Письмо подтверждающее сотрудничество между компаниями

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-подтверждения .docСкачать образец письма-подтверждения .doc

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Письмо-подтверждение

Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить

author__photo

Содержание

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

  • Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
  • Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
  • Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.  

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. 

Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения. 

Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую. 

Структура письма  

Приветствие

Оно задает тон письма  и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа. 

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам. 

Правила создания эффектного заголовка:

  • Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
  • Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
  • Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
  • Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным. 

Суть предложения

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

Завлечение адресата

Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».

Контакты

Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный. 

Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

caltouch-platform

Виджет обратного звонка для сайта

  • Повысьте конверсию сайта на 30%
  • Новым клиентам 50 минут в подарок

Узнать подробнее

platform

Благодарность

Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

Общие правила написания

Основная часть

Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. 

Придерживайтесь следующих принципов:

  • пишите короткими предложениями;
  • разбейте текст на абзацы;
  • используйте заголовки и подзаголовки;
  • разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.

Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

Обязательная информация

Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав. 

Конкурентные преимущества

Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

  • Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация. 
  • Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов. 

Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

Как усилить предложение о сотрудничестве

Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит. 

Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

Правила оформления

Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].

Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). 

В услугу входит:

  • привлечение новых подписчиков;
  • создание и оформление интересного контента;
  • поддержка активности в профиле или группе;
  • настройка таргета.

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.

Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

  • скидка 15% на размещение статей в журнале;
  • скидка 10% на рекламные объявления.

Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035

Телеграм @artempetrov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.

Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика. 

Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».

Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

☑ Логичная структура.

☑ Ясность и лаконичность.

☑ Отсутствие грамматических ошибок.

☑ Вежливость, уместный тон.

☑ Информативность. 

Что недопустимо при составлении письма

Шаблонные формулировки и обращения.

Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

Рекламный текст без учета потребностей адресата.

Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

Перегруженность текста ненужной информацией.

Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

caltouch-platform

Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict

  • Автотегирование звонков
  • Текстовая расшифровка записей разговоров

Узнать подробнее

platform

Как отправлять письмо

По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону. 

Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

Когда ждать ответа на письмо

Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.

Коротко о главном

  • Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу. 
  • В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
  • Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Письмо-подтверждение - образец

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

Пример письма-подтверждения

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Письменное подтверждение относится к одной из форм деловой переписки между партнерами. Являясь информационным посланием, такой документ используется в различных обстоятельствах и получило, на сегодняшний день, обширное распространение.

Данный документ является некоммерческим деловым письмом, составляемым для подтверждения получения материалов, документов, достигнутых ранее соглашений и т.д. Послание считается знаком внимания и уважения к адресату.

В каких случаях используется письмо-подтверждение?

В каких случаях используется письмо-подтверждение?

Подобное послание может отправляться в различных ситуациях для подтверждения партнеру следующего:

  1. Согласия на оформление контракта.
  2. Согласия на продление переговоров.
  3. На вынесения решения по какой-либо проблеме.
  4. На получения писем, материалов, денег и т.д.

Обязательного составления такого письма нет, так как перечисленные вопросы можно разрешить другими способами коммуникации, например, по телефону, по скайпу или через прочие мессенджеры.

В то же время, письменное подтверждение обеспечивает:

  • Убеждение партнера в письменном подтверждении своих намерений, обладающего в отличие от устного сообщения большим весом.
  • Доказательство факта осуществления переговоров или урегулирования досудебных конфликтов.
  • Послание можно предъявить в виде дополнительного доказательства при судебном иске.

В большинстве своем, такой документ направляется, как правило, солидному контрагенту, а также потенциальному контрагенту, начинающему сотрудничество с фирмой.

Зачем писать письмо?

Зачем писать письмо?

Учитывая многообразие способов современного сотрудничества, любой вопрос, сегодня можно разрешить с помощью телефона или при использовании различных мессенджеров. Следовательно, возникает вопрос — зачем оформлять письмо?

Тем не менее, составленное письмо-подтверждение является письменным документом, обретающим доказательный статус в случае судебных разбирательств между контрагентами.

Кроме того, благодаря таким письмам, можно наладить деловые коммуникации, обеспечивая формирование взаимоотношений между контрагентами в доверительной обстановке, укрепляя лояльность и подчеркивая уважительное отношение между ними.

Как составить письмо-подтверждение?

Как составить письмо-подтверждение?

Чтобы оформить подтверждение, нужно владеть общепринятыми правилами формирования деловых служебных писем. Единого утвержденного шаблона такого документа не предусмотрено. Поэтому, оформлять его можно в произвольном стиле с применением общепринятых традиций делопроизводства.

При формировании письма нужно обратить внимание на следующее:

1) В письме непременно обязаны быть отображены реквизиты отправителя, с указанием:

  • Адреса.
  • Телефона.
  • Ф.И.О. должностного лица, действующего от имени фирмы.

2) Также должно быть отображено название фирмы и Ф.И.О. директора адресата, которому направляется подтверждение.

3) В письме нужно отметить регистрационный номер, который записывается в журнале учета исходящей документации, и дата его формирования.

4) Затем заполняется основной текст, начинающийся с уважительного обращения к адресату по имени и отчеству.

5) Далее излагается суть документа, с подтверждением начала сотрудничества и своей заинтересованности во взаимных отношениях.

6) После этого можно отметить, что отправитель письма ожидает от партнера – выполнение обязательств с его стороны.

7) Завершающей точкой формирования данного документа является подпись отправителя с указанием должности и Ф.И.О.

В большинстве своем, объем такого письма должен размещаться на полстраницы А4 или фирменного бланка предприятия.

Письмо можно написать вручную или распечатать, используя офисную технику (ПК и принтер), и как уже было отмечено, его можно написать на простом листе А4 или на фирменном бланке.

При формировании письма нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • Все финансовые суммы рекомендуется заполнять цифровым значением и прописью.
  • Даты отображать в формате «число-месяц-год».
  • В документе нужно непременно указывать его номер и дату формирования.
  • Если к письму прикрепляются доп. материалы, то они должны быть перечислены в отдельном разделе «Приложение».
  • При потребности, в послании можно сослаться на законодательные нормы РФ и правительственные решения.
  • В заключение, в зависимости от цели составления подтверждения, можно выразить пожелание, просьбу или предложение.

Общепринятая структура такого письма представляет собой документ, содержание которого состоит из следующих основных блоков:

  • «Шапки» письма.
  • Основной части.
  • Заключительной части.

Заполнение шапки письма

«Шапка» письма должна содержать следующую информацию:

1) Реквизиты предприятия, отправляющего подтверждение с обозначением:

  • Наименования фирмы.
  • Юридического адреса.
  • Контактных данных (телефон и при наличии электронный адрес).

Примечание. При заполнении письма на фирменном бланке названная информация отображена вверху бланка, поэтому, заполнять ее не нужно.

2) Далее заполняется реквизиты адресата, с обозначением:

  • Наименования фирмы.
  • Ф.И.О. руководителя учреждения-адресата.

3) В левой части письма, напротив реквизитов адресата, нужно прописать номер документа и дату составленного письма.

4) Ниже, по центру строки нужно заполнить заголовок письма: «Письмо подтверждение».

Основная часть письма-подтверждения

Заполнение основной части письма-подтверждения рекомендуется начинать с соответствующего приветствия адресата. Для этого можно воспользоваться формулировками, например, «Уважаемый …» с отображением имени и отчества.

Затем можно перейти к сути подтверждения. Здесь не нужно излагать общие слова или любезности. Поэтому, с первого абзаца необходимо изложить подробности подтверждения того или иного мероприятия или действия. При этом, нужно быть конкретным, с использованием таких фраз, как: «С благодарностью подтверждаем …», «Сообщаем Вам, что мы получили …» или «Подтверждаем согласие …» и т.д.

В следующем абзаце можно озвучить прочие элементы подтверждения. Сюда можно отнести уточнение об оплате, об условиях той иной сделки и прочие дополнительные детали.

Заполняя письмо, всегда нужно выражаться конкретно, не допуская двойной трактовки фраз. Письмо-подтверждение составляется не только для подтверждения намерений, получения заказа, но и является документом, который оба контрагента могут использовать при возникновении разногласий и спорных моментов.

В завершающем абзаце рекомендуется отметить, что адресат может связаться с отправителем послания, при потребности, по обозначенным контактам. Не будет лишним, если уточнить контактный телефон и адрес для этого.

Заключительная часть

В заключительном блоке послания можно заполнить раздел «Приложение», если к письму прикрепляются какие-либо документы, с их перечислением.

После этого документ обязан быть подписан руководителем фирмы, отправившим подтверждение с расшифровкой его фамилии. При этом, можно воспользоваться фразами, «С уважением …», «Искренне Ваш …», «С наилучшими пожеланиями …» и т.д.

Образец письма-подтверждения

Скачать бланк и образец

  • Бланк, doc
  • Образец, doc

Кто должен подписать письмо-подтверждение?

Кто должен подписать письмо-подтверждение?

Законом РФ № 402-ФЗ предусмотрено, что должностные лица, подписавшие документ или совершившие сделку, несут ответственность за оформление такого действия. Любые деловые документы в первую очередь обязаны подписываться должностным лицом, обладающим такими полномочиями. Это может быть директор предприятия или его заместитель, при отсутствии руководителя.

Подпись обязана сопровождаться расшифровкой фамилии подписанта, необходимая для идентификации должностного лица, подписавшего документ.

Как отправить письмо?

Как отправить письмо?

Отправить подтверждающее послание адресату можно любым удобным способом. Таких способов отправки корреспонденции, на сегодняшний день, несколько:

  1. Старый способ, который достаточно испытанный временем, – отсылка письма почтой России заказным отправлением, с извещением о вручении адресату. Такой способ обеспечивает убежденность в том, что подтверждение отправителя доставлено по адресату. Единственным недостатком такого способа отсылки писем является большая продолжительность доставки, которая может длится несколько дней (зависит от расстояния).
  2. Наиболее быстрый и удобный современный способ доставки писем является электронное послание, которое доставляется адресату мгновенно. Однако, в этом случае, нужно созвониться с адресатом, чтобы убедиться, что письмо не попало в «Спам» и адресат ознакомился с ним.
  3. Для большей гарантии можно воспользоваться комбинированным способом. То есть отправить письмо по электронной почте с параллельной отправкой заказным письмом по почте России.

Письмо-подтверждение

На странице представлен образец документа «Письмо-подтверждение» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 11,5 кб

Письмо-подтверждение относится к письмам делового свойства, некоммерческого характера. Его цель – выразить согласие на сотрудничество или подтвердить получение той или иной информации, документации или сведений. Его назначение – выразить уважение и признательность его получателю. Также письмо может заканчиваться словами благодарности и выражением надежды на плодотворное сотрудничество, поставки, услуги и т.д.

Как составить письмо-подтверждение?

Поскольку данный вид писем считается деловым, то и выполняется он в соответствии со структурой обычного делового письма. Для его написания используется бланк предприятия или организации с фирменным логотипом и печатью. В его составе должна быть обязательная информация:

  • в «Шапке» слева указывается название предприятия или организации, ее реквизиты, которая отправляет письмо;
  • в «Шапке» справа указывается название предприятия и реквизиты, а также фамилия, имя и отчество руководителя, должность (в дательном падеже) кому отправляется письмо;
  • номер письма и дата его составления;
  • название письма – выражает суть, например, «согласие на поставку товара»;
  • обращение – в уважительной форме, имя и отчество получателя письма;
  • текст письма пишется в свободной манере, но должен четко формулировать свои цели, например, согласие на сотрудничество, согласие на переговоры или совместный проект и т.д.;
  • подпись руководителя предприятия с расшифровкой, его должность и дата составления письма;
  • печать предприятия.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Начало документа «Письмо-подтверждение»

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Письмо: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Письмо» по всему сайту
  • «Письмо-подтверждение».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Письмо-поздравление
  • Письмо-приглашение
  • Письмо-просьба
  • Письмо-соболезнование
  • Рекламация
  • Рекомендательное письмо бухгалтеру
  • Рекомендательное письмо водителю
  • Рекомендательное письмо организации для организации
  • Рекомендательное письмо сотруднику
  • Рекомендательное письмо студенту

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Другие крутые статьи на нашем сайте:

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Подписаться
Уведомить о
guest

0 комментариев
Старые
Новые Популярные
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии