Оформить реквизиты используя предложенные данные

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ

«КОЛЛЕДЖ ПОЛИЦИИ»

Методические рекомендации

для обучающихся

по выполнению практических работ

по дисциплине Документационное обеспечение управления,

специальность 030912 Право и организация

социального обеспечения

Преподаватель Е.В. Ивлева

Москва

2014

СОДЕРЖАНИЕ

Требования к результатам освоения дисциплины 3

Структура и содержание учебной дисциплины 5

Перечень тем практических работ 6

Практическая работа № 1 7

Практическая работа № 2 11

Практическая работа № 3 14

Практическая работа № 4 15

Практическая работа № 5 18

Практическая работа № 6 20

Практическая работа № 7 21

Практическая работа № 8 24

Практическая работа № 9 26

Практическая работа № 10 27

Практическая работа № 11 28

Вопросы для самоконтроля 29

Вопросы к контрольной работе 31

Глоссарий 33

Рекомендуемая литература 35

1.Требования к результатам освоения

учебной дисциплины «Документационное обеспечение управления»

1.1 Область применения программы

Дисциплина входит в профессиональный цикл и реализует следующие общие и профессиональные компетенции:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Решать проблемы, оценивать риски и принимать решения в нестандартных ситуациях.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно–коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 9. Ориентироваться в условиях постоянного изменения правовой базы.

ПК 1.1. Осуществлять профессиональное толкование нормативных правовых актов для реализации прав граждан в сфере пенсионного обеспечения и социальной защиты.

ПК 1.2. Осуществлять прием граждан по вопросам пенсионного обеспечения и социальной защиты.

ПК 1.3. Рассматривать пакет документов для назначения пенсий, пособий, компенсаций, других выплат, а также мер социальной поддержки отдельным категориям граждан, нуждающимся в социальной защите.

ПК 1.4. Осуществлять установление (назначение, перерасчет, перевод), индексацию и корректировку пенсий, назначение пособий, компенсаций и других социальных выплат, используя информационно-компьютерные технологии.

ПК 1.6. Консультировать граждан и представителей юридических лиц по вопросам пенсионного обеспечения и социальной защиты.

ПК 3.3. Составлять заявления, запросы, проекты ответов на них, процессуальные документы с использованием информационных справочно-правовых систем.

ПК 3.4. Формировать с использованием информационных справочно-правовых систем пакет документов, необходимых для принятия решения правомочным органом, должностным лицом.

ПК 4.1. Планировать работу по социальной защите населения, определять ее содержание, формы и методы.

1.3 Цели и задачи учебной дисциплины – требования к результатам освоения дисциплины:

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» формирует базовые знания, необходимые для освоения специальных дисциплин; организацию делопроизводства в нашей стране; классификацию документов; создание отдельных видов документов; методы всестороннего использования документов и технология их обработки и хранения.

Учебная дисциплина «Документационное обеспечение управления» ориентирована на достижение следующих целей:

— освоение знаний к оформлению и составлению организационно-распорядительных документов; основные профессиональные термины и определения; особенности языка и стиль служебных документов;

— овладение умениями применять полученные знания на основе современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих документов; составлять и оформлять организационные, распорядительные, информационно-справочные документы;

— развитие систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомление с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения управления на основе научно обоснованных принципов и методов его совершенствования;

— воспитание сохранности документов, организации оперативного хранения документов и подготовки документов к передаче в архив;

— применение естественно-научных знаний в профессиональной деятельности и повседневной жизни для решения проблем управления документацией в современных управленческих структурах.

В результате изучения дисциплины обучающиеся должны

уметь:

оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с действующим ГОСТом;

осуществлять обработку входящих, внутренних и исходящих документов, контроль за их исполнением;

оформлять документы для передачи дел в архив организации;

знать:

понятие документа, его свойства, способы документирования;

правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (ОРД);

систему и типовую технологию документационного обеспечения управления (ДОУ);

особенности делопроизводств по обращению граждан и конфиденциального делопроизводства.

1.4 Рекомендуемое количество часов на освоение программы дисциплины:

максимальной учебной нагрузки обучающегося 66 часов, в том числе:

обязательной аудиторной учебной нагрузки обучающегося 44 часа;

самостоятельной работы обучающегося 22 часа.

2. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

2.1 Объем учебной дисциплины и виды учебной работы

Вид учебной работы

Объем часов

Максимальная учебная нагрузка (всего)

66

Обязательная аудиторная учебная нагрузка (всего)

44

в том числе:

практические занятия

22

Самостоятельная работа обучающегося (всего)

22

в том числе:

на выполнение внеаудиторной самостоятельной работы, направленной на углубление и расширение знаний по дисциплине, необходимой в будущей профессиональной деятельности

22

из них:

подготовка доклада, презентации на тему: «Этапы развития делопроизводства».

2

подготовка доклада на тему «Классификация документов»

2

подготовка доклада, презентации на тему «Оформление реквизитов ОРД»

4

подготовка доклада, презентации на тему «Нормы и требования к размещению реквизитов документов»

2

подготовка доклада на тему «Электронный документ»

2

подготовка доклада на тему «Правила ведения и оформления трудовых книжек»

2

подготовка доклада, презентации на тему «Прием и обработка поступающих документов»

2

подготовка доклада, презентации на тему «Контроль исполнения документов»

2

подготовка доклада, презентации на тему «Формирование дел»

2

подготовка доклада, презентации на тему «Экспертиз ценности документов и последующее хранение документов»

2

Итоговая аттестация в форме контрольной работы

3.Перечень тем практических работ (занятий)

№ пп

Тема практической работы

Количество часов

1.

Оформление реквизитов ОРД

2

2.

Бланки документов и их виды

2

3.

Составление и оформление должностной инструкции

2

4.

Составление и оформление приказа по основной деятельности

2

5.

Оформление служебного письма

2

6.

Оформление телеграммы

2

7.

Оформление протокола

2

8.

Оформление служебных актов

2

9.

Составление автобиографии, резюме

2

10.

Заполнение личной карточки — форма Т-2

2

11.

Заполнение форм журнала регистрации документов

2

Практическая работа № 1

по теме: «Оформление реквизитов

организационно-распорядительных документов»

Цель работы: совершенствование навыков составления и оформления реквизитов документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (приложение 1). Конспект, учебник, раздаточный материал — положения табулятора (приложение 2).

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, № варианта.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля на бумаге формата А4 в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Оформить реквизиты, используя предложенные данные.

Вариант 1

а) «Адресат» — адресование документа физическому лицу: Москва, 435209, ул.Ленина, д.70, кв.26, Г.А. Догиной;

б) «Гриф утверждения» — утверждаю, генеральный директор ООО «Мосторг», Сивов И.В., 14.10.2014;

в) «Отметка о наличии приложения» — Приложение: письмо Росархива от 15.12.2014 г. № 345 и приложение к нему, всего на 3 л.

г) «Подпись» — подписание документа лицами равных должностей: главный бухгалтер ООО «Стриж» Иванова В.И., главный бухгалтер ООО «Компас» Смирнов Ю.В.

д) «Гриф согласования» — согласовано протоколом заседания от 21.10.2014 № 45

е) «Отметка о заверении копии» — верно, секретарь-референт Колосков И.В. 07.10.2014

Вариант 2

а) «Адресат» — адресование конкретному лицу: Бухгалтерия, старшему экономисту Иволину В.Я., ЗАО «Минские дали»

б) «Гриф утверждения» — утверждено протоколом заседания от 24.11.2014 № 76

в) «Отметка о наличии приложения» — приложение: 1. Положение об управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

г) «Подпись» — Исполнительный директор Сланова В.И., главный бухгалтер Мирный Ю.В.

д) «Гриф согласования» — согласовано, генеральный директор ООО «Никос», Серов Г.В., 22.07.2014

е) «Отметка об исполнителе» — Колосветов И.В. 945 07 45

Контрольные вопросы

1. Особенности оформления реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования»;

2. Как оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения» если оно названо в тексте, если оно не указано в тексте, если их несколько, в приложении к распорядительному документу?

3. Правила оформления реквизита «подпись»;

4. Кто может быть в качестве адресата? Особенности оформления реквизита «адресат»;

5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

6. Что представляет собой формуляры ОРД с угловым и продольным расположением реквизитов?

Приложение 2

Нормы и требования к размещению реквизитов

При расположении реквизитов документа на бланке организации или на чистом листе бумаги используют восемь положений табулятора, счет при этом ведется от границы левого поля листа.

Положение табулятора

0

1

2

3

4

5

6

7

Кол-во печатных знаков от границы левого поля

0

5

16

24

32

40

48

56

В сантиметрах

(по горизонтальной линейке редактора)

0

1.3

4.1

6.2

8.2

10.3

12.4

14.5

Реквизиты располагают следующим образом:

0-е положение табулятора:

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа (при угловом расположении перечисленных реквизитов);

дата документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

заголовок к тексту;

текст (кроме начала абзацев);

отметка о наличии приложения;

наименование должности в реквизите «подпись»;

гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

отметку о заверении копии (заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверяющего документ, дату заверения);

отметка об исполнителе;

второй гриф утверждения;

отметку об исполнении документа «В дело» и индекс дела

1-е положение табулятора.

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора:

регистрационный номер документа;

дату в реквизите «ссылка на индекс и дату входящего документа»;

переменную информацию в водной части протоколов и актов;

расшифровка фамилии в первом грифе согласования;

краткие сведения об исполнении документа в реквизите «отметка об исполнении документа…»

3-е положение табулятора:

Его используют при составлении таблиц;

Наименование вида документа (в продольном штампе);

Расшифровку подписи исполнителя в реквизите «отметка об исполнении документа».

4-е положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на

отдельной строке);

номер страницы.

5-е положение табулятора:

гриф утверждения: УТВЕРЖДАЮ, наименование должности и дату (кроме расшифровки подписи);

гриф ограничения доступа к документу;

второй гриф согласования;

надпись на приложении к документу (Приложение 1)

6-е положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите

«Подпись»;

расшифровка подписи в грифе

утверждения;

расшифровка подписи во втором

грифе согласования.

7-е положение табулятора:

Коды по ОКУД и ОКПО во всех документах (кроме письма);

нумерационный заголовок в

таблице;

слово «Копия» при снятии

копий с документов;

отметку о поступлении документа

Практическая работа № 2

по теме: «Бланки документов и их виды»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять различные виды бланков ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: конспект, учебник, бланки с центрованным и угловым расположением реквизитов.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему, цель работы и вариант.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. Используя данные колледжа:

Департамент образования города Москвы, ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ «КОЛЛЕДЖ ПОЛИЦИИ», 125363, Москва, ул. Фабрициуса, д. 26 Телефон: (499) 492-70-01 Факс: (499) 492-20-64 E—ail: police.coll@yandex.ru ОКПО 29908908, ОГРН 1092277678975, ИНН/КПП 7733020995/773301001

Вариант 1

а) составить бланк письма с угловым расположением реквизитов;

б) составить общий бланк.

Вариант 2

а) составить бланк письма с продольным расположением реквизитов;

б) составить бланк конкретного вида документа (приказа).

Приложение 3

Рис. 1. Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма Рис. 2. Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах) (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 3. Бланк письма организации Рис. 4. Бланк письма организации

с угловым (флаговым) расположением реквизитов с угловым (центрированным) расположением реквизитов

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ

ОБЩЕСТВО «ПРОСТОРЫ» ОБЩЕСТВО «ПРОСТОРЫ»

Ул. Малоземцева, д. 11, Москва, 115432 Ул. Малоземцева, д. 11, Москва, 115432

Тел.: (499) 564-00-98 (многоканальный) Тел.: (499) 564-00-98 (многоканальный)

Факс: (499) 564-99-98 Факс: (499) 564-99-98

ОКПО 65473567, ОГРН 125374657483 ОКПО 65473567, ОГРН 125374657483

ИНН/КПП 98475009287/8872897327 ИНН/КПП 98475009287/8872897327

________________ № ________________ ________________ № ________________

На № __________ от ________________ На № __________ от ________________

Рис. 5. Бланк письма организации

с продольным расположением реквизитов

Рис 6. Общий бланк документа

с продольным расположением реквизитов

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРОСТОРЫ

Ул. Малоземцева, д. 11, Москва, 115432

Тел.: (499) 564-00-98 (многоканальный) Факс: (499) 564-99-98

ОКПО 65473567, ОГРН 125374657483 ИНН/КПП 98475009287/8872897327

________________ № _______________

На № __________ от ________________

Федеральная архивная служба России

Всероссийский научно–исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Москва

_____________ № ___

Рис 7. Бланк конкретного вида документа

Рис 8. Бланк письма должностного лица

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

(РОСАРХИВ)

Москва

ПРИКАЗ

____________ № ______

ЗАО ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ НОРД

ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА

Профсоюзная ул., д.82, Воронеж, 394007

Тел./факс: (095) 718-78-74. E-mail: mail@vniidad.ru

ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7708033140/771001001

____________ № ______

На № _____ от ________

Практическая работа № 3

по теме: «Составление и оформление должностной инструкции»

Цель работы: совершенствование навыков составления и оформления организационных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, учебник

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля на бумаге формата А4 в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

4. Оформить формуляр-образец должностной инструкции.

Контрольные вопросы

1. Каковы значение и функции организационно-правовых документов?

2. Определение «инструкция» и «должностная инструкция»

3. Кто составляет и подписывает должностную инструкцию?

4. С кем согласовывают должностную инструкцию?

5. В скольких экземплярах оформляется должностная инструкция?

4. Каковы требования к содержанию и оформлению инструкции?

Практическая работа № 4

по теме: «Составление и оформление приказа по основной деятельности»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления приказов по основной деятельности в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Конспект, учебник, формуляр-образец.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, № варианта.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля на бумаге формата А4

4. Оформить приказ по основной деятельности, используя предложенные данные. (Приложение 4)

5. Добавьте недостающие реквизиты.

Вариант 1

О создании юридического департамента. Для оказания квалифицированной юридической помощи сотрудникам и правовой поддержки при решении вопросов, возникающих в процессе трудовой деятельности общества, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Образовать юридический департамент на правах самостоятельного структурного подразделения к 01.01.20_. 2. Внести соответствующие дополнения и изменения в организационную структуру и штатную численность. 3. Установить следующий количественный состав сотрудников департамента: руководитель департамента — 1 шт. ед.; заместитель руководителя — 2 шт. ед.; специалист 1-й категории — 2 шт. ед.; специалист 2-й категории — 2 шт. ед.; делопроизводитель— 1 шт. ед.; секретарь-референт — 1 шт. ед. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора ЗАО по персоналу В.Е. Соколова. Генеральный директор Стариков П.И.

Вариант 2

Об увеличении уставного капитала общества. В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.20__ № 01 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденном Советом директоров общества 16.07.20__ ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.20__ направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию. 2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.20__ зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации. 3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н. Генеральный директор

Контрольные вопросы

1. Каковы основные функции распорядительных документов?

2. Перечислите стадии подготовки распорядительных документов?

3. Приказ. Понятие и виды приказов.

4. Требования к тексту приказа по основной деятельности?

5. Что указывают в констатирующей и распорядительной частях текста приказа?

Приложение 4

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

00.00.2014 № 00

Москва

Краткое содержание, выражен-

ное отглагольным существи-

тельным в предложном падеже,

начинается предлогом «О»

Текст констатирующей части приказа. Приводятся факты, послужившие основанием для издания приказа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть начинается словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Полное наименование должности исполнителя Фамилия И.О. (в дательном падеже) или наименование структурного подразделения — предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме, срок исполнения (без слова «срок»).

2. Полное наименование должности Фамилия И.О. или наименование структурного подразделения (если в пункте приказа несколько предписываемых действий, разных по характеру, то каждое из них выделяется в подпункт):

1. 1. Предписываемое действие и срок исполнения.

   2. Тоже.

3. Последний пункт приказа определяет контроль за исполнением приказа и имеет постоянную формулировку: Контроль за исполнением приказа возложить на… (указывается структурное подразделение или лицо, на которое возлагается контроль; наименование должности, Фамилия И.О. пишутся в винительном падеже).

Наименование

должности руководителя И.О.Фамилия

Практическая работа № 5

по теме: «Оформление служебного письма»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления служебных писем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Конспект, учебник, формуляр-образец.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, вариант.

2. Оформить поля на бумаге формата А4.

3. Используя предложенные данные:

Вариант 1 — оформить бланк письма с продольным расположением реквизитов;

— составить и оформить письмо-приглашение

Вариант 2 — оформить бланк письма с угловым расположением реквизитов;

— составить и оформить письмо-отказ

4. Добавить недостающие реквизиты.

Исходные данные:

ВАРИАНТ 1

Генеральный директор ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОЙ КОМПАНИИ «АРКТЕЛ» Сизов И.И., расположенной по адресу: Зубовский б-р, д.2, Москва, 112233, Тел.: 8 (495) 976-45-98, факс: 8 (495) 456-76-98, р/с 678954 АКБ «Москва», ОКПО 23546175628398 ОГРН 8475635235454, ИНН/КПП 44532317/997554 отправил письмо-приглашение директору ООО «Билайн» Павлу Игоревичу Гусеву. В нем было написано, что 16 апреля в 12.00 в конференц-зале нашей компании, состоится обсуждение проекта новой волоконной линии. Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в данном направлении, направляем проект и просим принять участие в его обсуждении. Если вы не сможете принять участие в обсуждении, направьте Ваши замечания и предложения в наш адрес. Исполнитель: Маслова Е.А. 8 (495) 456-98-77

ВАРИАНТ 2

ЗАО «КОМПАС» ул. Серышева, 60, оф. 1002, 680000, г.Хабаровск, тел: 34-18-93, факс: (4212) 21-27-64, Р/с 27418556 в АКБ Региобанк г. Хабаровска, к/с 7001615379876954, БИК 040813737, 12.04.2014 № 56 На № 13 от 10.04.2014

Генеральный директор ЗАО «КОМПАС» Овчинников О.П. направил письмо-отказ Генеральному директору ЗАО «Промтранссвязь» Тимуру Дмитриевичу Орлову об отказе в гарантийном ремонте. Овчинников сообщал, что при осмотре Вашего генератора нашим специалистом было обнаружено, что зарядка аккумуляторных батарей осуществлялась Вами не от поставленного нами выпрямительно-зарядного устройства, а от самодельного зарядного устройства. В результате чего два аккумулятора имели низкое напряжение. В связи с этим вынуждены в гарантийном ремонте Вам отказать, так как согласно контракту № 50 от 14.01.2013 г. гарантийный ремонт осуществляется только при правильной эксплуатации генератора, указанной в техническом паспорте и при использовании соответствующего комплектующего оборудования. Исполнитель: Сущев И.К.

(4212) 21-27-64

Контрольные вопросы

1. Какие виды бланков вы знаете? На чем оформляют письмо?

2. Какие требования предъявляются к оформлению письма на формате А5?

3. Дайте определение «служебные письма».

4. Из каких частей состоит текст письма, что в них излагается?

5. Главная цель письма?

6.Расскажите о формах изложения текста письма.

7.Какие потоки писем вы знаете?

8. Какие виды писем вы знаете?

9. Что представляет собой гарантийное письмо и кто его подписывает?

10.Каково максимальное количество адресатов?

11. В скольких экземплярах оформляется служебное письмо?

12. Кто подписывает письма?

13. Перечислите реквизиты письма.

14. Какой реквизит не оформляется на письме?

15. От какого положения табулятора оформляется адресат? И что в нем указывается при адресовании должностному лицу?

16. Реквизиты бланка письма

Практическая работа № 6

по теме: «Оформление телеграммы»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления телеграммы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Конспект, учебник, формуляр-образец.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, № варианта.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля на бумаге формата А4

4. Оформить телеграмму, используя следующие данные:

Вариант 1.

Телеграмма, срочная Екатеринбург союз Воронину прошу принять срочные меры отгрузке приборов контракту тчк дату отгрузки прошу сообщить дополнительно тчк Доронин 45 директор завода М.П. Коронин И.В. 123456, Псков, Радиозавод. 2010.20__

Вариант 2.

Телеграмма. Тюмень. Комсомольская 12. Главсибромстрой. Волкову. Сообщите выполнение плана второго квартала строительству нефтеперерабатывающего завода. 456. Кудрюков. 105282. Москва. Петровка, 14. Министерство строительства. Заместитель министра С.С.Кудюков. 12.10.20__

Контрольные вопросы

1. Правила оформления и отправки телеграммы, требования к ее тексту.

2. Особенности обозначения в телеграмме знаков препинания, цифровых данных.

3. Понятие и содержание телефонограммы, ее назначение и реквизиты.

Практическая работа № 7

по теме: «Оформление протокола»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления информационно-справочных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Конспект, учебник, формуляр-образец.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, № варианта.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля на бумаге формата А4.

4. Оформить протокол (приложение 5).

5. Добавить недостающие реквизиты.

ОАО «Московское речное пароходство». Протокол. 12.10.20__ г. № 12. Совещания при заместителе министра транспорта РФ. Председатель – Смирнов Н.Г. Секретарь – Круглова А.В. присутствовали: Анишкин А.В., Богданов Н.Ф. Смирнов Н.Г., Попов Л.В., Шилов Л.П. Повестка дня: 1. О завозе песка в Москву в оставшийся период навигации. 2. О работе шлюзов и каналов Москворецкой системы. Слушали: Богданов Н.Ф. – начальника отдела снабжения. Доклад прилагается. Постановили: 1.1. Принять исчерпывающие меры по обеспечению завоза песка в Москву в договорных объемам. 1.2. Решить вопрос с получателя песка в Москве об открытии дополнительных причалов выгрузки песка. Слушали: Попова Л.В. – главного инженера. Доклад прилагается. Выступили: Анишкин А.В. – начальник планового отдела – отметил, что в настоящее время… Постановили: 2.1. Каналу имени Москвы обеспечить работу шлюзов Москворецкой системы по пропуску судов в установленные сроки до 5 ноября текущего года. 2.2. К 20 октября разработать мероприятия по подготовке Москворецкой системы для продолжения работы после 5 ноября текущего года. Председатель. Секретарь.

Контрольные вопросы

1. Каково значение информационно-справочных документов?

2. Охарактеризуйте информационно-справочные документы.

3. Какие требования предъявляют к составлению протокола?

4. Из каких частей состоит протокол и что в них указывают?

5. Кто подписывает протокол?

6. Что указывают в заголовке протокола?

7. Дата протокола?

Приложение 5

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРОТОКОЛ

00.00.0000 № 00

Москва

Вид коллегиальной работы

и наименование работы

органа (в именительном падеже)

Председатель — И.О. Фамилия

Секретарь — И.О. Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилия членов коллегиального органа — в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество и в скобках — (регистрационный лист прилагается). Наименование должности И.О. Фамилия (в наименование должности включается наименование организации) приглашенных — в алфавитном порядке.

Повестка дня: (или Повестка дня:)

1. О (о чем слушается вопрос). Доклад (отчет, сообщение, информация) наименование должности И.О.Фамилия (в родительном падеже).

1. О… (Далее, как в п. 1).

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия — Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информации), изложенная в первом лице.

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия — Краткая запись выступления, изложенного в первом лице. (При необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).

И.О. Фамилия — Краткое содержание выступления. Если текст выступления прилагается к протоколу, то указывают — Текст прилагается. (Так же пишут в позиции СЛУШАЛИ, если текст доклада прилагается).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Текст 1-го пункта постановления по первому вопросу. Излагается в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т. д.).

Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие—исполнитель—срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо (наименование должности — не всегда, И.О. Фамилия).

1.2 Текст 2-го пункта постановления по первому вопросу.

Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить текст постановления на пункты не нужно.

2. СЛУШАЛИ:

Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ—ВЫСТУПИЛИ—ПОСТАНОВИЛИ.

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Практическая работа № 8

по теме: «Оформление служебных актов»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления информационно-справочных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Конспект, учебник, формуляр-образец.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, № варианта.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля на бумаге формата А4.

4. Оформить акт (приложение 7).

5. Добавить недостающие реквизиты.

ЗАО «Авиазапчасть». Акт. 02.10.20__ № 9. г.Уфа. Инвентаризация денежных средств. Основание: приказ генерального директора № 23 от 28.09.20__. Составлен комиссией в составе: председатель – главный бухгалтер Борисов О.Н. члены комиссии: экономист Иванова М.И., специалист Самойлова В.И. В период с 30.09.20__ по 01.10.20__ была проведена инвентаризация наличия денежных средств. В результате проверки установлено: 1. Излишков и недостачи не обнаружено. 2. Последний номер приходного кассового ордера № 11, расходного № 23. Составлен в трех экземплярах: 1-й – генеральному директору; 2-й – главному бухгалтеру; 3-й – в дело № 12. Председатель. Члены комиссии. Утверждаю. Генеральный директор В.И. Федотов.

Контрольные вопросы

1. Определение «акт»

2. Что указывают в заголовке акта?

3. Требования к тексту акта?

4. Дата акта?

5. Кто подписывает акт?

Приложение 7

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя

__________ И.О. Фамилия

00.00.2000

АКТ

00.00.2000 № 00

Москва

Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже

Основание: Распорядительный (или нормативный) документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта.

Составлен комиссией в составе:

Председатель: Наименование должности И.О.Ф.

Члены комиссии: Наименование должности И.О. Фамилия располагаются в алфавитном порядке через полтора интервала

Присутствовали: Наименование должности И.О. Фамилия лиц, присутствующих при составлении акта, располагаются в алфавитном порядке через полтора интервала.

Текст констатирующей части акта. Описание проведенной работы, фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии и конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в двух экземплярах:

1-й —кому (куда);

2-й —кому (куда);

Приложение: Текст приложения, если оно есть.

Председатель И.О. Фамилия

Члены комиссии И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Практическая работа № 9

по теме: «Оформление автобиографии, резюме»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления документации личного характера в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Материально-техническое обеспечение: ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Конспект, учебник.

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы, № варианта.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформить поля на бумаге формата А4.

4. Оформить автобиографию, резюме.

Контрольные вопросы

1. Определение «автобиографии».

2. Что указывают в тексте автобиографии?

3. Форма изложения текста автобиографии?

4. Определение «резюме».

5. Последовательность изложения текста в резюме?

6. Кто подписывает резюме, автобиографию?

Практическая работа № 10

по теме: «Заполнение личной карточки – форма Т-2»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления личной карточки.

Материально-техническое обеспечение: Конспект, учебник, трудовой договор, личная карточка – форма Т-2, копия трудовой книжки

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. На основании имеющихся документов заполните личную карточку (форма Т-2)

Контрольные вопросы

1. Личная карточка работника: унифицированная форма или самостоятельно разработанная?

2. С какого момента нужно вести личную карточку работника

3. Какие документы и сведения необходимы для заполнения личной карточки работника

4. Какие виды документов относятся к документации по личному составу?

Практическая работа № 11

по теме: «Заполнение форм журнала регистрации»

Цель работы: закрепление теоретических знаний и формирование практических навыков оформления журнала регистрации различных потоков документов.

Материально-техническое обеспечение: Конспект, учебник, письмо

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы.

2. Ознакомиться с теоретической частью.

3. Оформите журнал регистрации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции.

4. Заполните графы журнала входящей и исходящей корреспонденции на основании предложенного письма

Контрольные вопросы

1. Какой обязательный состав реквизитов для регистрации документов?

2. Какие документы не подлежат регистрации?

3. Когда документы регистрируют?

4. Какие формы регистрации применяют на практике?

5. Какая информация отражается о документе при регистрации?

6. Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Вопросы для самоконтроля

1. В чем заключается суть унификации и стандартизации?

2. Раскройте понятия «унифицированная форма документа», «реквизит документа», «формуляр-образец».

3. Что устанавливает действующий ГОСТ при оформлении организационно-распорядительной документации?

4. Что представляет собой формуляры ОРД с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов?

5. Что такое «бланк документа»? Виды бланков

6. Какие виды реквизитов «Гриф утверждения» и «Гриф согласования вы знаете?». Каковы особенности их оформления?

7. Кто может быть в качестве адресата? Раскройте особенности оформления реквизита «адресат»?

8. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

9. Каковы значение и функции организационно-правовых документов?

10. Каковы требования к содержанию и оформлению инструкции, должностной инструкции?

11. Каковы основные функции распорядительных документов?

12. Перечислите стадии подготовки распорядительных документов?

13. Дайте характеристику распорядительным документам

14. Каково значение информационно-справочных документов?

15. Краткая характеристика информационно-справочных документов.

16. Что такое «служебное письмо»? Его место в переписке организации?

17. Классификация служебных писем.

18. Личная карточка форма Т-2. 3. Какие документы и сведения необходимы для заполнения личной карточки работника

19. Какие виды документов относятся к документации по личному составу?

20. Какие требования предъявляются к содержанию и оформлению трудового договора?

21. Какие документы не подлежат регистрации?

22. Какие формы регистрации применяют на практике?

23. Дайте определение «контроль за исполнением документов»? Виды контроля?

24. Какие сроки исполнения бывают? Дайте краткую характеристику.

25. Каковы принципы конфиденциального делопроизводства?

26. Как осуществляется документирование КД?

27. Какие виды конфиденциальных документов вы знаете?

28. Что понимается под номенклатурой дел?

29. Как подразделяются виды номенклатуры дел? Дайте краткую характеристику.

30. Кто составляет, подписывает и утверждает номенклатуру дел структурного подразделения?

31. Какие используют документы при составлении номенклатуры дел?

32. Понятие «формирование дел», основные требования

33. Раскройте правила формирования различных категорий документов в дела.

34. Правила оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя.

35. Каковы принципы систематизации документов внутри дел?

36. Понятие «формирование дел», основные требования

37. Раскройте правила формирования различных категорий документов в дела

38. Правила оформление обложки дела, заверительной надписи; внутренней описи документа, листа-заменителя и карточки-заместителя.

39. Каковы принципы систематизации документов внутри дел?

40. Что понимается под экспертизой ценности конфиденциальных документов?

41. Основные функции экспертной комиссии?

ВОПРОСЫ К КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЕ

1.

Предмет, цели и задачи дисциплины.

2.

Понятие о документе. Функции документов.

3.

Формы организации делопроизводства.

4.

Нормативно-методическая база делопроизводства.

5.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

6.

Унификация и стандартизация управленческой документации.

7.

ГОСТы и нормативы в документационном обеспечении управления.

8.

Оформление служебных отметок на документе.

9.

Текст и элементы текста документа.

10.

Согласование, подписание и утверждение документа.

11.

Классификация документов.

12.

Нормы и требования к размещению реквизитов.

13.

Определение «бланк документа», виды бланков.

14.

Требования к оформлению бланков документов.

15.

Классификация организационно-распорядительной документации.

16.

Характеристика организационно-правовых документов.

17.

Устав: определение, виды и реквизиты

18.

Требования к составлению и оформлению положения.

19.

Инструкция, должностная инструкция – их назначение и оформление.

20.

Подготовка распорядительных документов, издаваемых в условиях единоличного принятия решения.

21.

Характеристика распорядительных документов.

22.

Требования к тексту распорядительных документов.

23.

Приказ. Понятие и виды приказов.

24.

Общая характеристика информационно-справочных документов.

25.

Требования к составлению и оформлению справок.

26.

Докладная и объяснительная записки, структура и правила оформления.

27.

Требования к составлению и оформлению актов.

28.

Протокол, его характеристика и правила оформления.

29.

Оформления служебных писем.

30.

Виды служебных писем.

31.

Особенности оформления телеграммы, телефонограммы.

32.

Виды и назначение документации по личному составу.

33.

Резюме и заявление о приеме на работу, особенности их составления.

34.

Приказы по личному составу, структура и правила оформления.

35.

Характеристика трудового договора.

36.

Характеристика и автобиография, особенности их составления.

37.

Трудовая книжка: выдача, оформление и хранение.

38.

Структура и функции службы документационного обеспечения управления.

39.

Организация документооборота.

40.

Контроль исполнения документов.

41.

Регистрация документов.

42.

Технология работы с обращениями граждан.

43.

Виды обращений граждан.

44.

Назначение и виды номенклатуры дел.

45.

Оформление номенклатуры дел.

46.

Правила формирования различных категорий документов в дела.

47.

Требования, предъявляемые к формированию дел.

48.

Виды конфиденциальной информации.

49.

Особенности конфиденциального делопроизводства.

50.

Передача дел в архив.

Глоссарий

Адресат – получатель.

Адресант – отправитель.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Бланк  документа  –  набор  реквизитов,  идентифицирующих  автора официального письменного документа.

Виза  –  подпись,  подтверждающая  факт  ознакомления  должностного лица с документом.

Гриф  секретности  –  реквизиты,  свидетельствующие  о  степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе и(или) в сопроводительной документации на него.

Дата  –  число,  месяц  и  год  составления  или  подписания  документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело  –  единица  хранения  письменных  документов  в  архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое  письмо  –  документ,  применяемый  для  связи,  передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство – ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Докладная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ  –  информация  на  материальном  носителе,  имеющая юридическую силу.

Документооборот – движение документов в учреждении с момента их  получения  или  создания  до  завершения  исполнения  или  отправки.

Должностная  инструкция  –  правовой  акт,  издаваемый    в  целях регламентации  организационно-правового  положения  работника,  его обязанностей,  прав,  ответственности  и  обеспечивающей  условие  для  его эффективной работы.

Номенклатура  дел  –  систематизированный  перечень  или  список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Официальные  документы  –  документы,  составленные  учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо  –  обобщенное  наименование  различных  по  содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Подлинник документа – документ официального происхождения в окончательной  редакции,  удостоверенный  соответствующим  образом. .

Подпись  на  документе  –  подпись  должностного  лица  или  автора документа,  удостоверяющая  его  подлинность  или  заверяющая  копию документа.

Положение – правовой  акт,  устанавливающий основные правила организации  и деятельности  государственных  органов,  структурных подразделений  органа,  а  также нижестоящих  учреждений,  организаций  и предприятий.

Приказ  – правовой  акт,  издаваемый  руководителем  органа государственного  управления  (его  структурного  подразделения), действующий  на  основе  единоначалия,  в  целях  разрешения  основных  и оперативных  задач,  стоящих  перед  данным  органом.  В  отдельных  случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности;

Протокол  –  документ,  содержащий  последовательную  запись  хода обсуждения  вопросов  и  принятия  решений  на  собраниях,  совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным  образом  коллегиального  органа  государственного  управления,  в целях разрешения оперативных вопросов.

Регистрационный  номер  документа  –  порядковый  номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Резолюция  на  документе  –  письменное  указание  руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизит документа – обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Справка –  1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или  служебного характера.

Стандарт  –  нормативно-технический  документ,  устанавливающий

Телеграмма  –  обобщенное  название  различных  по  содержанию документов, переданных по телеграфу.

Телекс – телеграмма, посланная по телетайпу.

Унифицированная система документации (УСД) – это рационально организованный  комплекс  взаимосвязанных  документов,  созданный  по единым  правилам  и  требованиям  и  применяемый  в  определенной деятельности.   Унификация – сокращение неоправданного многообразия документов, приведение  к единообразию  их форм, структуры,  языковых  конструкций  и операций по обработке, учету и хранению.

Устав – правовой акт, включающий в себя свод  правил, установленных государством  или  организацией,  учреждением,  предприятием  и регулирующих  деятельность  этих  организаций,  предприятий  или определенных  сфер  управления  или  хозяйственной  деятельности (Ветеринарный  устав,  Строевой  устав,  Дисциплинарный  устав,  Устав

открытого  акционерного  общества,  Устав  общества  с  ограниченной ответственность., Устав государственного унитарного предприятия и др.)

Формуляр  документа  –  совокупность  расположенных  в  установленной последовательности  реквизитов  документа  (автор,  адрес,  дата,  заголовок, содержание и т.п.).

Юридическое  лицо  –  учреждение,  предприятие  или  организация, выступающее  в  качестве  самостоятельного  носителя  гражданских  прав  и обязанностей.

Языковая формула (документа) – слово, словосочетание, предложение или  сверхфразовое  единство,  организующее  основной  текст  (документа)  и закрепленное  за  конкретным  видом документа.  Языковой  формулой гарантийного  письма  служит  конструкция:  «Оплата  гарантируется.  Наш расчетный  счет  №…  в…  отделении…  банка»;  сопроводительного  — «Направляю…», «Высылаю…» и т.д.

Список рекомендуемой литературы

Основная литература:

1. Басаков М.И., Замыцкова О.И./ Делопроизводство (Документационное обеспечение управления)/ Ростов н/Д: Феникс, 2014

2. Гугуева Т.А./ Конфиденциальное делопроизводство/ М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2012

Дополнительная литература:

1. Сологуб О.П./ Практикум по документационному обеспечению управления/ М.: Омега-Л,2011

2. Ленкевич Л.А./ Делопроизводство (рабочая тетрадь)/ М.: Издательский центр «Академия», 2012

3. Пещерская Н.Н., Козлов Н. В./ Правильно оформляем документы на компьютере/ СПб.: Наука и техника, 20106

4. Непогода А.В., Семченко П.А./ Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации/ М.: Омега-Л, 2010

Интернет ресурсы:

1. Информационно — правовой сервер ГАРАНТ — http://www.garant.ru

2. Общероссийская сеть распространения правовой информации Консультант Плюс — http://www.consultant.ru

3. Информационное агентство по экономике и правоведению — http://www.akdi.ru

4. Законодательство России — http://www.systema.ru/

5. Комментарии к законодательству РФ — http://www.labex.ru/page/about.html

6. Общий портал правовой информации – новости и последние изменения —http://www.legis.ru/news/news.asp

7. МВД России — http://www.mvd.ru

8. Путеводитель по правовым источникам в Интернете — www.ilrg.com

Нормативно-правовые акты

1.  Гражданский кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 30.11.1994 года № 52-ФЗ)

2. Трудовой кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 31.12.2001 года N 197-ФЗ)

3. Уголовный кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 13.06.1996 года № 63-ФЗ)

4. Федеральный Конституционный закон от 25 декабря 2000 года «О Государственном гербе Российской Федерации»

5. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 года № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

6. Закон Российской Федерации от 27 декабря 1991 года № 2124 — 1 «О средствах массовой информации»

7. Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне»

8. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149 — ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

9. Федеральный закон от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

10. Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

11. Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»

12. ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

13. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

---

Подборка по базе: Все правила.pdf, Международная торговая сделка регулирование и способы оформления, Шаблон рамок для оформления ЛР и ПР.doc, Шаблон оформления ИП.docx, Общие правила оформления реферата.docx, Оновные правила соревнований базовых видов спорта (1).docx, Шаблон оформления статей в MyGadget.docx, Мой классный час. Правила счастливого человека..docx, Приложение № 1 к Правилам технической эксплуатации железных доро, Указание Банка России от 9 декабря 2019 г N 5348 У О правилах на

---

Реквизиты как обязательный элемент оформления управленческой документации

Цель– научиться правильно оформлять реквизиты организационно- распорядительной документации.

Задачи:

• познакомиться с нормативными требованиями к оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации;
• выучить правила оформления реквизитов;
• сформировать навыки оформления конкретных реквизитов в соответствии с правилами, закрепленными в ГОСТ Р 7.0.97–2016.

ЗАДАНИЕ 1:

1. Изучите раздел 4 «Реквизиты документа» ГОСТ Р 7.0.97–2016.
2. Используя ГОСТ Р 7.0.97–2016, заполните таблицу:

Реквизиты, придающие юридическую силу документу	Реквизиты, связанные с движением документов в организации
Номер реквизита	Название реквизита	Номер реквизита	Название реквизита
08	НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
10	НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
11	ДАТА ДОКУМЕНТА
12	РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА
16	ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА
20	ТЕКСТ
21	ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
22	ПОДПИСЬ
25	ОТТИСК ПЕЧАТИ

1. Внимательно изучите раздел 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97–2016.
2. Выполните задания, в случае необходимости добавьте недостающую информацию:
   1. Используя положения Федерального конституционного закона

«О Государственном гербе Российской Федерации» от 21.12.2000 г. № 2-ФКЗ, укажите, какие органы управления имеют право использовать на бланках своих документов изображения Государственного герба. Какие варианты изображения Государственного герба установлены в законе?

1. На листе бумаги формата А4 укажите точное месторасположение эмблемы или товарного знака организации.
2. Используя «Общероссийский классификатор управленческой документации», определите код формы следующих документов:

• приказ о создании организации;
• устав;
• учредительный договор;
• приказ о распределении обязанностей между руководством организации;
• заявление об увольнении.

1. Правильно оформите реквизиты «Наименование организации – автора документа», «Наименование структурного подразделения – автора документа», «Наименование должности лица – автора документа», используя следующие данные:

а) директор ВНИИДАД, Росархив

б) замдиректор, бухгалтер ОАО «Ромашка»

в) директор Института экономики, Уральский педагогический университет

1. Оформите гриф ограничения доступа к документу, содержащему коммерческую тайну / служебную тайну / конфиденциальную информацию, документ должен быть составлен в трех экземплярах.

Задание 2

2.1 Найдите и исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

А. П. Кремлевой	ОАО «Крестраж»	Сидоровой М. Б.
Директору МАОУ	Генеральному директо-	620100, Екатеринбург,
СОШ № 201	ру ОАО «Крестраж»	Ул. Восточная, 256,
	Принцеву Г. В.	кв. 5

УТВЕРЖДАЮ: Директор МБОУ СОШ № 7 А. Г. Панкратова 2.02.2018

УТВЕРЖДАЮ Директор ФГБОУ ВО «Уральский педагоги- ческий университет» А. В. Жуковский 10.3.2018 г.

УТВЕРЖДЕНО Приказ директора АО «Василек» От 07.02.18. № 67

СОГЛАСОВАНО Главный бухгалтер Ковалевская Е. Н. 05.09.2018 г.	СОГЛАСОВАНО: Протокол заседания Ученого совета уни- верситета от 28.10.18 № 4 а /486	Замначальника по ос- новной деятельности: Г. С. Ларионов 08.07.18
Юрисконсульт:	Замечания к проекту	Решение ученого сове-
Замечания прилагаются	прилагаются на от-	та университета,
Н. В. Гоголевский	дельном листке	23.11.2018, № 13/85.
	15.08.2018	Ректор
		И. И. Иванов

Вениаминов Иван Пет-	Исполнитель: замди-	Отправлен факс
рович	ректора	В дело № 01–01–03
Тел. (343) 92–01–43	132–18–13	П. С. Егоров
	Отдел маркетинга

КОПИЯ ВЕРНА:	Приложение № 2	Ответ послан
Инспектор по кадрам	К приказу директора	18.10.2018
	института от 15.11.18.	В дело № 10–11–15
О. А. Толстова	№ 01–01–07	19.10.2018

Проверь себя:

2.2. Назовите реквизиты, которые использованы при оформлении приказа:

Эмблема организации

Акционерное общество «Тюльпан»

(АО «Тюльпан») – НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
ПРИКАЗ – НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

15.10.2018 – ДАТА ДОКУМЕНТА № 215-п РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА
г. Екатеринбург — МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

Об утверждении регламента – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

В целях совершенствования организации работы по информационному обслуживанию пользователей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие новый Регламент информационного обслуживания пользователей № 12 от 15.01.2018 г.
2. Признать утратившим силу Регламент обслуживания № 412 от

10.01.2010 г.

1. Начальнику отдела маркетинга И. И. Иванову создать план действий, позволяющий повысить уровень продаж до 25.01.2018 г.

Контроль исполнения настоящего приказа возлагаю на заместителя директора по общим вопросам И. М. Драгунскую. – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА
Приложение: на 3 л. в 1 экз. – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ
Директор Е. А. Лихачев — ПОДПИСЬ

ВераПавловнаКраева

8(343)123–45–67

— ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

2.3Какие реквизиты названы неверно?

Напишите правильное название реквизита в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016.

Название реквизита	Правильное название реквизита
Контроль	отметка о контроле
Порядковый номер документа	регистрационный номер документа
Приложение	отметка о приложении
Виза согласования документа	гриф согласования документа
Фамилия и номер создателя документа	отметка об исполнителе
Электронная подпись автора документа	отметка об электронной подписи
Гриф для служебного пользования до- кумента	гриф ограничения доступа к документу
Номер налогоплательщика	справочные данные об организации
Место издания документа	место составления (издания) документа
Прописными буквами УТВЕРЖДАЮ, должность, подпись, расшифровка, дата	виза
Эмблема организации	эмблема
Отметка о поступлении документа в ор- ганизацию	отметка о поступлении документа
Заголовок к тексту документа	заголовок к тексту

1. Выполните тест (выберите правильный вариант ответа):

1. На какие виды документов распространяется действиеГОСТР7.0.97–2016?

а) устав, положение, акты, письма, справки;

б) устав, зачетные книжки, акты, письма, справки;

в) устав, положение, акты, удостоверения, справки.

1. РазрешаетлиГОСТР7.0.97–2016создаватьдокументывэлектроннойформе?

а) да;

б) нет;

в) да, но при условии, что документ создан еще и на бумажном носителе.

1. Нумерациястраницпроставляется:

а) посередине верхнего края поля документа;

б) посередине нижнего края поля документа;

в) в левой части верхнего поля документа;

г) в левой части нижнего поля документа;

1. Размершрифтатекстадокументадолженбыть:

а) только 14;

б) только 12;

в) 12 или 14;

г) 12, 13, 14.

1. Можнолииспользоватьвоформлениидокументовполужирныйшрифт?

а) да;

б) нет;

в) только при оформлении некоторых реквизитов;

г) только в отдельных фрагментах текста документа.

1. Какоймежстрочныйинтервалдолженбытьвреквизите«Адресат»?

а) одинарный;

б) полуторный;

в) в отдельных случаях допустим двойной.

1. Допускаетсялисозданиедокументовнаоборотнойсторонелиста?

а) да;

б) нет;

в) да, но при условии, что документ содержит таблицы.

1. Выравниваниетекстадокументапоширинелиста:

а) обязательно;

б) необязательно;

в) допустимо, если текст не содержит таблиц.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

или

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

— если приложения сброшюрованы:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

— при наличии замечаний:

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

или

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

Практическое занятие 1

1.     Тема:  «Оформление
реквизитов документов 1-30».                                                                                                                                                                                                      

2.    
Цель занятия: изучить состав
реквизитов ОРД, правила их оформления, формуляр — образец ОРД; научиться
конструировать бланки, конкретной организации, в зависимости от их назначения.

3.    
Материальное обеспечение: тетради,
ручки, карандаши.

4.    
Исходные данные: Индивидуальные
задания.

5.    
Ход работы:

5.1.         
Рассмотреть 
методические указания по выполнению практической работе.

5.2.         
Составить
общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов на
формате А4.

5.3.         
Составить
общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов на
формате А4.

5.4.         
Составить
бланк конкретного вида документа.

5.5.         
Составить
бланк структурного подразделения организации или должностного лица.

5.6.         
Составить
отчет.

6.    
Контрольные вопросы.

6.1. Понятие «бланк документа». Виды
бланков, их назначение.

6.2. Правила оформления, изготовления, учета,
использования и хранения бланков организации.

6.3. Какое количество реквизитов
предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003?

6.4. Какие варианты размещения реквизитов
на бланке вы знаете?

6.5. Что такое формуляр — образец ОРД?

        7. Литература.

7.1.
Березина НМ., Воронцова Е.Л,, Лысенко ЯМ. Современное делопроизводство. — СПб.:
Питер, 2004.

7.2.
Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство. Образцы документов,
организация и технология работы. Бо­лее 120 документов. 2-е изд., перераб. и
доп. — М.: ТК Велби; изд-во Проспект, 2004.

7.3.
Чуковенко А.Ю., Янкоеая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унификационные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.

Методические указания
по выполнению практических задач

Чтобы выполнить задание, необходимо:

· ознакомиться с пакетом
документов;

· составить бланки.

Бланк документа — это набор реквизитов,
идентифи­цирующих автора официального письменного документа.

Установлено два основных формата бланков
докумен­тов _ А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).

Бланки документов должны быть изготовлены
на бумаге светлых тонов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие
виды бланков:

· бланк письма;

· общий бланк;

· бланк конкретного вида документа.

Кроме того, можно изготавливать:

· бланк должностного лица;

· бланк структурного подразделения.

Бланки документов должны иметь поля не
менее (мм):

20 —левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов
устанавли­вают два варианта бланков:

· угловой;

· продольный.

При продольном расположении все реквизиты
распола­гаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ши­рине, либо по
центру — центрированный способ.

При угловом расположении реквизитов
используют флаговое расположение (каждая строка реквизита начи­нается
от левой границы зоны расположения реквизитов) или по центру отведенной площади
(центрованное рас­положение).

В общий бланк в зависимости от
учредительных доку­ментов организации могут быть нанесены следующие рек­визиты:
01 (02, 03), 08, 11,14.

Реквизит 01 (02, 03) располагают над
серединой рекви­зита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на
уровне рекви­зита 08.

На общий бланк наносятся ограничительные
отметки виде линий и уголков — места расположения некоторых пе­ременных
реквизитов: 11,12,18,19.

После реквизита 08 «Наименование
организации» в об­щем бланке оставляют место для реквизита 10 «Наименова­ние
вида документа».

Бланк конкретного вида документа, кроме
письма,— это разновидность общего бланка, на котором заранее нанесен реквизит
10 «Наименование вида документа».

Бланк структурного подразделения или бланк
должно­стного лица отличается от остальных бланков тем, что пос­ле реквизита 08
«Наименование организации» наносится наименование структурного подразделения
или должнос­тного лица.

1 — Государственный герб ДНР;

2 — герб субъекта ДНР;

3 — эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания);

4 — код организации;

5 — основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 — идентификационный номер
налогоплательщика / код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП);

7 — код формы документа;

8 — наименование организации;

9 — справочные данные об организации;

10— наименование вида документа;

11— дата документа;

12—регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа;

14—место составления или издания
документа;

15—адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17— резолюция;

18— заголовок к тексту;

19— отметка о контроле;

20— текст документа;

21— отметка о наличии приложения;

22— подпись;

23— гриф согласования документа;

24— визы согласования документа;

25— оттиск печати;

26— отметка о заверении копии;

27— отметка об исполнителе;

28— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;

29— отметка о поступлении документа в
организацию;

30— идентификатор электронной копии
документа.

Правила оформления
реквизитов, регламентированные ГОСТом Р 6.30-2003

Реквизит 01(доп.) — на бланках
с продольным расположени­ем реквизитов — в центре верхнего поля;

на бланке с угловым расположением
реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием
орга­низации.

Изображение герба рекомендуется делать
диаметром не более 20 мм.

Реквизит 02(доп.) — как в
первом случае.

Реквизит 03(доп.) — согласно
уставу предприятия.

Реквизит 04(обязат.)— код
организации в соответствии с ОКПО, включает в себя 8 знаков.

Код автора документа (физическое или
юридическое лицо, со­здавшее документ) служит для быстрой передачи информации
по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок при
передаче длинных и сложно воспринимаемых назва­ний организаций.

Реквизит 05 (обязат.) — основной
государственный регистра­ционный номер (ОРГН) — представляет собой 13-значный
цифро­вой код.

ОРГН указывается на всех документах
юридического лица на­ряду с его наименованием.

Реквизит 06(обязат.) —
ИНН/КПП его проставляют в соответ­ствии с документами, выданными налоговой
инспекцией.

ИНН — код постановки на учет юридического
лица, индивиду­ального предприятия, физического лица. Для предприятий— это
10-значный цифровой код, для физических лиц — 12-значный циф­ровой код.

В связи с особенностями учета вводится
дополнительно код при­чины постановки на учет КПП — 9-значный цифровой код.

Реквизит 07(обязат.) — код
формы документа (ОКУД), в соот­ветствии с общероссийским классификатором, имеет
7-значный числовой код.

Реквизит 08(обязат.) —
наименование организации, являющей­ся автором документа. Этот реквизит
предполагает также наименование вышестоящей организации. Над наименованием
организации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование
вышестоящей организации. Наименование организаций, имеющих наряду с русским
языком в качестве государственного национальный язык, печатается на двух языках
— русском и национальном (справа или ниже). Наименование на иностранном языке
воспроизводят, если оно закреплено в уставе, располагают ниже наименования на
русском языке.

Реквизит 09(доп.) – справочные
данные об организации (почтовый адрес, номер телефона, и др.). Группа цифр в
номерах телефонов и факсов разделяется дефисом. Номер счета в банке указывается
в соответствии с правилами Банка ДНР. ГОСТ не ограни­чивает состав и объем,
включаемые в справочные данные об организации.

Реквизит 10(обязат.) — наименование
вида документа, оно должно соответствовать уставным документам и видам
документов, согласно УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида не указывается.

Название вида документа печатается
большими буквами:

ПРИКАЗ, АКТ идр.

Реквизит 11(обязат.) — дата
документа, для протоколов -дата заседания. Если авторами документов являются
несколько организаций, то дата пишется один раз. Оформляется арабскими цифрами:
день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя цифрами, разделенными
точкой, год — четырьмя арабскими цифрами:

05.06.2016

Допускается запись даты полностью
буквенным — словесным способом: Двадцать первое марта две тысячи тринадцатого
года.

Допускается словесно-цифровой способ оформления
даты, например 5 июня 2016 г., а также оформление даты в последовательности:
год, месяц, день месяца, например:

2016.06.05.

При подготовке документа печатается только
обозначение месяца и года, а день проставляется от руки.

Реквизит 12 (обязат.) —
это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его
регистрации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или
более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих органи­зации
через косую черту в порядке указания авторов документа,

Реквизит 13(доп.) — ссылка
на регистрационный номер и дату, на который дается ответ. Этот реквизит
оформляется в письмах-ответах, ликвидируя выражение типа «На ваше письмо дается
ответ».

Реквизит 14 (доп.) — место
составления или издания докумен­та, если трудно определить по реквизитам место
составления. Со­кращение г. (город) не употребляются при названиях «Донецк» и
«Макеевка».

Реквизит 15 (доп.) —
адресат — указывает, кому предназначен документ. Располагается в центре листа
документа, после 32 ударов от линии левого поля. От 4-го положения табулятора.
При ад­ресовании документа должностному или физическому лицу — ини­циалы
указывают перед фамилией.

Наименование организации или структурного
подразделения указывают в именительном языке, а должность в дательном.

В состав реквизита входит при
необходимости почтовый адрес, в соответствии с правилами услуг почтовой связи.

Например (здесь и
далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются
условными):

Минюст ДНР

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному
директору

ОАО
«Восточный  регион»

В.А.Лагунину

или

АО
«Электроцентромонтаж»

Главному
бухгалтеру

В.М.Кочетову

Если документ
отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации
районов

Донецкой области

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой
длинной строке. Например:

Главному
редактору

Издательского
дома

«Медиадом»

Н.В.Семиной

При адресовании
документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем
почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул.Садовая, д.5,
кв.12,

г.Шахтерск,
Киреевский р-н,

Донецкойьская
обл., 30126

Реквизит 16 (доп.) —
гриф утверждения документа.

Документ утверждается должностным лицом
или специально издаваемым документом, оба способа имеют одинаковую юриди­ческую
силу.

Гриф утверждения документа располагают в
правом верхнем углу документа, после 40 ударов от линии левого поля, от 5-го по­ложения
табулятора.

При утверждении документа должностным
лицом гриф дол­жен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименова­ния
должности лица, утверждающего документ, его подписи, ини­циалов, фамилии и даты
утверждения.

При утверждении несколькими лицами подписи
располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением,
решением, при­казом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕР­ЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО и т. д.).

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО
«Донтекстиль»

Личная подпись 
В.А.Степанов

Дата

Допускается в
реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы
относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

АО
«Электронные технологии»

Личная
подпись  Л.В.Кузнецов

Дата

УТВЕРЖДЕН

решением общего
собрания

акционеров от
05.04.2016 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2016 N 82

Реквизит 17 (доп.) —
резолюция— указание по исполнению документа, пишется на документе
соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание
поручения, срок исполнения, подпись и дату. При наличии нескольких
исполнителей ответственным за исполнение считается тот, кто назван пер­вым в
резолюции. Допускается написание резолюции на отдель­ном листе с указанием
регистрационного номера и даты докумен­та. Пишется на свободном месте, от руки
на подлиннике, между адресатом и текстом

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить
проект

договора с
Консалтинговой

группой
«ТЕРМИКА»

к 05.10.2016

Личная подпись    
Дата

Реквизит 18 (обязат.) —
заголовок к тексту — должен раскры­вать содержание документа, должен быть очень
кратким, точным, отвечать на вопросы: о чем, о ком, чего, кого? В конце
заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек, не подчерки­ваются,
от левого поля листа, если заголовок превышает 150 зна­ков, допускается
печатать от левого до правого поля листа через 1 межстрочный интервал и
переносить на следующую строку.

Реквизит 19 (обязат.) —
отметка о контроле-—сигнализирует о наблюдении за документом в процессе его
исполнения. Обозна­чается буквой «К» или словом «Контроль».

Реквизит 20 (обязат.) —
текст документа — должен содержать достоверную и аргументированную информацию,
изложенную ясно, убедительно, кратко.

В документах
(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах
единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст
излагают от первого лица единственного числа («приказываю»,
«предлагаю», «прошу»).

В документах
коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа
(«постановляет», «решил»).

В совместных
документах текст излагают от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).

Текст протокола
излагают от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили», «решили»).

В документах,
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица
единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции»,
«в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах
используют следующие формы изложения:

— от первого лица
множественного числа («просим направить», «направляем на
рассмотрение»);

— от первого лица
единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);

— от третьего лица
единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД
считает возможным»).

Реквизит 21 (доп.) —
отметка о наличии приложения — рас­полагается после текста, перед подписью
документа, печатается про­писными буквами. Нарпимер:

Приложение:
на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет
приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов
и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение
об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.
Правила подготовки и оформления документов Управления регионального
кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения
сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо
Госсархива от 05.06.2016 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:

Приложение:
на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит 22 (обязат.) —
подпись — в ее состав входит:

—наименование должностного лица,
подписавшего документ;

—личная подпись;

—расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

—при оформлении документа на бланке
должностного лица, должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими
лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Вице-президент
Ассоциации

региональных
предприятий       Личная подпись  А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент           
               Личная подпись    А.А.Борисов

При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой
в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института        Личная
подпись      М.В.Ларин

Главный бухгалтер         Личная
подпись     З.В.Марьяш

Реквизит 23 (доп.) —
гриф согласования — состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым
согласовыва­ют документ (включая наименование организации), личной под­писи,
расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты согласо­вания.

Согласование может быть оформлено грифом
согласования, справкой о согласовании, протоколом и другими документами. Если
документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне,
при большем количестве их располагают вертикаль­ными рядами. Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве ДНР

Личная подпись           А.Г.Грязнов

Дата

Если согласование
осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим
образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Донецкой академии

медицинских наук

от 05.06.2016 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания
Правления

Донецкой
государственной

страховой компании
«Донгосстрах»

от 05.06.2016 N 10

Реквизит 24 (обязат.) —
виза согласования документа — указывает на согласие или несогласие должностного
лица организации — автора документа с его содержанием.

Согласование оформляется визой,
включающей:

· подпись и должность визирующего
документ;

· расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

· дату подписания.

При наличии замечаний к документу визу
оформляют на от­дельном листе бумаги, подписывают и прилагают к документу.
Отказ от визирования не допускается.

Для документа, подлинник которого остается
в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны после­днего
листа подлинника. Если документ отправляется из организа­ции, визы
проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Например:

Руководитель
юридического отдела

Личная
подпись        А.С.Орлов

Дата

Реквизит 25 (доп.) —
оттиск печати — заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Оттиск печати необ­ходимо располагать так, чтобы он захватывал часть
наименования должностного лица, подписавшего документ, и первую букву его
подписи. Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «М.П.».
Место для печати может быть обозначено кругом. На финансовых документах печать
должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не
затрагивать других реквизитов.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров    Личная подпись 
Т.С.Левченко

Дата

Реквизит 26 (доп.) —
отметка о заверении копии. Проставля­ется ниже реквизита «Подпись»:

—заверительная надпись «Верно»;

—должность лица, заверившего копию;

—личная подпись;

—расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

—дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров    Личная подпись 
Т.С.Левченко

Дата

Реквизит 27 (доп.) —
отметка об исполнителе — инициалы и фамилия исполнителя документа, номер его
служебного телефона, располагают на лицевой или стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу. Например:

В.А.Жуков

924 45 67

Реквизит 28 (обязат.) —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие
данные:

· ссылку на дату документа,
свидетельствующего о его исполнении

·    слова «В
дело»;

· — номер дела, в котором будет храниться
документ.

Проставляется на первом листе документа,
ниже отметки о( исполнителе, подписывается и датируется исполнителем документа
или руководителем структурного подразделения. Например:

В дело 12-03

Личная подпись   
О.П. Фомина

27.04.2016

Реквизит 29(обязат.) — отметка
о поступлении документа в организацию — содержит порядковый номер и дату
поступления; документа (при необходимости — часы и минуты), может проставляться
в виде штампа. Проставляется на первом листе входящей документа в нижнем правом
углу. Например:

ОАО
«Железобетон»

15.06.2016

№
123

Реквизит 30 (доп.) —
идентификатор электронной копии документа — проставляется в левом нижнем углу
каждой страницы документа, содержит наименование файла на машинном носителе
дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Нормативные
данные не устанавливают требований к его оформлению. Например:

F:ТекстыФорумГл.2Разд.2.1

Информация и вводный инструктаж

Приступая  к оформлению бланка для
служебного письма и общего бланка, следует  уяснить:

—  цель выполнения работы;

— необходимость знаний о требованиях ГОСТ
Р 6.30-2003 к бланкам организационно-распорядительных документов и умения
грамотно оформлять макеты бланков организации;

 — значение практической работы для
успешного усвоения знаний по дисциплине Документационное обеспечение управления;

— какой вид бланка используется для
оформления всех разновидностей служебного письма;

— какой вид бланка используется для
оформления всех организационно-распорядительных документов организации, кроме служебного
письма;

— комплекс необходимых мероприятий  для 
оформления бланков для служебного письма и общего бланка организации с угловым
и продольным вариантами расположения реквизитов штампа на форматах А4 и А5;

Для оформления бланка для служебного письма
и общего бланка конкретной организации требуется выполнить следующее:

— выбрать лист бумаги соответствующего
формата и установить поля в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003;

— расположить продольно реквизиты штампа
организации, где указать официальное название организации-составителя
документа,

— зарегистрированное в учредительных
документах и наименование вышестоящей организации;

— на бланке для письма под штампом указать
адрес, банковские реквизиты и другую справочную информацию;

— на общем бланке под штампом указать
условное наименование вида документа;

— обозначить место для переменных
реквизитов: даты и индекса – на обоих типах бланков, ссылки – только на бланке
для письма;

— указать место издания документа на общем
бланке;

— оформить общий бланк и бланк для
служебного письма, расположив реквизиты штампа организации и остальную
информацию угловым способом.

Задание.

1.  
Составить
макет общего бланка нашего техникума с продольным  штампом.

2.  
Составить
макет общего бланка нашего техникума с угловым  штампом.

3.  
Составить
макет бланка для служебного письма нашего техникума с продольным  штампом.

4.  
Составить
макет бланка для служебного письма нашего техникума с угловым штампом.

 Рис. 1.
Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4-
210×297 мм)( см. ниже)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным
вариантом расположения реквизитов (ф. А4 — 210×297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым
вариантом расположения реквизитов (ф. А5- 148×210 мм)

Приложение 1.7 Технические требования к
изготовлению документов

Развитие электронного документооборота и
автоматизация де­лопроизводства предъявляют определенные требования к оформ­лению
документации с использованием технических средств.

Компьютер в современных офисах стал
незаменимым помощ­ником.

При подготовке документов рекомендуется
применять тексто­вой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times
new Roman Cyr размером 14 через 1-2 интервала.

Текст документа формата А4 печатается
через 1,5 межстроч­ных интервала. По ГОСТ 6.10.5 — 87 межстрочный интервал со­ставляет
4,25 мм, а шаг письма, т. е. размер печатного знака, — 2,6 мм.

Для документов А5 допускается печатание
текста через один межстрочный интервал.

Первую строчку каждого абзаца текста
следует печатать, отсту­пив на 5 знаков от границы левого поля (т. е. с
«красной строки»).

Реквизиты (кроме текста), состоящие из
нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. Составные части
рек­визитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии
приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2
межстрочными интервалами.

Реквизиты документа отделяют друг от друга
2-4 межстроч­ными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись»
печатают на уровне последней строки наименования должности с пробелом меж­ду
инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных
реквизитов — 28 печатных знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150
знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в
конце заголовка не ставят.

Реквизиты «Наименование организации»,
«Справочные данные об организации», «Наименование вида документа», «Место
состав­ления или издания документа», а также ограничительные отметки Для
реквизитов «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа» б пределах границ зон расположения
реквизитов размещают одним из следующих способов (см. п. 4.5 ГОСТ Р 6.30-2003):

· центрированным (начало и конец каждой
строки реквизитов равно удалены от границ зон расположения реквизитов);

· флаговым( каждая строка реквизитов
начинается от левой границы зоны рас положения реквизитов).

При печатании документов используют восемь
стандартных положений печатающего устройства:

0— от границы левого поля для печатания
реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст документа» (без абзацев), «Отметка о
наличии приложеня», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа
и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и
«Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов
СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ ПРЕДЛАГАЮ;

1— после 5 печатных знаков для начала
абзацев в тексте;

2— после 16 печатных знаков для составления
таблиц и трафаретных текстов;

3— после 24 печатных знаков для
составления таблиц и трафаретных текстов;

4— после 32 печатных знаков для реквизита
«Адресат»;

5— после 40 печатных знаков для реквизитов
«Гриф утверждения документа», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6— после 48 печатных знаков для
расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7— после 56 печатных знаков для
составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при
снятии копи! с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других
личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения
и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от
нулевого и пятого положения печатающего устройства.

При наличии в тексте примечаний или выделенной
в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием 1 его
изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого и пятого
положения табулятора, а относящийся к ним текст —через один межстрочный
интервал.

В документах, оформленных на двух и более
листах, нумеруют­ся второй и последующие листы. Номера страниц проставляются
посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стра­ница» (стр.)
на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается печатание документов с
использованием оборотной стороны листа.

Задание № 1. 1. Составить общий бланк
конкретной организации с про­дольным расположением реквизитов на формате А4

Задание № 2

Изготовить общий бланк с продольным
расположением реквизитов конкретной организации на компьютере.

ЛАБОРАТОРНАЯ
РАБОТА № 1

Тема: Оформление
различных типов документов в MS Word

Цель работы :
научиться использовать текстовый процессор MS Word для оформления
различных типов бизнес-документов

Лабораторное обеспечение: персональные
компьютеры, программное обеспечение, раздаточный материал

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ
СВЕДЕНИЯ

Для изготовления любого из
организационно-распорядительных документов необходимо усвоить правила
формуляра-образца.

Формуляр-образец —
это модель построения формы документа, которая устанавливает область
применения, форматы, размеры берегов, требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732-94) (рис.   1-3).

Реквизиты — это
совокупность обязательных данных в документе, без которых он не может быть
основанием для учета и не имеет юридической силы.

В случае оформления
организационно-распорядительных документов используется
такой    состав    реквизитов:

1.        государственный
герб;

2.        эмблема
организации;

3.        изображения
наград;

4.        код
предприятия;                                                        

5.        код
документа;

6.        название
министерства или
ведомства;                             

7.        название
предприятия (учреждения, организации, фирмы);

8.        название
структурного подразделения;

9.        индекс
предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номер телетайпа (абонентского
телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

10.      название
вида документа;

11.      дата;

12.      индекс
(исходящий номер документа);

13.      ссылку
на индекс и дату входящего документа;

14.      место
составления или издания;

15.      гриф
ограничения доступа к документу;

16.      адресат;

17.      гриф
утверждения;

18.      резолюция;

19.      заголовок
к тексту;

20.      отметка
о контроле;

21.      текст;

22.      отметка
о наличии приложения;

23.      подпись;

24.      гриф
согласования;

25.      визы

26.      печать;

27.      отметка
о заверении копии;

28.      фамилия
исполнителя и номер его телефона (отметка об исполнителе)

29.      отметка
об исполнении документа и направлении его в дело;

30.      отметка
о переносе данных на машинный носитель;

31.      отметка
о поступлении.

Реквизиты
бывают:   постоянные, переменные.

Постоянные
реквизиты наносят,
когда изготавливают унифицированную форму или бланк документа, а переменные —
при его составлении.

Каждый из реквизитов имеет свою
длину, определенную в формуляре-образце. Длина реквизита — это
количество графических знаков и пробелов, нужна для записи реквизита на
документе.

Для более четкого усвоения правил
формуляра-образца ОРД на рис. 4 показано фактическое расположение
реквизитов (обозначены цифрами в кружках), а на с 13, 14 приведены образцы
документов (служебное письмо изготовлено на бланке формата А5, а выписка из
протокола — на чистом листе бумаги формата А4 по ГОСТ 6.38-90 «Система
организационно -распорядительной документации. Требования к оформлению
документов »).

Формуляр-образец ОРД определяет
рабочую площадь и берега документа (на рис. 4 берега заштрихованы).

Рабочая площадь
документа —
это площадь унифицированной формы или бланка документа, предназначенная для
заполнения основными реквизитами.

Берега документа — это
площади, предназначенные для закрепления документа в технических средствах
хранения, а также для нанесения специальных меток и изображений.

ГОСТ 6.38-90 (в соответствии с ГОСТ
9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») устанавливает
два формата бумаги для изготовления служебных документов: А4
(210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм).

В ГОСТ 6.38-90 установлены
следующие   размеры    берегов
формуляра-образца:

   левого
— 20 мм (8 пробелов)

   правого
— не менее 8 мм (3-4 пробелы);

   верхнего
— не менее 10 мм (3-4 интервала)

   нижнего
— не менее 8 мм (2-4 интервала).

Однако на практике в большинстве
случаев придерживаются размеры полей в соответствии со старым ГОСТ 6.39-72
«Унифицированные системы документации. Система
организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец »:

   левого
— 35 мм (13 пробелов)

   правого
— не менее 8 мм (3-4 пробелы);

   верхнего
— 20 мм (4-5 интервалов)

   нижнего
— не менее 19 мм (для формата А4)

   не
менее 16 мм (для формата А5).

Левый берег предназначено
для нанесения реквизитов 2, 20, а также для закрепления
документа в технических средствах хранения; правый берег — это
резерв, оставленный для сохранения текста документа; верхний берег предназначено
для проставления страниц, нанесения реквизитов 1, 4, 5, нижний — для
нанесения реквизитов 29, 30, 31.

Если документ оформляют также на
обратной стороне листа (срок хранения такого документа должен составлять не
более 3 лет), то левый и правый берега на обороте соответственно меняются
местами (левый — 8 мм, правое — 20 мм), а верхний и нижний — остаются без
изменений.

В документах, изготавливаемых на
листах формата А4 и содержательная часть которых имеет вид табличных форм,
допускается размещение основных реквизитов параллельно длинной стороне листа
(рис. 2).

На рис. 1-4 штриховыми линиями
обозначены границы реквизитов, меняются в предусмотренных стандартом случаях
(номера реквизитов обозначены цифрами в кружках).

Оформляя конкретный документ,
применяют не все реквизиты, а лишь те, которые необходимы для изготовления
документов этого типа и считаются обязательными в соответствии с юридическими
требованиями.

Согласно ГОСТ 6.38-90 допускается
размещение реквизита 3 на площади, отводимой для реквизита 6, который,
соответственно, располагают ниже реквизита 3.

Реквизит 2 располагают на уровне
реквизита 7 (на левом берегу).

Если объем реквизита 16 или 17
великоват, то реквизит 18 можно писать на любой свободной площади рабочего поля
первой страницы документа.

В многостраничных документах
реквизиты 22-28, 30 проставляют на последней странице на площади, отведенной
формуляром-образцом.

Реквизит 25 оформляют выше реквизит
24.

Установка формата
бумаги и берегов документа

Как известно, для изготовления
служебных документов используют преимущественно бумагу форматов А4 и А5. В
компьютерных программах, даже локализованных (на русском языке), заданы форматы
бумаги и размеры берегов, что могут не соответствовать отечественным
государственным стандартам. Поэтому, начиная работать в Microsoft
Word , надо сделать следующее:

В строке главного меню выбрать
пункт «Сервис» / «Параметры» и на вкладке «Общие» как
единицу измерения задать «Сантиметры» , нажать кнопку «ОК»;

В строке главного меню выбрать
пункт « Файл » / « Параметры страницы » и на
вкладке « Формат бумаги » задать « А4 210 х 297
мм» .

Установить берега, используя
вкладку «Берега» : левый — 3,5 см поскольку 2,0 см может быть
недостаточно для подшивки документов в дела постоянного хранения), правый — 1,0
см, верхний и нижний — по 2,0 см (для документов формата А5 нижний — 1,6
см); после этого нажимают кнопку « По умолчания ».

Когда надо, чтобы реквизиты
документа располагались параллельно длинной стороне листа (это касается в
основном изготовления табличных форм и схем), то на вкладке «Формат
бумаги» в пункте «Ориентация» следует выбрать «Альбомная» .

Любой новый документ в текстовом
редакторе типа Microsoft Word создается на основе шаблона,
которым может быть чистая страница с определенным набором параметров оформления
документа (размер бумаги, берегов, шрифты и т.п.), установленных «по
умолчанию ». Шаблон может иметь также стандартный текст, графику,
особое оформление. Набор шаблонов, в которых отражены управленческие
ситуации, позволяет значительно ускорить процесс подготовки документов,
улучшить их оформления, достичь унификации, а следовательно, облегчить
восприятие документа.

Рис. 1.
Формуляр-образец ОРД формата А4 (ГОСТ 6.3S-90) (реквизиты (в кружках)
расположены параллельно короткой стороне листа)

Рис. 2.
Формуляр-образец ОРД формата А4 (ГОСТ 6.38-90) (реквизиты расположены
параллельно длинной стороне листа)

Рис. 3.
Формуляр-образец ОРД формата А5 (ГОСТ 6.38-90)

Рис. 4.
Формуляр-образец ОРД формата А4 с угловым расположением

постоянных
реквизитов

Примеры оформления
документов

Примеры оформления
документов

Порядок выполнения
работы

Задание:

        Изготовить
шаблон бланка для служебного письма с угловым центрованным расположением
постоянных реквизитов.

        Изготовить
шаблон бланка для служебных писем с продольным центрованным расположением
постоянных реквизитов.

        Изготовить
шаблон общего бланка

Конструирование
бланка документа

Многие документы приходится
оформлять на фирменных бланках, поэтому целесообразно начинать работу именно с
создания их шаблонов. В качестве примера рассмотрим процесс изготовления
шаблонов бланков для служебных писем предприятия негосударственной формы
собственности.

Изготовление
шаблона бланка для служебного письма с угловым центрованным расположением
постоянных реквизитов. В строке главного меню выбрать пункт «Файл»
/ «Создать». Откроется диалоговое окно «Создание
документа». Выбрать вкладку «Общие», обозначить «Шаблон», задать «Новый
документ» / «ОК» (рис. 5). Откроется чистая страница Word . Установить
нужные параметры страницы. Войти в колонтитул, для чего в строке главного
меню нажать «Вид» / «Колонтитулы» (рис.   6).

В окне «Колонтитулы» открыть
диалоговое окно «Параметры страницы». На вкладке «Макет» выбрать: «Начать
распределение с последующей страницы», «Вертикальное
выравнивание по верхнему краю», «Применить ко всему документу» и, чтобы
эмблема не появлялась на следующих страницах многостраничного документа,
обязательно задать « Различать колонтитулы первой страницы
«/« ОК » (рис. 7).

В строке главного меню задать «Вставка»
/ «Рисунок» , выбрать «Картинки» или «С файла» (в
зависимости от того, где расположена заранее подготовлена
эмблема). Подведя курсор к выбранному рисунка, дважды нажать левую кнопку
мыши (в колонтитуле появится это изображение). Извлекая или сужая рисунок,
задать нужные размеры его. Закрыть диалоговое окно «Колонтитулы».

Рис. 5. В
диалоговом окне «Создание документа»

Рис. 6. В
диалоговом окне «Колонтитулы»

Рис.   7.
Вкладка «Макет» в диалоговом окне «Параметры страницы»

В строке главного меню
выбрать «Вставка» / «Номера страниц» , задать «Формат
…» и в формате номера выбрать «1, 2, 3, …»; в
нумерации страниц отметить «продолжить» / «ОК» (рис. 8).

В диалоговом окне «Номера
страниц» выбрать: «Расположение Вверху
страницы», «Выравнивание: От центра» (не указывать «Номер
на первой странице») «ОК» .

Рис. 8. Окно
«Номера страниц»

Нажатием клавиши [ Enter ]
опустить курсор примерно на 5,5 см (если размер шрифта 14 пт., То нажать
[Enter] 10 раз).

На панели инструментов «Стандартная» выбрать «Рисование»
/ «Надпись» , подвести крестик в левый верхний угол рабочей площади,
нажать левую кнопку мыши (появится квадрат), вытягиванием задать размеры
(высоту — не более чем 5,25 см, ширину — не более 7,5 см). Нажать левую
кнопку мыши, чтобы внутри рамки активизировался курсор на панели
инструментов «Форматирование» выбрать форматирование
текста «По центру» .

Используя различные шрифты,
оформить в ранее подготовленном прямоугольнике постоянные реквизиты и
трафаретные отметки для даты, индекса, ссылка на индекс и дату документа,
поступившего. После этого подвести курсор к любой стороны прямоугольника,
нажать правую кнопку мыши, открыть диалоговое окно «Формат надписи …» (рис.
9), во вкладке «Цвета и линии» выбрать «Нет линий» (в
таком случае при печатания линий рамки не будет). Нажать кнопку « ОК ».

Так же оформить невидимую рамку для
адресата в правом верхнем углу. Активизировать курсор в этом
прямоугольнике, выставить шрифт (размер и рисунок шрифта должны быть такими же,
как и в тексте). На панели инструментов «Форматирование» задать
форматирование текста «За левым краем».

В документах, изготовленных с
помощью ПК, угловые ограничительные рамки для заголовка к текста не
проставляют, а ограничения длины строк в заголовках достигают оформлением
соответствующего абзаца шаблона документа или созданием стиля «Заголовок» с
такими параметрами: правый отступ — «9,0 см», форматирования
текста — «За левым краем» (следует помнить, что отступа нет).

Рис. 9. В
диалоговом окне «Формат надписи»

Для этого можно на панели
инструментов «Форматирование» открыть меню «Стиль», выбрать,
например, «Заголовок 1», задать рисунок шрифта, его размер,
правый отступ (убедиться, что отступа нет). Опять подвести курсор на «Стиль», выбрать «Заголовок
1» и нажать левую кнопку мыши; появится окно «Переопределение
стиля»; задать «Переопределить: данный стиль, используя
выделенный фрагмент как образец». Нажать кнопку « ОК ».

Шаблон готов. Теперь ему
присваивают имя, сохраняют и закрывают окно.

Изготовление
шаблона бланка для служебных писем с продольным центрованным расположением
постоянных реквизитов. Для оформления эмблемы и постоянных
реквизитов выполнить действия, описанные выше (высота рамки будет несколько
меньше — 4,25 см, ширина — на всю рабочую площадь).

Опять используя панель
инструментов «Стандартная» выбрать «Рисунок» /
«Надпись», как и в предыдущем примере оформить трафаретные отметки для
даты, индекса, ссылка на индекс и дату входящего документа, а также отдельную
рамку для реквизита «Адресат».

Изготовление
шаблона общего бланка (расположение постоянных реквизитов
продольное центрированное). Для оформления эмблемы и постоянных реквизитов
выполнить операции, описанные выше.

Ниже невидимого прямоугольника
оставить место для реквизита «Название вида документа». Для
нанесения трафаретных меток для реквизитов 11, 12, а также оформления реквизита
14 можно вставить таблицу со спрятанной сеткой (три колонки: первый — до 5-ти,
второй — до 14 отметки на линейке, третий — до конца рабочей площади). В
первом и третьем столбиках выбрать форматирование текста «За левым
краем», во втором — «По центру».

Особенности
оформления реквизитов 17 23 . Гриф утверждения (реквизит
17) можно оформлять как и «Адресат», только длина рамки должно
быть несколько меньше. Для оформления реквизита «Подпись» можно
вставить таблицу со спрятанной сеткой, разбитой на три колонки. Везде
выставить форматирования текста «За левым краем». Первый
столбик — до 8 отметки на линейке, второй — до 12,5. Это удобно, если
название должности занимает много строк (следует помнить, что расшифровка подписи
оформляют на уровне последней строки наименования должности).

Если реквизит «Подпись» оформляется
в документе, который будут подписывать несколько должностных лиц одного и того
же предприятия (их подписи располагают друг под другом), то можно вставить
таблицу с несколькими строками.

Для оформления реквизита «Подпись» в
документе, который будут подписывать два или более лиц, занимающих должности
одинакового уровня, целесообразно вставить таблицу, выбрав две строки и два
столбца (рис. 20, 21). В таком случае для оформления расшифровки подписи
используют клавишу пробела.

Для изготовления переменных
реквизитов в служебных документах применяется преимущественно шрифт гарнитуры
Times New Roman размером 14-12 пт. Если документ оформлен шрифтом размером
14 пт. и на последней странице текста немного, то его можно «пригнать» и
получить полные страницы (размер шрифта после пригонка должен быть не менее чем
12 пт.).

Расстояние между строками
переменных реквизитов составляет один интервал, а между реквизитами — 2-3
интервала. Оформляя реквизит «Текст», его части
форматируют «По ширине» (в случае необходимости
вставляют «мягкие переноса»). Составные части
реквизитов: «Получатель», «Гриф утверждения», «Подпись», «Гриф
согласования», «Визы» (между собой) рекомендуется отделять 1,5-2
интервалами (1,5, если расстояние между реквизитами составляет 2 интервала, и 2
— если С интервалы).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.         Что
такое шаблон формуляр-образец документа?

2.         Классификация
документов?

3.         Размещение
реквизитов   в документе и требования к ним.

4.         Требования
к формату бумаги и берегов документа.

5.         Требования
к изготовлению бланков.

6.         Требования
к текстам служебных документов?

СПИСОК
РЕКОМЕНДОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Глушаков
С. В., Сурядный А. С. Персональный компьютер для секретарей и менеджеров
Учебный курс / Шеф-ред. С. В. Глушаков; Худож.-оформитель
А.С.Юхтман. — Харьков: Фолио; М: ООО «Издательство ACT»,
2001. — 500 с.

2.      Делопроизводство,
бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере /М.Г. Коляда. — Донецк:
ООО ПКФ «БАО», 2003. — 288 с.

3.      Диденко
А.Н. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М
.: Просвещение, 2001. — 384 с.

4.      Информатика. Компьютерная
техника. Компьютерные технологии: Учебник. — М .: Каравелла, 2003. —
464 с.

5.      Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по
документационному обеспечению деятельности предприятия. -М .: Прибор,
1995.

6.      Кабарда
Билл. Использование Microsoft Word 2002. Специальное издание .:
Пер. с англ. -М .: Издательский дом «Вильямс», 2002. — 832
с .: ил.