Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.
Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?
Докладная записка, что это за документ?
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.
Как правильно написать докладную записку?
Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.
В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.
По содержанию докладные записки подразделяются на:
- инициативные;
- информационные;
- отчётные.
Оформление докладной записка
Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.
Докладная записка – образец
Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.
Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.
Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.
Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.
Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.
Докладная записка – образец ГОСТ 2003
Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года
Источник: Блог Ольга Софронова
Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Еще статьи:
МРОТ с 01 января 2018 года
Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Трудовая книжка: как правильно оформлять записи
Профессиональный стандарт «Инструктор-проводник в сфере туризма» утвержден
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению – все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД*) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
По содержанию докладные записки подразделяются:
- на инициативные;
- информационные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресата;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1
Внешняя докладная записка
|
Общество с ограниченной ответственностью «Север» (ООО «Север») ул. Советская, д. 123, 116900, Москва Тел./факс (095) 112-56-90 E-mail: sever@sev.ru ОКПО 12377792, ОГРН 1046300213191 ИНН/КПП 6321732124/632101001 |
Генеральному директору ООО «Ромашка» А.В. Гришину |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
В дело № 03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный (исходящий номер);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если есть);
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Пример 2
Внутренняя докладная записка
|
Отдел продаж |
Директору ООО «Ромашка» И.И. Сидорову |
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
О прогуле, совершенном менеджером
отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
В дело № 02-10
Сидорова 07.04.2014
Наш совет
Чтобы сотрудники не допускали ошибок при составлении докладной записки, рекомендуем разработать и утвердить шаблон, который они смогут использовать в дальнейшей работе.
Оформление реквизитов докладной записки
При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).
Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование
структурного подразделения Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_____________ № _________
Адресат
Заголовок
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г.).
Обратите внимание
Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки – дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования, а после принятия решения – резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Обратите внимание
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой – констатирующей части – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй – анализирующей части – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей – резюмирующей части – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание
Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.
Кстати
Служебная записка – документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают:
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.
Пример 5
Служебная записка
|
Отдел АХО СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 16.04.2014 № 4 |
Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову |
В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.
Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:
1. Симакину И.П.
2. Иванову П.Н.
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
В дело № 02-14
Ильина 16.04.2014
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка – это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности
По содержанию объяснительные записки подразделяются:
- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.
Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.
Оформление отдельных реквизитов докладной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Текст объяснительной записки должен содержать:
• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.
По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).
Обратите внимание
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Пример 6
Объяснительная записка
Считать причины неуважительными.
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.
Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014
Директору ООО «СВ»
А.В. Смолкину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.
Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.
Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.
▪ Журнальная форма регистрации – самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него – в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.
Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок
|
Дата документа |
Регистрационный номер |
Вид документа, краткое содержание |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Куда передан |
Расписка в получении (подпись, дата) |
Отметка о направлении документа в дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. |
Начальник отдела кадров |
Инспектор отдела кадров |
Отдел кадров |
Смирнова В.А. |
В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Обратите внимание
Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:
1) перечень нерегистрируемых документов.
2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:
• место регистрации;
• время и порядок регистрации;
• правило образования регистрационного номера;
• форма, в которой производится регистрация;
• перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;
• правила учета движения документов после регистрации;
• принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);
3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).
Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок
Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.
Наш совет
При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.
* ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (в ред. от 26.09.2013).
И.И. Наделяева, главный специалист по кадровому учету и аудиту ООО «Юридическое агентство «ПРОФЕССИОНАЛ»»
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2014.
Методические рекомендации Докладная записка: как правильно оформить
Докладную
записку могут подавать руководители,
чтобы сообщить о нарушениях работников:
опозданиях, нарушениях режима труда и
отдыха, не выполнении должностных
обязанностей и других или вносить
предложения, направленные на улучшение
деятельности организации.
Докладная
записка
– документ, адресованный руководителю
организации или вышестоящей организации
и содержащий изложение какого-либо
вопроса производственной деятельности
с выводами и предложениями.
Докладная
записка составляется в случае необходимости
поставить руководителя в известность
о каких-либо фактах, событиях и может
содержать предложения составителя по
вопросу.
Для
чего нужен документ
Если
ситуация требует конкретных решений,
например, привлечь нарушителя к
дисциплинарной ответственности, устного
сообщения недостаточно. Сотрудник
обязан доложить о произошедшем в
письменном виде. Для этого используют
докладную записку. Работники пишут ее
как по своему желанию, так и по требованию.
Адресуют документ руководителю
подразделения или организации.
Функции докладной записки
Главная
цель – передать директору главную
информацию, за которой последуют
определённые действия. Функции документа
могут быть разными:
-
Урегулировать
спорные или конфликтные ситуации между
сотрудниками одного статуса или между
начальством и подчинёнными. -
Решить
проблемы как на производстве, так и в
административном управлении. -
Рационализаторские
предложения, способные существенно
улучшить работу производства. -
Чтобы
разрешить долговременные конфликтные
ситуации, то есть сообщить о своей
позиции. -
Выразить
несогласие с принятым ранее решением
руководства. -
Направить
жалобу об отказе работников следовать
указаниям своего непосредственного
начальника. -
Направить
отчёт о проделанной работе. -
Решить
вопрос о неправомерной передаче
обязанностей. -
Довести
до руководства случаи нарушения рабочего
порядка. -
Сообщить
о ситуациях, которые повлекли за собой
материальный вред или травмы на
производстве. -
Сообщить
об отличительных результатах работы,
которые требуют реакции вышестоящего
начальства (премии, поощрения, награды).
Классификация докладных записок
При
анализе документации любой из организаций,
можно обнаружить несколько наиболее
часто составляемых докладных.
По
содержанию:
-
информируемая,
то есть оповестить руководство о текущем
состоянии дел и необходимости принятия
решения: выполнение работ (или части),
сложные нюансы, варианты разрешения
проблемных ситуаций; -
отчётная
– сообщение об окончании всей работы
или её части, а также о просьбе изложить
дальнейшие распоряжения или разрешения
спорных моментов; -
инициативная
– составитель докладной излагает свой
взгляд на скорое и успешное проведение
работ или решения проблемных ситуаций.
По
адресату:
-
внешняя
– документ отправляется от имени
руководства одной организации в другую; -
внутренняя
– вышестоящему руководству внутри
одной организации.
СПРАВКА!
В зависимости от предполагаемого
адресата меняется и вид докладной
записки. Внешняя записка составляется
на фирменном бланке организации.
По
фактам:
-
о
нарушении трудовой дисциплины и правил
внутреннего трудового распорядка; -
о
недобросовестном выполнении своих
должностных обязанностей; -
о
некорректном поведении, провокации
конфликта, оскорблений; -
об
отличных результатах работы, достойных
внимания (поощрения, премия или награда).
Докладная
записка содержит
следующие реквизиты:
наименование организации, наименование
вида документа, адресат, дату, номер,
заголовок к тексту, текст, подпись,
резолюцию, отметку об исполнении
документа.
В
первой
части
текста
излагаются факты или события послужившие
поводом к написанию докладной записки.
Вторая
часть
должна содержать выводы и предложения
о конкретных действиях, которые по
мнению составителя необходимо предпринять
в связи с изложенными фактами.
Датой
докладной записки считается дата её
подписания. Докладные записки по основной
деятельности организации хранятся 5
лет.
Оформление
докладной записка
Оформление
докладной записки зависит от её адресата.
Если она адресована руководителю
организации, то считается внутренней,
если направляется за пределы организации
в вышестоящую организацию, то внешней.
Внешние докладные записки оформляются
на бланке и должны быть подписаны
руководителем организации. Внутренние
докладные записки оформляются на обычном
листе бумаги.
Докладная
записка, состоит из реквизитов, которые
оформляем в соответствии с ГОСТ Р
7.0.97-2016 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов».
Докладная
записка имеет такой реквизит, как дата,
которая оформляется в верхнем левом
углу цифровым способом 05.10.2018 или
словесно-цифровым 5 октября 2017г.
Адресат.
При адресовании документа должностному
лицу инициалы указываем перед фамилией,
а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность
лица, которому адресован документ
указываем в дательном падеже.
Заголовок
к тексту.
Включает краткое содержание документа
и должен быть согласован с наименованием
вида документа. Заголовок к тексту может
отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок
к тексту может содержать не более 5
строк. Его располагают слева над текстом
документа, отступив от надписей бланка
2-3 межстрочных интервала. Заголовок
печатается через 1 интервал, точка в
конце не ставится.
Тест
документа.
Текст документа печатают, отступив 2-4
интервала от реквизита «Заголовок к
тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.
Подпись.
В состав подписи входят: наименование
должности лица, подписывающего документ
(полное, если документ оформлен не на
бланке организации и сокращённое – на
документе, оформленном на бланке), личная
подпись и её расшифровка (инициалы,
фамилия). Подпись располагают после
текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.
Докладная
записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля
2018 года
Вид
документа «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА» по ГОСТ
пишется большими буквами
Служебная
записка
по
назначению близка к докладной, но имеет
исключительно внутренний характер.
Справка
Для
чего нужен документ
Служебные
записки составляют, когда нужно решить
внутренние рабочие вопросы технического,
информационного, организационного или
хозяйственного характера. Например,
специалист отдела кадров может направить
служебную записку руководителям
структурных подразделений с предложением
улучшить контроль над соблюдением
трудовой дисциплины работниками.
Кто
составляет
Служебные
записки обеспечивают связь структурных
подразделений между собой. Этот документ
составляет работник или начальник
подразделения на имя руководителя или
специалиста другого подразделения. В
отличие от докладной, служебную записку
работник может адресовать другому
сотруднику, если их должности находятся
на одном уровне.
Что
нужно писать
Текст
служебной записки состоит из двух
разделов. В первом разделе указывают
обоснования обращения. Во втором – суть
записки: предложения, просьбы, заявки.
Служебные записки оформляют и регистрируют
так же, как и докладные (образец ниже).
Чтобы работники не путались, что писать
в документе, кому адресовать, понятно
излагали просьбы, утвердите шаблон
документа.
Объяснительная
записка –
это
письменный
документ, автор которого поясняет
причины какого-либо события или факта,
имевшего место с ним или с лицами, за
которые этот человек отвечает. Такая
записка пишется добровольно или по
требованию адресата (например,
руководителя, который в соответствии
с Трудовым кодексом РФ должен принять
решение о взыскании с учетом объяснений
работника).
Для
чего пишут объяснительную записку
Писать
объяснительную записку человеку
приходится не потому, что адресат активно
интересуется происходящими в жизни
автора событиями. Изложение обстоятельств
происшествия с точки зрения его участника
– это возможность принять справедливое
решение. Поводом для написания
объяснительной записки чаще всего
являются негативные события: опоздание
на работу, пропуск занятий в школе,
невыполненное поручение и т.п.
В
случаях, когда виновнику грозит серьезное
наказание – например, увольнение или
дисциплинарное взыскание, – объяснительная
записка может стать поводом для отмены
санкций или, напротив, будет подтверждающим
документом.
Иногда
объяснения становятся аргументом сторон
в суде, они могут обезопасить работника
или работодателя от ответственности
или стать доказательством.
Соседние файлы в предмете Документоведение
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.
Примеры докладных записок:
Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк докладной записки .docСкачать образец заполненный образец докладной записки (о премировании) .doc
Законодательные основы
Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.
Номер докладной записки по ОКУД – 0286041
Специфика докладной
Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.
Отличие от служебной записки
Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.
Отличие от объяснительной записки
Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.
Функции докладных записок
Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:
- урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
- рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
- донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
- объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
- регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
- жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
- разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
- доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
- информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
- положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.
Классификация докладных записок
Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.
- Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
- информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
- отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
- инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
- Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
- внешняя – направляется руководству другого учреждения;
- внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
- Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
- нарушении трудового распорядка и дисциплины;
- невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
- допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
- выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.
Автор докладной
Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора. Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции. Допустимо обращение напрямую, но тогда докладную должен завизировать непосредственный руководитель.
Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.
Как грамотно составить докладную
Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.
- Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
- Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
- Выводы и рекомендации автора записки.
Рекомендации к оформлению
Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.
Оформляем внутреннюю докладную
Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:
- название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
- получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
- название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
- ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
- короткая суть докладной;
- содержание тремя обособленными блоками;
- на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.
Особенности оформления внешней докладной
Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:
- сведения об организации-отправителе;
- присвоенный документу номер;
- город, в котором составлена докладная;
- подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).
Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.
Реакция адресата
Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.
Конкретные образцы докладных записок
Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.
Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины
Скачать пример докладной о нарушении трудовой дисциплины .doc
Отдел кадров
Генеральному директору
ООО «Омега»
Н.В. Грощенко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 1
06.11.2016 г.
О нарушении трудовой дисциплины (прогуле)
Настоящим довожу до сведения руководства, что позавчера, 04.11.2016 г., сотрудницей отдела кадров Валерьевой Татьяной Олеговной допущено грубое нарушение трудовой дисциплины. После обеденного перерыва, завершившегося в 14:00, она не возвратилась на свое рабочее место и отсутствовала до конца рабочего дня (с 14:00 до 18:00). Оправдательных документов и удовлетворительных объяснений своего отсутствия Т.О. Валерьева в течение последующих двух дней не предоставила.
В связи с допущенным грубым нарушением трудовой дисциплины, предлагаю объявить Т.О. Валерьевой выговор с занесением в личную карточку.
Начальник отдела кадров (подпись) Р.В. Сухаревский
Докладная записка о невыполнении работником своих должностных обязанностей
Этот документ призван донести до руководства информацию о том, что работником ненадлежащим образом выполнены либо не выполнены совсем его профессиональные обязанности. В финале документа содержится просьба о дисциплинарном воздействии. Без такой докладной какие-либо санкции в отношении сотрудника могут быть признаны необоснованными.
Пример докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Скачать пример докладной о невыполнении должностных обязанностей .doc
Отдел метрологии
Генеральному директору
ООО «Росмашинстрой»
Радковскому К.Л.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 2
15.10.2016 г.
О невыполнении должностных обязанностей
Настоящим документом довожу до вашего сведения, что инженер отдела метрологии Антон Петрович Райсфейдер допустил нарушение графика поверок приборов учета электроэнергии (не проконтролировал выполнение утвержденного графика), что повлекло наложение на организацию штрафа государственным инспектором по контролю над приборами учета.
В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить А.П. Райсфейдеру выговор с занесением в личную карточку и не начислять ему премию по результатам работы за следующий месяц.
Главный метролог (подпись) П.К. Желтковский
Докладная записка о некорректном поведении сотрудника
Данная разновидность докладной записки информирует начальство о недопустимом поведении оскорбительного характера на рабочем месте. Предлагаемые меры воздействия должны быть направлены не только на требование наказать виновника, но и не допускать подобных ситуаций в дальнейшем.
Пример докладной записки о недопустимом поведении сотрудника
Скачать пример докладной о недопустимом поведении сотрудника .doc
Административно-хозяйственный отдел
Генеральному директору
ООО «Просперити»
Гиацинтовой А.В.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 3
25.08.2016 г.
О некорректном поведении сотрудника
Довожу до вашего сведения, что 24.08.2016 г. бригадиром озеленителей территории Зайковским В.И. было допущено некорректное поведение в адрес заместителя начальника административно-хозяйственного отдела Антонины Павловны Финогеновой. Зайковский В.И. допустил нетактичное замечание касательно внешнего вида А.П. Финогеновой, добавив оскорбление нецензурными выражениями. Следует отметить, что это не первое грубое высказывание Зайковского В.И. в адрес сотрудников отдела, что нарушает рабочую обстановку и провоцирует конфликтные ситуации.
Прошу привлечь Зайковского В.И. к дисциплинарной ответственности за некорректное поведение на рабочем месте.
Начальник административно-хозяйственного отдела (подпись) Неклюев М.Л.
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы– это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
«Докладная записка — документ адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами-и-предложениями-составителя»-[1].
«Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения»[2].
«Докладная записка — документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя»[3].
Все авторы дают аналогичное по смыслу определение докладной записки. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).=Внешние записки оформляют на бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Проанализируем копию внутренней Докладной записки Научной библиотеки от 17 ноября 2010 года № 10 «О необходимости возврата книг в библиотеку». Образец копии внутренней докладной записки представлен в Приложении №2.
Формуляр-образец внутренней докладной записки должен включать следующие реквизиты:
-
наименование организации (наименование структурного подразделения)
-
наименование вида документа
-
дата документа
-
регистрационный номер документа
-
адресат
-
резолюция
-
заголовок к тексту
-
текст документа
-
отметка о наличии приложения
-
подпись
-
отметка об исполнителе
-
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Макет внутренней докладной записки представлен в Приложении №1.
По виду документа анализируемая докладная записка оформлена на стандартном листе бумаги, формата А4 (210 х 297 мм), что является верным и соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления внутренних докладных записок бланки не используются.
По расположению реквизитов: в анализируемой докладной записке использовано угловое расположение реквизитов.
По отношению к автору документа анализируемая докладная записка оформлена не на бланке организации, что соответствует требованиям.
Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом:
Отсутствует реквизит 17- резолюция, поскольку резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.
Отсутствует реквизит 25 — отметка о наличии приложения — влияет на информационную полноту документа и на его управленческую функцию. В анализируемом документе отсутствие данного реквизита оправдано, так как в тексте документа нет отсыла на его наличие.
Отсутствует реквизит 27 — отметка об исполнителе. Данный реквизит отсутствует как на лицевой, так и оборотной стороне копии документа. Отсутствие этого реквизита не влияет на юридическую, информационную функцию документа, однако влияет на его управленческую функцию, так как затрудняет обращение заинтересованных должностных лиц к составителю документа лично. Наличие данного реквизита дисциплинирует составителя, требует от него более ответственного отношения к оформлению документа. В анализируемом документе он условно может быть оформлен так:
В.И Косарева
23-45-66
Отсутствует реквизит 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что документ не исполнен и еще действует. При условии исполнения данного документа реквизит должен включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром-образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет.
Оформление каждого реквизита:
Реквизит 08 — наименование организации, являющейся автором документа, — должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Анализируемая докладная записка является внутренней. Внутренняя докладная записка направляется руководителю структурного подразделения или учреждения. Анализируемый реквизит его включает: «Научная библиотека».
Реквизит 10 — наименование вида документа — в соответствии с рисунком Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003, где приведен образец бланка конкретного вида документа, верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервалов между буквами. Данный реквизит является обязательным для документации данного вида, выполняет поисковую функцию, позволяет идентифицировать документ; в анализируемой докладной записке в целом оформлен верно.
Реквизит 11 — дата документа — с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Дата документа заранее впечатана, такое оформление реквизита недопустимо, так как не позволяет подписывающему лицу оформить реквизит собственноручно. Дата должна быть оформлена от руки, одним почерком и ручкой с чернилами того же цвета, что и в подписи: это обеспечит его юридическую силу. В целом реквизит оформлен верно.
Реквизит 12 — регистрационный номер документа — включает обязательный элемент — порядковый номер — 10, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.
Анализируемый регистрационный номер оформлен не от руки, включает обязательный элемент — порядковый номер, следовательно, в целом оформлен верно, обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.
Реквизит 15 – адресат- с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней). Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения.
Реквизит18 — заголовок к тексту — соответствует лингвистическому требованию — грамматически верно сочетается с наименованием вида документа — со словом ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (реквизит 10), отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога О. Заголовок соответствует также содержательному и композиционному требованию: точно отражает содержание документа, так как включает однокоренные ключевые слова, имеющиеся в тексте документа (реквизит 20); состоит из предлога О, отглагольного имени существительного возврате, образованного от ключевого глагола вернуть из текста, и его распространителей книг в библиотеку.
Заголовок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 кратко отражает содержание текста: в соответствии с общепринятым оформлением занимает не более пяти строк, а именно одну.
Так как анализируемый документ оформлен на бланке формата А 4, то в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 оформление заголовка является обязательным.
Заголовок в анализируемом документе в целом оформлен верно, выполняет поисковую функцию, косвенно влияет на юридическую силу документа, так как отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ. Необходимость в редактировании заголовка может быть только в случае существенного редактирования текста документа (реквизит 20).
Реквизит20 — текст документа — оформлен в виде связного текста. Состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа. Во второй части докладной записки излагается просьба. Анализируемый текст верно изложен от первого лица множественного числа: на это указывают слова «извещаем», «просим».
С точки зрения соблюдения грамматических норм письма и графического оформления текст докладной записки составлен в основном грамотно: в нем нет орфографических ошибок, верно проставлены знаки препинания; текст выровнен по ширине.
Реквизит22- подпись включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись; расшифровку подписи. Внутренняя докладная записка подписывается руководителем структурного подразделения. В анализируемом документе реквизит оформлен верно.
С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствуют некоторые реквизиты, включенные в формуляр-образец, такие как резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Их отсутствие затрудняет и ослабляет идентификацию автора документа, влияет на информационную составляющую докладной записки.
Анализируемая докладная записка является факсимильной копией, так как анализируемая копия воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты, особенности их расположения; изготовлена на копировальной технике.
Формулярный анализ документа отражает целостное понимание места и роли документа в системе управления, базируется на основании основных признаков и функций документа, помогает практическому освоению требований к составлению и оформлению различных видов документов.
Формулярный анализ используется для отработки и проверки умения глубоко и обосновано понимать специфику составления и оформления конкретных видов документов.
Приведенный анализ информационно – справочного документа может быть использован при анализе лобового вида информационно – справочной документации.
Отредактированный документ представлен в Приложении №3.
Таким образом, правильно оформленная докладная записка помогает в управленческой деятельности участникам управления более оперативно и грамотно организовать внутренний информационный обмен.
Список источников и литературы
1. В.В. Галахов Делопроизводство: Образцы. Документы. Организация и технология работы- 2-е изд., перераб. и доп./В.В Галахов, И.К. Корнеев. — М.: ТК Велби, Изд-во-Проспект,-2008. – 456 с.
2. М.ИБасаков Справочник кадровика: документирование кадровой работы / М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2010.- 382 с.
3. В.С. Соколов Документационное обеспечение управления — Форум – ИНФРА-М, 2006. – 200 с.
4.-ГОСТ -Р 6.30-2003Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Приложение 1
|
Наименование структурного подразделения ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 №00 Заголовок к тексту начинается с предлога «О или Об» |
Наименование должности адресата с включением наименования организации И.О. Фамилия Резолюция |
Текст состоит из двух частей: в первой излагается проблема, затем приводятся просьбы и предложения. Не рекомендуется текст начинать со слов: «Довожу до Вашего сведения…» а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена…», «Во исполнение приказа…», «В соответствии с планом…» и т.п. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю… (необходимым, целесообразным и т.д.)» , «Предлагаю… «, «Прошу…» и т.п. Если сведения, излагаемые в записке, относятся к определенному отрезку времени, конкретной дате, то это время включается в заголовок.
Оформляют приложение, если оно есть.
Приложение: 1. Наименование приложения, на л, в экз.
2. Втрое и последующие положения оформляются
аналогично.
Наименование должности
лица подписавшего документ (подпись) И.О. Фамилия
Фамилия исполнителя
Номер его телефона
В дело № 00-00
Личная подпись исполнителя
Дата
Приложение 2
Приложение 3
|
Научная библиотека |
|
|
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА |
Заведующей кафедрой экономики ФГБОУ ВПО УГАВМ А.А. Вовчко |
|
17.11.2010 № 10 |
|
|
О необходимости возврата книг в библиотеку |
В связи с инвентаризацией фонда, извещаем вас о том, что сотрудница кафедры экономики Кривец М.В. имеет задолженность книг и журналов библиотеке в количестве 105 экземпляров. Задолженность некоторых из них с 2000 года. Преподаватель Кравец М.В. была неоднократно предупреждена о необходимости возврата книг.
Просим принять меры по возврату книг и журналов в библиотеку.
|
Заведующая отделом обслуживания |
личная подпись |
А.В. Живетина |
В.И Косарева
23-45-66
В дело № 00-00
Личная подпись исполнителя
Дата
На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку. Статья дает четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа уместно. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов.
Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.
Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:
- Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
- Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Докладная записка
Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.
Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.
В зависимости от адресата докладные записки могут быть:
- внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
- внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.
Внутренняя докладная записка
Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:
- наименование структурного подразделения;
- вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту;
- текст;
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности).
Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.
Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:
Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.
Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».
В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.
Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:
Пример 2
Внешняя докладная записка
Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.
Служебная записка
В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.
Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.
Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.
Пример оформления служебной записки:
Справка
Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.
В зависимости от целей составления справки могут быть:
- аналитические,
- отчетные или
- информационные.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.
Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.
Справки, в зависимости от адресата, могут быть:
- внешними и
- внутренними.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.
Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.
Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).
При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:
- полноты и достоверности фактов и сведений;
- правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
- точности датирования;
- соблюдения уровня подписания.
Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.
Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.
Пример оформления справки служебного характера:
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
-
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания,
-
во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения,
-
в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.
Виды докладных записок по содержанию:
-
инициативные;
-
информационные;
-
отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются на:
-
Внешние.
-
Внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
-
наименование организации;
-
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
-
дату;
-
место составления;
-
адресата;
-
заголовок к тексту;
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).
-
текст;
-
подпись руководителя;
-
фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например, в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
-
наименование структурного подразделения;
-
наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
-
дата;
-
заголовок к тексту;
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О прогуле Лазаренко О.О.»).
-
текст;
-
отметка о наличии приложения (если есть);
Отметка о приложении делается до оформления подписи. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
-
адресат;
-
подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание! Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
Образец внутренней докладной записки
Классному руководителю
10 «А» класса
И.И. Сидоровой
от Игнатьева Д.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
о прогуле, совершенном дежурным.
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2015, дежурный по школе Петрова Валентина отсутствовала на дежурстве в столовой на второй перемене. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В., предоставлено не было. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Петровой В. выговор.
Ответственный
за дежурство в столовой / / Игнатьев Д.
Использованный источник: http://www.profiz.ru/sr/6_2005/1547/