Перечислите существующие виды реквизитов в информатике

Каждая представляемая
информацией сущность (объект, явление)
имеет ряд характерных для нее свойств
(черт, при­знаков, параметров,
характеристик, моментов). Например,
свойствами материала являются его вес,
габариты, сорт, цена, номенклатурный
номер и др. Свойствами-признаками,
характеризующими такую сущность, как
организация-поку­патель, представляются
его наименование, ведомственная
принадлежность, адрес, номер расчетного
счета в Госбанке и др. Свойства физической
сущности отображаются с по­мощью
переменных величин, являющихся
элементарными единицами информации —
реквизитами.

Реквизит
— это логически
неделимый элемент любой сложной
информационной совокупности, соотносимый
с опре­деленным свойством отображаемого
информацией объекта или процесса. Из
реквизитов компонуются все остальные,
более сложные информационные конструкции.
Единицы информации любой сложности
можно последовательным раз­ложением
на составляющие компоненты (декомпозицией)
расчленить до таких составляющих —
переменных вели­чин, которые не
поддаются дальнейшему логическому
раз­биению, т. е. реквизитов. Дальнейшее
членение реквизита на более мелкие
составляющие — символы (символы в свою
очередь — на биты, биты — на последовательность
электрон­ных импульсов и т. д.) разрывает
его привязку к определен­ному свойству
объекта (процесса), нарушает информатив­ность.

В литературе по
машинной обработке данных также часто
используются такие синонимы понятия
«реквизит», как элемент, поле, терм,
признак, атрибут, переменная, эле­ментарная
единица информации и др.

Информация отражает
реальный мир с характерной для него
взаимосвязью и взаимообусловленностью
явлений. Поэ­тому одно и то же свойство
может наблюдаться у нескольких разных
явлений (сущностей). Например, признак
«дата» необ­ходим и при фиксации
процесса труда, и при передаче све­дений
о выполнении плана, и при отражении
поступления материальных ценностей, и
во многих других случаях. Бо­лее того,
одно и то же значение реквизита может
быть прису­ще нескольким различным
по характеру сообщениям. Например,
признак «дата» может фигурировать в
сообще­ниях о поступлении от поставщиков
сырья, передаче полу­фабрикатов со
склада на склад, сдаче готовой продукции,
ремонте помещения, премировании
работников и т. д.

Для определения
понятия каждого из множества окру­жающих
нас предметов, явлений необходимо найти
то осо­бенное, что отделяет его от
других предметов или явлений, что
выражает его внутреннюю суть. Это
«особенное» пред­ставляется в виде
качественных определенностей, присущих
отдельным разновидностям или их группам.
Многообразие форм движения материн
обусловливает и многообразие форм
качественной определенности.

Качественная
определенность проявляется через
сово­купность всех присущих понятию
свойств, каждое из кото­рых конкретно
выражает какую-либо его сторону, какой-
либо один его момент. Вещи и явления,
обладающие различ­ными свойствами
(признаками), по-разному действуют на
органы чувств человека и вызывают
различные ощущения, благодаря чему и
создается возможность их градации и
индивидуализации.

Некоторые из
свойств (признаков) присущи лишь
еди­ничным экземплярам и поэтому
называются индивидуальны­ми. Например,
индивидуальными признаками отличаются
друг от друга животные одного вида,
станки одной модели, товары одного
наименования. По словам К. А. Тимирязева,
в природе не существует двух форм, вполне
тождественных. На факте существования
определенных отличительных признаков
у отдельных индивидов основана вся
теория Ч. Дарвина о происхождении видов
путем естественного отбора. Благодаря
индивидуальным признакам, являющим­ся
таким образом признаками различия, даже
две капли воды различаются между собой.

Другие свойства
(признаки) распространяются на мно­гие
экземпляры, являются общими для нескольких
предме­тов, явлений. Например, общие
признаки имеются у матери­альных
ценностей различных наименований,
объединенных в одну группу, у сооружений
одного назначения. Благодаря им можно
найти сходные черты даже в самых различных
вещах. «…Различные вещи, -отмечал К.
Маркс, — ста­новятся количественно
сравнимыми лишь после того, как они
сведены к одному и тому же единству.
Только как выра­жения одного и того
же единства они являются одноименны­ми,
а следовательно, соизмеримыми величинами».

Всякое понятие
включает в себя общие и индивидуальны
свойства. «У двух различных вещей, —
писал Ф. Энгельс, — всегда имеются
известные общие качества (по крайней
мере свойства телесности), другие
качества отличаются между собой по
степени, наконец, иные качества могут
совершенно отсутствовать у одной из
этих вещей».

Следовательно,
главное назначение признаков — ука зайце
тех особенностей, которыми одно явление
отличаете? от других, т. е. индивидуализация
сообщений, устранения возможностей
смешения фактов и искажения информации
и представление таких свойств, которые
могут послужить в последующем основой
для обобщения.

Реквизит обладает
некоторой самостоятельностью и имеет
особые характерные для него черты. Так,
он может входить в самые разнообразные
составные единицы информации, относящиеся
к различным сущностям и имеющие различную
сложность, так же, как какое-либо слово
может входить в состав самых различных
предложений.

Это свойство
реквизита находит свое отображение в
его форме, всесторонне характеризующей
реквизит вне зави­симости от его
конкретного вхождения в ту или иную
состав­ную единицу информации.

Форма реквизита
включает его наименование, струк­туру
(формат), значение или совокупность
значений и неко­торые другие свойства.

Наименование
реквизита (имя) служит для обращения к
нему и обычно представляется словом
или группой слов (например, «табельный
номер рабочего»), названием опре­деленной
графы (строки) входного или выходного
доку­мента, номером, условным кодом,
адресом на носителе (перфокартах,
магнитной ленте, диске) или в памяти
ЭВМ. При алгоритмизации и программировании
с целью компакт­ного написания чаще
используют сокращенные имена —
идентификаторы. Идентификаторы обычно
имеют ограниче­ния на длину, используемый
алфавит и сферу действия. В некоторых
случаях допускается также употребление
синони­мов наименований реквизита.

Целесообразно,
чтобы основное имя — идентификатор
реквизита — было закреплено за ним вне
зависимости от того, используется ли
этот реквизит в той или иной составной
еди­нице информации, в той или другой
подсистеме. В этом слу­чае обеспечивается
ряд преимуществ при создании баз дан­ных
и совместимости различных информационных
систем.

Точность же
обращения к конкретному реквизиту
достигается применением уточняющих
указателей.

Каждому реквизиту
присуще некоторое множество зна­чений
в зависимости от характеристик того
свойства объекта (явления), которое
информационно отображает данный
рек­визит. Это множество будем называть
областью
определения реквизита,
или классом значений. Область определения,
например, для параметра «температура
больного» одна, для признака «пол
больного» — дру­гая, для реквизита
«код цеха» — третья.

Таким образом,
значение
реквизита является
одним из элементов множества значений
области определения данного реквизита,
отображающей соответствующее состояние
(из множества состояний) того свойства
объекта (явления), ко­торое характеризует
реквизит. Так, текущим значением реквизита
«температура больного» может быть
«37,4⁰»,
а реквизита «пол больного» — «мужской».
Другими словами, значение реквизита
используется для представления зна­чения
соответствующего свойства сущности.

Выбор формы
представления значений некоторого
свой­ства сущности прямо зависит от
его природы и по возможно­сти должен
в максимальной мере способствовать
приближе­нию информационного
отображения к естественной харак­теристике
свойства. Так, свойству «вес груза»
наиболее со­ответствует числовое
представление определенного рекви­зита
(в установленных единицах измерения и
с заданной точностью), свойству «тип
упаковки» — словесное описа­ние, а
утверждение о предъявлении документов
к оплате — логическое значение истинности
или ложности.

Структурой
реквизита называется
способ представле­ния его значений.
В структуре различают длину, тип и
фор­мат реквизита.

Длина реквизита
есть число символов, которые образуют
его значение. Длина реквизита может
быть посто­янной или переменной.
Например, значение реквизита «код цеха»,
как правило, является двузначным,
значение рек­визита «количество
сданных да склад деталей» может зани­мать
от одной до семи позиций, значение
реквизита «потреб­ность некоторого
материала на годовую программу
пред­приятия» может занимать от одной
до шести позиций до за­пятой, отделяющей
дробную часть от целой, и от одной до
пяти позиций после запятой, значение
реквизита «наимено­вание материала»
может занимать до 120 позиций.

Типы реквизитов
зависят от видов значений. Наиболее
распространены числовой, текстовой и
логический типы.

Реквизиты
числового типа
характери­зуют количественные свойства
сущностей, полученные в ре­зультате
подсчета натуральных единиц, измерения,
взвеши­вания, вычисления на основе
других количественно-сум­мовых данными
т. п. Значениями таких реквизитов являются
числа.

Выделяется несколько
типов числовых величин в зави­симости
от класса чисел, системы счисления,
фиксации деся­тичной запятой, упаковки
и других характеристик; на­кладываются
ограничения на диапазон чисел, форматы
их представления при вводе-выводе и на
различных носителях даже в рамках одной
реализации. Реквизиты числового типа
активно используются в различных
арифметических преобразованиях, а
большинство из них создается в резуль­тате
таких преобразований.

Особую роль играют
реквизиты числового типа, принимающие
только целочисленные значения. Такие
реквизиты могут выступать в качестве
реквизитов — признаков.

Реквизиты
текстового типа
выражают, как правило, качественные
свойства сущностей и характери­зуют
обстоятельства, при которых имел место
изучаемый про­цесс и были получены
те или иные числовые значения. Такие
реквизиты называются признаками.

Реквизиты текстового
типа могут использоваться в ка­честве
операндов в арифметических и логических
выражени­ях. Более того, значения
таких реквизитов могут быть полу­чены
в результате арифметических или
логических пре­образований .

Специальными
свойствами реквизитов являются признаки
редактирования и преобразования, замок
защиты, индика­ция наличия значения
или множества значений, даты из­менения
значений и др.

Реквизиты
логического типа
принима­ют только два значения:
истинность или ложность. Исполь­зуются
они в логических выражениях.

Будем считать, что
над реквизитами определены ариф­метические
и логические операции, понимаемые в
обычном математическом смысле, текстовые
операции и операции отношения как
операции реляционной алгебры.

Значениями
реквизитов являются последовательности
символов (букв, цифр, различных знаков
и специальных обозначений), называемые
строками или текстом.

Полный набор
всевозможных попарно различимых
сим­волов данной информационной
системы составляет ее ал­фавит. Состав
алфавита зависит от применяемых
техничес­ких средств обработки данных,
особенностей обрабатываемой информации
и других факторов. Причем на различных
стадиях обработки и даже в рамках одной
вычислительное системы возможно
применение различных алфавитов. От
размера алфавита (число разнообразных
символов, которые могут быть в одном
разряде величины) и его состава (набор)
зависит решение проблем кодирования и
декодирования, компактной записи
значений единиц информации, эффективного
хранения данных, ускорения их поиска,
передачи, ввода и вывода из ЭВМ в наиболее
удобной для пользования форме снижения
затрат на всевозможные перезаписи.
Поэтому вы бору алфавита придается
особое значение.

В значениях
реквизитов текстового типа возможное
при­менение тех или иных символов
ограничено алфавитом, ис­пользуемым
для данной реализации на заданной стадии
обработки. При этом возможно наложение
ограничений на об­щую длину значения
реквизита (строку, текст) и на набор
символов для той или иной позиции в
строке. Так, допусти­мо ограничение
текста какого-либо признака или части
его символов только цифрами, либо только
буквами, либо лишь двоичными цифрами —
битами. Чаще всего, однако, допустимо
использование в той или иной позиции
текста любого символа выбранного
алфавита.

Всевозможные
преобразования значений текстовых
единиц информации сводятся в большинстве
случаев к манипу­лированию символами.
Изучению аппарата такого мани­пулирования
придается особое значение. Так, для
алгоритмического описания процессов
оперирования с символами разработан
ряд специализированных алгоритмических
язы­ков, а каждый из современных
развитых алгоритмических языков
универсального назначения, как правило,
имеет аппарат для оперирования с
текстовыми величинами.

Тексты представляют
собой типичные единицы данных
последовательного типа, и для удобства
их обработки и обращения к отдельным
элементам текста -символам они
последовательно нумеруются с 1 по n.
Если длина текста фиксирована, то п
является
константой. Если же длина пе­ременна,
то п тоже
является переменной, а конец текста
опре­деляется специальным ограничителем.
Тем самым создается возможность введения
индекса позиций строки и адресации к
тем или иным позициям.

Ограничения на
используемый алфавит в различных
по­зициях текста достигаются с помощью
специальной маски, называемой форматом
(иногда — шаблоном) и содержащей информацию
о том, для каких позиций применимы те
или иные подалфавиты. Например, запись
формата А(5)Х(3) 9(2)1(4) означает, что в первых
пяти позициях текста допустимы только
буквы, в следующих трех — любые символы,
в девятой и десятой позициях — только
десятичные цифры и в последних четырех
— лишь двоичные цифры (О или 1).

Часто значениями
признаков может быть текст, выражен­ный
цифрами. Например, полному наименованию
материа­ла «пятижильный кабель с
сечением жил 2 мм» может соот­ветствовать
условный сокращенный код — номенклатурный
номер «2870520». Применение кодов существенно
облегчает машинную обработку данных.
Запись кодами быстрее и компактнее, их
введение позволяет строго систематизировать
и классифицировать объекты планирования,
учета и управ­ления, устранять омонимию
и синонимию. Кодирование об­легчает
группировку информации в необходимых
для сводки разрезах, упрощает поиск
данных в больших и сложных массивах.

Значения реквизитов
числового типа могут быть представ­лены
в десятичной, шестнадцатеричной,
восьмеричной, дво­ичной и других
системах счисления. Значения реквизитов,
отображенные двоичными цифрами (О и 1),
обычно называют битовыми строками, или
строками бит. В некоторых алго­ритмических
языках, например ПЛ/1, введен специаль­ный
тип данных — битовый.

Цифровые коды,
представленные целочисленными
зна­чениями, можно отнести к текстовому
типу, т. е. ими можно оперировать,
независимо от системы счисления, как с
любой строкой символов; обращаться к
нужной позиции; удалять некоторые цифры
или цифры заданных позиций, заменять
их на другие цифры; производить вставки,
переиндексацию позиций, обработку
строки по позициям по определенному
алгоритму и т. д., считая строку одномерным
массивом, значением каждой отдельной
позиции которого является некоторый
символ, в данном случае только из
подмножества алфавита- цифрового
подалфавита.

По своему характеру
цифровые коды являются числами (чаще
всего целыми) и могут подвергаться
арифметической обработке. Поэтому
необходимы преобразования типов ве­личин
— перевод кодов в числа и наоборот
(перевод кодов из одной системы счисления
в другую и даже перекодировка алфавитных
строк в цифровые на основе цифровых
эквива­лентов (весов), приписанных
отдельным символам алфавита, и наоборот).
Подобные преобразования выполняются
с помощью специальных средств в виде
набора операций, функций (в том числе
библиотечных), подпрограмм и т. п., при
этом используются описания реквизитов.
В частности, при преобразовании чисел
в текст используются форматы, определяющие
длину целой и дробной частей числа (его
ман­тиссы), положение десятичной
запятой, размещение опера­ционного
знака (плюса или минуса), условия гашения
и за­мены другими обозначениями
незначащих нулей и др.

С помощью форматов,
указателей типов и других средств
описания реквизитов ограничивается
класс их значений — подмножество значений
для возможного присвоения той или иной
величине. Для признаков область
определения значе­ний (подалфавит)
может быть, как отмечалось, определена
и для любой позиции строки.

Кроме того, область
определения значений может быть
установлена явным перечислением всех
конкретных зна­чений — строк в одном
из нескольких вариантов их возмож­ного
представления. Так, для признака «месяц»
класс зна­чений может быть явно
ограничен по описанию лишь две­надцатью
возможными значениями и одним из
подходящих конкретных написаний: либо
полными названиями месяцев (январь,
февраль и т. д.), либо их сокращениями
(напри­мер, янв., февр. и т. д.), либо
римскими цифрами, либо арабскими и т.
д.

Так как общее
количество значений одного реквизита
— признака конечно, область определения
значений может быть представлена полным
перечнем — массивом всех его зна­чений,
обычно называемым номеклатурой
дан­ного признака и создаваемым на
практике для классифика­торов и при
кодировании значений признака.
Следовательно, значение , реквизита —
признака есть значение одной из по­зиций
номенклатуры. Например, признак «категория
ка­чества изделий» может принимать
одно из трех значений, составляющих
номенклатуру значений этого признака.
Тогда одним из значений этого признака
может быть, на­пример, «высшая категория
качества».

Реквизит логического
типа (часто именуемый булевым) может
принимать одно из двух значений:
истинность или ложность. В текстовой
интерпретации значению истинности
могут соответствовать символы «1», «+»,
«И», слова «да», «истина» и т. д., значению
ложности — символы «О», «-», «Л», слова
«нет», «ложь» и т. д.

Переменные
логического типа используются для
ото­бражения таких свойств объектов
и процессов, которые по своей характеристике
можно разделить на две противопо­ложные
группы, например присутствует какой-то
признак или отсутствует, наступил или
нет некоторый момент, пере шло или нет
явление некоторую грань, выдержано
опре­деленное условие или нет,
положительная величина или отрицательная
и т. д. Примерами переменных логического
типа могут быть знак величины (плюс или
минус), признак избыточности, переполнения,
завершения, годности и т. п.

Над логическими
величинами осуществляются операции
математической логики (отрицания,
конъюнкции, дизъюнк­ции, импликации
и др.); они участвуют в логических
выра­жениях, вычисляемые значения
которых (истинность или ложность) в свою
очередь присваиваются реквизитам
логи­ческого типа.

В практике обработки
данных часто применяют также ло­гические
шкалы (векторы) — одномерные массивы
логичес­кого типа, значением каждой
позиции которых является истинность
или ложность. Так, какому-либо основному
мас­сиву М
длиной Н
позиций
может быть поставлен в соответ­ствие
вспомогательный массив логического
типа Л той
же длины и при изменении данных в i-й
позиции массива М
за­носится
1 в ту же позицию массива Л.
Тогда позиции,
со­ответствующие значению истинности
в массиве Л,
будут ука­зывать на позиции основного
массива М,
подвергшиеся
изме­нениям. Этот пример также поясняет
суть преобразования логического массива
в строку бит и обратного преобразова­ния,
заключающегося в установлении соответствия
между корреспондирующими позициями
строки бит и логического массива .

В некоторых случаях
встречается объявление специаль­ных
типов данных: географических координат
(для выраже­ния долготы и широты в
градусах, минутах и секундах), времени
(часы, минуты, секунды), даты (год, месяц,
день) и др.

Соседние файлы в папке Kolokvium

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Лекция: Реквизиты, типы отображения реквизитов.

Реквизит- простая, элементарная составляющая единица экономической информации.. Свойства реквизита: 1) отдельно взятый реквизит не может полностью объять процесс, объект, явление 2) отдельный реквизит может входить в состав отдельных экономических показателей. Каждый реквизит характеризуется именем, типом и значением. Типы отображения реквизита: символьный и числовой (самые распространенные), дата, логический. Указание типа реквизита помогает контролировать корректность вводимой информации. В зависимости от характера отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки отражают качественные свойства экономического объекта, процесса, явления. Могут быть выражены в алфавитном, цифровом, алфавитно-цифровом виде. Служат для организации поиска, группировки, сортировки, информации. Реквизиты-основания характеризуют количественную сторону и выражаются в цифровой форме. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции. Реквизиты можно расчленять на символы и биты, но теряется их смысловое содержание. Для характеристики процесса, объекта необходима совокупность реквизитов. Совокупность реквизитов-признаков и реквизитов-оснований представляет собой сообщение об объекте.

Компоненты
разработчика

Реквизиты справочников

Типы
реквизитов

Дата

Реквизиты типа «Дата»
предназначены для хранения даты и времени. В карточке реквизитов
типа «Дата» может быть задано форматирование.

*Форматирование.
Формат отображения даты и времени в реквизите. Возможные значения:
«ДД.ММ.ГГГГ», «ММ.ГГГГ», «ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:НН:СС». По умолчанию
«ДД.ММ.ГГГГ».

Дробное число

Реквизиты типа «Дробное
число» предназначены для хранения десятичных дробей. В карточке
реквизитов типа «Дробное число» могут быть заданы форматирование,
длина и точность значения реквизита.

*Форматирование.
Имеет значение
«По разрядам» – разделение чисел на тысячи (например, 1 000 000).
Поле доступно только для просмотра.

*Длина.
Общее
количество цифр в значении реквизита.

*Точность.
Количество цифр после запятой.

Признак

Реквизиты типа «Признак»
предназначены для хранения значений, выбираемых из списка возможных
значений. В карточке реквизитов типа «Признак» должен быть задан
список значений.

*Значения.
Список возможных значений реквизита. Задается в окне «Значения»,
открываемом по кнопке .

*ИД.
Символ,
хранимый в таблице для значения поля-признака. Должно быть
уникально в рамках одного и того же реквизита.

*Имя.
Уникальное имя
значения. Используется при программной работе со значениями
реквизита.

*Заголовок.
Отображаемое в
справочниках и карточках электронных документов значение признака.
Может быть локализовано (см. раздел «Локализация
прикладной системы» в книге «Руководство
разработчика»).

Справочник

Реквизиты типа «Справочник»
хранят ссылки на записи справочников системы. В карточке реквизитов
типа «Справочник» должен быть задан тип справочника, из которого
будут выбираться значения реквизита. Может быть задано
представление типа справочника, которое будет использоваться при
выборе.

*Тип
справочника. Имя типа справочника из
компоненты Типы справочников.

Представление.
Имя представления типа справочника из списка представлений. По
умолчанию используется главное представление.

Строка

Реквизиты типа «Строка»
предназначены для хранения произвольных строковых данных. В
карточке реквизитов типа «Строка» могут быть заданы форматирование
и длина.

*Форматирование.
Возможные
значения: «Влево» — значение реквизита выравнивается по левому
краю, «Вправо» — по правому краю. По умолчанию «Влево».

*Длина.
Общее
количество знаков в значении реквизита.

Целое число

Реквизиты типа «Целое
число» предназначены для работы с целочисленными значениями. В
карточке реквизитов типа «Целое число» задается форматирование и
длина значения.

*Форматирование.
Имеет значение
«Без разрядов» – без разделения чисел на тысячи (например,
1000000). Поле доступно только для просмотра.

*Длина.
Общее
количество цифр в значении реквизита.

См. также:

·        

Карточка
реквизита справочника;

·        

Генерация и разгенерация реквизитов.

Реквизиты общего бланка:

• 11 — дата документа;
• 14 — место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации

Отметки на бланке письма для реквизитов:

• 11 — дата документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 15 — адресат;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст;

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — Герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 08 — наименование организации;
• 10 — наименование вида документа;
• 14 — место составления или издания документа.

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле.

По ГОСТу Р 6.30-2003 бумага для бланков документов должна быть достаточно хорошего качества, текст хорошо читаем. Бланки могут быть формата А4 и А5, могут быть с угловым и продольным расположением реквизитов. Бланк документа должен иметь правильные размеры полей. Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Каждый из этих видов бланков имеет свой набор реквизитов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций — получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Установка формата бумаги и размеров полей

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов. Для измерения форматов принята методическая система. Площадь листа основного формата (А0) равна квадратному метру, а его стороны составляют 0, 841 м и 1, 189 м. Каждый следующий формат получается из предыдущего делением пополам большей стороны. В табл. 3.1 приведены основные форматы документов.

Таблица 3.1
. основные форматы документов

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 и А5,а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы — на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него,должен иметь поля.

Поле
– пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

В табл. 3.2 приведены размеры полей по ГОСТу. на практике левое поле устанавливают 35 мм для удобства переплета.

Таблица 3.2
. размеры полей по ГОСТу

Большая часть документов оформляется на бланках организации.

Бланк
-это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и месторасположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами
.

Реквизит
– это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем ГОСТе указан перечень из 29-и реквизитов:

01-государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

03-эмблема организации;

04-код организации;

05-код формы документа;

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации;

08-название вида документа;

09-дата документа;

10-регистрационный номер документа;

11-сылка на регистрационный номер документа и дату документа;

12-место составления или издания документа;

13-гриф ограничения доступа к документу;

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии предложения;

21-подпись;

22-гриф согласования документа;

23-визы согласования документа;

25-отметка о заверении копии;

26-отметка об исполнителе;

27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28-отметка об поступлении документа в организацию;

29-индетификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты, перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение о бланке.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть
содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делиться на левую и правую половины.

Основная часть
содержит информацию по сути документа и приложения.

Оформляющая часть
содержит реквизиты, расположенные после текста.

Обязательные реквизиты бланка.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06- наименование организации;

30- наименование вида документа;

12- регистрационный номер документа;

19-заголовок к тексту;

21-текст документа;

23;подпись;

25-визы согласования документа;

29-отметка об исполнение документа и направление его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Наименование организации-составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегестрированно и подписано.

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Общие положения о порядке составления и оформления устава содержатся в части 1-й Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

Положение
– правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различаются положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации –
правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации. Это, в первую очередь, высшие органы государственной власти и управления, федеральные органы исполнительной власти и некоторые другие.

Текст положения об организации включает разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4.Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифицировать на:

ü положения о структурных подразделениях;

ü положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

ü положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения о подразделении (службе) нормативно не закреплена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют лишь положения о подразделениях, включающие следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.

Должностная инструкция
– правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения (прил. 9).

Регламент
– правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Текст регламента состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, наименование вида документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа, В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.

Штатное расписание
– правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, юридической службой, заместителями руководителя организации.

Штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или печати организации) на грифе утверждения (прил. 10).

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция о ведении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание инструкции. Утверждаются инструкции руководителем организации.

Основные реквизиты документа, их наличие и размещение в соответствии с установленными регламентами — одно из условий, обеспечивающих юридическую значимость официального документа. Отсутствующий обязательный реквизит документа лишает официальную бумагу юридической силы и делает ничтожной любую сделку, недостоверной любую информацию. О том, какие сведения являются основными реквизитами документа и каким образом они должны быть расположены на стандартном листе, рассказывается в статье.

Из статьи вы узнаете:

• почему основные реквизиты документа подтверждают его юридическую силу;
  
• какие виды реквизитов документа существуют;
  
• какие реквизиты первичных документов являются обязательными;
  
• каков состав реквизитов документа;
  
• какое расположение реквизитов документа установлено ГОСТом.
  

Основные реквизиты документа обеспечивают информации юридическую значимость

Оформленный в соответствии с установленными правилами текст, отпечатанный на бумаге, или любая информация на каком-то ином материальном носителем не всегда является документом. Согласно тем определениям, которые даны в ГОСТ ИСО 15489-1-2007, документом эту информацию делает наличие обязательных реквизитов
. То есть, документ может являться подтверждением правовых обязательств или деловой деятельности компании только в том случае, если соблюден установленный порядок его оформления.

Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги. Это условие, при выполнении которого такая бумага считается юридически значимой. Только при наличии всех установленных правилами оформления деловых бумаг реквизитов, она может считаться основанием для совершения сделок, принятия к сведению информации или исполнения изложенных в ней требований, рекомендаций. При этом важен не только состав и содержание того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и то, где он размещается.

Основные реквизиты документа, их описание и требования к оформлению, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие с 3 марта 2003 года. Но, в соответствии с приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст, с 1 июля 2017 года данный стандарт будет отменен. Вместо него в действие будет введен ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом следует учитывать, что применяться этот стандарт будет в добровольном порядке.

Виды реквизитов документов

Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность которых позволяет получить полное представление, например, о том:

• каким юридическим или физическим лицом подготовлен документ и, в том числе, о идентифицирующих его сведениях (наименование, ИНН, юридический адрес, телефон и пр.);
• к какому виду деловой документации относится данный документ (счет-фактура, приказ
  , акт, инструкция, программа работ, платежное поручение и пр.);
• кто является исполнителем;
• кто утвердил, согласовал или подписал документ от имени юридического лица.

Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:

1. постоянные
   , это те реквизиты, которые установлены для типового формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем, приказов, актов, платежных поручений;
2. переменные
   , реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные для конкретного распорядительного документа, сделки или бизнес-ситуации.

Кроме того, бывают:

• основные
  реквизиты документа, которые в обязательном порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет иметь юридической силы;
• дополнительные
  — это второстепенные информационные поля, уточняющие те сведения, которые указаны в основных реквизитах документа.

Для каждого из используемых в деловой практике документов разработан свой типовой формуляр. Он представляет собой совокупность необходимых для данного типа бумаг информационных блоков. При этом, расположение каждого из таких блоков на общем поле документа строго регламентировано в соответствии с ГОСТами.

Реквизиты первичных документов

Термин «первичные документы» используется в отношении той финансовой документации, которая ведется при бухгалтерском учете. Эти документы выделены в особую категорию, что подчеркивает и важность их содержания, и важность правильного оформления и заполнения. Перечень основных реквизитов документов первичного учета устанавливается пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

К обязательным реквизитам первичных документов относятся:

• наименование документа (унифицированной формы);
• дата, когда бумага была составлена;
• наименование юридического лица — составителя данного документа;
• содержание оформляемой хозяйственной операции;
• единицы, в которых измеряется данная хозяйственная операция в натуральном или денежном выражении;
• должности лиц, уполномоченных на совершение хозяйственной операции и ответственных за правильность ее оформления;
• поля для собственноручных подписей этих уполномоченных сотрудников.

Обратите внимание:

В документах первичного учета реквизит «подпись» должен указываться с расшифровкой фамилии и инициалов владельца подписи.

Как правило, первичные документы, для оформления которых используются готовые бланки утвержденных форм, организация может заказать в типографии или купить в специализированном магазине. Такие бланки, по сути, являются типовыми формулярами и все основные реквизиты, предусмотренные для этого вида документов, в них уже наличествуют.

Состав реквизитов документов

Перечень и нумерация основных реквизитов документов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003. Состав реквизитов, используемых при оформлении деловых бумаг следующий:

01, 02 и 03
— герб РФ, герб субъекта РФ и эмблема или логотип компании, от имени которой оформляется данный документ. На использование гербов требуется специальное разрешение. Логотип или товарный знак компании может использоваться только в том случае, если он зарегистрирован в установленном порядке.

04 — код компании в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО);

05, 06 — регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП), присваиваемый компании согласно документам, выдаваемым налоговыми органами;

07 — код формы документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД);

08 — полное и краткое наименование компании в точном соответствии с ее уставными и регистрационными документами;

09 — информация и справочные сведения о компании: ее почтовый адрес, телефон, адрес электронной почты и пр.;

10 — наименование типа документа (на деловых письмах не указывается);

11 — дата составления документа, указывается в формате: ДД.ММ.ГГГГ;

12 — регистрационный номер, присвоенный документу;

13 — регистрационный номер и дата первичного документа, при его наличии, в случае составления ответного письма;

14 — место, где документ был составлен. Реквизит заполняется, если в наименовании организации и ее справочных данных такого указания не содержится;

15 — сведения об адресате;

16 — гриф утверждения
. Может содержать информацию о должностном лице, утвердившем документ или ссылку на приказ, которым утверждается данный документ;

17 — резолюция, которую накладывает вышестоящий руководитель;

18 — заголовок текста документа, в котором сформулирована его суть, краткое содержание;

19 — отметка, свидетельствующая о необходимость контроля над исполнением данного документа;

20 — реквизит основной части документа. Представляет собой речевую информацию, отражающую суть документа. Кроме текста может содержать таблицы, диаграммы, анкеты. При заполнении этого реквизита используется официально-деловой стиль изложения с соблюдением установленных регламентов оформления;

21 — отметка о наличии приложения, упоминаемого в основной части;

22 — подпись руководителя компании с расшифровкой;

23 — гриф согласования, заполняется в случае необходимости;

24 — согласующие визы, кроме подписи должны содержать сведения о фамилии, инициалах и дате согласования;

25 — печать организации, использующаяся как заверение подписи должностного лица;

26 — отметка, проставляемая в случае необходимости заверения копии документа;

27 — сведения об исполнителе документа с указанием его фамилии, инициалов и контактного телефона;

28 — отметка о том, что документ исполнен и может быть подшит в дело в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой дел;

29 — дата и входящий номер документа — отметка о том, что он поступил в канцелярию компании;

30 — идентификатор электронной копии документа, место хранения электронного оригинала данного документа.

Расположение реквизитов документов

То, где располагается на листе стандартного формата каждый из тех реквизитов, что перечислен выше, строго регламентировано. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, на листе формата А4 они должны быть расположены именно так, как показано ниже.

К общим реквизитам относятся все сведения о предприятии, по которым его деловые партнеры, а также любые другие юридические и физические лица могут идентифицировать его. К таким реквизитам относятся полное и сокращенное фирменное наименование, организационно-правовая форма, и, если есть, наименование вышестоящей организации.

Все банковские реквизиты имеют свою расшифровку, и каждая цифра в них имеет свое значение. Эту расшифровку можно узнать по специальным справочникам.

В общие сведения о предприятии включаются и сведения о государственной регистрации, подтверждающие легитимность данной компании. К этой группе сведений можно отнести дату государственной регистрации, номер свидетельства о государственной регистрации юридического лица, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) и, при необходимости наименование того органа, где эта регистрация была осуществлена. Этим органом является территориальное подразделение государственной налоговой инспекции, где данное предприятие поставлено на учет.

Такой реквизит, как код ОГРН также должен указываться во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

И, конечно, еще одним важным реквизитом является юридический и фактический адрес предприятия, а также его контактные телефоны, адрес электронной почты и адрес сайта в интернете, если он имеется, должность, фамилия и инициалы руководителя.

Банковские реквизиты предприятия

В понятие «реквизиты предприятия» входят и реквизиты банковского счета, который должен быть открыт у любого юридического лица для осуществления безналичных финансовых операций, а также для зачисления и списания наличных денежных средств. В перечень банковских реквизитов, кроме наименования предприятия, входят:
— двадцатизначный номер расчетного счета;
— наименование банка с указанием его местоположения;
— БИК банка – уникальный девятизначный идентификационный код банка, который присваивается ему Центробанком;
— корреспондентский двадцатизначный счет – специальный счет, также присваиваемый Центральным банком.

Реквизиты предприятия указываются на его фирменном бланке и частично – на печати.

К банковским реквизитам относятся также идентификационный номер налогоплательщика – ИНН и коды КПП и ОКПО. КПП – девятизначный код постановки на учет, по коду ОКПО определяется вид деятельности, осуществляемый этой компанией.

На протяжении своей жизни мы очень часто оформляем различные документы. И сразу встает вопрос: «Как их правильно оформить?»

Это мы делаем когда:

• покупаем или продаем ;
• едем заграницу с детьми;
• оформляем ;
• поступаем ;
• решаем вопросы в суде;
• поступаем учиться;
• женимся, выходим замуж и т.д.

Кстати, показателем уровня нашей культуры является то, как мы оформляем свои документы, в каком состоянии находятся их оригиналы. Все перечисленные выше действия подразумевают сбор определенного пакета документов. В этот пакет в обязательном порядке во всех случаях входят следующие документы:

• паспорт;
• идентификационный код;
• свидетельство о рождении;
• право собственности на квартиру;
• медицинские справки;
• заявление;
• аттестаты;
• автобиография.

Прежде чем формировать пакет документов и приступать к сбору , необходимо уточнить в учреждениях, что именно нужно.

Собранные документы, чаще всего это различные справки, выданные разными учреждениями (больница, школа, загс, нотариус) на готовых бланках. А вот заявление вам придется самостоятельно.

Если заявление оформляется вручную, желательно написать его на стандартной бумаге А4 формата. Справа в углу написать адресат, к кому направлено ваше обращение и ваши данные:

• фамилия, имя, отчество;
• адрес;
• телефон.

Если пишите биографию, начинайте со своего имени, фамилии, отчества и описывайте самые значительные события своей жизни:

• год, число, месяц и место рождения;
• годы учебы в школе;
• дальнейшее обучение после школы;
• стаж работы;
• награды (если таковые имеются);
• семья, дети;
• общественная работа.

На компьютере документы набираются и распечатываются тоже на бумаге формата А4. Желательно использовать шрифт Times New Roman, размер шрифта– 12-14 пунктов, полуторный межстрочный интервал. Чтобы текст красиво смотрелся, лучше разместить его по всей ширине листа, установить «красную строку» в 1 см. Слева отступить 2,5 см, чтобы документ можно было подшить.

Если правильно и с творчеством подойти к оформлению документов, это не будет утомлять и раздражать. На общение с чиновниками можно вполне позитивно настроиться и получить от этого удовольствие.

Видео по теме

Раздел для адресов и реквизитов сторон — обязательная составная часть каждого договора, дополнительного соглашения и любого другого документа, регламентирующего деловые взаимоотношения контрагентов. Необходимо включать их также в выставляемые счета. От правильности заполнения реквизитов зависят взаиморасчеты сторон: из-за хотя бы одной неправильной буквы или цифры платеж просто не пройдет.

Вам понадобится

• — бумага;
• — компьютер;
• — доступ в интернет;
• — учредительные и банковские документы.

Инструкция

Начните заполнение раздела для адресов и реквизитов с наименования фирмы (или предпринимателя) или персональных данных физического лица. Название фирмы оптимально использовать полное и в скобках указывать сокращенное. Физическому лицу следует указать фамилию, имя и отчество.

Укажите после названия фирмы ее юридический адрес с индексом. Оговорка, что адрес является юридическим, необходима и при размещении фирмы по нему же. При наличии фактического адреса тот указывается ниже с соответствующей оговоркой. Физические лица сначала указывают паспортные данные: номер, серию, кем и когда выдан. Затем — адрес регистрации по месту жительству с индексом. При проживании по другому адресу тот указывается с пометкой, что это адрес фактического проживания.

Впишите ОГРН юридического лица или ИП. Он содержится в свидетельстве о государственной регистрации. Затем ИНН, который можно увидеть в свидетельстве о его присвоении. Физические лица указывают ИНН и номер свидетельство государственного пенсионного страхования.

Перечислите банковские реквизиты для перевода денег. Это номер расчетного счета, наименование банка, его адрес, ИНН, БИК и номер корреспондентского счета. Самый надежный источник реквизитов — сайт вашего банка, где для них предусмотрен специальный раздел. Во избежание ошибок лучше всего копировать всю необходимую информацию оттуда и вставить в электронную версию договора. Расчетный счет также лучше скопировать из интернет-банкинга или Банк-клиента. Это позволит свести на нет вероятность ошибок и избавит от проблем и получателя денег, и бухгалтерию плательщика.

Источники:

• как оформлять документы реквизиты

Юридические лица – предприятия, организации, разного рода учреждения и банки в ходе осуществления своей деятельности находятся в постоянном общении друг с другом. Деловое общение осуществляется посредством самых разных документов: писем, запросов, требований, платежных поручений и пр. Юридическую состоятельность таких документов подтверждают их реквизиты.

Какие бывают реквизиты

Реквизит – от латинского requisitum — «необходимое», это набор установленных стандартами для данного вида документов сведений и данных, без указания которых данный вид документов не будет иметь юридической силы и не может считаться основанием для совершения операций и сделок. Иными словами, как бы официально ни назывался документ, если он не имеет обязательных реквизитов, его можно считать просто бумажкой, на которую никто не обязан реагировать. Поэтому реквизиты в обязательном порядке указываются на любом документе.

Некоторые реквизиты указываются только на документах одного вида, а некоторые являются обязательными для любого делового документа. К последним относятся: название организации, дата составления документа и его наименование. В названии организации необходимо указывать его краткое и полное наименование в соответствии с учредительными документами, организационно-правовую форму. Дата составления документа указывается как в цифровой, так и в словесно-цифровой форме. Наименование документа указывается во всех случаях, исключение составляет только деловое письмо.

Кроме обязательных, используются бухгалтерские, банковские специальные реквизиты, установленные для какого-то одного вида документов. На документах бухгалтерского учета указываются: наименование и адрес предприятия; его банковские реквизиты; указание сторон сделки-участников хозяйственной операции; ее наименование, содержание и основание; стоимость сделки в денежном или натуральном выражении.

К банковским относится: номер расчетного счета предприятия; наименование банка, в котором оно обслуживается, и его адрес; код банка – БИК и его корреспондентский счет. В банковских реквизитах также должен быть указан ИНН предприятия и банка, коды КПП и ОКПО.

Размещение реквизитов в документе

Для каждого реквизита в разных видах документов предусмотрено свое поле для размещения. Состав реквизитов и требования к их оформлению в каждом случае устанавливаются стандартами. Реквизиты, состоящие и нескольких строчек, печатаются с одним межстрочным интервалом. Между собой реквизиты отделяют двумя-тремя межстрочными интервалами.

Это же относится и к бланкам документов, для которых предусматриваются и специальные требования к их изготовлению, учету и хранению, особенно к тем, на которых воспроизводится Государственный герб Российской Федерации, а также гербы субъектов РФ. Это мера необходима, поскольку указанные на бланках реквизиты делают их документом, имеющим юридическую силу, чем могут воспользоваться мошенники.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит — это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 «Требования к оформлению документов») указан перечень из 29-и реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тексту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии предложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть
содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть
содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть
содержит реквизиты, расположенные после текста.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 — наименование организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

17 — заголовок к тексту;

19 — текст документа;

21 — подпись;

23 — визы согласования документа;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе

Наименование организации — составителя документа
(реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа
(реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.

Дата документа
(реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами.
На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.

В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ офор­мления дат 31 октября 1998 г.

Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.

Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.

Регистрационный номер документа
(реквизит 10) — это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево
по границе документа:

11.10.2001 г. №

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:

На № от. г.

Заголовок к тексту
(реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:

· об открытии клуба;

· о награждении победителей предметной олимпиады;

· об утверждении плана туристического похода, и т. п.

Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту
рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.

Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности

Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре

Текст документа
(реквизит 19) — основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Подпись
(реквизит 21) — обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:

— наименование должности
(полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;

— личная (рукописная) подпись,
выполненная чернильной ручкой;

— расшифровка
— инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией.
Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:

Директор А. В. Соколов

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.

Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:

Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:

Директор А.В. Соколов

Главный бухгалтер В.И. Шилова

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа
(реквизит 23) — подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:

Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.

Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в ниж­ней части оборотной стороны последнего листа подлинника
документа.

Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии
документа, которая остается в организации и подшивается в дело.

Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
(реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшива­ется документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Эмблема
(реквизит 3) — это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение

Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:

— угловое — в левом верхнем углу;

— продольное — вдоль верхнего поля документа.