Обязательные реквизиты для печати или штампа

Может ли ИП работать без печати? Общее правило гласит, что может. Точнее, ни один нормативно-правовой акт прямо не обязывает применять печать ИП, но в предпринимательской деятельности всё ещё есть ситуации, когда штампы в документах обязательны.

Когда без печати не обойтись

Приводим перечень ситуаций, в которых компании и ИП должны проставлять печати в документах.

1. При выдаче приходного кассового ордера. Указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У по-прежнему обязывает кассира проставлять в ПКО штамп или оттиск.
2. Если у вас есть работники. Действующая инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320Н) обязывает при внесении кадровых записей заверять их подписью нанимателя и штампами (организации или кадровой службы). Однако, в отличие от предыдущей инструкции, в отношении печати сделана оговорка «при её наличии». То есть, если ИП в своей деятельности использует печать, то оттиск обязателен и в трудовой книжке.
3. Если контрагент по сделке настаивает на использовании печати при подписании договоров и других документов.

Нужна ли ИП печать для открытия расчётного счёта? В инструкции Центробанка РФ от 30.06.2021 № 204-И говорится, что образец оттиска проставляется только при его наличии. Если его нет, то банк не вправе отказать в открытии расчётного счёта только по этому основанию. Но негласно банковские операционисты настаивают на этом условии, потому что штамп помогает идентифицировать клиента.

Каким должен быть оттиск

Официальные требования 2023 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.

Правила устанавливали три основных вида формы клише для печати:

• круглая – диаметром от 38 до 42 мм;
• треугольная — все стороны равной длины от 38 до 42 мм;
• прямоугольная – размер одной стороны от 35 до 50, второй — от 70 до 100 мм.

Кроме того, согласно правилам, печать ИП должна была содержать следующую обязательную информацию:

• полное имя физического лица, зарегистрированного как ИП;
• указание на организационно-правовую форму «индивидуальный предприниматель»;
• местонахождение, т.е. населённый пункт, указанный в прописке коммерсанта;
• государственный регистрационный номер ОГРНИП.

В 2023 году эти правила не действуют, скорее, их надо учитывать, как общепринятые традиции делового оборота. Чтобы выделиться среди конкурентов или отразить направление деятельности, на клише можно размещать логотип, собственный торговый знак или знак обслуживания, фотографии, рисунки. Запрет установлен только для размещения на клише российского герба, региональной и муниципальной символики, чужих логотипов и знаков.

Образец печати для ИП в 2023 году, привычный для делового оборота в РФ, выглядит так.

Важно: факсимиле, т.е. образец личной подписи гражданина, не является официальным символом ИП. Применять факсимиле можно только по согласию сторон при подписании договоров и для внутреннего оборота.

Чтобы изготовить печать для ИП, надо обратиться в специализированную организацию. К сожалению, в отсутствие контроля за изготовлением штемпельной продукции, многие исполнители работают без свидетельства, подтверждающего госрегистрацию ИП. Изготовить штампы можно не только по своим, но и чужим реквизитам, для этого достаточно образца оттиска.

Для снижения риска подделки заказывайте клише с защитой, при которой используют:

• гильоширные сетки толщиной не более 0,1 мм;
• специальные метки (контрольные, химические, УФ);
• многоцветность;
• гравировку рисунков и фотографий;
• особые защитные элементы, применяемые для гербовых изображений;
• двумерный штрих-код.

Мы не обсуждаем, нужна ли ИП печать, в тех случаях, которые рассмотрели выше. В такой ситуации просто нет причин для сомнений. Ответ на вопрос — конечно, нужна. Но как быть, если предприниматель не оказывается в ситуациях, где печать ИП обязательна? К примеру, наёмных лиц у него нет  и приходные кассовые ордера он не выписывает.

Может ли работать ИП без печати, если нормативно-правовой акт этого не требует? Разумеется, может, и многие коммерсанты прекрасно обходятся без этого атрибута. И все-таки, этот символ, идентифицирующий бизнесмена, вызывает большее доверие при оформлении деловых бумаг, чем обычная подпись.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Вы решили открыть ИП и осуществлять деятельность с использованием печати? Вы решили зарегистрировать ООО и понимаете необходимость работы с печатью? В такой ситуации и учредители организаций, и индивидуальные предприниматели задаются вопросом о требованиях, предъявляемых к печати.

В самом деле, каков перечень требований, которым должна соответствовать печать индивидуального предпринимателя и организации?

Спешим развеять возможные предчувствия в высоких нормах по содержанию, форме или даже качеству материалов печати.

В настоящее время отсутствуют какие-либо чётко установленные требования по изготовлению печати. Это означает, что помимо прочего, отсутствуют и обязательные условия, предъявляемые к конкретной информации, которая должна быть в обязательном порядке нанесена на печать.

Однако Вам следует дополнительно выяснить этот вопрос перед тем, как пойти в магазин и заказать печать. Вполне возможно, что к моменту Вашего визита появятся конкретные правила, регулирующие эту сферу.

Впрочем, даже сейчас, несмотря на отсутствие нормативов, при изготовлении печати будет нелишним придерживаться ряда рекомендаций.

Оформление печати индивидуального предпринимателя

При заказе печати в статусе индивидуального предпринимателя Вы можете выбрать какой-либо рисунок или даже придумать собственный логотип, который будет нанесён на печать (правда, в последнем случае это сделают Вам за дополнительную плату).

В то же время эти нюансы относятся исключительно к компетенции Вашего вкуса и воображения. При этом есть определённая информация, которую крайне желательно наносить на печать, иначе смысл её использования в значительной степени утрачивается.

Рассмотрим основные сведения, которые совсем не помешают печати ИП.

Указание организационно-правовой формы.

Речь идёт о том, что печать содержит либо словосочетание «индивидуальный предприниматель», либо аббревиатуру «ИП». Таким образом, Вы сразу даёте информацию возможным клиентам и контрагентам о том, что являетесь официальным субъектом экономической деятельности, относящимся к малому предпринимательству.

Наличие имени.

Строго говоря, печать индивидуального предпринимателя должна в идеале содержать не просто имя, но фамилию, имя и отчество. Таким образом, Вы показываете, что работаете легально и открыто.

Регистрационный номер.

Важным элементом печати является указание на ней основного государственного регистрационного номера индивидуального предпринимателя (ОГРНИП). Это показатель того, Вы несёте ответственность за свою деятельность и предоставляете возможность любому желающему проверить регистрационные сведения в налоговой инспекции.

Номер налогоплательщика.

Речь идёт об указании на печати основного налогового параметра – индивидуального номера налогоплательщика (ИНН). По сути, этот параметр выполняет ту же функцию, что и предыдущий, то есть показывает Вашу легальность и ответственность перед клиентами и контрагентами.

Оформление печати организации

Если речь идёт об организации, то здесь тоже есть ряд сведений, которые являются крайне желательными для нанесения на печать. При этом часть информации перекликается с той, которая представлена в случае с печатью индивидуального предпринимателя.

Наименование организации.

Печать организации в идеале должна быть изготовлена с указанием полного фирменного наименования. Это абсолютно логично, ведь это название фигурирует во всех договорах и соглашениях, поэтому наличие печати с наименованием ООО является дополнительным показателем того, что организация не использует никаких запутанных финансовых схем и выступает от своего имени.

Более того, как уже было сказано, в ряде случаев (мы приводили пример с банками) отсутствие печати, равно как отсутствие на печати полного фирменного наименования организации (тем более использование печати с наименованием, отличным от указанного в тексте договора или соглашения) повлечёт автоматический отказ от сотрудничества.

Адрес организации.

Желательно, чтобы на печати организации был указан юридический адрес, либо адрес фактического местонахождения. Таким образом, клиент или контрагент видит, что организация имеет конкретное расположение, куда можно обратиться, а не функционирует только на бумаге.

Регистрационный номер.

Как и в случае с печатью индивидуального предпринимателя, на печати организации стоит указать основной государственный регистрационный номер (ОГРН). По этому номеру клиенты и контрагенты организации могут получить полную информацию о компании.

Номер налогоплательщика.

Это ещё один, крайне желательный, элемент печати. По нему также можно получить сведения о компании. Правда, эта информация будет менее полной, как в случае с поиском по ОГРН. В то же время наличие на печати организации ИНН (равно как и ОГРН) является традиционным и свидетельствует о легальности и открытости компании, что увеличивает к ней доверие со стороны клиентов и контрагентов.

Перечень документов для заказа печати

Если Вы делаете заказ на изготовление печати в специализированной компании, от Вас потребуют представить ряд документов.

Речь идёт об оригиналах учредительных документов (в том числе ИНН, ОГРН, ОГРИП, в зависимости от того, являетесь ли Вы индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО).

Скорее всего, Вас попросят предъявить оригиналы документов, а копии с них будут сделаны сотрудниками компании при необходимости.

Есть ещё один вопрос, который чаще всего возникает в рамках процедуры по изготовлению печати. Индивидуальные предприниматели и учредители организаций мучают себя мыслями о том, необходима ли регистрация печати в налоговой инспекции или какой-либо другой инстанции.

Спешим снять этот вопрос и сообщить, что в настоящее время никаких действий по регистрации печати в ИФНС и любом другом государственном органе не требуется.

Если Вы решили, как будет оформлена Ваша печать; определили, какая организационно-правовая форма бизнеса является для Вас оптимальной; разобрались с системой налогообложения и выяснили все прочие нюансы, то на следующем этапе необходимо сформировать пакет регистрационных документов.

Есть два варианта решить эту задачу:

Первый — сформировать документы самостоятельно. В этом случае существует вероятность ошибок, которые могут вызвать отказ в регистрации. Это грозит потерей времени (всё придётся начинать сначала) и денег, поскольку Вам никто не вернёт средства, потраченные на госпошлину за регистрацию.

Второй вариант предполагает обращение в специализированную компанию. В этом случае документы будут оформлены корректно, но Вы потратите средства дополнительно к обязательным затратам на открытие своего дела.

С учётом этого оптимальным вариантом является тот, который предусматривает самостоятельное, то есть бесплатное, формирование регистрационного пакета, но с гарантией корректности всех документов, как это было бы в случае обращения в специализированную компанию.

Это действительно оптимальный вариант, но разве это возможно? Да! Вы действительно формируете полный пакет для регистрации своего бизнеса совершенно бесплатно и со 100%-й гарантией корректности каждого документа, если используете интернет-бухгалтерию «Моё дело»!

Сервис «Моё дело» для Вашего бизнеса

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» гарантирует быстрое создание всех необходимых документов, которые требуются для открытия ИП или регистрации ООО.

Благодаря простым шагам, которые Вы проходите в системе под контролем электронного помощника, уже через короткое время в Вашем распоряжении полный пакет документов для регистрации собственного бизнеса!

Создание каждого документа осуществляется согласно утверждённым правилам и нормам. Этому есть конкретное объяснение: сервис «Моё дело» обладает всеми актуальными бланками, а также действующими нормативными и законодательными актами по бухучёту, налогообложению, трудовым отношениям.

Вся информация обновляется в онлайн-режиме, обеспечивая Вам возможность всегда использовать только актуальные бланки, законы, указы, положения, распоряжения, приказы.

В системе «Моё дело» можно не только производить оперативное, корректное и совершенно бесплатное формирование полного пакета документов для регистрации бизнеса. Функциональные возможности системы выходят далеко за рамки этого сервиса.

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» представляет собой современный профессиональный комплекс, в котором осуществляется полноценный учёт хозяйственных операций на общей системе налогообложения (ОСНО), а также на таких налоговых режимах как упрощённая система налогообложения (УСН), единый налог на вменённый доход (ЕНВД).

Вы всегда оперативно и без каких-либо затруднений рассчитываете налоговые платежи, страховые взносы, зарплату, отпускные, больничные и пособия. Интеграция с банками позволяет Вам производить перечисление всех начисленных сумм прямо из сервиса!

Интернет-бухгалтерия «Моё дело» обеспечивает возможность лёгкого и абсолютно корректного формирования любых отчётных форм (налоговых, бухгалтерских, статистических) на ОСНО, УСН, ЕНВД.

Большинство документов в сервисе формируются в автоматическом режиме. Таким образом, Вы избавлены от ошибок и опечаток! Всю сформированную отчётность Вы сразу отправляете в ИНФС, ФСС, ПФР, Росстат в электронной форме! Никакой нервотрёпки, никаких очередей!

Вы больше не терзаете себя опасениями в том, что забыли перечислить налоги или представить отчётность. Все сроки уплаты налоговых и других обязательных платежей известны Вам заранее. Ваш Личный кабинет оснащён персональным налоговым календарём, который заблаговременно предупреждает о важных датах. Более того, этот незаменимый электронный помощник дополнительно дублирует все уведомления на Ваш телефон, а также электронную почту!

Часто бывает, что возник вопрос, но ответа на него нет. В такие минуты срочно нужна квалифицированная помощь, профессиональный совет. Теперь это не проблема! В сервисе «Моё дело» Вы в круглосуточном режиме получаете экспертные консультации по любым вопросам в сфере бухучёта, налогообложения, расчётов с персоналом!

Вы хотите осуществить регистрацию своего бизнеса быстро, корректно и совершенно бесплатно? Вы хотите всегда точно и вовремя рассчитывать налоги и подавать отчётность? Вы хотите всегда получать профессиональные советы и быть в курсе любых изменений законодательства?

Тогда прямо сейчас пройдите простую регистрацию в интернет-бухгалтерии «Моё дело» и совершенно бесплатно оцените все возможности системы!

Основное требование к печати общества — наличие на ней информации о его наименовании. Обратите внимание, что организации, не обладающие государственно-властными полномочиями, не могут размещать на печати изображение Государственного герба РФ. Нарушение данного запрета может повлечь для общества штраф до 150 тыс. руб. Такую же ответственность влечет размещение на печати изображения, схожего по внешнему виду до степени смешения с Государственным гербом РФ (ст. 4 Закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, ст. 17.10 КоАП РФ, Обзор судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 26.12.2012).

В остальном можете указывать на печати любые сведения. Изготовители печатей, как правило, также предлагают включить в оттиск сведения об ИНН и ОГРН организации.

Цвет печати может быть любой, так как законодательством (в частности, п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО, п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ) не установлены требования к цвету оттиска печати организации.

Наличие печати не обязательно для организации, она может работать и без печати, если закон прямо не обязывает ее иметь. Например, это предусмотрено для некоммерческих организаций и унитарных предприятий. Печать унитарного предприятия должна быть круглой и содержать полное фирменное наименование на русском языке и указание на его место нахождения (п. 4 ст. 3 Закона о некоммерческих организациях, п. 3 ст. 2 Закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ).

ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решило иметь печать, то сведения об этом должны содержаться в его уставе (п. 5 ст. 2 Закона об ООО, п. 7 ст. 2 Закона об АО).

Материал статьи взят из открытых источников

Остались вопросы к адвокату по данной тематике?

Задайте их прямо сейчас здесь, или позвоните нам по телефонам в Москве +7 (499) 288-34-32 или в Самаре +7 (846) 212-99-71  (круглосуточно), или приходите к нам в офис на консультацию (по предварительной записи)!

Дата актуальности материала: 15.09.2021

Печать для документов — куда можно ставить ее и какой она должна быть? Ответ на эти, казалось бы, простейшие вопросы характеризуется рядом нюансов — рассмотрим их.

Какой должна быть печать для документов?

Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:

• основную;
• структурного подразделения;
• специальную (например, печать для документов для внутреннего использования).

В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.

Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.

С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:

• посредством них возможна фиксация на бумаге полного наименования компании, а также ее адреса;
• они имеют круглую форму;
• название используемой разновидности печати (например, «Для отдела кадров») не противоречит сфере ее использования (то есть отдел кадров не может удостоверять своей печатью документы отдела продаж).

Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.

В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.

ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.

Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Но если фирма всё же использует собственную печать для документов — куда можно ставить ее, в какую часть листа?

В какую часть документа ставится печать?

Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.

Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:

• распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
• удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.

Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.

Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).

Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.

Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?

Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.

Скачать образцы печатей для документов

Итоги

В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.

Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.

Куда ставится печать на документах?  Она должна быть проставлена так, чтобы не  закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.

Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».

В настоящее время использование печатей при оформлении документов ничем не оправдано, закон их не требует. Но многие организации и ИП продолжают ими пользоваться. Рассказываем, почему печати никому не нужны.

Законодательная отмена печатей

Обязательное использование печатей при оформлении документов на законодательном уровне было отменено еще 7 апреля 2015 года, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ. Он внес изменения в Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

В соответствии с поправками ООО и АО были освобождены от обязанности применять печати при документальном оформлении совершаемых действий и операций. В то же самое время за ними сохранили право иметь печати, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Таким образом, применение печатей из обязанности трансформировалось в право организаций. При этом сам закон об отмене печатей все же оговаривал ряд случаев, при которых организации обязаны их использовать:

• если обязательное использование печати предусмотрено уставом организации;
• если обязанность общества использовать печать предусмотрена отдельными законами.

Приняв к сведению данные нормы, ряд организаций внесли в свои уставы необходимые изменения, прописав в них обязанность по применению печатей. Другие же продолжили работать, как и прежде, применяя печати к месту и не к месту по любому поводу. Все эти обстоятельства привели к тому, что печати используются некоторыми организациями и ИП даже сейчас, в эпоху повсеместного внедрения ЭДО и всеобщего перехода к электронным цифровым подписям.

Нужна ли печать на документах

По существующим правилам организации действительно обязаны применять печати в тех случаях, когда их использование предусмотрено соответствующим специальным законом (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Данное правило действует с 2015 года.

Вместе с тем с указанного момента во все законодательные акты, которые ранее обязывали применять печати, была внесена оговорка, согласно которой печати применяются только при их наличии.

Например, сейчас ст. 18 Федерального закона от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» гласит: «копии учредительных документов должны заверяться печатью юридического лица (при ее наличии)». 

Аналогичная оговорка добавлена и в другие федеральные законы, в которых так или иначе говорится о печати организаций.

То есть сама организация решает, использовать печать или нет. Если у организации нет печати и ее использование не прописано в уставе, в документах печать не проставляется.

То же самое касается и налоговой отчетности. Вся налоговая отчетность, сдаваемая в электронном виде, оформляется электронными цифровыми подписями. Никакие печати в ней не проставляются.

Те же организации и ИП, которые отчитываются на распечатанных бланках, также могут не использовать печати в налоговой отчетности, поскольку НК РФ не устанавливает соответствующих требований. Налоговики в любом случае примут отчетность, если она подается по установленной форме и в ней содержатся все необходимые подписи.

Нужна ли печать в первичке

Перечень обязательных реквизитов первичных документов приводится в ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В первичном документе в обязательном порядке должно быть указано его наименование, дата составления, наименование составителя, содержание факта хозяйственной жизни и т.д.

Кроме того, первичные документы должны содержать подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Печать организации в числе обязательных реквизитов первичного документа не значится. 

Следовательно, ее отсутствие не влияет на юридическую силу документа и не мешает подтверждению факта хозяйственной операции.

Нужна ли печать в договорах

Не требуется проставление печатей и в гражданско-правовых договорах. Дело в том, что в соответствии со ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку.

Письменная форма считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных технических средств. Требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. В том числе и электронная подпись.

Скрепление же сделки печатью является всего лишь дополнительным требованием к ее форме, обязательность которого может быть установлена только соглашением сторон (абз. 3 п. 1 ст. 160 ГК РФ). 

Как отказаться от использования печати

Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять. 

Если в уставе организации не закреплено использование печати, отказаться от нее можно, просто уведомив об этом своих контрагентов.

Если же говорить об ИП, то они вообще всегда использовали и используют печати исключительно по собственной прихоти. Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей заводить и использовать печати.

Поэтому ИП также могут отказаться от печатей, лишь предупредив об этом своих контрагентов в любой удобной для них форме.

Несколько иначе обстоят дела в тех случаях, когда обязанность по применению печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ от печати не представляет никакой трудности – достаточно просто внести соответствующие изменения в устав, убрав из него упоминания о печатях.

Таким образом, использование печати сегодня не является законодательной обязанностью. Применение печатей – это скорее дань многолетней традиции. При этом не следует забывать о том, что далеко не все традиции одинаково хороши.

Единственное предназначение печати – это удостоверение подлинности совершенной в документе подписи, и на сегодняшний день с этой задачей она справляется гораздо хуже, нежели та же электронная цифровая подпись. 

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита.

Оттиск печати в соответствии с ГОСТ заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).

Кроме того, в организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

Инструкция может иметь следующие разделы:

— перечень печатей, используемых в организации;

— места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

— порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), печатью без воспроизведения герба или иной символики, печатью структурного подразделения. Подготовка инструкции должна увязываться с разработкой табеля унифицированных форм документов организации, в котором имеется графа «печать».

В инструкции определяется место хранения печатей и лица, уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

Перечень печатей включает:

— название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати <*>;

———————————

<*> Разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается. В ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. N 1 2002 г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» в пункте 3.5 предполагается изготовление гербовой печати для данного юридического лица «не в единственном экземпляре».

— должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.

Правила пользования устанавливаются для оттиска каждой разрешенной печати по следующей примерной схеме:

Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью. В ней могут быть указаны:

— штатное расписание;

— образцы подписей на открытие счетов и др.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя. Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

Оттиск печати проставляется на документах, оформленных с соблюдением действующих правил, подписанных и согласованных в установленном порядке.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише. Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск размещать, не задевая подписи, на свободном месте.