Работа заполняет время отпущенное на нее это принцип в менеджменте

Закон Паркинсона и как его нарушить

«Работа заполняет время, отпущенное на неё».
Закон Паркинсона

Если ты не британский чиновник образца 1958 года, не надо следовать этому закону. Никакая работа не обязана занимать всё отведённое на неё время.

Пара слов о законе

Сирил Норткот Паркинсон – британский историк и блестящий сатирик. С цитаты, которую так часто всерьез  называют законом, начинается эссе, опубликованное 19 ноября 1955 года в журнале «The Economist».  

Эссе не имеет отношения ни к управлению проектами, ни к менеджменту в целом. Это хлёсткая сатира, высмеивающая госаппарат, который десятилетиями раздувается и не становится ни капли эффективнее.

Паркинсон объясняет существование закона действием двух факторов:

• Чиновник хочет иметь дело с подчиненными, а не с соперниками
• Чиновники создают работу друг для друга

Очень рекомендую прочитать само эссе, а в двух словах это выглядит так:

Чиновник, считающий себя перегруженным, нанимает двух подчиненных, чтобы они делали его работу. Разделить её с уже работающими коллегами или нанять одного подчиненного и разделить с ним он не может – никому не нужны соперники. Дальше история повторяется, его сотрудники нанимают сотрудников себе. И вот уже 7 человек делают работу одного. Все очень загружены, но ни скорость работы, ни её качество не повышаются.

Возможно, тебе знакома именно эта ситуация, но есть множество других причин, по которым работа заполняет всё время до дедлайна и немного больше. 
Как этого можно избежать:

1. Не думай за всех

Не жди, что кто-то проявит уважение, если ты не проявляешь его сам. Хочешь, чтобы команда ответственно относилась к срокам и к работе в целом – постарайся получить реальный коммитмент, а не вынужденное согласие. 

2. Не ставь срок «вчера»

Во-первых, это всех нервирует, а ты не хочешь работать среди психопатов. Во-вторых, успеть «вчера» невозможно, а значит, сроки сорвутся. Они сорвутся один раз, второй. И что ты сделаешь? Всех уволишь? Вряд ли. А если после ничего не произойдет, то что тогда? Зачем пытаться успеть в срок и тем более раньше? Maniana.

3. Не пытайся добиться 100% загрузки

Для 100% загрузки (на самом деле нет) мы придумали машины, а человеку нужно отдыхать. А ещё развиваться и вытирать пыль с клавиатуры. Зачем спешить завершать задачу досрочно, если сразу прилетит новая? Тогда точно ни на что времени не будет.

4. Не делай вид, что после дедлайна конец света

Во-первых, это не так, и смотри пункт 2. Во-вторых, никто не хочет получить по шапке, и все закладывают подстраховку. Проблема в том, что задержки всё равно будут суммироваться, а вот опережения – нет. Про это хорошо написал Элияху Голдратт в книге «Цель 2».

5. Не нужно фиксировать всё 

Не надо рисовать мифический треугольник ограничений и пытаться втиснуть в него свой проект. Если хочешь получить Sagrada Familia, будь готов прождать сто лет. Если тебе нужно к четвергу, прояви гибкость. 

6. Не поощряй мультизадачность

Во-первых, это не продуктивно. Во-вторых, каждый решает свою оптимизационную задачу. И получить 2 новых поручения вместо того, чтобы сидеть на одном готовом, не выглядит как хорошая затея.

7. Не тяни с аппрувом. 

Серьезно. На работу уходит 2 дня, а потом еще 2 недели ждать, пока менеджер/заказчик посмотрит и даст правки. А потом удивляемся, почему все тянут до дедлайна.

8. Избегай большого взрыва.

Не тяни с одной большой поставкой, работайте инкрементально. Не факт, что работа сделается быстрее, но по крайней мере, ты сможешь что-то использовать, не дожидаясь месяцами.

 
9. Не раздувай команду

Если не хочешь быть как британские чиновники

Наверняка у вас так случалось: кажется, что времени на задачу достаточно, и вы откладываете её выполнение на последний момент, а потом ничего не успеваете. Конечно, в таких ситуациях можно обвинять злой рок или ретроградный Меркурий, но это всего лишь оправдания, и они никак не повышают вашу работоспособность и эффективность.

Не спешите разочаровываться в себе. На самом деле, в происходящем виноваты не просто внешние факторы и прокрастинация. Дело в законах Паркинсона, которые незаметно, но сильно влияют на жизнь и работу.

Что за законы Паркинсона и почему они так называются

Законы названы в честь их «первооткрывателя» Сирила Норткота Паркинсона — британского военного историка и учёного в области государственного управления. Паркинсон прожил 84 года и написал более 60 книг, но настоящим бестселлером стала книга «Закон Паркинсона», впервые изданная в 1957 году. Законы, о которых говорил учёный в этой книге, оказались мощными и подкреплялись фактами и цифрами. К тому же оказалось, что они ощутимо влияют на жизнь каждого человека, и это не абстракция или голословное заявление — так работает наш мозг, о чём автор подробно рассказал в книге.

Законов всего три, они охватывают как профессиональную, так и личную жизнь гражданина любой страны, независимо от его мировоззрения или образования. Рассмотрим подробно, что же это за законы.

Закон №1. Работа занимает всё время, отпущенное на неё

Первый закон Паркинсона даёт понимание, почему люди прокрастинируют, ленятся, срывают дедлайны и опаздывают.

Фраза «Работа заполняет всё время, отпущенное на неё» означает следующее: даже если вы поставили максимальный срок на выполнение определённой задачи — она займёт всё запланированное время, а возможно, и больше, но точно не меньше. Таков закон.

Чем больше времени отведено на выполнение задачи, тем больше часов тратится, чтобы её решить

Из-за того, что вы тратите на задачу больше времени, чем она того требует, могут возникнуть две ситуации: либо вы прокрастинируете, чтобы отдалить начало работы, либо никак не можете закончить работу и постоянно шлифуете её. Рассмотрим подробнее каждую ситуацию.

Ситуация №1: вы прокрастинируете

Допустим, вам нужно написать статью в блог, и вы можете сделать всю работу за день, но отводите целую неделю — так спокойнее и вы подстраховываетесь в случае непредвиденных ситуаций.

В реальности происходит так: 6 дней вы занимаетесь чем угодно, только бы не собирать фактуру, изучать источники или хотя бы набросать план в спокойном режиме. По ощущениям времени ещё много, но в результате задача откладывается на последний момент: весь седьмой день вы посвятите статье, но для этого вам придётся работать без перерывов на отдых, да и качество самой статьи в итоге может быть ниже, чем если бы вы писали её в спокойном темпе.

Объясним на бытовом примере. Представьте, что вы каждый день собираетесь на работу в течение часа, но в один день вы проспали и на сборы осталось 15 минут. При этом вы успели и себя в порядок привести, и позавтракать, и кота покормить. На следующий день вы выполняете те же самые дела, но растягиваете их на час, хоть и требуется не более 15 минут — это вы успели проверить. Вы могли бы лишние полчасика поспать

Согласно первому закону Паркинсона, откладывание запланированных дел на последний момент — обычное явление. Когда у вас достаточно времени, вы подсознательно начинаете тратить его на всякие мелочи. Получается, что вы крадёте время у самого себя: вы могли бы закончить задачу быстрее и взяться за другую, но вместо этого оттягиваете выполнение на последний момент.

Ситуация №2: вы занимаетесь бесконечным «улучшайзингом»

Допустим, вы пишите диплом: начали буквально сразу и за первые несколько дней написали несколько глав, но вдруг поняли, что их можно улучшить. Так вы несколько раз меняете картинки, переписываете отдельные абзацы и подбираете более интересные примеры. Диплом постепенно пишется и переписывается, и в один момент начинает казаться, что эта работа бесконечная — настолько много времени она отнимает. Вместо 8–10 недель дело растягивается на полгода. Вам действительно кажется, что можно сделать ещё лучше, но при этом всё равно в ночь перед сдачей вы дописываете куски и шлифуете презентацию.

Работу над задачей можно сравнить с тюбиком зубной пасты. Пока пасты много хочется выдавить чуть больше, чем требуется. Когда паста заканчивается, вы этот тюбик сворачиваете бесконечное количество раз, чтобы выдавить ещё. Так и со временем, отведённым  на задачу: сначала вы щедро расходуете его на любые незначительные дела, а когда подходит дедлайн — пытаетесь выкроить любые свободные минутки

Нет ничего удивительного в том, что люди ставят слишком отделённый финальный срок для выполнения задачи: хочется взять время с запасом, чтобы подстраховаться на случай форс-мажоров и экстренных ситуаций, главное расходовать его с пользой.

Как победить первый закон Паркинсона

Чтобы обойти первый закон Паркинсона, важно сделать следующее:

1. Заранее прикиньте, сколько времени вам понадобится на решение задачи. Так вы сможете спланировать её выполнение без надрывов.
2. Представьте, что у вас есть в два раза меньше времени. Ответьте себе честно, сможете ли вы в этом случае выполнить задачу качественно.
3. Подумайте, какой результат вы считаете удовлетворительным. Важно понимать, к чему стремиться, чтобы рассчитать силы.
4. В зависимости от того, как на вас влияет первый закон, начинайте выполнять задачу. Прокрастинаторам важно сделать первый шаг здесь и сейчас, не откладывая даже на пять минут. Перфекционистам можно разбить задачу на несколько небольших мероприятий, поставить промежуточные дедлайны и постоянно сверяться с планом.
5. Постарайтесь не откладывать на потом. Чтобы всё делать вовремя, нужна дисциплина: заставляйте себя не поддаваться на внутренние призывы отложить работу или ещё раз её улучшить. Сделайте основное, а затем переходите к деталям.

Грамотно организовать рабочий процесс, не прокрастинировать и делать всё вовремя помогают техники тайм-менеджмента. Читайте нашу статью о 10 популярных техниках и внедряйте их в свою жизнь

Закон №2. Расходы растут вместе с доходами

Закон, раскрывающий отношение человека к финансам, был опубликован во второй книге Паркинсона «Закон и прибыли». Он объясняет, почему большинство людей, несмотря на усилия и продвижение по карьерной лестнице, не могут похвастаться наличием внушительной суммы на банковском счёте.

Согласно второму закону Паркинсона, человек тратит всё до последней копейки и даже больше, независимо от того, сколько зарабатывает

Денег никогда не бывает достаточно — это суровая реальность, с которой нужно смириться. Причина такого положения дел проста: вместе с доходами растут и расходы.

Допустим, вы джун и устраиваетесь на работу в известную IT-компанию. Постепенно накапливаете опыт и растёте до мидла. Вместе с этим растёт и зарплата, а с ней — потребности, которые нужно срочно удовлетворить. Теперь вы покупаете более дорогую одежду, больше путешествуете, меняете автомобиль и переселяетесь в престижный район. А вместе с этим растут ваши налоги и другие обязательные платежи: парковка, взносы в управляющую компанию и др. Выходит, что более высокий доход приводит к новым тратам

Как только повышается заработок, практически каждому человеку хочется тратить больше, и в противоположную сторону это не работает — даже заложенный в человечество природой инстинкт самосохранения не спасает от лишних трат. Неважно, сколько у вас денег: 20 тысяч или 20 миллионов — к концу месяца может ничего не остаться.

Как победить второй закон Паркинсона

Чтобы не попасться на второй закон Паркинсона, займитесь своей финансовой грамотностью. Допустим, можно начать откладывать по 10% от заработка в неприкосновенный запас. На первых порах это покажется сложным, но вы удивитесь, какой можно получить результат. Кроме того, можно вести личный дневник и фиксировать в нём все расходы.

Закон №3. Рост приводит к усложнённости, а усложнённость — конец пути

Согласно третьему закону, количество элементов в любой развивающейся системе постепенно увеличивается, сама система усложняется и это приводит её к упадку. Чтобы не упасть, важно вовремя распределять силы между всеми участниками, удалять лишнее, делегировать и внедрять то, что упростит работу. Но негативного сценария можно избежать, только если следить за тем, насколько усложняется система.

Сирил Паркинсон говорит, что любое развитие — путь к усложнению, которое, в свою очередь, является финалом этого пути

Предположим, вы фрилансер и ведёте один проект. Вам хватает времени и вы всё успеваете. Но со временем вы берёте ещё несколько проектов — теперь их пять. Вы справляетесь, но сил на работу тратите больше. Спустя время у вас появляется ещё два проекта, и вы уже понимаете: чтобы их взять и всё успеть, нужны помощники. Так вы набираете команду, количество проектов растёт, и ваша система усложняется. Теперь вам нужно выстраивать взаимодействие с каждым членом команды и распределять между ними обязанности. Если не организовать процессы грамотно — упадок в виде снижения прибыли или срывов дедлайнов по проектам неизбежен.

Как победить третий закон Паркинсона

Когда система начинает усложняться: появляется больше проектов, ставятся более сложные задачи и вы набираете новых сотрудников, важно вовремя обратить на это внимание и принять меры. В первую очередь спланируйте свою загрузку. Для этого можно использовать трек-листы и специальные приложения-планировщики вроде Trello или Notion.

Напоследок: как повысить продуктивность

Почитаешь о законах Паркинсона и кажется, что жизнь — тлен, и работать над собой бессмысленно — природа всё равно сильнее. Но не спешите с выводами — эти законы можно если не сломить, то грамотно обойти.

Законы Паркинсона показывают ментальные ловушки, в которые попадают большинство. Задача каждого человека — научиться вовремя распознавать и ликвидировать их.

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам повысить собственную продуктивность:

• учитесь распоряжаться собственными деньгами и временем — необязательно сразу откладывать крупные суммы или ударяться в работу. Такой энтузиазм тоже не приведёт ни к чему хорошему — вы быстро выдохнетесь и неосознанно вернётесь к привычному ритму. Начинайте с малого и меняйте привычки постепенно, каждый день делая один небольшой шажок;
• вовремя отказывайтесь от ненужного — уходите, если чувствуете, что переросли проект, и не бойтесь избавляться от старых привычек и установок;
• продумывайте стратегию — составляйте план и ставьте адекватные дедлайны. Важно не сокращаться период выполнения задачи, но и не растягивать его: оцените реально, сколько времени вам необходимо и добавьте пару дней на форс-мажоры.

Вы скажете, что всё это легко только на бумаге, и будете правы. Но ведь с первого раза мало что получается. Не требуйте от себя невозможного и постепенно идите к цели — при должном упорстве и самодисциплине вы обязательно достигнете результата.

Наверняка многие слышали фразу: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Те, кто не пустились в размышления о значении этого закона, воспринимали его как ироничный и вполне очевидный. Однако что это на самом деле значит?

Каждый сталкивался с этим законом. Когда вы писали дипломную или другую работу, требующую сдачи в срок, она была готова именно в тот день, когда это и требовалось. Это значит только то, что количество времени, отпущенное на задание, не имеет значение (в том случае, если его и правда очень мало). Если вам нужно написать дипломную работу до 1 июня, именно 1 июня вы ее и окончательно напишите. Узнаете симптомы? Как видим, здесь действует тот самый закон Паркинсона. Каждый из нас наверняка задумывался, почему мы становимся суперпродуктивными за неделю-две до дедлайна и не можем себя заставить сделать работу до крайнего срока. Также мы понимаем, что проблема эта чисто психологическая и никакая иначе.

Итак, значит ли это, что все мы обречены? Как и с любой проблемой, которая находится только у нас в голове, можно справиться путем создания правильного образа мышления и подхода.

1

Разбейте задачи по срокам

Закон Паркинсона всегда питается наличием огромного проекта и крайним сроком сдачи. Огромный срок вызывает парализующий страх, а дедлайн говорит вам о том, что если за неделю до сдачи не написано ни строчки, это не значит, что проект не готов. Он просто в процессе написания.

Поэтому для начала разбейте это огромное монолитное задание на подзадачи и каждой подзадаче установите свой крайний срок. Нагнетайте ощущение неотложности выполнения этих подзадач. Последнее является главным условием. Поверьте в то, что ваши личные дедлайны не менее важны, нагоните немного страха на себя.

2

Поймите, что означает «сделано»

Размытая задача имеет массу недостатков и повод для отлынивания. Многие перфекционисты подвержены действию закона Паркинсона. Разбитый кусок общего задания можно доводить до совершенства бесконечно, поэтому еще до того, как приступите, вы должны честно определить для себя, когда остановитесь.

Будьте очень конкретны. После того, как сделали то, что наметили, просто остановитесь: подзадача выполнена и точка. «Написать пять страниц» это не так конкретно, как «написать десять тысяч слов».

3

Установите границы

Закон Паркинсона бьет нас, когда мы пытаемся сделать много дел за один раз. Наш день начинает напоминать мешанину из многих дел и при этом ни одно не доводится до своего логичного конца. А когда мы позволяем себе отвлекаться, все становится только хуже. Хотя точнее будет сказать, что именно отвлечения являются той проблемой, которая не позволяет довести до конца начатое дело.

Поэтому чтобы победить дракона Паркинсона мы должны сосредоточиться на одной подзадаче и убрать все раздражители. Этим советом сложно открыть Америку, но не лишним будет в очередной раз вам это напомнить.

Установите временную рамку на каждое задание. Пообещайте себе, что выделите на глупости свое время, однако только в том случае, если поработаете ровно час над одним заданием. Развлечения никуда не денутся, будьте уверены.

Согласитесь, что крайне неприятно приниматься за задание, которое нужно сделать, ведь вы даже не знаете, когда оно будет выполненным. Однако если вы выделяете определенное время и знаете, что по прошествии его сможете заняться чем-то более приятным, то понимаете, когда это точно случится.

Вопреки общественному мнению границы прекрасны. Они развивают творческий подход и творят чудеса.

4

Бросайте себе вызов

Ограниченное количество времени на задание всегда заставляет мозг работать в несколько раз лучше. Если вы нутром понимаете, что на задачу вам потребуется 30 минут, поставьте цель сделать ее за 10 минут. Вы поразитесь тому, на что способен ваш мозг, когда вы приперты к стенке.

Если работа заполняет время, отпущенное на нее, значит поиграйтесь с законом Паркинсона. Бросьте вызов не только себе, но и ему тоже. Заставьте этот закон работать на себя.

5

Создайте стимулы для быстрого завершения работы

В любом офисе это всегда является проблемой. Если вы закончили свою работу раньше, чем планировалось, вам дадут другую. Да еще и поставят более жесткие сроки. Поэтому мы не заинтересованы в том, чтобы выполнять работу быстро.

Однако когда речь идет о вашем личном проекте, все меняется. Здесь в ваших интересах завершить работу как можно раньше.

Если вы разбили проект на подзадачи, у вас может возникнуть соблазн работать над подзадачей как можно дольше, ведь вы уже вникли к нее, разобрались, а вторая подзадача будет требовать новых умственных усилий. Поэтому вы должны поощрять себя как можно быстрее закончить подзадачу. Думаю вы сами знаете, что любите больше всего, поэтому заранее подумайте над тем, чем вы себя побалуете. Только награда должна перевесить желание остаться под теплым одеялом выполнения привычной задачи. И конечно вы должны заранее определить, что значит для вас успешное окончание работы над подзадачей. Иначе у вас появится возможность самообмана с тем, чтобы получить свою награду как можно быстрее.

6

Знать, какое задание будет следующим

Ловушка оставаться в нынешней задаче как можно дольше работает и в том случае, если вы просто не знаете, что будете делать потом. Это психологически верно, ведь зачем быстро завершать задачу, если вы не знаете, какая следующая.

Это очередной пример того, что планирование — великая вещь. Многие относятся к планированию как к скучной и ненужной вещи, однако его пользу невозможно переоценить. Планирование и правда творит чудеса. Ведь если у нас нет четкого плана действий, мы тратим энергию впустую, а в итоге и вовсе начинаем прокрастинировать. Планирование не должно быть жестким — дополняйте свой план налету, улучшайте его.

Всегда отделяйте планирование от действия и осознавайте, чем занимаетесь в данный момент. Не подменяйте одно другим.

А какие методы и приемы используете вы для преодоления закона Паркинсона? Оставляйте свои комментарии.

Тем, кто ценит продуктивность, известна цитата «Работа отнимает все время, выделенное на ее выполнение». Это смелое заявление сделал Сирил Паркинсон, известный британский историк и писатель.

В 1955 году крылатое выражение появилось в качестве вступительной строки в статье для журнала The Economist. Затем фраза стала предметом внимания книги «Закон Паркинсона. Погоня за прогрессом» (Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress).

Хотя прошло более полувека после выхода публикации в свет, книга обретает новых поклонников. Читать полное издание или ознакомиться с кратким содержанием принципа Паркинсона необходимо всем, кто заинтересован в грамотном распределении времени, стремиться выполнить задание в максимально короткий срок без ущерба для качества.

Кто такой Паркинсон?

Сирил Норткот Паркинсон (30 июля 1909 – 9 марта 1993) – британский военно-морской историк, автор около 60 книг. Известный ученый в области государственного управления и менеджмента. Был членом Королевского исторического общества Великобритании, Морской академии Франции, Института военно-морского флота США.

Сирил Паркинсон (C. Northcote Parkinson) работал государственным служащим. Наблюдательный клерк собственными глазами видел примеры, как работает бюрократический аппарат. Он утверждал, что бюрократия – побочный продукт культуры, возникший из-за ограничивающего убеждения, что работать усерднее и дольше лучше, чем действовать умнее и быстрее.

В нашумевшей книге «Закон Паркинсона. Погоня за прогрессом», впервые опубликованной в 1958 г., отведена глава раскрытию нового для того времени термина – комитология. Автор продемонстрировал, каков принцип и механизм создания государственных комитетов, правительственных кабинетов и подобных структур, которые в итоге становятся неактуальными, непродуктивными, бесполезными. Для раскрытия темы ученый использовал исторические данные, реальные статистические факты из жизни британского правительства.

Исследователь приводит примеры, как по мере увеличения размеров мощного государственного органа, он утрачивает влияние и власть, превращаясь в бездейственную машину.

Один из приведенных фактов в теории Паркинсона – судьба «Совета лордов Королевского совета», созданного в 1257 году, первоначально состоявшего из менее десяти членов. Когда численность советников превысила 170 человек, структура прекратила существование из-за неспособности решать поставленные задачи.

Ученый не ограничился изложением статистических данных. Он предложил математический расчет коэффициента неэффективности.

Согласно проведенному анализу, если количество членов государственного комитета превышает «от 19,9 до 22,4», его работа не будет эффективной.

Помимо подробного изучения темы комитологии, автор известен другими исследованиями в области эффективности управления, тайм-менеджмента.

Законы Паркинсона

Первый закон Паркинсона гласит: «Объем работы возрастает, чтобы заполнить все отведенное время».

Это означает, что если вы дадите себе неделю на выполнение двухчасового задания, то с психологической точки зрения задача усложнится, станет более объемной, чтобы заполнить установленный недельный срок.

Такое растягивание времени станет огромным стрессом, вызовет сильное напряжение из-за убежденности, что необходимо проделать гигантский труд. Если на выполнение задачи отвести правильное количество времени, вы выиграете больше часов, а воспринимаемая сложность задачи снизится до естественного уровня.

Вслед за первым законом Паркинсона, последовал второй: «Расходы увеличиваются по мере роста доходов».

Автор приводит наглядные иллюстрации, как увеличение налогов и сборов приводит к расширению бюрократического аппарата, подпитывая волокиту. Эта идея изложена в книге «Закон и прибыли» (The Law and The Profits). На уровне рядового человека принцип применим следующим образом: потребности и запросы индивидуума опережают его доходы. Человек всегда желает большего, чем имеет.

Третий закон Паркинсона провозглашает идею: «Постоянный рост вызывает усложнения. Усложненность – финал пути».

Этой теории посвящена книга: «Свояки и чужаки» (In-Laws and Out-Laws). Этот закон Паркинсона гласит, что любое целенаправленное развитие дает совершенный продукт, а за любым взлетом неминуемо следует падение. Пример этому – гибель великих цивилизаций, достигших пика в развитии.

Важно! Именитый ученый подчеркнул, что сформулированные принципы не призваны продемонстрировать, что жизнь ужасна. Автор, наоборот, призывает внимательно изучить поведенческие модели, стиль мышления и внести разумные изменения, позволяющие избежать фатальных ошибок.

Выводы, сделанные профессором – универсальные. Они применимы ко всем секторам экономики. Могут быть использованы в различных сферах жизни.

• В отличии от законов Мэрфи, принципы имеют практическую направленность. Все предложенные теории подкреплены достаточной доказательной базой.

Закон миссис Паркинсон

Помимо трех фундаментальных принципов, представленных именитым ученым, его супруга предложила идею, известную как «Закон миссис Паркинсон» (Mrs Parkinson’s law, and other studies in domestic science).

Принцип применим к замужним дамам, занятым ведением домашнего хозяйства.

Его суть такова: «Теплота, которая создается в процессе обустройства и поддержания быта, нарастает и переполняет хозяйку. Эта созидательная энергия может быть передана только более хладнокровному человеку».

От теории к практике

Первый закон Паркинсона можно сформулировать так: «Работа искусственно растягивается, чтобы заполнить время, отведенное для ее завершения». Будь то творческий проект, работа в школе, задание на дому с 9 до 17, сколько времени понадобится на это, зависит от того, какой срок отведен на решение задачи.

1 закон Паркинсона – результат внимательного наблюдения, объективной оценки, а не магия.

Он правдив, потому что люди указывают слишком отдаленный финальный срок выполнения задачи.

Иногда такое происходит потому, что им психологически комфортно иметь «буферное пространство».

Необходимость в «страховочном промежутке» возникает из-за неверного представления о том, сколько реально времени требуется на выполнение задачи. Люди не осознают, как быстро выполнимы многие дела.

Поясним, в чем суть закона Паркинсона. То, над чем и как вы работаете, имеет большее значение, чем то, насколько долго вы выполняете дело. Как долго вы позволяете себе над чем-то работать, зависит от количества самостоятельно установленного временного лимита.

Для информации! Паркинсон сформулировал эмпирический закон как часть эссе, написанного для The Economist.

Вот выдержка из статьи: «Это обычное наблюдение, что работа искусственно растягивается. Пожилая дама на досуге может целый день писать и отправлять открытку племяннице. Один час уйдет на поиск открытки, еще один на «охоту» за очками, полчаса на вспоминание адреса, час с четвертью на сочинение, двадцать минут на то, чтобы решить, брать ли зонтик в дорогу к столбу на соседней улице. То, что занимает у разумного человека три минуты, оставляет другую особу без сил после дня сомнений, беспокойства, бесполезного труда. Чем больше времени будет на выполнение задачи, тем больше часов вы потратите, чтобы ее решить».

Исследователь Джон Мюррей применил закон Паркинсона к правительственным кабинетам. Он обнаружил, что небольшие команды оказываются наиболее эффективными. По мере увеличения размера группы, появляется больше места для произвольных дебатов, тратится больше времени на бесполезные действия.

Паркинсон утверждает: «Чиновники работают друг на друга. Чем больше свободного времени, тем больше часов тратится впустую. Чем больший срок отведен на работу над проектом, тем больше времени уйдет на выполнение. Вы будете откладывать дела на потом, «исследовать», изучать второстепенные проблемы и возможности, произвольно спорить с самим собой и делать все, кроме необходимого».

Как применять законы Паркинсона в жизни

Применение на практике законов Паркинсона позволяет сократить сроки решения задач до минимума во многих сферах жизни. Всегда помните о грани между «минимумом» и «недостаточно времени».

Вы стремитесь к качественному результату за меньшее время, а не к катастрофе, которая приведет к потере работы или уменьшению числа клиентов.

Использование принципов Паркинсона означает простые шаги: составлять рациональный список дел, тратить меньше рабочего дня на умышленное «заполнение» времени, чтобы выглядеть занятым. Это актуально, независимо от того, работаете ли вы в офисе или дома.

Главное – избавиться от шаблона «работай дольше, а не умнее».

Устранить из мышления культурный стереотип, жертвами которого становятся многие сотрудники, даже если за их работой никто не следит.

1. Шаг 1. В начале работы с законом Паркинсона, составьте список задач и определите количество времени, необходимое для их решения. Затем дайте себе половину установленного времени на выполнение каждого пункта. Признайте факт, что логичное ограничение по времени имеет решающее значение. Относитесь к времени как к любому другому ценному ресурсу.
2. Шаг 2. Ликвидируйте из мышления внушенную ложную установку – «необходимо работать дольше, а не умнее». Это удастся, если рассматривать установленные крайние сроки как незыблемые. Относитесь к определенному лично временному лимиту так же, если бы крайние сроки устанавливались начальником или клиентами.
3. Шаг 3. Используйте инстинктивное стремление человека к конкуренции, которое питает такие отрасли, как спорт. Старайтесь побеждать по времени. Стремитесь установить временной рекорд, если бы рядом находился сильный противник. При этом помните, что нельзя сокращать «беговую» дистанцию или провести забег с нарушением правил. Это полезно, если существуют проблемы с соблюдением дедлайна.

Устанавливайте жесткие сроки

Промедление – мощный пожиратель сил. Осознание неизбежности крайнего срока – главное топливо для действий.

Когда подгоняет время, чтобы завершить проект, разум начинает работать в ускоренном темпе, не отвлекаясь.

Крайний срок, который необходимо установить, должен казаться почти невозможным. Установка агрессивных сроков работает, потому что люди не знают конкретно, сколько времени уйдет на решение определенной задачи.

Как только вы начнете быстро действовать, появится лучшая идея, как оперативно завершить проект. Поэтому устанавливайте жесткие дедлайны.

Станьте профессиональном в оценке временных диапазонов

Проделайте упражнение для определения того, насколько точны прогнозы о сроках выполнения задач. Некоторые будут правильными изначально. Другие сроки будут сильно раздутыми.

При работе за компьютером в начале практики пригодится цифровой таймер. Это сэкономит психические ресурсы, предотвратит волнения, потому что таймер позволяет наблюдать, сколько осталось до окончания срока.

От использования часов лучше отказаться, поскольку это подразумевает некоторое сложение и вычитание, что отнимает время.

Раздавите тараканов в мире продуктивности

При реализации закона Паркинсона обратите внимание на маленькие временные затраты, как электронная почта, чтение социальных сетей. Обычно люди думают, что это занимает десять или двадцать минут.

Социальные сети – это «тараканы» в мире продуктивности, громадные вредители. Они ничего не делают, кроме превращения жизни в страдания. От этих «тараканов» сложно избавиться, сколько бы ни распылялся спрей от насекомых.

Вместо неторопливой проверки электронной почты, чтения постов в социальных сетях утром и вечером по 20-30 минут, выделите на это пять минут в день.

Примите вызов, поставьте личный рекорд, разрешив себе тратить на эту деятельность две минуты.

Не уделяйте этим задачам внимания, пока не выполните все пункты из списка дел на день. Только после решения всех поставленных задач, разрешите себе просмотреть электронную почту, полистать социальные сети, почитать каналы.

Научитесь расставлять приоритеты и действовать во благо себе

Паркинсон утверждал, что 10% того, что вы привычно делаете – важные задачи, 90% – бесполезные дела. Следуя концепции автора, необходимо определять и заставлять себя заниматься важными задачами. Например, ознакомится с новыми практиками, чтобы улучшить работу. Важно расставить приоритеты среди большого списка повседневных задач.

Традиционная «мудрость» сосредотачивается на том, чтобы давать больше другим, чтобы достичь цели. Людей с рождения учат приносить жертвы, ставить личные нужды на второй план, потому что так они станут «лучше». Однако отказ от расстановки приоритетов мешает осуществить задуманное, не позволяет сделать больше полезного за короткий срок.

Пример. Вы весь день упорно работаете для достижения целей. В моменты сосредоточения вас отвлекают посторонние. Даже если начинаете каждый день с составления списка дел, вечером вы понимаете, что не достигли того, чего хотели. Если бы вы проанализировали расходование времени, то увидели, что причина невыполненного плана – постоянное отвлечение на мелочи. Реальность такова, что вы отдаете другим больше времени, чем достижению личных целей.

Выполняйте только самую важную работу в сжатые сроки

Закон Паркинсона гласит, что работа растягивается, чтобы заполнить имеющееся время. Принцип Парето (также известный как правило 80/20) утверждает, что 80% результатов происходят из 20% всех причин или возможных факторов в любом событии.

Тим Феррис рассматривает эту мощную комбинацию в книге «4-часовая рабочая неделя». Феррис пишет: «Это любопытное явление. Есть два синергетических подхода к увеличению производительности, которые дополняют друг друга».

Лучшее решение – определить несколько критических задач, которые способствуют доходу и росту, запланировать их решение в короткие, четкие сроки.

Сосредоточьтесь только на важных делах (20%, которые обеспечивают 80% результатов).

Делайте их в первую очередь, пытаясь выполнить их все к 11 часам утра. При таком подходе вы будете поражены, насколько легко смогли продвинуться вперед за короткий промежуток времени.

Забудьте о работе с 9 до 17

В свете закона Паркинсона и принципа Парето, а также факта, что сейчас гораздо больше людей работают из дома, нормированный рабочий день с 9 до 17 становится пережитком прошлого.

Глупо полагать, что всем людям в мире нужно ровно 8 часов, чтобы выполнить работу.

Это ложная установка. Так как у нас есть 8 часов на выполнение дел, мы заполняем все эти 8 часов. Если бы у нас было 15, мы бы заполнили 15.

Если возникает чрезвычайная ситуация и нужно уйти с работы через 2 часа, мы чудесным образом выполняем обязанности за 2 часа.

График с 9 до 17 – устаревшая идея, которая была актуальной, когда затраты времени напрямую коррелировали с объемом производства и доходом.

Сегодня эти связи отключены.

Сейчас актуально использовать возможности Интернета, чтобы найти 20% входных данных, которые создают 80% выходных данных, и тщательно их переработать. Каждый способен выполнить ежедневный объем дел менее чем за 8 часов.

Если вы все время «заняты», значит, вы выполняете задание неправильно.

Сосредоточьтесь только на том, что важно. Делайте работу максимально просто и четко.

Работайте лучше и быстрее

Возникает закономерный вопрос: приведет ли работа в ограниченное время к снижению качества продукции? Правда такова, что ограничения делают людей более творческими.

В недавнем исследовании изучалось, как размышления о дефиците или изобилии влияют на то, как люди используют ресурсы.

Исследователи обнаружили, что, когда работники сталкиваются с дефицитом, они расходуют потенциал нетрадиционными способами. Они становятся креативными, потому что вынуждены.

Ситуация требует творческого подхода, который в противном случае остался бы неиспользованным. Чем больше ограничений человек на себя налагает, тем больше освобождает себя.

Добавьте конкретики

Вместо перечисления задач, над которыми нужно работать, добавьте их в календарь с определенным сроком. Это дисциплинирует. Выбирайте рабочую сессию, которая немного короче, чем вы ожидаете, чтобы удалось использовать творческий подход.

Работайте на ноутбуке без зарядного устройства. Это экстремально звучит, но это верный способ применить закон Паркинсона. Вы должны выполнить всю работу, прежде чем батарея разрядится. Когда стоят такие ограничения, продуктивность зашкаливает.

В начале искусственное ограничение может стать стрессовым фактором. Но как только вы проделаете это несколько раз, работа будет выполняться быстрее и творчески.

Развивайте ответственность и дисциплину

Убедитесь, что серьезно относитесь к срокам. Объявить о планах другу или коллеге – отличный способ мотивировать себя сдать проект вовремя. Еще один работающий стимул – пообещать себя вознаграждение при своевременном решении задачи.

Просматривайте и повторяйте. Чтобы выяснить, сколько времени можно сэкономить, используя закон Паркинсона, потребуется несколько проб.

Выполнив задание, подумайте, как проходил процесс. Удалось ли сделать работу без ошибок? Мог ли я закончить быстрее? Используйте стратегии самопознания, чтобы со временем стать лучше.

Сосредоточьте энергетический потенциал

Дезорганизация влияет на производительность. Когда человек распыляется в разных направлениях, он не может сосредоточиться и создать энергию, необходимую для последовательного производства. Рассеянный ум не позволяет достигнуть целей.

Для решения задач необходим последовательный план, сосредоточенный на том, чего конкретно хотите достичь.

Верная расстановка приоритетов, понимание себя позволяют составить план, сфокусированный на конкретных шагах. Организованные действия приведут к увеличению объема производства и экономии времени.

Установите границы

Необходима ясность в отношении того, какие границы нужно установить и придерживаться. Глубоко внутри вы знаете, когда лучше сказать «нет», а не «да», но не всегда так поступаете. Когда вы соглашаетесь с чем-либо неприемлемым, это сбивает с толку и разъедает изнутри. Всегда будут попытки использовать ваше время, внимание, энергию.

Когда вы начнете расти и достигать большего, другие это заметят и потребует вашего содействия.

Если вы уступите запросам, исчезнет ресурс, необходимый для последовательной работы над личными целями.

Установление границ – неотъемлемый шаг для достижения успеха, ведения здорового образа жизни. Будьте непреклонны в том, что позволяете и чего не терпите. Помните, когда вы сосредотачиваетесь на том, чтобы доставить удовольствие другим, вы лишаете себя возможностей.

Включите азарт

Качественный продукт достигается, если действовать с азартом. Когда вы работаете над тем, что истощает и утомляет, продуктивность падает с каждой секундой. Если позволить внешним обстоятельствам управлять деятельностью, это приведет к отсутствию энтузиазма. Ваша задача – создать среду, в которой нравится работать и творить.

Помните, чтобы достичь важных целей и быть продуктивным, потребуется много упорного труда в течение длительного периода времени. Потребуются энергия, чтобы преодолевать препятствия, оставаться сосредоточенными.

Пройти сложный маршрут возможно лишь при наличии удовольствия от каждого шага пути.

Учитывайте, что вы человек, а не машина. Соблюдайте баланс между работой и отдыхом.

Совершенствуйте себя

Оптимизация собственной личности способствует развитию каждой области жизни. Работайте, чтобы стать лучшей версией себя и обрести большую свободу.

Путь к более высокому доходу, лучшим отношениям, большему количеству путешествий невозможен без личностного развития. Совершенствуйте имеющиеся способности. Развивайте новые навыки. Пробуйте себя в непривычном амплуа.

Заключение

Законы Паркинсона утверждают, что следует проинспектировать собственную жизнь, выявить нефункциональные программы, внести грамотные корректировки в мышление и поведение. Нужно лучше позаботиться о собственных целях, относиться к себе как к самой важной персоне.

Необходимо дорожить имеющимися ресурсами, не расходовать их впустую.

Требования других могут пустить ваши начинания под откос, если вы позволите внешним обстоятельствам управлять собой. Пришло время поставить себя на первое место. Помните, вы сможете помогать нуждающимся, когда сделаете собственное счастье приоритетом.

Apple отложила запуск своего HomePod, потому что им требовалось «немного больше времени», чтобы доработать его. Windows постоянно откладывала ожидаемую функцию для Windows 10, прежде чем полностью отказаться от нее. Даже строительство Сиднейского оперного театра предполагалось всего за четыре года. В итоге потребовалось 14. Рассказываем, как это связано с продуктивностью команды и законом Паркинсона.

Что такое закон Паркинсона?

Закон Паркинсона — это старая пословица, согласно которой работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее завершение. Этот термин был впервые введен Сирилом Норткотом Паркинсоном в юмористическом эссе, которое он написал для журнала «The Economist» в 1955 году. Он рассказывает историю женщины, единственная задача которой за день — отправить открытку — задача, которая потребовала бы у занятого человека примерно три минуты. Но женщина тратит час на поиск карточки, еще полчаса на поиски своих очков, 90 минут на написание карточки, 20 минут на решение, брать ли с собой зонтик на прогулку к почтовому ящику… и так далее, пока не закончится ее насыщенный день.

Другой пример: выполнение задачи к дедлайну. Допустим, до внесения финальных клиентских правок остается две недели. Сама работа займет полтора-два часа, но вы усердно растягиваете ее: изучаете, почему клиенту не понравился исходник, параллельно смотрите, как (вежливо) объяснить клиенту, что он не прав со своими правками, параллельно пытаетесь вычислить, что не понравится заказчику в следующий раз и как предвосхитить последующие правки. В результате все две недели потрачены на мелкие доработки и — да — вы внесете все необходимые правки. Возможно.

В конце концов, то, что действительно должно было быть простым делом, становится чем-то, что на самом деле требует двух недель для завершения. Это закон Паркинсона в действии.

Почему задача расширяется и заполняет все ваше время?

Помимо того, что сама работа становится все более сложной, прокрастинация является еще одним ключевым звеном в законе Паркинсона. Знание того, что у нас есть определенное количество времени, чтобы что-то сделать, часто вдохновляет нас оставлять работу на самую последнюю минуту — а наши задержки в начале работы означают, что время, необходимое для этой задачи, увеличивается.

Аумари Бенипайо, менеджер программ в Atlassian, увидела это воочию на предыдущей должности, где она работала с командами разработчиков, которые организовывали работу в виде четырехнедельных спринтов. «Вся работа, которая требовалась для этого спринта, приходилась на самый конец», — говорит она. «В течение четырех недель ничего не было завершено».

Почему так происходит?

Одно предположение заключается в том, что надвигающиеся дедлайны мотивируют. Закон Йеркса-Додсона гласит, что существует оптимальный уровень возбуждения, который улучшает выполнение нашей задачи. Таким образом, эта быстро приближающаяся дата окончания дает нам столь необходимый пендель, чтобы пристегнуться и сосредоточиться.

Будем на связи! Подписывайтесь на нашу рассылку и получайте каждую неделю подборки актуальных и интересных статей от нашей команды.

Паркинсоновский закон о пустяках

Хотя о законе Паркинсона чаще всего говорят в отношении личной продуктивности, он наиболее активно работает в корпоративной среде, где постоянно присутствуют контрпродуктивные тенденции. Например, Закон о пустяках Паркинсона гласит, что люди в организациях часто уделяют нужное время и внимание пустякам.

Существует также социальная лень, когда люди, работающие в группах, прикладывают меньше усилий, чем в сольных проектах.

Как преодолеть закон Паркинсона

Понимание закона Паркинсона — это только половина дела. Что вы действительно хотите знать, так это как сократить разрыв между постановкой задачи и ее выполнением.

Преодолеть прокрастинацию можно с помощью качественного планирования в самом начале проекта. На старте вы можете определить свои ожидания в отношении того, как ваша команда будет подходить к посторонним задачам, которые могут смещать общий фокус внимания. Вот что вам следует обсудить на этапе планирования:

Представьте, что ваш босс просто попросил вас расположить в алфавитном порядке огромную стопку файлов (без спешки — всякий раз, когда вы можете дойти до нее). Вы не знаете, что это за файлы, важны ли они или почему их нужно расположить в алфавитном порядке. Насколько вы мотивированы немедленно заняться этими файлами?

Не очень, правда? Это потому, что нет явной важности или воздействия, связанного с задачей, и исследования показывают, что команды, которые понимают, как их работа вписывается в общую картину, более эффективны (к тому же они более креативны и устойчивы).

Для любого проекта, особенно для того, в котором задействовано много разных игроков и команд, очень важно, чтобы вы четко обозначили роли каждого.

Это также помогает определить ожидания в отношении общения и обратной связи, которые могут стать серьезными препятствиями в групповых проектах.

Распределение ролей устанавливает, кто имеет последнее слово при принятии решений и проектов, что устраняет множество споров о (часто противоречащих друг другу) изменениях и предложениях, которые заставляют проекты расширяться и затягиваться.

Во время запуска проекта вы и ваша команда должны заранее договориться о том, что входит в проект, а что выходит за его рамки. Установив эти руководящие принципы с самого начала, вся ваша команда будет лучше подготовлена к тому, чтобы пресекать закон Паркинсона в зародыше. Когда в ходе проекта появляется запрос на новую функцию или другое предложение, вы можете вернуться к началу своего проекта и напомнить команде, что вы все согласились, что такие вещи выходят за рамки.

Думайте об этом шаге как об обозначении границ вашего проекта. Вы определяете параметры, которым должен соответствовать проект, и это верный способ уловить расширение работы по мере того, как это происходит, а не после того, как этот процесс уже саботировал вашу временную шкалу.

Работа на удаленке может превратиться в сломанный телефон, курс «Конфлиты на удаленке» помогает преодолевать кризисы и недопонимания.

Несмотря на ваши самые лучшие намерения по организации эффективного запуска проекта, все еще возникают неожиданные сюрпризы, дополнительные требования, которые грозят вывести весь ваш проект за рамки графика.

Сроки, объем работы и бюджет являются наиболее распространенными векторами, с которыми можно поиграть, и им следует уделить приоритетное внимание во время вашего начала.

Например, если ваша команда работает над созданием нового продукта перед предстоящей конференцией пользователей, то время — ваш самый важный показатель. К дедлайну продукт обязательно должен быть готов, а это может означать, что вам придется пойти на компромисс с точки зрения объема (сокращение функций) и/или бюджета (дополнительные инвестиции).

Это почти полная противоположность закону Паркинсона — вместо того, чтобы увеличивать объем работы в соответствии с отведенным временем, вам может потребоваться сократить объем работы, чтобы соответствовать временному окну.

Интересно, что график — это последний этап запуска проекта, не так ли? В реальной жизни этого почти никогда не бывает. Но это разумный подход к проектам.

Подумайте о строительстве дома. Вы бы не подошли к строителю и сказали: «Мне нужен дом такого размера, который выглядит точно так же, как этот пример, и мне он понадобится к этому времени». Нет, вы и строитель обсудите свои ожидания и необходимые работы, а затем назначите дату завершения с учетом этой информации.

Устанавливайте сроки в днях, а не в неделях или месяцах. Одно исследование показало, что пересчет в дни может усилить фактор срочности.

Обрисовывая свою временную шкалу, вы должны определить фокусы и сроки своего проекта. «Вы должны быть действительно осознанными при разбиении групповых проектов или целей на подгруппы», — объясняет Уигнал.

Это делает более крупный проект более управляемым и придает большее чувство срочности для начала работы — даже если дата завершения всего проекта не приближается быстро, крайний срок для этой первой задачи, безусловно, наступит. Кроме того, это позволяет команде почувствовать, что они набирают значительную динамику в проекте, что очень мотивирует.

Эксклюзивное исследование сферы корпоративного обучения в России: тренды, практики, инструменты. Опыт 70 компаний совокупной командой 800 000 сотрудников. Скачать бесплатно прямо сейчас.

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

16.04.2019

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Возможно вам также будет интересно: