Информационное письмо о деятельности компании — это официальное сообщение организации о применяемых ею ОКВЭД, о контрагентах, о совершаемых сделках. Его вправе запросить банк при получении запроса на проведение операции, не характерной для конкретной организации.
Обязательно ли направлять в банк пояснения
Кредитная организация при открытии расчетного счета или при получении запроса на совершение операции, не характерной для их клиента, в соответствии с положениями закона о противодействии отмыванию доходов (№ 115 ФЗ), вправе запросить у компании пояснения о характере осуществляемой деятельности, о цели финансово-хозяйственной деятельности юридического лица для банка, об источниках финансирования. Банк не вправе проводить подозрительную операцию (ст. 7 ФЗ № 115): нетипичный источник поступления средств из-за нехарактерного для компании договора, нехарактерного для организации назначения платежа и пр.
Обязанности по предоставлению пояснений у юрлиц нет. Но если их не направить, банк откажет в осуществлении операции.
Кто и по каким правилам составляет письмо
В любой организации составить сведения о компании и о предпринимательской деятельности, осуществляемой ею, поручают сотруднику, который занимается деловой перепиской: секретарю, юристу, бухгалтеру. Документ согласовывают в юротделе и у руководителя.
Специальных требований к документу и единого образца письма с описанием деятельности организации для банка законом не установлено, его составляют в свободной форме.
Придерживайтесь общих требований делопроизводства:
- используйте фирменный бланк (при наличии);
- изложите информацию, запрошенную банком;
- укажите перечень прилагаемых документов;
- поставьте подпись руководителя и печать.
Документ адресуют на имя руководителя подразделения банка: операционный или договорный отдел, отдел безопасности. В шапке указывают Ф.И.О. специалиста, направившего запрос (исполнителя), и исходящий номер.
В зависимости от характера запрошенных сведений иногда достаточно направить общую информацию о компании, для этого используют утвержденный в организации шаблон или карточку предприятия.
Образец
Пример информационного письма о деятельности компании:
Образец карточки предприятия:
Полное — Общество с ограниченной ответственностью ___________
Сокращенное — ООО ______________
Юридический адрес: ________________________
Почтовый адрес: ___________________________
ИНН _____________ КПП __________________
ОГРН ___________________
ОКВЭД (основной) ____________________________
ОКВЭД (дополнительный) ______________________
Основные контрагенты: ________________________
Основной источник финансирования ____________
Тел. ____________________
Эл. почта _______________
Генеральный директор _______________________
Главный бухгалтер ___________________
Как направить письмо
Готовый документ отправляют в зависимости от предпочтительного способа связи с банком: вручают лично, направляют письмом или по электронной почте. Клиенты направляют письма через электронный банк.
Обычно банки отправляют запрос на письмо на электронную почту, прикладывают шаблон, по образцу которого предлагают составить документ компании, и указывают, по какому адресу направить ответ.
Письмо в банк о деятельности организации
Письмо в банк о деятельности организации — это документ, который может потребоваться при взаимодействии с кредитным учреждением по требованиям 115-ФЗ. Его составляют при открытии счета, идентификации клиента или запросе о подозрительных операциях.
Обязательно ли давать пояснения банку
Такая обязанность для юридического лица конкретно в законе не установлена. Но в нем есть нормы, обязывающие кредитные учреждения идентифицировать клиентов при взаимодействии с ними. Поэтому при открытии расчетного счета возникает необходимость дать пояснения в банк о деятельности организации в письменном виде.
Для идентификации нужны данные о целях предпринимательства юридического лица. Закон не определяет форму, в которой предоставляется описание деятельности компании. Организация вправе составить письмо в произвольном виде или с использованием бланка кредитного учреждения, если таковой разработан специально.
Если операции вызывают у банка обоснованные подозрения на основании ст. 7 115-ФЗ от 07.08.2001, ему разрешено отказать в их исполнении. Например, возникнет сомнение в источнике поступления средств из-за нехарактерной для данного клиента сферы деятельности, указанной в назначении платежа. В этом случае тоже потребуется доказать, что компания вправе ею заниматься.
Кто составляет письмо
Перечень ответственных лиц, которые разрабатывают и формируют письменное описание деятельности организации, определяется в соответствии с локальными актами компании: положением о делопроизводстве, должностными инструкциями. Составление документации обычно включают в обязанности:
- заместителя директора;
- начальника отдела маркетинга;
- секретаря;
- делопроизводителя;
- менеджера и т. д.
Требования к документу
Никаких требований к нему законодатель не предъявляет, детально содержание определяется при непосредственном взаимодействии сторон в зависимости от конкретных обстоятельств. Банк вправе запросить этот документ при открытии счета или при желании выяснить характер подозрительной операции на основании норм 115-ФЗ, которые противодействуют отмыванию денежных средств.
Как составить документ
В справке следует указать точную информацию о компании: все реквизиты берутся из официальных документов. Те сведения, которые пока не подтверждены достоверно, указываются на основании имеющейся в распоряжении информации (о клиентах, выручке и т. д.). Если непонятно, какие данные потребуются, необходимо уточнить объем и состав информации у специалиста кредитного учреждения.
Инструкция, как написать письмо в банк, такова:
- Используйте фирменный бланк либо впишите полное наименование компании с указанием организационно-правовой формы, адрес, ИНН и КПП.
- Определите адресата и его местонахождение.
- Подробно опишите, чем занимается компания с конкретными кодами ОКВЭД, данные о контрагентах.
Так выглядит образец письма о бизнесе с описанием вида предпринимательской деятельности для банка в 2022 году:
Кому направить письмо
Справка составляется для банка и передается специалисту, по запросу которого предоставляется такая информация. Например, при открытии расчетного счета это специалист по открытию счетов, при запросе по конкретной операции — оператор или специалист по работе с клиентами. Письмо адресуется руководителю кредитного учреждения.
Как доставить письмо
Для отправления используются любые формы связи: электронная почта, факс, мессенджеры, курьерская доставка, доставка специалистом, отправление по Почте России обычным или заказным способом, которые согласованы с кредитным учреждением.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Глушенкова Юлия
Юрист
Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
Исх. №125 от 11.02.2019
Руководителю КБ «СуперБанк» Скворцову Н.Б.
от ООО «Прогресс» (ИНН 7743123456)
Информационное письмо о деятельности
В ответ на ваш запрос от 05.02.2019 г. №256/19 ООО «Прогресс» предоставляет следующую информацию:
Наименование компании: Общество с ограниченной ответственностью «Прогресс» (ООО «Прогресс»)
Направление деятельности компании: Розничная тороговля продуктами питания
Численность и состав персонала на 11.02.2019 г.: 11 человек
Помещение для ведения деятельности: Арендуемое помещение по адресу: 125502, г.Москва, ул.Петрозаводская, д.165, оф.65
Сведения о ведущих контрагентах (поставщиках/покупателях/заказчиках):
ООО «Торговый дом» (ИНН 770454321),
ООО «Оптовик» (ИНН 770532154),
ИП Манукян А.И. (ИНН 774398765432)
Директор ООО «Прогресс» Петров П.П. Петров
Актуально на: 20 августа 2019 г.
0
В соответствии с «антиотмывочным» законом банки обязаны проводить идентификацию потенциальных клиентов и контролировать финансовые операции по счетам действующих клиентов (пп. 1 п. 1 Положения от 15.10.2015 № 499-П, Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Для этих целей организации может потребоваться представить в банк информационное письмо о своей деятельности.
Предоставление сведений при заключении договора банковского обслуживания
Прежде чем заключить с вами договор обслуживания, банк обязан идентифицировать вас. Для этого вам нужно будет представить определенные документы и сведения о вашей организации. К числу таких сведений относится информация о целях вашей финансово-хозяйственной деятельности (п. 2.6 Приложения 2 к Положению от 15.10.2015 № 499-П). Данную информацию можно изложить в письме, составленном в произвольной форме, если банком не установлена определенная форма.
Предоставление сведений при подозрительных операциях по счету
В случае, если ваши операции по счету показались банку подозрительными, то он вправе отказать вам в исполнении этих операций (п. 11 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 N 115-ФЗ, Методические рекомендации, утв. Банком России 21.07.2017 N 18-МР). Такое может, к примеру, произойти, если вы занимаетесь оптовой торговлей и вдруг на ваш счет поступает выручка от оказания рекламных услуг. В этом случае вам придется доказать, что ваша компания ведет реальную деятельность в обеих сферах. И в этом случае вам, опять-таки, поможет информационное письмо о видах вашей деятельности.
Письмо с описанием деятельности организации (образец)
Информационное письмо, раскрывающее характер деятельности организации, не имеет унифицированной формы, поэтому составляется в произвольном виде и подписывается руководителем организации. Способ представления письма зависит от требований конкретного банка.
Письмо в банк о деятельности организации: образец
Письмо о хозяйственной деятельности организации (образец) может выглядеть так:
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Чтобы будущий клиент или партнер узнали о вашей компании, заинтересовались ею и захотели сотрудничать, нужно правильное описание деятельности компании. Обо всех тонкостях составления резюме организации и информационного письма расскажет эта статья, а также ознакомит с образцом.
Содержание
- 1 Для чего нужно описание деятельности компании
- 2 Что такое информационное письмо
- 3 Кто составляет описание/информационное письмо о деятельности
- 4 Структура описания деятельности компании
- 5 Правильное оформление
- 6 Краткое описание деятельности компании, образец письма
Для чего нужно описание деятельности компании
Знакомство с человеком интереснее начинать, если он сам рассказывает о себе. Знакомство с компанией тоже лучше всего начинать с ее «рассказа» о своей работе.
Компания тоже должна уметь рассказать о себе
Но в отличие от рассказа человека, «рассказ» компании – это необходимость и один из ключевых способов ее продвижения и роста. Это ее шанс на перспективное сотрудничество и выгодное партнерство. Итак, какие выгоды приносит в итоге правильно сделанное описание компании:
- это способ заинтересовать клиентов, партнеров и инвесторов;
- это представление информации о компании от руководителей в четкой структурированной форме;
- это привлечение соискателей, которые ищут работу и тоже часто ориентируются на описание компании.
Нужно поставить цель, для кого и где мы резюмируем компанию, и, отталкиваясь от этого, создавать описание. Это может быть доклад на конференции, главная страница сайта, объявление на сайте по поиску соискателей, представление партнерам и т.д..
В зависимости от адресатов у письма разные цели. Если адресат – клиент, потребитель, то цель такова:
- мотивация и стимулирование продажи;
- формирование лояльности потребителя;
- выявление потребностей и другое.
Когда пишут письмо поставщику, то цели будут уже другими:
- сопровождение контактных документов;
- извинение за какую-либо ситуацию и другое.
Для соискателей вывешиваются письма на сайтах поиска работы.
В зависимости от цели, резюме может быть подробным и содержательным или коротким и строго информативным, главное не забывать про структуру и информационно-деловой стиль.
Если у организации есть сайт, то там обязательно должна быть информация о фирме. Описание на сайте должно привлекать внимание, но в то же время отражать суть и не искажать факты.
Обычно такой текст располагается на главной странице сайта и включает в себя историю организации, ее нынешнее состояние, направления работы. Нужно показать свои преимущества перед конкурентами.
Но не рекомендуется чрезмерно перехваливать себя – лучше всего действуют грамотно поданные факты, а не бахвальство. Если описываются преимущества, то к ним нужны и доказательства.
На главной странице сайта клиент должен видеть не только хороший текст, но и хорошее оформление самого сайта, включая дизайн, юзабилити, картинки. Обычно этим занимаются уже разработчики сайтов.
Что такое информационное письмо
Информационное письмо – вид некоммерческого делового документа, уведомляющего о событиях, которые происходят в компании. Оно не является обязательным документом, но связано с проявлением вежливости и хорошего тона. Часто информационные письма служат маркетинговым инструментом для продвижения компании на рынке.
Виды информационных писем:
- письмо-сообщение – уведомление о новостях. Например, об открытии нового отдела;
- письмо-заявление – сообщение адресата о дальнейших действиях. Это может быть заключение договора с партнерами, предупреждение о возможных сокращениях и т.д.;
- письмо-напоминание – адресату напоминается о том, что тот должен сделать;
- письмо-подтверждение – о получении чего-либо;
- рекламное письмо – предложение услуг, товаров, акций;
- письмо-запрос – по названию понятно, что это письмо, в котором адресант о чем-либо просит, на него нужно обязательно дать ответ;
- письмо требование;
- письмо-отказ;
- письмо-приглашение;
- письмо-распоряжение;
- письмо-предупреждение и т.д.
Информационные письма могут быть адресованы ко всем сотрудникам или группе сотрудников, партнерам или клиентам. Могут быть распечатаны или отправлены по электронной почте. То есть – форма подачи у них бывает совершенно разная.
Кто составляет описание/информационное письмо о деятельности
Информационные письма составляют в любой организации. Будь это вуз, библиотека, маленькая компания или крупная фирма. Составление и написание информационных писем – обязанность начальника структурного подразделения, вопрос которого рассматривается. Но иногда информационные письма пишут заместители или делопроизводители, секретари.
В любом случае, составлять информационное письмо должен тот, кто имеет определенные полномочия для такой работы. Даже если это коллективное обращение, ответственный за письмо будет один, и к нему нужно обращаться по поводу этого письма. Подписывает письмо руководитель либо все сотрудники, если это, например, коллективное обращение.
Структура описания деятельности компании
Описывая компанию, нужно ориентироваться на цель, с которой это делается. Нужно четко продумать то, о чем писать и как писать. Составить план. Примерная структура информационного письма о деятельности компании должна быть такой:
- Обязательно нужно указать фактические данные: адрес, фамилия, имя, отчество руководителя, год основания компании, отрасль, в которой работает организация, вышестоящий орган, банковские реквизиты, контактные данные.
- Обозначьте цель, миссию, задачи компании.
- Распишите структуру управления организации, схему подразделений, направления работы. Это важно для того, чтобы тот, кто читает письмо, смог представить, чем занимается компания и чем может быть полезна именно ему.
- Укажите форму собственности организации, направления ее работы.
- Немного статистики. Факты о работе, заработной плате, рост организации и т.д.
- Опишите материально-техническую базу, количество ресурсов.
Примерно такой должна быть структура описания деятельности компании. В ней необходимо кратко и грамотно описать все, что представляет и чем занимается компания. Можно расписать приоритетные направления, слабые и сильные стороны, перспективы развития.
Так как структура не является строгой, то можно добавлять и другие данные, которые являются значимыми для компании. Но перегружать информацией письмо не стоит – оно должно быть не больше одной страницы. Лучше разделить информационное сообщение на несколько писем. Информация может быть дана в виде презентации, объявления, отчета.
Советы по написанию информационного письма:
- Излагать информацию достоверно, полно, без эпитетов, соблюдая деловой стиль.
- Стремиться к краткости.
- Избегать излишних оборотов.
- Быть вежливым, сохранять доброжелательный тон общения.
- Писать только о фактах, приводить аргументы.
Ну и, конечно, избегать пунктуационных, стилистических и орфографических ошибок.
Правильное оформление
Информационное письмо о компании должно соответствовать нормам деловой переписки. Строгих требований нет, но все же нужно придерживаться некоторых правил оформления.
Для оформления может быть использован специальный бланк, либо письмо может быть составлено на обычном листе. Реквизиты организации должны находиться в верхнем правом углу.
При написании ответного письма, нужно указать дату и номер входящего письма. Заголовок, содержащий тему письма, располагается по центру. Важно также сразу поприветствовать адресата.
В основной части письма изложить то, зачем оно отправлено, что вы хотите рассказать адресату. Нужно использовать стандартные фразы-шаблоны деловой переписки: «Информируем вас о том, что…», «В связи с …», «Извещаем вас о том, что…». Нужно писать четко и упорядоченно, без лишней информации.
Перечислить приложения, прикрепляемые к документу, кратко охарактеризовать их. В конце письма написать: «Спасибо за внимание» или «С уважением…»
Внизу страницы должны быть указаны фамилия и инициалы руководителя, его должность. Если письмо составляет не руководитель, то ставится подпись того, кто этим занимается.
Краткое описание деятельности компании, образец письма
В Интернете существует множество шаблонов для составления информационного письма. От лица управляющего, от лица коллектива, инспекции, партнеров. Можно просто взять стандартный образец и написать свое письмо. Можно также составить свое письмо, вписав все необходимые данные.
Для облегчения себе задачи в последующем заполнении писем – сохраните шаблон, и потом просто пользуйтесь им при необходимости. Стандартизированная форма хороша тем, что не нужно каждый раз придумывать что-то новое, и позволяет унифицировать все деловые документы.
Часть письма составляют формальные данные, которые обязательно должны присутствовать в письме, а другая часть – это само письмо, написанное в вольной форме.
О сведениях, которые должна находиться в информационном письме, было сказано выше. Здесь представлен образец одного видов информационного письма – обращение.
Образец информационного письма:
|
Уральское государственное коммерческое предприятие «ООО Велосипед» Ул. … д. … г. …, 000000 Телефон: (0000)15-25-12; Факс: (0000) 19-54-88; е-mail: info@velo. ru ОКПО …, ОГРН …, ИНН/КПП … |
||||
|
24.07.18 |
№ |
13-06/1345 |
Генеральному директору Иванову И. И. |
|
|
На № |
||||
|
Коллективное заявление |
В соответствии с законом об обращении граждан в связи с участившимся количеством аварий на предприятии, просим вас предпринять меры по замене оборудования, чтобы избежать рисков при работе с ним.
Просим найти возможность на закупку оборудования или ремонт уже имеющего оборудования и на повышение мер безопасности на предприятии. Просим дать ответ в письменной форме в соответствии с Законом об обращении граждан на адрес: … ООО «Велосипед», Котову Андрею Владимировичу
Котов Андрей Владимирович
Грамотно написанное и оформленное информационное письмо о работе компании – это шаг к успешным переговорам или продажам. Не сложно научиться правильно составлять и оформлять информационное письмо.
Мы постарались рассказать о том, как создавать информационные письма и описание деятельности компании. Надеемся, что информация в нашей статье была вам полезной. Спасибо за внимание!
В этом видео вы на примерах узнаете, какими бывают информационные письма:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
-
Зачем требуют пояснительное письмо в банк
-
Информация в пояснительной записке в банк по 115 фз
-
Как оформить описание бизнеса для банка: образец
-
Описание модели бизнеса для банка: пример
Сэкономьте время и деньги
Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!
Подробнее
Зачем требуют пояснительное письмо в банк
Банки нередко запрашивают дополнительную информацию в рамках закона 115-ФЗ. Описанные в ФЗ меры помогают им пресекать «отмывание» денег недобросовестными компаниями. Поэтому банки запрашивают сведения при операциях, которые кажутся им сомнительными.
Обычно письма требуют в таких случаях:
- Подозрительные действия владельцев счета. Например, когда бизнес получает средства, а потом сразу снимает деньги или переводит их за границу. Или основание для перевода не совпадает с описанием. Допустим, бизнес продал партию гвоздей, а на вырученные средства закупил детские игрушки. Банк может усомниться в том, что он ведет законную деятельность.
- Частые операции по снятию наличных.
- Расчеты с физлицами на большие суммы.
- Открытие расчетного счета.
- Взаимные переводы или сотрудничество с бизнесом, попавшим в «черный список» Центробанка.
Список причин не исчерпывающий — банки имеют право запросить дополнительные сведения в любой момент.
В законодательстве нет пункта, который бы обязывал фирмы соглашаться с запросом. Они могут отказаться и ничего не представить банкам. Но те, в свою очередь, также вправе отказать клиентам в операции. В особо подозрительных случаях банки могут заблокировать расчетный счет до выяснения обстоятельств.
Информация в пояснительной записке в банк по 115 фз
Если у банка появляются вопросы к компании, он захочет проверить ее документы. В их числе могут быть:
- счета-фактуры;
- договоры с клиентами, контрагентами, поставщиками;
- налоговые декларации;
- договоры об аренде помещений и складов;
- квитанции об оплате коммунальных счетов и прочих услуг по обслуживанию фирмы;
- схема ведения бизнеса.
Схема ведения дел — это описание основных бизнес-процессов компании. Если другие документы у фирмы уже есть, то этот нужно оформить с нуля.
Банк хочет понять, как именно работает компания. В документе нужно составить описание ключевых процессов:
| Объект описания | Какую информацию нужно раскрыть |
|---|---|
| Контрагенты | С какими контрагентами сотрудничает бизнес, как он их нашел, по каким договорам ведутся дела |
| Закупки | Где бизнес закупает товары и оборудование и по какой цене |
| Транспортировка ТМЦ | У кого и какой именно транспорт заказывала компания, сколько это стоило |
| Детали хранения | Кому принадлежит склад, где он расположен, сколько стоит хранение |
| Принцип работы с клиентами | По каким каналам они приходят к вам для покупки, как с ними взаимодействуют после обращения |
| Формат оплаты | Какие способы расчетов используются, в какой валюте, на какой счет переводятся средства |
| Ценообразование | Что входит в себестоимость отдельного товара или услуги, как формируется наценка |
| Отгрузка и доставка товаров | Кто это оплачивает, в каком порядке это происходит |
| Размер доходов от конкретной деятельности | |
| Размер налогов, уплаченных с доходов по конкретной деятельности |
В некоторых случаях банки просят описать конкретный процесс или операцию. Если поступил общий запрос от банка, а компания работает по нескольким направлениям — каждую деятельность нужно описать по отдельности, последовательно.
В учетной политике стоит закрепить ответственность по составлению описания бизнеса за конкретным лицом. За это может отвечать:
- заместитель руководителя;
- глава маркетингового отдела;
- секретарь;
- менеджер;
- старший администратор и другие.
Что до остальных документов — банки устроят заверенные копии.
Как оформить описание бизнеса для банка: образец
Особые требования к оформлению документа ни банки, ни закон не предъявляют. Форма может быть любой — главное изложить в содержании все, что хочет узнать банк. Некоторые учреждения предоставляют клиентам образцы, которые разработали для себя.
Детали содержания письма обычно определяют стороны. Если запрос банка был недостаточно конкретным, и непонятно, какие сведения указывать — стоит уточнить это у сотрудников отделения.
Реквизиты фирмы нужно указать так же, как в регистрационных документах. Сведения о клиентах, доходах и других обстоятельствах также берут из документов бизнеса.
В целом, при описании схемы ведения бизнеса для банка действуют в таком порядке:
- В бланке указывают правовую форму бизнеса, его полное название, ИНН, КПП, точный адрес.
- Ниже отражают адрес и реквизиты получателя.
- В тексте письма описывают деятельность фирмы. Банки не запрещают использовать списки, таблицы, пункты — если это нужно для раскрытия подробностей.
- Если банк запрашивал дополнительные документы, в письме также приводят их перечень.
- В конце письма указывают должность и данные сотрудника, оформившего документ.
В заголовке письма можно отразить цель. К примеру, если поступил запрос раскрыть информацию о смене реквизитов, сформулировать заголовок можно точно так же: «Информационное письмо о смене реквизитов».
Сам текст составляют произвольно, но в деловом стиле. Важно соблюдать этикет переписки, как при общении с партнером или контрагентом.
Адресат и получатель письма — не всегда одно и то же лицо. Здесь принцип такой:
| Адресат | Руководитель банка |
| Получатель | Сотрудник, от которого поступил запрос |
Например, если требовались разъяснения по конкретным операциям, письмо передают операторам или менеджерам по работе с клиентами. Если информация нужна для открытия счета — специалисту по работе со счетами.
Доставить документ можно любым удобным способом: при личном посещении, электронно, по почте, курьерской службой, по факсу или через мессенджеры.
Аутсорсинг «Моё дело — Бухобслуживание»
Команда из бухгалтера, юриста, кадровика и бизнес-ассистента возьмёт на себя всю рутину и общение с госорганами
Узнать подробнее
Описание модели бизнеса для банка: пример
Приведем пример того, как можно оформить содержание письма. Допустим, ООО «Рассвет» занимается онлайн-продажей детских игрушек. У банка появились вопросы к фирме, и руководство получило запрос на описание деятельности. Схему можно объяснить так:
- ООО «Рассвет» закупает детские игрушки у производителей ООО «Дети» и ООО «Игрушки». С этой целью руководитель Н.М. Попов снял с расчетного счета 240 000 рублей.
- Поставка игрушек производится с помощью транспортной компании «Перевозка». Стоимость одной поставки — 3 000 рублей. Расчеты с транспортной компанией безналичные. Договор поставки и акт сдачи-приемки товаров находятся в Приложении №1 к Информационному письму.
- Игрушки хранятся на складе, арендованном у ООО «Склады». Стоимость аренды — 15 000 рублей в месяц. Договор аренды складского помещения — в Приложении №2 к Информационному письму.
- ООО «Рассвет» выгружает информацию о товарах на сайте: (адрес сайта). Сайт продвигается с помощью контекстной рекламы. Клиенты находят ее по релевантным запросам, приходят на сайт и оставляют заявку для покупки.
- Обработкой заявок занимаются менеджеры ООО «Рассвет». Они передают информацию о заказе работникам склада, где собирают игрушки для покупателей.
- Игрушки доставляют курьерской службой или в пункты выдачи магазинов-партнеров: Магазин 1 по адресу … , Магазин 2 по адресу … . Формат получения товара покупатель выбирает сам при составлении заявки.
- Средняя стоимость игрушки — 3 500 рублей. Чистая прибыль за вычетом расходов на хранение, транспортировку, зарплату работников склада и менеджеров — 2 000 рублей.
- За апрель 2022 года доход ООО «Рассвет» составил 350 000 рублей. Из них — 100 000 тысяч составили налоги, в том числе на прибыль и НДФЛ.
В конце письма — подпись и должность ответственного сотрудника.
Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.
Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк информационного письма о деятельности компании .docСкачать образец информационного письма о деятельности компании .doc
Обязательно или нет
Данный вид документов не является обязательным, т.к. информирование кого-либо о текущих делах организации отдается на откуп ее руководству и администрации. Тем не менее, многие предприятия, особенно крупные, не пренебрегают формированием таких писем, достигая таким образом сразу нескольких целей:
- информируют заинтересованных лиц обо всех происходящих событиях;
- мотивируют их к дальнейшем у сотрудничеству и плодотворной работе;
- повышают имидж компании.
Кто составляет информационное письмо
Обычно обязанность по составлению информационного письма лежит на руководителе структурного подразделения, который решает затрагиваемые в письме вопросы. Это может быть, например:
- начальник отдела маркетинга (если речь идет о новых маркетинговых предложениях для партнеров);
- заместитель директора (если через письмо администрация фирма информирует о чём–либо своих сотрудников) и т.д.
В любом случае составителем письма должно быть лицо, в чьи должностные функции входит написание подобного рода писем или уполномоченное на их составление отдельным распоряжением директора.
Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.
Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании
Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.
Письма могут быть:
- конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
- отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).
Общие правила для всех писем
Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.
Надо помнить тот факт, что получатели деловой корреспонденции всегда смотрят на то, насколько правильно описаны доводимые до них сведения.
Безграмотное письмо способно снизить ценность изложенной в нем информации и даже подорвать доверие получателя к отправителю.
Письмо надо писать коротко, ёмко, по делу, памятуя о том, что «краткость сестра таланта», и не растекаясь мыслью по древу. Доказано, что получатели подобного рода писем не готовы тратить на их прочтение больше одной минуты, что обусловлено высоким темпом современной жизни. Адресат наверняка заметит то, что отправитель ценит его время, а если его заинтересует изложенная в письме информация, он найдет способ и время связаться с автором послания.
Что в письме допускать запрещено
В правилах написания информационных писем есть и некоторые абсолютные табу. В частности категорически недопустим развязный, грубый или чересчур панибратский тон. Также желательно избегать «штампов» или излишне холодных, «сухих» формулировок, специальной терминологии, обилия цифр, большого количества деепричастных и причастных оборотов и т.п.
Нельзя вносить в письмо недостоверные, непроверенные или лживые данные. Следует помнить о том, что информационное письмо при определенном стечении обстоятельств может обрести статус юридически значимого документа.
Основные моменты и образец составления письма
Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
- Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
- Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
- Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как оформить информационное письмо
К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.
Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.
При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.
Как отправить письмо
Информационное письмо можно отправить несколькими способами:
- Первый и сейчас наиболее распространенный: через электронные средства связи. Он дает возможность отправить информацию практически неограниченного объема в короткий промежуток времени.
- Второй путь: переслать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении (актуально, если информационное послание относится к официальной документации и заверено «живыми» подписями и печатями).
- Можно также отправить письмо через факс или современные мессенджеры, но только тогда, когда отношения между отправителем и получателем в некоторой степени неформальны и допускают такую переписку.