей можно из­менить
и начать письмо с изложения существа
вопроса, поме­щая доказательства и
доводы во вторую часть. Письма по
не­сложным вопросам могут состоять
только из одной основной части, без
пояснений.

Композиция
письма во многом зависит от характера
и объе­ма излагаемых сведений. Текст
служебного письма должен быть простым,
т. е. освещать один вопрос. Это позволяет
упро­стить технические операции по
его обработке в учреждении-получателе
(регистрацию, контроль, формирование в
дело), ус­корить исполнение документа,
так как при наличии в письме нескольких
вопросов с него снимают копии или
устанавливают очередность исполнения
вопросов. Поэтому если с одним адре­сатом
надо решить несколько вопросов, по
каждому следует со­ставить отдельный
документ. Несколько вопросов в одном
письме излагаются только в случае их
взаимосвязанности.

Текст
многоаспектного письма делится на
разделы, под­разделы, пункты и подпункты.
Многоаспектные письма пред­ставляют
собой сумму нескольких аспектов,
синтаксически оформленных в виде
абзацев. Изложение каждого аспекта
со­держания следует начинать с нового
абзаца. Объем абзаца мо­жет колебаться
от одного предложения до страницы и
более. Средняя длина абзаца — 4-6 предложений.
При выделении абзацев следует принимать
во внимание, что каждый из них должен
быть внутренне законченным смысловым
целым и раскрывать новый поворот темы
письма. Структура таких писем может
выглядеть следующим образом: 1. Просим
со­общить…
2. Просим
направить…
3. Надеемся…

Аспекты
делового письма предопределяют и
компози­цию письма, и выбор языковых
форм, стандартных выраже­ний. Так,
письмо-просьба может состоять из
следующих частей: мотивация, изложение
просьбы, ожидаемый резуль­тат,:
готовность к дальнейшему сотрудничеству.
Ключевым словом такого письма является
просим (прошу).
Композиция сопроводительного письма:
сообщение о высылаемом мате­риале
(документах, материальных ценностях и
т. п.), уточ­няющие сведения. Ключевые
слова: направляем,
отправля­ем, высылаем.

В
ответных письмах композиция, как правило,
подчиня­ется общим требованиям. Однако
в письмах, содержащих отказ в какой-либо
просьбе или отклонение предложения,
композиция строится по иной схеме:
повторение просьбы; причины, по которым
просьба не может быть удовлетворена
или предложение не может быть выполнено;
констатация от­каза или отклонение
предложения.

1. Обращение(внимание-«Уважаемый
   Петр Петрович!»)

2. Вступление(интерес-«Мы
   предлагаем Вам то, что может существенно
   улучшить Вашу жизнь»)

3. Основная
   часть(просьба-«Нам требуется помощь
   людей, готовых вложить… в благородное
   дело»)

4. Заключение(действие-«Мы
   призываем Вас присоединиться к 1000
   добрых людей.»)

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

• Адрес получателя.
• Выходные данные отправителя.
• Обращение к получателю и/или приветствие.
• Формулы вежливости, устанавливающие контакт, подготавливающие сообщение или мотивирующие обращение именно к этому адресату.
• Деловое сообщение с деталями.
• Практические выводы или предложения по развитию контактов.
• Заключительные формулы вежливости, прощание.
• Подпись, контактные данные отправителя.

Если проанализировать этот список требований к деловому письму, то станет ясно, что лишь пункты 4 и 5 передают содержание сообщения, а остальные лишь обеспечивают установление контактов и соблюдение ритуалов этикета. Однако если оставить только пункты 4 и 5, то с большой вероятностью можно утверждать, что письмо не будет успешным.

При составлении делового письма важно научиться использовать формулы и нормы делового этикета, установленного в сфере делового общения. В основе этих норм лежит вежливое, уважительное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «нет» не теряя возможности общения с этим партнером в будущем; терпимость к чужому мнению.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Следует обратить внимание на то, что на письме обращение «Уважаемый господин Петров» более применимо, нежели в устной речи, где уместнее обращение по имени-отчеству. Наиболее общими формулами обращения в деловых письмах являются следующие:

Уважаемый господин (фамилия)! Уважаемая госпожа (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к высшим должностным лицам возможно указание должности (без фамилии):

Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, поздравлениях, извещениях следует обращаться к адресату по имени-отчеству:

Уважаемый Иван Иванович!

В отдельных случаях, когда адресат обобщен или точно не определен (например, это потребители или партнеры), возможны обращения:

Уважаемые коллеги!
Дорогие друзья!

Согласно правилам делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию новый каталог программного обеспечения… (Вместо предлагаю…)
Напоминаем Вам, что срок выполнения договора истекает…
Просим Вас сообщить о необходимости замены оборудования…

Тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм. Убедительность делового послания зависит от выбранного стиля письма. Убеждает не только информация, изложенная в письме, но и тональность, в которой ведется переписка. Зачастую именно она определяет характер делового диалога.

Использование средств этикета может смягчить отрицательную для адресата информацию:

По нашему мнению, предлагаемые Вами цены слишком высоки, поэтому приобретение Вашей продукции невыгодно для нашего предприятия. Мы надеемся на то, что изменение Вами ценовой политики приведет к успешному сотрудничеству между нашими компаниями.

Завершение письма — важная часть эпистолярного этикета. В отличие от личной переписки, деловое письмо не предполагает прощания в стиле С приветом! Пока!

Если письмо начинается с формулы Здравствуйте!, то завершать его надо прощанием: До свидания, Всего доброго! Далее желательны формулы вежливости С надеждой на сотрудничество или более нейтральное: С уважением. И потом — имя-фамилия, если необходимо — должность и контактные данные отправителя.

Если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату Уважаемый Иван Иванович!, то в конце текста можно не прощаться, но перед подписью обязательно необходимо использовать формулу вежливости: С уважением, Петр Петров.

Переписка по электронной почте является относительно новым видом делового общения, в котором есть свои особенности, отличающие ее от традиционного «бумажного» общения. Энтузиасты Интернета давно говорят о таком понятии, как «нетикет» — набор правил, используемых для общения в Интернете. Слово «нетикет» является калькой с английского неологизма netiquette, который в свою очередь является производным от слов net (сеть) и etiquette (этикет). Часть этих правил относится к общению через электронную почту. Знание этих правил поможет с наибольшей эффективностью вести переписку со своими деловыми партнерами.

Официальные и деловые письма лучше писать на бланках фирмы, которые должны быть в Вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять те же строгие структуру и стиль письма, как и в бумажном письме.

В официальных электронных письмах не допускается использование различных шрифтов, графических изысков, в том числе и «смайликов» (графическое изображение улыбок, допускаемое в дружеской переписке; от англ. smile — улыбка), а также смешение кириллицы и латинского шрифта, используемого для транслитерации: tak pisat ne nado.

Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «тема». К сожалению, многие компании отправляют деловые сообщения или, например, пресс-релизы, во вложенных файлах, а в письме при этом ничего не пишут. Такие письма вызывают раздражение невежливостью их отправителей. К тому же, это опасно с точки зрения заражения компьютерным вирусом. Поэтому во многих компаниях письма с вложенными файлами, но без сообщения, автоматически удаляются.

Если Вы получили деловое письмо, рекомендуется сразу же направить в ответ краткое уведомление о получении письма, чтобы отправитель не ломал голову: дошло — не дошло, прочитано — не прочитано. Более детальный ответ можно выслать позже, если это необходимо.

Электронная подпись под письмом не должна превышать 5—6 строк, количество символов в строке должно быть не более 60. Подпись должна включать в себя фамилию и имя, корпоративный электронный адрес, а также наименование компании и контактный телефон.

Новая страница 1

Деловые письма составляются для
информирования корреспондента, сообщения ему сведений, которые ему необходимы
или могут представляют потенциальный интерес. Письма пишут с целью установления
контакта, налаживания деловых связей для осуществления дальнейшей совместной
деятельности, совершения сделок и т.д. Деловое письмо – это средство
оперативного информационного обмена при реализации совместной деятельности.
Письмо может использоваться как подтверждение устных договоренностей, как
гарантия взятых на себя обязательств, как требование выполнения определенных
условий, как напоминание и т.д. Кроме того, в любом из этих случаев деловое
письмо – это всегда способ презентации. Как первое впечатление от человека
надолго определяет отношение к нему, так и бланк письма, конверт, оформление
письма и, наконец, текст способны оказать благоприятное или неблагоприятное
воздействие на его получателя. Поэтому, если вы хотите, чтобы это воздействие
было благоприятным, деловое письмо должно быть безупречным во всех отношениях.
Р. Теппер, автор книги «Как овладеть искусством делового письма», отмечает: «У
вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести первое впечатление».

Для того чтобы деловое письмо было эффективным,
оно не должно быть длинным. В письме должна быть только та информация, которая
имеет непосредственное отношение к делу. В деловых отношениях подчас дорога
каждая минута, поэтому нужно выражать свои мысли сжато, просто, ясно, логично. В
деловом письме не следует употреблять сложных языковых оборотов, сложных
понятий. Письмо не должно быть сухим, если его цель –заинтересовать адресата.
Вместе с тем, это не означает, что письмо должно быть эмоциональным, и тем более
экспрессивным. Даже если сама ситуация, послужившая поводом для его написания,
достаточно напряженная, вызывает серьезные опасения или обеспокоенность, следует
сдерживать эмоции, сохранять спокойный тон изложения. Разговорная манера
общения, фамильярность – не для делового письма.

В первых номерах журнала мы рассмотрели
требования, которые предъявляются к оформлению письма (речь шла о бланках,
реквизитах), а также рассмотрели некоторые разновидности деловых писем. В этой
статье мы поговорим о том, как работать над текстом делового письма, какой
должна быть композиционная структура текста, из каких частей он должен состоять,
а также остановимся более подробно на так называемых простых письмах – письмах,
состоящих из одной-двух смысловых частей.

Составление деловых писем – одна из обязанностей
секретаря как помощника руководителя. Навыки ведения переписки, как правило,
вырабатываются с опытом. Начинающему секретарю нужно использовать все
возможности, чтобы как можно скорее выработать эти навыки, овладеть искусством
составления писем. Для этого нужно внимательно изучать предшествующую переписку
учреждения, использовать ранее составленные специалистами письма как образцы,
изучать правила ведения переписки, анализировать особенности составления текстов
писем в своей организации с учетом специфики ее деятельности, целей и задач.
Немаловажную роль, конечно, играет и общая культура человека. Поэтому нужно
постоянно работать над культурой своей речи, как письменной, так и устной,
следить за речью окружающих, учиться замечать речевые ошибки, стараться самому
не допускать их.

Деловые письма наряду с телеграммами, телексами,
телефонограммами, электронными сообщениями составляют переписку организации. Эти
разновидности переписки отличаются тем, какие средства используются для передачи
сообщения, по каким каналам передается информация. Деловое письмо пересылается
адресату по каналам почтовой или факсимильной связи, телеграмма и телекс – по
каналам телеграфной связи, телефонограмма – по телефонной сети, электронное
сообщение – по каналам связи между базами данных персональных компьютеров. Текст
делового письма (в отличие от текста телеграмм, телексов, телефонограмм) не
имеет никаких ограничений, связанных с особенностями функционирования
технических средств, которые используются для передачи сообщений. Тем не менее,
как и любой другой вид документов, деловое письмо имеет свои особенности.

Существует несколько общих требований,
предъявляемых к составлению делового письма:

·       
деловое письмо составляется на
специальном бланке – бланке письма, обязательными реквизитами которого являются:
наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата и
регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа;

·       
деловое письмо должно быть
посвящено одному вопросу, несколько вопросов могут рассматриваться только в том
случае, если они взаимосвязаны и по ним будет приниматься одно решение;

·       
письмо не должно быть большим по
объему, большинство писем имеют не больше одной страницы текста (в
исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих
детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста);

·       
одно письмо может быть отправлено
не более чем четырем адресатам;

·       
на инициативное письмо (просьбу,
запрос, требование и др.) должен быть обязательно дан ответ, даже если он
отрицательный.

Прежде чем приступить к составлению письма,
автор должен детально продумать и сформулировать цель письма. Необходимо
прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от
него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить
его к совершению определенных действий. От целевой установки письма будет
зависеть характер приводимой аргументации и композиция текста. Необходимо также
продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться
отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная
адресату информация, ради сообщения которой и составляется письмо.

С точки зрения композиции деловые письма можно
разделить на две группы: простые и сложные. Композиция текста письма – это
последовательность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация,
заключение и др.). В самом простом случае отдельная смысловая часть текста
письма соответствует абзацу, в письмах сложного содержания она может включать и
несколько абзацев, а в простых письмах, состоящих из одного предложения, –
составлять часть предложения.

Простые письма составляются в управленческих
ситуациях, не требующих изложения сложных в событийном, административном или
правовом отношении коллизий. Сложные
письма, как правило, создаются в случаях, когда требуется детальное описание
управленческой ситуации, изложение истории вопроса, глубокий анализ ситуации,
приведение различных мнений, доказательств.

Простые письма обычно имеют одну или две
смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения,
напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности
или сочувствия и т.п., например:

Сообщаем
Вам, что оплата партии комплектующих произведена нами в день поступления товара
на склад в г. Калининграде, что подтверждаем копией платежного поручения.

Просим Вас
рассмотреть возможность осуществления поставок в первой декаде января 2003 г. и
при положительном решении направить нам оферту.

Простое письмо может состоять из двух смысловых
частей: обоснования (изложение причин написания) и заключения (просьба, отказ,
напоминание и т.п.), например:

В связи с
незначительным потреблением газа котельной комбината № 3 (менее 3,5 млн куб.м в
год)
(обоснование)
просим
Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным
резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2001-2002 гг.
(заключение).

Для прокладки водовода диаметром 150 мм от ЦТП-2
в микрорайоне “Фили”
(обоснование) просим согласовать вопрос о прекращении движения автотранспорта
по ул. Брянская в ночное время (заключение).

Обоснованием в письме может быть ссылка на
документ (нормативный правовой акт, распорядительный документ, договор и др.)
либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка
цели:

В соответствии с п. 8 приказа Минфина России от
15 июня 2000 г. № 54н «Об утверждении инструкции о годовой, квартальной и
месячной бухгалтерской отчетности бюджетных учреждений и иных организаций,
получающих финансирование из бюджета в соответствии с росписью…»
(обоснование – ссылка на документ).

В связи с разработкой институтом Генеральной
схемы застройки Фабричного района г. Костромы…
(обоснование – изложение факта).

В целях успешной
реализации проекта строительства торгового комплекса в г. Москве в микрорайоне
«Выхино-Жулебино»…
(обоснование –
формулировка цели).

Письма-отказы должны состоять как минимум из двух
композиционных частей. Независимо от того, какая ситуация послужила поводом для
письма-отказа, этика деловых отношений требует, чтобы отказ был обоснован:

В связи с тем, что руководители и редакторы
окружных и районных СМИ уже были участниками семинара «Информирование населения
о деятельности органов власти», проведение аналогичного семинара считаем
нецелесообразным.

Если вы располагаете информацией о том, кто,
какая организация может решить данный вопрос положительно, сообщите об этом
корреспонденту, как, например, это сделано в следующем письме-отказе:

В связи с
постановкой основных производственных мощностей завода с апреля 2002 г. на
капитальный ремонт выполнить Ваш заказ на поставку 600 т сахара-рафинада не
представляется возможным.

Предлагаем Вам
обратиться на Белгородский рафинадный завод.

Обращаем ваше внимание на то, что в деловой
переписке предпочтительнее сначала давать обоснование, а затем заключительную
часть (обоснование вводит корреспондента в тему письма, позволяет ему
сосредоточится на ней, настроиться на нее, а затем уже воспринять основную
информацию, то новое, что сообщается о предмете письма), хотя в русском языке
возможна и обратная конструкция: заключение – обоснование. Сравните данный
пример с предыдущим:

Выполнить Ваш
заказ на поставку 600 т сахара-рафинада не представляется возможным в связи с
постановкой основных производственных мощностей завода с апреля 2002 г. на
капитальный ремонт.

К типу простых писем относятся, как правило,
сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма
и др., хотя в некоторых ситуациях делового общения и эти разновидности писем
могут иметь сложную структуру.