Первая экспедиционная компания запрос документов

Функционал личного кабинета

Отслеживание выполнения доставки может происходить в открытом режиме по коду, присвоенному грузу, непосредственно на сайте компании или в личном кабинете. Доступ к нему открыт только для конкретного клиента. Функциональные возможности, предоставляемые личным кабинетом, намного шире и включают в себя получение клиентом следующих сведений:

• статус и текущее месторасположение отправленного груза;
• СМС оповещение об изменении статуса или месторасположения груза;
• история заявок клиента;
• оформление и подачу новых заявок, для чего используются размещенные тут же необходимые образцы и бланки;
• расчет стоимости услуг по доставке, предоставляемых компанией;
• баланс расчетов с ПЭК;
• загрузка необходимых бухгалтерских документов;
• подтверждение доставки груза к месту назначения и т.д.

Важным достоинством личного кабинета выступает его интеграция с общей информационной системой ПЭК.

Регистрация в кабинете ПЭК

Для регистрации в личном кабинете необходимо выбрать соответствующую функцию на главной странице официального сайта ПЭК. При этом клиент может выбрать один из двух возможных вариантов регистрации:

• мгновенный. В этом случае не нужно подписывать дополнительные соглашения, однако, функции личного кабинета будут несколько ограничены. Для прохождения процедуры требуется ввести ФИО, электронный и почтовый адреса, а также номер телефона для контактов. После этого клиент также указывает логин и пароль, которые желает получить;
• полный. Этот способ регистрации подразумевает доступ к полному функционалу личного кабинета. Для этого требуется заполнить заявление на сайте компании, после чего предоставить его в один из офисов ПЭК. На основе явления сотрудники предприятия оперативно составят соглашение с клиентом, которые необходимо подписать.

Авторизация в личном кабинете

Доступ к личному кабинету у клиента появляется сразу же после того, как он пройдет регистрацию одним из описанных выше способов. Для входа достаточно ввести указанные в заявлении логин и пароль. При утере последнего предусматривается возможность восстановления при помощи функции «Забыли пароль», кнопка доступа к которой размещается на странице авторизации в личном кабинете. После ее запуска онлайн сервис потребует ввести email клиента, на который в течение нескольких секунд будет сброшены данные, необходимые для восстановления пароля.

Мобильное приложение личного кабинета ПЭК

В середине 2016 года специалисты ПЭК разработали и начали активное продвижение мобильной версии сайта компании. Оно предоставляет несколько меньший функционал, по сравнению с полноценным личным кабинетом, однако, является удобным и работающим даже при низкоскоростном интернете сервисом. Сегодня почти 30% клиентов посещают сайт компании с различных мобильных устройств. Это позволяет им отслеживать передвижение груза, а также оформлять новые заявки на транспортировку в режиме онлайн.

Как получить информацию о грузе

Узнать статус груза и его месторасположение при помощи личного кабинета ПЭК достаточно просто. Для этого необходимо войти в него, после чего выбрать пункт меню «Отправки и получения», расположенный в левой верхней части интернет страницы. В результате на экран будет выведен полный список перевозимых грузов клиента и данные по каждому из них.

Клиентская поддержка через кабинет

При возникновении вопросов или проблем клиент может воспользоваться службой технической поддержки. Для этого необходимо нажать на кнопку «Обратная связь», после чего заполнить открывшуюся форму запроса. Затем он автоматически направляется в службу поддержки, которая оперативно отвечает клиенту на его email.

Как отключить личный кабинет?

Для отключения личного кабинета также требуется обратиться в службу технической поддержки компании.

Правила безопасности и конфиденциальности

Главным правилом, выполнение которого позволит сохранить личную информацию клиента, является сохранение конфиденциальности его логина и пароля. Сведения о них ни в коем случае не следует доверять посторонним людям. В противном случае они смогут получить доступ к коммерческой информации о клиенте, хранящейся в его личном кабинете.

Бухгалтерская документация на услуги (УПД, отчеты по страхованию, акты об оказании услуг и счета-фактуры) выставляются в городе оплаты, по факту предоставления услуг (выдача посылки), если в двустороннем порядке не утвержден альтернативный порядок дополнительным соглашением к договору транспортно-экспедиционного обслуживания.

Как получить документацию в ПЭК в электронном виде?

По электронной почте может быть отправлена бухгалтерская документация (скан с подписью и печатью), а также акты сверки взаиморасчетов (ежемесячно в формате Excel и каждый квартал в виде печати и подписи).

Если ранее не были предоставлены сведения об адресе электронной почты для отправки документации, тогда компания укажет адрес, получив запрос от клиента на почту филиала оплаты (ниже перечислены электронные адреса филиалов).

В письме необходимо указать:

• код отправляемой посылки;
• либо период, за который необходима бухгалтерская документация;
• название организации и идентификационный номер налогоплательщика (для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);
• либо ФИО и номер/серию документации, необходимой для идентификации личности (для физических лиц).

Как получить оригиналы документации в ПЭК?

Оригиналы бухгалтерской документации на грузы, которые были оплачены в месте получения, будут переданы получателю посылки, либо его представителю в офисе транспортной компании.

Оригиналы бухгалтерской документации на грузы, доставка которых оплачена в городе (филиале) отправления, клиент или третье лицо (представитель клиента с доверенностью на получение оригинальной документации) может получить в офисе транспортной компании в филиале (городе) на пятый рабочий день с момента предоставления услуги (выдачи посылки) в рабочие часы.

Также, по запросу клиента, отправленного на электронную почту (филиала) города оплаты, компания может отправить оригинальную документацию по почте России. Запрос должен содержать в себе коды грузов или период, за который необходима документация, наименование организации и идентификационный код налогоплательщика (для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц), либо ФИО и серию/номер документации, удостоверяющего личность физических лица, почтовый адрес и индекс.

В течение недели с момента отправки запроса документация будут отправлены по указанному клиентом адресу.

Клиенты транспортной компании чаще всего задают следующие вопросы:

Как узнать филиал оплаты ПЭК по номеру счета?

У каждого филиала имеется собственная двухбуквенная аббревиатура, фигурирующая в номере счета, акте и счете-фактуре. Она указывает на город выставления документации, а частности на филиал оплаты. Для определения филиала оплаты необходимо учитывать первую пару букв в номере документации.

• Допустим, в номере счета МВА00000001 первые две буквы указывают на Москву как город оплаты, соответственно, нужно будет обращаться на почту client@pecom.ru
• В номере счета ПВА00000002 буквы означают Псков, а потому нужно обращаться по адресу pskov@pecom.ru
• Ниже указан перечень филиалов с соответствующими им почтами и аббревиатурами.

Почему в УПД ПЭК не четыре, а две подписи экспедитора?

В письме ФНС России от 21 октября 2013 года под номером ММВ-20-3/96, в случае если за оформление сделки отвечает лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени главного бухгалтера или руководителя, то в строки 10, 13 УПД могут вноситься только данные о его должности, а также фамилия, имя и отчество без необходимости повторно указывать подпись.

Почему за страхование ПЭК выставляют не счет-фактуру, а отчет по страхованию?

• Предприниматели и организаторы имеют право не выставлять счета-фактуры по тем операциям, которые освобождены от обложения налогом.
• Услуги по страхованию не облагаются налогом на добавленную стоимость в соответствии с пп.7 п.3 ст.149 Налогового кодекса Российской Федерации.
• Основной документацией, подтверждающей осуществленные расходы по страхованию посылки, является отчет по страхованию, который клиенту предоставляет экспедитор.

Электронные адреса филиалов:
.
.
.
.
.
.
.

Порядок оформления документации в ПЭК при оплате третьим лицом.

При оплате иным лицом можно отметить следующие нюансы:

• если в платежном поручении фигурирует «оплата за (название плательщика, указанного клиентом)», универсальный передаточный документ, либо счет-фактура и акт, тогда экспедитор на заявленного плательщика. Перевод платежа будет выполнен на заявленного плательщика;
• если в платежном поручении не будет фигурировать информация, что оплата осуществляется за другое лицо, тогда клиент обязуется предоставить оригинальный вариант письма о смене плательщика по размещенному на официальном сайте образцу. При получении данного письма экспедитором будет считаться, что была осуществлена смена клиента и документация (универсальный передаточный документ или акт и счет-фактура) будет выписана на фактического плательщика. До момента того, как экспедитор получит письмо о смене плательщика, оплата засчитана не будет. Согласно условиям договора, посылка не будет выдана получателю с одновременным взиманием денежным средств за хранение;
• если была совершена ошибка — в платежном поручении не было указано осуществление оплаты за другое лицо, фактическому плательщику необходимо будет передать экспедитору письмо с уточнением назначения денежных средств, где должна фигурировать «оплата за (клиент, заявленный плательщиком)». После передачи письма документация (универсальный передаточный документ или акт и счет-фактура) будут выписаны на клиента, которого указал плательщик. Оплата не засчитывается, пока письмо о смене плательщика не будет получено экспедитором. В соответствии с договорными условиями посылка не может быть выдана получателю с одновременным взиманием денежных средств за хранение.

Возврат денежных средств при переплате в ПЭК.

При переплате денежные средства возвращаются клиенту при предоставлении им письменного заявления (образец представлен на официальном сайте транспортной компании) в течение четырех недель с момента получения запроса экспедитором. Финансовые средства могут быть возвращены исключительно до момента зачета.

Вопрос:

Какие документы необходимо прикладывать к отчету ПЭК при условии его сдачи через личный кабинет природопользователя?

Ответ:

Природоохранное законодательство не содержит требований о приложении к отчету ПЭК документов. К отчету ПЭК может быть приложена доверенность, если он подписан уполномоченным на это лицом хозяйствующего субъекта.

Обоснование:

При осуществлении требований законодательства в рамках производственного экологического контроля (далее — ПЭК) необходимо в том числе документировать и хранить данные, полученные по результатам осуществления ПЭК (п.2 ст.67 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» (далее — Федеральный закон от 10.01.2002 № 7-ФЗ)).

Документация, содержащая сведения о результатах осуществления ПЭК, включает в себя документированную информацию (п.6 ст.67 Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ):

• о технологических процессах, технологиях, об оборудовании для производства продукции (товара), о выполненных работах, об оказанных услугах, о применяемых топливе, сырье и материалах, об образовании отходов производства и потребления;
• о фактических объеме или массе выбросов загрязняющих веществ, сбросов загрязняющих веществ, об уровнях физического воздействия и о методиках (методах) измерений;
• об обращении с отходами производства и потребления;
• о состоянии окружающей среды, местах отбора проб, методиках (методах) измерений.

Порядок и сроки представления отчета об организации и о результатах осуществления производственного экологического контроля (далее — Порядок) утверждены Приказом Минприроды России от 28.02.2018 № 74.

Отчет ПЭК оформляется в двух экземплярах. Один из экземпляров вместе с электронной версией отчета на магнитном носителе (п.3 Порядка):

• представляется непосредственно в надзорный орган;
• или направляется в адрес надзорного органа почтовым отправлением с описью вложения и с уведомлением о вручении.

Кроме того, отчет ПЭК может быть направлен в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (п.4 Порядка).

Отчет ПЭК должен быть подписан руководителем хозяйствующего субъекта или должностным лицом, уполномоченным руководителем хозяйствующего субъекта подписывать отчет ПЭК от его имени (п.5 Порядка).

Таким образом, законодательством не установлено, что данные, полученные по результатам осуществления ПЭК, должны быть приложены к отчету ПЭК. К отчету ПЭК можно приложить доверенность, если он подписан должностным лицом, уполномоченным руководителем хозяйствующего субъекта подписывать отчет ПЭК от его имени.

Служба поддержки пользователей систем «Кодекс»/»Техэксперт»

Эксперт Царькова Александра Николаевна

26.05.2021, 12:14

Подписаться на журнал

Ввиду участившихся обращений через социальные сети и форму обратной связи на сайте ПАО «САК «ЭНЕРГОГАРАНТ» клиентов транспортной компании ПЭК, касающихся выплат по страховым случаям (утеря/повреждение перевозимого груза), информируем:

— ПАО «САК «ЭНЕРГОГАРАНТ», согласно Генеральному договору с ООО «Первая Экспедиционная Компания», не несет персональной ответственности за возникшие разногласия между клиентами и ООО «ПЭК».
— Все претензии по возмещению убытков, возникших в результате наступления страхового случая (утеря или повреждение груза) необходимо направлять в претензионный отдел Юридического Управления компании «ПЭК», тел.: +7 (495) 660-11-11

Претензии, поступающие в адрес ПАО «САК «ЭНЕРГОГАРАНТ» перенаправляются в ООО «ПЭК» для получения полного комплекта документов от ООО «ПЭК».
В сложившейся ситуации с задержкой выплат по страховым случаям ПАО «САК «ЭНЕРГОГАРАНТ» совместно с ООО «ПЭК» в настоящее время исправляют ситуацию по урегулированию убытков клиентов.
Обращаем внимание на то, что Правилами страхования грузов для выплаты страхового возмещения предусмотрен срок рассмотрения документов до 20 рабочих дней после получения Страховщиком полного пакета документов, предусмотренного Генеральным Договором страхования.

Также, информируем клиентов ООО «ПЭК», что информация о неплатежеспособности ПАО «САК «ЭНЕРГОГАРАНТ» является недостоверной.

ПАО «САК «ЭНЕРГОГАРАНТ» – крупнейшая страховая компания России. Стабильность компании на рынке подтверждена независимыми и профессиональными рейтингами.

Все новости

Обновлено: 25.06.2021