Оптимизация бизнес процессов на примере компании

Успех компании во многом связан с профессиональными навыками сотрудников, но еще больше — с организацией внутренних процессов. Если работники постоянно сталкиваются с препятствиями при выполнении задач, то про продуктивность можно забыть. 

Из бизнес-процессов состоит вся рабочая деятельность, поэтому от качества их оптимизации зависит будущее предприятия. В этой статье расскажем, что это такое и как провести «перестройку» без разрушения существующих алгоритмов и репутации бренда.

Что такое бизнес-процесс в компании простыми словами

Понятие «процесс» имеет общепринятое значение — это деятельность, в результате которой происходит изменение свойств объекта — а для бизнес-процесса такого определения нет.

Но если объединить все существующие расшифровки в одну, получится следующее:

Бизнес-процесс — это упорядоченная деятельность, осуществляемая сотрудником предприятия, результатом которой является конечный продукт или услуга, имеющие ценность для заказчика. 

В отличие от простого процесса, в котором субъектом выступают и неодушевленные предметы, например, станки или компьютеры, в бизнес-процессе работа всегда выполняется при участии человека — работника организации.

Бизнес-процесс всегда строго регламентирован: он состоит из этапов, задач и процедур. Такой алгоритм всегда можно воспроизвести повторно — и получить ожидаемый результат.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Несмотря на четкую структуру, бизнес-процесс в компании — это не конвейер. 

В бизнес-процессе все задачи исполняются в связке: результат каждого этапа работы зависит от результата предыдущего.  Чтобы все исполнители работали согласовано и не приносили неожиданных убытков, бизнес-процессы важно грамотно оптимизировать.

Оптимизация означает разработку и реализацию методов по изменению бизнес-процессов, чтобы выявить наиболее оптимальный путь для достижения целей предприятия.  Одна из основных задач — устранить недочеты в организации труда. Но еще важнее — не создать новых.

Поэтому стоит рассматривать оптимизацию как комплексную процедуру: прежде, чем вносить корректировки в существующий алгоритм, стоит проанализировать воздействие на весь бизнес-процесс, в идеале — на организацию в целом. 

Понимание этого принципа поможет руководству правильно организовать деятельность предприятия, а сотрудникам — избавиться от страха перед «эффективными менеджерами».

Что можно оптимизировать

Изменения не всегда подразумевают сокращение затрат, людей или других ресурсов. Наоборот, задачей может стать и увеличение штата — если в перспективе это приведет к увеличению показателей. 

Оптимизация касается не только финансовых показателей, но и более абстрактных, таких, как репутация предприятия. Но даже такие показатели должны быть измеримы: например, за счет увеличения положительных отзывов о продукте. 

Какие цели могут стоять перед оптимизаторами:

1. Повышение качества товаров или услуги и уровне удовлетворенности покупателей.
2. Снижение издержек и себестоимости товара.
3. Сокращение трудозатрат на выполнение задач.
4. Перераспределение ресурсов компании.
5. Повышение управляемости.
6. Автоматизация производства.

Оптимизация может коснуться как отдельных этапов, бизнес-процессов или всего предприятия. Последний вид крайне трудоемкий, поэтому применяется редко. 

Иногда организация оказывается в настолько глубоком кризисе, что простых изменений становится недостаточно. Тогда необходимо привлекать антикризисный менеджмент, а речь идет уже о таком понятии как «реинжиниринг» — полном переосмыслении курса компании. 

КСТАТИ

Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно!

Когда необходима оптимизация управления бизнес-процессами

Оптимизация даже небольшого этапа требует больших затрат. Поэтому проводить её на регулярной основе невозможно, да и не требуется. 

Но как понять, когда оптимизация все-таки нужна? 

Например, когда предприятие очевидно выросло — увеличилось количество сотрудников, заказов, покупателей. Если год назад штат состоял из десяти человек, а сегодня — из ста, то, вероятнее всего, сбои в бизнес-процессах уже происходят.

Как и в любой программе, в бизнес-процессах компании постепенно накапливаются системные ошибки. Даже если расширение не происходило, со временем устаревшие методы требуется заменять более современными. 

Вот признаки, которые помогут понять, что с изменениями не стоит тянуть:

1. Штат увеличился, а показатели предприятия — нет.
2. Качество продукта или услуги значительно уступает конкурентам.
3. Принятие решений и их исполнение постоянно затягивается.
4. Выполнение задач требует бесконечных согласований.
5. Поставленные задачи выполняются на недостаточном уровне или выполняются совсем.
6. Нарушена связь между отделами — что приводит к непониманию или неисполнению определенных этапов работы.
7. Отсутствие единой системы взаимодействия между всеми подразделениями компании.
8. Задачи ставятся некорректно, и рабочий не понимает, что от него требуется.
9. Границы между подразделениями, руководителями и подчиненными слишком размыты.
10. Некоторые функции сотрудников или даже отделов дублируют друг друга.
11. Выполнение задач никак не контролируется, а результаты не фиксируются.
12. На выполнение рутинных задач тратится слишком много времени.

Наличие хотя бы нескольких из этих «симптомов» — повод задуматься об изменениях в существующем порядке. Анализ ситуации и своевременные действия позволят предотвратить развитие компании по негативному сценарию. 

Специалисты утверждают, что без накопления критической массы сотрудников (от 100 до 200 человек), проводить оптимизацию нерационально. Но компании отличаются друг от друга, поэтому ориентироваться стоит только на собственные данные и ощущения.

Правила оптимизации бизнес-процессов компании

У оптимизации есть свои правила, выработанные годами практического опыта. Они помогают компании избежать ошибок «первопроходцев» и через набор конкретных процедур подсказывают, в каком направлении двигаться.

Деталей много, поэтому, для экономии времени, объединим их в четыре основных принципа:

1. Локализовать проблему

Прежде, чем приступать к изменению существующих бизнес-процессов предприятия или внедрению новых, необходимо сформировать модель «как есть» — прописать список основных операций, происходящих в компании. 

Систематизировать бизнес-процессы можно с помощью таблиц или схем. В них необходимо указать основные параметры — например, сроки выполнения, задействованный персонал и результаты.

Это поможет выделить существующие преимущества, недостатки и создать стратегию решения конкретных проблем. А также — выявить полностью неисправные алгоритмы. Их невозможно описать, а влияние токсично — значит, придется ломать и выстраивать с нуля. 

2. Двигаться от общего к частному

Не стоит пытаться сразу изменить весь порядок дел в компании. 

Во-первых, игнорирование деталей приведет к разрушению существующих связей между бизнес-процессами. 

Во-вторых, оптимизация — это длительная процедура. Регулирование всего подряд быстро потратит ресурсы, а также есть вероятность оптимизировать не то, что нужно. 

Начинать необходимо с небольших задач, последовательно изменяя каждую ступень. Так вы сможете видеть улучшения в реальном времени, избежать недовольства работников и выявить неочевидные проблемы прежде, чем они окажут негативный эффект на производство.

3. Смотреть на проблему комплексно

Бизнес-процессы в компании неразрывно связаны между собой. Задача оптимизации — найти оптимальное решение, чтобы перемены оказались положительными. 

Прежде, чем запускать мероприятия в одном секторе, проанализируйте, как они повлияют на остальные — сейчас или в будущем. 

Если изменение значительно снизит продуктивность отдельного участка работ, лучше поискать другое решение. Исправления постфактум потребуют еще больше времени и затрат.

4. Ориентироваться на цифры, а не мнения

Оптимизация сопряжена с выходом из «зоны комфорта», и каждый руководитель должен быть готов к сопротивлению работников. 

В дальнейших действиях следует доверять цифрам, а не словам. Обновленный алгоритм снизил время обработки заявок в два раза? Отлично, продолжаем.

Но нельзя полностью скидывать «человеческий фактор» со счетов. Игнорирование негатива может привести к саботажу.  

Чтобы снизить градус напряжения, нужно привлечь коллег к диалогу: аргументировать каждый шаг и обеспечить доступность информации о результатах. 

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Методов, с помощью которых проводится оптимизация, существует множество. Хотя решение проблем строго индивидуально, эксперты выделяют несколько самых популярных подходов для оптимизации предприятия:

К сожалению, универсального метода оптимизации, подходящего любой компании, нет. Научившись правильно применять, совмещать, изменять их для каждой конкретной ситуации, можно грамотно регулировать любые бизнес-процессы.

Определение целей оптимизации

Кажется, что ответ на вопрос «зачем вам нужна оптимизация?» очевиден — чтобы производить быстрее и делать больше денег. Но, сформулировав цель настолько абстрактно, вы никогда не поймете, какими путями её можно достичь.

Чтобы сузить зону поисков, используют метод последовательных вопросов. Для наглядности, рассмотрим на примерах:

Так мы выявили не только истинную цель, но и примерные пути её достижения. Эти простые вопросы позволяют разложить существующие бизнес-процессы по полочкам: какие необходимо упростить, какие — усложнить или исключить вовсе.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Качественная подготовка к оптимизации бизнес-процессов предприятия — половина успеха. Иначе, в лучшем случае, оптимизация не окажет должного эффекта, а в худшем — негативно скажется на производстве.

Что необходимо сделать до начала изменений:

Кроме этого, стоит организовать презентацию плана преобразований для штата. Открытость к диалогу поможет превратить сотрудников в союзников оптимизации.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Хотя работа над преобразованиями во многом индивидуальна для каждой организации, существует общий алгоритм действий. Рассмотрим его последовательность:

Примеры оптимизации бизнес-процессов

Оптимизацию принято делить на три категории: изменение уровня процесса, среды и задачи. В первом случае меняется схема выполнения, во втором — переменные, в третьем — конкретный этап. Чтобы стало понятнее, рассмотрим на примерах.

1. Оптимизация задачи — автоматизация рутинной работы предприятия

Смысл: заменить ручной труд одной программой.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: высокие затраты на разработку — необходимо нанять специалистов, которые составят техзадание, напишут программу и займутся её обслуживанием.

Когда применять: у вас есть задачи, повторение которых происходит по сотне-тысяче раз в день. 

Пример: в компании много задач, которые требуют согласования и постоянной смены исполнителя. Все взаимодействия происходят в разных каналах — по телефону, в мессенджерах, через почту, при личном общении. Объединение их в CRM или BPMS-систему сократит срок ожидания ответа, переключения и исключит возможность утери данных.

2. Оптимизация процесса — передача обязанностей потребителю

Смысл: расширение уровня самостоятельности клиента позволит избавиться от части задач и ускорить обработку заявок.

Польза: ускорение процесса, уменьшение себестоимости обработки, высвобождение ресурсов для более трудоемких задач.

Вред: потеря части клиентов, которые не хотят делать что-то самостоятельно, снижение лояльности, повышение затрат на проверку данных.

Когда применять: если вашему продукту или услуге нет альтернатив или, когда заявок так много, что потеря части из них незначительно скажется на прибыли.

Пример: подобное решение часто встречается в банках, например, при оформлении заявок на кредит. Организовывать встречу, чтобы менеджер заполнял договор со слов клиента — долго и дорого. Люди, которым нужны деньги, заполнят форму, а кто нет — банку не интересны.

3. Оптимизация уровня процесса — отказ от согласования

Смысл: сократить срок принятия промежуточных решений за счет проверки итогов постфактум.

Польза: ускорение процесса, сокращение затрат на операционные процессы.

Вред: поздно фиксируются ненужные процессы — те, которые не приносят прибыли.

Когда применять: согласование не оказывает значительного влияния, цена обработки невысокая, и ошибки не принесут значительных убытков.

Пример: на согласование оплаты нужного сервиса требуется от 1 до 3 дней. Ответственный сотрудник передает документы напрямую бухгалтерии, и необходимые суммы стали зачисляться в тот же день. В конце месяца руководитель проверяет все оплаченные счета и фиксирует данные.

4. Оптимизация уровня процесса — выполнение задач параллельно

Смысл: ускорить процесс за счет одновременного выполнения взаимозависимых задач. 

Польза: ускорение процесса.

Вред: затраты на перестройку и сбои в процессе адаптации.

Когда применять: всегда, это должно стать нормой эффективного производства.

Пример: сотрудник интернет-магазина, получив заказ с сайта, одновременно проверяет наличие товара, проводит процесс подтверждения и допродажу — в этом ему помогут программы с открытым доступом к информации склада.  

5. Оптимизация уровня среды — давать возможность, когда она нужна

Смысл: предсказать пожелания клиента, выполнив заявку сразу там, где появляется потребность.

Польза: увеличить входящий трафик, повысить лояльность, ускорить процесс обработки.

Вред: повышение затрат на операционные процессы.

Когда применять: есть места, где постоянно концентрируются клиенты, требуются временные затраты на поиск и установление связи.

Пример: компания, оказывающая услуги эвакуатора, проанализировала и выявила наиболее аварийные участки дороги в регионе. Чтобы сократить время на получение и выполнение вызова, специалисты патрулируют эти места и приезжают к пострадавшим быстрее конкурентов.

И еще немного банальных оптимизаций:

• Обучить сотрудника выполнять несколько последовательных задач.
• Создать гайды, чек-листы, инструкции, которые понимает даже специалист без опыта.
• Вместо расширения штата передать часть задач на аутсорс.
• Собрать всю информацию на первом этапе работы, чтобы отказаться от лишних контактов.
• Исключить из работы задачи, которые не влияют на эффективность.

Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов

Используйте научные теории и системы, чтобы составить схему существующих процессов и смоделировать новые — например, для этого подойдут теория графов, сеть Петри и раздел математического программирования.

Продумать стратегии, аргументацию и подчерпнуть идеи для улучшений помогут теория решения изобретательских задач и такой раздел философии как диалектика.

Типичные ошибки оптимизации бизнес-процессов

Успех мероприятия определяется выгодами, которые приобрел исполнитель. Но совершенные в процессе ошибки способны полностью нивелировать результат. 

Здесь перечислены самые частые промахи процесса оптимизации, которые следует избегать:

1. Начало глобальных изменений с ключевых процессов. Внедрение не обкатанных технологий может разрушить налаженный алгоритм. Сначала стоит менять те, которые не показывают результаты — и после внедрять обновления в остальные.
2. Неверная постановка цели и приоритетов. Некачественный анализ или его отсутствие заставит исправлять ошибки, которые незначительно влияют на результат, и проводить оптимизации ради оптимизации, а не улучшения показателей. 
3. Использование интуиции в качестве аргумента для принятия решений. Иногда хорошие идеи — это продукт мозгового штурма или озарения эксперта. Но не все они приведут к повышению эффективности, поэтому планы должны быть математически подкреплены — так результаты возможно будет зафиксировать и масштабировать.
4. Привлечение топ-менеджмента к проекту. Постоянное вмешательство вызовет задержки в согласовании или саботирует процесс целиком. Руководство — это наблюдатели, а принимает и контролирует решения исключительно ответственный исполнитель.
5. Внедрение готовых решений. Оптимизация — процесс индивидуальный. Ориентироваться на чужой опыт можно, но реализация решений даже в похожих организациях часто показывает разную эффективность. Любой кейс необходимо рассматривать через призму нужд конкретной организации.
6. Экономия на специалистах.  Нередко оптимизация откладывается из-за высокой цены. Но иногда без нее не обойтись — тогда руководство пытается снизить расходы. И теряет больше, чем приобретает: «эксперты», не обладающие нужными компетенциями, приведут к тратам времени и ресурсов компании. 

Ценные советы по оптимизации бизнес-процессов в организации

На что еще стоит обратить внимание перед или в процессе оптимизации: 

Обращать внимание на все детали

Бизнес-процесс — сложная структура, состоящая из многих элементов. Нельзя рассматривать его только с одной стороны или стараться видеть только хорошее. 

Все алгоритмы дают сбои, а задача оптимизации — найти их и устранить. Даже самая незначительная деталь может серьезно сказаться на прибыли. 

В процессе работы важно сохранять баланс: не пытаться освоить все сразу, но и не отказываться от подробного анализа, чтобы упростить себе работу. 

Не отказывайтесь от помощи профессионалов

Руководитель может быть отличный специалист. Но невозможно быть экспертом в любой сфере. Например, вы умеете проектировать дома, но не составлять договор для их продажи.

Не уверены, что сможете правильно внедрить нововведения? Обратитесь к профессионалам — техническим службам, консалтинговым агентствам или успешным представителям бизнеса. 

Просить помощи не зазорно, если это положительно скажется на развитии вашего бизнеса.

Что потом?

Оптимизация — это не только комплексный, но и последовательный процесс. В её задачи входит в том числе предотвращение повторных проблем. 

Поэтому важно уметь поддерживать и развивать полученные результаты. Если оптимизация завершена, но процесс отпущен на самотек — вы зря потратили свои силы и деньги.

Чтобы избежать негативных последствий, нужно внедрить системы мониторинга. 

Минимум — туда должна входить поддержка, регламентация процесса и контроль за его реализацией. 

Максимум — формирование подразделения, которое будет заниматься аудитом по новым алгоритмам, а также разработкой предложений по их дальнейшему улучшению.

Выдержки из книги «Оптимизация бизнес-процессов» Джеймса Харрингтона

Книга «Business Process Improvement Workbook Documentation» от H.James Harrington считается библией рационализаторов: здесь содержатся практические советы и методики, которые помогут повысить эффективность производства. 

Например, в одном из разделов автор отмечает, что в процессе оптимизации важную роль играет обучение персонала — если этот момент проигнорировать, весь процесс пойдет прахом:

Недостаток подготовки всегда приводит к долгосрочным негативным результатам. В начале работы команды уровень энтузиазма обычно настолько высок, что команда начинает активно действовать и даже может достичь некоторых результатов. Однако в долгосрочном периоде команда, которой не достает подготовки и опыта, не сможет полностью разобраться в ситуации, которую они стараются улучшить, и не сможет внедрить лучший набор решений

А это отличный тезис о том, как вовлечь руководителей и сотрудников в процесс оптимизации алгоритмов предприятия:

С самого начала должно быть ясно, кто в организации несет ответственность за управление отдельными подразделениями в рамках административной организации. […] Структура проекта подчиняется структуре управления, и пользователи будут рассматривать результаты проекта как свои собственные

И еще один — о том, что вносить правки и продолжать мероприятия по улучшению бизнес-процессов нужно постоянно:

Если процесс проводился должным образом, то администрация довольна результатами и хорошо вознаградила участников команд проектирования и внедрения. Можете принимать поздравления. Но останавливаться на этом нельзя. […] Для большинства основных изменений процесса мероприятия по управлению организационными изменениями будут продолжаться еще месяцы и даже годы

Советуем ознакомиться с полным текстом — там вы найдете инструкции по оптимизации производства и готовые алгоритмы для внедрения лучших практик в компании.

Заключение

Оптимизация — это отличный инструмент для корректирования существующих бизнес-процессов, внедрения новых, а также подготовки площадки для дальнейшего развития. 

Преимущества в том, что она дает возможности для экспериментов без больших рисков для существования бизнеса. Если опыт был неудачный, его всегда можно откатить назад — и попробовать снова. 

Но простая оптимизация бизнес-процессов не подойдет, если предприятие находится в глубоком кризисе. В этом случае нужен реинжиниринг предприятия или его полная ликвидация. 

Поэтому важно вовремя замечать неполадки и устранять их раньше, чем потребуются кардинальные меры — в противном случае, ошибки будут стоить вам очень дорого.

Оптимизация бизнес процессов компании направлена на то, чтобы имеющийся порядок дел был изменен в лучшую сторону и эффективность работы повысилась. На словах это просто, и многие руководители прекрасно понимают теорию, но сложности начинаются на практике.

Без полного понимания текущей ситуации, описания имеющихся бизнес-процессов и вовлечения сотрудников в процесс, качественная оптимизация невозможна. Более того, иногда оптимизацию начинают проводить, по факту, только ради самой оптимизации. Естественно, что продуктивным такое решение не будет. О том, как подготовить бизнес и провести оптимизацию без ошибок, расскажет наш материал.

Что такое бизнес-процесс в компании

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, следует для начала его создать и запустить. Под процессом понимается определенная последовательность действий, чтобы получить какую-либо ценность для того, кто заказал этот процесс.

Для примера рассмотрим ситуацию заказа шкафа через интернет-магазин. Шкаф – цель заказчика. Он стоит у него в комнате. Этот вид мебели доставлен клиенту в квартиру согласно тому самому бизнес-процессу, организованному интернет-магазином.

Любой процесс можно нарисовать разными способами. Для этого используется BPMN – система условных обозначений в XML для моделирования бизнес-процессов. Они наглядны, с помощью них создается рисунок любой сложности. Простые рисунки будут понятны любому человеку, а сложные рисунки могут быть неясными, но они делаются для того, чтобы зафиксировать детали.

Для отрисовки обозначений используется сервис Storm, который проверяет также правила применения бизнес-процессов. В конечном итоге графический результат моделирования в BPMN весьма нагляден и удобен в использовании.

Чтобы оптимизировать бизнес-процесс, требуется понимание принципов работы, а точнее – иллюстрация его функционирования плюс историческая информация. Последняя хранится в системах 1С, ERP, программах MS Office типа Excel. Извлекается она оттуда с использованием Process mining – методов построения бизнес-процессов на основе изучения данных о выполненных в системе операциях. Для получения иллюстрации достаточно почитать регламенты или пообщаться с коллегами.

Когда бизнес-процессы оптимизируют, это значит, что в них есть слабо звено.

Это может быть, во-первых, скорость действий. Например, долго выполняется заявка или возникает очередь, чтобы передать заявку в работу.

Во-вторых, стоимость. Недешево стоит запустить созданный процесс в работу, велики расходы на заработную плату. Может получиться так, что не будет заявок, и тогда простаивает оборудование и сотрудники.

В-третьих, отсутствие контроля. Никто не следит за тем, кто выполняет определенный пласт работ, на каком этапе находятся заявки клиентов.

Бизнес-процессы следует оптимизировать, чтобы понимать, что именно не нравится, что мешает осуществить цели, выраженные в числовом значении. Как раз для определения числового значения пригодится историческая информация, о которой говорилось выше. Цель может состоять из одного пункта, но обычно их несколько, взаимосвязанных между собой.

Что значит оптимизация бизнес-процессов

Понятия «оптимизации» и «сокращения» часто толкуют неверно, думая, что это одно и то же. Поэтому перед людьми, изучающими положение дел в компании, у работников появляется подсознательный страх. Но боятся тут нечего.

Цель задается в зависимости от позиционирования компании на рынке и ее стратегии. Например, магазины премиум-сегмента делают акцент на качественные свежие эксклюзивные продукты. Супермаркеты эконом-класса обычно демпингуют, то есть предлагают недорогие товары, скидки, акции.

В работе по совершенствованию деятельности участвуют все сотрудники. Причем это участие требует внимания, сил, времени. Поэтому регулярные мероприятия такого рода – вещь дорогая и трудозатратная. Однако в жизненном цикле каждой компании наступает момент, который выводит ее деятельность на следующий этап эффективности. И его важно не упустить.

Если в организации наблюдается хотя бы один из вышеперечисленных симптомов, то имеет смысл провести аудит, а затем оптимизацию процессов. Поводом к подобному мероприятию будут организационные изменения, новые системные внедрения, например, автоматизация работ. Кстати, последняя освобождает от труда часть работников, ранее занятых в ручных операциях и рутинных процессах. Все это стимулирует рост производства и интерес к новым нишам бизнеса.

Может получиться так, что пользы оптимизация не принесет. Особенно это касается небольших организаций, где нет смысла затевать дорогостоящие мероприятия, поскольку анализ результативности труда можно провести самостоятельно. Но в компаниях с численностью от 100 до 200 человек оптимизировать следует каждую сферу деятельности.

4 правила оптимизации бизнес-процессов компании

Бизнес оптимизируется обычно с целью повышения продаж, увеличения рабочей результативности, снижения недостатков. Чтобы созданная структура функционировала, проводится моделирование бизнес-модели действующего этапа.

Оптимизация не задача руководителей. Ею занимаются профессиональные организации с соответствующим образованием, которые владеют необходимыми методиками и работают по специальным технологиям.

На настоящий момент имеется много методов оптимизации. Они отличаются друг от друга правилами внедрения, продолжительностью и результативностью. Чтобы метод работал эффективно, существуют четыре принципа.

Первое правило. Основа оптимизации

Задача для выполнения данного правила – группировка бизнес-процессов для качественной и результативной работы. Сначала следует выделить все имеющиеся процессы, разбить их по группам и сформировать пиктограмму по параметрам:

• продолжительности деятельности;
• результат деятельности в цифрах, то есть прибыль;
• достижения продукта/услуги на рынке;
• рыночные риски;
• специфика бизнеса;
• сколько отделов, количество работников и руководителей в каждом, численность рабочих;
• функционирование бизнес-процессов.

Полученная карта наглядно показывает все положительные и отрицательные стороны деятельности компании, промахи и удачи. Любое совершенствование деятельности требует детального разбора целей и задач, особенно тех, которые реализовать не удалось.

Второе правило. Чистим рыбу с хвоста

Это правило задает оценку мероприятиям от частного к общему. Внимание акцентируется на недостатках процессов. Например, в салоне класса «люкс» поставлена задача по продаже двадцати машин. В настоящий период продается всего десять машин.

По этим данным составляется график, демонстрирующий число продаж и действия для их повышения. После этого специалист дает оценку перспективам, высказывает рекомендации, позволяющие повысить продажи. Алгоритм следующий: постановка цели, оценка модели, ее внедрение.

Существует процесс «от общего к частному», который называется реинжиниринг, то есть изменение всего бизнес-процесса от его основы.

Третье правило. Гибкость процесса

Проводится дополнительное изучение взаимодействия процессов, когда компания работает стабильно на протяжение нескольких лет без явных улучшений и ухудшений в динамике. Но бывает так, что изменения полностью перенаправляют бизнес, и это отражается на звеньях, которые приносили прибыль. Гибкость как раз и подразумевает сглаженность отрицательных последствий, которые могут появиться после реструктурирования.

Четвертое правило. Человеческий фактор

Процесс совершенствования деятельности вызывает восторг не у всех работников. Новшества пугают многих, плюс к этому они часто влекут за собой сокращение рабочих мест. Однако конечной целью мероприятий является не уменьшение численности персонала, а перераспределение функционала для повышения эффективности бизнеса. В компании остаются только те люди, которые занимаются своими должностными обязанностями, выполняют поставленные задачи, соблюдают сроки, а все «ненужные» сотрудники исчезают.

Понятно, что те работники, которые выполняют обязанности, не связанные с получением прибыли, будут под ударом. Например, в компании есть отдел из четырех человек, который занимается маркетингом и развитием клиентской базы, а есть отдел доставки из двенадцати человек. Прибыль организации напрямую зависит от количества привлеченных клиентов, то есть от результатов работы первого малочисленного отдела. Отдел доставки оказывает меньшее влияние на прибыль, поэтому численность его сотрудников вполне можно оптимизировать.

Основные методы оптимизации бизнес-процессов

Специфика деятельности компании, ее цели и результаты диктуют организацию оптимизации бизнеса. Майкл Хаммер и Джеймс Чампи первыми в бизнес-литературе описали такой метод оптимизации бизнес-процессов как анализ рынка и способы расширения проекта.

Монография этих авторов под названием «Реинжиниринг бизнес-процессов» (Business process reengineering) – один из лучших материалов по реструктуризации бизнеса до сих пор. Но меняется рыночная ситуация, развивается бизнес, поэтому возникают новые методы.

1. Инжиниринг

   Само слово является калькой с английского: engineering – технический. Также это понятие можно перевести с помощью глаголов проектировать, придумывать, устраивать, сооружать, изобретать. Представляет собой комплекс внедрения новых информационных технологий. Они помогают смоделировать организационную структуру деятельности компании. Само понятие инжиниринга находится между наукой и производством. То есть инжиниринг формирует технико-технологическую базу для производственной деятельности.

   Под инжинирингом процессов подразумевается введение технологий менеджмента, а также управление отдельными отделами, так и всей компанией в целом. Платные услуги по инжинирингу предполагают консультации по улучшению эксплуатации и обслуживанию имеющихся объектов, налаживанию производства, продажам товаров. Инжиниринг бывает финансовый, консультативный и технологический.

   Специалисты по инжинирингу должны быть с высшим инженерным и управленческим образованием, поскольку профессиональные и продуктивные консультации предполагают знания в инженерии.

2. Реинжиниринг

   Понятие реинжиниринга подразумевает основательное переосмысление и перепроектирование процедур для достижения результативных показателей. Проще говоря, это отказ от имеющихся процессов полностью. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов компании подразумевает возможность с помощью внутреннего метода привлечь инвестиции и запустить новые технологии. Также реинжиниринг позволяет технологическому процессу вырасти плюс усовершенствовать технические средства. Применяются разные методы: кадровое сокращение и сокращение ресурсов, объединение отделов, разрывы «слепых мест» и прочее. Возможным риском может стать остановка процесса производства из-за изменения некоторых его частей.

   Реинжиниринг подойдет для бизнеса, не приносящего реальной прибыли, оптимизация для которого будет лучшим вариантом, чем банкротство. Но в этом случае следует подготовиться к возможной приостановке производства.

3. Метод непрерывного совершенствования (Continuous Process Improvement – CPI)

   CPI-метод планирует процесс с усовершенствованными этапами, которые подойдут под новые потребности бизнеса. Планирование динамического рынка, сложного для прогнозов, — задача непростая. Его основой является методология управления процессами, подразумевающая длительный период совершенствования деятельности, непрекращающийся производственный процесс. По данному методу нововведения в бизнес-процессах следует проводить поэтапно. Сначала они реализуются в отдельных подразделениях организации. Если результат будет положительный, то можно начинать этап внедрения во всей компании в целом. Параллельно ведется обучение персонала и передаются новые технологии.

4. Total Quality Management (TQM)

   Метод предполагает создание продукта, отвечающего потребностям рынка. План разрабатывается параллельно с уже существующим проектом или с замещением прежнего товара. Все мероприятия подразумевают усовершенствование производственных процессов в ограниченный срок. Одно из главных условий, при котором реализуется Total Quality Management – документы системы качества. Также требования TQM подразумевают ориентацию на покупателя, ведущую роль топ-менеджеров, вовлеченность сотрудников в достижение целей, процессный подход, постоянное совершенствование работы, системный подход к управлению и т.п.

   

   Совершенствование деятельности – особенный момент в развитии каждой компании. При выборе методов важна продолжительность мероприятий и результат. Бывают случаи, когда неграмотно разработанные мероприятия приводили к снижению производительности и прибыли бизнеса.

Как провести подготовку к оптимизации бизнес-процессов

Подготовка начинается с назначения руководителя, от работы которого зависит успешность проекта. Этот человек должен иметь подходящий характер, ресурсы и соответствующий статус. В небольших организациях такую роль берет на себя генеральный директор, в крупных компаниях – заместители руководителя по разным направлениям. Ставить на данную должность начальника отдела не совсем целесообразно, поскольку это грозит бюрократией и проблемными коммуникациями.

Состав проектной группы также важен. Оптимально, чтобы в ней работали специалисты компании и сторонние консультанты. Внутренние сотрудники занимаются совершенствованием существующих бизнес-процессов, а приглашенные работники обучают методам оптимизации.

Организацию-консультанта следует выбирать ответственно и тщательно. У нее должен быть опыт в своей сфере, положительные отзывы клиентов. Ценовой демпинг не следует считать приоритетом в выборе. Главное – узнать как можно больше о компании, поскольку на какое-то время она станет полноценным партнером, который будет иметь доступ к стратегической и даже секретной информации об организации-клиенте.

Сторонняя консалтинговая фирма оказывает услуги аудита, оптимизации бизнес-процессов, повышения профессионального уровня персонала. Материалов по данным вопросам много и в интернете, но все-таки имеет смысл обратиться к опыту специалистов по консалтингу, дабы не совершать грубых ошибок. Самообразование тоже будет не лишним, однако с участием профессионалов дело будет продвигаться быстрее и качественнее. Достаточно один раз качественно обучить собственных работников базовым технологиям, и платные услуги в дальнейшем не понадобятся.

Каждый из инструментов призван усовершенствовать деятельность и разграничить зоны ответственности отделов. Отсутствие границ снижает эффективность работы организации. Когда сотрудники подготовлены к переменам, можно делать первые шаги в этом направлении.

Пошаговая инструкция по оптимизации бизнес-процессов в компании

Первый шаг. Цель мероприятий

Часто владельцы бизнеса недоумевают, для чего необходима оптимизация бизнес-процессов, если очевидно, что процедуры должны оперативно функционировать при небольших материальных затратах. Это верно, но цель все-таки иная.

Для ее определения используют метод мозгового штурма, заменяя ключевой вопрос «почему?» на похожий вопрос «зачем?».

Поэтому оптимизацией бизнес-процессов можно считать достижение показателей увеличения прибыли. Конечно, для реализации данной цели мало усовершенствования процесса оформления документа в виде товарной накладной. Поэтому следует все шаги, связанные с получением прибыли, сформулировать в задачи.

Приведем еще один пример мозгового штурма.

• Зачем оптимизировать оформление накладных? Чтобы ускорить процесс получения товаров.
• Зачем делать процесс получения товаров быстрее? Чтобы производство не простаивало.
• Зачем убирать простои производства? Чтобы увеличить объемы производства.
• Зачем увеличивать объемы производства? Объемы не следует увеличивать, потому что настоящий объем удовлетворяет потребительскому спросу.

Этот пример мозгового штурма показывает, что компания некорректно сформулировала цели. Сама процедура оформления товарной накладной требует изменений. Следующие ответы на вопросы помогут разобраться в ситуации.

• Зачем оптимизировать процедуру оформления товарной накладной? Чтобы уменьшить трудозатраты и сократить число работников – участников данного процесса.
• Зачем уменьшать число складских сотрудников? Чтобы уменьшить расходы.
• Зачем нужно экономить? Чтобы снизить себестоимость товаров.
• Зачем уменьшать себестоимость товаров? Чтобы благодаря низким ценам завоевать рынок и укрепить свои позиции на нем. Уменьшение отпускной цены не заденет рентабельность производства.

В данном случае через акцент на оформление накладных в поле зрения попали другие направления, над которыми следует поработать. То есть настоящие цели намного серьезнее.

Корректная формулировка целей помогает оптимальному распределению сил, чтобы не обращать внимание и не тратить время на незначительные задачи.

Во время работы над совершенствованием деятельности компании оказывается, что часть процессов слишком проста. Их нужно усложнить, например, введением контроля в финансовые операции во избежание утечки финансов.

Второй шаг. Выделение частей процессов

У каждого процесса есть свои признаки, которые во время оптимизации подвергаются изменениям. Различают следующие признаки:

1. объект;
2. субъект;
3. ресурсы;
4. вход, выход процесса в целом и каждой его функции.

Рассмотрим составляющие подробнее.

Объект – то, чем участники процесса управляют в своей деятельности.

Например, бухгалтеру необходимо получать первичные документы в оригинале. Однако он не может повлиять на этот процесс. Поэтому оптимизация внутреннего бизнес-процесса ориентируется на документооборот и на учетные процессы. При этом объектом, то есть документооборотом, управляют другие участники. Значит, это иная процедура.

Субъекты нуждаются прежде всего в идентификации, а уже потом в названии. Для этого у субъекта определяются:

• роль;
• ключевые показатели эффективности и области ответственности;
• способ измерения эффективности в области ответственности.

Для ролевой идентификации соблюдаются технологии оптимизации бизнес-процессов. Когда в коллективе все выполняют свои обязанности и знают, за что они ответственные, это отлично. В остальных случаях требуется четкое разделение полномочий, и поможет в этом матрица или модель, названная в виде аббревиатуры — RASCI.

RASCI подразумевает персональную ответственность R. В объемной процедуре персонифицировать R не всегда получается. Тогда процесс делится на подпроцессы, и за каждый этап работы назначают ответственного. Если этот принцип не соблюдается, то возникает ситуация срыва выполнения задач, потому что если отвечают все, значит, что никто не отвечает.

Когда между сотрудниками распределяются зоны ответственности, они должны быть четко определены и обозначены в числовом выражении. Показателями являются количество рекламаций, соблюдение дедлайна и прочее.

Согласование А не так актуально для совершенствования деятельности организации, потому что в нем нет строгого разграничения. Хорошо, когда согласует один человек. Но согласование коллективное тоже приемлемо.

Коллективное согласование, в котором участвует не один субъект, несет в себе определенные риски, поскольку может затягивать сроки реализации процессов. В качестве исключений можно назвать лишь согласование сделок высокой стоимости.

По поддержке S, консультированию C и информированию I следует руководствоваться здравым смыслом, чтобы не перегрузить процесс числом участников. Но в целом строгих ограничений нет.

На входе-выходе работают с этапами: находят и устраняют неэффективные области, а эффективные выстраивают друг за другом. Оптимизация бизнес-процессов компании напрямую зависит от корректной идентификации входов-выходов.

Например, бухгалтерский учет требует первичной документации. В этом случае документ является основанием входа, точнее, процесс его проводки. В больших организациях бухгалтерский учет нередко опаздывает из-за долгого получения документации.

Маршрут товарной накладной может быть следующий: со склада она уходит в службу материально-технического обеспечения. В этой службе она подтверждает завершение закупки. Затем накладная следует на производство, где в ней отмечают перемены в наличии сырья. После она попадает в бухгалтерию.

Важность всех этапов неоспорима, и любой отдел должен быть в курсе поступления товарно-материальных ценностей. Может возникнуть следующая ситуация: документация потерялась по пути в бухгалтерию или ее поступление сильно запаздывает.

Такое положение дел можно исправить с помощью оптимизации бизнес-процессов логистики. Оригинал накладной будет проходить другой путь, менее длинный, от склада в бухгалтерию. Другие отделы получат копию, поскольку их интересует то, что в документе, а не сам документ. Цикл сократится, а качество повысится.

Если в результате анализа входа и выхода получается, что вход одного этапа не выход предыдущего, то бизнес-процесс имеет разрывы или попросту нелогичен, что неправильно.

Когда логистику оптимизируют, то обязанности окончательно распределяют среди тех, кто участвует в процедуре так, что разрывов не остается. Информирование I согласно модели RASCI обозначает потребителей результата бизнес-процесса, которые обязательно должны быть.

Если отсутствует направление выхода на потребителей, то процесс ненужный, и из цепи он исключается.

Этап обеспечения выполнения производственных задач подразумевает ответы на ряд вопросов.

• Цель процесса оправдывает затраты, которые были понесены для ее достижения?
• Ситуация улучшится, если цель изменить или отказаться от нее?
• В чем приоритет цели, которая оправдывает средства?

Не всегда деньги, затраченные на заработную плату и материальное обеспечение, являются ресурсами, потому главный и невосполнимый ресурс – время.

При обсуждении цены совершенствования деятельности компании имеет смысл смоделировать несколько сценариев и сравнить их. Тогда будет понятно, какой вариант оптимален с точки зрения оперативности работы, невысокой цены и легкой реализации. Результаты анализа используются в принятии решений:

• об отдаче части функционала на аутсорсинг;
• о внедрении перемен для бизнес-модели;
• о необходимости автоматизирования;
• о переменах в штатном расписании и т.п.

Третий шаг. Дробление процесса

Конвейер был изобретен Г.Фордом или Э.Уитни. Не столь важно, кто его изобрел. Наиболее значимо то, как его принципы применяются на практике.

Основной промах большей части организаций состоит в том, что сложный процесс реализуется всего лишь одним работником. Например, качество работы адвоката высокой квалификации снизится, когда он будет следить за сутью договора и его условиями, а также проверять полномочия сторон, реквизиты организаций.

Простые и повторяющиеся действия обычно выполняются менее квалифицированными специалистами, если идет речь об усовершенствовании и автоматизации процессов.

Скорость функционирования процедур и уменьшение трудовых затрат при сохранении качества иллюстрируют оптимальное и верное распределение обязанностей.

Четвертый шаг. Внесение изменений в процессы

Когда процедура смоделирована, ее необходимо внедрять. Все перемены заносятся в документы компании внутреннего пользования. Таковыми являются должностные инструкции, график документооборота, нормативные акты. С этого момента они являются обязательными к выполнению.

Совершенствование системы – глобальное, но в то же время вполне осуществимое мероприятие. Основным условием будет готовность к нему организации и сотрудников. Часто рутина становится почти незыблемой, и начальство прилагает немалые усилия, чтобы изменить привычные процессы.

Бывает, что работники опасаются перемен, так как они влекут за собой дополнительные обязанности. Плюс к этому, требования к сотрудникам могут вырасти. Логично и то, что в результате оптимизации кто-то может лишиться рабочего места.

Чтобы не было проблем, проводятся специальные мероприятия, вовлекающие работников компании в подготовку почвы для перемен.

Простой пример оптимизации бизнес-процессов

Руководители зачастую высказывают сомнения, что, мол, оптимизация нужна, мы понимаем, в чем она заключается, но конкретных результатов представить не можем. Они не хотят видеть информацию в цифрах или письменный отчет в духе «производительность труда увеличилась на сорок процентов, а время процесса сократилось на пятьдесят процентов», а требуют конкретных решений и простых примеров «на пальцах».

Возьмем простой бизнес-процесс и проиллюстрируем пользу оптимизации.

Ситуация характерна почти для каждой компании. Один специалист заключает обычные договора. Работы у него много, приходится даже задерживаться после трудового дня. Он торопится все сделать быстрее. Коллеги жалуются, что в его договорах есть ошибки и недочеты, и это закономерно. Клиентов у анализируемого сотрудника много, и они тоже негодуют, когда он долго оформляет договор. Понятно, что человек не машина, он начинает ускорять темп и, конечно, делает ошибки.

Решено было наблюдать за его работой, чтобы продумать способы улучшения ситуации. В ходе наблюдения был сделан ряд выводов.

Каждый договор заключался в четыре этапа:

1. проверка документов клиента на их полноту, дальнейшее заверение;
2. распечатка договора, его заполнение клиентом или самостоятельное заполнение;
3. подписание договора со стороны компании у начальника и со стороны клиента;
4. заведение папки, вложение в нее договора, передача на хранение.

На эти действия затрачивалось в среднем сорок минут. В день сотрудник обслуживал примерно от десяти до двенадцати договоров при среднем числе клиентов в день равном пятнадцати.

Выявились потери, которые были на поверхности.

• Документы сотрудник проверял по памяти, поэтому часто перепроверял в процессе – это потеря времени. Остальные работники сетовали, что у них не хватает определенных документов – это рабочий брак. Поэтому клиентам звонили и просили принести недостающие документы – это удар по репутации компании и временные потери. На всех документах сотрудник ставил свои подпись, имя, дату в качестве заверения. Листов около двадцати – это потеря «дублирование».
• Стандартный договор был напечатан в двух экземплярах. В них – пустые строки для заполнения вручную, где часто были ошибки, особенно, если заполнял клиент. Он путался, не все понимал, задавал вопросы, тем самым отвлекая сотрудника. Если документы заполнял сотрудник, то он тоже ошибался, потому что человек. Плюс к этому, другие клиенты были недовольны, что одному из них уделяется так много времени.
• Клиент ставил свою подпись на каждом листе, а это десять раз. То есть опять потеря «дублирование».
• Сотрудник шел к начальнику в кабинет за подписью – это временные потери и возможное ожидание, когда начальника нет на месте.
• Начальник пишет на двух листах имя, должность, ставит подпись. Потом он расписывается на каждом листе, всего восемь раз – это потеря «дублирование». Договор он не проверяет – это потеря «неэффективное использование интеллектуальных ресурсов».

Согласно анализу договора имеются следующие факты:

• пять листов договора, два экземпляра, значит, всего десять листов;
• десять раз пишутся фамилия, имя, отчество полностью – на каждом листе;
• два раза пишутся полные реквизиты компании и реквизиты документа, на основании которого договор заключается.

В работу специалиста были внесены следующие изменения.

• Большим тиражом выпущен чек-лист требуемых с клиента документов. Когда проверяются документы, в перечне ставится отметка, что документ в наличии. Чек-лист вкладывается в пакет документов в первую очередь. Если документов не хватает, то другие в работу не принимаются. Чек-лист отдается клиенту, чтобы он принес недостающие документы.
• Специалист получает штамп со своим именем, должностью, названием компании и выставляемой датой, которая меняется перед началом рабочего дня. Теперь документы визируются не вручную, а штампом.
• Создан и настроен шаблон в MS Excel c информацией для договора. Для распечатки его в MS Word есть функция «Слияние», которая позволяет печатать заполненный договор в нужном количестве. Печатается титульный лист для папки, и вручную его можно не подписывать.
• Специалист получает доверенность на заключение этого вида договоров от имени компании. Теперь визировать его у начальника нет необходимости.

Данные изменения сократили время оформления договора до пятнадцати минут вместо сорока минут исходных. Теперь специалист заключает от восемнадцати до двадцати договоров в день, а не от десяти до двенадцати, как было раньше. Поскольку число клиентов в день осталось неизменным (пятнадцать), то работник разгружен, у него теперь есть время для отдыха.

Пример простой, но наглядный. В практике встречаются более масштабные приемы оптимизации, когда меняется даже география офисов для улучшения деятельности, а не только внутренние процессы компании.

ТОП-5 ошибок оптимизации бизнес-процессов

Совершенствование деятельности направлено на положительные изменения в компании, но иногда спешка или непродуманность действий может привести к противоположному результату. Существуют типичные ошибки, которые приводят к неприятным последствиям.

1. Глобальные изменения

   Топ-менеджмент иногда затевает кардинальные изменения в организации, и начинает воплощать их с помощью оптимизации. При этом прежние процедуры, которые были результативными, перестают работать. Новые же еще не отлажены до конца и не доказали эффективность. Поэтому перед началом перемен имеет смысл разделить все процессы на те, которые работают результативно и те, которые еще не показали уверенный результат.

2. Оптимизация для оптимизации

   Она является инструментом для достижения цели. Когда понимание цели и способов ее достижения отсутствует, мероприятия по совершенствованию деятельности будут только новой нагрузкой, по сути своей бесполезной. То, что будет оптимально в одном случае, бесполезно в другом. Например, в результате оптимизации можно добиться экономии бюджета, но при этом увеличить временной интервал решения задач, понизить качество выпускаемых товаров. Именно поэтому необходима стратегия достижения поставленных целей.

3. Стремление к идеалу

   Когда все процедуры прописаны до мелочей, это загоняет компанию в строгие рамки и вряд ли в конечном итоге приведет к успеху. Идеальных процессов достичь практически невозможно, поскольку меняется ситуация на рынке, появляются новые технологии для достижения цели. На пути стремления к идеалу теряется много времени и ресурсов. Никто не застрахован от того, что после оптимизации процессов они уже будут неактуальны, поскольку рыночная ситуация стала другой. А как отказаться от проведенных мероприятий, когда на них потрачено столько сил, времени и материальных ресурсов. Поэтому необходимо понимание, что основная цель оптимизации – увеличение прибыли в краткосрочном периоде. Следует выделить ключевые процедуры для получения прибыли и оптимизировать в первую очередь их.

4. Оторванность от реальности

   Ошибочно проводить оптимизацию без учета текущего состояния системы. Речь идет, например, об едва начавшей прибыльно работать молодой компании, которую путем оптимизации стремятся сделать идеальной. Все изменения привязаны к сотрудникам, и если они не хотят, не умеют или не знают, что предпринимать, они ничего делать в итоге не будут. Вместо того чтобы сосредоточиться на стратегических задачах и зарабатывании денег, руководство тратит драгоценное время на мотивацию сотрудников, которые не могут поддерживать разработанные процедуры. Когда назревает подобная проблема, следует еще раз все просмотреть, начать оптимизировать эффективные процессы и отказаться от неэффективных.

5. Человеческий фактор

   Человеческий фактор подразумевает наличие сильных и слабых сторон у работников компании. Бывает так, что оптимизация проводится без их учета. Например, сотрудник – хороший продавец, но работу структурировать не может. Поэтому бизнес-процесс, связанный с участком его деятельности, не работает. Понятно, что умение продавать – это важно. Но правильная и структурированная организация труда, отчетность, аналитика не менее важны.

   Специалисту для увеличения продаж в два раза требуется приложить 2x усилий, а для выполнения нового бизнес-процесса, увеличивающего эффективность в полтора раза, — 3x усилий. Это будет не эффективно. Именно поэтому работники, которые участвуют в ключевых бизнес-процессах, должны быть вовлечены в общую деятельность по совершенствованию системы.

   Когда есть желание наладить бизнес-процессы в компании, сделав их эффективными, понятными, работающими, согласованными, начинать нужно с сотрудников. Именно персонал должен понимать цель и методы данного мероприятия, осознавать, для чего все затевается и к чему ведет. Только в этом случае оптимизация бизнес-процессов компании пройдет результативно, принесет пользу и повысит эффективность деятельности при экономии времени и сил.

Любая коммерческая компания нацелена на прибыль. А ее объем всегда зависит от качества услуг, скорости их исполнения, размера клиентской базы, производительности. На любом этапе развития проекта может возникнуть вынужденная стагнация. И даже если остановки не совершилось, существуют переломные моменты, когда всю деятельность необходимо немного модернизировать, изменять некоторые аспекты. Тогда прибыль будет расти скачкообразно. Появятся новые горизонты и реальные возможности их освоения, возрастут ресурсы. Именно эту процедуру усовершенствования мы и разберем в данном обзоре. Взглянем, на оптимизацию бизнес-процессов компании — что это такое, какие существуют методики и правила, нюансы, для чего необходима эта операция, как ее исполнить с примерами и детальным руководством.

Определение

Начнем с азов. Любое одно действие или целый комплекс, совершаемых предприятием и является данным бизнес-процессом. Суть заключается в том, что он всегда направлен на решение конкретной задачи и достижение цели. Доставка оборудования, продажа товара на точке, поступление новинок, маркетинговые акции. Или более широкие пласты — изучение рынка, реализация продукции в определенной географической локации. В любом случае порядок действий можно оптимизировать, улучшать. Технология на предприятии зачастую несовершенная, всегда найдутся более рентабельные пути.

Для чего нужно оптимизировать

Стоит помнить, что модернизация — это очень затратное дело. Оно включает не только трату ресурсов, но и работу практически всех сотрудников предприятия. Таким образом, постоянно проводить улучшение — это неэкономично. Но в деятельности компании всегда есть те самые ключевые точки, когда это сделать жизненно необходимо. Ведь это простой и эффективный способ увеличить прибыль иногда более, чем на 100%.

Часто сотрудники считают, что оптимизация бизнес-процессов в организации — это фактически первый звоночек о сокращениях. И боятся такой инициативы, переживая за рабочие места. На самом деле, ситуация немного иная. Конечно, если в целях экономии какая-то должность просто не нужна, если количественный фактор необходимых работников превышен, то сокращение вполне возможно. Но так же и появление новых мест. Ведь улучшить саму процедуру производства, которая позволит увеличить объем продукции в два раза посредством найма всего пары новых сотрудников, реально.

Что можно модернизировать

Для ответа на данный вопрос посмотрим, какие существуют предпосылки необходимости этого комплекса процедур. На пустом месте обычно такие методики не инициируются, если возникла нужда, значит что-то не в порядке. Тревожных звоночков может быть масса. Но одни из них являются ключевыми, а другие побочными.

Итак, причины следующие:

• Слишком медленно принимаются важные решения, замедленно управление, а реализация отстает от сроков. Эффективность в этом случае ощутимо снижается. Любой достигнутый результат может быть получен за более короткий срок, а значит, часть работы уходит впустую.

• Страдает качество. Это относится к услугам, товарам, исполнению рутинных обязанностей сотрудниками. Все может не удовлетворять критериям качества. Важно заявить параметры, которые в принципе при данных условиях достижимы. Ведь яркий пример ошибок современных компаний в том, что они ставят заведомо недостижимый при текущих условиях уровень качества.

• Нарушена логика сфер управления. Неясно, кто за что отвечает, какие действия находится в той или иной компетенции.

• Плохая коммуникация внутри организации, отделы не успевают друг за другом.

• Количество производства снижается по сравнению с числом нанятого персонала.

Во всех этих случаях необходимо оптимизировать процесс. А направить это действием можно на следующие аспекты:

• Темпы — производства, реализации, обработки заявок клиентов, передачи и доставки товара.

• Цену — покупка оборудования, себестоимость конкретной позиции, расчеты с сотрудниками, итоговая стоимость для клиента.

• Управление — грамотное распределение обязанностей.

4 главных правила

Запустить процедуру не так уж и сложно. Но для этого нужно выбрать цели и задачи, сферу, на которую будет направлена работа. Определиться с методикой, инструментами, способами. Выявить масштабы внедрения, необходимость коренной перестройки функционирования.

Но стратегий на данный момент множество, возможностей — море, выбор затруднен. В любом случае, какой бы метод ни был признан наилучшим в условиях компании, всегда стоит ориентироваться на 4 правила, которые остаются актуальными во всех вариациях улучшения.

Первое — фундамент

Хорошая система работает без сбоев только тогда, когда внедрению предшествовал грамотный анализ. Опытный бизнес-оптимизатор всегда начинает работу со знакомства с проектом. Оценивает уровень и качество производства, текущие риски, прибыль, количество сотрудников. Разбирает, сколько отделов, какие они показывают результаты на разных этапах работы, от кого больше отдачи. Какие стоит упразднить, а какие расширить.

Нужно наглядное описание, лучше всего в форме схемы. И лишь когда она уже есть на руках, стоит переходить к каким-либо разработкам. Иначе неясны становятся не только цели и задачи, но также и слабые места, над которыми и нужно работать. Порой работа над одной сферой не дает результатов, потому что она тесно связана со второй, которая также неразвита. Лучше смотреть на вещи в целом.

Второе — постепенность

Всегда стоит работать, начиная движения от частного к общему. Оценивать все причины, которые вывели предприятие к такому состоянию. Смотреть не только на то, что отдел плохо работает и что у него мало продаж. А еще и на цену, заявленную компанией, привлекательность товара в глазах покупателя, активность маркетинговой политики.

Третье — целевое воздействие

Оптимизация бизнес-процессов малого предприятия, средних компаний и даже огромных холдингов всегда работает на основе гибкой политики. Это значит, что комплекс должен легко подстраиваться под нужды всей организации в целом. Ведь любое неточное вмешательство, может улучшить показатели одной сферы и ухудшить в другой, которая работала стабильно. Предприятие — это живой организм, поэтому нельзя тронуть одни нерв и не задеть другие.

Четвертое — сокращение порой выгодно

Несмотря на то что это очень непопулярная среди работников инициатива, которая не находит одобрения и понимания, а порой это обязательный путь. Особенно в том случае, если рабочие обязанности распределены неправильно. Как простой пример, на который можно ориентироваться — отделы привлечения клиентов, продажи товара и доставки. Именно первый из них отвечает за то, сколько фактически появится новых клиентов у проекта. Остальные лишь обрабатывают заявку, не влияют на объем. То есть, больше сил должно быть направлено на первый отдел. Но если в нем всего 2-3 сотрудника, а в остальных по целому десятку, то силы распределены нелогично. Два отдела нужно срочно сокращать, а первый, напротив, увеличивать. Но сотрудника из доставки же нельзя перевести в маркетинг, он не имеет навыков. Поэтому придется увольнять.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Различным стратегиям и методикам в этой сфере уже много лет. Появились они на Западе, где первые умы в экономической мысли задумались об упрощении, снижении затрат, улучшении работы. С тех пор наука шагнула далеко вперед, появились совершенно новые методы, которые все же основывались на трудах первооткрывателей.

На что именно ориентироваться — это вопрос сугубо индивидуального характера. Каждая компания уникальна, у нее есть собственные факторы, отличающиеся от персональных характеристик любого другого проекта. Да и цели, задачи, слабые места и сферы, нуждающиеся в модернизации, не сходятся. Поэтому сначала тщательный анализ — потом выбор стратегии действий.

Инжиниринг

Данная схема предназначается для выхода на новый пласт информационного характера. Фактически это консультация широкого профиля, направленная на обучения, анализ, ввод новых технология и сокращение уже существующих. Ракурс может быть почти любой. Это и производственная стадия, логистика, доставка товара, исполнение услуг. Все стадии деятельности попадают под описание.

Зачастую это платные консультации, когда профессионалы и эксперты в области дают свои практические рекомендации по усовершенствованию действующего на предприятии механизма эксплуатации объектов и реализации производственных мощностей.

Реинжиниринг

Схожий метод, только он характеризуется коренной перестройкой. Когда практически все механизмы на объекты полностью удаляются. Начинается ввод новых технологий с чистого листа. В таком ракурсе предприятие может даже полностью сменить профиль деятельности. Но зачастую оно просто переходит на более современную и совершенную систему.

Постоянное совершенствование

Такие инструменты оптимизации бизнес-процессов используются в условиях нестабильного рынка. Когда он находится в постоянной динамике. Подстроится под него без вмешательства на всех стадиях не получится. Необходимо в непрекращающемся режиме вносить правки, дорабатывать, исключать потерявшие эффективность приемы, пополнять запасы новинок.

Веяние Total Quality Management

Это разработка и внедрение продукта, который для текущего рынка является абсолютно новым. Работа под конкретную временную точку, способ, который будет актуален и результативен именно сейчас.

Как внедрять новую схему

Успех определяется человеком. Только тот, кто назначен руководителем всего комплекса сможет реально изменить существующее положение вещей. Если выбран верный ракурс, назначена хорошая стратегия, то плохой исполнитель легко все это похоронит на корню. Поэтому всегда обращайте внимание на того, кто будет внедрять новшества.

Он же зачастую и выбирает группу, ответственную за реализацию. Тут от подбора кадров зависит также результат всей работы. Нужны специалисты узкого профиля, которые конкретно в данной области уже обладают опытом. В половине случаев ошибки возникают из-за неправильного выбора сторонней компании. Тех, кто будет анализировать, рекомендовать, совершать действия по внедрению, поставлять новые товары.

Сейчас процедура улучшения во многом завязан на усовершенствовании учета, кассовых операций и адаптации к новым законам. Глобальная маркировка продукции заставляет почти все предприятия полностью перестраивать рабочие процессы.

Отличным союзником станет компания «Клеверенс». Ведь это:

• Решение коробочного типа, направленное на российский сегмент рынка. Все предложения идеально подходят для предприятий, которые действуют на территории РФ. Учитывается специфика местного рынка.

• Индивидуальные решения для фирм. Это пример оптимизации с учетом целей и задач. Исходя из глубокого анализа нужд, структуру работы предприятия.

• Упрощенные приложения. Мы уточняли, что одной из трех важнейших задач являются темпы исполнения и производства. Учет и обработка данных тоже относятся к этому разделу. А с программами от «Клеверенс» управление может взять на себя всего один сотрудник, вооруженный смартфоном. Фактически, это не только повышение скорости, но и снижение затрат работников. То есть, фактор экономии.

Конкретные примеры использования процедур

Взглянем на несколько простейших из них.

• Одним из вариантов может стать перекладывание обязанностей организации на своего клиента. Заполнение бланков, полей анкет, механические действия. Тогда, когда на создание заявок придется выделить целый новый отдел, который будет обрабатывать их, записывать со слов клиента, помешать данные в базу. Конечно, этот принцип работает лишь в том случае, если клиент не может отказаться от исполнителя. Но есть и примеры, когда обязанность переходит на заказчика в добровольном порядке. В заведениях общепита просят, но не заставляют посетителей убрать за собой посуду.

• Другой пример, когда всю работу клиента берет на себе предприятие. То есть, смысл меняется полностью. Все, что должен делать заказчик, выполняют за него сотрудники. Как в элитных ресторанах, когда не успевает человек осушить бокал, как невидимый официант подливает вновь. В таком случае трудозатраты растут, но тянут за собой и конверсию, а также оправдывают более высокую цену на товар или услугу.

Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство и инструкция

Составим небольшой алгоритм действий, чтобы читатель понимал, как реализация и внедрение будет выглядеть вживую. Какие включает в себя этапы, в какой последовательности.

Итак, действовать предстоит следующим образом:

• Изучаем рентабельность. То есть, подсчитывают все ключевые показатели, соотносится время, затраченные ресурсы и предположительный результат. А также обращается внимание на то, как сотрудники воспринимают новшества. Если позитивно, то процесс внедрения будет проще и быстрее.

• Исключается пустая работа. Весь алгоритм полностью проверяется на наличие процедур, которые можно сократить. Избавляемся от ненужного. А также сравниваем результативность каждого такого действия и затраченные на него ресурсы.

• Создаем схемы процесса, которые отвечают всем целям и задачам. Ориентироваться нужно именно на цель, а не на ресурсы. Уже потом стоимость можно уменьшать путем снижения некоторых аспектов. Но для базы создаем именно идеальный порядок с высшими показателями эффективности.

• Анализируем итог, документально фиксируем результаты, сравниваем с ожиданиями.

Основные ошибки

Посмотрим, чего стоит избегать. Какие недочеты чаще всего допускаются исходя из статистики:

• Решения без объемного анализа. Всегда следует взвесить все плюсы и минусы.

• Привлечение специалистов, которые не обладают достаточными навыками и опытом.

• Внедрение комплекса, когда анализ еще не завершен.

• Ошибочный выбор целей, определение слабых мест.

• Случайное снижение эффективности отделов, которые не нуждались в доработках.

• Трата сил оптимизаторов на те задачи, которые не являются первостепенными.

Способов оптимизации бизнес-процессов на текущий момент множество. Но стоит понимать, что фундамент для успеха — это даже не верный выбор стратегии, это профессиональные исполнители.

Количество показов: 27404

Содержание:

Введение

Эффективность работы предприятия зависит от того, насколько четко отлажены бизнес-процессы. Поскольку ситуация на рынке меняется молниеносно, механизмы, работавшие вчера, уже сегодня могут дать сбой.

Поэтому эксперты регулярно анализируют бизнес-процессы и делают выводы о целесообразности корректировки. По результатам анализа руководство принимает решение об изменениях действующих схем, что часто помогает снизить затраты или повысить производительность.

Актуальность темы курсовой работы обусловлена значимостью эффективных бизнес-процессов для организации любой сферы деятельности.

На сегодняшний день бизнес-сообщество волнует такая серьезная проблема, как проблема эффективности. Но это достаточно общее высказывание. В данном случае под ним подразумевается вопрос, каким способом можно достигнуть желаемого результата в наиболее короткий срок, при этом используя меньше затрат, но делая это качественнее своих конкурентов. Ведь, как известно, конкуренция в данном секторе экономики очень высокая и является сильным толчком для развития каждого из его составляющих.

Целью курсовой работы является разработка мероприятий оптимизации бизнес-процессов организации ИП Назаровой Н.С.

В соответствии с целью определены задачи работы:

– изучить теоретические аспекты бизнес-процессов организации;

– рассмотреть действующие бизнес-процессы организации ИП Назаровой Н.С.;

– проанализировать показатели эффективности бизнес-процессов организации;

– определить направления повышения эффективности бизнес-процессов организации.

Объект исследования – организация ИП Назаровой Н.С.

Предмет исследования – оценка эффективности бизнес-процессов организации.

В процессе исследования использовались современные методы, инструменты и приемы бизнес-анализа финансово-хозяйственной деятельности компаний, методы системного, логического, статистического и ситуационного анализов, а также статистические методы сбора и обработки первичной информации.

Теоретической основой работы послужили труды ведущих ученых в области менеджмента, организации бизнес-процессов и бизнес-моделирования. Среди авторов, исследовавших отдельные вопросы темы работы, особо можно выделить следующих: Байбуртяна М.А., Громова А.И., Еропкину А.С., Мурыжникову Н.Н., Фляйшман А., Шмидт В. и других.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, списка использованных источников и приложений.

Глава 1. Теоретические аспекты управления бизнес-процессами организации

1.1. Сущность и роль бизнес-процессов в организации

В конце XX века при усиленном росте конкуренции стало ясно, что организация с вертикальной структурой, где деятельность узких специалистов в соответствующих отделах организована до мельчайших деталей, не позволяет ориентировать производство на конечного потребителя. Чтобы выжить на рынке, нужно искать новые пути к повышению конкурентоспособности. Очевидно, что на потребительские свойства оказывают влияние не только процессы изготовления товаров и оказания услуг, но и процессы, поддерживающие это самое производство. Именно поэтому на многих предприятиях стали появляться межфункциональные, горизонтальные процессы. Таким образом, целью одних процессов становится формирование подразделений предприятия, выполняющих отдельные части общего производственного процесса, а других – разделение труда связанного с отделением работы по координированию действий от собственно действий. При этом необходимо отказаться от всех лишних действий, которые могут только разрушить стоимость товаров. На сегодняшний день оптимизация бизнес-процессов входит в число важнейших задач, стоящих перед руководством компаний, которые активно ищут пути приобретения новых конкурентных преимуществ.

По мнению многих ученых, процессный подход изменяет вектор управления, развивает межфункциональное взаимодействие в компании, что способствует достижению ключевых показателей эффективности деятельности всего предприятия, а не только показателей отделов^[1]. Обеспечивается гибкое реагирование на изменения внешней и внутренней среды путем своевременной реализации необходимых мер за счёт принятия решений, основываясь на имеющихся у организации ресурсах и запросах Координирование деятельности отдельных подразделений и контроль бизнес-процессов становится возможным благодаря современным коммуникационным и информационным технологиям.

Процессное управление тесно связано со стратегией компании, поэтому и задачи, решаемые за счет внедрения процессного подхода, целесообразно рассматривать по четырем стратегическим блокам: персонал, внутренние бизнес-процессы, клиенты и финансы^[2].

Большинство существующих рабочих процессов на предприятии состоит из множества функций, а значит неизбежно выходит за рамки одного подразделения. Другими словами, для получения конечного продукта, который можно предоставить клиенту, придется задействовать различные функциональные подразделения. То есть процессы чаще всего протекают горизонтально, а управление – вертикально, что значительно усложняет процедуру обмена информацией между подразделениями.

Все это приводит к росту затрат, связанных с коммуникацией и координацией функциональных подразделений, увеличению сроков принятия управленческих решений и впоследствии к потере клиентов. Как показывает практика, процессное управление позволяет сократить такие затраты на 10-15%. Оптимизированные бизнес-процессы служат основой для разработки различных информационных приложений. Осуществление механизации труда путем внедрения информационных систем ведет к полной или частичной автоматизации выполнения функционала, ранее закрепленного за исполнителем. В зависимости от вида деятельности предприятия, можно поднять уровень автоматизации процессов на 50-70%. В результате внедрения процессного управления удается на 15-20% сократить сроки принятия управленческих решений. Стабильность выполнения бизнес-процессов при этом увеличивается более чем на 60%, а потери сокращаются на 20-25%^[3].

Изучение механизмов построения и функционирования бизнес-процессов требует четкого понимания сущности понятия «бизнес-процесс». Однако в научной литературе нет единого мнения относительно определения изучаемого понятия.

Так, с точки зрения Переверзева П.П., «бизнес-процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя»^[4]. Этого же подхода придерживаются W.E. Deming, О.В. Кольцова, В.И. Меньщикова, Б.Е. Лужанский и другие.

Схожее определение дают и авторы книги «Реинжиниринг корпорации» М. Хаммер и Д. Чампи: «бизнес-процесс – совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя»^[5].

Кобец Е.А., Павлов А.Ю., Защитина Е.К. рассматривают бизнес-процесс как «процесс, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности»^[6].

Многие авторы в качестве синонима понятия «бизнес-процесс» используют понятие «процесс». Так, в пункте 3.4.1 стандарта ИСО 9000:2000 (2005) «процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходы». В то же время Й. Беккер говорит о процессе как о «завершенной, с точки зрения содержания, временной и логической очередности, последовательности операций»^[7].

На базе вышеизложенной информации оптимальным для целей данной работы считаем следующее определение: «бизнес-процесс – отдельно выделенная уникальная часть деятельности предприятия, состоящая из совокупности управляемых повторяющихся процессов (процесса), имеющих точки контроля по основным ключевым показателям и общие четко идентифицируемые характеристики, в которой предприятие и (или) клиент получают ценный результат в соответствии с поставленными целями и задачами»^[8].

В данном определении делается акцент на уникальности совокупности процессов, управляемости, повторяемости, обязательном наличии точек контроля и возможности объединения нескольких процессов, имеющих одинаковые и четко идентифицируемые характеристики. Из-за того, что в прочих существующих определениях нет данных отличительных характеристик, происходят путаница и разногласия между менеджерами, бизнес-консультантами, директорами, а, следовательно, и ошибки при построении и совершенствовании бизнес-процессов и процессов.

Процесс будем рассматривать в качестве составляющей единицы бизнес-процесса, в которой подробно в виде схемы описаны основные действия и процедуры, происходящие для достижения целевого результата в рамках бизнес-процесса.

Бизнес-процессы разделяют на основные, сопутствующие, вспомогательные, обеспечивающие, процессы управление и процессы развития (рисунок 1).

Рисунок 1 — Связь основных, обеспечивающих бизнес-процессов и бизнес-процессов развития и управления^[9]

Основные бизнес-процессы генерируют доходы компании. К ним относятся процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Именно основные бизнес-процессы формируют результат и потребительские качества, за которые внешний клиент готов платить деньги. Так, для деревообрабатывающего завода основным бизнес-процессом может быть производство древесно-стружечной плиты.

Сопутствующие бизнес-процессы – это процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующему основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной ремонтной базе является сопутствующим процессом^[10].

Вспомогательными бизнес-процессами являются процессы, предназначенные для жизнеобеспечения основных и сопутствующих процессов и ориентированные на поддержку их специфических черт. Например, для ТЭЦ вспомогательным бизнес-процессом является процесс ремонта производственного оборудования.

Обеспечивающие процессы поддерживают инфраструктуру компании, предназначены для жизнеобеспечения всех остальных процессов и ориентированы на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения, кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.

Бизнес-процессы управления – это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и предприятия в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий^[11].

Бизнес-процессами развития являются процессы совершенствования производимого товара или услуги, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, а также инновационные процессы. Например, это проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.

Управление бизнес-процессом – Business Process Management (BPM) концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям^[12].

Таким образом, процессный подход на сегодняшний день активно доминирует над функциональным и доказал свое превосходство и эффективность. Основным понятием процессного подхода является «бизнес-процесс». Детальное рассмотрение понятия «бизнес-процесс» и проведенный анализ существующих определений «бизнес-процесса», «процесса» позволили выделить основные характеристики, которыми должен обладать любой бизнес-процесс, что дало возможность выбрать оптимальное определение бизнес-процесса для целей работы.

1.2. Показатели эффективности бизнес-процессов организации

Процессный подход к управлению предприятием основан на выделении объектов для исследования, выявлении определенных закономерностей и тенденций развития хозяйственной деятельности, дальнейшем применении функций управления: организация, планирование и контроль бизнес-процессов предприятий^[13].

Сам термин показателей бизнес-процесса позаимствован, и является копией с Key Performance Indicators. Названная категория западного менеджмента подразумевает совокупность характеристик деятельности организации, помогающих в достижении стратегических и операционных целей. Их использование помогает предпринимателю оценить текущее состояние внутреннего управления, построить и реализовать грамотную стратегию управления. Английское слово performance не поддается однозначной трактовке. Чаще всего переводится как «производительность». Стандарт ISO 9000:2008 разделяет performance на две составляющие:

– результативность как способность ориентироваться на результат;

– эффективность – возможность реализовывать цели и планы в условиях действия ограничений касательно сроков, затрат, коммерческой тайны.

Эффективность бизнес-процесса – это признак, характеризующий продуктивность использования финансовых и технических ресурсов при решении задач, поставленных руководством компании. Основной целью предприятия является получение прибыли. Однако в определенный промежуток времени она может быть другой: завоевание новых рынков, модернизация производства^[14].

Эффективность работы компании рассматривается как совокупность эффективности всех значимых внутренних процедур. Ее повышение констатируется при улучшении следующих характеристик^[15]:

1. Рост прибыли за счет наращивания клиентуры, диверсификации источников дохода.

2. Сокращение расходов на изготовление продукции или предоставление услуг путем ликвидации сырьевых или товарных запасов, высвобождения неиспользуемого оборудования, производственных и торговых площадей.

3. Снижение операционных расходов как результат выявленных и устраненных непроизводительных потерь.

4. Сокращение длительности производственного цикла, времени доставки товара потребителю.

Результативность бизнес-процесса – это соотношение между достигнутыми предприятием результатами и затраченными им ресурсами. Эффективность и результативность тесно взаимосвязаны^[16].

Показатели эффективности обычно касаются стоимости, времени и качества. При процессном подходе к менеджменту выделяют показатели, характеризующие: стабильность процессов; результативность процедур; целевые показатели эффективности; ключевые операционные показатели; конкурентоспособность продукции; финансовые показатели эффективности.

Определяющими в оценке деятельности субъекта хозяйствования являются целевые показатели эффективности. Они отображают достижение целевого результата – получения прибыли. Соответственно, ключевой задачей любого внутреннего процесса компании в итоге является максимальная эффективность при достижении целевого результата^[17].

Оценка эффективности бизнес-процессов заключается в анализе финансовых и нефинансовых показателей деятельности компании с целью установления значимых характеристик по операциям, их направлениям и связям, которые оказывают влияние на данные показатели.

Оптимизация бизнес-процессов – это совершенствование (актуализация, регламентация и рационализация) последовательных операций или действий, которые оказывают влияние на показатели эффективности, как в целом по компании, так и по отдельным ее структурным подразделениям и связям между ними^[18].

Показатели по процессам делятся на ключевые KPI (key performance indicator) и показатели по процессам PPI (procedure performance indicators). К ключевым относят, как правило, показатели, характеризующие цели бизнеса (или бизнес-единицы) – это может быть уровень рентабельности, валовая выручка, доля рынка или узнаваемость бренда. К показателям по процессам относят индикаторы, характеризующие результативность выполнения процесса – время операций, количество рекламаций по операциям и т.д.

Key Performance Indicators = KPI = Ключевые показатели эффективности (КПЭ) – это система измерения поставленных целей, в основе, которой лежит обычная математика подсчета «План / Факта» выполнения цели в процентах. В определенной ситуации ключевые показатели эффективности (КПЭ) определяют контрольные точки в процессе достижения многоэтапных задач^[19].

Key Performance Indicators (KPI) может переводиться на русский язык в различных источниках по-разному, например: «ключевые показатели эффективности», «ключевые показатели результативности», «ключевые показатели деятельности».

Принято говорить, что показатель является KPI, если он измеряет достижение цели. Технология постановки, контроля и пересмотра целей работы сотрудников и подразделений в целом – это задача современной системы управления. Одна из популярных концепций управления KPI называется «Управление по целям».

Management by Objectives = MBO = Управление по целям – это процесс согласования целей внутри организации, при котором руководство компании и сотрудники, выставляя цели, как правило, «сверху вниз», понимают существование иерархии целей внутри компании^[20].

Проще говоря, Management by Objectives (МВО) означает, что каждый руководитель, от топ-менеджеров до линейного уровня, и каждый сотрудник в организации должен иметь четкие KPI, которые обеспечивают выполнение KPI руководителей вышестоящих уровней.

Сама цель, которая измеряется с помощью KPI, должна отвечать концепции SMART, т.е. иметь^[21]:

S – specific / Конкретность (быть конкретной, иметь конкретный результат);

M – measurable / Измеримость (быть измеримой, иметь измерение достижения, т.е. KPI);

A – achievable / Достижимость (иметь необходимые ресурсы для достижения);

R – relevant / Значимость (быть актуальной, выполнение данной задачи необходимо сейчас);

T – time-bound / Ограниченность по времени (иметь срок, определенность во времени).

Применение в организации подхода Management by Objectives (MBO) позволяет систематизировать процесс постановки задач и оценки результативности персонала посредством выставления личных KPI показателей сотрудникам.

Методика «Управление по целям» является эффективным инструментом для постановки и контроля выполнения задач на уровне тактического менеджмента. При этом согласно требованиям систем менеджмента качества на предприятии (ISO 9001) задачи на уровне тактического менеджмента должны согласовываться (вытекать) из задач, определенных на стратегическом уровне, где наиболее эффективным инструментом управления является «Сбалансированная система показателей» (ССП).

Balanced Scorecard = BSC = Сбалансированная система показателей (ССП) – один из мощных инструментов стратегического менеджмента, который позволяет формализовать стратегические цели компании и далее декомпозировать их до уровня операционной деятельности и основных бизнес-процессов. В качестве ключевых уровней декомпозиции принято выделять следующие группы показателей^[22]:

– финансы (финансовые показатели);

– клиенты и Продукты (показатели продаж);

– бизнес-процессы (показатели эффективности процессов);

– персонал (показатели обучения и развития персонала).

На всех уровнях контроль сбалансированной системы показателей (BSC) осуществляется через так называемые Key Performance Indicator (KPI) – Ключевые показатели эффективности.

Глава 2. Анализ управления бизнес-процессом в организации на примере ИП НазаровА Н.С.

2.1. Характеристика организации и действующих бизнес-процессов

Организация ИП Назаровой Н.С. осуществляет транспортно-экспедиционную деятельность на территории Российской Федерации. Основным направлением деятельности предприятия является перевозка грузов по России автомобильным и железнодорожным транспортом. Отправными и конечными точками являются филиалы компании.

Конкурентной стратегией организации по классификации Ф. Котлера является «стратегия следования за лидером». Миссия, которую обозначила для себя компания, на рынке звучит таким образом: «Индивидуальный подход к каждому заказу и качественное выполнение услуг в заданные сроки».

Рассмотрим показатели операционной деятельности ИП (таблица 1).

Таблица 1

Показатели операционной деятельности ИП Назаровой Н.С.

за 2017-2019 гг., тыс. руб.

Экономические показатели результатов деятельности ИП Назарова Н.С. показывают, что чистая прибыль организации по итогам 2019 г. составила 30427 тыс. руб. после уплаты всех налогов, что на 149,26% больше финансового результата организации в 2018 г. (12207 тыс. руб.). Уровень валовой прибыли (доходы – расходы) в 2019 г. увеличился на 40,37%.

Изменения вызваны превышением темпов сокращения себестоимости продаж малого предприятия (на 20,29%) над темпами сокращения доходов (на 17,74%). В целом, транспортно-логистическая деятельность ИП в 2019 году была недостаточно эффективна, несмотря на итоговый рост чистой прибыли, который объясняется снижением себестоимости грузоперевозок, продажей запасов и повышением доходов от неосновного вида деятельности (страхование, хранение, финансовые вложения).

В 2018 году ситуация в организации характеризовалась воздействием внешних и внутренних факторов. Низкая эффективность управленческих бизнес-процессов привела к сокращению чистой прибыли на 55,41%.

Сквозным бизнес-процессом являются грузоперевозки, которые и составляют основную деятельность компании. Технология процесса представлена на рисунке 2 с помощью модели, построенной в Microsoft Office Visio.

1 этап. Заказчик обращается с заявкой на доставку груза по телефону филиала, указанному на сайте компании, в результате чего менеджер клиентского отдела формирует заказ-наряд. Решается вопрос, каким образом будет происходить доставка груза на склад: доставит клиент или представители предприятия ИП Назаровой Н.С. заберут из назначенного места самостоятельно за дополнительную оплату. Так же заказчику предлагают услуги по упаковке груза и страхованию.

2 этап. После урегулирования условий поставки с клиентом начинается процесс непосредственной работы с грузом: прием груза, проверка его состояния, фиксация в документации. Тем временем, отдел логистики просчитывает рациональный маршрут, составляет маршрутный лист, подает заявку в бухгалтерию и в транспортный отдел о необходимых ресурсах, подбирается водитель.

Рисунок 2 — Технология процесса «грузоперевозки» организации ИП Назаровой Н.С.

3 этап. На данном этапе бизнес-процесса груз разных клиентов консолидируется по направлениям и, согласно заявленному расписанию, загружается в автотранспорт, после чего транспортные средства отправляются в филиалы компании. В момент нахождения груза в пути диспетчерская служба поддерживает связь с водителем, чтобы в случае задержки прибытия уведомлять филиалы, которые, в свою очередь, информируют клиентов.

4 этап. По прибытию автотранспорта на склад филиала получателя, его разгружают. После проверки состояния груза составляются отчетные акты, уточняется форма и размер оплаты, способ доставки груза клиенту (самовывоз или доставка предприятием ИП Назаровой Н.С.).

В организации системы обслуживания клиентов логистических услуг компании принимает участие специальное структурное подразделение по работе с клиентами, осуществляющее следующие основные функции:

– организация клиентского обслуживания с учетом положений Стандарта, договорных обязательств, регламентов и других нормативных актов;

– прием, обработка и анализ поступивших обращений;

– работа с жалобами;

– изучение потребностей и мониторинг степени удовлетворенности клиентов;

– маркетинг услуг;

– сбор и предоставление руководству компании отчетов по взаимодействию с клиентами и предложений по улучшению качества обслуживания.

Действия и временные параметры процесса представлены в таблице 2.

Таблица 2

Действия и временные параметры процесса «грузоперевозки» организации ИП Назаровой Н.С. (автоперевозка)

Длительность процесса: 1 620 мин.

Длительность Value-added: 775 мин.

PCE – эффективность цикла: 775 / 1 620 * 100 = 47,84% < 50% – эффективность процесса низкая и не обеспечивает необходимого уровня качества обслуживания клиентов.

Рассмотрим подробно цепочку создания ценности процесса обслуживания покупателя услуги грузоперевозки (рисунок 3).

Рисунок 3 — Цепочка создания ценности процесса обслуживания покупателя услуги грузоперевозки

В процессе обслуживания клиента в организации ИП Назаровой Н.С. может возникнуть проблема переоформления заявки на этапе после проверки заявки, корректировки информации после внесения данных в базу. Критической ошибкой процесса является отказ от грузоперевозки.

Перейдем к описанию бизнес-процесса «Грузоперевозки» с помощью специализированного CASE-средства ERwin в графической нотации IDEF0 (рисунок 4).

Рисунок 4 — Контекстная IDEF0 диаграмма бизнес-процесса

«Грузовые перевозки» организации ИП Назаровой Н.С.

Входными данными бизнес-процесса являются заявка на грузоперевозку, оплата, груз. На выходе клиент получает груз и отчетную документацию.

Участниками процесса являются: диспетчеры, бухгалтерия, отдел логистики, водитель, склады (отправления и назначения), транспортный отдел, грузчики.

Детализация контекстной диаграммы представлена на рисунке 5.

Детализация показывает, что весь процесс может быть разбит на 6 подпроцессов: прием заказа на грузоперевозку оператором офиса компании; прием груза на склад при участии кладовщика и грузчиков; подготовка к отправке отделом логистики, транспортным отделом, бухгалтерией и грузчиками; доставка груза водителями; прием груза на склад грузчиками при участии ответственного за учет специалиста; забор груза клиентом.

Рисунок 5 — Детализация контекстной диаграммы бизнес-процесса «Грузовые перевозки» организации ИП Назаровой Н.С.

Процесс является сложным и территориально-распределенным. На текущий момент регулярно происходят сбои, как вследствие неконтролируемых факторов (ремонт дорог, погодные условия и т.д.), так и из-за человеческого фактора. Следует отметить, что контролировать всю систему без эффективной системы качества, подкрепленной автоматизированной информационной системой, практически невозможно.

Аналогичным образом организованы грузоперевозки железнодорожным транспортом. Различия заключаются в уровнях взаимодействия – при перевозках ж / д транспортом предприятие ИП Назаровой Н.С. активно взаимодействует со специалистами РЖД при определении маршрута перевозки и пунктов стоянок груза.

Перевозку любого груза сопровождают оформлением товаросопроводительных документов.

Рассмотрим процесс грузоперевозок с точки зрения сопроводительных подпроцессов, они графически представлены на рисунке 6.

Отдел финансового планирования

Система контроллинга

Подготовка ТС

Бухгалтерия

Рисунок 6 — Сопроводительные подпроцессы грузоперевозок

организации ИП Назаровой Н.С.

В рамках матричной технологии грузоперевозок члены проектной команды подчинены не только руководителям проекта, но и функциональным руководителям на каждом конкретном этапе жизненного цикла. Проектные управленцы целиком и полностью несут ответственность за реализацию стратегии по технологии, а функциональные делегируют им часть своих полномочий и выделяют необходимых сотрудников. Данный тип управления направлен на эффективное выполнение задач посредством проектной кооперации всех подразделений. Таким образом, можно сделать вывод о том, что в организации ИП Назаровой Н.С. есть предпосылки для внедрения процессного подхода.

2.2. Оценка показателей эффективности бизнес-процессов организации

Проведем оценку трудоемкости бизнес-процесса «Грузовые перевозки» организации ИП Назаровой Н.С. (таблица 3).

Таблица 3

Оценка трудоемкости бизнес-процесса «Грузовые перевозки» организации ИП Назарова Н.С.

На выполнение одного месячного цикла бизнес-процесса «Грузовые перевозки» организации требуется от 8,9 до 33,9 дней. В среднем компания оказывает услуги грузоперевозки 5-6 клиентам. Перед этапом приема груза на склад отказываются от услуг организации ИП Назарова Н.С. примерно 2 клиента ежемесячно, при подготовке груза к отправке – еще 2 клиента, перед доставкой груза – 1 клиент. Значительное число отказов обусловлено возросшими требованиями к организации логистического сервиса, определяющими высокую скорость выполнения бизнес-процессов, которой у рассматриваемой организации нет.

Годовые затраты рабочего времени организации ИП Назарова Н.С. составляют от 8,9 * 8 * 12 = 854,4 часов до 33,9 * 8 * 12 = 3254,4 часов. Примем в расчет усредненный показатель: (854,4 + 3254,4) / 2 = 2054,4 ч. В расчете принимается нагрузка на одного участника бизнес-процесса.

Годовое рабочее время в 2019 году составило 1775,4 часа.

С учетом потерь рабочего времени (10%) годовое рабочее время в 2019 году составляет: 1775,4 * 0,9 = 1597,86

Эффективность бизнес-процесса: 2054,4 / 1597,86 = 1,29 или 28,57%.

Проведем детализацию основных подпроцессов бизнес-процесса «Грузовые перевозки» организации и выявим возможные проблемы и критические ошибки.

Схема процесса оформления сопроводительной документации на груз представлена в Приложении 1.

При оформлении сопроводительной документации на груз возможно возникновение следующих проблем:

– несоответствие фактического груза заявленным данным.

Критическая ошибка – нарушение условий договора клиентом или организацией.

Детализированная схема процесса погрузки и разгрузки груза, осуществления перевозки представлена в Приложении 2.

Возможные проблемы:

– поломка груза при погрузке, выявление несоответствий документации;

– нарушение правил ПДД при перевозке водителем транспортного средства;

– несоответствие порядка и условий погрузки требованиям клиента и / или политики обслуживания.

Критические ошибки: возникновение материального ущерба клиенту, получение штрафов ГИБДД, нарушение требований перевозки груза.

Схема процесса разгрузки груза на складе пункта назначения представлена в Приложении 3.

В процессе разгрузки груза возможно возникновение проблем при перегрузке груза с ж / д транспорта на автотранспорт в виде поломки груза при погрузке. При перевозке груза до склада пункта назначения водителем могут быть нарушены правила ПДД, может произойти поломка груза при разгрузке. При формировании отчетной документации может быть зафиксирована задержка груза в пути.

Критические ошибки: возникновение материального ущерба, штрафы ГИБДД, нарушение сроков доставки (штраф в пользу клиента).

Таким образом, на каждом подпроцессе процесса грузоперевозки могут возникнуть обстоятельства, способствующие финансовым потерям организации ИП Назарова Н.С.

Проведем SWOT-анализ бизнес-процесса (таблица 4).

Таблица 4

SWOT-анализ бизнес-процесса «грузоперевозки»

Общая оценка эффективности бизнес-процессов организации дается с помощью стандартных экономических показателей рентабельности.

Экономическая оценка показывает, что осуществление грузоперевозок (рентабельность продаж по прибыли от реализации) в 2019 году осуществлялось с существенным ростом эффективности – с 1,33% в 2018 году до 1,99%. Показатель общей рентабельности отражает эффективность организации всех видов деятельности компании – рост с 0,93% до 2,5% за 2019 год. Рентабельность продаж по чистой прибыли указывает на итоговую эффективность всех бизнес-процессов компании – рост с 0,64% до 1,95% в 2019 году. В целом, максимальная эффективности процесса грузоперевозок была достигнута в 2017 году (2,69%).

Низкие значения показателей указывают на необходимость корректировки существующих бизнес-процессов, ускорения реализации основных направлений деятельности.

Проведем оценку затрат бизнес-процесса «грузоперевозки» организации (таблица 5).

Таблица 5

Оценка затрат бизнес-процесса «грузоперевозки» организации ИП Назарова Н.С.

Стоимость выполнения бизнес-процесса составляет 101915 руб. / мес. или 1222980 руб. / год для перевозок автомобильным транспортом.

Действия и временные параметры процесса сведены в таблице 6.

Таблица 6

Действия и временные параметры процесса ТЭО клиентов

(железнодорожные перевозки)

Длительность процесса: 1 840 мин. Длительность Value-added: 975 мин.

PCE – эффективность цикла: 975 / 1 840 * 100 = 52,99%.

Эффективность цикла ТЭО при перевозке грузов железнодорожным транспортом составляет 52,99%, что выше 50%, но недостаточно для высокой эффективности организации процесса.

Транспортно-экспедиционное обслуживание (ТЭО) клиентов включает несколько этапов:

1. Обработка заявки – предполагает два возможных варианта на выходе: подтверждение выполнимости заявки или не подтверждение (предполагает отмену заказа). Заявка поступает к менеджеру по продажам.

2. Выбор рационального варианта доставки груза потребителю, подготовка груза к перевозке, оформление сопроводительной документации. Выполняется менеджером по ТЭО.

3. Расчет стоимости доставки груза менеджером по ТЭО. Клиенту предоставляется счет на оплату.

4. Погрузка груза на транспортное средство. Выполняется работниками склада.

5. Разгрузка груза на склад временного хранения (при необходимости). Также выполняется работниками склада.

6. Промежуточное хранение груза (при необходимости).

7. Перегрузка груза с одного вида транспорта на другой (при необходимости).

8. Разгрузка груза в пункте назначения.

Директор, как участник организации ТЭО осуществляет функции контроля на основных этапах процесса и принимает решения по оптимизации и развитию логистического сервиса, однако отдельным этапом бизнес-процесса контроль не выделен, что осложняет участие директора в управлении ТЭО.

Складская служба непосредственно осуществляет процесс подготовки и погрузки на транспортное средство груза при оказании логистической услуги, связанной с доставкой.

Типовые параметры средней продолжительности взаимодействия с клиентом представлены в таблице 7.

Таблица 7

Типовые параметры средней продолжительности взаимодействия с клиентом организации

В целях повышения качества обслуживания в компании предусмотрена возможность выезда сотрудника в офис клиента для заключения договора.

Эффективность процесса ТЭО определяется по результатам оценки качества обслуживания клиентов

Оценка качества обслуживания в организации ИП Назарова Н.С. по результатам ежегодной экспертной оценки, проводимой в компании, представлена в таблице 8.

В экспертной оценке качества обслуживания клиентов предприятия в 2019 году принимали участие: начальник клиентского отдела, начальник транспортного отдела, начальник отдела логистики. Оценка проводилась путем заполнения оценочного листа.

Таблица 8

Оценка качества обслуживания в организации ИП Назарова Н.С., 2019 год^[23]

Оценка качества обслуживания 7,5 говорит о необходимости разработки эффективной системы обслуживания, учитывающей пожелания клиента и требования рынка транспортно-экспедиционных услуг.

Заключение

В курсовой работе проведен анализ управления бизнес-процессом на примере организации ИП Назарова Н.С.

Изучены теоретические аспекты оценки эффективности бизнес-процессов организации.

Бизнес-процесс – отдельно выделенная уникальная часть деятельности предприятия, состоящая из совокупности управляемых повторяющихся процессов (процесса), имеющих точки контроля по основным ключевым показателям и общие четко идентифицируемые характеристики, в которой предприятие и (или) клиент получают ценный результат в соответствии с поставленными целями и задачами.

Процесс решено рассматривать в качестве составляющей единицы бизнес-процесса, в которой подробно в виде схемы описаны основные действия и процедуры, происходящие для достижения целевого результата в рамках бизнес-процесса.

Процессный подход на сегодняшний день активно доминирует над функциональным и доказал свое превосходство и эффективность. Основным понятием процессного подхода является «бизнес-процесс». Детальное рассмотрение понятия «бизнес-процесс» и проведенный анализ существующих определений «бизнес-процесса», «процесса» позволили выделить основные характеристики, которыми должен обладать любой бизнес-процесс, что дало возможность выбрать оптимальное определение бизнес-процесса для целей работы.

Выделены методы анализа бизнес-процессов организации: методы моделирования, качественной (SWOT-анализ) и количественной (абсолютные и относительные показатели) оценки.

Рассмотрены показатели эффективности бизнес-процессов организации: ключевые KPI (key performance indicator) и показатели по процессам PPI (procedure performance indicators).

Проведен детальный анализ бизнес-процессов организации ИП Назарова Н.С. Основное внимание уделено процессам грузоперевозки, так как организация осуществляет транспортно-экспедиционную деятельность на территории Российской Федерации.

Экономические показатели результатов деятельности ИП Назарова Н.С. показали, что чистая прибыль организации по итогам 2017 г. составила 30427 тыс. руб. после уплаты всех налогов, что на 149,26% больше финансового результата организации в 2016 г. (12207 тыс. руб.). Уровень валовой прибыли (доходы – расходы) в 2017 г. увеличился на 40,37%.

В целом, транспортно-логистическая деятельность ИП в 2017 году была недостаточно эффективна, несмотря на итоговый рост чистой прибыли, который объясняется снижением себестоимости грузоперевозок, продажей запасов и повышением доходов от неосновного вида деятельности (страхование, хранение, финансовые вложения).

Оценка эффективности бизнес-процесса «грузоперевозки» по методу оценки действий и временных параметров показала результат 47,84% < 50% – эффективность процесса низкая и не обеспечивает необходимого уровня качества обслуживания клиентов.

В процессе обслуживания клиента в организации ИП Назарова Н.С. может возникнуть проблема переоформления заявки на этапе после проверки заявки, корректировки информации после внесения данных в базу. Критической ошибкой процесса является отказ от грузоперевозки.

Составлены контекстная IDEF0 диаграмма бизнес-процесса «Грузовые перевозки» и детализация контекстной диаграммы.

Процесс является сложным и территориально-распределенным. На текущий момент регулярно происходят сбои, как вследствие неконтролируемых факторов (ремонт дорог, погодные условия и т.д.), так и из-за человеческого фактора.

При оформлении сопроводительной документации на груз возможно возникновение следующих проблем:

– несоответствие фактического груза заявленным данным.

Критическая ошибка – нарушение условий договора клиентом или организацией.

Возможные проблемы процесса погрузки и разгрузки груза, осуществления перевозки:

– поломка груза при погрузке, выявление несоответствий документации;

– нарушение правил ПДД при перевозке водителем транспортного средства;

– несоответствие порядка и условий погрузки требованиям клиента и / или политики обслуживания.

Критические ошибки: возникновение материального ущерба клиенту, получение штрафов ГИБДД, нарушение требований перевозки груза.

В процессе разгрузки груза возможно возникновение проблем при перегрузке груза с ж / д транспорта на автотранспорт в виде поломки груза при погрузке. При перевозке груза до склада пункта назначения водителем могут быть нарушены правила ПДД, может произойти поломка груза при разгрузке. При формировании отчетной документации может быть зафиксирована задержка груза в пути.

Критические ошибки: возникновение материального ущерба, штрафы ГИБДД, нарушение сроков доставки (штраф в пользу клиента).

Оценка показала, что на каждом подпроцессе процесса грузоперевозки могут возникнуть обстоятельства, способствующие финансовым потерям организации ИП Назарова Н.С.

Низкие значения показателей рентабельности организации указывают на необходимость корректировки существующих бизнес-процессов, ускорения реализации основных направлений деятельности.

библиография

1. Байбуртян М.А. Диагностика бизнес-процессов предприятия в условиях внедрения системы корпоративного финансового контроллинга / М. А. Байбуртян // Управленческий учет. – 2018. – № 6. – С. 29-40.
2. Беляцкая Т.Н. Методы моделирования бизнес-процессов предприятий / Т. Н. Беляцкая, М. А. Амелин // Новая экономика. – 2018. – № 2. – С. 57-63.
3. Варзунов А.В., Торосян Е.К., Сажнева Л.П., Анализ и управление бизнес-процессами: учебное пособие. – СПб: Университет ИТМО, 2016. – 112 с.
4. Громов А.И., Фляйшман А., Шмидт В. Управление бизнес-процессами: современные методы: монография; под редакцией А. И. Громова. – М.: Издательство Юрайт, 2016. – 368 с.
5. Долгова Ю.И. Сетевое планирование и управление на предприятии // Информационные технологии в проектировании и производстве. – 2018. – № 3. – С. 56-64.
6. Долгопалец Н.С. Подходы к анализу эффективности управления бизнес-процессами / Н. С. Долгопалец // Новая экономика. – 2018. – № 1. – С. 75-82.
7. Еропкина А.С. Общие принципы проведения реинжиниринга бизнес-процессов // Экономика и предпринимательство. – 2016. – № 4. – С. 569-572.
8. Жданкин Н.А. Инновационный менеджмент: учебник / Н.А. Жданкин. – М.: КНОРУС, 2017. – 316 с.
9. Игнатова Л.Н. Проблемы и возможности стратегического планирования в системе внутрифирменного управления // Научные исследования и разработки. Экономика фирмы. – 2016. – № 3. – С. 22-24.
10. Кобец Е.А., Павлов А.Ю., Защитина Е.К. Конкурентоспособность бизнес-процессов в высокотехнологичном производстве, направленных на импортозамещение продукции // Экономика: вчера, сегодня, завтра. – 2017. – Том 7. № 9А. – С. 65-75.
11. Косогова К.И. Актуальные проблемы стратегического планирования в Российской Федерации // Власть. – 2016. – № 11. – С. 223-224.
12. Кулагина Н.А., Исайчекова В.В. Методология комплексной оценки стратегической позиции фирмы на основе оптимизации бизнес-процессов // Экономика и предпринимательство. – 2018. – № 5. – С. 1157-1162.
13. Медведев А.В. Теоретические аспекты реинжиниринга бизнес-процессов современного предприятия // Экономика и предпринимательство. – 2016. – № 2. – С. 786-790.
14. Мурыжникова Н.Н. Применение методологии моделирования бизнес-процессов ARIS в малом бизнесе // Инновационная наука. – 2017. – № 3-1. – С. 193-195.
15. Слабинская И.А. Выделение бизнес-процессов в системе внутреннего контроля / И.А. Слабинская. Ю.А. Ткаченко // Вестник Белгородского гос. технологического ун-та им. В.Г. Шухова. – 2016. – № 1. – С. 190-194.
16. Сычева М.А. Организация системы внутреннего контроля бизнес-процесса «Закупка сырья и материалов» / М.А. Сычева, В.Г. Широбокова // Научный альманах. – 2016. – № 11-1 (25). – С. 301-304.
17. Управление бизнес-процессами предприятия: учебное пособие / сост. Е.В. Пирогова. – Ульяновск: УлГТУ, 2017. – 107 с.
18. Черненко Я.А. Сравнительный анализ методов диагностики бизнес-процессов // Научно-методический электронный журнал «Концепт». – 2016. – Т. 17. – С. 136-140.
19. Чернышева Т. Проектный менеджмент – дисциплина и планирование // Наука и инновации. – 2016. – № 2. – С. 51-54.
20. Чукарин А.В. Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении современной инфокоммуникационной компанией / А.В. Чукарин. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 512 с.

Приложения

Приложение 1

Схема процесса оформления сопроводительной документации

Приложение 2

Схема процесса погрузки и разгрузки груза, осуществления перевозки

Приложение 3

Схема процесса разгрузки груза на складе пункта назначения

1. Эйсен Н. Чтобы управлять, надо измерять / Н. Эйсен, В. Горбунов // Проблемы теории и практики управления. – 2016. – № 4. – С. 129-141. ↑

2. Селиверстов В.Е. Стратегическое планирование и стратегические просчеты: российские реалии и тенденции // Регион: экономика и социология. – 2016. – № 4. – С. 6-46. ↑

3. Управление бизнес-процессами предприятия: учебное пособие / сост. Е.В. Пирогова. – Ульяновск: УлГТУ, 2017. – с. 61. ↑

4. Переверзев П.П. Анализ взаимосвязей бизнес-процессов, организационной структуры и функций информационных систем предприятия на основе матричного исчисления // Вестник Южно-Уральского гос. ун-та. Сер.: Экономика и менеджмент. – 2015. – Т. 9, № 4. – С. 75-88. ↑

5. Долгопалец Н.С. Подходы к анализу эффективности управления бизнес-процессами / Н. С. Долгопалец // Новая экономика. – 2015. – № 1. – С. 75-82. ↑

6. Кобец Е.А., Павлов А.Ю., Защитина Е.К. Конкурентоспособность бизнес-процессов в высокотехнологичном производстве, направленных на импортозамещение продукции // Экономика: вчера, сегодня, завтра. – 2017. – Том 7. № 9А. – С. 65-75. ↑

7. Байбуртян М.А. Диагностика бизнес-процессов предприятия в условиях внедрения системы корпоративного финансового контроллинга / М. А. Байбуртян // Управленческий учет. – 2015. – № 6. – С. 29-40. ↑

8. Еропкина А.С. Общие принципы проведения реинжиниринга бизнес-процессов // Экономика и предпринимательство. – 2016. – № 4. – С. 569-572. ↑

9. Кулагина Н.А., Исайчекова В.В. Методология комплексной оценки стратегической позиции фирмы на основе оптимизации бизнес-процессов // Экономика и предпринимательство. – 2015. – № 5. – С. 1157-1162. ↑

10. Громов А.И., Фляйшман А., Шмидт В. Управление бизнес-процессами: современные методы: монография; под редакцией А. И. Громова. – М.: Издательство Юрайт, 2016. – с. 174. ↑

11. Чжэн И. Классификация бизнес-процессов в системе управленческого учета / И. Чжэн // Международный научно-исследовательский журнал. – 2017. – № 07 (61) Часть 1. – С. 46-49. ↑

12. Слабинская И.А. Выделение бизнес-процессов в системе внутреннего контроля / И.А. Слабинская. Ю.А. Ткаченко // Вестник Белгородского гос. технологического ун-та им. В.Г. Шухова. – 2016. – № 1. – С. 190-194. ↑

13. Варзунов А.В., Торосян Е.К., Сажнева Л.П., Анализ и управление бизнес-процессами: учебное пособие. – СПб: Университет ИТМО, 2016. – с. 37. ↑

14. Игнатова Л.Н. Проблемы и возможности стратегического планирования в системе внутрифирменного управления // Научные исследования и разработки. Экономика фирмы. – 2016. – № 3. – С. 22-24. ↑

15. Жданкин Н.А. Инновационный менеджмент: учебник / Н.А. Жданкин. – М.: КНОРУС, 2017. – с. 182. ↑

16. Беляцкая Т.Н. Методы моделирования бизнес-процессов предприятий / Т. Н. Беляцкая, М. А. Амелин // Новая экономика. – 2015. – № 2. – С. 57-63. ↑

17. Иванова Т.Ю. Теория организации: учебник / Т. Ю. Иванова. – 4-е изд, стереотип. – М.: КноРус, 2016. – с. 249. ↑

18. Медведев А.В. Теоретические аспекты реинжиниринга бизнес-процессов современного предприятия // Экономика и предпринимательство. – 2016. – № 2. – С. 786-790. ↑

19. Чернышева Т. Проектный менеджмент – дисциплина и планирование // Наука и инновации. – 2016. – № 2. – С. 51-54. ↑

20. Якутин Ю. Становление цифрового управления на макро-, мезо – и макроэкономическом уровнях: возможности универсальной системы анализа кодированных показателей хозяйственной деятельности // Российский экономический журнал. – 2017. – № 2. – С. 27-35. ↑

21. Зубарева Е.В. Контроль в системе оперативного управления экономических субъектов // Фундаментальные и прикладные исследования кооперативного сектора экономики. – 2017. – № 2. – С. 26-30. ↑

22. Елизаров Д.А. Программные средства для моделирования бизнес-процессов / Д.А. Елизаров. // Роль и значение современной науки и техники для развития общества: сборник статей c международной науч.-практ. конф. – Екатеринбург, 2017. – С. 71-73. ↑

23. По данным отчетности организации ИП Назаровой Н.С. за 2019 год ↑

Библиографическое описание:

Ташлыкова, Е. В. Оптимизация бизнес-процессов IT-отдела на примере ЗАО «Пермская целлюлозно-бумажная компания» / Е. В. Ташлыкова, Р. Н. Петухов. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2015. — № 16 (96). — С. 313-316. — URL: https://moluch.ru/archive/96/21619/ (дата обращения: 24.03.2023).

В статье представлен способ оптимизации бизнес-процессов IT-отдела, на основе совместного использования концепции процессного управления и ключевых показателей эффективности.

Ключевые слова: оптимизация бизнес-процессов, процессное управление, ключевые показатели эффективности.

В настоящее время для повышения эффективности деятельности предприятия и его конкурентоспособности необходимо постоянно совершенствовать и оптимизировать бизнес-процессы. Это обусловлено высокой изменчивостью рыночной ситуации, ростом конкуренции, научно-техническим прогрессом.

На большинстве предприятий проводятся мероприятия по оптимизации, повышению эффективности и качества её бизнес-процессов. Эти мероприятия позволяют снизить риск возникновения сбоев в работе предприятия.

Существует множество методов оптимизации бизнес-процессов, каждый метод может быть направлен на повышение определенных параметров процесса: производительность, эффективность, адаптивность, качество процессов [1].

В качестве методов оптимизации бизнес-процессов используются:

1.    Анализ сильных и слабых сторон (SWOT-анализ).

2.    Бенчмаркинг.

3.    Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей KPI.

4.    Метод Lean, «6 Сигма.

5.    Изменение фрагментарности бизнес-процессов.

6.    Анализ бизнес-логики процессов.

7.    Функционально-стоимостной анализ.

8.    Анализ трудоемкости и длительности бизнес-процессов.

9.    Концепция процессного управления.

Процессный подход применяется с целью создания горизонтальных связей в организации, позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат. Процессный подход подразумевает несколько принципов [2]:

—          принцип взаимосвязи процессов (организация представляет собой сеть процессов);

—          принцип востребованности процесса (каждый процесс должен иметь цель, а его результаты востребованы);

—          принцип контроля процесса (для каждого процесса должны быть определены показатели характеризующие процесс и его результаты);

—          принцип ответственности за процесс (за процесс должен отвечать один человек).

Исходя из представленных принципов, можно выделить ключевые элементы процессного подхода: вход-выход процесса, ресурсы, владелец процесса, потребители и поставщики процесса, показатели процесса.

Процессный подход позволяет:

—          понимать процессы, повышать их качество и качество используемых ресурсов;

—          улучшать координацию работ между сотрудниками, сократить дублирование действий;

—          накладывать адресную ответственность за выполнение не просто функциональных обязанностей, а за реализацию конкретного процесса;

—          измерять результаты процессов через KPI и стимулировать их улучшение;

—          создать эффективную систему мотивации сотрудников.

На рисунке 1 представлена схема взаимодействия двух процессов, обратная связь между процессами реализуется посредством контрольной точки, в которой могут быть параметры измерения результатов процесса. Наличие измеряемых параметров в контрольной точке, облегчает принятие решений и контроль над выполнением функциональных обязанностей участников процесса.

Рис. 1. Схема взаимодействия двух процессов

Взаимодействие между процессами происходит следующим образом. Процесс № 2, который является потребителем результата Процесса № 1, формирует требования, которым должен соответствовать результат Процесса № 1. Участник Процесса № 1, выполнив функции, входящие в процесс, проверяет соответствие результата требованиям, в случае если результат не удовлетворяет требованиям, производится его доработка. Точка контроля должна содержать в себе измеряемые показатели производительности, стоимости, времени выполнения и т. д.

Бизнес-процессы IT-отдела ЗАО «ПЦБК» можно условно поделить на четыре группы:

—          бизнес-процессы, направленные на поддержание работоспособности информационных систем предприятия;

—          процессы, обеспечивающие работоспособность электронно-вычислительного оборудования;

—          процессы, направленные на обеспечение работоспособности программного обеспечения;

—          процессы информационной поддержки пользователей предприятия.

Процессы начинаются с четырех событий (рис.2): поступившей заявки или звонка пользователя, распоряжения руководства и необходимости обслуживания ИС. Далее менеджер производит оформление заявок, в случае если это звонок от пользователя, менеджер самостоятельно вводит заявку в систему заявок, таким образом, менеджер становится ответственным лицом за принятие и оформление заявок. После принятия заявки менеджер должен определить исполнителя, в зависимости от работ, указанных в заявке, и компетенций того или иного исполнителя. Вся работа с заявками производится в системе заявок IntraService и в системе электронного документооборота (СЭД).

Рис. 2. Начальные события усовершенствованных процессов

Если заявка включает работы прикладного характера, то он направляется к аналитику, который в свою очередь формирует техническое задание для программиста (рис.3).

Рис. 3. Процесс формирования задания для программиста

После получения всех необходимых материалов, исполнитель приступает к выполнению работ по заявке, по окончанию которых он должен оформить результат работ в системе заявок.

Измерение и анализ показателей процесса являются важнейшими средствами, позволяющими находить пути улучшения процессов. Процесс могут охарактеризовать три группы показателей [3]:

показатели процесса;

показатели продукта процесса

показатели удовлетворенности клиентов процесса.

На рисунке 4 представлена схема взаимодействия процесса оформления заявки и процесса определения исполнителя. Для того чтобы правильно определить исполнителя, необходимо чтобы заявка соответствовала требованиям оформления заявок, определенным участником процесса «определение исполнителя». Таким образом, исполнитель процесса «оформление заявки» проверяет соответствие заявки данным требованиям.

Для измерения процесса оформления заявки определены Показатели 1:

—          количество оформленных заявок;

—          время оформления заявок;

—          количество неверно оформленных заявок.

Для оценки процесса определения исполнителя сформированы Показатели 3:

—          количество верно определенных исполнителей;

—          количество не принятых исполнителями заявок.

Рис. 4. Схема взаимодействия процессов «оформление заявки», «определение исполнителя» и «принятие заявки»

В результате усовершенствования процессов, была создан единый процесс обработки заявок, который обеспечивает учет всех заявок и правильную оценку объема работ, выполняемых сотрудниками отдела.

Литература:

1.         Репин В. В. Бизнес-процесс компании: построение, анализ, регламентация. — М.: Стандарты и качество, 2007. — 240 с.

2.         Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. — 544 с.

3.         Клочков А. KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов. — М.:Эксмо, 2009. — 160 с.