Добавить в «Нужное»
Обязанности помощника бухгалтера
Принимая на работу сотрудника, работодатель заключает с ним трудовой договор, в котором в обязательном порядке должна быть приведена трудовая функция работника (ст. 57 ТК РФ). Это значит, что работодатель должен указать должность в соответствии со штатным расписанием, а также подробно описать функциональные обязанности работника. Конкретизировать трудовую функцию работника можно как в самом трудовом договоре, так и в должностной инструкции. Об обязанностях помощника бухгалтера расскажем в нашей консультации.
От чего зависит функционал помощника бухгалтера
Помощник бухгалтера относится к специалистам среднего уровня квалификации. Общую характеристику должности «помощник бухгалтера» можно найти в Общероссийском классификаторе занятий (ОК 010-2014, принят Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
Помощники бухгалтеров, как правило, работают под руководством бухгалтеров более высокой квалификации и ведут учет финансовых операций и проверку правильности документов и записей.
Законодательством не регулируется конкретный перечень обязанностей помощника бухгалтера. Его функционал зависит от специфики конкретной организации (отрасль, структура, численность и другие факторы).
Каковы обязанности помощника бухгалтера
К обязанностям помощника бухгалтера можно отнести:
- учет всех финансовых операций в соответствии с общими принципами бухгалтерского учета, под руководством бухгалтеров;
- проверка правильности оформления и ведения документов и записей, касающихся платежей и других финансовых операций;
- подготовка финансовой документации и отчетности на определенный срок;
- применение знаний принципов и практики бухгалтерского учета с целью выявления и решения проблем, возникающих в процессе их работы;
- выполнение бухгалтерских и связанных с ними расчетов на компьютере с использованием стандартных пакетов программного обеспечения.
Для определения трудовых функций помощника бухгалтера можно также обратиться к профстандарту «Бухгалтер (утв. Приказом Минтруда России от 21.02.2019 N 103н).
Пример должностных обязанностей помощника бухгалтера
Конкретный перечень функциональных обязанностей помощника бухгалтера можно предусмотреть в должностной инструкции.
Пример должностной инструкции помощника бухгалтера.
Помощник главного бухгалтера: обязанности
Обязанности помощника главного бухгалтера также зависят от специфики конкретной организации и прописываются в должностной инструкции такого помощника.
Форум для бухгалтера:
Изменение 1/2021 ОКЗ, принятое Приказом Росстандарта от 18.02.2021 N 83-ст, введено в действие с правом досрочного применения в правоотношениях, возникших с 15 мая 2019 года.
Помощники бухгалтеров работают под руководством бухгалтеров более высокой квалификации и осуществляют учет финансовых операций предприятия и проверку правильности документов и записей, относящихся к таким сделкам.
В их обязанности входит:
— осуществление учета всех финансовых операций предприятия в соответствии с общими принципами бухгалтерского учета, под руководством бухгалтеров;
— проверка правильности оформления и ведения документов и записей, касающихся платежей, квитанций и других финансовых операций;
— подготовка финансовой документации и отчетности на определенный срок;
— применение знаний принципов и практики бухгалтерского учета с целью выявления и решения проблем, возникающих в процессе их работы;
— выполнения бухгалтерских и связанных с ними расчетов на компьютере с использованием стандартных пакетов программного обеспечения.
Примеры занятий, отнесенных к данной начальной группе:
Ассистент бухгалтера
Помощник бухгалтера
Некоторые родственные занятия, отнесенные к другим начальным группам:
Бухгалтер — 2411
Помощник актуария — 3314
Бухгалтерский служащий — 4311
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Помощника бухгалтера
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность помощника бухгалтера [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Помощник бухгалтера назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании по согласованию с главным бухгалтером.
1.3. Помощник бухгалтера относится к категории специалистов, находится в непосредственном подчинении главного бухгалтера Компании.
1.4. Помощник бухгалтера отвечает за:
- своевременное и качественное выполнение порученной ему работы;
- соблюдение исполнительской и трудовой дисциплины;
- сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Компании, доверенные ему в целях надлежащего исполнения возложенных на него задач;
- соблюдение мер безопасности труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности на порученном ему участке работы (рабочем месте).
1.5. На должность помощника бухгалтера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование, без предъявления требований к стажу работы, или специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.6. В своей деятельности помощник бухгалтера руководствуется:
- правилами бухгалтерского учета, устанавливаемыми Правительством РФ;
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. Помощник бухгалтера должен знать:
- законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;
- формы и методы бухгалтерского учета в организации;
- план и корреспонденцию счетов;
- организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
- порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
- методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- формы и порядок финансовых расчетов;
- порядок ведения кассовых операций, порядок учета движения товарно-материальных ценностей;
- правила расчета с дебиторами и кредиторами;
- условия налогообложения юридических и физических лиц;
- порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
- правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;
- порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;
- правила проведения проверок и документальных ревизий;
- порядок ведения делопроизводства в отделе;
- экономику, организацию производства, труда и управления;
- основы организации труда;
- английский (или какой-либо другой европейский) язык;
- Правила трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
1.8. В период временного отсутствия помощника бухгалтера его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Помощник бухгалтера выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).
2.2. Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке.
2.3. Оформляет платежные поручения и своевременно предоставляет их в банк.
2.4. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
2.5. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
2.6. Участвует в разработке рабочего плана счетов, форм первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.
2.7. Участвует в подготовке данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
2.8. Участвует в разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
2.9. Осуществляет ведение делопроизводства в отделе бухгалтерского учета.
2.10. Участвует в проведении инвентаризаций.
2.11. Осуществляет контроль за своевременностью и правильностью оприходования и списания денежных средств, за составлением кассовых и иных денежных отчетов.
2.12. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, правила и нормы охраны труда, требования производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности, гражданской обороны.
2.13. Исполняет распоряжения и приказы главного бухгалтера, отдельные поручения непосредственного руководителя.
В случае служебной необходимости помощник бухгалтера может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению непосредственного руководителя, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Помощник бухгалтера имеет право:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Помощник бухгалтера несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение руководящих документов по бухгалтерскому учету и иных нормативных актов, регламентирующих деятельность по организации и ведению бухгалтерского учета на предприятиях.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.5. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.6. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.7. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы помощника бухгалтера осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы помощника бухгалтера является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы помощника бухгалтера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
6. Право подписи
6.1. Помощнику бухгалтеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Крупные организации нанимают целый бухгалтерский отдел, чтобы справляться с объемным учетом, и в бухгалтерии обязательно есть специалист, который занимается первичной документацией. Разберем обязанности бухгалтера по первичке и особенности его работы.
Должность бухгалтера по первичке и ее особенности
Бухгалтер по первичной документации принимает и обрабатывает накладные и акты, транспортные документы, товарные чеки, счета-фактуры и другие первичные документы. Он может работать в компании, которая занимается торговлей, перевозками, строительством — главное, в этой организации большой поток первички, так что для ее обработки требуется отдельный специалист или даже целый отдел.
Работникам на этой должности приходится кропотливо проверять данные в документах и переносить их в учетную систему, так что главные требования к такому специалисту — внимательность, аккуратность, усидчивость, готовность выполнять монотонную работу. Также важно хорошо знать документооборот и правила заполнения документов.
Еще одно отличие этой профессии во многих случаях — неравномерность нагрузки. В конце отчетного квартала, когда в учетную систему нужно внести полученные первичные документы от поставщиков, часто копится много первички. В этот период многие бухгалтеры по первичке работают в авральном режиме.
Должностные обязанности бухгалтера по первичке
Для бухгалтера по первичной документации есть должностная инструкция, в которой перечислены основные ежедневные обязанности специалиста. Во многом эти обязанности зависят от участка учета, который поручен бухгалтеру. Вот их приблизительный список:
- заполнение исходящих первичных документов;
- своевременный сбор у сотрудников и контрагентов документации;
- проверка полученных документов на правильность заполнения и соответствие законам РФ;
- своевременное внесение полученных документов в учетную систему — именно эта задача часто отнимает большую часть времени бухгалтера по первичке;
- оформление на основе внесенных в учетную программу документов корреспонденции по счетам бухучета;
- оформление регистров учета для обобщения поступившей информации;
- подготовка сводных отчетов для внутреннего и внешнего пользования, особенно для главного бухгалтера компании;
- контроль над правильностью документооборота;
- формирование комплектов документации;
- передача в архив бумажных оригиналов первички;
- участие в инвентаризации на предприятии, помощь в фиксации итогов ревизии;
- при необходимости — участие в работе по оптимизации процесса сбора, проверки и ввода первички в систему учета.
Бухгалтер по первичной документации должен владеть такими знаниями и умениями:
- законы и нормативно-правовые акты РФ, которые регулируют документооборот и архивное дело;
- налоговые, бухгалтерские и финансовые законы;
- внутренние документы компании;
- нормы заполнения первичных документов на бумаге и в электронном виде;
- правила работы с 1С или другой бухгалтерской программой, базами данных, сервисами передачи отчетности и электронных счетов-фактур;
- правила хранения документов и правила ведения архива.
Вспомогательные инструменты бухгалтера по первичке
В работе бухгалтеру помогают не только доступ к законодательной базе и приспособления для хранения бумаг — файлы, папки, стеллажи — но и техническое оборудование, а также компьютерные программы.
Конечно, специалисту важно освоить бухгалтерскую программу, в которой ведется учет на предприятии. Ежедневная обязанность бухгалтера по первичке — создавать в этой программе исходящие документы и вносить в нее входящую документацию с бумажных оригиналов, полученных от контрагентов компании.
Ввод документов в систему отнимает до 70% рабочего времени бухгалтера, и для облегчения этой задачи есть технологические решения:
- электронный документооборот — для этого нужно подключиться к оператору ЭДО или подключить бухгалтерскую программу с ЭДО, а еще договориться со своими контрагентами об обмене электронными документами;
- интеграция учетной программы с интернет-банком для автозагрузки банковской выписки;
- система для автоматизации ввода в учетную систему сканов первичных документов.
К сожалению, даже подключение к ЭДО не избавляет компанию от потока бумажной первички, потому что некоторые контрагенты продолжают работать по-старинке и присылать оригиналы на бумаге. Поэтому системы распознавания хорошо дополняют ЭДО. Принцип работы системы по автовводу первички прост:
- бухгалтер сканирует оригинал документа или получает от контрагента скан, если тот не может вовремя передать оригиналы;
- отправляет скан на распознавание — система прочитывает реквизиты и поля накладной, переносит значения в черновик соответствующего документа в учетную систему;
- бухгалтер проверяет правильность распознавания данных и проводит документ.
Попробуйте автоматизировать ввод накладных в вашей компании — подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: здесь есть простой ввод первички с помощью ЭДО, системы распознавания и автозагрузки банковской выписки. А еще — учет, налоги, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера небольшой компании. Тестируйте систему бесплатно 14 дней.
Ведение бухучета часто связано с необходимостью проводить множество однотипных повторяющихся операций. Например, крупные торговые компании производят в день сотни и даже тысячи отгрузок. И на каждую операцию нужно оформить документы, а затем отразить ее в учете. Подобными задачами занимается бухгалтер-оператор. Рассмотрим функции этого специалиста и порядок составления его должностной инструкции.
Чем занимается бухгалтер-оператор и где востребован?
Нужно отметить, что в официальных документах, посвященных организации труда (например, классификатор, утвержденный постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37), должность «бухгалтер-оператор» отсутствует. Не найдете вы ее и в профстандарте «Бухгалтер», который был актуализирован в 2019 году.
Однако несмотря на отсутствие формальной регламентации, на практике бухгалтеры-операторы весьма востребованы. Они нужны везде, где необходимо проводить тысячи и десятки тысяч однообразных операций в месяц.
В начале статьи мы приводили пример с отгрузками в торговой организации, но операторы нужны и в производственных предприятиях. Оприходование материалов, списание их на производство, передача готовой продукции на склад — всеми этими задачами занимается бухгалтер-оператор.
Чтобы потребовалось выделить отдельного сотрудника (или сотрудников), специализирующихся по вводу данных, компания должна быть достаточно крупной. Например, если речь идет о торговой фирме, структура должна быть разветвленной и включать в себя десятки точек реализации.
Требования к бухгалтеру-оператору
Закон не устанавливает специальных требований к квалификации рядовых сотрудников бухгалтерии. Но на практике предприятия часто используют регламент, содержащийся в профстандарте «Бухгалтер».
Для рядовой позиции этот стандарт допускает наличие только среднего специального образования. Обязательных требований к стажу при этом не установлено.
Однако работодатели часто все-таки требуют наличие хотя бы минимального стажа (1-2 года). Причем желательно, чтобы опыт работы был связан с тем участком, на который планируют принять сотрудника: отгрузка, оприходование или списание материалов и т.п. Ведь учет в каждой области имеет свою специфику, а возможность для обучения новичка есть далеко не всегда.
Что же касается личных качеств бухгалтера-оператора, то здесь особую важность имеют внимательность и усидчивость. Иначе специалисту будет непросто ежедневно обрабатывать десятки и сотни однотипных документов и при этом не допускать ошибок.
Что должен знать и уметь бухгалтер в наше время
Права и обязанности бухгалтера-оператора
Бухгалтер, как и любой сотрудник, пользуется теми правами, которые предоставляет работникам ТК РФ: своевременная выплата зарплаты, организация рабочего места, режим труда и отдыха и т.п.
Но т.к. должностная инструкция ориентирована на регламентацию обязанностей, то общие права в нее обычно не включают.
Соответствующий раздел инструкции, как правило, содержит только те права, которые непосредственно помогают специалисту в работе:
- Получать информацию от сотрудников бухгалтерии и других подразделений.
- Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся сферы его ответственности.
- Вносить предложения по оптимизации своей деятельности.
Иногда бухгалтеру, оформляющему первичку, может быть предоставлено право подписи отдельных видов документов.
Обязанности бухгалтера по первичной документации
В обязанности бухгалтера-оператора входит:
- Оформление первичных документов. Обычно речь идет об ограниченном перечне видов первички, относящихся к одному участку бухучета. Например, для торговых предприятий это могут быть отгрузочные накладные и счета-фактуры.
- Взаимодействие с контрагентами (если оформляемые документы связаны с внешними расчетами):
- получение и регистрация входящих документов;
- отправка выписанных отгрузочных документов;
- сверка расчетов.
- Предоставление сводной информации по своему участку для ведения бухгалтерского и управленческого учета.
- Участие в инвентаризациях в рамках своего участка (например, дебиторской задолженности).
Ответственность специалиста
Любой сотрудник организации за допущенные нарушения в своей деятельности несет ответственность на двух «уровнях»: перед самой компанией и перед государством.
Ответственность перед организацией делится на две части: дисциплинарная и материальная. В дисциплинарном порядке, в зависимости от степени нарушения, к сотруднику могут быть применены санкции от замечания до увольнения.
Материальная ответственность применяется, если действия сотрудника нанесли ущерб компании. Например, из-за неверно оформленных документов налоговики взыскали с организации штраф. В общем случае рядовой бухгалтер обязан компенсировать нанесенный ущерб в сумме, не превышающей его месячного дохода.
Материальная ответственность главного бухгалтера
Что же касается ответственности перед государством, т.е. административной и уголовной, то обычно к рядовым сотрудникам она не применяется. Если в деятельности компании выявлены признаки налоговых правонарушений или преступлений, то чаще всего наказывают директора, в некоторых случаях — еще и главбуха.
Однако возможны и другие ситуации, не связанные с исчислением налогов. Например, в компании выявлены факты хищений, а бухгалтер-оператор был соучастником. В этом случае, кстати, применяется и полная материальная ответственность за нанесенный ущерб (п. 5 ст. 243 ТК РФ).
Должностная инструкция бухгалтера оператора в торговле — образец
Каждое предприятие разрабатывает должностную инструкцию самостоятельно, но обычно этот документ включает в себя:
- Общую информацию о должности.
- Перечень требований к специалисту.
- Права и обязанности.
- Ответственность за нарушения.
Образец должностной инструкции бухгалтера оператора
Как избежать проблем при формировании «первички»
От правильного заполнения первичных документов зависит очень многое. Ведь первичка — это основа бухучета организации. Ошибки при формировании исходных данных могут принести в дальнейшем немало проблем.
Поэтому важно четко регламентировать работу сотрудника, который ведет этот участок. А в случае, если допущены нарушения, необходимо оперативно выявить их причину, установить виновных лиц и наметить пути устранения недостатков.
Сделать все это поможет качественно составленная должностная инструкция бухгалтера-оператора. Данный документ будет полезен не только при спорах внутри компании, но, при необходимости, может являться доказательством в суде.
Вывод
Бухгалтер-оператор, оформляя первичные документы, создает основу бухучета компании.
Чтобы все исходные данные заполнялись своевременно и без ошибок, функции оператора нужно подробно регламентировать. Сделать это поможет должностная инструкция, отражающая все особенности работы на данном участке.
