Работа займет столько времени сколько на нее выделено

Наверняка у вас так случалось: кажется, что времени на задачу достаточно, и вы откладываете её выполнение на последний момент, а потом ничего не успеваете. Конечно, в таких ситуациях можно обвинять злой рок или ретроградный Меркурий, но это всего лишь оправдания, и они никак не повышают вашу работоспособность и эффективность.

Не спешите разочаровываться в себе. На самом деле, в происходящем виноваты не просто внешние факторы и прокрастинация. Дело в законах Паркинсона, которые незаметно, но сильно влияют на жизнь и работу.

Что за законы Паркинсона и почему они так называются

Законы названы в честь их «первооткрывателя» Сирила Норткота Паркинсона — британского военного историка и учёного в области государственного управления. Паркинсон прожил 84 года и написал более 60 книг, но настоящим бестселлером стала книга «Закон Паркинсона», впервые изданная в 1957 году. Законы, о которых говорил учёный в этой книге, оказались мощными и подкреплялись фактами и цифрами. К тому же оказалось, что они ощутимо влияют на жизнь каждого человека, и это не абстракция или голословное заявление — так работает наш мозг, о чём автор подробно рассказал в книге.

Законов всего три, они охватывают как профессиональную, так и личную жизнь гражданина любой страны, независимо от его мировоззрения или образования. Рассмотрим подробно, что же это за законы.

Закон №1. Работа занимает всё время, отпущенное на неё

Первый закон Паркинсона даёт понимание, почему люди прокрастинируют, ленятся, срывают дедлайны и опаздывают.

Фраза «Работа заполняет всё время, отпущенное на неё» означает следующее: даже если вы поставили максимальный срок на выполнение определённой задачи — она займёт всё запланированное время, а возможно, и больше, но точно не меньше. Таков закон.

Чем больше времени отведено на выполнение задачи, тем больше часов тратится, чтобы её решить

Из-за того, что вы тратите на задачу больше времени, чем она того требует, могут возникнуть две ситуации: либо вы прокрастинируете, чтобы отдалить начало работы, либо никак не можете закончить работу и постоянно шлифуете её. Рассмотрим подробнее каждую ситуацию.

Ситуация №1: вы прокрастинируете

Допустим, вам нужно написать статью в блог, и вы можете сделать всю работу за день, но отводите целую неделю — так спокойнее и вы подстраховываетесь в случае непредвиденных ситуаций.

В реальности происходит так: 6 дней вы занимаетесь чем угодно, только бы не собирать фактуру, изучать источники или хотя бы набросать план в спокойном режиме. По ощущениям времени ещё много, но в результате задача откладывается на последний момент: весь седьмой день вы посвятите статье, но для этого вам придётся работать без перерывов на отдых, да и качество самой статьи в итоге может быть ниже, чем если бы вы писали её в спокойном темпе.

Объясним на бытовом примере. Представьте, что вы каждый день собираетесь на работу в течение часа, но в один день вы проспали и на сборы осталось 15 минут. При этом вы успели и себя в порядок привести, и позавтракать, и кота покормить. На следующий день вы выполняете те же самые дела, но растягиваете их на час, хоть и требуется не более 15 минут — это вы успели проверить. Вы могли бы лишние полчасика поспать

Согласно первому закону Паркинсона, откладывание запланированных дел на последний момент — обычное явление. Когда у вас достаточно времени, вы подсознательно начинаете тратить его на всякие мелочи. Получается, что вы крадёте время у самого себя: вы могли бы закончить задачу быстрее и взяться за другую, но вместо этого оттягиваете выполнение на последний момент.

Ситуация №2: вы занимаетесь бесконечным «улучшайзингом»

Допустим, вы пишите диплом: начали буквально сразу и за первые несколько дней написали несколько глав, но вдруг поняли, что их можно улучшить. Так вы несколько раз меняете картинки, переписываете отдельные абзацы и подбираете более интересные примеры. Диплом постепенно пишется и переписывается, и в один момент начинает казаться, что эта работа бесконечная — настолько много времени она отнимает. Вместо 8–10 недель дело растягивается на полгода. Вам действительно кажется, что можно сделать ещё лучше, но при этом всё равно в ночь перед сдачей вы дописываете куски и шлифуете презентацию.

Работу над задачей можно сравнить с тюбиком зубной пасты. Пока пасты много хочется выдавить чуть больше, чем требуется. Когда паста заканчивается, вы этот тюбик сворачиваете бесконечное количество раз, чтобы выдавить ещё. Так и со временем, отведённым  на задачу: сначала вы щедро расходуете его на любые незначительные дела, а когда подходит дедлайн — пытаетесь выкроить любые свободные минутки

Нет ничего удивительного в том, что люди ставят слишком отделённый финальный срок для выполнения задачи: хочется взять время с запасом, чтобы подстраховаться на случай форс-мажоров и экстренных ситуаций, главное расходовать его с пользой.

Как победить первый закон Паркинсона

Чтобы обойти первый закон Паркинсона, важно сделать следующее:

1. Заранее прикиньте, сколько времени вам понадобится на решение задачи. Так вы сможете спланировать её выполнение без надрывов.
2. Представьте, что у вас есть в два раза меньше времени. Ответьте себе честно, сможете ли вы в этом случае выполнить задачу качественно.
3. Подумайте, какой результат вы считаете удовлетворительным. Важно понимать, к чему стремиться, чтобы рассчитать силы.
4. В зависимости от того, как на вас влияет первый закон, начинайте выполнять задачу. Прокрастинаторам важно сделать первый шаг здесь и сейчас, не откладывая даже на пять минут. Перфекционистам можно разбить задачу на несколько небольших мероприятий, поставить промежуточные дедлайны и постоянно сверяться с планом.
5. Постарайтесь не откладывать на потом. Чтобы всё делать вовремя, нужна дисциплина: заставляйте себя не поддаваться на внутренние призывы отложить работу или ещё раз её улучшить. Сделайте основное, а затем переходите к деталям.

Грамотно организовать рабочий процесс, не прокрастинировать и делать всё вовремя помогают техники тайм-менеджмента. Читайте нашу статью о 10 популярных техниках и внедряйте их в свою жизнь

Закон №2. Расходы растут вместе с доходами

Закон, раскрывающий отношение человека к финансам, был опубликован во второй книге Паркинсона «Закон и прибыли». Он объясняет, почему большинство людей, несмотря на усилия и продвижение по карьерной лестнице, не могут похвастаться наличием внушительной суммы на банковском счёте.

Согласно второму закону Паркинсона, человек тратит всё до последней копейки и даже больше, независимо от того, сколько зарабатывает

Денег никогда не бывает достаточно — это суровая реальность, с которой нужно смириться. Причина такого положения дел проста: вместе с доходами растут и расходы.

Допустим, вы джун и устраиваетесь на работу в известную IT-компанию. Постепенно накапливаете опыт и растёте до мидла. Вместе с этим растёт и зарплата, а с ней — потребности, которые нужно срочно удовлетворить. Теперь вы покупаете более дорогую одежду, больше путешествуете, меняете автомобиль и переселяетесь в престижный район. А вместе с этим растут ваши налоги и другие обязательные платежи: парковка, взносы в управляющую компанию и др. Выходит, что более высокий доход приводит к новым тратам

Как только повышается заработок, практически каждому человеку хочется тратить больше, и в противоположную сторону это не работает — даже заложенный в человечество природой инстинкт самосохранения не спасает от лишних трат. Неважно, сколько у вас денег: 20 тысяч или 20 миллионов — к концу месяца может ничего не остаться.

Как победить второй закон Паркинсона

Чтобы не попасться на второй закон Паркинсона, займитесь своей финансовой грамотностью. Допустим, можно начать откладывать по 10% от заработка в неприкосновенный запас. На первых порах это покажется сложным, но вы удивитесь, какой можно получить результат. Кроме того, можно вести личный дневник и фиксировать в нём все расходы.

Закон №3. Рост приводит к усложнённости, а усложнённость — конец пути

Согласно третьему закону, количество элементов в любой развивающейся системе постепенно увеличивается, сама система усложняется и это приводит её к упадку. Чтобы не упасть, важно вовремя распределять силы между всеми участниками, удалять лишнее, делегировать и внедрять то, что упростит работу. Но негативного сценария можно избежать, только если следить за тем, насколько усложняется система.

Сирил Паркинсон говорит, что любое развитие — путь к усложнению, которое, в свою очередь, является финалом этого пути

Предположим, вы фрилансер и ведёте один проект. Вам хватает времени и вы всё успеваете. Но со временем вы берёте ещё несколько проектов — теперь их пять. Вы справляетесь, но сил на работу тратите больше. Спустя время у вас появляется ещё два проекта, и вы уже понимаете: чтобы их взять и всё успеть, нужны помощники. Так вы набираете команду, количество проектов растёт, и ваша система усложняется. Теперь вам нужно выстраивать взаимодействие с каждым членом команды и распределять между ними обязанности. Если не организовать процессы грамотно — упадок в виде снижения прибыли или срывов дедлайнов по проектам неизбежен.

Как победить третий закон Паркинсона

Когда система начинает усложняться: появляется больше проектов, ставятся более сложные задачи и вы набираете новых сотрудников, важно вовремя обратить на это внимание и принять меры. В первую очередь спланируйте свою загрузку. Для этого можно использовать трек-листы и специальные приложения-планировщики вроде Trello или Notion.

Напоследок: как повысить продуктивность

Почитаешь о законах Паркинсона и кажется, что жизнь — тлен, и работать над собой бессмысленно — природа всё равно сильнее. Но не спешите с выводами — эти законы можно если не сломить, то грамотно обойти.

Законы Паркинсона показывают ментальные ловушки, в которые попадают большинство. Задача каждого человека — научиться вовремя распознавать и ликвидировать их.

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам повысить собственную продуктивность:

• учитесь распоряжаться собственными деньгами и временем — необязательно сразу откладывать крупные суммы или ударяться в работу. Такой энтузиазм тоже не приведёт ни к чему хорошему — вы быстро выдохнетесь и неосознанно вернётесь к привычному ритму. Начинайте с малого и меняйте привычки постепенно, каждый день делая один небольшой шажок;
• вовремя отказывайтесь от ненужного — уходите, если чувствуете, что переросли проект, и не бойтесь избавляться от старых привычек и установок;
• продумывайте стратегию — составляйте план и ставьте адекватные дедлайны. Важно не сокращаться период выполнения задачи, но и не растягивать его: оцените реально, сколько времени вам необходимо и добавьте пару дней на форс-мажоры.

Вы скажете, что всё это легко только на бумаге, и будете правы. Но ведь с первого раза мало что получается. Не требуйте от себя невозможного и постепенно идите к цели — при должном упорстве и самодисциплине вы обязательно достигнете результата.

Техника Помидора в тайм-менеджменте — одна из самых популярных и распространенных. Ее даже преподают в университетах. Её разработал Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), и по сей день она очень популярна — просто потому, что вправду очень удобна, гибка, и её легко подстроить под себя. Из этой статьи вы узнаете, что такое техника Помодоро (Pomodoro Technique, если по-английски), если вдруг не знали о нем, чем метод помодоро может вам помочь, как его правильно использовать, и несколько лайфхаков, как подстроить под себя, чтобы сделать его удобнее. Плюс отдельный блок с конкретными инструментами, приложениями, сайтами и, внезапно, видеоблогами, чтобы метод помидоров стало применять еще проще. Поехали!

Что такое Техника Помидора простыми словами

Техника помодоро — это инструмент для управления временем, суть которого заключается в том, что вы разбиваете задачу на маленькие подзадачи и уделяете им ограниченное количество времени (обычно двадцать пять минут), за которым следует короткий перерыв.

Это помогает лучше сфокусироваться и уделять работе меньше времени, но делать это более эффективно.

Техника помодоро простыми словами — это схема 25-5-30, где 25 — время для работы, 5 — время для отдыха, 30 — время для перерыва спустя четыре помидора. Все просто.

Подробнее о ней вы можете прочитать в книге Франческо Чирилло «Метод помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (Скачать). Оттуда вы в подробностях узнаете, как автор придумал эту методику, почему она работает, что их себя представляет методика управления временем, которую он разработал на основе «томатного» инструмента.

Здесь же я не буду растекаться мыслью по древу и лишь кратко скажу, почему «система Pomodoro» и причем тут вообще томаты: потому что когда Чирилло придумывал свою методику, он использовал таймер в виде помидора.

По-итальянски помидор — pomodoro, поэтому вообще, технически, правильнее будет говорить tecnica del pomodoro, поскольку автор, ее разработавший, был итальянцем.

Ниже вы прочтете более подробно, почему техника томатов вообще работает, как сделать так, чтобы работала лучше, и как адаптировать ее под себя.

В чем суть системы управления временем

Суть метода очень кратко: определяете задачу — ставите таймер на 25 минут — затем перерыв пять минут — снова 25 минут — через четыре таких сессии перерыв на полчаса, чтобы дать мозгу передышку.

Более подробно о том, как это работает, и что вам нужно сделать, если вы решили, что система pomodoro — то, что стоит применения, пошаговая инструкция:

Шаг первый. Вы решаете, какую задачу вам необходимо выполнить.

Шаг второй. Вы прикидываете, сколько примерно времени вам на нее нужно. Здесь лучше быть реалистом, чем оптимистом, и заранее закладывать на задачу больше времени, чем, как вам кажется, вы с ней справитесь, потому что вас всегда могут отвлечь, задача может оказаться сложнее, чем предполагалось, или вы будете менее сфокусированными — мало ли, что может произойти.

Прикинув количество времени, вы определяете, сколько это «в томатной валюте» — то есть, сколько отрезков работы по двадцать пять минут вам потребуется.

Шаг третий. Если на задачу требуется больше четырех помидорных отрезков (больше двух часов) — лучше разбить ее на две. Лично я (а я работаю по методу помидора буквально всегда и уже успела адаптировать его под себя) так не делаю, я просто выделяю время, которое готова выделить на задачу, но вообще это может помочь, если большой массив работы вас парализует и кажется слишком неподъемным. Если так, то разделите большую задачу на две маленьких, либо на этапы.

Например, у меня стоит задача: написать статью. Я понимаю, что это займет больше двух часов. Тогда я делю процесс написания статьи на три этапа: сбор информации для статьи (два помидора, то есть, час), написание самой статьи (четыре помидора — два часа), и вычитка (один помидор).

Шаг четвертый. Включайте таймер и начинайте работать. Спустя четыре помидора — сделайте перерыв (от пятнадцати до тридцати минут).

Шаг пятый: выполняете задачу, ставите галочку напротив нее, ощущаете себя молодцом. Вы восхитительны.

Почему это работает

• Этому есть вполне научное обоснование.

Дело в том, что ученый по имени Натаниэль Клейтман (Nathaniel Kleitman), крупнейший исследователь в области сна (да, неожиданно) в ходе своих исследований и научных разработок сделал открытие: наш мозг работает фазами.

Фаза активности сменяется фазой покоя как во сне, так и во время бодрствования, и фаза активности длится приблизительно девяносто минут, то есть, полтора часа. На основании этого исследования, например, изменили структуру занятий в университетах, укоротив лекции до полутора часов (раньше они были длиннее), чтобы дать студентам время передохнуть.

После, опять же, на основании этого исследования, было обнаружено, что человек может сфокусировано удерживать внимание на чем-либо приблизительно двадцать-тридцать минут, а после внимание начинает ускользать, и человеку нужен небольшой отдых, чтобы освежить мозг и снова продуктивно, сосредоточенно заниматься умственной деятельностью.

Метод Помидора учитывает эти открытия и помогает подчинять вашу активность физиологическим фазам активности вашего мозга.

• Одно из основных, базовых, самых важных правил тайм-менеджмента: разбивай большие задачи на маленькие, потому что таким образом ты помогаешь своему мозгу не паниковать, видя перед собой большой массив глобальной, серьезной задачи, которую непонятно как выполнять (не прописан конкретный и последовательный алгоритм действий, он слишком смутный) и непонятно, получится ли вообще (отсутствует награда).
• Метод помидора в тайм-менеджменте ставит вашему мозгу ловушку под названием «поработать всего двадцать пять минут».

Дело в том, что наш мозг очень любит определенность. Когда мы говорим мозгу: «Так, нам нужно сесть и работать, пока не решим эту задачу» — мозг впадает в ступор, потому что для него это все равно что сказать «работать до самой смерти», поскольку стимул «задача выполнена, можно получить какую-нибудь награду» (а часто даже без награды) слишком отдален и туманен.

Метод Помодоро учитывает эту проблему и ограничивает для вашего мозга период активности, в конце которого вы гарантированно получаете какое-нибудь вознаграждение — несколько минут отдыха, немного еды или воды, расслабленность, смену деятельности, приятное ощущение законченного промежутка работы и приближения к цели.

Есть правило: «работа занимает столько времени, сколько на нее выделено».

То есть, допустим, вам дали задание, которое нужно выполнить к определенному сроку — через две недели. Думаю, мы с вами оба понимаем, что вы сделаете ближе к дедлайну, даже если вы очень обязательный человек.

Так вот, метод Помидора дает то самое ощущение дедлайна, ощущение «тикающего времени», которое стимулирует вас работать более продуктивно и сосредоточенно, включается азарт: успеть доделать работу прежде, чем прозвенит таймер.

Если простыми словами, то метод Помидора предлагает вам разбить большую задачу на несколько маленьких промежутков, которые вы посвящаете работе; он не позволяет вам устать, предлагая небольшие гарантированные передышки, и из-за этого вы работаете более сосредоточенно и продуктивно.

Критика метода тоже имеет место.

Минусы техники Помидора

• Не подходит для работы, где вы будете взаимодействовать с людьми.

Метод Помидора подходит для работы, которую вы выполняете единолично, и ее продуктивность и эффективность зависит исключительно от ваших усилий. Если ваша работа связана с другими людьми, зависит от них тоже — метод уже неэффективен, поскольку вы не можете сосредоточено работать двадцать пять минут — вам нужно ждать, когда ответить и подключится к работе другой человек.

• Классический метод Помидора слишком строг, требования, выдвигаемые автором концепции «в идеале» попросту нереалистичны.

Например, вы должны обрывать «помидор» и начинать его заново каждый раз, когда отвлечетесь — во многих случаях это попросту глупо, например, нет смысла начинать таймер заново, если вы просто отошли на две минуты налить себе чаю или открыть окно.

• Классическое соотношение работы, отдыха и длительного отдыха подходит далеко не ко всем задачам.

Например, кто-то может уставать слишком быстро для двадцати пяти минут; кто-то, напротив, только успел разогреться, а уже нужно отдыхать; кому-то длительный отдых через два часа кажется слишком быстрым, и у него еще есть силы работать, в отдыхе он не нуждается. Этот минус можно скорректировать, ниже я расскажу, как.

Как сделать метод Помидора эффективнее

В этом разделе я расскажу, каким правилам нужно следовать, чтобы метод Помидора стал для вас еще эффективнее и с какими другими методиками тайм-менеджмента его можно сочетать.

1. Не отвлекайтесь. Это — главное правило использования метода Помидора, без которого все просто теряет смысл. Если вы поставите таймер и пойдете заниматься своими делами (а не выполнять задачу, на которую вы поставили таймер) — ничего не сработает, увы. Для того, чтобы не отвлекаться, организуйте себе соответствующие условия: попросите родных и коллег не беспокоить, отключите на время интернет или оставьте только вкладки, нужные вам по работе, уберите телефон подальше (кстати, доказано, что даже само наличие телефона на столе уже снижает продуктивность, потому что мозгу приходится постоянно справляться с соблазном взять его и отвлечься от работы).
2. Не игнорируйте перерывы. Бывает, что классическая помидорная сессия вам не подходит, и спустя двадцать пять минут вы еще хотите работать, и перерыв вам не нужен. Если так, то сделайте рабочую сессию длиннее, но не убирайте отдых вообще. Отдых должен быть регулярным, он поможет вашему мозгу оставаться свежим, сфокусированным.
3. Если вы закончили раньше, чем прозвенел таймер — лучше заняться чем-нибудь еще, тоже полезным, чем уходить на перерыв раньше времени. Но здесь смотрите сами, по своему состоянию: если вы устали, но знаете, что вернетесь к работе, когда прозвенит таймер следующего помидора — можете отдохнуть. Если не уверены, то отнеситесь к себе построже и переключитесь на следующую задачу, пока не прозвенит таймер отдыха.
4. Если задача слишком большая и занимает больше четырех помидоров (то есть, до большого перерыва) — разделите ее на подзадачи или этапы, чтобы было легче.
5. Если у вас проблемы с мотивацией и умением фокусироваться — возможно, вам поможет четко прописывать задачу для каждого помидора, то есть, разбивать общую задачу на несколько маленьких шагов, которые вы сможете выполнить за двадцать минут.
6. В свою очередь, если задач несколько, и они меньше одного помидора — вы можете объединить их в одну. Например, задачи «помыть посуду», «смахнуть со стола пыль», «протереть плиту» можно выделить в блок «уборка» и выделить на это один помидор.
7. Во время перерывов необходимо переключаться. То есть, если вы выполняете интеллектуальную работу — нужно встать, подвигаться, выполнить физические потребности. Если вы трудитесь физически — логично в перерыве немного полежать, перевести дыхание, дать организму остыть. Если вы работаете интеллектуально, а в перерыве листаете ленту в соцсети — это не будет восприниматься мозгом как отдых, поскольку и там вы нагружаете одни и те же зоны мозга.
8. Постарайтесь не делать ничего слишком увлекательного во время перерыва, потому что это помешает вам вернуться к работе. Знаю на собственном печальном опыте. Идеальные занятия для перерыва: встать из-за стола, сделать несколько физических упражнений, налить чаю, перекусить, открыть окно и подышать. Плохие занятия: смотреть видео, читать книги, завязывать с кем-то беседу — это вас увлечет, и вы не сможете вернуться к работе.
9. Составляйте список задач для выполнения заранее. Кто-то делает это утром, кто-то вечером предыдущего дня — как удобно, но всегда заранее, чтобы не ставить свой мозг в положение неизвестности, когда непонятно, что делать, и нужно тратить ресурсы на распределение приоритетов. Это тоже интеллектуальная работа, а вам ресурсы вашего мозга нужны для другого.
10. Используйте метод «1-3-5», он идеально сочетается с методом Помидора. Суть в том, что на день вы планируете одну самую важную и приоритетную задачу и выполняете ее сразу, как только проснулись, пока у вас еще есть силы; три задачи менее важных, но все равно значимых; и пять мелких бытовых дел (их можно объединить в один помидор, как говорилось выше).

Альтернативы и способы, как подстроить технику под себя

Тайм-менеджмент — это не про «загнать себя до полусмерти, требуя от себя невозможной эффективности», а про гибкие инструменты, которые делают вашу жизнь легче, комфортнее и приятнее.

Поэтому у метода Помодоро существует несколько альтернатив, которые используют тот же принцип, но регулируют длительность рабочих периодов и отдыха. Например:

Анимедоро

Анимедоро (от слова «аниме» и «помодоро»): сорок минут работы и девятнадцать минут отдыха (за девятнадцать минут можно посмотреть серию аниме без заставок и титров).

Название звучит шуточно (хотя его эффективность была подтверждена студентами одного японского университета, которые таким образом готовились к экзаменам), но на самом деле этот метод хорошо подходит, если вы находитесь на грани выгорания.

Я применяла его интуитивно, когда в моей жизни был тяжелый период, и мне тяжело давались любые попытки усадить себя за работу. Тогда я работала определенный отрезок времени, а потом смотрела десять минут от фильма, который мне тогда очень нравился, и это помогало мне поддерживать силы.

Метод П. Лави

Метод П. Лави из книги «Зачарованный мир сна» (Peretz Lavie, “The Enchanted World of Sleep”).

Суть в том, что вы наблюдаете за собой, чтобы выявить, когда вы наиболее активны, выявить те самые полуторачасовые периоды активности вашего мозга, о которых писал еще Натаниэль Клейтман. А затем распределять время таким образом, чтобы наибольшая активность выпадала на эти часы.

• Как в школе: 45 минут работы, 15 минут отдыха.
• 52/17.

Джулия Гриффорд (Julia Grifford), владелица крупной корпорации, провела исследование вместе со своими сотрудниками, где выяснила, что наиболее эффективно они работают пятьдесят две минуты, а отдыхают за семнадцать минут. Возможно, это соотношение будет актуально и для вас тоже.

«Анти-помодоро» или Flowtime — состояние потока

Суть в том, что вы ставите секундомер и садитесь за работу. Работаете сосредоточенно, стараясь не отвлекаться, но как только вы почувствуете, что устали — вы должны остановить секундомер и посмотреть, сколько времени вам удалось поработать без усталости и отвлечений. Это и будет ваша дальнейшая рабочая сессия.

Затем вы уходите на отдых. Важно отдыхать «здоровым образом», то есть, переключая деятельность, но не увлекаясь чем-то расслабляющим (книги, видео, соцсети), чтобы не провалиться в прокрастинацию. Снова засеките время и посмотрите, через сколько вы почувствовали себя отдохнувшим и готовым вернуться к работе.

Так вы выстроите индивидуальную систему рабочих и свободных сессий, которая будет подходить именно вам.

В целом вы можете определять длину своих помидорных сессий так, как вам будет удобно, это лишь идеи, которые нацелены на то, чтобы вас вдохновить.

Советы

Вот еще ряд советов, как подстроить технику Помодоро под себя и сделать ее более эффективной:

• Учитывайте циркадные ритмы. Возможно, утром вы работаете менее продуктивно — тогда ваши утренние сессии могут быть короче, чем вечерние, а во время, когда вы особенно продуктивны и не хотите отвлекаться — длиннее.
• Для интеллектуальной работы, требующей большого погружения, больше подойдут длительные сессии. Для рутинной работы, которую хочется выполнить быстро — короткие, чтобы они стимулировали вас работать более сосредоточенно. Это поможет вам расправляться со скучной работой быстрее.
• Учитывайте ваше физическое состояние. Если вы чувствуете себя плохо — логично увеличить время отдыха и сократить рабочие сессии (но не увлекайтесь).
• Учитывайте тип работы. Для разной работы потребуется разное количество времени, чтобы сосредоточиться, и чтобы прийти в себя после. Вы можете регулировать рабочие сессии в зависимости от этого.
• Не все перерывы одинаково вредны. Например, если вы отошли по физическим надобностям, или вас отвлек важный звонок — в этом нет вашей вины, это не отвлечение и прокрастинация, а элементарная физиология и внешние обстоятельства.
• Возможно, вам будет комфортнее работать, если на фоне будет что-то звучать, например, музыка или белый шум. На YouTube есть каналы с видео, помогающими сосредоточиться по технике Помодоро, и вы можете их использовать. (Несколько таких каналов — ниже, в блоке про онлайн-приложения.)

Как оценить результат

Порядок действий такой.

1. В начале дня вы планируете будущие задачи. Для этого сделайте таблицу из трех колонок: задача, количество помидоров на задачу (лучше нарисовать в виде пустых клеток, ниже объясню почему), и широкая колонка для записи причин, почему вы отвлеклись.
2. Выполняете задачи. Если помидор прошел нормально, вы не отвлекались — ставьте в пустом поле этого помидора галочку. Если отвлеклись — ставьте крестик и напишите в следующей колонке, почему именно вы отвлеклись и на сколько.
3. В конце дня проведите анализ.

В ходе анализа вам необходимо будет ответить на следующие вопросы: в чем причина отвлечения, было ли отвлечение действительно важным (одно дело — если вам внезапно захотелось посмотреть видео про котиков, и другое — если позвонила жена и сказала, что беременна), как мое отвлечение повлияло на работу (одно дело — если вы отлучились на минуту налить чаю, и другое — если залипли на несколько часов) и, самое главное, что сделать, чтобы не отвлекаться.

Затем вы можете составить список самых частых отвлечений и написать, что вы будете делать в следующий раз, если почувствуете желание сделать что-то из списка.

Например, «Если мне захочется что-то узнать в интернете — я запишу этот вопрос, дождусь перерыва и узнаю, если это все еще будет для меня важным», или «Если мне поступит новое задание в ходе выполнения предыдущего — я запишу его, закончу текущий помидор и посмотрю, нужно ли выполнять задание прямо сейчас, или это может подождать».

Такой метод помогает вашему мозгу, дает опору: ему проще будет решить сделать то, что вы уже для него определили, нежели что-нибудь новое.

Приложения и сервисы онлайн

Вы можете использовать таймер помодоро онлайн, например:

• PomodoroTracker (https://pomodoro-tracker.com/)

Помидорный таймер прямо в браузере. Он позволяет записать свои задачи, цели на день, определить длину помидора, длину отдыха, через сколько помидоров будет длительный отдых. Чтобы сохранять статистику — можно зарегистрироваться или скачать приложение на компьютер.

• Таймер Михаила Бакунина https://bakunin.com/pomidor/

Функции аналогичные, но дизайн еще проще и более минималистично. Функция статистики отсутствует, только история.

Или скачать приложение на телефон: Focus To-Do.

Этим приложением пользуюсь я.

Здесь можно распределить задачи по папкам (проектам, например «работа по дому», «работа», «хобби»), включить какой-либо белый шум (шум ветра, треск костра, дождь) на фон во время работы таймера, определить звук уведомления.

В платной версии есть удобная функция отчета за день, которая даст вам понять, что вы делали за день, какому проекту уделяли внимания, а какому нет, а в какие часы прокрастинировали. На телефоне есть красивая коллекция фонов для таймера.

Есть версия для Android, Apple, веб-клиппер для Google Chrome и других браузеров.

• Приложение Pomodoro Timer

Максимально минималистичный таймер, ничего лишнего, только несколько кнопок настройки длительности периодов и визуального оформления. Без рекламы, все бесплатно. Хорошо подойдет, чтобы оценить, подходит ли вам метод Помодоро.

• Приложение Focum Time Reborn

Приложение интересно развернутой статистикой: цели на день, когда вы работали, а когда нет, сколько помидоров закончили, а сколько отменили. Плюс вас будут подбадривать во время работы, что тоже приятно. Совместимо со всеми устройствами.

Если ваша основная проблема — фокусировка, то попробуйте приложение Forest (для Android) или Plantie (для Apple).

Суть в том, что вы ставите «выращиваться» виртуальное дерево или растение. Идет таймер, дерево растет, и пока вы работаете, не отвлекаясь, не беря в руки телефон и не закрывая приложение — дерево растет и живет, но если закроете, то оно погибнет. Так приложение играет на ваших эмоциях и азарте: сколько еще деревьев получится вырастить.

Плюс можно зарабатывать игровую валюту с помощью своей продуктивности (каждый успешно законченный «помидор» — немного игровой валюты) и покупать новые виды деревьев, а статистика оформлена в виде виртуального леса. В платной версии приложения есть возможность заняться благотворительностью и отчислять небольшой процент на сохранение настоящих деревьев.

Из больших приложений для планирования жизни таймер Помодоро встроен в приложение TickTack, Week и AnyDo.

Помимо приложений вы можете использовать каналы с таймерами Помодоро на YouTube. Я использовала их для того, чтобы не отвлекаться на YouTube по-настоящему (не можешь победить — возглавь и все такое).

Суть в том, что на таких каналах публикуется видео, где просто идет таймер, а в определенное время срабатывает сигнал об отдыхе, все как в настоящем таймере помодоро, но это видео. На фоне может звучать музыка или звуки определенной обстановки, чтобы помочь вам сосредоточиться. Примеры таких каналов:

• Bruno Ximenes (https://www.youtube.com/user/TheBrxm/videos) — длинные таймеры с музыкой для сосредоточенности на фоне.
• Timer (https://www.youtube.com/c/TheTimer/videos) — много различных таймеров на любой вкус и цвет, не только для работы, но и для тренировок.
• Peaceful Ambience (https://www.youtube.com/c/PeacefulAmbience/videos) — видео-таймеры, где автор создает на фоне атмосферу того или иного фэнтези-мира, чтобы вы могли ощутить себя студентом Хогвартса из «Гарри Поттера» или как будто вы учитесь в Ривенделле из «Властелина колец».

Также можно использовать в качестве таймеров видео в жанре study with me. Суть в том, что на видео вы видите блогера, который учится или работает, следуя технике Помодоро.

Это помогает сосредоточиться, поскольку создает ощущение присутствия, будто вы учитесь вместе с кем-то, и не хотите его отвлекать или показаться менее сосредоточенным. Плюс включается азарт, соревновательность, желание успеть раньше, чем блогер на видео. Иногда на таких видео есть фоновая музыка, иногда только звуки окружения. Список каналов:

• Study Bootcamp (https://www.youtube.com/channel/UCNsikNMiNjAoN2mMOi5j_aw)
• The Sherry Formula — успокаивающие звуки или музыка на фоне (https://www.youtube.com/channel/UCHQANlBGMJPaOkmNio0zEJQ)
• Zach Highely (https://www.youtube.com/c/ZachHighley/videos)
• TheStrive Studies (https://www.youtube.com/channel/UCSQkQjPhnZw12Hj-SfsbX8w)
• Sebastian Pie (https://www.youtube.com/c/SebastianPirie/videos)

Отзывы

«Очень помогает сосредоточиться. Я никак не могла заставить себя много читать — подруга посоветовала читать по методу Помодоро. Я о нем знала, но к чтению почему-то применять не догадалась. Получилось! Теперь читаю гораздо больше, чем раньше. Постепенно появляется удовольствие от чтения, я читаю уже не потому что таймер и надо, а потому что правда в удовольствие. Но отказываться от помидорок не хочу, очень удобно, и как-то, не знаю, дисциплинирует, что ли, помогает собраться, сфокусироваться».

Ольга, 25 лет.

«Неустаревающая классика. Все знают, кто интересуется тайм-менеджментом, все хоть раз да пользовались. Старый, проверенный метод. Это не делает его плохим! Если пользуются — значит, он полезный и нужный. Просто уже даже немного неинтересно, хочется как-то поэкспериментировать, а то все помидоры да помидоры — дайте уже огурцы, ха-ха».

Андрей.

«Уже лет пять почти всю работу, и ту, что за деньги, и дома, делаю только по таймеру Помодоро. Уже как рефлекс, у меня даже настоящий, классический таймер в виде помидорки на кухне стоит — я им пользуюсь, когда убираюсь.

Мне помидорки дают ощущение конечности, скажем так. Что эта вот неприятная и скучная работа, которой я занимаюсь, она не навсегда, сейчас прозвенит таймер, и я смогу заняться чем-то другим. Это помогает работать быстрее, чтобы поскорее избавиться от работы и приступить к чему-нибудь более интересному. За это я помидорки и люблю».

Анна К.

«Считаю, что Помодоро не всем подходит. Когда я работал программистом — это было прямо самое оно. Ставил таймер на пятьдесят минут и шпарил, потом отдыхал, переводил дух, и опять. Помогало не засиживаться на работе допоздна, следить за временем, я даже похудел, потому что в эти десятиминутные перерывы делал зарядку, приседал, отжимался, а это для фрилансера важно — я же из дома не выходил.

Но сейчас стал больше работать с людьми, и помидорки мне уже не подходят, увы. Они для фрилансеров, для тех, кто много работает мозгами, не для «менеджеров по болтологии».

Михаил, 30 лет.

В заключении

Техника Помодоро — классическая техника тайм-менеджмента, помогающая организовать свое время простым и действенным способом. Вы можете изменять ее, как вам будет удобно, сохраняя главные принципы чередования сессий работы и отдыха, чтобы ваша жизнь становилась комфортнее, приятнее и продуктивнее. Удачи!

Содержание

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это, говоря буквально, управление временем. Точнее, комплекс знаний, принципов и техник, направленных на повышение эффективности деятельности. Они помогают успевать больше, тратить меньше времени и добиваться лучших результатов в своей деятельности. Под тайм-менеджментом в узком смысле может подразумеваться организация труда конкретного человека на рабочем месте. Но в более широком контексте это личная продуктивность в самых различных сферах и областях жизни, а также повышение эффективности работы какой-либо организации.

Вопрос о том, как распоряжаться своим временем, возникал много веков назад. Даже некоторые высказывания античных философов можно интерпретировать в духе «тайм менеджмента». Например, Сенека в первом из «нравственных писем к Луцилию» пишет: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило.» Как жаль, что Сенека не дожил до наших дней, иначе в своём воззвании он использовал бы и принцип Парето, также известный как принцип 20/80.

Зачем нужен тайм-менеджмент

Нам постоянно не хватает времени. Об этом говорят везде: близкие дома, коллеги на работе, бизнес-тренеры в интернете.

Общество живёт в спешке, в режиме бесконечного набора скоростей: в работе, производстве, в социальных и коммуникационных процессах. На людей оказывают постоянное давление стрессы, которые только усугубляют спешку. Наряду с этим, люди подвержены множеству отвлекающих факторов, которые мешают выполнению порой самых важных задач.

Одно из явлений, прямо связанное с концепцией тайм менеджмента, и с которым управление временем призвано бороться, — это прокрастинация. Неспособность концентрироваться и заниматься важными делами, постоянное отвлечение внимания на второстепенные занятия и посторонние раздражители — бич постиндустриального общества. Обе концепции в своём текущем общепринятом виде оформились примерно в одно время — 70-80-х годах 20-ого века в западных социальных науках.

Тайм-менеджмент предлагает систему подходов, призванных бороться с прокрастинацией, личной неэффективностью, беспорядком в работе и личных делах. Он помогает избавиться от стресса в связи с постоянной нехваткой времени.

Принципы тайм-менеджмента

В бизнес-литературе и психологии по теме тайм менеджмента и личной эффективности представлено огромное количество самых разнообразных классификаций и подходов. В книге «К чёрту всё! Берись и делай.» Ричарда Брэнсона одни наработки. У Дэвида Аллена в «Как привести дела в порядок» — другие. Особый подход, у Брайана Трейси в его книге «Результативный тайм-менеджмент». Даже бизнес-тренер, улыбающийся с баннера на сайте, скорее всего, придумал что-то уникальное и неповторимое, почерпнув 80% из тех же источников.

Приведём ряд базовых принципов, чтобы вывести логичную структуру подходов к тайм-менеджменту. Их вы наверняка встретите в любой книге, курсе и видео на YouTube, посвящённых тому, как начать что-то делать. Как правило, вы их смотрите вместо того, чтобы начать что-то делать.

Мотивация

Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?

Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:

• Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
• Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
• Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
• Не хотите делать, но вынуждены;
• Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
• Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.

Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.

Принцип планирования

Когда вы провели небольшую рефлексию по поводу того, где вы, чем занимаетесь, что и зачем собираетесь начать делать, наступает момент планирования. И это главное правило тайм менеджмента, краеугольный камень концепции. Сначала вы определяете цель, затем вносите в свой план её достижение, потом начинаете к ней двигаться. Если цель простая, просто берёте и делаете. Выглядит просто. Но может возникнуть ряд трудностей.

• Во-первых, не всегда и не всем людям просто начать планировать свой день или хотя бы рабочий распорядок.

То есть, даже само планирование необходимо изначально подвергать определённому управлению. Возможно, вы не видите смысла в самом планировании. Есть множество сомнений в том, что оно будет способно сделать нашу деятельность продуктивнее, облегчить жизнь.

Действительно, если вы никогда не занимались планированием, начать может быть тяжело — кажется, что на это нет времени и сил. Но на практике даже составленный заранее список покупок способен сэкономить массу ресурсов и сильно повлиять на результат выполнения такой с виду простой и понятной задачи, как поход в магазин за продуктами.

Составив список или чек-лист заранее, вы точно знаете, что вам нужно, и не тратите время на поиск или раздумья. Соответственно, действуете максимально экономично: сразу идёте в нужные отделы к стеллажам наиболее коротким путём. Даже с учётом затрат на составление списка возникает существенная экономия времени в процессе. Кроме того, появляется возможность минимизировать долю импульсивных покупок и сэкономить деньги. Деньги же на некоторых итерациях опять конвертируются во время — этот цикл работает постоянно.

• Во-вторых, некоторые дела кажутся людям не настолько существенными, чтобы их как-то выделять. Что-то просто сваливается сверху и происходит неожиданно. Иными словами, сформировать список бывает почти невозможно по определению.

Начните с самого основного. Есть методики, согласно которым в базовом списке дел на день у вас должно быть не более 4 самых важных дел. И эффективен не в том случае, когда все активности исчерпывающе представлены в списках, а когда главные дела доводятся до конца и занимают меньше времени. Не пытайтесь описать всё и сразу, оставьте место неожиданностям — они неизбежны.

Лучшее, что вы можете сделать — выделить отдельный блок для сравнительно небольших дел, каждое из которых займёт менее 15 минут. Так вы сможете, наконец, найти время для того, что давно откладывали. Только не забывайте планировать и время для отдыха. Делайте перерывы по 10-20 минут каждые 2-3 часа.

• В-третьих, вы можете начать думать: «Я не хочу быть роботом». Но попытайтесь ответить себе честно: принадлежите ли вы себе сейчас на самом деле? Сколько в действительности у вас свободного времени, которое вы можете потратить на отдых, общение с друзьями, семьёй?

Вспомните про свои проблемы со здоровьем. У многих, в том числе, молодых людей присутствует повышенная утомляемость, расфокусировка зрения, нервное напряжение, хроническая усталость. Не является ли это в той или иной своей мере следствием неправильно организованного режима дня, работы, отдыха? Современная медицина связывает многие недуги именно с нарушениями режима. В таких случаях нельзя поставить однозначный диагноз в соответствии с хронической патологией. Разумное планирование благоприятно скажется на вашем самочувствии.

• Наконец, не придумывайте себе лишних проблем. Планирование — средство, а не цель. 

Не нужно зацикливаться на стандартах, быть вечным студентом и изучать тайм-менеджмент с научной точки зрения. Проявите фантазию: ваш список, его структура и назначение — ваш и только ваш. Никто не проверяет его соответствие нормам и не ставит за него оценки. Ещё одним полезным инструментом в вопросе планирования станет диаграмма Гантта. Она позволяет наглядно структурировать крупный проект, отслеживать прогресс, а также облегчает включение в работу новых людей при необходимости.

Принцип структурирования

Как незаметно съесть целую коробку конфет? Ешьте по одной. Поступайте так же и с делами: если задача большая и сложная, разделите её на некоторое количество мелких частей и методично разделайтесь с ней. Определите, в какие этапы и сроки она приблизительно должна уложиться, какой порядок и очерёдность следует соблюдать. Да и нужно ли. Большое дело может занять много времени: планирование и декомпозиция на небольшие подзадачи позволит не терять общей картины и не опускать руки.

Принцип приоритетов

Расставляйте делам и задачам соответствующие приоритеты. Научитесь ранжировать их и вырабатывать самодисциплину. Самое тяжёлое и отталкивающее занятие лучше поставить впереди всех остальных, либо после небольшого числа микро-задач, для разогрева. Если постоянно переносить его, можно накопить избыточное эмоциональное напряжение и снизить работоспособность

Здесь придёт на помощь упомянутый ранее принцип Парето. Это эмпирическое правило встречается при исследовании различных явлений, в частности, социальных, экономических и физических. В общем виде оно обычно формулируется так: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Многим на интуитивном уровне кажется, что это соотношение верно. В нем и правда можно найти рациональное зерно: нужно лишь правильно найти точку и приложить 20% усилий, и это даст 80% общего успеха.

Также отлично решает задачи планирования SMART-проектирование. Методология SMART помогает определить цели, которые, в свою очередь, должны быть:

• Конкретными (Specific);
• Измеримыми (Measurable);
• Достижимыми за адекватное время (Attainable);
• Актуальными (Relevant);
• Ограниченными во времени (Time-bound).

Главный плюс этой методики — её конкретика. Определив цель и задачи, вы начнёте последовательное движение к результату и сможете более рационально использовать собственные ресурсы.

Рациональный подход к привычкам

Существует мнение, что привычка формируется за 21 день. Возможно, эти сроки весьма условны и индивидуальны, они варьируются в зависимости от разных типов деятельности, но рациональная подоплека в таком наблюдении определенно есть. Наверняка среди сложившихся у вас шаблонов есть такие, которые не помогают, а, скорее, даже мешают?

Проведите ревизию своих привычек по двум направлениям:

• Избавьтесь от вредных привычек.

Курите? Бросьте. Сэкономите время, деньги и здоровье. Вред курения доказан. Бесконечные перекуры и прерывания содержательной работы только пожирают время. Научитесь делать «перекуры» без сигареты, и хотя бы в полтора-два раза реже. Привыкли подолгу проводить время в душе по утрам? Установите себе границы. Поставьте лимит. Заведите на телефоне таймер. Мало высыпаетесь и весь день чувствуете себя вялым? Нормализуйте режим. Никаких просмотров соцсетей перед сном и овертаймов. Ваша продуктивность складывается ещё и из биологических предпосылок: ритмов, времени дня, когда вы наиболее производительны, циклических спадов и здорового отдыха ночью.

• Заведите новые полезные привычки.

Это может и должно включать в себя заботу о собственном здоровье хотя бы потому, что трата времени и денег на лечение впоследствии никак не вписывается в целесообразный тайм-менеджмент.

Приобретите привычку к планированию. Скачайте приложение для учёта и планирования на смартфон или используйте то, что всегда под рукой. Так вы будете помнить о распорядке и выработает дисциплину. Полезно планировать покупки, экономя время, вести семейный бюджет и контролировать персональную эффективность.

Пространство для манёвра впечатляет. Например, высвободить время помогает ограничение времени, проводимого  в социальных сетях, за проверкой почты или чтением новостей.

Матрица управления временем

Стивен Р. Кови в своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» приводит такую схему, которую ещё называют матрицей Эйзенхауэра.

Квадрат I несомненно оказывает психологическое давление. Срочные важные задачи требуют много внимания и энергии. Основная ошибка, которую совершают люди, особенно деловые — это полная концентрация на данном квадрате. Но дело в том, что у них не остаётся времени на то, чтобы найти новые приоритеты, возможности и начать двигаться вперёд. Критические задачи поглощают все ресурсы, отнимают силы и даже здоровье. Находясь в этом квадрате, человек способен быстро «сгореть» оставшись совершенно неработоспособным.

Квадраты III и IV представляют срочные дела. Люди также склонны отводить им высокий приоритет, забывая о более долгосрочных задачах. Проблема в том, что зачастую эта приоритетность не объективна, а отражает ожидания других людей. Выполнение этих задач может не привести к желаемым результатам и личному прогрессу.

Находясь в этих квадратах, люди перестают владеть ситуацией и становятся жертвами обстоятельств. Они выпускают инициативу из рук и попадают в замкнутый круг. Планы и перспективы начинают казаться им туманными и бессмысленными.

Наконец, квадрат II — он является основной персональной эффективности. Люди, которые находят время для того, чтобы отложить, казалось бы срочные дела, и занимаются стратегическими вопросами оказываются впереди в любой перспективе. Они работают над основами своего пути — над полезными навыками, связями, прочной материальной и методологической опорой. Именно на этих основаниях их планы и начинания дадут всходы через некоторое время.

Данный квадрат помогает находящимся в нём людям выработать позитивное мышление, ориентацию на развитие и положительные перемены. Это смена точки приложения усилий с постоянного решения проблем на закладку фундамента для перспективных свершений.

В работе с большим количеством рекламных площадок главное — это системность и порядок в отчетности. Чтобы упростить эту задачу маркетологам и владельцам бизнеса, Calltouch разработал Систему сквозной аналитики. В личном кабинете пользователя данные по всем важным метрикам собраны в одном окне, а отчеты собираются автоматически. Этот инструмент помогает решить маркетинговые задачи и сэкономить ресурсы на рутинные задачи по анализу кампаний.

ABCDE

Это довольно простой прием расстановки приоритетов. Каждому делу из списка задач присваивается соответствующий ранг:

• A — дела, обязательные к выполнению, не терпящие отлагательств.
• B — дела, которые важно сделать, но для их выполнения еще не наступил дедлайн.
• C — дела, которые желательно сделать, но при это они не влияют на продуктивность работы.
• D — дела, которые можно делегировать, чтобы освободить время.
• E — неважные дела.

Задачи ранга Е можно и вовсе удалить из списка дел или занести в отдельный список, чтобы выполнить позже.

Правило 10 минут

Правило подходит для задач, которые не хочется выполнять, но делать это необходимо. Обозначьте для себя, что будете заниматься делом всего 10 минут. После этого продолжить работу будет легче, так как за это время можно втянуться в ее выполнение.

4D

Этот метод предполагает сортировку задач на несколько категорий, что помогает разработать систему действий в условиях многозадачности:

1. Do — сделай. Раздел с важными заданиями, которые нельзя делегировать.
2. Delegate — делегируй. Раздел с работой, которую можно перепоручить кому-то.
3. Delete — удали. Это задачи, не считающиеся важными и актуальными в текущий момент.
4. Delay — отложи. Задачи, которые не требуют срочного выполнения.

Fresh or Fried

Основа техники состоит в том, что мозг в утреннее время считается более «свежим» (fresh) и продуктивным. После он начинает постепенно «поджариваться» (становится fried), а потому наиболее важные дела следует выполнять в начале дня.

GTD

GTD или Getting Things Done означает «доводить дела до завершения». По этой системе все задачи фиксируются в одном месте, например, в бумажном блокноте или электронном планировщике. Способ помогает тем, что большая задача дробится на маленькие подзадачи, и уже не кажется такой большой и страшной. Например, вы хотите не абстрактно «сделать уборку», а «пропылесосить», «протереть пыль». Для каждого дела отмечается срок выполнения.

Zero Inbox

Методика первоначально предназначалась для отработки писем, приходящих по электронной почте. Ее суть сводится к тому, что папка «Входящие» должна оставаться пустой: все приходящие письма нужно обработать и определить по специальным местам, например, отложить, выполнить, делегировать или удалить.

Автофокус

Техника для творческих людей, не любящих жесткие рамки и строго определенные планы. Ее смысл в том, чтобы записать текущие задачи и отметить те из них, что требуют срочного выполнения. С оставшимися важно включить свой внутренний «автофокус» — сконцентрироваться на пункте из списка и заниматься его выполнением. Так постепенно каждое дело будет выполнено.

Закон Паркинсона

Закон гласит: работа выполняется столько времени, сколько вы на нее отвели. Чтобы быстрее выполнить задачу, поставьте жесткий дедлайн, чтобы больше успевать и не откладывать на потом.

Хронометраж

Суть метода в учете времени. На протяжении двух недель отмечайте все дела, которые вы делаете дольше 5 минут. Фиксируйте все: от рабочих дел до перекуров и телефонных разговоров. Анализ записи покажет, как много времени уходит на нецелевые, бесполезные действия.

Канбан

Канбан визуализирует рабочий процесс — это своего рода физическая или электронный доска для задач. Она делится на блоки исходя из того, на каком этапе находится рабочий процесс — «Требуется выполнить», «В ходе выполнения», «Выполнено». Это помогает упорядочить список текущих дел и отслеживать имеющийся прогресс, контролируя таким образом течение рабочих процессов.

Метод «Помидора»

Используйте таймер или одноименные приложения, чтобы чередовать периоды работы и отдыха. Время максимальной концентрации составляет 25 минут, в течение которых нужно погрузиться в работу без отвлекающих факторов. Это небольшой временной промежуток, и выдержать его просто. После этого устройте перерыв в 5 минут и повторите все сначала. Если на дело понадобится четыре подобных цикла, продлите перерыв до получаса.

Интеллект-карты

Техника отлично визуализирует рабочий проект в виде генеалогического древа. Интеллект-карты можно рисовать на листах бумаги или в электронных программах. В центре карты поместите одну глобальную цель и поделите ее на задачи.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина предлагает сформировать долгосрочные планы и жизненные ориентиры. Метод состоит из шести уровней:

1. Жизненные ценности — элементы, которые имеют первостепенную значимость в жизни человека. Например, семья, карьера, самореализация.
2. Глобальные цели — более конкретное выражение ценностей. Например, желание построить успешную карьеру в бизнесе, стать популярным художником.
3. Генеральный план — шаги, ведущие к реализации цели.
4. Долгосрочное планирование — утверждение планов на ближайшие пять лет.
5. Краткосрочное планирование — определение действий несколько месяцев вперед.
6. План на день — повседневные задачи с элементами работы, помогающей в реализации глобальных целей.

Мифы о тайм-менеджменте

Среди основных стереотипов, касающихся тайм-менеджмента, можно выделить следующие:

• Невозможно управлять временем, а потому техники не будут работать. Временем управлять действительно невозможно, но можно управлять своими действиями и ресурсами, направляя их в правильное русло.
• Нужно работать больше и усерднее. Достаточно просто не отвлекаться на неважные дела и следить за распределением времени, чтобы число выполняемых рабочих задач выросло.
• Тайм-менеджмент против спонтанности. Приоритет формируется в отношении определенных дел и, как правило, предполагает установление жестких рамок. Однако для многих техник нужны спонтанность и интуитивность, чтобы оставить место творчеству.

Выводы

Методы тайм-менеджмента направлены на отслеживание времени, прогресса и дробление цели на задачи. Это нужно для того, чтобы сохранять фокус внимания на важном, ставить приоритеты и чередовать отдых с работой. Вы можете использовать любой из предложенных способов, чтобы развить дисциплину и воплощать свои планы.