Правила документооборота в управляющей компании

Наладить документооборот в управляющей организации является сложным делом. Разберемся, что включает в себя документооборот, кто его ведёт и какие есть сроки ответов на обращения и сроки хранения документов.  

Ценность чёткой системы документооборота и её задачи 

Документооборот – это часть делопроизводства в любой компании. Делопроизводство включает в себя весь процесс от создания документов в организации до их утилизации или сдачи в архив, согласно пункту 73 ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

Документооборот – это движение документов после их создания. Он помогает: 

• организовать эффективный бухгалтерский и налоговый учёт; 
• обеспечить своевременный ответ на входящие обращения жителей многоквартирных домов, контролирующих органов, контрагентов, ресурсоснабжающих организаций и иных лиц;
• наладить взаимодействие внутри управляющей организации между подразделениями и сотрудниками: кадровой службы с бухгалтерией, отдела по работе с клиентами с отделом расчётов и т.д.; 
• ускорить внутренние процессы и помогает вести учёт показателей работы; 
• повысить степень контроля над поставленными задачами, сроками и результатами их исполнения.

Для организации эффективного и удобного документооборота в управляющей организации должны быть созданы регламенты, регулирующие процессы приёма, регистрации, согласования документов. 

Потоки документов и регламенты работы с ними 

Как и в других организациях, документооборот в управляющей организации состоит из входящих, исходящих и внутренних документов. Эти документы проходят несколько стадий обработки: первичную обработку, рассмотрение и регистрацию, расписание руководством и передачу на исполнение. 

Входящие документы 

Они создаются за пределами управляющей организации и поступают в организацию на бумаге или в электронном виде, по факсимильной связи. Примерная схема работы с входящими документами выглядит следующим образом: 

• при регистрации ставятся дата и входящий номер по принятой в управляющей организации нумерации, данные заносятся в журнал; 
• руководитель рассматривает всю входящую корреспонденцию и расписывает документ в работу на отдел или на конкретного сотрудника с указанием сроков исполнения, либо входящий документ напрямую передаётся в соответсвующие подразделение; 
• ответственный сотрудник в установленные сроки проводит необходимые мероприятия по входящей документации и ставит отметку об исполнении, направлении ответа или предпринятых действиях; 
• документ направляется на хранение. 

В журнале регистрации входящих писем можно предусмотреть поля для внесения данных об исполнителе, дате и регистрационном номере исходящего письма, в котором был дан ответ. 

Исходящие документы 

Исходящие документы создаются сотрудниками управляющей организации и направляются внешним адресатам: контрагентам, жителям домов, в ресурсоснабжающие организации, в контролирующие органы, иным лицам и компаниям. Исходящие документы проходят следующие этапы: 

• создание; 
• согласование и утверждение у руководителя, при необходимости – доработка и согласование с другими подразделениями или сотрудниками; 
• регистрация и подписание; 
• отправка с соблюдением требований законодательства по электронной почте с электронной подписью, простым письмом, с уведомлением о вручении, с объявленной ценностью и т.д. 

Некоторые компании практикуют хранение копии отправленной корреспонденции, особенно если письмо имеет высокую степень важности. Для этого можно создать отдельные места для хранения в подразделениях и отделах управляющей организации. 

Внутренние документы 

К внутренним документам относятся приказы, служебные записки, распоряжения, объяснительные записки, заявления сотрудников. Документооборот внутренних документов различен на разных предприятиях и зависит от штата и количества подразделений. Схематично движение внутренних документов сочетает схемы исходящих и входящих документов: 

• создание ответственным сотрудником; 
• согласование с руководителем или директором и при необходимости смежными подразделениями; 
• регистрация внутреннего документа и его подписание; 
• документ расписывается в работу подразделению, в адрес которого он составлялся, конкретному сотруднику либо на всех работников. 

При составлении регламентов работы с каждым потоком документов – входящих, исходящих, внутренних – важно прописать точную схему их движения и сроки каждого этапа документооборота, место хранения тех или иных видов документов. Это позволит управляющей организации избежать путаницы и установить чёткую систему работы с документами. 

Ответственные за ведение документооборота 

Исходя из этапов работы с разными видами документов, можно выделить следующие основные функции, которые выполняют ответственные за ведение документооборота: 

1. Приём и регистрация входящей корреспонденции. 
2. Оформление и регистрация исходящих документов. 
3. Ведение журналов и составление основной внутренней документации: приказов, служебных записок, распоряжений и т.д. 
4. Подготовка документов к сдаче в архив. 
5. Приём и регистрация заявок граждан. 
6. Ведение деловой переписки и телефонных разговоров. 

Работа с документами в управляющих организациях может быть централизованной или децентрализованной, что обязательно нужно зафиксировать в регламентах и инструкциях по документообороту в организации, назначив ответственных за работу с документами. При централизованной системе все функции по делопроизводству выполняет один человек. Чтобы документы правильно оформлялись и регистрировались, лучше, чтобы этим занимался квалифицированный работник с соответствующим образованием и опытом работы. Это может быть офис-менеджер, секретарь, помощник директора, администратор или делопроизводитель. 

Если организация небольшая, то работа с разными потоками и даже видами документов может быть распределена между несколькими подразделениями и сотрудниками компании: секретарём, диспетчером, кадровым работником, начальником абонентского отдела – без выделения для этого отдельной штатной единицы. 

Например, в абонентском отделе создаются и регистрируются исходящие письма в адрес жителей многоквартирных домов, секретарь отвечает за приём, регистрацию и распределение входящей корреспонденции, юристы или специалисты по договорам – за переписку с РСО и подрядными организациями. 

Удобная номенклатура дел 

Для регистрации, систематизации документов и журналов, а также ведения архива в организации, наравне с регламентами по ведению документооборота, должна быть разработана номенклатура дел. Она составляется в последнем квартале года на следующий год, и в последующие годы корректируется, уточняется и заново утверждается. 

Номенклатура дел – это перечень журналов и иных дел или папок, куда подшиваются документы по разным темам и адресатам. По сути это систематизированный справочник с заголовками дел, журналов, папок и датами их хранения. А дело – это документ или совокупность документов по одной теме или в одной сфере деятельности организации, помещённых под одну обложку, в соответствии с пунктами 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

По форме номенклатура – это таблица, в которой зафиксированы присвоенные каждому делу или папке заголовки и индексы. Там же управляющие организации может найти сроки хранения каждого вида документов, которые вместе с заголовком должны указываться на обложке журнала, папки или дела.

При необходимости управляющая организация может использовать и иные заголовки, в том числе указанные в нормативно-правовых актах: журнал учёта обращений жителей многоквартирных домов, акты осмотров и проверок и т.д. 

Система формирования регистрационных номеров 

Помимо заголовков и сроков хранения в номенклатуре указывается индекс дела. Он обычно используется как основа для регистрации документов при формировании их регистрационных номеров. 

Например: «05-01 – Журнал регистрации входящей корреспонденции». В таком случае номер регистрируемых в журнале документов начинается с «05-01». Далее может следовать дата получения и порядковый номер документа: если он получен 18 сентября 2022 года и это уже десятый полученный документ, то регистрационный номер может выглядеть так: 05-01-180922-10. 

Но управляющая организация может принять и иную систему нумерации: использовать даты, аббревиатуры отделов, прочие полезные индексы, сокращения видов документов. Понятные и чёткие индексы легко позволят при необходимости найти документ, определить его вид и даже сотрудника, который с ним работал. 

Перечень нерегистрируемой корреспонденции и объём данных для регистрации 

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания, в том числе направленные по электронной почте или факсу. 

Как правило, не регистрируются информационно-справочные материалы: печатные издания, копии информационных документов и рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, прейскуранты, копии нормативных документов. 

Управляющая организация, разрабатывая правила ведения документооборота, составляет свой перечень нерегистрируемой корреспонденции. Например, можно включить в него бухгалтерские документы: счета, квитанции, договоры, накладные и сметы. 

Однако нужно иметь в виду, что в обязательном порядке регистрируются все обращения граждан, вне зависимости от их темы. Чтобы наладить эффективную работу с обращениями граждан, в журнале учёта жалоб и заявлений от жителей многоквартирных домов следует отмечать: 

• дату получения и регистрационный номер обращения; 
• предмет обращения и адрес МКД; 
• Фамилию Имя Отчество и должность ответственного за исполнение сотрудника;
• крайний срок исполнения или направления ответа; 
• дату и регистрационный номер исходящего письма, направленного заявителю. 

Сроки ответов на корреспонденцию и сроки хранения документов 

Коротко остановимся на сроках ответов на входящие запросы и заявления. Поскольку управляющие организации заняты публично значимой деятельностью, на них распространяются требования частей 1 и 2 статьи 12 № 59-ФЗ: ответ на обращение граждан или организаций отправляется не позднее 30 дней со дня его регистрации. 

Помимо общих правил № 59-ФЗ, есть требования других нормативно-правовых актов, которые регулируют процесс общения жителей многоквартирных домов с управляющими организациями. Срок зависит от адресанта и темы обращения. 

Хранить запросы жителей многоквартирного дома и копии ответов на них необходимо в течение трёх лет со дня регистрации, согласно пункту 38 Постановления Правительства РФ № 416. Сроки хранения иных документов должны быть зафиксированы в номенклатуре дел управляющей организации и на обложках папок, журналов.

Схема работы с документами 

Чтобы создать документооборот с нуля, управляющей организвции необходимо выполнить следующие действия: 

1. Разделить потоки документов: входящие, исходящие, внутренние, причём эти группы документов также для удобства можно разделить на подгруппы по темам, видам документов или адресантам. 
2. Разработать и утвердить регламенты работы с каждой группой документов, то есть схему их движения с указанием сроков на каждый этап обработки документа: создание, согласование, утверждение, регистрация, отправка, исполнение и т.д. 
3. Назначить ответственных за работу с документами сотрудников, чётко обозначив их функционал. 
4. Разработать и утвердить номенклатуру дел и систему присвоения регистрационных номеров разным группам документов. 
5. Определить список документов, которые не подлежат регистрации. 

Это общие принципы организации документооборота в управляющей организации, которые помогут систематизировать работу с документами, снизить риск их утери и наладить работу с обращениями граждан, контрольных органов, переписку с ресурсоснабжающими организациями и подрядными организациями. 

От документооборота в организации зависят многие рабочие процессы. Его правильная организация даст больше возможностей для скорости работы и прозрачности бизнес–процессов. Как сделать его удобнее?

Почему это важно

В зависимости от масштаба организации количество документов может быть разным. В любом случае, контролировать процесс их обработки не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Регламентация документооборота – первый шаг к его контролю. В новых и небольших организациях такой потребности может и не быть, но со временем, когда количество документов станет в разы больше, внедрить такую технологию контроля все равно придется. Если вести документооборот правильно с самого начала, в будущем это откликнется отсутствием путаницы и просроченных документов.

Путаница

Рост числа контрагентов заставляет сотрудников организации сталкиваться с большим потоком неструктурированной информации, которую они получают в виде документов. Это ведет к путанице в отделах, срыве сделок и поставок, отсутствии согласования важных документов в срок и еще много других негативных последствий.

Инструкция по ведению документооборота поможет создать единую систему обработки информации и четкое распределение документов между конечными получателями.

Дисциплина

Очевидно, что отсутствие регламента работы порождает и отсутствие дисциплины в коллективе. Если каждый сотрудник будет работать с документами так, как считает нужным, процесс их обработки может затянуться надолго. Это происходит из-за несогласованности действий, то в дальнейшем приведет к потере документами своей актуальности.

Важно

Автоматизация не пройдет

Отсутствие регламента ведения документооборота не позволяет провести его автоматизацию. Если организация большая, то существенный минус для ее успешности.

Проблемы с законом

Неисполнение должностных обязанностей, связанных с согласованием документов, грозит организации штрафами или даже лишением права на работу. Регламент будет главной инструкцией сотрудников, на которую они смогут ориентироваться и тем самым обрабатывать документы в срок.

Бизнес под контролем

Любая законная деятельность сопровождается официальными документами. Контролируя их ведение от начала до конца, сотрудник контролирует и связанный с ним бизнес–процесс.

Как создать регламент ведения документооборота

Ряд экспертов выделяет определенные этапы создания регламента:

1. разработка форм первичных документов;
2. создание рабочих групп для контроля документооборота;
3. формы и регламенты, позволяющие оперативно согласовывать документы.
4. закрепление списков документов за отделами;

Важный пункт – частью регламента должны стать методы, которые помогут каким-либо образом ускорить ведение документооборота. Так сотрудники экономят рабочее время.

Регламентов моет быть несколько, если бизнес масштабный. К примеру, если конкретный отдел постоянно получает какие-либо документы, он может ввести свой регламент работы с ними. Важно, чтобы с этим регламентом ознакомились все сотрудники отдела и смежных отделов, имеющие отношение к этим документам.

Важно

Один из часто используемых регламентов – регламент договорной работы. Здесь указывают инициатора контракта, работы, которые нужно провести в рамках договора, какие документы требуются от контрагента, срок их согласования и ответственных сотрудников.

Другой вид регламентов для контроля документооборота ¬– планово-бюджетные. Они включают порядок и сроки формирования бюджетов организации, состав сотрудников, работающих с данными бюджетами, их функции, ответственность, а также способы корректировки бюджетов и контроль исполнения.

Обратите внимание

Другие инструменты для контроля документооборота

В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:

• Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
• Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
• Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
• Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.

Важные правила для контроля документооборота

Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.

Правило 1

Ответственность – главным спутник при работе с документами. Без соблюдения этого пункта есть большая вероятность совершить ошибку и потратит на ее исправление много рабочего времени.

Чтобы такой ситуации не произошло, лучше назначить ответственного за ведения документооборота сотрудника или несколько сотрудников. Это касается всех документов, которые попадают в организацию. Такое решение обеспечит контроль входящего и исходящего документооборота.

Кроме минимизации рисков данный шаг освобождает от ведения документооборот остальных работников организации. Ответственные сотрудники отвечают за регистрацию и учет документов, их проверку и переадресацию, маркировку и прочие рутинные задачи, которые отнимают рабочее время других работников.

Правило 2

Предварительная оценка входящей документации поможет сократить рабочее время, которое вы планировали потратить на ее обработку. Для этого нужно заранее выделить типы документов для конкретного получателя: руководителя, бухгалтера или других сотрудников. Так документы сразу попадут к тому, кто должен его согласовать, минуя заместителей.

Грамотное распределение входящего потока документооборота поможет избежать путаницы и обеспечить быстрое попадание документов непосредственно к получателю.

Правило 3

Залог успешного дела – порядок. Поэтому стоит соблюдать его и при ведении документооборота в организации. Для этого любой документ – входящий и исходящий, нужно регистрировать в ответственном за него подразделении не больше 1 раза – когда он только поступил в организацию. Не занимайтесь регистрацией повторно, если нужно отдать документ на дополнительное рассмотрение специалистам.

Правило 4

Согласование документов нередко занимают большую часть времени, отведенного на их обработку. Поэтому к принятым в организации правилам ведения документообороте важно добавить регламент по согласованию документов. Он включает сроки согласования документов, а также ответственных за этот процесс сотрудников.

Таким образов документы не теряют свою актуальность из-за очень долгого согласования.

Правило 5

Если на почту организации приходит много рекламных и прочих материалов, не требующих регистрации, отведите им минимум времени. Как правило, такие письма можно сразу отдавать получателю без лишних этапов согласования.

Правило 6

Когда подписать документы может лишь руководитель, это очень замедляет документооборот в организации. Делегирование данного право заместителям значительно ускорить процессы согласования.

Обратите внимание

Правило 7

Если делить документацию на потоки, обработать ее получится быстрее и проще. Они идут по одному маршруту и всегда попадают к нужному получателю.

Как правило, в организациях выделяют 3 вида потоков документооборота – входящие, исходящие и для использования внутри компании. Здесь распределяют документы в зависимости от структуры предприятия: к примеру, если есть какие-либо филиалы, нужно дополнить регламент ведения документооборота потоком «для филиалов».

Все материалы будет идти по определенному регламентированному маршруту. Это упростит процесс передачи документов и также не допустить путаницы в них.

Указанные правила помогут сделать документооборот в организации проще, за счет сокращения времени, потраченного на обработку входящего и исходящего потока.

Контролировать ведение документооборота важно, чтобы обрабатывать их в срок и своевременно доставлять их адресатам. Используя указанные рекомендации, организация сделает документооборот проще, быстрее и удобнее для своих сотрудников.

Товарищество собственников жилья (недвижимости) или ТСЖ/ТСН представляет собой некоммерческую организацию. Ее деятельность основана на нормах действующего гражданского и жилищного законодательства.

Как правило деятельность ТСЖ и ТСН ведется в соответствии с его внутренними документами, поэтому при оформлении такой документации следует ответственно подойти к этому вопросу.

Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

Правление ТСЖ или ТСН, а также собственники, которые планируют создать товарищество в многоквартирном доме, должны знать какой перечень необходимых документов нужен для осуществления хозяйственной деятельности товарищества.

О том какие документы нужно иметь председателю ТСЖ/ТСН, как руководителю мы рассказываем в этой статье.

ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ТСЖ/ТСН

Список документов, которые должны иметь все ТСЖ и ТСН немалый. Для удобства проверки и фиксации наличия или отсутствия каких-либо документов мы подготовили стандартную номенклатуру дел в ТСЖ или ТСН с краткими пояснениями о содержании документа.

Номенклатура дел ТСЖ/ТСН:

1. Корреспонденция:  исходящая и входящая

Необходимо вести журнал учета входящих и исходящих писем и документов. По правилам ведения документооборота принято при поступлении письма или иного документа в ТСЖ присваивать входящий номер. Аналогично при отправке писем или документов нужно присваивать исходящий номер с фиксацией в журнале учета.

2. Документы Управления ТСЖ и ТСН

• — Правоустанавливающие документы ТСЖ;

Такие как Устав, Свидетельство о том, что товарищество внесено в ЕГРЮЛ, право на владение земельным участком, коды статистики и т.д.), а также печать ТСЖ/ТСН.

• — Внутренние ЛНА  (приказы, распоряжения, положения, инструкции, должностные обязанности). В том числе положение об обработке персональных данных  в ТСЖ/ТСН;
• — Протоколы заседаний правления ТСЖ/ТСН;
• — Протоколы ОСЧ ТСЖ/ТСН;
• — Протоколы ОСС МКД в ТСЖ/ТСН;
• — Реестр членов ТСЖ, Журнал учета заявлений о вступлении в члены ТСЖ/ТСН;
• — Реестр собственников МКД;
• —  Отчеты ревизионной комиссия ТСЖ/ТСН;
• — Журнал учета обращений для ознакомления с документами ТСЖ/ТСН.

3. Техническая документация МКД постоянного хранения

• — Технический паспорт МКД;
• — Техпаспорт на лифт, акты периодического технического освидетельствования лифтов (проводятся не реже 1 раза в 12 мес) – в случае наличия в МКД;
• — Схемы планировки;
• — Схемы внутридомовых инженерных сетей;
• — Акты ввода в эксплуатация общедомовых приборов учета (ОДПУ).

4. Документы бухгалтерского учета в ТСЖ/ТСН

• — Справка об открытии расчетного счета организации (при наличии спецсчета справки должно быть две справки). Реквизиты расчетного счета. Как правило оформляются на бланке организации;
• — Счета на оплату и Акты выполненных работ по договорам;
• —  Обязательные платежи членов/не членов ТСЖ (начисления, оплата, списки лицевых счетов, должники и т.д.);
• —  Отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, ГЖИ. Допускается хранение в электронном виде при наличии отметки о принятии контролирующим органов (при наличии ЭДО);
• —  Зарплата;
• —  Авансовые отчеты.

5. Документы регистрационного учета, паспортный стол (при наличии)

• —  Свидетельства о собственности на жилые помещения (копии);
• —  Домовая книга МКД;
• — Журнал учета выданных справок, выписок и иных документов;
• —  Пр. документы.

6. Договора ТСЖ/ТСН с поставщиками и жителями МКД

• —  С организациями;

Данный перечень договоров можно разделить на две основные группы.

Первая группа договоров – проведение обслуживания, вторая – осуществление управления. Основное отличие данных договоров заключается в том, что касаемо первой группы обязательства по обеспечению жильцов коммунальными услугами берет на себя компания (договора с РСО). Если же говорить о второй группе договоров, то компания полноправно может принимать решения и распоряжаться денежными средствамим (текущий ремонт в доме, уборка, дератизация и пр.).

• — С собственниками не членами ТСЖ/ТСН;

Данный вид договоров заключается с собственниками помещений в МКД, не вступившими в члены ТСЖ, в целях содержания и ремонта общедомового имущества в доме.

• — С жителями МКД;

Договора на дополнительные услуги, оказываемые  ТСЖ или ТСН, в том числе на установку и оплату за ХВС, ГВС, стоки по ИПУ.

7. Документы по текущей финансово- хозяйственной деятельности ТСЖ/ТСН

• — Смета доходов и расходов ТСЖ, отчеты по выполнению сметы;
• — Журнал учета показаний ОДПУ на ХВС, ГВС, тепло, потребления электроэнергии МОП;
• —  Акты осмотров ОИ МКД;

8. Законодательные акты (ФЗ, Постановления, решения, приказы федеральных, региональных органов власти, ОМС), регламентирующие работу ТСЖ/ТСН.

9. СниПы, ГОСТы, Мет.рекомендаци и и т.д. по содержанию и ремонту жилого фонда.

Описанный в статье перечень необходимых документов для ТСЖ и ТСН, т.е. в процессе деятельности организации список документов может дополняться.

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСЖ и ТСН

При ведении документооборота в ТСЖ и ТСН не стоит забывать и о правилах оформления документации:

1. Основные виды документов товарищества и их реквизиты должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. 

2. Наименование товарищества собственников жилья указывается в точном соответствии с его Уставом. Допускается сокращённое наименование, установленное Уставом и зафиксированное в выписке из ЕГРЮЛ

3. Датой документа товарищества является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества) – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ. Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата.

4. Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом (например, 10.08.2022 г.).

5. В документах ТСЖ финансового характера применяется словесно-цифровой способ написания дат: 10 августа 2011 г. При ссылке в тексте на правовой акт, хозяйственный договор ТСЖ или иной документ дата проставляется следующим образом: договор N36-Д от 01.03.2011 г.

6. Исходящие документы ТСЖ оформляются только на официальном бланке организации

7. Документы, направляемые сторонним организациям от имени ТСЖ, подписываются председателем правления, его заместителем или лицом, уполномоченным на это. В состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например, – Председатель правления ТСЖ «_____» (В.В.Иванов).

8. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером ТСЖ.

Это только некоторые требования делопроизводства в товариществе собственников жилья. Если вам интересно, чтобы наши эксперты рассмотрели более подробно о документообороте ТСЖ, ТСН и ЖСК и его особенностях, то напишите нам на почту info@gkhhelp.ru