Основные этапы моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес-процессов — это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на отдельные операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Суть моделирования бизнес-процессов

Бизнес процессы (БП) — это постоянно повторяемые операции или действия, совершая которые можно получить из ресурсов в начале работы конечный продукт в конце. Эффективная работа предполагает в первую очередь исключение лишних, ненужных, необязательных действий.

Моделирование бизнес-процессов — это подробное описание деятельности компании.

В графическом виде модель может быть реализована в форме перечня отдельных бизнес-операций и схемы связей между ними. Наглядность имеет большое значение. График или таблица хорошо демонстрируют взаимозависимости между базовыми элементами в существующих или планируемых условиях. А потому упрощают процесс выявления лишних этапов и неэффективных связей. На схеме сразу видны ненужные (необязательные) согласования и дублирующиеся функции.

Цели

Основной целью моделирования всегда является повышение эффективности деятельности компании: рост рентабельности, прибыли и других показателей. Промежуточными целями выступают:

• установление взаимосвязей между процессами;
• разработка норм и правил выполнения отдельных операций для достижения требуемой результативности;
• оптимизация структуры управления.
• Основные этапы в развитии моделирования бизнес-процессов

Условно, моделирование всех бизнес-процессов можно подразделить на 3 основных этапа:

Первый начался в 20 году прошлого века с выходом в свет “Принципов научного управления” американского инженера Ф. Тейлора. Внедряется SADT – методология структурного анализа, объединяющая процесс моделирования с управлением конфигурацией проекта. Появляются наглядные блок-схемы и сети Петри. В 80-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации. Однако используемые методики несовершенны, так как допускают варианты интерпретации.

В 1990 М. Хаммер и Д. Чампи выпускают “Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе”, которая до сих пор изучается во всех ведущих бизнес-школах мира. Рождается новый подход к моделированию. С этого момента строится две модели: одна описывает существующие процессы, вторая — оптимальные (как должно быть). Продолжаются работы по автоматизации. Основная задача — моделирование нестандартных бизнес-процессов, для чего требуется привлекать программистов и вкладывать средства. Если хотите подробнее узнать о реинжиниринге – читайте эту статью.

2000 гг. ознаменовались появлением работы Г. Смита и П. Фингара “Управление бизнес-процессами: третья волна”. Новый подход предполагает разработку инструментов, которые дадут возможность менеджерам предприятий не только вносить корректировки в схемы бизнес-процессов, но и самим их создавать.

Работа по усовершенствованию способов моделирования бизнес-процессов продолжается. Специалисты отмечают тенденцию к упорядочиванию и стандартизации.

Этапы моделирования бизнес-процессов

Работа по моделированию бизнес-процессов включает в себя 5 этапов:

1. Построение базовой модели бизнес-процессов. На этом этапе описываются основные компоненты существующей системы.
2. Анализ – изучение процессов и взаимосвязей между ними.
3. Разработка оптимальной модели бизнес-процессов. Строится плановая модель организации работы, которая позволит повысить эффективность бизнеса.
4. Отработка предложенной модели на практике. Выполняется тестирование с целью выявления слабых мест.
5. Доработка модели, если в этом есть необходимость.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

На этом основная работа завершена. Однако дальнейшая деятельность не должна строиться исключительно на созданном шаблоне. Усовершенствование разработанной оптимальной модели бизнес-процессов следует производить перманентно. В противном случае она быстро утратит актуальность и перестанет соответствовать текущим условиям.

Виды

Поскольку анализ схем, состоящих из большого числа элементов, затруднен, принято строить несколько моделей по видам:

• Функциональное моделирование – описывает взаимосвязанные функции.
• Объектное – описывает взаимосвязи и взаимозависимости между собой объектов (персонала, ресурсов и других компонентов).
• Имитационное – описывает варианты развития бизнес-процессов компании в различных условиях.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Основных принципов пять:

Принцип осуществимости. Построенная оптимальная модель должна быть пригодной для реализации на практике и способствовать достижению заданных целей. Цели и конкретные показатели должны быть определены заранее.

Информационной достаточности. Моделирование реальных бизнес-процессов компании должно базироваться на реальных данных. Эффективность работы зависит от точности и полноты исходной информации.

Множественности. Для достижения требуемых показателей, необходимо разработать несколько моделей, чтобы описать бизнес-процессы в разных плоскостях (с разных сторон). Только всесторонний охват может привести к желаемому результату с минимальным количеством ошибок.

Агрегирования. Наиболее эффективно строить сложные модели из простых элементов, которые также можно назвать подсистемами. Правильно подобранные блоки позволяют вносить изменения в систему, не переписывая всю модель в связи с изменением данных.

Отделения. Для проведения качественного анализа не обязательно описывать все бизнес-процессы компании. Наиболее простые, структура которых не вызывает вопросов, можно пропустить. Однако данные блоки все же включаются в модель с описанием входящих и исходящих потоков.

Могут иметь значение и другие принципы: сфокусированности (задается фокус на актуальных на данный момент аспектах работы), декомпозиции (отображения процесса как перечня иерархических элементов) и пр.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Методы моделирования

Методов построения моделей довольно много, среди них:

IDEF — построенная на основе методологии SADT модель состоит из графических схем, облегчающих анализ системы.

DFD — используется при проектировании информационных систем. Показывает взаимосвязи между элементами, процесс передачи данных. Удобна для выявления причин изменени.

Flow Chart Diagram — метод моделирования бизнес-процессов посредством символов. Отличается гибкостью.

Сети Петри – показывают динамику изменения процессов.

Инструменты

• AllFusion Process Modeler. Позволяет строить модели и производить анализ с использованием стандартных инструментов IDEF0, DFD и пр.
• ELMA BPM. Позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0.
• Draw io. Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

Вышеперечисленные программы подходят как для новичков, так и для требовательных пользователей. Позволяют проводить оптимизацию бизнес-процессов и контролировать исполнение. Подходят для управления проектами и контроля их выполнения в удаленном режиме. Для создания модели используются диаграммы и нотации (специальные знаки графического моделирования).

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Использование моделирования реальных бизнес-процессов на практике чаще всего производится несистемно. Нередко работу начинают, добиваются первых успехов, но как только показатели падают, о системе забывают. Непоследовательность чаще всего объясняется непониманием поставленных целей. Проблема не будет возникать, если планируемые изменения понятны, их реализация не идет в разрез с существующей системой управления, а соответствует долгосрочным целям компании. Появление у менеджмента предприятия самостоятельно определять цели и проводить моделирование повысит заинтересованность и, как следствие, эффективность многократно.

Значение моделирования бизнес-процессов для предприятий

Если работа проведена правильно, на выходе компания получит:

• Повышение управляемости и качества контроля работы и отдельных ее этапов, благодаря хорошему обзору и пониманию всех бизнес-процессов компании.
• Понимание, в каких сотрудниках и ресурсах нуждается предприятие, что позволяет повысить эффективность кадрового отбора.
• Рост финансовых показателей.
• Упрощается процесс расширения компании за счет применения работающей системы бизнес-процессов в новых филиалах.

Как видим, правильное и осознанное моделирование бизнес-процессов только упрощает работу руководства и персонала компании.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Автор: Марина Ступакова, эксперт компании iTeam

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.

Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив
деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные
бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации. В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им
элементы — действия, данные, события, материалы. Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников. 

Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть
— ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.

Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы

К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?

• Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.

• Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.

• Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов. 

• Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами. 

• Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.

• Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.

• Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.

• Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.

• Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются. 

• Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.

В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать
руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.

Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:

• нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего
  результата;

• гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;

• прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;

• повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных
характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.

Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.  

Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.

Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

• Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.

• Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.

• Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.

• Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.

• Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.

• Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.

• Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.

Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.

1. Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений. 

2. Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.

3. Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.

4. Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.

5. Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.

Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений. 

Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.

Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.

• IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 —
  поведенческую модель.

• VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.

• EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки. 

• BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.

• Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа. 

• Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.

• Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность
  действий множеством способов.

• Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.

Моделирование бизнес-процессов: проект из практики

Результаты бизнес-моделирования

В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее
выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа. 

Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам. В конечном итоге попытка
внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.

Моделирование способно принести компании видимые преимущества:

• за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;

• уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;

• формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;

• благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;

• улучшаются финансовые показатели.

Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и
последовательного внедрения. 

Библиографическое описание:

Селецкая, А. С. Моделирование бизнес-процессов: подходы, методы, этапы / А. С. Селецкая. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2018. — № 9 (195). — С. 95-96. — URL: https://moluch.ru/archive/195/48573/ (дата обращения: 24.03.2023).

Статья посвящена вопросам бизнес-процессам, что представляет собой моделирование бизнес-процессов. Как применяется на практике технология моделирования бизнес-процессов. Главные этапы моделирования бизнес-процессов.

Ключевые слова: моделирование, бизнес-процессы, моделирование бизнес-процессов, главные этапы моделирования бизнес-процессов.

Бизнес-процесс — часть процессного управления. Его модель — главный элемент управления бизнес-процессами. Бизнес-процесс необходимо делить на ряд признаков, характеризующих каждое из его свойств или способностей. При таком делении процесс легче распознавать, сравнивать и анализировать. Существует важное понятие — моделирование бизнес-процессов. Это обозначение бизнес-процессов в специально определенных для этого терминах, по правилам, которые называют нотациями моделирования бизнес-процессов. Сами же модели бизнес-процесса бывают разными — информационными, текстовыми, графическими

Моделирование бизнес-процессов — важная задача для любой компании. При помощи грамотного моделирования можно оптимизировать работу предприятия, прогнозировать и минимизировать риски, возникающие на каждой из стадий его деятельности. Организация моделирования бизнес-процессов позволяет провести стоимостную оценку каждого процесса в отдельности и всех в общем. Моделирование бизнес-процессов предприятия касается ряда аспектов его работы. При моделировании: меняется организационная структура; оптимизируются функции специалистов и отделов; перераспределяются права и обязанности руководства; меняется внутренняя нормативная документация и технологии проведения операций; появляются новые требования по автоматизации бизнес-процессов и проч. Моделирование бизнес-процессов ставит перед собой главную цель, которая заключается в систематизации информации о предприятии и действиях, протекающих в нем, в наглядном графическом отображении. Благодаря такому подходу компании гораздо удобнее обрабатывать данные. При моделировании бизнес-процессов необходимо отражать структуру действий в организации, особенности и подробности их выполнения, а также хронологию документооборота

Моделирование бизнес-процессов применяют для решения ряда задач. Чаще всего его используют для оптимизации непосредственно моделируемых бизнес-процессов. Сначала описывают состояние, в котором находятся процессы в данный момент, далее их протекание на практике, после чего с помощью выбранных методов выделяют в них узкие места и на основе анализа создают «идеальные» модели, к которым нужно стремиться. Определять узкие места в бизнес-процессах можно, используя определенные методы, к примеру, имитационное моделирование. За основу в данном случае берут информацию о вероятности наступления ситуаций, способных повлиять на протекание процесса, о продолжительности реализации функций в процессе и законах распределения времени исполнения, а также иные данные, к примеру, ресурсы, задействованные в работе. Выявить узкие места можно, проанализировав действующие процессы и, соответственно, фактическое время реализации функций или ожидания доступности ресурсов. Эта информация и станет основой для выводов. Получить реальные значения можно при помощи как информационных систем (при высокой автоматизации бизнес-процесса), так и стандартного хронометража и других методов. Применять описание бизнес-процессов можно еще одним способом — использованием совокупностей моделей бизнес-процессов для генерации корпоративных нормативно-правовых документов. Это могут быть должностные инструкции, регламенты, положения о подразделении. Моделирование бизнес-процессов нередко используют и при подготовке фирмы к прохождению сертификации на соответствие определенному стандарту качества. В данный момент почти любое моделирование дает возможность получать информацию об объектах на моделях, о том, как они взаимосвязаны, и представлять их в виде документации, несмотря на различие видов технологий, составляющих основу решений. Часто модели бизнес-процессов используют, оптимизируя схему управления и создавая систему мотивации персонала предприятия. Здесь обычно прибегают к моделированию целей компании, разбивая каждую на несколько более подробных, вплоть до детального разделения, при котором цели связаны с работой отдельных специалистов. Далее для этих задач формируют количественные показатели, на основе которых судят о степени их достижения. Показатели становятся основой для разработки мотивационной системы сотрудников предприятия. В данный момент, проектируя различные IT-решения, в том числе информационные системы, специалисты нередко прибегают к моделированию бизнес-процессов.

Главные этапы моделирования бизнес-процессов

Этап 1. Идентификация. На этом этапе идентифицируют бизнес-процессы, описывают границы их моделирования и взаимодействий, нередко ставят различные цели. Процессы могут уже существовать в компании (тогда их описывают, как есть (As Is)) или разрабатываться, корректироваться (To Be).

Этап 2. Сбор информации. Основываясь на знаниях о процессе, специалисты занимаются определением его контрольных точек, выявлением в них ключевых показателей, составляют план сбора информации о процессе. Все полученные данные в дальнейшем применяют для анализа.

Этап 3. Анализ информации. Сведения, собранные на предыдущем этапе, анализируют, смотрят, не расходятся ли они с фактическими данными (так как следует разработать бизнес-требования к процессу) и прибегают к имитационному моделированию.

Этап 4. Внесение улучшений. Когда разработка бизнес-требований подходит к завершению, их начинают внедрять, внося изменения в методологическую документацию, информационные системы, проводя ряд организационных мероприятий, внося коррективы в систему отчетности и т. д. После того как бизнес-процесс внедрен, его рассматривают как действующий элемент в системе управления процессами.

Этап 5. Контроль над внедрением. В определенное время контроля, установленное при внедрении или на основе информации, собранной при плановом мониторинге, анализируют, насколько эффективно введение бизнес-процесса. В рамках анализа сопоставляют фактические и плановые показатели и делают вывод, нужно ли вносить в бизнес-процесс дополнительные изменения. Если да, то снова начинают непрерывно улучшать бизнес-процессы.

Литература:

1. Бережная Е. В., Бережной В. И. Математические методы моделирования. — М.: Дело и Сервис, 2009 г
2. Интрилигатор М. Математические методы оптимизации и экономическая теория. — М.: Айрис-Пресс, 2008 г.
3. Курбатов В. И., Угольницкий Г. А. Математические методы социальных технологий. — М.: Вузовская книга, 2011 г.
4. Монахов А. В. Математические методы анализа экономики. — СПб.: Питер, 2007 г.
5. Орлова И. В., Половников В. А. Экономико-Математические методы и модели. — М.: Вузовский учебник, 2008 г.
6. Попова Н. В. Математические методы. — М.: Анкил, 2007 г.

Моделирование бизнес процессов – это аналитическая иллюстрация того, как идёт работа того или иного бизнеса, описание реального положения компании на данный момент и планирование её улучшения. Составление модели является важнейшим компонентом эффективного управления бизнесом.

Сначала система анализируется «как есть», затем эти данные противопоставляются тому «как должно быть». Успешные организации постоянно улучшают свои процессы, стремясь сделать их максимально эффективными и рентабельными.

При возникновении затруднений в деле предприятия, руководитель задаётся вопросами «Как исправить ситуацию?», «С чего начать?», «Что представляет собой основную проблему?». Ответить на эти вопросы поможет построение модели бизнес-процессов.

Суть моделирования бизнес-процессов

Для того чтобы бизнес процветал, нужно время от времени «наводить порядок» — составить чёткий план дальнейших действий, понять к чему стремиться. То есть, система управления должна стать правильно организованной и одинаково понятной для всех, зафиксированной документально в точных терминах. В этом и состоит смысл бизнес-моделирования. Почему мы заботимся о моделировании ведения бизнеса?

В целом, оно используется для восьми целей: коммуникация, обучение и получение необходимых знаний, убеждение и продажа, анализ, управление соответствия требованиям, как условие для разработки программного обеспечения, использование непосредственно как программное обеспечение, а также управление знаниями и их повторное использование.

Во время анализа предприниматели осознают, как реально работает компания. Уже на этом этапе появляются идеи о том, как улучшить систему. Благодаря составлению бизнес-модели появляется набор документов, которые наглядно показывают технологию выполнения работ. В дальнейшем, это облегчит подготовку персонала для той или иной деятельности.

Наличие действенной бизнес-модели повышает управляемость и эффективное использование ресурсов предприятия. Иными словами, моделирование бизнес-процессов подобно путеводителю, помогающему лучше ориентироваться в своём бизнесе.

Виды

Моделирование принято подразделять на следующие виды:

• Функциональное;
• Объектное;
• Имитационное.

Основа функциональной модели – диаграммы, отображающие последовательность функций, которые связаны общими объектами. Преимущество такого вида в графическом удобстве – функциональные блоки связаны между собой интерфейсной дугой, и каждый элемент ссылается на другой.

Ключевой особенностью объектного моделирования является описание взаимосвязи и взаимозависимости объектов между собой, например ресурсов, сотрудников и других компонентов. Подобная цепочка движения бизнеса помогает увеличить конечную стоимость услуг и товаров.

При использовании последнего вида составления бизнес-модели рассматриваются идеи развития бизнеса в различных условиях.

Цели

Составление бизнес-моделей подразумевает несколько целей:

1. Описание процессов. Своеобразный разбор хода работы на части, позволяющий «трезво» взглянуть на систему и определить факторы, которые приведут к успеху.
2. Систематизация процессов. Во время моделирования создаются правила выполнения процессов, следуя которым можно достичь эффективности деятельности.
3. Формирование взаимосвязей в процессах. То есть, устанавливается связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Понимание, оптимизация и автоматизация процессов приводит к более эффективному и прибыльному бизнесу. Благодаря использованию карты процессов информация становится доступной для принятия важных решений. К примеру, при просмотре блок-схемы бизнес-процессов высшее руководство компании может признать, что отделы, предлагающие программы мотивации, такие как «сотрудник недели», более продуктивны, чем те, которые этого не делают. В результате они могут предпочесть стимулы для сотрудников в масштабах всей компании.

Графически изображая рабочие процессы, организация получает прозрачность в различных рабочих процессах в рамках всего бизнеса. Наличие этой информации наготове создает прочную основу для гибкости бизнеса и ускоряет вывод на рынок новых продуктов и услуг.

Все эти цели имеют конечную мотивацию – улучшить производительность работы компании.

Каких проблем помогает избежать моделирование бизнес-процессов

Моделирование, как эффективный способ развития бизнеса, также является спасательным кругом от ряда затруднений.

• Неосведомлённости. Например, компания лишилась своего менеджера, который работал по своей методике. Обычно, руководство не вникает в подробности рабочей рутины своих сотрудников. В итоге, начальник не знает, как должен вести дела новый работник. При наличии готового плана, вы будете знать, как работают сотрудники, кто контролирует тот или иной процесс, а все их действия и обязанности будут зафиксированы.
• Беспорядка в коллективе. Допустим, одна задача выполняется несколькими работниками. Все заняты делом, но так как нет точного порядка, другие процессы простаивают.
• Неконтролируемых расходов. Моделирование позволяет ясно следить за тем, как используется капитал – сколько зарабатывает сотрудник, его премии, отпускные, а также любые мелкие расходы для нужд компании. При таких условиях становятся невозможны кражи или сокрытия денег.
• Потери клиентов. Упорядоченные бизнес-процессы – залог эффективной и оперативной работы. Эту среду можно сравнить с гостиницей. Если в ней налажен порядок, то клиенты обслуживаются без промедления и должным образом, что хорошо отражается на посещаемости отеля. С другой стороны, предприятия, в которых хромает внутренняя система, часто теряют клиентов из-за имеющегося хаоса.

Стадии бизнес моделирования

Работа по моделированию бизнес-процессов состоит из пяти стадий:

1. Построение базовой модели «как есть». Для улучшения бизнеса, необходимы актуальные сведения о работе. На этом этапе выявляются данные о процессе, ключевые моменты и рамки процесса.
2. Анализ исходной модели. Эта стадия подразумевает изучение процессов и взаимосвязей между ними, устанавливается необходимость изменения процесса.
3. Разработка оптимальной модели «как должно быть». Здесь определяется требуемое состояние процесса, образ системы в перспективе, включая все усовершенствования.
4. Использование модели на практике, тестирование. Проверка системы на «прочность» и дальнейшее одобрение её внедрения.
5. Доработка модели «как должно быть». Моделирование не ограничивается только разработкой шаблона. При необходимости нужно улучшать созданную модель, чтобы она не утратила актуальность и вела компанию к успеху.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Продуктивность и достижение результатов напрямую зависят от того, насколько деятельность организации соответствует определённым правилам, ведущим к успеху. Прежде чем описать основные методы моделирования, рассмотрим общие принципы, которые необходимо учитывать при построении модели.

Осуществимости

Построенная модель в первую очередь должна иметь практическую «досягаемость», то есть она должна быть пригодной для реализации поставленных целей. Нужно ясно определить возможности области моделирования, количественные показатели.

Информационной достаточности

Точность и полнота исходной информации играет важную роль в продуктивности работы. При недостаточном количестве данных о компании, модель будет построена некорректно. Модель бизнес-процессов должна строиться на реальных сведениях.

Множественности

Для того, чтобы достичь желаемых показателей, следует составить ряд моделей – так можно рассмотреть процессы с разных углов. Лишь масштабный охват приведёт к нужным результатам, при этом, помогая избежать многочисленных ошибок.

Агрегирования

Когда дело касается строения сложной модели, наиболее простым способом является разделение её на подсистемы и дальнейшая работа с ними. В этом и заключается принцип агрегирования – в упрощении создания комплексной системы. При наличии независимых агрегатов можно с лёгкостью перестраивать модель в зависимости от ситуации, при этом сохраняя целостность всей модели.

Отделения

При проведении анализа стоит обратить внимание только на неясные аспекты, требующие пересмотрения. Нет необходимости описывать все бизнес-процессы компании. Это сохранит как время, так и силы. Тем не менее, эти блоки включаются в модель лишь с описанием входящих и исходящих информационных потоков.

Методы построения бизнес модели

Основной идеей использования методов моделирования является организация дел наиболее подходящим методом, ведущим к уменьшению затрат и улучшению качества продукции или услуг. Предприниматель, исходя из имеющихся целей, может выбрать подходящий метод моделирования бизнес-процессов. От его выбора зависит насколько удобной и понятной окажется модель. Так какие именно методы построения модели бизнеса разработаны на данный момент?

IDEF (Интегрированное описание функционального моделирования) – представляет собой совокупность аналитических приёмов, которая применяется не только в бизнесе, но и в других сферах. Наиболее часто используются IDEF0 и IDEF3. В первом варианте сложные функции разбирают на простые части, которые затем логически объединяются в блоки с помощью стрелок. Во втором иллюстрируется течение работ или переходные состояния процессов.

DFD ( Диаграмма потока данных) – изображает передачу данных между операциями, а также, каким образом изменяются сведения и где хранятся. Деятельность предприятия разделяется на информационные степени, где на базовый уровень добавляется детальное описание структурированных подсистем.

Диаграмма потоков данных предназначена для отображения потока информации из одного источника в другой. Она описывает, как эти процессы соотносятся друг с другом и с людьми, которые их используют. Однако следует отметить, что DFD не занимается техническими особенностями хранения данных. Скорее, каким образом данные проходят через разные процессы.

Flow Chart Diagram (Диаграмма потока работ) – графический способ подачи информации с использованием определённых знаков для набора данных и операций. В итоге на схеме видна логическая цепочка всех операций. Учитывая гибкость такого подхода при необходимости можно изучить действия сразу в нескольких вариантах.

Цветные сети Петри – этот метод специализируется на представлении действий и событий, переходящих из одной стадии в другую. Благодаря этому, становится очевидно что является причиной тех или иных изменений. Когда в системе есть множество процессов, которые взаимодействуют и синхронизируются друг с другом, сети Петри идеально подойдут как способ построения модели.

Этот метод моделирования используется для проектирования, спецификации, моделирования и проверки систем. Он уникален тем, что они может представлять как состояние — такое как пассивное, неотправленное или ожидающее — так и действие — такое как отправка, получение или передача — на одной диаграмме. В цветных сетях используются цвета для различения символов и формальное математическое представление с четко определенным синтаксисом и семантикой.

Методы моделирования реализуются в специальных компьютерных программах, которые позволяются визуализировать «изображение» при вводе информации. Собирание систематизированных знаний о моделях, а также, их способов использования в различных ситуациях способствует успешному применению методик на практике.

Инструменты

Существует множество программных инструментов и средств автоматизации, которые упрощают работу финансовых лидеров. Когда дело доходит до отслеживания бизнес-операций и точного прогнозирования будущего, автоматизация повышает эффективность. Но до того, как такие устройства будут внедрены, стоит отслеживать внутренние процессы.

Успех бизнеса начинается с его организационной структуры и повседневных операций. Технические инструменты также могут быть полезны в этой сфере. Современная IT-сфера предлагает немало программ, которые были созданы, чтобы помочь бизнес-лидерам быстро применять моделирование бизнес-процессов.

Их следует постоянно анализировать для выявления узких мест, которые могут появиться со временем. Следующие программные инструменты не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами.

Bizagi Studio

Позволяет бизнес-группам и ИТ-командам трансформировать любой бизнес-процесс и обеспечивать сквозную автоматизацию цифровых процессов в масштабах всей организации. Платформа состоит из двух модулей – BizAgi Modeler, использующийся для самого моделирования и описания бизнес-процессов, и BizAgi Studio, который превращает модели в работающие приложения. Преимуществом является то, что платформа не требует навыков программирования, легка в использовании.

Функции:

• описание бизнес-процессов;
• проверка анализ и моделирование;
• создание работающих приложений на основе модели;
• реализация и отслеживание процессов в реальном времени;
• передача процессов персоналу;
• передача ресурсов бизнес-процессам.

ELMA BPM

Профессиональный инструмент для управления бизнес-процессов в предприятии, который поддерживает нотацию BPMN 2.0, являющийся международным стандартом. Так как процессы в компании не стоят на месте, система моделирования подстраивается под все изменения. В ELMA предусмотрены такие инструменты, как подпроцессы, отладка процессов, асинхронное взаимодействие между процессами.

Программа самостоятельно раскладывает информацию в оптимальном порядке, но если вас что-либо не устраивает, можете воспользоваться функцией «Конструктор форм» и расположить информацию так, как считаете нужным. По завершённым процессам на платформе можно создать такие виды документов, как регламент, HTML-документация и карта бизнес-процесса.

Функции:

• работа с документами;
• построение моделей;
• передача процессов персоналу;
• понятная «справка»;
• интеграция с 1С

Visual Paradigm

Поддерживает ряд нотаций (IDEF, eEPC, BPMN), блок-схем и моделей. Интерфейс понятный, удобный и может корректироваться пользователем. В VP вы не встретите таких недостатков, как сбои при перетаскивании элементов, наплывы объектов друг на друга, пересечение стрелок.

Если понадобится моделирование всей системы, то это не составит труда, так как есть возможность связать все модели друг с другом. Кроме того, каждому объекту можно задать «манеру поведения» в системе, бизнес-правила. Высокой ценностью обладает функция выгружения данных в виде программного кода, причем на разных языках программирования.

Функции:

• создание моделей в разных нотациях;
• взаимосвязь между моделями;
• построение других моделей;
• самостоятельная генерация документов;
• создание правил поведения моделей;
• модель в виде программного кода и в графическом виде.

Gliffy

Программное обеспечение для создания блок-схем, которое может использоваться предприятиями любого масштаба и отрасли, которым нужна надежная, но простая онлайн-платформа для построения диаграмм и совместной работы. Есть две основные версии программного обеспечения:

1. Gliffy Project — это приложение для визуального управления проектами, которое работает вместе с платформой управления проблемами Jira. Он позволяет комбинировать информацию, содержащуюся в Jira, с визуальными элементами рабочего процесса, такими как блок-схемы. Это позволяет вашей команде работать эффективнее, улучшая коммуникацию и получая возможность быстро превращать идеи в действия.
2. Gliffy Diagram — это приложение, которое позволяет с легкостью создавать широкий спектр диаграмм и визуализаций. Он проще и имеет более удобный интерфейс, чем многие конкурирующие программные продукты. С помощью предоставленных шаблонов и тем вы можете создавать диаграммы быстрее, чем вы думали. Gliffy также можно использовать для создания многих других типов визуальных представлений. Примеры включают планы этажей, каркасы, интеллект-карты и модели бизнес-процессов.

С этой программой можно связывать диаграммы друг с другом с помощью ссылок, при этом проводя над ними коллективную работу. В сервисе уже встроены все элементы BPMN, можно изменять интерфейс элементов и внедрять свои.

Функции:

• удобное моделирование;
• комплексная поддержка BPMN;
• связь моделей посредством гиперссылок.

BPsimulator

Здесь в основном осуществляется симуляция и оценка модели, благодаря которым обнаруживаются слабые места в процессе, рассчитывается стоимость и загрузка ресурсов. Созданные модели можно сохранить на ПК, Google или One Drive.

Функции:

• симуляция;
• отчёты;
• моделирование, оценка стоимости процесса;
• удобный интерфейс.

ARIS Express

Простая графическая платформа, имеющая организационные модели, карты процессов и модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN. Имеется функция Smart Design, самостоятельно создающая диаграмму.

Функции:

• Smart Design;
• понятный интерфейс;
• нотации BPMN и eEPC.

Перечисленные программы подойдут как для новичков, так и для знающих специалистов.

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Несмотря на то, моделирование активно внедряется в процессы различных компаний, на практике становится понятно – применяемые методики эффективны лишь в начале их использования. Причиной этому является отсутствие системности – работу начинают, достигают некоторых целей, но при первой неудаче о системе забывают. Для того, чтобы решить эту проблему нужно построить систему управления бизнес-процессами как основу для работы с технологиями совершенствования.

Сложные и непонятные простому персоналу методики бизнес-моделирования не принесут желаемых результатов. Так как, в итоге, работать с ними придётся сотрудникам организации, которые чаще всего не обладают знаниями в сфере современных методов управления.

Хорошие инструменты бизнес-моделирования должны:

• быть легкими в обучении для бизнес-отделов;
• упрощёнными для IT-специалистов для общения с другими отделами;
• быть недорогими и соответствовать отраслевым требованиям;
• иметь встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом;
• уметь моделировать рабочий процесс до реализации.

Бизнес-модели подобны историям, объясняющим, как работают предприятия. Как и хороший рассказ, надежная бизнес-модель содержит четко очерченные персонажи, правдоподобные мотивы и сюжет, который помогает понять ценность всего процесса. Как система, они описывают как части бизнеса сочетаются друг с другом и отвечают на определенные вопросы: кто заказчик? Как мы зарабатываем деньги?

Какая основополагающая экономическая логика объясняет, как мы можем приносить пользу клиентам по приемлемой цене? Каждая жизнеспособная организация построена на надежной бизнес-модели, цель которой – помочь вам лучше управлять своим бизнесом и понимать все процессы. В мире, где данные становятся все более и более важными, в деловой среде они еще более актуальны.

Моделирование бизнес-процессов используют для обнаружения и устранения слабых мест в работе организации. При моделировании деятельность предприятия раскладывается на независимые операции, благодаря чему удается отследить, как система ведет себя на каждом этапе, и трансформировать бизнес.

Делимся практическими рекомендациями, которые помогут смоделировать бизнес-процессы самостоятельно, и рассказываем, зачем вообще прибегать к моделированию.

Что такое моделирование

Бизнес-процессы (БП) — повторяемые действия или операции, которые выполняются для решения бизнес-задач и получения конечного продукта. Моделирование процессов подразумевает детальное описание всех операций, исключение лишних и необязательных действий, а также документирование требований к каждой из операций.

Когда и для чего требуется моделирование

Моделировать бизнес-процессы необходимо для любой компании, которая хочет повысить эффективность своей деятельности — увеличить рентабельность, прибыль и другие показатели.

Ситуации, когда благодаря моделированию можно решить многие проблемы компании:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Дедлайны по задачам постоянно срываются.
3. Проблемы с клиентами не решаются.
4. При согласовании задействуется слишком много людей, решения принимаются долго, из-за чего растут непроизводственные расходы, страдает дисциплина, а контроль решений по отдельным вопросам плохо налажен.
5. Есть серьезные проблемы с документооборотом — документы теряются, их сложно найти.
6. Отсутствует четкое распределение ответственности и должностных обязанностей между сотрудниками.
7. Руководству сложно получить точные данные по текущим делам, так как информация неактуальная и устаревшая.
8. Для инвесторов деятельность предприятия непрозрачна.

Грамотным моделированием можно установить взаимосвязь между отдельными бизнес-процессами, разработать правила выполнения разных операций для получения желаемого результата и оптимизировать структуру управления. Моделируют бизнес-процессы по такому алгоритму: ответственные специалисты разбираются в процессах, описывают их вначале текстом, затем составляют схему под конкретный бизнес-процесс. В схематическом виде легко обнаружить лишние согласования, стопорящие бизнес-процесс.

Если выстроить бизнес-процессы правильно, вы получите прекрасный результат:

• повысить управляемость/качество контроля работы за счет четкого понимания всех бизнес-процессов в компании;
• улучшить финансовые показатели;
• упростить процесс масштабирования компании благодаря применению готовой системы для построения ЮП в новых филиалах.

Если подытожить, то моделирование бизнес-процессов помогает повысить эффективность работы компании и улучшить многие показатели.

Этапы моделирования

Для создания эффективной модели необходимо пройти минимум 5 стадий моделирования бизнес-процессов:

• Создать модель в существующем виде, выявить границы и основные составляющие бизнес-процессов, собрать всю необходимую информацию по действующей системе.
• Проанализировать данные, найти слабые места, а также определить взаимосвязи между процессами и возможности для совершенствования действующей модели бизнес-процесса.
• Разработать желаемую модель, которая должна получиться после всех метаморфоз. Описать процессы, к которым нужно стремиться, для улучшения бизнеса.
• Внедрить и протестировать новую модель, а также оценить результаты для выявления слабых мест.
• После тестирования определить недоработки модели и провести работу над ошибками.

В последующем усовершенствование новой модели бизнес-процесса нужно проводить постоянно, иначе она утратит актуальность и уже не сможет соответствовать текущим условиям на рынке.

Пример моделирования БП

Рассмотрим наглядно, как можно описать и смоделировать процесс:

1. Задаем точки входа и выхода. Вход — первое событие в бизнес-процессе, выход — полученный результат. Так мы очерчиваем границы, а затем начинаем наполнять процесс действиями.
2. Описываем элементы, входящие в процесс. В каждом файле нужно описать:
   • для чего нужен этот процесс и как он формируется;
   • показатели эффективности или параметры, по которым можно отслеживать результаты;
   • кто выступает исполнителем процессов, какие существуют ограничения по срокам;
   • детали всех процессов.
3. Конкретизируем основные этапы бизнес-процессов. Опираясь на данные, описанные во втором пункте, составляем блок-схему модели.
4. Разбавляем каркас деталями. Указываем основные факты и события по процессу, а также прописываем действия для каждого исполнителя.
5. Назначаем роли. Один процесс может включать несколько ролей. Их выполняет один или несколько специалистов.
6. Указываем в схеме ресурсы. Нужно отметить источники ресурсов, необходимых, чтобы реализовать процесс. Это могут быть документы, которые нужно отправить на определенном этапе. Чтобы описать процесс, нужны схемы и алгоритмы, позволяющие сделать процессы более продуктивными и эффективными для бизнеса. Также, имея на руках готовую модель БП, намного проще перейти к автоматизации процессов.

Принципы моделирования

При моделировании бизнес-процессов советуем ориентироваться на 5 основных принципов:

• Принцип информационной достаточности. При моделировании бизнес-процессов нужно опираться только на реальные данные, так как от их точности зависит конечный результат.
• Принцип множественности. Чтобы выйти на желаемые показатели, нужно разработать несколько моделей и описать процесс в разных плоскостях. Это поможет минимизировать ошибки и получить ожидаемый результат.
• Принцип агрегирования. Лучше всего собирать сложные модели из простых элементов или подсистем. Это позволит безболезненно вносить коррективы, не меняя всей модели.
• Принцип осуществимости. Важно построить структуру процессов, которая будет адаптированной к конкретному бизнесу и пригодной для реализации на практике. В модели заранее необходимо прописать четкие цели и показатели.
• Принцип отделения. Чтобы провести качественный анализ модели, описывать все процессы не обязательно. Иногда блоки, не вызывающие вопросов и замечаний, можно пропустить.

Многие эксперты рекомендуют придерживаться и других принципов, например, декомпозиции или отображения бизнес-процессов в формате перечня иерархических элементов.

Виды моделей БП

Строят бизнес-процессы по одной из следующих моделей:

1. Нормативные документы, используемые в компании, противоречивы или давно утратили актуальность, взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы, из-за чего часто функции дублируются и тратится много времени впустую.
2. Объективная. Работы по моделированию сводятся к описанию взаимозависимости между отдельными объектами (ресурсами компаниями, сотрудниками).
3. Функциональная. При моделировании по этой методике проводится описание взаимосвязей между отдельными функциями. Функциональный подход предполагает описание функций, связанных с информационными и материальными объектами, а также используемыми ресурсами.
4. Имитационная. При моделировании описывают возможные варианты развития БП при разных сценариях.

Способы, выбранные для отображения элементов при моделировании бизнес-процессов, называют методами или инструментами создания модели.

Инструменты для моделирования процессов в компании

Для построения моделей бизнес-процессов используют разные методы или инструменты. Среди основных:

• VAD — нотация для создания модели общего вида процессов, которые нужны для получения товара или предоставления услуги.
• BPMN — в этом случае процесс пошагово проектируется от начала и до конца. Отображается в виде схемы. Может использоваться для презентации информационных потоков или последовательности операций.
• Схема работы — нотация презентации процессов в формате логической последовательности действий.
• Схема данных — нотация отображения передачи данных внутри одного или нескольких процессов.
• IDEF — это категория методов по стандарту от IDEF0 до IDEF14. Стандарты создания модели ориентирован на разные задачи.
• EPC — нотация проектирования процессов нижнего уровня, где для каждой функции есть информационные потоки, материальные ресурсы, стартовые/финишные точки.
• Схема ролей — метод проектирования взаимосвязи ролей и их функций.

Отметим, что все вышеописанные методы реализуются с использованием специального программного обеспечения.

Использование автоматизированных методов и инструментов позволяет минимизировать затраты, а также модифицировать уже разработанные решения. Сейчас есть большой выбор программных продуктов, которые помогают решать задачи по анализу и организации процессов.

Условно такие продукты можно разделить на три категории:

• Стандартные физические. Это пакеты для визуализации процессов в электронном формате.
• ПО для анализа процессов на базе графических пакетов. Используется не только для визуализации, но и для обработки некоторых процессных данных.
• Процессно-ориентированное ПО. Инструменты с широкими функциональными возможностями с модулями для анализа, моделирования и визуализации БП. Есть опции для оценки и работы с документацией, а также создания анимированных моделей.

Выбирая метод моделирования, важно убедиться, что он соответствует сфере и целям проекта.

Кто руководит процессом

Обычно моделированием БП занимаются руководители или сотрудники, иногда привлекают подрядчиков. Решая, кому делегировать эту задачу, нужно отталкиваться от целей создания модели БП, а также масштабов бизнеса. Если основная цель при моделировании сводится к оптимизации процессов, лучше доверить эту работу аналитикам, так как придется глубокого разобраться в каждом бизнес-процессе и подумать, как лучше их доработать. Здесь нужен опыт и понимание, как работать с инструментами для моделирования бизнес-процессов.

В качестве примера рассмотрим, кто может руководить моделированием БП в компании:

• Собственник. Если компания небольшая, отвечать за моделирование бизнес-процессов может собственник. Владелец хорошо знает специфику всех процессов и в целом весь бизнес изнутри, может подробно описать каждый этап и самостоятельно поработать над моделью БП. В небольших компаниях обычно не так много процессов, а сложная детализация не требуется.
• Руководители отделов. Представителям среднего бизнеса лучше привлечь помощников для работы с бизнес-процессами. Оптимально собрать команду опытных сотрудников из разных отделов, чтобы совместно проработать основные бизнес-процессы.
• Подрядчики. Если речь идет о крупной компании, то работы по моделированию лучше доверить экспертам, так как количество и объем всех бизнес-процессов описать самостоятельно будет проблематично.

Если вам нужна помощь с моделированием бизнес-процессов, вы можете доверить эту задачу экспертам компании «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Как избежать типичных ошибок

Рекомендации, которые помогут избежать распространенных ошибок при самостоятельном моделировании бизнес-процессов:

1. Используйте однородную детализацию. Ваша цель — свести к общему знаменателю описания и варианты выполнения операций, чтобы избежать двусмысленных и неоднозначных трактовок, которые могут ввести в заблуждение.
2. Работайте с одним методом. Например, вы попробовали метод BPMN и функциональный способ построения БП, продолжайте использовать этот инструмент для построения всех процессов.
3. Исходите из того, что все моделируемые процессы должны подчиняться единой цели. Процесс не должен моделироваться в отрыве от целей всего проекта.
4. Разберитесь с границами БП. Руководитель изнутри знает все процессы — используйте всю доступную информацию, чтобы избежать двух крайностей — избыточной детализации или слишком общего подхода.
5. Не допускайте наложения процессов. Важно четко определить, какие действия выполняются в какой последовательности и когда возможен повтор к определенному действию. Моделирование бизнес-процессов помогает отобразить последовательность действий схематически и избежать путаницы.

Чтобы упростить задачу по моделированию бизнес-процессов и не допустить типичных ошибок, используйте проверенный инструмент — готовые решения для автоматизации бизнеса. Одно из таких решений представляет и компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ».

Решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ»

Компания «КСК ТЕХНОЛОГИИ» разработала продукт, который поможет в моделировании, исполнении и улучшении бизнес-процессов — «КСК. ИК» на базе low-code платформы класса ВРМ. Мы предлагаем рабочий инструмент для цифровой трансформации с нотациями моделирования бизнес-процессов BPMN — воспользуйтесь готовыми алгоритмами и выведите свой бизнес на новый уровень.

«КСК.ИК» — простое и удобное решение, сервис помогает быстро вносить любые изменения в процессе, идеально подойдет для тех, кто только переходит к процессной модели управления, используйте функциональный или другой подход в моделировании.

Функционал дизайн-студии low-code позволяет проектировать и моделировать бизнес-процессы, настраивать исполнителей, структуру файлов, интерактивные формы и предметную область БП.

Модуль управления на базе ВРМ-движка помогает автоматизировать постановку задач, контролировать просрочки, свободно коммуницировать в общем чате сотрудников, группировать отдельные бизнес-процессы на основе предметной области.

Используя решение от «КСК ТЕХНОЛОГИИ» при моделировании и автоматизации БП, вы получите следующие результаты:

• благодаря созданию единой картины ПБ повысите уровень контроля и управляемость на каждом уровне;
• сократите сроки работы по отдельным операциям и минимизируйте расходы, сохраняя качество на прежнем уровне;
• за счет системного подхода получите новые возможности для развития компании;
• улучшите финансовые показатели.

Подведя итоги, можно с уверенностью сказать, что моделирование всех бизнес-процессов — эффективный метод для оптимизации деятельности организации, развития и масштабирования, а также увеличения доходности предприятия. Но в ходе моделирования реальных бизнес-процессов необходимо воспринимать компанию как сложную систему взаимосвязанных, а не разрозненных БП. Если использовать неправильный подход, моделирование бизнес-процессов не принесет ожидаемых результатов. Многие управленцы на этом останавливаются. Чтобы избежать такого сценария, заручитесь поддержкой экспертов и задействуйте готовый инструмент для грамотного моделирования бизнес-процессов и успешной автоматизации вашего бизнеса.

Грамотное моделирование бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу компании. Когда её деятельность раскладывается на элементы, состоящие из последовательностей деловых операций, проще увидеть ошибки, которые допускаются, спрогнозировать риски, появляющиеся на разных этапах.

Основные понятия

Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП). В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе. Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.

У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.

Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.

Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:

• метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст;
• модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д.

Цели моделирования бизнес-процессов

Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.

Другие цели:

• нормировать процессы (если соблюдать правила их выполнения, можно добиться желаемой результативности);
• установить взаимосвязи между процессами (чтобы убедиться в правильности процедуры).

Развитие моделирования бизнес-процессов

Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.

1. 1920-е — 1980-е гг.

Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички. При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы. К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.

В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.

1. 1990-е гг.

Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.

Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.

1. 2000-е гг.

Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара. К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно. Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.

На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.

Основные стадии:

• построение модели «как есть» (для этого выявляют границы БП, базовые компоненты, делают описание, чтобы понять, как всё работает в настоящий момент);
• анализ данных;
• формирование модели «как должно быть»: (на основе анализа продумывается состояние процесса, к которому нужно стремиться);
• тестирование новой модели;
• усовершенствование (при необходимости вносятся изменения).

Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.

Виды моделирования бизнес-процессов

Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.

Виды:

• функциональное моделирование бизнес-процессов (описание в виде взаимосвязанных функций);
• объектное (в качестве набора объектов, которые взаимодействуют между собой, объектами могут выступать сотрудники, техсредства, информационные компоненты);
• имитационное (подразумевает описание через примеры развития БП в разных условиях, анализ в динамике).

Принципы моделирования бизнес-процессов

1. Принцип осуществимости: модель должна способствовать достижению целей. Поэтому предварительно важно обозначить цели и желаемые показатели.
2. Информационной достаточности: без точных данных создание модели, как и проектирование бизнес-процессов, невозможно.
3. Множественности модели: разрабатываемая модель должна отображать качества объекта, влияющие на нужные, желаемые показатели. Следовательно, чтобы полностью изучить какой-то объект, нужно создать ряд моделей, каждая из которых будет отображать процесс с разных сторон.
4. Агрегирования: чаще всего сложную систему можно изобразить как совокупность агрегатов (подсистем). При этом грамотно составленные блоки нижнего уровня позволяют при необходимости изменять всю модель с учётом требований.
5. Отделения: в области, которая анализируется, обычно есть ряд отдельных компонентов, структура которых и так понятна. В этом случае ставится условно пустой блок, для которого прописываются лишь важные входные и выходные потоки.

Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.

Основные методы:

• IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). В их основе методология SADT. Модель содержит графические схемы. Те составляются по определённым правилам, благодаря которым можно быстро вникнуть в суть.
• DFD — разработана для проектирования информационных систем. Отображает, как передаются данные между операциями, описывает их взаимосвязь. То есть с помощью DFD можно разбивать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма будет изображать потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д.
• Flow Chart Diagram — метод, предполагающий использование символов. Ими обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод довольно гибкий, процесс можно отображать разными способами.

Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.

Инструменты бизнес-моделирования

Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:

• ARIS — подойдёт продвинутым и начинающим пользователям. Включает также средства оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты для внедрения ERP-систем, для контроля выполнения.
• ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы, нотации BPMN. К слову, нотацией называют набор знаков для графического моделирования бизнес-процессов. ELMA содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, которая применима и для сотрудников филиалов удалённо, хорошо налажен электронный документооборот.
• AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ, моделирование. Включает стандартные методологии: IDEF0, DFD и др.

Бизнес-моделирование: особенности практического применения

В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.

Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.

Значение бизнес-моделирования

При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:

• улучшается управляемость и контролируемость на всех уровнях благодаря получению общей картины деятельности;
• сокращается время на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;
• компания развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;
• появляется понимание, в каких сотрудниках нуждается организация, упрощается процесс подбора персонала;
• растут финансовые показатели;
• появляется возможность расширить бизнес за счёт создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.

Выводы

Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.