Основные бизнес процессы в фасилити компании

На основе анализа зарубежного и накопившегося за последнее время отечественного опыта автором построена схема интегрированной службы управления всей обеспечивающей инфраструктурой организации (рис.4). Приведенная схема может являться универсальной для различных типов организаций.

Рисунок 4. Универсальная схема службы

управления инфраструктурой организации

Объектом управления специалиста по фасилити может быть офис, гостиница, больница, жилой дом, учебное заведение, спортивный комплекс и т. п. При этом организация, располагающая собственной недвижимостью, может быть функционирующей или временно бездействующей. В диссертации представлены укрупненные типы объектов деятельности фасилити менеджера и соответствующие функции, возложенные на него.

В последнее время с появлением качественно новых типов объектов недвижимости, таких как интеллектуальные и экологически чистые здания, требования, предъявляемые к фасилити менеджеру заметно возросли и начинают носить несколько иной характер. Можно говорить о нарождении нового направления в менеджменте, деятельностью которого является эксплуатация объектов с использованием практически безлюдных технологий.

На фоне ужесточения требований к деятельности фасилити менеджеров в развитых странах является своего рода анахронизмом ситуация со многими отечественными управляющими компаниями и внутрифирменными службами обеспечения. Проводившийся в Москве анализ функционирования ряда компаний, выявил отсутствие единых стандартов управления объектами недвижимости. Многие компании работают, опираясь только на свой собственный опыт или просто методом проб и ошибок. Разработка процедур выполнения набора стандартных процессов – серьезная задача, стоящая перед отечественным фасилити менеджментом.

К числу наиболее передовых методов построения систем управления относится так называемый процессный подход к управлению. Последний заключается в выделении в организации сети процессов и управления этими процессами для достижения максимальной эффективности деятельности организации.

Процессно-ориентированный подход, основанный на концентрации работ вокруг бизнес-процессов, был взят в качестве методологической и методической основы для алгоритмизации взаимосвязи действий людей в процессах управления недвижимостью. Обычно он противопоставляется функционально-ориентированному подходу, построенному на принципах разделения труда, узкой специализации, жесткой иерархической структуры. Процессная организация характеризует метод построения систем управления, заключающийся в закреплении ответственности за определенные элементы бизнес-процессов (работы), делегировании полномочий, описании системы взаимодействия и построении системы документооборота.

Были выявлены основные бизнес-процессы, выполняемые управляющей компанией в ходе эксплуатации объекта управления. Набор бизнес-процессов универсален и, как показал анализ, не зависит от размеров, категории и вида объекта недвижимости.

Графическая схема сети бизнес-процессов управления обслуживающей инфраструктурой объекта недвижимости приведена на рис. 5.

Рисунок 5. Бизнес-процессы службы фасилити-менеджмента

Данная сеть включает девять процедур, начиная с «Обследование собственности» и заканчивая «Завершение эксплуатации». Стрелками показаны потоки данных и документов, а также управляющие воздействия (стрелки, входящие в функции сверху), персонал (стрелки, входящие в функции снизу). В диссертации представлены диаграммы всех выделенных процессов.

Рассмотрим, для примера, первую процедуру бизнес-процесса – «Обследование собственности» (рис. 6). Из рисунка видно, что информационным входом процессов служат техническая документация, правоустанавливающие документы и инвестиционный договор (если есть). Осуществляют выполнение процессов специалисты (персонал управляющей компании, либо собственника объекта недвижимости – по договоренности сторон). Ответственным за исполнение работ является отдел аренды/продаж управляющей компании, а владельцем процесса – начальник соответствующего отдела. В качестве ограничения служат стандарты оценки (стоимости здания, качества конструкций и проч.). На выходе мы получаем «Ведомость результатов проверки».

Рисунок 6. Обследование собственности

Автором была выбрана для описания процессов нотацию IDEF0. Она была разработана на основе методологии структурного анализа и проектирования SADT, утверждена в качестве стандарта США и успешно эксплуатируется во многих проектах, связанных с описанием деятельности предприятий. В соответствии с методологией IDEF0 процесс представляется в виде функционального блока, который преобразует входы в выходы при наличии необходимых ресурсов (механизмов) в управляемых условиях.

Важно отметить, что модели бизнес-процессов в нотации IDEF0 являются статичными, т. е. не отображают динамику выполнения процесса. На схеме IDEF0 можно показать функции, из которых состоит процесс, и взаимодействие между этими функциями. Поэтому нотацию IDEF0 целесообразно использовать при описании организации на верхнем уровне, когда не стоит задача детально описывать логику выполнения процессов.

Схема в IDEF0 позволяет наглядно структурировать процессы организации и графически отобразить взаимодействие между этими процессами. Особенно важно, что в нотации IDEF0 при помощи специальных стрелок можно показывать управленческие воздействия, что дает возможность описывать систему управления процессами организации.

В пользу применения методологии IDEF0 для описания и классификации процессов говорит также тот факт, что данная методология является стандартом для функционального моделирования в ряде стран, включая США и Россию. Последнее обстоятельство делает возможным использовать методологию IDEF0 в качестве единого языка для обмена информацией между организациями, аудиторами, экспертами.

Деятельность любой компании основана на бизнес процессах. Они предназначены для решения задач на коммерческих и некоммерческих предприятиях. С помощью них распределяются и оптимизируются внутренние контакты работников для достижения поставленных целей. Инструмент обеспечивает и налаживание внешнего рабочего процесса с покупателями, потребителями и поставщиками, поэтому является универсальным механизмом для решения проблем.

Что такое основной бизнес процесс простыми словами

Business Process (в переводе «Бизнес процесс») – это постоянно повторяющаяся в определенное время последовательность (цепочка) действий сотрудников, которая выстроена, в соответствии с политикой компании, и направлена на достижение поставленных целей.

Описанием и управлением процессами занимается предприниматель или специальный менеджер, который несет ответственность за полученный результат (с ним заключается соглашение, в соответствии с политикой конфиденциальности). Если этот результат был хорошим и отвечал намеченным целям, деятельность предприятия признается эффективной.

Понятие процесса управления и качества его описания – это индикатор профессионализма организации.

История появления термина

Впервые термин «бизнес процессы» появился давно — в 70-х г. г. XX века. Именно тогда предприятия стали переходить к информационным системам и информатизации производственного процесса. Возникла потребность в четкой организации управления предпринимательством и трудовыми ресурсами.

Инструктирование работников стало осуществляться по схеме «человек – человек» и «человек – машина». Все нормы были стандартизированы. Так, нужны были команды, которые бы распознал и человек, и машина.

Первая нотация была создана американскими военными. Постепенно методику стали перенимать и организации. Скоро она стала популярна и в области маркетинга, и среди бизнесменов.

Зачем нужны бизнес процессы

Если компания стремится к качественной системе менеджмента, основанной на стандарте ISO 9001, разработка, описание, внедрение и оптимизация процесса – обязательное условие. В этом случае у предприятия появляется сильное преимущество на конкурентном рынке.

С помощью описания процессов достигают и иные задачи:

• установка единых требований, стандартов и регламентов к выпускаемому продукту, на которые будут ориентироваться все участники процесса;
• производство качественного товара;
• снижение себестоимости продукта и издержек;
• ускорение основного процесса;
• автоматизация труда на предприятии;
• обеспечение эффективного управления над различными подразделениями;
• донесение сложной информации в упрощенном и понятном виде;
• обеспечение прозрачности всех производственных этапов;
• понимание специфики производства и разработка способов его совершенствования;
• оптимизация расходов;
• реализация намеченных целей с использованием установленных стратегий;
• повышение имиджа компании и ее инвестиционной привлекательности;
• оперативное нахождение проблем и их решение;
• равномерное распределение ответственности между руководителями разного звена, вместо сосредоточения контроля на одном уровне;
• проектирование дополнительных путей для развития компании;
• минимизация рисков при потере кадров (увольнение, отпуска, больничные);
• оперативное обучение персонала, которые будут пользоваться готовыми схемами;
• мотивация сотрудников.

Отличие бизнес процессов от функций и стандартных процессов

Бизнес процессы отличаются от других процессов, протекающих в компании. В их организации участвуют только люди. Если включается, например, автоматизированная система, речь идет о технологическом процессе.

В основных процессах управления всегда участвует несколько человек. Даже если представитель организации будет один, он все-равно взаимодействует с покупателем или поставщиком, которые тоже – участники.

Процессы могут существовать и в некоммерческих организациях, которые не преследуют цели заработка.

Кто описывает бизнес процессы

Описанием основных процессов занимается персональный квалифицированный сотрудник. Обычно это приглашенный со стороны консультант. Но один специалист не будет разбираться одинаково хорошо в специфике деятельности разных компаний, поэтому он привлекает помощников.

Специалист должен уметь описывать процессы и:

• подробно знать бизнес-анализ и основы работы с нотациями;
• обладать информацией о процессах внутри предприятия;
• уметь оптимизировать работу компании, в соответствии с поставленными задачами и устранять ошибки (по согласованию с руководителем).

Характеристики описания основных бизнес процессов

Описание процессов характеризуется такими параметрами:

1. Наименование и цель. Обычно это одно и то же. Все участники должны будут их знать и понимать. Например, название – «Продажа первой партии нового товара». Цель звучит так же.
2. Исполнитель или владелец инструмента. Это ответственное лицо, которое будет подробно составлять план, доносить его до сотрудников, вести и контролировать процесс его выполнения.
3. Ресурсы, которые используются для достижения поставленных целей.
4. Вход – это те ресурсы, которые поступают извне, сырье.
5. Выход – это произведенные товары или оказываемые услуги. Иногда может получиться не то, что было запланировано, тогда цель на этом этапе меняется.

Еще есть и другие параметры описания, но не обязательны:

• другие участники;
• последовательный порядок операций;
• контрагенты, поставляющие ресурсы;
• конечные пользователи;
• эффективность деятельности;
• уровень риска.

Уровни основных бизнес процессов

Процессы имеют многоуровневое строение:

1. Самый верхний – внешнее воздействие, благодаря которому будут решаться стратегические задачи (например, распределение ресурсов между подразделениями предприятия). Иногда здесь задействованы организационные единицы.
2. Внутреннее воздействие для достижения тактических задач, например, продажа продукции.
3. Процессы внутри структуры, например, когда будет создаваться рабочий проект.
4. Процессы по исполнению задач внутри определенной структуры, например, когда будет разрабатывается план по обслуживанию клиентов.

Классификация бизнес процессов

Классификация основных процессов осуществляется по разным признакам:

Специфика работы:

• процесс производства, когда на выходе будет получаться осязаемый продукт;
• процесс услуг.

Сложность:

• монопроцесс — это такой вид процесса, когда все действия будут односложны и цикличны;
• вложенный процесс — когда монопроцессы будут протекать в определенной последовательности;
• связанный процесс — когда для выстраивания последовательности монопроцессов будет использоваться предварительный план.

Структурное место на предприятии:

• горизонтальное – канал взаимодействия равноправных сотрудников;
• индивидуально-горизонтальное – исполнение функций отдельными лицами;
• межфункционально-горизонтальное – коммуникация сотрудников разных подразделений;
• вертикальное – совместная деятельность работников разного уровня (начальника и подчиненного);
• интегрированное – одновременное горизонтальное и вертикальное взаимодействие работников.

Функции отдела:

• управления;
• распределения финансов;
• организации работы склада;
• логистики;
• производства.

Детализация или комплексность:

• микропроцесс – вид процесса с производством элементов готового продукта, например, стержней для шариковых ручек;
• макропроцесс – выпуск готовой продукции, например, шариковых ручек.

Исполняемость:

• выполняемые, направленные на автоматизацию деятельности;
• невыполняемые, предназначенные для изучения нюансов работы организации и повышения эффективности взаимодействий на разных уровнях.

Описание бизнес процесса

Основные процессы обязательно должны быть подробно описаны. В противном случае они не могут существовать. Для описания процесса нужно расписать определенные действия, которые должны выполнять работники на предприятии для достижения целей.

Для качественного описания руководитель должен точно понимать конечный итог и задачи коллектива. Перед тем как приступить к описанию и реализации проекта, нужно донести эту информацию до всех участников.

Кстати! Зарегистрируйтесь в нашем сервисе голосовых рассылок Zvonobot и получите первые 20 звонков — бесплатно 😉

Основные виды бизнес процессов

Все процессы делятся на 6 групп:

1. Основная, представляющая полезную ценность для потребителей.
2. Вспомогательная, обеспечивающая существование основных процессов, но не имеющая ценности для потребителей.
3. Управляющая, предназначенная для контроля над основной и вспомогательной группой процессов и над процессом исполнения целей.
4. Сопутствующая – вспомогательный вид процессов, которые будут приносить дополнительный доход.
5. Группа развития, предназначенная для увеличения производительности и доходов предприятия.
6. Категория совершенствования, направленная на улучшение рабочего процесса, повышения его качества.

Еще есть такие виды процессов: внутренние и внешние, в зависимости от формы решаемых задач, а также структурные (оптимизируют рабочий процесс) и функциональные (направлены на решение текущих задач).

Правила описания основных бизнес процессов

Описание процессов в разных организациях имеют свою специфику, в зависимости от особенностей производства. Однако есть общие правила описания, которые необходимо будет соблюдать на всех предприятиях:

1. Законченность, т.е. любая деятельность должна будет иметь собственную цель, конечный итог (иногда в ходе работы цель может измениться).
2. Краткость. Инструкции должны быть изложены лаконично с обозначением основных этапов работы и задач сотрудников без лишних деталей и сложных терминов. Это обеспечит быструю и слаженную работу всех отделов.
3. Использование общепринятых, типовых обозначений по стандартам IDEF3, BPMN 2.0, BPMN (для преобразования задач в наглядные схемы и таблицы есть специальные программы), чтобы любой участник процесса описания смог прочитать инструкцию и верно истолковать ее.
4. Указание конкретных участников процесса описания и ответственных лиц с четким распределением задач между ними.

Описание процессов начинается с моделирования схем. Подробно описываются только те процессы, которые уже были сформированы в компании.

Уровни анализа

Менеджер самостоятельно определяет, насколько подробно будет описан основной бизнес-процесс. Его можно анализировать на 5 уровнях:

1. Операции. Это самый детализированный уровень, когда будет требоваться перечислять каждое действие.
2. Действия – это ряд операций, в котором должна быть соблюдена определенная последовательность.
3. Процедуры – несколько объединенных действий, выстроенных в определенном порядке для достижения поставленных целей.
4. Базовый уровень, на котором объединяется несколько взаимосвязанных процедур, которые будут служить достижению результатов. Обычно в них участвует несколько сотрудников.
5. Направление работы. Это самый обобщенный уровень, который включает в себя несколько процессов.

Этапы описания

Составление описания бизнес процесса будет осуществляться пошагово в 11 этапов:

1. Определение цели описания. Процесс и описание могут иметь разные цели. На этом этапе нужно будет сформулировать, зачем данному процессу требуется описание. Например, внедрение автоматической системы приема заявок или снижение стоимости производства и т.д.
2. Определение целей описания основного процесса – конечного результата, который нужно будет получить. Целей бывает несколько. Все они должны быть обозначены. Например, покупатель может приобрести товар или отказаться от него. Обоим варианта необходимо описание.
3. Привлечение руководящих сотрудников для обсуждения сформулированных задач и нюансов их выполнения.
4. Донесение информации до сотрудников, которые будут максимально эффективно выполнять задачи. Важно сформулировать их четко, ясно.
5. Расставление приоритетов. Все задачи и действия будут делиться на первостепенные и менее важные. При этом учитывается основная цель, количество ресурсов, время, финансы и прочие факторы при описании.
6. Фиксация начала и конца процесса при описании, их четкое выделение среди прочих элементов.
7. Определение ключевых точек, которые будут влиять на получение результата. Например, ведение переговоров, торг с клиентом, формирование счета на оплату и др. Эти точки могут иметь несколько сценариев, для каждого из которых необходимо описание.
8. Создание черновика предварительного описания, который должны будут получить все заинтересованные лица: руководители, клиенты.
9. Согласование деталей, учет комментариев и пожеланий всех участников процесса описания.
10. Презентация финального описания с внесенными корректировками (все они должны быть согласованы с руководством).
11. Оформление окончательного варианта описания с подробными схемами, планами, моделями и иными документами.

Форматы описания бизнес процессов

Описание процессов может быть в 3 форматах:

1. Текстовом, когда информация изложена, в основном, в виде текста. Это самый распространенный вид описания.
2. Табличном – наглядном виде. Но здесь есть сложности с подготовкой шаблонов.
3. Графическом – самом удобном и понятном варианте в виде моделей и схем.

Каждое описание процесса из них имеет свои плюсы и минусы.

Схема описания бизнес процессов

Когда обработка процессов осуществляется графическим способом, демонстрация информации будет осуществляться с помощью схемы. Так, наглядно можно проследить весь механизм.

Для построения схемы по описанию процессов могут использоваться специальные программы. Это осуществляется поэтапно:

1. Фиксация границ – начальной и конечной точки основного процесса описания.
2. Выделение основных блоков – базы процесса, в соответствии с их положением в последовательности.
3. Внесение дополнительных элементов – ответвлений, всех возможных путей развития событий.
4. Распределение ролей между участниками. Один сотрудник может одновременно исполнять несколько ролей.
5. Добавление документов: кейсов, презентаций, инструкций, писем и пр.
6. Внесение данных об источниках и программном обеспечении, с помощью которых осуществляется автоматизация процесса описания.
7. Обозначение инструментов, которые могут помочь в достижении целей.
8. Внесение критериев эффективности, с помощью которых будет производиться оценка результата.
9. Моделирование процесса с учетом всех полученных сведений при описании.

Схема описания отображается либо в виде карты (блок-схем), либо маршрута (движение данных и ресурсов в процессе). Для этого применяются стандартные международные формы документирования (нотации).

Создание и оптимизация бизнес процессов на предприятии

В ходе создания процессов систематизируются все элементы производственного процесса: ресурсы, информация, пространство, время, техники и пр. Для качественного выполнения этой задачи нужно будет:

• оценить те процессы, которые уже протекают на предприятии, и описать их модели по принципу «как есть»;
• оставить и обновить существующие модели до формата «как быть должно»;
• обеспечить контроль над процессами.

Анализирование

Сначала всегда необходимо проанализировать существующие процессы, выявить дублирующиеся элементы, оптимизировать задачи. Это необходимо, когда:

• есть жалобы от клиентов на качество обслуживания или товара;
• заявки не исполняются к установленному сроку;
• процессы состоят из длинного цикла действий (больше, чем три или пять);
• у предприятия слишком крупные расходы на обслуживание склада и логистики;
• часть помещений пустует;
• загруженность мощностей на максимальном пределе;
• внедрение нового товара или модернизация технологий требуют слишком крупных трат.

Чтобы проанализировать текущие процессы, необходимо их описать. Это требуется, если:

• компания – крупная (у нее есть филиалы, много заявок, покупателей);
• производственный процесс имеет сложную многоэтапную структуру;
• происходит расширение задач организации, открытие дополнительных филиалов, увеличение штата;
• меняется руководство или оформляется франшиза;
• обслуживанием заказов начинает заниматься другой производственный участок;
• сотрудники вынуждены несколько раз выполнять одни и те же операции;
• в рабочий процесс внедряются новые информационные системы.

Процессы можно не описывать в небольших организациях или на только что открывшихся предприятиях.

Пошаговое описание

Описание текущего бизнес процесса строится поэтапно:

1. Собирается команда участников этого процесса, включая руководителей.
2. Происходит сбор всей необходимой информации о наличии ресурсов, мощностей, требований к качеству продукта, времени для выполнения заявок и пр.
3. Формулируется конечный итог.
4. Организуется интервью с работниками для определения этапов производства.
5. Создается текстовое или графическое описание.

Управление бизнес процессами

Для реализации потенциала предприятия в полном объеме нужно будет правильно выстроить управление бизнес процессами (BPM). Оно состоит из 4 ступеней:

1. Этап моделирования, когда происходит определение и описание процессов. Также здесь устанавливается ответственность руководителей.
2. Выполнение указанных в описании задач.
3. Контроль работы персонала и движения финансов. Сотрудник на руководящей должности следит за исполнением сроков, качества продукции, равномерной загруженностью кадров, переработками, премированием и штрафами сотрудников.
4. Анализ выполненной работы, сравнение полученного результата с поставленными задачами, выявление ошибок и оптимизация управления процессом.

Качественное управление деятельностью компании определяется бизнес процессами. Если правильно описать и распределить задачи, проконтролировать их выполнение, показатель эффективности будет высоким.

Зарождение BPM

По мере роста и развития компаний стала появляться необходимость в выстраивании правильного контакта отделов. Причем эта потребность возникла как в малом бизнесе, так и на крупных предприятиях.

Прогресс не стоял на месте, в рабочий процесс стали внедряться технологии, предназначенные для облегчения и автоматизации организационной деятельности, повышения ее эффективности и гибкости. Постепенно они переросли в полноценное управление BPM.

Модель зрелости BPM

Зрелость системы управления отражается в модели описания процессов BPM. В ней отображены стадии управленческого процесса. Чем выше уровень, тем более детального и качественного построения управления процессами можно добиться. На низких уровнях наблюдается хаотичность и неуправляемость.

Моделирование бизнес процессов

С помощью построения модели процессов организуется их максимально точное и полное описание. Оно бывает 3 видов:

1. Структурное, которое позволяет исследовать текущие и будущие системы. Оно может быть:
   • функциональным (последовательное построение схемы с использованием конкретных ресурсов);
   • имитационным (учитываются временные интервалы, внутренние и внешние условия);
   • информационным (отображается связь объектов и их характеристики).
2. Ориентированное на объекты без детализации – любые преобразуемые предметы в рабочем процессе.
3. Интегрированное – сочетающее несколько моделей, т.е. комплексное.

Нотации моделирования

В процессе моделирования используются специальные технические условные обозначения (нотации) – единые по всему миру:

В чем разница между нотациями

Все нотации имеют свои особенности и используются в разных ситуациях. Какие из них выбрать, решает менеджер в процессе моделирования. Обычно используют BPMN или ARIS.

BPMN имеет особенности:

• развитость семантики;
• использование логических событий, операторов;
• подходит для описания специфических процессов;
• позволяет имитировать процесс;
• отражает, как действие может прерваться.

Нотацию ARIS выбирают с учетом ее характеристик:

• отражение статуса документа;
• демонстрация событий, происходящих до операции и после нее;
• использование логических операторов;
• поддержка корректной имитации процесса;
• построение крупных диаграмм;
• трудоемкость процесса моделирования;
• ограниченность семантики.

На практике использовать BPMN удобнее, так как она поддерживает больше инструментов. С ее помощью можно построить схему как отдельного процесса, так и целой серии.

Платное и бесплатное программное обеспечение и сервисы для создания и описания модели бизнес процесса

Моделирование процессов осуществляется в специальных программах. Самые популярные и удобные из них:

Как рассчитать стоимость бизнес процесса

Перед тем как приступить к управлению и оптимизации процессов, необходимо будет проанализировать предстоящие расходы поэтапно:

1. Собрать первичные данные о процессе, сделать его описание, определить, какие операции, как часто и кем будут выполняться. Данные обычно заносятся в таблицу MS Excel с названием столбцов: «Наименование операции», «Коэффициент использования» (частота повторения данной операции), «Исполнитель».
2. Проанализировать, сколько времени будет требоваться на выполнение каждой операции. Для этого можно использовать методы фотографирования (фиксация процесса выполнения операции каждым сотрудником), экспертной оценки персонального бизнес-аналитика, анализа данных с помощью информационной системы (на основе прошлого опыта). На практике часто применяются комбинированные способы. Полученные данные заносятся в таблицу в графу «Время исполнения операции».
3. Подсчет стоимости ресурсов. Для этого рассчитывается, сколько стоит 1 минута работы данного сотрудника (исходя из размера его заработной платы). Затем это значение умножается на время исполнения операции. Полученное значение заносится в таблицу в графу «Стоимость ресурсов за 1 мин». Для получения полной картины стоимости процесса необходимо добавить все остальные статьи расходов: арендную плату, закупку расходных материалов и пр., но без излишней детализации, так как этот этап может затянуться.
4. Подсчет стоимости всего процесса с учетом полученных данных. Для этого необходимо рассчитать, во сколько обходится выполнение одной операции (стоимость минуты времени работника умножается на длительность выполнения задачи). Эти данные нужно занести в таблицу в графу «Стоимость 1 операции», а затем заполнить столбец «Стоимость операций за месяц». Путем сложения значений в последнем столбце можно получить стоимость всего процесса. При этом нужно учитывать, что подобный расчет может иметь большие погрешности.
5. Анализирование стоимости процесса. Когда цена каждой операции будет наглядно отображена в таблице, у руководства обычно появляется желание ее удешевить. Сделать это можно с помощью полного исключения данной операции из процесса (нужно проанализировать, насколько она необходима для получения результата), использования более дешевых ресурсов или менее квалифицированных кадров, ускорения выполнения операций, упрощения рабочего процесса.
6. Анализирование нагрузки на работников. Для этого учитываются не только операции данного процесса, но и все остальные функции сотрудников. Расчеты помогают понять, насколько та или иная операция трудозатратная, а также распределить нагрузку равномерно между участниками.

Внедрение бизнес процессов

Внедряемый процесс может быть как новым, так и уже существующим, но в обновленном виде. В любой ситуации эта процедура происходит поэтапно:

1. Знакомство персонала с новой системой, чтобы они могли ориентироватся не результат.
2. Презентация преимуществ, выгоды и эффективности использования системы.
3. Тестовый запуск программы на одном сотруднике или в одном отделе.
4. Проведение обучения других сотрудников при положительных результатах тестирования.
5. Полноценный запуск процесса.
6. Управление процессом, осуществление контроля над работой персонала и соблюдением алгоритмов новой системы. Этим занимается руководитель или специальный менеджер.

Еще на этапе внедрения нужно, чтобы каждый сотрудник работал по новой схеме.

Оптимизация бизнес процессов

После того как бизнес процесс внедрен, его нужно будет оптимизировать для четкой и слаженной работы всех подразделений. Оптимизация производится 2 методами:

1. «Здравый смысл», когда:
   • удаляются дублирующиеся операции;
   • исключается лишний контроль;
   • автоматизируются часто повторяющиеся операции;
   • равномерно распределяются ресурсы;
   • корректируются все составляющие процесса: материалы, технологии и пр.;
   • процесс максимально упрощается;
   • все операции стандартизируются;
   • назначается параллельное выполнение задач, процесс ускоряется;
   • продолжительность операций и расходов на них сокращаются.
2. «Бережливое производство», когда:
   • минимизируются паузы в рабочем процессе (простой машин, согласование заказа и пр.);
   • исключается производство излишков;
   • нерациональные действия сотрудников сводятся к минимуму;
   • сокращаются перемещения работников для сохранения времени;
   • выпускаемая продукция страхуется на предмет появления возможных дефектов;
   • обеспечивается достаточный объем ресурсов.

Оптимизация процесса происходит вскоре после его внедрения.

Автоматизация бизнес процессов

Чтобы оптимизировать внедренный процесс, часто требуется его автоматизация – использование специального ПО для ускорения, упрощения и облегчения выполнения задач.

Автоматизация помогает при:

• сборе информации;
• формировании отчетов;
• передаче информации между отделами;
• снижении расходов на ресурсы;
• оперативном информационном обмене между заказчиками и исполнителями;
• повышении эффективности рабочего процесса.

Для автоматизации используются различные программы (CRM с поддержкой звонков клиентам прямо из системы, ERP). Руководство делает выбор на основе поставленных задач.

Плюсы внедрения процессного управления

Управление процессами и их автоматизация имеет преимущества:

• непрерывное получение данных;
• оперативное выполнение однотипных операций;
• замена человека на компьютер, когда это возможно;
• повышение качества и скорости работы сотрудников;
• быстрый обмен данными между сотрудниками;
• высокая точность операций;
• параллельное выполнение нескольких задач;
• быстрое принятие решений по алгоритму;
• быстрое формирование документов и отчетов.

Реинжиниринг и постоянное совершенствование

Реинжиниринг – это кардинальная перестройка бизнес процессов.

У каждой организации своя специфика и свой порядок этой процедуры, но есть 5 основных шагов:

1. Определение потребностей организации, выявление слабых мест.
2. Формирование группы ответственных специалистов из своих или персональных привлеченных работников.
3. Планирование основных процессов на основе проблем, потребностей клиентов, задач предприятия.
4. Смена подхода для улучшения рабочего процесса.
5. Подключение сотрудников к тестированию процессов и его полноценному запуску.

Реинжиниринг позволяет осуществлять качественное управление бизнес процессами на предприятии, оперативно решать проблемы по мере их поступления. Так, можно будет оптимизировать до 20% всех процессов в компании.

В ходе постоянного совершенствования происходит последовательная и одновременная проработка большого числа процессов. Такой подход характеризуется:

• непрерывными изменениями;
• постепенным внедрением новой системы;
• командной деятельностью;
• широким охватом всех отделов предприятия;
• минимизацией дефектов с работой на опережение.

Так можно будет осуществлять постоянное управление процессами без глобальных трансформаций.

Пример удачного анализа и оптимизации бизнес процессов

На предприятии по производству молочной продукции был проведен анализ управления процессами. В ходе него были выявлены проблемы:

• долгая доставка до прилавков магазинов, продукция доходила до потребителей несвежей, что изменило отношение покупателей к бренду;
• простой производственного цеха из-за задержек поставки молока.

После этого были сформулированы задачи:

1. Уменьшить срок доставки товара до 5 ч.
2. Обеспечить своевременную доставку молока в цеха.

Оптимизация процесса позволила предпринять меры:

1. Сменить поставщика молока.
2. Приобрести дополнительные автомобили для оперативной отправки продукции и нанять водителей.

Ошибки при внедрении систем управления

При внедрении системы управления следует учитывать возможные ошибки:

1. Неправильная формулировка цели и задач.
2. Отсутствие согласованности между подразделениями.
3. Иррациональные желания, не соответствующие возможностям.
4. Чрезмерная детализация процесса.
5. Описание всех операций и процессов на предприятии.
6. Игнорирование общепринятых условных обозначений с использованием своих нотаций.
7. Желание получить прибыль от каждого процесса.
8. Формирование идеальной схемы процесса.

Ситуации, когда бизнес процессы нужно описывать

Обычно описание процессов требуется, когда компания только создается. Но иногда и длительно существующий бизнес нуждается в трансформации:

1. Резкий рост объемов производства. В период развития возрастает нагрузка на предприятие, нанимаются новые сотрудники, расширяется ассортимент. При наличии описанных процессов все эти действия упорядочены и доступны для всех новых работников. Управление осуществляется более эффективно.
2. Производство, требующее сложных, многоэтапных действий. Каждое из них должно быть четко описано.
3. Открытие новых филиалов по франшизе. Без описания процессов это сделать нельзя, у партнеров должны быть четкие инструкции с полной детализацией рабочего процесса, чтобы применять его на практике.
4. Оптимизация финансов, уменьшение расходов на выпуск товаров, выявление ненужных трат.
5. Подготовка к дальнейшему развитию предприятия, его расширению.

Как бизнес процессы могут быть оптимизированы и усовершенствованы

Каждое успешное предприятие должно подстраиваться под меняющиеся экономические условия. По мере изменений спроса, климата, финансирования, открытия конкурентов важно вовремя корректировать рабочий процесс, оптимизировать управление бизнес процессами.

Оптимизация позволяет повысить эффективность деятельности компании и еще поднять на новую ступень систему управления. Она обеспечивает гибкость в изменчивой внешней и внутренней среде, а значит, предприятие всегда будет функционировать.

Если в процессе развития компании применяют прежние способы управления, со временем руководитель заметит, что они стали неэффективны. Это происходит, когда расширяется ассортимент продукции, меняется структура или объемы производства.

Помимо этого оптимизация требуется, когда нужно:

• улучшить уже существующую систему управления процессами;
• расширить производство;
• снизить производственную мощность;
• улучшить сервис;
• повысить качество товара;
• сократить штат без потери качества;
• повысить конкурентоспособность;
• повысить эффективность отдельных подразделений.

Где можно обучиться управлению бизнес процессами

Бизнес процессами занимается персональный бизнес-аналитик. Получить профильное образование можно различными способами:

1. Непрофильные вузы с направлениями «Экономика», «Менеджмент».
2. Профильные учебные заведения со специализацией «Предпринимательство».
3. Курсы с государственной поддержкой, т.е. бесплатные для слушателей. В каждом регионе есть свои представительства.
4. Курсы от «Сбера» и Google – лучший бесплатный вариант для получения образования по бизнесу в интернете. Бонусные уровни открываются после прохождения тестирования на сайте. А в блоге постоянно публикуются полезные статьи по теме.
5. Платные онлайн-курсы от «Синергия», Skillbox.ru, «Нетологии» и пр. с получением официального сертификата по e mail.

Заключение

Успех деятельности предприятия, во многом, зависит от грамотного применения и управления бизнес процессами. При запуске новой организации или для решения текущих проблем нужно правильно описать процессы, внедрить их и обеспечить контроль над выполнением поставленных задач. Каждый процесс должен двать четкий ответ на поставленный вопрос.

Отзывы о бизнес процессах

«У меня небольшое мебельное производство. Сначала я стабильно получал прибыль, но потом случился кризис. Доходы становились все меньше и меньше. Самостоятельно обнаружить проблему не удавалось. После того как был приглашен персональный бизнес-аналитик и было организовано управление процессами, ситуация сразу изменилась. Так, были повышены цены на готовую продукцию, организована перестановка кадров (уволены низкоквалифицированные работники и наняты хорошие специалисты), расширен ассортимент, открыта новая точка продаж»

Александр, 40 лет (Санкт-Петербург)

«5 лет назад я открыл свое кафе. Расположение удачное, хорошая проходимость потенциальных клиентов, продуманное меню, но особой прибыли дело не приносило. Решил попробовать описание и внедрение бизнес процессов. Так, была максимально автоматизирована работа персонала. Все функции были внесены в компьютер, тщательно продумано рабочее место официантов, поваров, кассиров, сделан упор на качество и свежесть продуктов. Увеличилась скорость обслуживания клиентов, что позволило нам привлечь большое количество посетителей во время бизнес-ланчей, трансляции спортивных мероприятий и т.д. Прибыль вышла на новую ступень»

Алексей, 35 лет, (Уфа)

«Я всегда хотел открыть свой бизнес, но самостоятельно не решался это сделать, боялся рисков. Решением стала покупка франшизы логистической фирмы. Благодаря четкому описанию процессов, предоставленных головным офисом, открытие и запуск компании состоялся быстро и с минимальными финансовым издержками»

Сергей, 32 года, (Москва)

Полезные книги

1. Свод знаний по управлению бизнес процессами. BPM CBOK 3.0
2. Бизнес процессы. Инструменты совершенствования (Б. Андерсен)
3. Управление бизнес процессами. Практическое руководство по реализации проектов (Д. Джестон, Й. Нелис)
4. Учитесь видеть бизнес процессы. Построение карт потоков создания ценности (М.Ротер, Д.Шук)

Литература о принципах и идеологии бизнес-процессов:

1. Критическая цепь (Э. Голдратт)
2. Серия «Цель» (Э. Голдратт)
3. Дао Тойота (Д. Лайкер)
4. Организация как система. Принципы построения устойчивого бизнеса Эдварда Деминга (Г. Нив)
5. Кайдзен. Ключ к успеху японских компаний (М. Имаи)

Книги про оптимизацию:

1. Быстрее, лучше, дешевле: девять методов реинжиниринга бизнес процессов (М. Хаммер)
2. Оптимизация бизнес процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация (Д. Харрингтон)
3. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес процессов (М. Робсон, Ф. Уллах)
4. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе (М. Хаммер, Дж. Чампи)
5. Руководство по улучшению бизнес процессов. Harvard Business School.
6. Производство без потерь для рабочих. Институт комплексных стратегических исследований.

Книги о системном мышлении:

1. Системность во всем. Универсальная технология повышения эффективности (С. Карпентер)
2. Искусство системного мышления (Д. О. Коннор)
3. Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса (Дж. Гараедаги)
4. Ключевые показатели менеджмента (К. Уолш)
5. Азбука системного мышления (Д. Медоуз)

Книги о применении процессов:

1. Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию (У. Детмер)
2. Найти идею. Введение в ТРИЗ (Г. Альтшуллер)
3. Бережливое производство + шесть сигм в сфере услуг (Майкл Джордж)
4. Теория ограничений в действии (Э. Шрагенхайм)
5. Действенное видение. Как обратить текущий объем продаж в чистую прибыль (Д. Кендалл)

Facility management (FM) — это профессиональное управление обслуживанием недвижимых активов. В зависимости от назначения объекта в сегменте facility management выделяют управление коммерческими и жилыми зданиями. Также может отличаться сфера ответственности управления — компании, функционирующие на данном рынке в зависимости от ответственности и полномочий могут управлять объектом целиком (управляющие компании) или обслуживать отдельные элементы инфраструктуры объектов (facility-операторы). И в первом, и во втором случае отношения собственника с оператором или управляющей компанией регулируются договором оказания услуг.

Зачем управлять обслуживанием недвижимостью

Пренебрежительное отношение к обслуживанию и управлению недвижимым имуществом чревато постепенным ухудшением его потребительских характеристик и скорейшим приходом в негодность ключевых элементов инфраструктуры. Если одни проблемы ведут к неудобствам для пользователей объекта, другие могут поставить крест на самой возможности его использования. И все эти проблемы приходят неожиданно — по хорошей традиции в самый неподходящий момент.

Такой недальновидный подход обязательно найдёт своё отражение в снижении арендной ставки, приведет к оттоку покупателей, посетителей и арендаторов. Грамотный подход к facility management позволяет управлять этими рисками, прогнозируя и предупреждая их — проводя регулярное обслуживание, наблюдая за состоянием важной инфраструктуры и предвидя поломки. Это междисциплинарное направление позволяет решать высокоуровневые задачи по автоматизации зданий, повышению энергоэффективности бизнеса, снижению воздействия на окружающую среду.

Из чего состоят услуги управления недвижимостью?

Facility management включает в себя все процессы, связанные с эксплуатацией и обслуживанием объекта и прилегающей территории — от ремонта инженерной инфраструктуры, до управления климатом в переговорных комнатах и перемещения тяжелой мебели между локациями. В широком смысле в это понятие включают даже проектирование и строительство зданий, а также их последующую реконструкцию или снос. Условно процессы и услуги, входящие в facility management, можно разделить по следующим направлениям:

Управление инфраструктурой

В этот набор услуг входит всё, что касается эксплуатации инженерной инфраструктуры здания — отопления, водоснабжения и канализации, вентиляции, кондиционирования и т. д. Задача сводится к обслуживанию всей инфраструктуры для поддержания ее в рабочем состоянии, устранению и предотвращению аварийных ситуаций.

Пожарная и физическая безопасность

Речь идет об услугах, связанных с обеспечением пожарной безопасности объекта, контролем доступа на территорию и охраной ценных объектов. Помимо выполнения пожеланий собственника эти процессы направлены на соответствие требований регуляторов, без которого деятельность предприятия может быть приостановлена.

Бюджетное планирование

Сюда входят процессы расчета бюджетов, учета затрат на эксплуатацию и обслуживание объекта. В зависимости от масштабов и сферы бизнеса в перечень процессов могут входить как стандартные, так и экзотические, вроде управления кредитами на реконструкцию.

Клининг

К этой категории относятся все процессы, связанные с уборкой помещений и вывозом мусора. Все они позволяют поддерживать чистоту в здании (как в личных помещениях, так и в местах общего пользования) и на прилегающей территории.

Почему facility management востребован по всему миру?

Услуги по управлению и эксплуатации объектов, как и любой другой вид деятельности, требует высокого уровень квалификации исполнителей. Доверяя объект профессионалам, собственники рассчитывают на сохранение его потребительских качеств в долгосрочной перспективе. Модель аутсорсинга обслуживания недвижимых активов имеет ряд существенных преимуществ:

Наличие экспертизы

Профильные компании знают, как решать те или иные задачи, связанные с обслуживанием отдельных элементов инфраструктуры. Как правило, они имеют в штате специалистов, у которых есть все необходимые допуски и сертификаты для качественного проведения работ. При обслуживании собственной недвижимости для подобных квалифицированных специалистов не всегда найдутся задачи на полный рабочий день. В этом случае есть смысл обращаться к подрядчику.

Оборудование для обслуживания

При обращении к аутсорсеру компания не должна приобретать специализированное оборудование — от альпинистского снаряжения до поломоечных машин. Все это основное средство производства для обслуживающей компании, которая сфокусирована на управлении недвижимыми активами.

Быстрое устранение неполадок на объекте

Заказывая обслуживание недвижимого актива, как услугу, собственник может договориться о SLA — сроках реакции на те или иные обращения. Риск компании будет застрахован ответственностью аутсорсера по договору.

Понятная структура затрат и экономия

Договор на обслуживание подразумевает понятные и прогнозируемые платежи. За счет профессиональной оптимизации аутсорсера затраты на обслуживание становятся меньше и разбиваются на длительный период времени — необходимость вкладываться в срочный ремонт не возникает неожиданно.

Стандарты управления недвижимостью в мире

Мировой рынок управления недвижимостью сформировался около 30 лет назад. В рамках этой отрасли действует международная ассоциация International Facility Management Association (IFMA), основанная еще в 80х годах прошлого века. Она занимается выявлением и распространением лучших практик, а также формулирует стандарты оказания услуг в этой сфере.

Один из последних стандартов ассоциации — ISO 41001:2018 (Facility management — Management systems — Requirements with guidance for use). Ранее наиболее актуальным документом был европейский стандарт EN 15221-1:2006 Facility Management.

Сегодня этот рынок продолжает развиваться, вслед за тем, как меняются сами объекты недвижимости. Заказчики активно внедряют технологии интернета вещей, поэтому и отрасль цифровизируется, стремится накапливать данные и переходит от обслуживания инцидентов к предиктивной аналитике, которая помогает снизить риски для бизнеса.

Состояние рынка Facility Management в России

Рынок управления недвижимостью в России развивается с середины 90х годов прошлого века. Он постепенно перенимает общемировые тенденции, но очевидно менее развит.

В целом в России рынок более консервативен. Доля недвижимости, управляемой по схеме аутсорсинга, растет, но довольно медленно. В двух столицах доля внешнего управления доходит до 70%. Однако в регионах идея аутсорсинга пока приживается плохо.

Комплексным фасилити менеджментом в основном интересуются крупные собственники недвижимости — от 20-30 тыс. кв. м. При этом у нас активно развивается модель совмещения собственного управления и аутсорсинга отдельных услуг.

В последние годы российский рынок фасилити менеджмента претерпевает трансформацию. Еще до пандемии высокая конкуренция привела к снижению прибыли. Одновременно заказчики стали обращать внимание на «чистоту» бизнеса аутсорсера — оформление всего персонала по ТК, оплату налогов и т. п. Из-за этого компании вынуждено подняли цены. Свое влияние оказали государственные структуры, выводящие собственные управляющие компании и вкладывающие деньги в повышение маржинальности их бизнеса, что подтолкнуло цифровизацию отрасли.

Преобразование рынка, вызванное воздействием этих факторов на фоне снижения темпов застройки, началось до 2020 года и еще не закончено. Участники отрасли еще до пандемии отмечали смену игроков, особенно в среднем сегменте, и появление компаний с узкой специализацией. Ковид усугубил эти процессы. Отрасль управления недвижимыми активами серьезно пострадала в результате локдаунов и дополнительных требований Роспотребнадзора, хотя о масштабах проблем говорить пока рано.

На данный момент можно констатировать, что выросла популярность складских помещений, в то же время офисный сегмент серьезно «просел», появился спрос на гибкие пространства — офисы свободной планировки, коворкинги. По прежнему под высоким давлением находится сегмент ТРЦ — и без того активно развивающаяся интернет-торговля усилилась вследствие ограничений социальных контактов.

В России в сегменте обслуживания объектов недвижимости действует Ассоциация клининговых и фасилити операторов (АКФО). При участии ФНС Ассоциация запустила Инфоресурс ФМ, где есть реестр facility-операторов.

Инструменты автоматизации FM

Для Facility Management есть специализированные инструменты автоматизации, которые включают в себя отдельные блоки систем разных классов. Их внедрение, как правило, сопровождается приобретением непрофильных компетенций, закупкой лицензий и серверных мощностей, наймом высококвалифицированных дорогостоящих сотрудников, что в конечном счёте отражается на их стоимости. Да и заказчики систем подобного рода очень часто исходят из сиюминутных потребностей в автоматизации, что с течением времени превращает их в «чемодан без ручки».

Мир ускоряется — следствия решений принятых вчера можно наблюдать уже сегодня. Экономический кризис, возникший вследствие пандемии коронавируса, показал, что с «тяжелыми» отраслевыми решениями достаточно сложно оперативно вносить изменения в сложившиеся рабочие процессы. Потребность в гибкости со стороны арендаторов и собственников объектов должна найти свое отражение в выборе инструментов автоматизации.

На сегодняшний день на рынке доступны облачные системы, комбинированное использование которых не уступает в функциональности специализированным инструментам автоматизации FM. При этом они позволяют сравнительно легко адаптироваться под быстро меняющийся рынок, а их совокупная стоимость использования в разы ниже. Стоит ещё отметить дружественный интерфейс таких систем, который позволяет осуществлять настройки, вносить изменения и запускать работу без участия программистов.

Облачные системы класса helpdesk в данном вопросе на практике продемонстрировали свою эффективность, являясь своего рода ядром гибкой ИТ-инфраструктуры современных УК и facility-операторов. Для задач FM они позволяют:

• создать «цифровой двойник» обслуживаемого объекта с историей обслуживания и перечнем предстоящих работ (техкарты, чек-листы, ППР);
• мгновенно реагировать на обращения собственников, арендаторов и посетителей, которые формируются в «два клика»;
• контролировать качество и сроки работы сотрудников и подрядчиков;
• выстроить прозрачную и понятную систему взаимоотношений с четким распределением ролей и ответственности;
• организовать мобильное рабочее место для каждого сотрудника со всей необходимой для работ информацией.

Helpdesk легко можно интегрировать с другими системами. Например, с системой мониторинга инженерных систем, чтобы вовремя реагировать на аварии или системой финансового учета, чтобы учитывать платежи арендаторов.

Собственники объектов недвижимости выбирают УК и facility-операторов в том числе исходя из экономической целесообразности, которые в свою очередь должны аналогичным образом подходить к выбору инструмента автоматизации.

1 этап: открытие сессии.
На этапе открытия фасилитатор знакомит участников сессии с целями проведения и правилами мероприятия, создает комфортную среду, подготавливая команду к групповому взаимодействию. Каждый член сессии понимает для чего проводится сессии и каким будет результат.
Фасилитатор отслеживает, чтобы каждый участник понимал правила и вопросы, которые будут обсуждаться, а также тему дискуссии.
Для создания эффекта защищенности, а также с целью мотивации и подчеркивания важности мнения каждого участника фасилитатор открывает сессию с помощью общих вопросов, дав возможность каждому высказать личное мнение.

Также фасилитатор объясняет правила проведения сессии, рассказывает об этапах, которые предстоит пройти, обозначить собственную роль как участника и проговорить значимость встречи для решения задач, стоящих перед организацией, в том числе детально остановиться на том, как решение вопроса повлияет на рабочие процессы.

2 этап: генерация идей
На данном этапе фасилитатор с помощью наводящих вопросов вовлекает группу в дискуссию. Особое внимание обращает на то, чтобы все участники были вовлечены в обсуждение, а также на то, чтобы соблюдались изначальные договоренности (правила).

3 этап: оценка и выбор единого решения
Фасилитатор вовлекает участников к обсуждению решений и принятию наиболее подходящего для конкретной ситуации. Мнение каждого участника принимается во внимание и заносится в протокол для фиксации результата.

4 этап: выработка плана по внедрения принятого решения
Фасилитатор стимулирует участников к систематизации информации и подготовке плана для дальнейшего внедрения принятого решения в работу. Участники сессии совместно определяют план: вид работ, срок, необходимые ресурсы и т.п. Также согласовывают показатели (индикаторы) для оценки результатов, по которому определяется корректность решения. Четвертый этап считается завершенным, когда план проработан по каждому пункту и принят участниками совместно.

5 этап: завершение сессии
На пятом этапе фасилитатор просит каждого члена сессии высказаться на предложенный вопрос, например, «Что вы чувствуете после завершения сессии?», «С какими мыслями вы уходите?» и т.п.

Фасилитация — это набор инструментов и практик, которые позволяют эффективно организовать групповое обсуждение. В буквальном переводе facilitation означает «облегчение процесса». Фасилитация позволяет модерировать дискуссию таким образом, чтобы ни одна идея не осталась незамеченной. Помогает в этом фасилитатор — коммуникативный тренер, который следит за ходом беседы и дает участникам различные задания.

Фасилитация может быть полезна на рабочих планерках, при брейншторме новых идей, на семинарских занятиях и в других ситуациях, когда требуется активное групповое обсуждение. В ходе любых встреч неизбежно возникают моменты, когда несколько присутствующих высказываются особенно активно, а остальным не хватает времени, смелости или желания выразить свое мнение. В итоге их позиция остается неуслышанной. Фасилитация поможет избавиться от этой проблемы.

Как появилась фасилитация

Впервые термин «фасилитация» применил американский психолог Роберт Зайонц в 1965 году. Ему пришла идея провести эксперимент с тараканами, в ходе которого выяснилось, что насекомые проходят легкий лабиринт быстрее, когда работают в паре и под взглядами других тараканов. При этом сложные лабиринты тараканы быстрее проходили в одиночку и без «надзора». В дальнейшем Зайонц обнаружил аналогичные результаты и у людей. Это привело его к мысли, что обстоятельства влияют на качество работы. Так появилась теория социальной фасилитации.

В дальнейшем идею подхватил еще один американский психолог — Карл Роджерс. В 1980-х годах он применил теорию в сфере образования. Роджерс рассмотрел роль учителя не как носителя знаний, а как человека, который выстраивает личностные отношения с учениками и помогает им учиться с помощью признания, доверия и эмпатии. Роджерс сосредоточился на создании в классе такой атмосферы, которая помогала ученикам активно и свободно участвовать в процессе обсуждений — без критики и традиционных властных отношений, включающих оценивание. Роджерс считал важным безоговорочное положительное отношение к ученику, поскольку считал, что оно помогает полностью раскрыть потенциал человека. Со временем методика начала применяться в сферах, не связанных напрямую с обучением. Например, стала помощником в выстраивании рабочей коммуникации.

Кто такой фасилитатор

Фасилитатор — это человек, который ведет беседу группы и выступает в роли проводника. Его задача — сделать так, чтобы беседа прошла максимально эффективно. Он структурирует разговор и при необходимости вмешивается в обсуждение. Фасилитатор помогает установить основные правила общения. Например решает, как члены группы будут взаимодействовать между собой, сколько времени дается на высказывание и каким образом будет приниматься финальное решение. Он также следит за взаимоотношениями внутри группы: предотвращает конфликты и нападки, сводит к минимуму доминирование одного или двух участников и контролирует, чтобы все могли высказать свое мнение. Фасилитаторы помогают вести беседу таким образом, чтобы привести к результату, который устроит всех участников. При этом сам фасилитатор занимает нейтральную позицию: не навязывает свое мнение, не вступает в дискуссию и не принимает никаких решений.

В роли фасилитатора может выступать как внешний консультант (иногда они встречаются среди agile-коучей), так и обученный сотрудник компании. Например руководитель или представитель HR. Обучиться фасилитативным навыкам можно как самостоятельно, по учебникам, так и на специализированных курсах. Но главное — применять полученные навыки на практике.

Хороший фасилитатор должен:

• Готовиться. Иногда подготовка может длиться дольше самой беседы. Перед сессией фасилитатор должен выстроить план разговора, изучить особенности команды и разобраться в теме обсуждения.
• Управлять временем. Чтобы уложиться во временные рамки и не затягивать обсуждение.
• Четко обозначать правила. Фасилитатор следит за ходом беседы, дает инструкции и задания. Важно, чтобы группа понимала, что и зачем от нее требуют.
• Активно слушать. Этот навык поможет не пропустить ни одной мысли в дискуссии.
• Уметь фокусироваться. Следить за тем, чтобы беседа не отклонялась от темы.
• Задавать вопросы. Чтобы двигать команду в нужном направлении.
• Пресекать круговые обсуждения. Чтобы группа не стояла на месте и постоянно двигалась вперед.
• Быть беспристрастным. Не давать критические оценки и стремиться к объективности.
• Поддерживать энергию. Вовремя делать перерывы и менять задания.
• Адаптироваться. Чтобы не теряться в случае, если беседа пойдет не по плану.
• Быть эмпатичным. Команда должна чувствовать, что проводник разделяет ее страхи и стремления.
• Создавать психологически безопасную среду. Каждый участник беседы должен понимать, что у него есть право голоса, и не бояться выражать свое мнение.
• Постоянно развиваться. Чтобы корректировать свои практики для достижения максимально эффективного результата.

Цели фасилитации

В фасилитации применяется множество методов и практик, которые подбираются в зависимости от необходимого результата. Они помогают генерировать идеи, повышать продуктивность и приходить к коллективным решениям. Методы могут комбинироваться или применяться по отдельности, в зависимости от поставленных задач.

Цели встреч могут быть различными, рассказывает Елена Литвинова, фасилитатор, бизнес-консультант, декан Факультета корпоративных коммуникаций, основатель и идеолог комьюнити «Фасилитатор-фасилитатору». Можно встретиться, чтобы определить, в каком направлении движется компания и услышать на этот счет разные точки зрения. Например, чтобы обсудить, какие сейчас используются подходы в разных филиалах к погашению дебиторской задолженности. На такой встрече участники не принимают решение, а меняются опытом.

Другой тип встреч — генерация идей. Например, команда встречается и обсуждает, как завоевывать новую нишу на рынке. Далее лучшие идеи могут реализоваться на практике. Иногда команды собираются чтобы совместно принять решение: что будут реализовывать, какой последовательностью шагов и кто будет нести за это ответственность.

Методы и техники фасилитации

В фасилитации существует множество техник и упражнений, которые помогают прийти к нужному результату. Вот некоторые из них:

• Мозговой штурм

Команда в быстром темпе выдает идеи, среди которых не выделяются плохие или хорошие — важно количество, а не качество. Все идеи фиксируются для дальнейшего обсуждения.

В каких случаях применять: когда нужно быстро решить проблему.

• Множественное голосование

После мозгового штурма идеи оформляются в список и каждый участник голосует за лучший вариант. При этом количество голосов не ограничено. Затем список сокращается, а отмеченные идеи выносят на обсуждение. После обсуждения проходит повторное голосование, где можно голосовать уже не больше, чем за половину идей. И так до тех пор, пока команда не придет к финальному решению.

В каких случаях применять: когда нужно выбрать одно решение.

• Мета-планирование

Каждый участник группы пишет на стикере свое мнение по поставленному вопросу. Далее записи собирают на стене и начинается коллективное обсуждение.

В каких случаях применять: когда нужно в краткие сроки услышать мнение каждого.

• Работа в мини-командах

Команда разбивается на группы по два-три человека. Каждая группа обсуждает один и тот же вопрос, после чего все делятся своими результатами.

В каких случаях применять: когда нужно включить всех участников группы в обсуждение. Особенно полезен в начале встречи.

• Во все тяжкие

Участники команды в случайном порядке озвучивают от двадцати идей, которые начинаются с фразы «было бы хорошо, если бы…». Предложения могут начинаться с самых очевидных, но в процессе обсуждения появится больше креатива.

В каких случаях применять: при поиске новых творческих решений.

• Групповой обзор

В последние 5–10 минут группа анализирует, что она узнала за время встречи и какие идеи вынесла. Что получилось, что не получилось и что можно улучшить в следующий раз.

В каких случаях применять: когда нужно повысить производительность.

Для чего нужна фасилитация в бизнесе

«Фасилитация сейчас — это обязательный бизнес-навык, — считает Елена Литвинова. — Современному бизнесу важно привлекать и слышать разные мнения внутри команды, находить консенсус по вопросам и принимать совместные решения. Для этого проводятся встречи с применением фасилитационного подхода. Он позволяет каждому быть услышанным, участвовать в общей дискуссии и влиять на процесс обсуждения. Это дает людям ощущение собственной значимости, причастности к финальному результату. Сотрудники охотнее включаются не только в разработку, но и реализацию идей. Поскольку чувствуют, что у них есть голос, их мнение важно.

Я верю, что компании, которые используют фасилитационный стиль в бизнес-коммуникации, становятся более успешными. Мы видим это на наших текущих корпоративных проектах, когда не просто внедряются фасилитационные инструменты и методы, а трансформируется стиль взаимодействия в командах и между командами. Отдельно можно выделить успех таких компаний, где изменения начинаются с трансформации мышления лидера — больше доверия в решениях и действиях передается сотрудникам».

Почему важна фасилитация

«Фасилитация создает среду, в которой люди имеют возможность высказаться и участвовать в общем деле, — рассказывает Елена. — Следовательно, они не чувствуют себя обиженным и не назревает конфликт. Все обсуждается конструктивно и спокойно.

Фасилитация возможна везде. Это связано с тем, что в любой сфере людям важно выстраивать такую коммуникативную культуру, которая включает мудрость и ответственность каждого. Например, в социальных дискуссиях с горожанами, в некоммерческих организациях или во время саммитов по разным вопросам. Отдельно хочу выделить применение фасилитации при обучении, когда меняется роль учителя от «говорящей головы» к включению всех учащихся в активное познание темы и взаимообучение.

Если у сотрудников есть психологические несовместимости или критическое отношение к тому, что делает компания, то такие вопросы разрешаются в рамках коуч-сессий, one-to-one встреч, сессий с психологами и прочее. Но если люди в группе хотят решать задачи, то фасилитация максимально в этом поможет. С ее помощью можно увидеть мнения с разных сторон, выявить корень проблемы и принять взвешенное решение, максимально полезное для бизнеса».

Андрей Кротков, генеральный директор и партнер Zeppelin

Целью Facility management является эффективное управление всеми службами и сервисами, обеспечивающими непрерывную работу объекта недвижимости, а также комфорт его арендаторов и посетителей. Порядок взаимодействия с FM-компанией очень прост: непрофильные для владельцев зданий (помещений) бизнес-процессы отдаются на аутсорсинг. В зависимости от вида основной деятельности заказчика, они могут варьироваться, но среди основных можно выделить следующие:

Вместе с тем, особенности Facility management на каждом из объектов часто определяет имеющаяся инженерная составляющая: состояние ремонта помещений, тип фасада и напольных покрытий, режим работы и еще множество других факторов.
В сегодняшней нестабильной экономической ситуации владельцы недвижимости стараются сокращать расходы, в том числе на эксплуатацию зданий. Некоторые пробуют справиться с этой задачей своими силами, но большинство собственников и девелоперов рано или поздно приходят к пониманию, что аутсорсинг в вопросах управления недвижимостью позволяет намного качественнее производить эксплуатацию, и при этом максимально экономить. Потому все чаще и чаще к управлению объектами привлекаются именно профессиональные FM-компании: специалисты в этой области способны максимально уменьшить подобные траты.

В крупных российских городах к услугам FM-операторов обращаются уже не только владельцы коммерческих площадей, но и собственники жилья.

Например, в портфолио Zeppelin на сегодня есть несколько сотен квадратных метров элитных жилых комплексов.

При этом, несмотря на то, что сфера Facility & Property Management на российском рынке уже утвердилась и не один десяток лет доказывает свою состоятельность, некоторые собственники торговых, бизнес-центров, многофункциональных и логистических комплексов все еще не готовы привлекать подрядчиков для профессионального комплексного управления коммерческой недвижимостью. Особенно распространена эта тенденция в регионах России. Владельцы недвижимости предпочитают самостоятельно заниматься управлением, набивая собственные шишки, раздувая штат, привлекая единичных специалистов. Нередко такой подход приводит не только к низкокачественной эксплуатации объектов, но и к потерям, в основном, для собственника бизнеса. Довольно часто такая практика заканчивается не очень удачно: сказывается недостаток опыта, знаний и компетенции.

FM-оператор — это профессионал в сфере эксплуатации коммерческих объектов, его специализация изначально закаляется в конкурентных рыночных условиях, а значит, такая компания обладает большим опытом и располагает большими возможностями — в первую очередь, для экономии эксплуатационного бюджета клиента без ущерба качеству услуг. В чем же конкретные преимущества привлечения аутсорсинговой УК для обслуживания объекта недвижимости?

Вкратце, преимущества FM-аутсорсинга для владельца здания можно обозначить так:

Каждый собственник объекта, как правило, проходит и через управление объектом своими силами, и через аутсорсинг, и выбирает наиболее подходящий для себя вариант. Практика такова, что, обратившись к профессиональному FM-оператору, мало кто потом возвращается к самостоятельному обслуживанию объекта. Некоторые компании, попробовав себя в управлении и осознав, что это эффективно делать только при больших объемах обслуживаемых площадей и значительном штате, «доращивают» свою компанию, развивая еще одно направление деятельности — FM. И уже берут в управление чужие объекты. Таким путем «выросли» некоторые крупные УК на российском рынке. По общим объемам аутсорсинговых работ они нередко уступают профессиональным FM-операторам, изначально сосредоточенным на FM как профильном виде деятельности компании. Тем не менее, структуры обоих типов очень плотно конкурируют на рынке FM-услуг России.