Постоянный реквизит это реквизит наносимый при изготовлении формы или документа

3. Оформление реквизитов документов

3.1. Формуляр-образец ОРД

Различные
документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих
документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями
к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов
строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита
делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного управления, состав реквизитов
установлен законодательными и нормативными актами.

Схема
расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (рис. 2).

Формуляр-образец
документа — это модель построения документа,
устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к
построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр
документа — это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Унифицированная
форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и
расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное
поле унифицированной формы документа
— это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее
в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных
изображений.

Зона
унифицированной формы документа — это часть площади
унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для
заполнения определенными реквизитами.

Рис. 2. Формуляр-образец
документа

Постоянный
реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении
унифицированной формы или бланка документа.

Переменный
реквизит — это реквизит, наносимый при составлении
документа.

Под
длиной реквизита понимается количество ударов, необходимое для
записи его на документе. Длина рабочей строки — 67—69 ударов.

ГОСТ
Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов:

1   —Государственный
герб Российской Федерации;

2   —
герб субъекта Российской Федерации;

3   —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4   —
код организации;

5   —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6   —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП);

7   —
код формы документа;

8   —
наименование организации, являющейся автором документа;

9   —
справочные данные об организации;

10 —наименование
вида документа;

11 —дата
документа;

12 —
регистрационный номер документа;

13 —ссылка
на регистрационный номер и дату документа;

14 —
место составления или издания документа;

15 —
адресат;

16 —
гриф утверждения документа;

17 —
резолюция;

18 —
заголовок к тексту документа;

19 —
отметка о контроле;

20 —
текст документа;

21 —отметка
о наличии приложения;

22 —
подпись;

23 —
гриф согласования документа;

24 —
виза согласования документа;

25 —
оттиск печати;

26 —
отметка о заверении копии;

27 —отметка
об исполнителе;

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

3.2. Виды и назначения бланков

Бланк
документа — это набор реквизитов, идентифицирующий
автора официального письменного документа.

Для
изготовления документов ГОСТ Р 6.30—2003 определяет два формата бланков — А4
(210×297) и А5 (148×210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

Каждая
страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги,
должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Левое
поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в
технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 33 мм,
если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги
для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее — для служебных
отметок (реквизитов). Верхнее — для нумерации страниц (рис. 3).

Страницы
нумеруют, начиная со 2-й, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
(рис. 3) — без знаков препинания, без указания слова «страница» или его
сокращенных вариантов — «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих
сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Рис. 3. Нумерация страниц

При
печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.

Бланки
можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.

Исключительно
типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением
Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской
Федерации.

Устанавливают
два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис.
8, 9).

Реквизиты
— наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в
пределах границ зон расположения реквизитов— размещают одним из способов:

■  центрированным
— начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизита. Например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

■  флаговым
— каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения
реквизитов. Например:

Министерство
экономического

развития
и торговли

Российской
Федерации

(Минэкономразвития
России)

Для
организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:

■  общий
бланк — на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);

■  бланк
письма — используется только для оформления служебных писем (рис. 5);

Рис. 4. Общий бланк

Рис. 5. Бланк письма

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

■
бланк конкретного вида документа — предназначен только для оформления документа,
название которого указано на бланке (рис. 6).

Разновидностью
бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после реквизита
«наименование организации» указывается должность лица, подписывающего данный документ
(рис. 7).

На
бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы — на
чистых листах.

3.3. Требования к документам при их
изготовлении на печатающих устройствах

При
изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются
восемь положений табулятора (табл. 1):

При
оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2—4-межстрочными интервалами.
Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал
между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками
текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5—2, в
составных его частях — 1 строку.

Реквизиты
относительно положений табулятора располагаются следующим образом:

0   —
наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место
составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование
должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о
заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и
направлении в дело;

Рис. 7. ДОЛЖНОСТНОЙ (именной) бланк

1   —красная
строка;

2—    расшифровка
подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования, отметка о заверении
копии, номер документа;

3—    при
оформлении документов не используется;

4   —
адресат, номер страницы;

5   —
гриф утверждения;

6—расшифровка
подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;

7
—слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле,
отметка о поступлении документа в организацию.

3.4. Правила оформления реквизитов
документов

При
оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.

01 —
Государственный герб Российской Федерации

Герб
— это отличительный знак государства, города, рода, сословия, изображаемый
на флагах, монетах, печатях, ряде документов.

На
бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над
серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с
продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля (рис. 8). Размер герба
не рекомендуется делать более 20 мм.

Организации
негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своем
бланке.

Бланки
с изображением Государственного герба Российской Федерации являются
полиграфической продукцией, подлежащей учету, их хранят в надежно запираемых
шкафах или сейфах.

02 —
герб субъекта Российской Федерации

Реквизит
(рис. 9) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.

Правила
расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита 01.

03 —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема
— это условное или символическое
изображение какого-либо понятия, идеи, деятельности.

Рис. 8. Гербовый бланк с угловым и продольным
расположением реквизитов

Рис. 9. Гербовый бланк субъекта РФ —
города Москвы

Рис. 10. Эмблема организации

Товарный
знак — это обозначение, способное отличать
товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг
других юридических лиц.

Эмблемы,
товарные знаки, знаки обслуживания помещаются на бланках в соответствии с
уставом организации. Товарный знак может быть зарегистрирован также на имя
юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Реквизит
может быть выполнен в любом цвете или цветовом сочетании и располагаться в
пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора
бланка (рис. 10).

Эмблема
организации или товарный знак не могут заменить на бланке название организации.

Реквизиты
01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке
может быть изображен только один из этих реквизитов.

Наименование
организации субъекта РФ, имеющего наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и
национальном (рис. 11).

Рис. 11. Бланк с наименованием организации
субъекта РФ

Рис. 12. Бланк с наименованием организации
на иностранном

Наименование
на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в
уставе организации (рис. 12). Наименование на русском языке располагается
слева, а на национальном или иностранном языке — справа.

Сокращенное
наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещается ниже полного (см. рис. 6).

Наименования
филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они обозначают автора
документа и располагаются ниже наименования организации (рис. 13).

Одним
из требований к наименованию организации — автора документа является указание
организационно-правовой формы организации.

Пример
оформления наименования государственной организации:

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

океанологии

Пример
оформления наименования негосударственной организации:

Закрытое
акционерное общество

«Стройинвест»

Рис. 13. Автор документа — структурное
подразделение

04 —
код организации

Реквизит
является обязательным; он проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором
предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков.

Код
организации — автора документа нужен для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи. Код позволяет избежать ошибок в
названии организации при передаче данных.

05 —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит
представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах
юридического лица — наряду с его наименованием. Этот реквизит является
составной частью справочных данных в бланке письма.

06 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП)

Реквизит
представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет
налогоплательщика (индивидуального предпринимателя, юридического или
физического лица) (рис. 14).

Рис. 14. Бланк с указанием в реквизите ИНН
/ КПП, ОГРН

07 —
код формы документа

Реквизит
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

08 —
наименование организации, являющейся автором документа

Наименование
организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии
— полное наименование вышестоящей организации. Например:

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное образовательное учреждение

Банковский колледж N: 45

Автором
документа может быть должностное лицо, представляющее организацию: в этом
случае используют должностной (именной) бланк (см. рис. 7).

09 —
справочные данные об организации

Реквизит
оформляется только в бланке письма. Как правило, в него входят: почтовый адрес,
номера телефонов, коды по ОКПО, ОГРН; ИНН / КПП; код по ОКУД и другие сведения
по усмотрению организации (номер факса, номер счета в банке, адрес электронной
почты, адрес веб-страницы в сети Интернет) (см. рис. 5).

10 —
наименование вида документа

Реквизит
указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и
оформляется от нулевого положения табулятора (центрированно — при продольном
расположении штампа бланка) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие
слова можно писать в разрядку, например: АКТ. Наименование вида документа
должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.

11 —
дата документа

Это
обязательный реквизит любого документа. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну дату (единую). Способ написания даты зависит
от характера документа. Как правило, дата оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Дата оформляется от нулевого положения табулятора, например: 23.04.2009

В
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в
документах, содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 мая 2009 г. Также
оформление даты может производиться в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2009.11.24.

12 —
регистрационный номер документа

Это
условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа; номер
проставляется при регистрации документа и оформляется от второго положения
табулятора на одном уровне (строке) с датой документа. На документах, авторами
которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через
косую черту в порядке указания авторов на документе. Номер не может быть
однозначным.

В
нумерации рекомендуется использовать двузначные номера, например: № 03-05/123,
где 03 — номер структурного подразделения, 05 — номер дела по номенклатуре, 123
— порядковый номер самого документа.

13 —
ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит
оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на
который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора:

На
№ ________________  

14 —
место составления или издания документа

Место
составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об
организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального
деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием
городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед
всеми остальными названиями ставятся: г. — город, пос. — поселок. Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, кроме заглавных.
Например:

Москва       •

г.
Воронеж

пос.
Южный

Краснодарского
края

Место
составления документа не указывают:

■  при
указании его в составе наименования организации, например: мэрия Москвы;

■  в
письмах — в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные
данные об организации».

15 —
адресат

В
качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения
табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных
частей:

1)  из
наименования организации;

2)  наименования
структурного подразделения;

3)  наименования
должности лица;

4)  инициалов,
фамилии;

5)  почтового
адреса.

Каждая
составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной
части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный
интервал 1,5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в
словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими
правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией.

1.  Наименования
организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например:

Министерство
внутренних дел

Российской
Федерации

Департамент
охраны общественного

порядка

2.  Должность
и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
(инициалы — до фамилии):

Генеральному
директору ОАО «Балчуг»

Н.В.Есакову

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной
строке:

Сбербанк
Российской Федерации

Начальнику
отдела обслуживания

юридических
лиц

Р.
Я. Халилову

3.  Если
документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Администрации
районов

Магаданской
области

Руководителям
структурных

подразделений
Министерства

финансов
Российской Федерации

4.  Если
лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это
может быть указано в адресате:

Ректору
Технического университета

проф.
В. И. Сомову

Документ
не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на
обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на
каждом экземпляре пишут только один адрес.

5.  В
состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи:

Соколову
В. Е.

ул.
Бобруйская, д. 23

г.
Мурманск, 123456

При
адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается
использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).

При
адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый
адрес:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

документоведения
и архивного дела

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

16 —
гриф утверждения документа

Удостоверение
документов является формой выражения ответственности за их законность и
содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание,
утверждение и проставление печати.

Утверждение
— это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий
распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента
его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных
в этих документах.

Документ
может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом
(приказ, протокол, решение).

Оба
способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение
документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется
соответствующими нормативными документами.

Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от
пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное
оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке
реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков
препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ
(включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его
личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) —
шестое положение табулятора — и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
ОАО «Факел»

__________Л.
А. Степанова

«___»
июля 2009 г.

Допускается
центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой
длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

ЗАО
«Московские товары»

__________Л.
И. Белопольская

«___»
мая 2009 г.

При
утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением
общего собрания

акционеров
от 05.10.2009 г. N9 03

Если
документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части
грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации
должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего
документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка
подписи — от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:

Как
правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения,
штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и
др.

Перечень
документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по
делопроизводству организации.

17 —
резолюция

После
первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации
или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения
отражается в резолюции.

Резолюция
— это надпись на документе, сделанная должностным
лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение
руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и
четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения
задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те
же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция
может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например,
«зачислить», «выделить 100 тыс. рублей», «отказать»), и резолюция, определяющая
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные
части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается
(характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например:

3.
Н. Ильичевой

Подготовить
проект приказа

«О
создании рекламного отдела»

к
15.12.2009

(Личная
подпись)

01.12.2009

Если
в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение
документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения
документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется
специально оговаривать, то руководитель может указать только фамилию
исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и
дату.

Резолюция
переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для
постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом
свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах.
Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном
листе бумаги (обычно формата А6 или А7) и прикрепляется к документу.

18 —
заголовок к тексту документа

Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением
необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не
должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный
интервал — 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок,
как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием
вида документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в
предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:

ПРИКАЗ

О
создании аттестационной

Комиссии

или

ПРОТОКОЛ

Заседания
Совета

директоров

19 —
отметка о контроле

Контроль
исполнения документов — это совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка
о контроле исполнения документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль»,
наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером.
Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель —
напомнить исполнителю, что документ контролируется. Например:

20 —
текст документа

Текст
— это основной реквизит документа-, его печатают от нулевого положения табулятора
через 3—4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5—2 интервала на
бумаге формата А4 и через 1 интервал — формата А5 (между абзацами — 2
интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.

Абзац
— это часть текста, несущая законченную
мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац,
содержащий не более двух-трех предложений.

Текст
документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля
меняются местами.

Текст
документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для
составления документа; во второй — просьбы, выводы, предложения. Если текст
состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.

В
некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо — просьбу
без пояснения, приказ — распорядительную часть без констатирующей). Текст
документа должен быть ясным, точным, кратким.

В
тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в
литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует
употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного
толкования. Нельзя использовать диалектное, жаргонные, устаревшие слова и
обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не
имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное
признание.

При
построении текстов рекомендуется:

1)  использовать
сжатые синтаксические конструкции;

2)  применять
трафаретные словосочетания, тексты;

3)  использовать
во всех возможных случаях простые предложения.

Текст
документа может быть сплошным связанным либо представлен в форме анкеты,
таблицы, трафарета или их сочетания. Сплошной связанный текст содержит
информацию об управлении действий и применяется при составлении правил,
положений, писем.

Форма
анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном
объекте по определенному набору признаков.

Форма
таблицы (табл. 2) используется при изложении цифровой или словесной информации
о нескольких объектах по ряду признаков.

Независимо
от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся
на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2. — 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт,
2-й подпункт.

Текст
документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с
ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все
таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений
может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица,
то она не нумеруется и слово «таблица» не пишется.

21 —
отметка о наличии приложения

Реквизит
оформляется через 2—4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение»,
которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце
ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется
«висячей» строкой через один межстрочный интервал.

Если
документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется
только количество листов и экземпляров.

Приложение:
на 3 л. в 2 экз.

Если
документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо
перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты
отделяют друг от друга двумя интервалами:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального

                           
кредитования на 5 л. в 2 экз.

                      
2. Правила подготовки и оформления документов

                          
Управления регионального кредитования на 7 л.

                          
в 2 экз.

Если
приложений много, на них составляется опись:

Приложение:
опись на 3 л.

Если
к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают
отметку в тексте приложения:

Приложение:
письмо Департамента образования г. Омска № 02/45

                      
и приложение к нему, всего на 7 л.

Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

Приложение:
Методические указания по внедрению и применению

                       
Государственного стандарта на ОРД

                       
(ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.

Если
документ направляется в несколько адресов, а приложение — не во все адреса, то
в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:

Приложение:
на 3 л. в 4 экз. во второй адрес.

В
распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило,
инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте
документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем
углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово «Приложение» с указанием
его номера, наименования распорядительного документа, даты документа и регистрационного
номера. Например:

Приложение
№ 2

к
приказу Ростелекома № 185

от
09.12.2009

22 —
подпись

Подпись
— это один из основных способов удостоверения документа,
его обязательный реквизит, которым выражается ответственность лица за содержание
документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или
другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной
действующим законодательством или иными правовыми актами.

Подпись
состоит:

1)  из
наименования должности лица, подписавшего документ, которое печатается от
нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный
способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных;
в одной строке — не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;

2)  личной
подписи должностного лица (руководителя);

3)  расшифровки
подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора
строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки
наименования должности.

Если
документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ,
пишется сокращенно. Например;

          Вице-президент                                                                                                     И.
В. Лескин

Если
оформление документа производится на чистом листе, то в наименование должности
входит полное наименование учреждения. Например:

     Вице-президент
Ассоциации

     региональных
предприятий                                                                                    И.
В. Лескин

Допускается
центрировать наименование должности относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

     Исполнительный
директор

              
ЗАО «Партнер»                                                                                                А.
С. Королева

Если
должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это
может быть указано в наименовании должности. Например:

     Зав.
кафедрой зоологии

     профессор                                                                                                                    В.
С. Серов

Две
и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут
ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера
подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают
одну под другой через два интервала в последовательности, соответствующей
занимаемой должности. Например:

     Директор
лицея                                                                                                                     М.С.Попов

     Главный
бухгалтер                                                                                                   А.
С. Корнева

При
подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают
на одном уровне.

В
состав наименования должности обязательно входит название учреждения.

Первая
подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от
второго. Вторая подпись — от пятого положения табулятора, расшифровка — от
шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:

В
документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а
распределение обязанностей в составе комиссии. Двоеточие после слов «члены
комиссии» не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:

     Председатель
комиссии                                                                                И.
И. Морозов

     Члены
комиссии                                                                                             А.
С. Кудрявцев

                                                                                                                                Т.
Г. Синицына

При
оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите «подпись»
наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи
от шестого положения табулятора.

В
случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте
документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности,
или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего
документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием
должности «И.О.» или «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование
при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств
механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога
собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ).

Условия
применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в
федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной
цифровой подписи».

Юридическая
сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью
автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может
подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая
сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной
информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих
идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

23 —
гриф согласования документа

Согласование
документа является способом предварительного
рассмотрения и оценки его проекта.

В
работе с ОРД согласование может быть внутренним и внешним. Согласование
документов производится с организациями, структурными подразделениями и
предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Внешнее
согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами
государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее
согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом
согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на
заседании коллегиального органа.

Гриф
согласования состоит:

1)  из
слова СОГЛАСОВАНО — пишется прописными буквами без знаков препинания от
нулевого положения табулятора;

2)  наименования
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации);

3)  личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) — пишется от второго положения
табулятора;

4)  даты
согласования — пишется от нулевого положения табулятора.

Реквизит
оформляется ниже реквизита «подпись» на 3—4 интервала флаговым способом. Его
можно оформлять центрированным способом относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

Лист
согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается
отметка «Лист согласования прилагается». В этом случае первый гриф согласования
оформляется по ГОСТу, второй — от пятого положения табулятора, расшифровка
подписи — от шестого. В наименование должности обязательно должно входить
наименование организации. Например:

Если
согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит
из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется от нулевого положения табулятора без
знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием
его даты и номера. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания

Совета
трудового коллектива

от
12.10.2009 № 12

Если
согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то
гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО и полного наименования
соответствующего документа в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
09.07.2009 № 01/98

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.08.2009 № 02/06

24 —
виза согласования документа

Этим
реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или
несогласие должностного лица организации — автора документа — с содержанием
документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и
даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование
должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии
замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном
листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются». Место визы
— ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.

В
каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных
лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.

Если
визу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого
положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, дата — от нулевого.
Например:

Начальник
отдела кадров

_________В.
Ф. Калеущенко

20
января 2009 г.

25 —
оттиск печати

Оттиск
печати широко используется при оформлении управленческих документов для
удостоверения их подлинности.

Печать
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой
печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской
Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения)
подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных
органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных
государственных органов и учреждений.

Использование
гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и
изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными
нормативными актами.

Правилами
установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:

1)  Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — только для
организаций, имеющих право на их воспроизведение;

2)  полное
наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой
формы;

3)  местонахождение
организации;

4)  номер
государственной регистрации;

5)  номер
городского реестра печатей.

Печать
проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма
документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку «Место
для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой
«Ставить точно в круг». На финансовых документах печать не может затрагивать
другие реквизиты (наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи),
так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности
документа.

В
организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых
имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения —
секретариат, канцелярия, управление делами (рис. 15). Печати индивидуальных
предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество, местонахождение, словосочетание
«индивидуальный предприниматель», регистрационный номер. Для упорядочения
использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая
инструкция, которая утверждается руководителем организации. Для регламентации
использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых
проставляется гербовая и другие печати.

Примерный
перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

■  акты
(приема законченных строительных объектов, монтажа оборудования, выполненных
работ, экспертизы и др.);

■  доверенности
(на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

■  договоры
(о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом
сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

■  заявления
(на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

■  заключения
и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую
аттестационную комиссию;

■  исполнительные
листы;

■  командировочные
удостоверения;

■  образцы
оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;

■  представления
и ходатайства;

■  гарантийные
письма;

■  поручения
(бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк);

■  протоколы
(согласования планов поставок и т.п.);

■  реестры;

■  сметы
расходов;

■  справки
по личному составу и справки финансового характера;

■  спецификации;

■  титульные
списки, уставы;

■  штатные
расписания.

В
практике работы учреждений применяется целая серия штампов: «подлежит
возврату», «копии не снимать», угловой штамп организации, которые формально
служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в
повторяющихся однотипных ситуациях.

Угловой
штамп используется в том случае, если в
организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче
текущих справок и т.д. Изображение государственной символики в угловых штампах
не допускается.

Регистрационный
штамп устанавливает ответственность организации
за документ, начало отсчета срока исполнения.

26 —
отметка о заверении копии

Копия
документа — это воспроизведение всех реквизитов документа
рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При
изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа
воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.

Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х установлено,
что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих
организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав
и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются
на бланках организаций или чистых листах формата А4.

В
таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов,
оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии
этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на
бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Запрещается
свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного
билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с
которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих
неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Отметка
о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит:

■
из слова «Верно», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной
буквы без знаков препинания;

■  наименования
должности лица, заверившего копию, — от нулевого положения табулятора;

■  личной
подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) — от шестого положения
табулятора, на уровне последней строки наименования должности;

■  даты
оформления копии — от нулевого положение табулятора. Например:

Верно

Инспектор
отдела кадров                                                                                                Л.
Э. Соколова

12.09.2009

27 —
отметка об исполнителе

На
документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием
фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка
позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может
предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает
обращение к исполнителю, можно указать не только фамилию, но и имя и отчество.
Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в пределах границ площади,
отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка
указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе
придется делать копии двух сторон листа). Например:

Воронин

Борис
Александрович

123-45-67

ГОСТ
Р 6.30—2003 допускает ставить эту отметку без указания имени и отчества.
Например:

Воронин

123-45-67

На
документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На
документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы
машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и
рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны
листа. Например:

Семенова

Галина
Константиновна

976-34-21

СГК
3 л 23.09.2009

1   —
в адрес

2   —
руководителю

3   —
в дело № 03

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Это
завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после решения вопроса,
затронутого в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует о
том, что работа с документом закончена и он может быть подшит в дело. Отметка может
включать ссылку на дату и номер документа, а при отсутствии такового — краткие
сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего
документ в дело (исполнитель, руководитель), и дату. Реквизит оформляется в
левой части нижнего поля первого листа документа, как правило, рукописным
способом. Например:

В
дело № 04

14.09.2009

Л.
Исакова

или

Ответ
направлен

12.10.2009   N9
03/234

В
дело № 02

Л.
Левина

15.10.2009

29 —
отметка о поступлении документа в организацию

При
поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка,
фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным резиновым
штемпелем. Она состоит из сокращенного наименования организации, в которую
поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (рис. 16).

Дата
получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока
исполнения поступившего документа. С этой даты документ считается в работе
учреждения. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве,
и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в
месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа следует в правом
нижнем углу первого листа документа.

30 —
идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память
машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом
специальная отметка. В стандарте требования к оформлению данного реквизита
изложены следующим образом: «Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные,
устанавливаемые в организации».

Постоянный реквизит

Cтраница 1

Постоянный реквизит — это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.
 [2]

Постоянный реквизит документа — реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа.
 [3]

Постоянный реквизит документа — реквизит, наносимый при изготовлении бланка документа.
 [4]

Постоянный реквизит документа — реквизит документа, наносимый при изготовлении бланка документа. Признак классификации — признак, по которому производится деление заданного множества на подмножества. Реквизит документа — обязательный элемент, присущий определенному виду документа.
 [5]

Площадь для постоянного реквизита определяется по числу печатных знаков, входящих в его состав, по характеристике используемых шрифтов и пробелов, оставленных при его наборе.
 [6]

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.
 [7]

Бланк документа — это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации — авторе документа.
 [8]

Бланк документа ( бланк) — носитель информации с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
 [9]

Письма должны выполняться на бланках формата А4 или А5 с нанесенными на них типографским способом постоянными реквизитами.
 [10]

Для получения документов с наименьшими затратами целесообразна двойная экспозиция: первая воспроизводит конкретный бланк со всеми постоянными реквизитами, вторая — изображение переменных реквизитов основного документа. Для этого применяются два прозрачных накладных листа. На первом печатаются постоянные реквизиты бланка, но в отличие от накладных листов, предназначенных для электрографического изготовления документов, места, необходимые для переноса переменных реквизитов, экранированы от источника света. Второй накладной лист выполнен так, что при второй экспозиции экранируются места светочувствительной бумаги, экспонированные в первый раз. Метод однократной записи может быть реализован и с помощью других копировально-множительных процессов; в любом случае переменные реквизиты, входящие в два или более унифицированных документа, должны записываться только один раз, а затем уже копироваться или размножаться с высокой производительностью. При работе по описанным выше или аналогичным способам основные документы могут заполняться не только на пишущих машинах, но и на бухгалтерских или фактурных машинах, пишущих автоматах, а также с помощью АЦПУ ЭВМ.
 [11]

Площадь, необходимая для размещения каждого реквизита, может быть установлена как сумма площадей, необходимых для размещения постоянной ( постоянного реквизита) и переменной ( переменного реквизита) его частей. Площадь, необходимая для размещения постоянного реквизита, определяется на основе количества печатных знаков, входящих в его состав, характеристики шрифтов, примененных при изготовлении бланка, и пробелов, оставленных при его наборе.
 [12]

Инструкция по сбору, регистрации, предварительной обработке, контролю и передаче информации с помощью периферийных технических средств определяет: порядок сбора, регистрации информации, порядок оформления сопроводительных документов, правила редактирования информации, порядок выполнения стандартных процедур, в том числе описание программы работы периферийных технических средств ( для устройств с автоматическим выполнением операций по программам), порядок ведения картотек с программами и постоянными реквизитами для периферийных пунктов сбора данных.
 [13]

Площадь, необходимая для размещения каждого реквизита, может быть установлена как сумма площадей, необходимых для размещения постоянной ( постоянного реквизита) и переменной ( переменного реквизита) его частей. Площадь, необходимая для размещения постоянного реквизита, определяется на основе количества печатных знаков, входящих в его состав, характеристики шрифтов, примененных при изготовлении бланка, и пробелов, оставленных при его наборе.
 [14]

На рулонной бумаге машина печатает только аналитическую информацию. Рулонную бумагу далее разрезают, и к листу, на котором зафиксирована эта информация, подклеиваются тексты с постоянными реквизитами, предварительно заготовленные типографским способом.
 [15]

Страницы:  

   1

   2

Формуляр современного
управленческого документа определяется
в процессе унификации его формы и
содержания.

Под унификацией
в широком теоретическом смысле обыч­но
по­ни­­мают оптимальное сокращение
числа элементов в объектах,
состав­ля­­­­ю­­щих
какой-либо комплекс или систему.

Основная цель
унификации и стандартизации управленческой
документации – создание системы
документов, которая может дать
экономический эффект.

Следовательно,
унификация документов будет представлять
собой решение задач по совершенствованию
их содержания и форм.

Содержание
документа, применяемого в управлении,
определяется составом и значением
реквизитов, которые в него входят.
Реквизиты могут быть разными, однако
это не исключает возможности предъявления
к ним общих требований. Кроме того,
многие реквизиты, входящие в широкий
круг документов, бывают одинаковыми.

Таким образом,
объектами унификации и стандартизации
документа должны быть как его форма,
так и состав включаемых в нее реквизитов.

Основными задачами
совершенствования содержания документа
должны быть:

при унификации –
отбор реквизитов, соответствующих
назначению документа и методам его
обработки;

при стандартизации –
установление единых
требований к реквизитам, включаемым в
документы.

В результате
совершенствования содержания документов
создаются унифицированные формы
документов.

Унифицированная
форма документа (УФД) – совокупность
реквизитов, установленных в соответствии
с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных на носителе
информации в определенном порядке.

Основными
задачами совершенствования форм
документов следует считать:

при
унификации – целесообразное
уменьшение разнообразия документов по
форме и правилам оформления;

при стандартизации –
формирование и внедрение в качестве
обязательной нормы ограничений,
позволяющих отобрать наиболее эффективные
формы и правила офор­мления документов
и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на
документы должны способствовать
унификации форм управленческой
документации, организации централизованного
изготовления бланков, созданию возможности
централизованной обработки служебных
документов и облегчению труда
управленческого персонала, а также
уменьшению затрат на канцелярские
расходы.

Внедрение
стандартизации в управленческую
документацию обусловлено неоправданным
многообразием видов и форм документов,
фиксирующих выполнение идентичных
управленческих действий.

Унификация и
стандартизация документов тесно связаны.
Унификацию рассматривают часто как
один из методов стандартизации.

Правовая сила
стандартов, включение в стандарты
требования обязательной унификации
документов, закрепление в стандартах
лишь наилучших решений и комбинаций
делают стандартизацию эффективным
методом рационализации работы с
документами.

Унификация и
стандартизация документов имеет
достаточно длительную историю. Уже в
период ВКЛ отбираются типовые образцы
документов. В статутах ВКЛ существовали
нормы, закреплявшие правила оформления
документов, прежде всего, удостоверения
документов.

В Российской
империи регламентация делопроизводства
достигла высочайшего уровня. Были
установлены формы всевозможных журналов,
сформулированы требования к составлению,
написанию и оформлению целого ряда
документов.

Однако на серьезном
научном уровне работа по унификации и
стандартизации управленческих доку­ментов
была начата в СССР. Уже в первой половине
1920-х гг. начинается практическая
деятельность по унификации и стандартизации
управленческих документов.

В
20-е гг. проводится упорядочение форматов
бумаг. Разрабатываются формы и бланки
документов. Основное внимание уделяется
письмам, как самому массовому виду
документов. В середине 20-х гг. в ряде
ведомств разрабатываются единые бланки
писем в пределах всей системы определенного
ведомства. Предпринимаются попытки
создать устойчивые формуляры и других
наиболее распространенных в управленческой
практике видов документов (протокола,
извещения, командировочного удостоверения).

В
1929-1930 гг. были утверждены первые
общесоюзные стандарты на ряд форм
документов: ОСТ 2479 — письма деловые, ОСТ
1780 — телефонограмма, ОСТ 1781 — протокол
заседания, ОСТ 1782 – извещение о заседании,
ОСТ 1783 — явочный лист, ОСТ 3000 –
командировочное удостоверение и др.
Часть из них действовала до 1941 г. и была
отменена в силу изменившихся условий.

Еще
оно направление направление унификации,
получившее свое развитие в эти годы –
выработка трафаретов текстов документов
и попытка установить структуру отдельных
разновидностей документов. В ведомствах
рационализаторские органы типизировали
письма, разрабатывали структуру планов,
отдельных разновидностей протоколов.

Активизация
деятельности по совершенствованию
управленческой документации, ее
качественно новый этап начинается в
середине 1960-х гг. Основным направлением
совершенствования документации с конца
60-х гг. становится стандартизация и
унификация, которая рассматривается
как общегосударственная проблема.
Одновременно начинаются работы по
стандартизации внешнеторговой, первичной
учетной и организационно-распорядительной
документации. Они проводятся рядом
крупных министерств, ведомств и
научно-исследовательских институтов.
Методика унификации и стандартизации
складывается в этот период на базе
накопленного отечественного и передового
зарубежного опыта. Под влиянием
практики международной стандартизации
получает распространение метод
стандартизации документов на основе
построения их графической модели —
формуляра-образца. Толчком к выбору
именно этого метода явилось внедрение
машинной техники и использование ЭВМ
для обработки документов. Единый
формуляр-образец облегчал не только
обработку документов, но и визуальный
поиск реквизитов, закрепленных на одном
листе.

Однако
теоретическая неразработанность
документоведческих проблем приводит
первоначально к выбору объектов
стандартизации, исходя из массовости
распространения того или иного вида
документов в практике управления. В
результате был разработан целый комплекс
проектов государственных стандартов
на отдельные виды организационно-распорядительных
документов.

Но
уже в начале 70-х гг. происходит разработка
основных принципиальных положений
системного подхода к стандартизации и
унификации управленческих документов.
Внедрение системных исследований и
функционального анализа документов
приводит к выработке понятия «система
документации», которая начинает
рассматриваться как основной объект
стандартизации.

Одной
из наиболее массовых и распространенных
систем документации является система
организационно-распорядительной
документации (ОРД). Первые стандарты на
ОРД были утверждены в 1972 г.

В
настоящее время состав реквизитов
документов, входящих в систему
организационно-распорядительной
документации, а также общие правила
их оформления определены Государственным
стандартом Республики Беларусь (СТБ)
6.38-95 «Унифицированные системы документации
Республики Беларусь. Система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».

При
оформлении организационно-распорядительных
документов согласно СТБ 6.38-2004
используются следующие реквизиты:

1
– Государственный герб Республики
Беларусь;

2
– эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);

3
– код организации: ОКОГУ по (1) для
министерств и других органов управления,
код ОКЮЛП по (2) для других организаций

4
– код документа по Общегосударственному
классификатору Республики Беларусь
«Унифицированные документы» (ОКУД);

5
– наименование вышестоящей организации;

6
– наименование организации;

7
– наименование структурного подразделения;

8
– почтовый адрес отправителя;

9
– коммуникационные данные (телеграфный
адрес, номера телефакса, телетайпа,
телекса, телефона, электронной почты и
т.д.) и коммерческие данные (номер счета,
наименование банка и т.д.);

10
– название вида документа;

11
– дата;

12
– регистрационный индекс;

13
– ссылка на регистрационный индекс и
дату входящего документа;

14
– место составления или издания;

15
– гриф ограничения доступа к документу;

16
– адресат;

17
– гриф утверждения;

18
– резолюция;

19
– заголовок к тексту;

20
– отметка о контроле;

21
– текст;

22
– отметка о наличии приложения;

23
– подпись;

24
– гриф приложения;

25
– гриф согласования;

26
– визы;

27
– печать;

28
– отметка об
исполнителе;

29
– отметка о заверении копии

30
– отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;

31
– отметка о поступлении (регистрационный
штамп входящих документов);

32
– отметка о переносе данных на машинный
носитель.

Реквизит
«Название вида документа» –
классификационное понятие, употребляемое
для обозначения группы документов
одного наименования (например, протоколы,
— один вид, приказы – другой вид, акты
– третий). Разновидность документа
детализирует понятие вид (разновидность
– разные виды). Разновидность уточняет
характер деятельности, документируемой
данным видом. Например: акт экспертизы,
акт приема, акт инвентаризации.

Указание
вида – один из обязательных элементов
документа. Оно дает первое самое общее
представление о документе, его целевом
назначении, формуляре, юридическом
значении и характере изложения
информации.

Реквизиты
«Наименование вышестоящей организации»,
«Наименование организации», «Наименование
структурного подразделения», «Адресат»,
«Резолюция», «Гриф утверждения»,
«Индекс документа», «Почтовый адрес»,
«Коммуникационные и коммерческие
данные» показывают положение документа
в пространстве как географическом, так
и иерархическом, указывают путь, который
он уже прошел, и тот, который ему предстоит
пройти. Характеристика дается документу
различными реквизитами в разных
масштабах, они дополняют друг друга и
детализируют положение документа до
самых мельчайших подробностей.

Так,
реквизит «Наименование вышестоящей
организации» указывает, в какой сфере
деятельности (отрасли) создан документ,
а реквизит «Индекс» – дело, в котором
он будет подшит после того, как аппаратом
управления по нему будет принято
соответствующее решение. К этой же
группе реквизитов следует отнести
графически оформляемые реквизиты –
«Государственный герб Республики
Беларусь», «Эмблема» организации,
которые наглядно иллюстрируют документ,
характеризуя организацию, из которой
он исходит.

Положение
документа во времени определяется его
датой. Реквизит «Дата» показывает, в
какой момент создан документ. Датами
сопровождаются некоторые другие
самостоятельные реквизиты – «Гриф
согласования», «Гриф утверждения»,
«Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении
документа и направлении его в дело» и
др. Дата важна прежде всего в тех
реквизитах, которые придают документу
необходимую юридическую силу.

Реквизиты
«Название вида документа», «Заголовок
к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды»
и некоторые другие указывают целевое
назначение документа, раскрывают его
содержание.

Реквизиты
«Отметка о заверении копии» и «Подпись»
удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты
могут сообщать о документе и некоторые
другие сведения. Например, отметка о
наличии приложения свидетельствует о
том, что данный отдельно взятый документ
еще не обладает всей необходимой полнотой
информации и должен быть изучен вместе
с прилагаемыми к нему другими документами,
или же о том, что данный документ не
имеет самостоятельного информационного
значения и лишь информирует о пересылке
других документов, например, сопроводительное
письмо.

Наличие
реквизита «Текст» свидетельствует,
что речь идет о конкретном документе,
который является средством передачи и
сохранения информации во времени и
пространстве.

Порядок
расположения некоторых реквизитов
предусматривает для них одно и то же
место на документе. Такие реквизиты
называются взаимоисключающими, то есть
не встречающимися в одном и том же
документе. Из каждой пары реквизитов –
«Адресат» и «Гриф утверждения»,
«Коммуникационные и коммерческие
данные» и «Название вида документа»,
«Ссылка на индекс и дату входящего
документа» и «Место составления или
издания» при оформлении конкретных
документов следует использовать только
один реквизит. Например, в письмах
обязательно будет указываться реквизит
«Адресат» и никогда – «Гриф утверждения»;
в должностной инструкции – наоборот –
обязательно наличие «Грифа утверждения»
при отсутствии «Адресата».

Кроме
того, все реквизиты делятся на постоянные
и переменные. Постоянный реквизит –
это реквизит, наносимый при изготовлении
унифицированной формы документа или
бланка документа. Переменный реквизит
– это реквизит, наносимый при составлении
конкретного документа. Например,
постоянными реквизитами, наносимыми
на бланк для писем, являются: Государственный
герб Республики Беларусь, эмблема
организации (товарный знак), наименование
вышестоящей организации, наименование
организации, наименование структурного
подразделения, почтовый адрес отправителя,
коммуникационные данные и коммерческие
данные.

Устанавливается
также перечень реквизитов, которые
следует включать в состав бланка
полностью или в виде частей, содержащих
постоянную информацию. Например, реквизит
«Наименование организации» печатается
на бланке полностью, реквизит «Ссылка
на индекс и дату входящего документа»
– только частично (на № __ от ___).

При
оформлении документов большое внимание
уделяется реквизитам, придающим
юридическую силу документам. Назначение
этой группы реквизитов – закрепить в
юридически значимой форме и довести до
адресатов документов и всех участников
управления, которые будут работать с
документами, предписания о совершении
управленческих действий, подтвердить
факт, имеющий юридическое значение,
удостоверить происхождение документа.
К этой группе реквизитов относятся:

реквизиты
бланка, которые свидетельствуют о
принадлежности документа определенному
органу управления, организации.
Необходимо, чтобы на бланке воспроизводилось
точное наименование органа управления,
к системе которого документ относится.
Это может оказаться важным при обжаловании
принимаемых решений, налаживании
переписки по вопросам, входящим в
компетенцию вышестоящих органов;

печати,
который является дополнительным
свидетельством подлинности документа,
его принадлежности указанному в
реквизитах бланка органу или организации.
Печать необходимо ставить на документах,
в которых заключена информация о фактах,
имеющих особое юридическое значение
для организаций, работников, других
граждан, а также на документах о
расходовании денежных и материальных
средств и для других финансовых операций.
Печать используется для свидетельствования
верности копий как при обычном, так и
при нотариальном подтверждении их
происхождения;

индекс
документа, являясь юридически значимым
реквизитом, указывает на прохождение
документом всех предусмотренных нормами
делопроизводства стадий предварительной
обработки в организации. Он также служит
дополнительным подтверждением того,
что документ носит законный, официальный
характер.

дата
создания документа, которая также
необходима для правовой оценки отношений,
возникающих, изменяющихся или
прекращающихся в связи с выраженными
в документе действиями органа управления.
Если документ помечен прошлым или
будущим днем (то есть наблюдается
смещение даты), то фактические отношения,
сложившиеся на основе имеющей правовое
значение информации, могут расцениваться
как незаконные. Полное или частичное
отсутствие даты, недоброкачественное
исполнение этого реквизита может
привести к фальсификации даты, дописыванию
или исправлению числа, месяца, года.

подпись
(подписи) уполномоченных должностных
лиц является обязательным реквизитом
документа, с наличием или отсутствием
которого связывают наличие или отсутствие
юридической силы у документа. Необходимо,
чтобы документы всех видов подписывались
только уполномоченными на это должностными
лицами в соответствии с инструкциями,
приказами и другими правовыми актами
о распределении обязанностей.

Специальные
правила, касающиеся оформления
определенных видов документов, могут
предусматривать в них наличие и других
реквизитов этой группы, характерных
только для данного вида документов. Для
этого в инструкциях и иных нормативных
актах об организации делопроизводства
делаются оговорки о том, что для
специальных видов документов
устанавливаются дополнительные
обязательные реквизиты, например, «Гриф
утверждения», «Отметка о заверении
копии» и др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Галина Пешкова,

преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Независимо от того, каким способом ведется делопроизводство в организации, существуют единые требования и правила оформления документов. Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Правила их оформления, а также место расположения должны соответствовать Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и методическим указаниям по его практическому применению.

Формуляр документа — это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа — это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.

В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры. Типовой формуляр — это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр — формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т.д.).

Каждому реквизиту на документе отводится свое место.

При подготовке конкретных документов применяется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004. Также важно помнить о взаимоисключающих реквизитах, таких, которые не могут быть одновременно использованы в одном документе, например, «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа» и др. При оформлении конкретных документов следует использовать только один из них.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа (эмблема, наименование организации, название вида документа и др.). Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа (адресат, виза, текст, дата и др.).

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала

оформить подписку на журнал

Основу любого документа составляет документная информация, то есть информация, содержащаяся в документе. Документ создается именно ради закрепления, передачи и сохранения этой информации во времени и пространстве. Для характеристики документной информации, а также самого документа как целостного информационного объекта используются различные информационные элементы — реквизиты и показатели.

Смотрите также:

Оформление реквизитов документа

Целевое назначение этих информационных элементов не одинаково. Показатели, как правило, содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Чаще всего они встречаются в плановой и отчетной документации. Реквизиты, как правило, содержат сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Для документоведения, объектом которого является документ как единое целое, и делопроизводства, как практической составляющей документоведения, важны в основном те информационные элементы, которые характеризуют сам документ, его целевое назначение и являются координатами документа в пространстве и во времени. Такими информационными элементами являются реквизиты.

Согласно Государственному стандарту Респуб­лики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹ (далее — СТБ 2059-2013) реквизит документа — это элемент оформления официального документа.

Реквизиты характеризуют документ с разных сторон. Например, применяемые при оформлении организационно-распорядительной документации реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ. Реквизит «Регистрационный индекс» кроме свидетельства о том, что документ включен в документную систему организации и имеет официальный характер, в ряде случаев указывает дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Код организации», «Код документа» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Например, реквизит «Название вида документа» дает общее представление о документе, его целевой функции, юридическом значении и характере изложения информации².

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата документа» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровож­даются некоторые другие самостоятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть рассмотрен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами на бланке для писем являются: «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации» (ОКОГУ или ОКЮЛП), «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные».

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях³ (далее — Инструкция по делопроизводству) и государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Респуб­лики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁴ установлен состав реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью (с указанием организационно-правовой формы), а реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» — только частично (На № _____ ад ____ ).

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим им юридическую силу. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписание о совершении управленческих действий, подтверждение факта, имеющего юридическое значение, удостоверение происхождения документа. К этой группе реквизитов относятся: наименование организации и (или) структурного подразделения — автора документа, свидетельствующее о принадлежности документа определенному органу управления, организации; регистрационный индекс документа, который служит одним из подтверждений того, что документ носит законный, официальный характер; дата документа; подпись (подписи) уполномоченного должностного лица (лиц). Специальные правила могут предусматривать наличие в определенных видах документов других юридически значимых реквизитов, характерных только для данного вида. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах по организации делопроизводства делаются оговорки о дополнительном установлении для определенных видов документов обязательных реквизитов, например: «Печать», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии»⁵.

Следует отметить, что информационные элементы, характеризующие документ, могут содержаться не только в формуляре документа. Они могут быть отражены также на обложках дел, в которые формируются документы в делопроизводстве после их исполнения, в регистрационных формах, информационно-поисковых системах.

Например, Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях⁶ (далее — Инструкция по делопроизводству) установлено, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Респуб­лики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре документа в электронном виде должно соответствовать требованиям, установленным для расположения и оформления аналогичных документов на бумажном носителе⁷.

В то же время Инструкция по делопроизводству устанавливает, что во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в формуляр не вносится и отражается в регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы⁸.

Для обозначения информационных элементов, характеризующих документ в электронном виде, в последнее время широко применяется новый термин — «метаданные».

Согласно СТБ 2059-2013 метаданные — это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. При этом в стандарте сделана оговорка, что в качестве метаданных может выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документе.

Аналогичные белорусским определения понятий «реквизит» и «метаданные» закреплены в терминологическом стандарте Российской Федерации⁹. Синонимичность обоих понятий в понимании российских документоведов вытекает из определения электронного документа, включенного в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (с изм. и доп. от 26.04.2016 № 356): электронный документ — часть информационной системы (СЭД), состоящая из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

Таким образом, понятие «метаданные» синонимично понятию «реквизиты документа», однако не привязано строго к формуляру документа. Также стоит отметить, что понятие «метаданные» может применяться по отношению к описанию не только документов в электронном виде, но и документов, полученных иными способами документирования. Вместе с тем в нормативной среде и в практической деятельности понятие «метаданные» используется, прежде всего, для обозначения тех реквизитов документа в электронном виде, которые в его формуляре отсутствуют и, соответственно, не являются элементами его оформления.

В то же время состав метаданных, характеризующих как сам документ, так и особенности его бытования в пространстве и времени, может быть шире состава реквизитов. Например, в случае документов в электронном виде они могут представлять собой сохраняемые в информационной системе, в том числе в СЭД, сведения о:

• дате и времени отправки и/или получения электронного сообщения, с которым пересылается документ в электронном виде;
• об электронном адресе отправителя/получателя;
• о теме электронного сообщения, с которым пересылался документ в электронном виде;
• о фактах обращения пользователя (пользователей) к документу в электронном виде;
• о внесенных в документ в электронном виде изменениях/дополнениях и др.

Указанные сведения составляют метаданные, но не являются реквизитами документа. Это определяется особенностью отправки документов в электронном виде, которая состоит в том, что официальный документ пересылается по каналам электронной почты в виде прикрепления к электронному сообщению, а само электронное сообщение выполняет функцию «конверта» (аналогично почтовым конвертам, в которых пересылаются традиционные бумажные документы)¹⁰.

¹ Утвержден и введен в действие с 01.09.2013 постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18.

² Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы — один вид, приказы — другой вид, акты — третий). Разновидность документа конкретизирует вид (разновидность — разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

³ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁴ Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

⁵ Более подробно о юридически значимых реквизитах см.: А.Рыбаков. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «юридическая сила документа». Юридически значимые реквизиты // Архивы и делопроизводство, 2016. — № 6. — С. 58 — 65.

⁶ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁷ П. 220 Инструкции по делопроизводству.

⁸ П. 229 Инструкции по делопроизводству. Следует отметить, что согласно изменениям, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 в п. 139.7 п. 139 Инструкции по делопроизводству вместо понятия «массив регистрационно-учетных данных» применяется понятие «РКК в автоматизированной системе ДОУ».

⁹ Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» / Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. — Пункты 36, 79.

¹⁰ Более подробно об управлении сообщениями электронной почты см.: Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь / авт.-разраб.: А.Н. Сукач, А.Е. Рыбаков. — Минск: БелНИИДАД, 2010. — 72 с.