Правила оформления справок
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11
В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.
Когда нужно оформить именно справку?
Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки — описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:
- внутренней или
- внешней.
В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:
- структура текста и стиль изложения;
- подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера;
- обязательная регистрация.
Правильно оформляем реквизиты
Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.
Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица — после.
Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.
Генеральному директору
ООО "Светотехника"
Л.Д. Шевцову
или
ООО "Светотехника"
Генеральному директору
Л.Д. Шевцову
Пример 2. Адресатом является организация.
Государственная инспекция труда
в Республике Башкортостан
Пример 3. Адресатом является физическое лицо.
Великановой С.Ф.
ул. Солнечная, д. 75, кв. 56
г. Димитровград, 433500
Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:
Пример 4. Если адресат справки неизвестен.
Для предоставления
по месту требования
Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?»/»о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА». Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О техническом состоянии помещения», во втором — «О несчастных случаях на производстве» (см. отметку 3 в примере 7).
Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.
Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324…».
Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам…» или «Доводим до вашего сведения, что…». Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:
- «Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены» и
- «По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены».
То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И.И. в том, что…».
Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».
Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.
Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на
5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:
Пример 5. Отметка о наличии приложений
Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.
в 1 экз.
2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.
Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.
Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).
Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.
Ставить ли печать на справку?
Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.
Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.
Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.
Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.
Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.
Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».
Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, «по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала». Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа <1>. Но помните: не все рассуждают логически — в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать «защиту от дурака».
<1> Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).
Образцы справок
Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок — внешние, т.е. выданы для предоставления в другие организации.
Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39…». Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма — тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта — см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.
Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Закрытое акционерное общество Генеральному директору ¦
¦ "Волжская строительная компания" ООО "Кировпроектмонтаж" ¦
¦ Т.М. Лобачеву ¦
¦ ул. Гагарина, д. 453, ¦
¦ г. Волгоград, 124578 ¦
¦ Тел./факс: +7 (123) 987-65-43, ¦
¦ http://www.vsk.com ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ¦
¦ ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ 15.11.2013 554 ¦
¦ ---------- N ---------------------- ¦
¦ ¦
¦ 12-67/42-и 14.11.2013 ¦
¦ На N ------------ от ---------------- ¦
¦ /¦ --¬ /¦ ¦
¦ L----+1+------ ¦
¦ L-- ¦
¦ ¦
¦ О приостановлении работ на объекте ¦
¦ ¦
¦ По данным метеорологической станции "Весна", расположенной на ¦
¦ территории поселка городского типа Березовый Кировского района ¦
¦ Волгоградской области, 13.11.2013 с 15 часов 08 минут до 15 часов ¦
¦ 45 минут на территории м. р. Кировский местами наблюдалась гроза с ¦
¦ усилением ветра до 20 - 22 м/с. ¦
¦ В связи с неблагоприятными погодными условиями 13.11.2013 ¦
¦ строительно-монтажные работы на объекте 1-67 "Торговый центр Кировский" ¦
¦ были приостановлены на 3 (три) часа. ¦
¦ ¦
¦ Приложение: копия информационного письма о метеоусловиях на 1 л. в ¦
¦ 1 экз. /¦ ¦
¦ --¬ ¦ ¦
¦ ¦2+-- ¦
¦ L-- ¦
¦ Генеральный директор Рамзесов Т.П. Рамзесов ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью Государственная инспекция ¦
¦ "Мебель-Гарант" труда в г. Москва ¦
¦ ¦
¦ ул. Севастопольская, д. 150, оф. 345, ¦
¦ Москва, 246654 ¦
¦ Тел. +7 (495) 467-89-89, ¦
¦ http://mebel-garant.ru ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ¦
¦ ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 01.11.2013 45 ¦
¦ -------------------- N ------------------ ¦
¦ ¦
¦ Москва ¦
¦ --¬ ¦
¦ О несчастных случаях на производстве <--+3¦ ¦
¦ --¬ L-- ¦
¦ ¦1¦ ¦
¦ LT- ¦
¦ ¦/ ¦
¦ На ваше письмо от 31.10.2013 N 432 сообщаем, что в 2012 г. на ¦
¦ производстве ООО "Мебель-Гарант" несчастных случаев, в том числе ¦
¦ групповых, тяжелых, со смертельным исходом, не происходило. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Сидоров Н.К. Сидоров ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.
Пример 8. Справка о совместительстве.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Бизнес-Аудит" ¦
¦ ¦
¦ ул. Победы, д. 65, оф. 232, г. Пермь, 534235 ¦
¦ Тел/факс: (456) 345-67-89, http://www.business-audit.ru ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 01.11.2013 N 81/к ¦
¦ ¦
¦ г. Пермь ¦
¦ ¦
¦ О работе по совместительству ¦
¦ ¦
¦ Тихонова Марина Владимировна с 8 января 2013 г. работает в ¦
¦ ООО "Бизнес-Аудит" бухгалтером на условиях совместительства на ¦
¦ основании приказа от 08.01.2013 N 14-лс (копия прилагается). ¦
¦ /¦ ¦
¦ -+¬ ¦
¦ ¦2¦ ¦
¦ L-- ¦
¦ Приложение: на 1 л. в 1 экз. ¦
¦ ¦
¦ Директор по персоналу Колычева Д.Л. Колычева ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ Закрытое акционерное общество Для предъявления ¦
¦ "Стройкомплект" по месту требования ¦
¦ ¦
¦ ул. Комсомольская, д. 4, ¦
¦ г. Ульяновск, 673255 ¦
¦ Тел./факс: +7 (562) 567-89-01, ¦
¦ http://www.stroykomplekt.ru ¦
¦ ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ¦
¦ ИНН 1234567890, КПП 123456789 ¦
¦ ¦
¦ СПРАВКА ¦
¦ ¦
¦ 02.12.2013 34-42/32 ¦
¦ ---------------- N ---------------- ¦
¦ ¦
¦ г. Ульяновск ¦
¦ ¦
¦ Макаров Роман Анатольевич является работником ЗАО "Стройкомплект" и ¦
¦ занимает должность "Начальник сметно-расчетного отдела" с 29 июня ¦
¦ 2006 г. по настоящее время. ¦
¦ Средний месячный заработок Макарова Романа Анатольевича составляет ¦
¦ 58 336 руб. 00 коп. (пятьдесят восемь тысяч триста тридцать шесть ¦
¦ рублей 00 коп.). ¦
¦ В соответствии с графиком отпусков ЗАО "Стройкомплект" Макарову ¦
¦ Роману Анатольевичу предоставляется часть ежегодного оплачиваемого ¦
¦ отпуска с сохранением должности с 09.12.2013 по 29.12.2013. ¦
¦ ----------------¬ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ Генеральный директор Печать ЗАО ¦ Соколов П.В. Соколов ¦
¦ ¦"Стройкомплект"¦ ¦
¦ Главный бухгалтер ¦ ¦ Мухина С.Ю. Мухина ¦
¦ L---------------- ¦
¦ ¦
¦ И.К. Комаров ¦
¦ +7 (562) 567-89-01, доб. 111 ¦
¦ I.Ivanov@stroykomplekt.ru ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Мы специально показали разные возможные варианты оформления:
- письмо и справку в примерах 6 и 7;
- продольный (в примере
и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа; - возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в примерах 6 и 8).
и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;Е.Кожанова
Специалист по ДОУ
и кадровому делопроизводству
Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.
Справка
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:
Фрагмент документа. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)
В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.
Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа1:
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:
- те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
- те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.
Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.
Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.
Внешние справки
Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:
- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
- бланк конкретного вида документа (кроме письма);
- бланк письма.
Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):
- Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;
- наименование организации (знак обслуживания)*;
- наименование вида документа (СПРАВКА)*;
- дата документа**;
- регистрационный номер документа**;
- место составления или издания документа*;
- заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- текст документа;
- подпись;
- оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).
Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.
В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.
Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.
Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.
Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».
Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).
Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.
В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».
Пример 1. Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5
Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).
При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:
Пример 2
Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.
Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.
Пример 3. Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).
При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).
Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.
Внутренние справки
При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):
- наименование структурного подразделения – автора документа;
- наименование вида документа (СПРАВКА);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).
Пример 4. Внутренняя справка
Копия документа
Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.
Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Фрагмент документа
Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477
«Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.
Пример 5
При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в ». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
Пример 6
Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».
Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.
Пример 7
Пример 8
Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).
Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.
Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.
Фрагмент документа
Правила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию (орган) по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31.08.2006 г. No 531
Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.
Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.
Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.
В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).
Выписка из документа
Выписка из документа – это копия части (частей) письменного документа.
В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).
Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.
Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:
Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.
Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.
Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа»4, требования к оформлению которого были рассмотрены выше.
Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа (см. Пример 9).
Пример 9. Выписка из приказа, предназначенная для использования внутри организации
Справка
— это документ, содержащий описание и
(или) подтверждение тех или иных фактов,
событий служебного или биографического
характера. Справка является документом
информационного характера, она содержит
констатацию каких-либо фактов, событий
без мнения автора о существе излагаемых
вопросов.
В
делопроизводстве различаются служебные
справки, отражающие вопросы основной
деятельности организации (о штатной
численности, о выполнении планов,
заданий, о задолженности по заработной
плате и т.п.), и справки, выдаваемые
частным лицам для представления в другие
учреждения, так называемые личные
справки (о заработной плате, о трудовом
стаже, о месте жительства, о месте работы
(учебы) и т.п.).
В
государственных архивах и архивах
организаций составляются также архивные
справки. Архивная справка — это официальный
документ архива, имеющий юридическую
силу и содержащий архивную информацию
о предмете запроса, с указанием поисковых
данных документов. Архивные справки
выделяются в отдельную категорию
документов, имеют свои особенности
составления и оформления.
Служебные
справки делятся на внешние, составляемые
обычно по указанию вышестоящего органа
(должностного лица) или запросу сторонней
организации, и внутренние.
Внешние
справки оформляются на общем бланке
организации.
Кроме
реквизитов бланка при составлении и
оформлении внешней справки используются
следующие реквизиты:
—
адресат;
—
заголовок к тексту;
—
текст;
—
отметка о наличии приложения (если оно
имеется);
—
отметка об исполнителе (при необходимости);
—
визы;
—
подпись;
—
дата;
—
регистрационный индекс.
При
необходимости служебная справка может
заверяться печатью.
Поскольку
внешняя справка является исходящим
документом, на ней должен быть указан
адресат, который оформляется в соответствии
с установленными требованиями. Как
правило, при оформлении внешних справок
используются следующие виды адресования:
—
руководителю вышестоящего органа;
—
организации в целом;
—
структурному подразделению организации;
—
конкретному должностному лицу организации
(не руководителю).
Внешние
справки подписываются руководителем
организации (его заместителем) или иным
уполномоченным лицом.
Пример
|
Директор |
Подпись |
С.Н.Литовченко |
Некоторые
справки подписываются двумя должностными
лицами, несущими ответственность за
достоверность указанных в документе
сведений. Справка о задолженности по
заработной плате может быть подписана
руководителем организации и главным
бухгалтером.
Пример
|
Директор |
Подпись |
С.Н.Литовченко |
|
Главный |
Подпись |
Г.Б.Ткацевич |
Пример
оформления внешней служебной справки
приведен в приложении 1 к данному
материалу.
Внутренние
справки не выходят за пределы организации
и классифицируются как внутренние
документы. Они оформляются на чистых
листах бумаги формата А4 или А5. Состав
реквизитов, используемых при составлении
внутренней справки, идентичен составу
реквизитов внешней справки, за исключением
реквизитов бланка.
Автор
— составитель внутренней справки
(структурное подразделение организации)
указывается в заголовочной части
документа в левом верхнем углу.
Наименование организации, как правило,
включается в наименование должности
руководителя организации, при оформлении
реквизита «адресат».
Пример
|
Управление СПРАВКА __________ г.Минск |
Директору по Министерства Республики Адамушко |
|
|
Заголовок |
||
|
Текст |
||
|
Приложение: |
||
|
Начальник |
Подпись |
П.А.Линник |
Так
как внутренняя справка составляется
не на бланке, наименование структурного
подразделения — автора документа
допускается указывать не в заголовочной
части справки, а в реквизите «подпись».
В этом случае внутренняя справка будет
иметь следующую структуру:
Пример
|
СПРАВКА __________ г.Минск |
Директору по Министерства Республики Адамушко |
|
|
Заголовок |
||
|
Текст |
||
|
Приложение: |
||
|
Начальник организационно-правовой и |
Подпись |
П.А.Линник |
К
служебным справкам (внешним и внутренним)
должен составляться заголовок (для
объемных справок с текстом, превышающим
15 строк). Заголовок формулируется с
помощью предлога «О» («Об») и отглагольного
существительного.
Пример
«О
выполнении мероприятий по сокращению
расходов бюджетных средств в 2008 году»;
«О
подготовке государственных архивных
учреждений к осенне-зимнему отопительному
сезону»;
«О
состоянии материально-технической базы
учреждений культуры».
В
тексте служебной справки вначале
излагаются факты, события, послужившие
причиной ее составления. Кроме того,
может даваться ссылка на соответствующий
документ (распорядительный — приказ,
распоряжение и др., письмо вышестоящего
органа, план работы и т.п.), в соответствии
с которым составляется справка.
В
справках, составляемых по итогам
проверок, дается общая информация о
проверяемом объекте, причины, цели
обследования. Далее в справке указываются
установленные факты, описываются события
по существу, нарушения, несоответствия
законам и другим нормативным актам либо
отмечаются положительные стороны
работы. Могут указываться фамилии
конкретных должностных лиц, структурные
подразделения — исполнители, точные
даты либо хронологические рамки.
Текст
служебной справки может оформляться в
виде связного текста или таблицы,
делиться на разделы, подразделы, иметь
пояснения и ссылки. Табличная форма
представления текста используется в
справках, как правило, при изложении
цифровых показателей.
Дата,
к которой относятся приводимые в справке
сведения, включается в заголовок к
тексту или помещается перед текстом,
при этом используются словосочетания:
«по состоянию на 01.01.2008» или «за период
с 01.01.2008 по 30.06.2008».
Внутренняя
справка подписывается ее непосредственным
составителем (например, начальником
отдела, управления и т.п.). В связи с этим
реквизит «Отметка об исполнителе» во
внутренних справках не оформляется.
В
справках, подготовленных комиссией
(например, по результатам проверки
выполнения плановых заданий
подведомственными организациями), в
подписи указываются не должности лиц,
составивших ее, а распределение
обязанностей в составе комиссии (фамилии
членов комиссии располагаются в
алфавитном порядке).
Пример
|
Председатель |
Подпись |
А.В.Надежин |
|
Члены |
Подписи |
Э.Н.Борисов |
|
В.П.Гусаров |
||
|
О.А.Денежкина |
||
|
С.Е.Докторов |
Личные
справки, выдаваемые частным лицам для
представления в другие организации,
относятся к категории внешних. Они
готовятся на общем бланке, при их
составлении используются в основном
те же реквизиты, что и при составлении
служебных справок. Особенностью личных
справок является то, что они в обязательном
порядке должны заверяться печатью
организации.
Текст
личных справок, как правило, не превышает
5-7 строк, поэтому заголовки к ним не
составляются.
Текст
личной справки начинается с указания
в именительном падеже фамилии, имени,
отчества лица, о котором сообщаются
сведения. Не следует употреблять в
тексте личной справки обороты типа:
«выдана настоящая», «действительно
работает» и т.п.
Для
оформления личной справки рекомендуется
использовать трафаретные бланки, на
которых нанесена постоянная информация,
а переменная информация впечатывается
при подготовке конкретного документа.
Пример
|
________________________________________________ (Ф.И.О.) ________________________ факультета |
Личные
справки нередко подписываются двумя
должностными лицами. В частности, справки
финансового характера (например, о
размере заработной платы) подписываются
руководителем и главным бухгалтером.
Справка о месте работы, трудовом стаже
может быть подписана руководителем
организации и начальником кадровой
службы.
Личные
справки могут высылаться заявителю по
почте или выдаваться на руки. Указание
организации, в которую представляется
справка, отражается в реквизите «адресат»,
заканчивать текст личной справки этой
информацией не рекомендуется.
Датой
справки является дата ее подписания.
Внешние
справки (служебные и личные) регистрируются
на тех же основаниях, что и другие
исходящие документы (например, письма).
Внутренние справки регистрируются в
журнале (картотеке) регистрации внутренних
документов. Если в организации создается
небольшое количество внутренних
документов, их допускается регистрировать
в журнале регистрации исходящих
документов.
При
оформлении личных справок необходимо
учитывать, что формы некоторых из них
утверждены в качестве типовых нормативными
правовыми актами Республики Беларусь.
В
частности, постановлением
Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2006 № 117
утверждены типовые формы справок:
—
о месте
работы, службы и занимаемой должности;
—
о периоде
работы, службы;
—
о выходе
на работу, службу до истечения отпуска
по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет
и прекращении выплаты пособия;
—
о
необеспеченности ребенка в текущем
году путевкой за счет средств
государственного социального страхования
в лагерь с круглосуточным пребыванием;
—
о
нахождении в отпуске по уходу за
ребенком до достижения им возраста 3
лет;
—
о размере
получаемой пенсии;
—
о
неполучении пенсии.
Постановлением
Минтруда и соцзащиты РБ от 19.11.2007 № 148
утверждена типовая форма
справки о заработке для исчисления
пенсии. Постановлением
этого же министерства от 27.10.2006 № 131
утверждена типовая форма
справки о размере заработной платы
(денежного довольствия).
Постановлением
Минюста РБ от 12.12.2006 № 81 утверждены
типовые формы справок об
удержании алиментов и о
размере выплачиваемых алиментов.
Типовые
формы устанавливают состав обязательных
реквизитов, применяемых при оформлении
справок (адресат, заголовок, подпись,
печать и др.), а также структуру текстов
указанных документов. Структура текстов
типовых форм справок представляет собой
соединение таблицы и связного текста
в виде трафарета.
В
связи с этим при оформлении таких
документов наиболее часто возникают
следующие вопросы: как правильно оформить
на основе типовой формы выдаваемую в
организации справку, каков порядок
расположения реквизитов, необходимо
ли переменную информацию набирать на
компьютере или заполнять от руки или с
помощью пишущей машинки и т.п.
При
ответе на подобные вопросы следует
помнить, что все указанные виды справок
относятся к категории личных, поэтому
к их оформлению предъявляются требования,
которые изложены выше.
При
оформлении конкретной справки в
организации на основе утвержденной
типовой формы необходимо руководствоваться
правилами к оформлению документов,
установленными СТБ
6.38-2004 и Примерной инструкцией
по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных
органах управления, учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики
Беларусь, утвержденной приказом
Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Согласно
этим правилам справка должна быть
оформлена на общем бланке организации
(в типовой форме обозначено словами
«Реквизиты бланка»), который включает
в себя в т.ч. такой реквизит, как «место
составления» (в типовой форме — «место
выдачи справки»). При этом слово «адресат»
не печатается, а сразу указывается
учреждение, его структурное подразделение,
должностное или физическое лицо, которому
адресуется документ (при необходимости
адресат может быть дополнен почтовым
адресом получателя). В подписи указывается
наименование должности лица, подписавшего
справку (в типовой форме обозначено
словом «(руководитель)»), расшифровка
подписи включает в себя инициалы и
фамилию этого лица.
При
оформлении справки на общем бланке
следует помнить, что в соответствии с
требованиями законодательства бланк
государственной организации должен
содержать изображение Государственного
герба Республики Беларусь и быть оформлен
на двух языках.
Текст
справки может быть набран на компьютере,
при этом последовательность расположения
его составных частей (так называемая
композиция) должна быть сохранена. В
случае если организация имеет угловой
штамп, справка может быть оформлена и
на чистом листе бумаги, на котором должна
быть напечатана и постоянная, и переменная
информация в соответствии с утвержденной
формой. Во втором случае также может
быть изготовлен трафаретный текст
справки, содержащий постоянную информацию
и место (в виде линий) для переменной
(аналогично формам, содержащимся в
приложениях к постановлению Минтруда).
В последнем случае переменную информацию
необходимо будет вписывать (впечатывать)
в отведенное место.
Примеры
оформления личных справок приведены в
приложениях 2 и 3.
14.03.2008
г.
Андрей
Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского
института
документоведения и архивного
дела, кандидат исторических наук
|
Приложение Пример по |
|
Государственный Республики |
|
Дэпартамент Мiнiстэрства Установа навукова-даследчы (БелНДIДАС) ДАВЕДКА 05.07.2006 г.Мiнск |
Департамент Министерства Республики Беларусь Учреждение научно-исследовательский документоведения дела» (БелНИИДАД) СПРАВКА г.Минск |
|
|
Об по |
Департамент делопроизводству Начальнику Тарасик |
|
По |
|
Директор |
Подпись |
С.Н.Литовченко |
|
Главный |
Подпись |
Г.Б.Ткацевич |
|
Приложение Пример |
|
Государственный Республики |
|
|||
|
ОБЩЕСТВО «ПУБЛИЦИСТ» (ООО СПРАВКА 15.01.2006 г.Минск |
Администрация |
|
По |
|
Директор |
Подпись |
В.Л.Перович |
|
Начальник |
Подпись |
В.И.Балыков |
|
М.П. |
|
Приложение Пример (на основе |
||
|
Государственный Республики |
||
|
Дэпартамент справаводству Мiнiстэрства Рэспублiкi Беларусь Установа навукова-даследчы i (БелНДIДАС) ДАВЕДКА 30.01.2008 г.Мiнск |
Департамент Министерства Республики Беларусь Учреждение научно-исследовательский и (БелНИИДАД) СПРАВКА г.Минск |
|
|
О |
Администрация |
|
|
должности |
района |
|
|
Новицкий Справка Срок |
||
|
Директор |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
|
М.П. |
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Какие справки выдаются работникам
Как оформить справку
Какие сведения должны содержаться в справке
Как учитывать выданные справки
КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?
Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.
Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.
Извлечение из Трудового кодекса РФ
Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.
Извлечение из Налогового кодекса РФ
Глава 23. Налог на доходы физических лиц
[…]
Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы
[…]
3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.
Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.
Реквизиты справок оформляются в соответствии со схемами расположения реквизитов документов, приведенными в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ
Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:
• наименование организации — автора документа;
• наименование вида документа («справка»);
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления документа;
• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
• адресат;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно имеется);
• подпись руководителя организации или его заместителя;
• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).
ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ
Справка с места работы
Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:
• место работы;
• должность или профессию (пример 1);
• стаж работы;
• размер заработной платы и т. д.
Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.
Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.
Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.
Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.
Справка для представления по месту требования
В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.
Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).
КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?
Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).
Выводы:
1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.
2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).
3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.
[1] Приложение № 1 к Приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 4, 2017.
| ВОПРОСЫ | ОТВЕТЫ |
| Перечень типовых управленческих архивных документов…, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 – это документ, который регламентирует | Сроки хранения документов |
| Тематический признак формирования документов в дела определяет | Содержание документа |
| Архивная выписка – это документ: | Дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа |
| Главное правило организации документооборота – это | оперативное прохождение документа по наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени |
| Структурный признак формирования документов в дела определяет | Принадлежность документа к структурным подразделениям организации |
| обязательные условия хранения электронных документов: | Проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы; Применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации; Организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью |
| Федеральному архивному агенству непосредственно подчинены | Государственные архивы федерального уровня |
| Предприятие должно утвердить номенклатуру дел на 2022 год: | До 31 декабря 2021 года |
| Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится: | РУКОВОДИТЕЛЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ (ЭКСП.КОМИССИЕЙ НЕ ВЕРНО) |
| Выберите наименование типа документа, который можно запросить в архиве, в соответствии с его описанием: | ВЫПИСКА(Документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.) КОПИЯ(Документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.) СПРАВКА (Документ, содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.) |
| Выберите верный вариант оформления заголовка к протоколу. В примере обозначен (1) | Заседания Правления |
| Создание архива на предприятии в соответствии с Федеральным законом 125-ФЗ – это: | ПРАВО работадателя |
| В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными Приказом Росархива № 24 от 02.03.2020, неформатные документы необходимо хранить: | в закрытых твердых папках или коробках |
| Архивный фонд – это | Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой |
| Структурный признак формирования документов в дела определяет: | Принадлежность документа к структурным подразделениям организации верно |
| Объем документооборота – это | количество документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени |
| Укажите отличительные реквизиты для бланка конкретного вида: | наименование вида документа |
| Выберите верный вариант оформления реквизита «наименование организации-автора документа»: | Общество с ограниченной ответственностью “Энерго” |
| Определите, для чего необходима электронная подпись: | для подтверждения подлинности электронного документа |
| При регистрации каких документов вместе с регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа? | служебные письма |
| Во время правления какого российского царя на штампе появился мальтийский крест (через год был отменен)? | Павел I |
| В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Адресат”, инициалы получателя документа указываются | после фамилии |
| В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Текст документа”, инициалы всех представленных лиц указываются | после фамилии |
| Регистрационный номер приказа об увольнении может содержать индекс: | К ЛС |
| Заполните таблицу 2: Укажите наличие возможностей по регистрации и вводу документов соответствующей каждой СЭД Если такая возможность есть выберите “есть”, если такая возможность отсутствует выберите “нет” | есть есть есть есть нет есть нет есть нет нет есть есть |
| Заполните таблицу 3: Укажите наличие возможностей по управлению потоками работ соответствующей каждой СЭД Если такая возможность есть выберите “есть”, если такая возможность отсутствует выберите “нет” | “+ + + -“\ “+ + + +” \ “+ + + -“ |
| Заполните таблицу 4: Укажите наличие возможностей по поиску и анализу информации соответствующей каждой СЭД Если такая возможность есть выберите “есть”, если такая возможность отсутствует выберите “нет” | “+ + + +”\ “- + + +”\ ” + + + + “ |
| Заполните таблицу 5: Укажите наличие возможностей по информационной безопасности соответствующей каждой СЭД Если такая возможность есть выберите “есть”, если такая возможность может быть настроена выберите “опционально”, если такая возможность отсутствует выберите “нет” | Назначение прав пользователям и группам пользователей – все есть ?опционально?? |
| Укажите форму представления электронных документов: | все перечисленное |
| Заголовки дел формируются: | В соответствии с заголовками, закрепленными в Номенклатуре дел организации на текущий год |
| Номенклатура дел бывает: | Все ответы верны |
| Подшитый в дело отчет может сохранять собственную нумерацию, если | Эта нумерация соответствует порядковому расположению листов в деле |
| Документы передаются в архив 15 декабря 2020 года. Сроки хранения документов в описи дел указываются | По Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ, утвержденным Приказом Росархива № 24 от 02.03.2020 |
| Отметьте данные, которые могут быть зафиксированы на обложке дела | Начато 15 июля 2020, Протоколы заседания совета директоров II полугодия 2020, Дело № 14-03, на 154 листах |
| Отметьте требования,которые необходимо соблюдать при формировании документов в дела | Cоздавать отдельные дела для документов постоянного и временного хранения ; Помещать в одно дело один экземпляр документа, по возможности, подлинник,; Помещать в одно дело документы образовательных учреждений за один учебный год |
| Готовые описи дел документов долговременного хранения утверждаются | Руководителем предприятия |
| Заголовки дел формируются | В соответствии с заголовками, закрепленными в Номенклатуре дел организации на текущий год |
| Какой термин применим в конфиденциальном документообороте вместо термина «регистрация» | учет |
| резолюция может быть наложена на: | входящий; внутренний |
| при передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое документы | не подлежат повторной регистрации |
| Порядок выдачи архивных документов должен быть определен: | В Положении об архиве организации |
| Какой документ оформляется работником для установления причин “возникновения ущерба”? | Объяснительная записка верно |
| Требования к условиям хранения электронных документов регламентированы | Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утверждены Приказом Росархива № 24 от 02.03.2020 |
| Финальный этап формирования дела: | Составление описи дел верно |
| При нумерации листов в деле используют | Простой графитный карандаш |
| Отметьте требования,справедливые для нумерации листов в деле: | Арабскими цифрами, В правом верхнем углу, Валовым порядком |
| Экспертная комиссия принимает решение, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов | Экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа |
| Дайте правильное определение: делопроизводство – это деятельность обеспечивающая: | документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов |
| При определении объема документооборота следует учитывать: | все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени |
| В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Подпись”, в расшифровке личной подписи, инициалы указываются | перед фамилией |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов: | документ вступил в силу |
| Определите типичную ошибку в тексте:”Проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи” | плеоназм |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Полученный Вами договор в двух экземплярах необходимо подписать, заверить печатью и один экземпляр адресовать на наш адрес” | тавтология |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов: | имеет значение |
| Определить стиль текстов документов: | официально-деловой |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Участие в проведении выставки позволит оценить ее ценность и собрать средства для развития программы помощи” | тавтология |
| Распределите документы на 2 группы 1 группа – документы, оформляемые в организации при приеме нового сотрудника на работу; 2 группа – документы, оформляемые при создании нового структурного подразделения в организации. | Трудовой договор 1, Анкета 1, Приказ об изменении организационной структуры 2, Личное дело 1, Штатное расписание 2, Заявление 1 |
| Укажите правильное определение системы электронного документооборота | Система электронного документооборота — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. |
| Расставьте в хронологическом порядке этапы процедуры уничтожения документов | 1. проверка срока хранения документов; 2. проведение экспертизы ценности документов; 3. составление акта на уничтожение документов; 4. уничтожение дел и оформление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
| Выделите должностные обязанности архивариуса: | Систематизация и размещение дел Подготовка актов на уничтожение документов Участие в экспертизе ценности архивных документов Выдача архивных копий |
| Хронологический признак формирования документов в дела отражает | Период или дату, к которым относятся дела |
| Каким нормативным документом регламентируется заключение договоров между организациями? | Гражданский кодекс РФ |
| Дайте правильное определение: документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до: | завершения исполнения или отправки |
| В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Адресат”, инициалы получателя документа указываются … | после фамилии |
| В соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Текст документа”, инициалы всех представленных лиц указываются | после фамилии |
| Определите, для чего необходима электронная подпись: | для подтверждения подлинности электронного документа |
| Сколько реквизитов содержит формуляр-образец? | 30 |
| Распределите выражения на 2 группы: 1 группа – Тавтологии; 2 группа – Плеоназмы | Объединенный союз-плеоназм, соединить воедино- тавтология, памятный сувенир – плеоназм, опытный эксперт – плеоназм, свободная вакансия – плеоназм, польза от использования – тавтология. |
| Назовите юридический древнейший памятник деловой письменности | Русская правда |
| Какого российского царя сопровождал Сперанский М.М.в поездке в г.Эрфурт? | Алексндр 1 |
| Во время правления какого российского царя Сперанский М.М. работал над созданием “Свода Законов Российской империи”? | Николай 1 |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Полученный Вами договор в двух экземплярах необходимо подписать, скрепить печатью и один экземпляр прислать нам по адресу” | архаизм |
| Определите, для чего необходима электронная подпись: | для подтверждения подлинности электронного документа |
| Указать правильный вариант согласования вида документа с предлогом: | согласно договору |
| Текст заключения состоит из | 2 |
| С какой целью на служебном письме воспроизводится реквизит “Отметка об исполнителе”? | для оперативной связи с исполнителем |
| Укажите правильный вариант воспроизведения даты на документе: | 09.06.2018 |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Проведение выставки планируется в июне с.г. для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи” | архаизм |
| Распределите выражения на 2 группы 1 группа – Тавтологии; 2 группа – Плеоназмы. | Объединенный союз, Памятный сувенир, Опытный эксперт, Свободная вакансия- 2 группа, Плеоназм; Соединить воедино, Польза от использования – 1 группа, Тавтология |
| Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа: | гриф утверждения, адресат,отметка об исполнителе документа |
| Приказы по организационным вопросам издаются: | в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.) |
| На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? | На копии, помещаемой в дело организации |
| Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? | Письменное обязательство |
| Когда трудовой договор вступает в силу? | Со дня подписания трудового договора работником и работодателем, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя |
| Как исчисляется продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска? | в календарных днях |
| Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? | Письменное обязательство |
| Отметьте реквизиты, которые гражданин обязан оформить на своем обращении в государственный орган: | Адресат, подпись, дата, текст |
| Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? | Письменное обязательство |
| Кому принадлежит первое использование термина “канцелярит”? | Чуковский К.И. |
| Определите время возникновения официально-делового стиля. | XVIII |
| Указать архаичную формулировку текста: | коим образом |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Прейскурант цен на организацию выставки находится у нашего представителя” | плеоназм |
| Указать архаичную формулировку : | Настоящим сообщаем, что… |
| Распределите статьи по разделам Инструкции по делопроизводству: | Порядок использования… — Правила составления… ; Основные инстанции… — Документооборот; Ответственность за… — Осн. пол.; Порядок учёта — Документооборот |
| Заполните таблицу 5: Укажите наличие возможностей по информационной безопасности соответствующей каждой СЭД | “++++” “- о – о” |
| В целях удобства работы с архивными документами: | не 1, не 4 |
| В соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 документом кратковременного хранения является: | Видео и фонодокументы |
| Срок хранения документов исчисляется как долговременный, если превышает: | 10 |
| Заголовки дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел не должны располагаться в: | Алф, Хрон, В люб |
| Порядок систематизации заголовков дел отражен в: | Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. верно |
| Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? | Письменное обязательство |
| Когда трудовой договор вступает в силу? | Со дня подписания трудового договора работником и работодателем, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя. верно |
| Какие показатели входят в формулу расчета объема документооборота? | 1)Количество зарегистрированных документов 2)Количество зарегистрированных копий документов |
| Заполните таблицу 5: Укажите наличие возможностей по информационной безопасности соответствующей каждой СЭД Если такая возможность есть выберите “есть”, если такая возможность может быть настроена выберите “опционально”, если такая возможность отсутствует выберите “нет” | “+ + + +” “- о – о” |
| Отметьте утверждения, справедливые для должностного лица, ответственного за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения: | В должносной инструкции этого лица зафиксирована работа с конфиденциальными свединями; Это лицо назначается приказом руководителя организации |
| Задание 1. Укажите место оформления Грифа ограничения доступа к документу, щелкнув левой кнопкой мыши по этому месту: | Правый верхий угол первого листа |
| Отметьте источники уязвимости конфиденциальной информации: | Внешние носители инфрмации; Наводнение; Уволенный сотрудник |
| Нормативным документом является | Типовая номенклатура дел |
| Дело – это: | Совокупность однотипных документов, собранных воедино |
| Документ отправлен в архив 25 июля 2020 года. Срок архивного хранения составляет 5 лет. Когда истекает срок его архивного хранения? | 31 декабря 2025 года |
| Структурный признак формирования документов в дела определяет: | Принадлежность документа к структурным подразделениям организации |
| Описи дел направляются на рассмотрение экспертно-проверочную комиссию в сумме не менее чем в: | 4-х экземплярах |
| Могут ли быть допущены к конфиденциальным документам лица, не работающие в данной организации? | Могут |
| Нормативным документом является | Типовая номенклатура дел |
| Какой документ оформляет работник при добровольном возмещении ущерба? | письменное объязательство |
| Отметьте утверждения, справедливые для дела, состоящего из 400 листов: | Разбивается на два тома, Подшивается в твердую обложку в четыре прокола, Удаляются металлические скрепки |
| Поглощенные документы – это | Документы, которые послужили базой создания сводных документов |
| Отметьте утверждения, справедливые для дела, состоящего из 400 листов | Разбивается на два тома; Подшивается в твердую обложку в четыре прокола; Удаляются металлические скрепки |
| Какая типичная ошибка допущена в тексте: “Оплата участия в выставке производится по безналу или наличкой” | профессиональный жаргон |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов | предоставить кредит |
| Определите типичную ошибку в тексте:”Проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи” | плеоназм |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов | внести предложение |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов | имеет значение |
| ВОПРОСЫ | ОТВЕТЫ |
| Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца письма? | Название вида документа |
| Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия? | Заместитель генерального директора Подпись И.П. Сизов верно |
| В каком блоке представлены стандартные языковые конструкции, выражающие просьбу, требование, пожелание? | 3 |
| Стандартами ИСО поле адреса предназначено для указания скольки адресатов? | одного или двух |
| В каком году организована Международная организация по стандартизации (ИСО)? | 1947 |
| Какие слова не могут быть заключительными в тексте письма: | С глубочайшим уважением… |
| Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки? | |
| Каково минимальное количество регистрационных журналов в организации? Введите ответ в виде числа. | 5 |
| Распределите документы на 2 группы | Трудовой договор-1 Анкета-1 Приказ об изменении организационной структуры-2 Личное дело-1 Штатное расписание-2 Заявление-1 |
| Регистрационный номер приказа об увольнении может содержать индекс: | К; ЛС |
| Какова цель создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) | Повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений. |
| Основными функциями подсистемы манипулирования документами являются: | электронное распространение документов; распечатка и тиражирование документов; ведение архивов и коллекций документов; ограничение прав доступа к документам |
| Укажите правильное определение системы электронного документооборота | Система электронного документооборота — это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. верно |
| Плотность документопотока определяется количеством документов,: | проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени |
| Каков минимальный срок заключения срочного трудового договора? | Не ограничен |
| Основные процедуры управления электронными документами можно объединить в три группы процедур. Выберите их из представленных ниже: | создание документов, хранение документов, манипулирование документами |
| Выберите разделы, которые обычно не входят в Инструкцию по делопроизводству: | Организация работы с нормативно-правовой базой, Требования к эксплуатационным характеристикам аппаратного обеспечения работы с документами |
| В сводке зафиксировано, что в течение первого полугодия было зарегистрировано – 1000 входящих документов, из них 235 зарегистрированных копий; – 900 исходящих документов, из них 411 зарегистрированных копий; – 1200 внутренних документов, из них 780 зарегистрированных копий; а в течение второго полугодия было зарегистрировано: – 1300 входящих документов, из них 354 зарегистрированных копий; – 700 исходящих документов, из них 339 зарегистрированных копий; – 1100 внутренних документов, из них 508 зарегистрированных копий. Чему равен объем документооборота в организации? | 6200 |
| Выберите реквизит, дата у которого хронологически самая поздняя из всех дат, входящих в реквизиты внутреннего документа? | Отметка о направлении документа в дело |
| Заполните таблицу 1: необходимо выбрать характеристику соответствующую системе электронного документооборота, указанную в наименовании столбца. | Directum, DocsVision, Дело, Евфрат Средства работы на мобильных устройствах – везде есть Есть ли демонстрационная версия программного продукта – везде есть |
| Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на | четыре протокола |
| Отметьте утверждения, справедливые для конфиденциального документа: | содержит конфиденциальную информацию; доступ к нему ограничен; может быть зафиксирован на электронном носителе |
| выберите правильное утверждение | Документооборот не является обязательной составляющей любой организации |
| Выделите документы, которые можно отнести к организационным мерам оптимизации документооборота | Методические указания по докуменационному обеспечению переговоров Новая редакция Инструкции по делопроизводству в организации Перечень документов, не подлежащих регистрации Канцелярией |
| Какой документ оформляется работником для установления причин “возникновения ущерба”? | Объяснительная записка |
| Действующим нормативно-правовым документом, регламентирующим архивное хранение в РФ не является: | Все перечисленные документы являются действующими |
| Сроки депозитарного хранения документов АФ РФ в организациях устанавливаются | В договорах, заключаемых организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела верно |
| В соответствии со ст. 22 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 28.12.2017 записей нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов необходимо хранить в Архивном фонде РФ до их передачи на постоянное хранение: | 75 лет |
| В соответствии с ФЗ-43 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» документы по личному составу, созданные после 2003 года надо хранить: | 50 лет |
| В соответствии со ст. 22 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 28.12.2017 одинаковый срок на хранение документов в Архивном фонде РФ до их передачи на постоянное хранение установлен для: | Проектной документации по капитальному строительству и технологической и конструкторской документации. |
| В соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Росархива №236 от 20.12.2019, документом постоянного хранения является: | Учередительный договор |
| Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности могут: | Все ответы верны |
| Личная карточка сотрудника, который начал свою трудовую деятельность в феврале 2007 года, должна храниться как минимум до 31 декабря | 2057 |
| Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота? | возможность обработки документов, содержащих государственную тайну с грифом «совершенно секретно» |
| В организации возникла производственная необходимость ознакомить нового сотрудника с информацией, которая содержится в конфиденциальном документе. Задайте порядок действий сотрудника для получения доступа к этому документу: | 1-Подписать обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений.2-Ознакомиться с приказом, утверждающим схему должностного доступа к конфиденциальным документам в организации. 3-Ознакомиться с Перечнем сведений, содержащих конфиденциальную информацию, утвержденным в организации. 4-Ознакомиться со Списком конфиденциальных документов, утвержденным в организации. 5-Пройти инструктаж о работе к конфиденциальными документами |
| Предприятие должно утвердить номенклатуру дел на следующий год: | До 31 декабря |
| Процесс формирования дел состоит из: | 4 этапов |
| Обязательным условием архивного хранения электронных документов является: | Наличие не менее 2-х копий электронного документа на разных носителях |
| В случае, когда дело состоит из нескольких частей, то общий заголовок дела: | В обязательном порядке выносится на обложку каждой части |
| Профильных специалистов включают в состав экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности следующих документов: | Научно-технических |
| Экспертиза ценности документов проводится: | Экспертной комиссией |
| Описи дел направляются на рассмотрение экспертно-проверочную комиссию не менее чем в: | 4-х экземплярах |
| Контроль доступа к электронным документам подразумевает: | 1) идентификацию…; 2)включение пользлвателей…; 3) протоколирование |
| Создание архива на предприятии – это: | право работодателя |
| в целях удобства работы с архивными документами: | ? |
| архивариус – это: | все ответы верны |
| Коммерческая организация должна согласовывать номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией архивного органа: | Если коммерческая организация заключила с государственным архивом договор об оказании услуг |
| основанием для формирования документов в дела является: | Выписка из номенклатуры дел |
| Назовите документ технического регулирования: | технический регламент |
| Какой документ оформляется на первых бланках в Российском государстве? | Письмо |
| Определить вид документа, который оформляется на бланке письма: | Служебное письмо |
| Определить порядок проставления реквизита «Гриф согласования документа»: | до подписания документа |
| Определите место воспроизведения резолюций на документе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016: | верхний правый угол документа |
| Определить реквизит, выполняющий функцию удостоверения документа: | подпись |
| В реквизите «Подпись» инициалы ставят: | перед фамилией |
| Документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу называется | сводка |
| Какой документ содержит предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения | представление |
| Текст какого документа излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания | телеграмма |
| На Ваш взгляд, все ли пункты в распорядительной части составлены? Или нужно составить еще один (под номером 4)? | не все, нужно составить еще один пункт о контроле |
| Распорядительные документы оформляют на бланках формата | А4 |
| В условиях единоличного принятия решений издаются | приказы, распоряжения, указания |
| Обязательными реквизитами акта являются: | название организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи |
| Текст грамотно составленного делового письма состоит из следующих частей | |
| Использование официально-делового стиля общения в деловой переписке предполагает: | стандартизация изложения, точность и однозначность формулировок, нейтральный тон |
| Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия? | Заместитель генерального директора – Подпись – И.П. Сизов |
| В каком году организована Международная организация по стандартизации (ИСО)? | 1947 |
| По стандартам ИСО, если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят слово: | Mr. |
| Стандартами ИСО поле адреса предназначено для указания скольки адресатов? | одного или двух |
| Когда вступил в силу новый ГОСТ по бланкам и реквизитам управленческих документов? | С 01 июля 2018 г. |
| В состав какого реквизита включены такие данные, как ОГРН, ИНН/КПП | Справочные данные об организации |
| В соотвествии с Новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Подпись”, в расшифровке личной подписи, инфоповод указываются … | Перед фамилией |
| В соотвествии с Новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Текст документа”, инициалы всех представленных лиц указываются … | После фамилии |
| В соотвествии с Новым ГОСТ Р 7.0.97-2016 в реквизите “Адресат”, инициалы получается документа указываются … | После фамилии |
| Текст грамотно составленного делового письма состоит из следующих частей | вводной и основной |
| На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? | на копии, помещаемой в дело организации |
| В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме, оформленном на бланке ЗАО “Ветер”: | Генеральный директор подпись И.О. Сидоров |
| Какие слова не могут быть заключительными в тексте письма: | С глубочайшим уважением… |
| Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки? | письмо-предложение, договорное письмо |
| Что должен предпринять работодатель, перед подписанием работником трудового договора? | Ознакомить работника под личную подпись с правилами внутреннего трудового распорядка и др. локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью верно |
| В какие сроки издается приказ (распоряжение) о взыскании с виновного работника суммы причиненного ущерба? | В течении 1 месяца |
| Какой документ оформляется в случае отказа или уклонения работника от признания факта “возникновения ущерба”? | Акт |
| Какой документ является правовой основой материальной ответственности работника перед работодателем? | Трудовой договор |
| Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ? | Нет |
| Этапы подготовки электронных документов к архивному хранению регламентированы: | Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерством Культуры России № 526 от 31.03.2015. |
| Процесс формирования дел состоит из: | 4 этапов |
| Порядок систематизации заголовков дел отражен в | Либо Основных правилах работы архивов организаций …, либо Законе «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016 |
| Если в течение периода, охватываемого документами дела, произошло изменение наименования организации, то | Дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее заключается в скобки |
| Применение признаков систематизации документов в дела (единицы хранения) позволяет: | Обеспечить сохранность документации; Оперативно найти документ прошлых лет |
| Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится: | Экспертной комиссией предприятия |
| Экспертиза ценности документов проводится | Экспертной комиссией |
| Могут ли быть допущены к конфиденциальным документам лица, не работающие в данной организации? | Могут |
| Допускается ли, чтобы один сотрудник получил конфиденциальный документ на руки для работы, а другой сотрудник возвратил этот документ? | Не допускается |
| Результаты экспертизы документов должны быть отражены в | Протоколе экспертной комиссии |
| В целях реализации возложенных функций экспертная комиссия имеет право запрашивать от руководителей структурных подразделений | Все ответы верны |
| Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится: | Руководителем предприятия |
| Описи дел направляются на рассмотрение экспертно-проверочную комиссию не менее чем в | 4-х экземплярах |
| Экспертная комиссия не реализует функцию | Организации доступа к архивным документам и выдачи архивных справок верно |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов: | объявляется благодарность |
| Какой документ является основанием для внесения записей в трудовую книжку? | приказ (распоряжение) данной организации |
| Определить наименование службы делопроизводства для министерств: | секретариат |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов: | предоставить кредит |
| Документы по личному составу – это: | Архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем верно |
| Сохранность документов в архиве обеспечивается | Созданием оптимальных условий хранения документов |
| В соответствии со ст. 22 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004 с изменениями на 23.05.2016 записей нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов необходимо хранить в Архивном фонде РФ до их передачи на постоянное хранение: | 75 лет |
| Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, хранятся временно в: | Государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов |
| ВОПРОСЫ | ОТВЕТЫ |
| В какие сроки оформляется дубликат трудовой книжки? | в течение 15 дней |
| При оформлении в виде отдельного письменного соглашения до начала работы. | Со дня подписания трудового договора работником и работодателем, либо со дня фактического допущения к работе по поручению работодателя или его представителя. |
| Устанавливается ли испытание для работника без письменного подтверждения в трудовом договоре? | При оформлении в виде отдельного письменного соглашения до начала работы. |
| В какие сроки работодатель обязан оформить трудовой договор при фактическом начале работы работника? | Не позднее 3 дней со дня фактического начала работы. |
| В какой форме работодатель обязан предупредить работника об изменении условий трудового договора? | в письменной форме (дать уведомление) |
| Для расчета численности делопроизводственного персонала в организации: | Количество зарегестрированных документов, количество зарегестрированных копий документов |
| Совокупность документов одного вида или назначения, проходящие обработку по единому пути, называется: | Документопоток |
| Определить срок хранения для документов временного хранения: | 5 лет |
| Определить виды документов, относящихся к организационно-правовой документации: | Устав |
| Определить общую функцию официальных документов: | коммуникативная |
| Назовите основной ФЗ информационного законодательства РФ | ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»от 27 июля 2006 г. № 149-Ф3 |
| Назовите документ национальной системы стандартизации | технические условия |
| Назовите вид бланка организации: | общий |
| Укажите отличительный реквизит для бланка письма: | справочные данные об организации |
| Дайте правильное определение бланка организации– | это лист бумаги/ электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующие автора официального документа |
| Определить способ расположения реквизитов на бланке: | продольное |
| Определите размер левого поля бланка по ГОСТ Р: | не менее 20 мм |
| Назовите вид бланка организации: | конкретного вида |
| Назовите способ расположения реквизитов бланка: | угловое |
| В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации на документе: | если документ содержит полное наименование организации |
| В каком месте документа проставляется реквизит «Резолюция» в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. схему формуляра-образца)? | в верхнем правом углу первого листа документа |
| В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»? | в верхнем правом углу первого листа документа верно |
| Определить порядок проставления реквизита «Гриф утверждения документа»: | после подписания документа |
| Какой государственный стандарт РФ определяет требования по оформлению документов ОРД? | ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
| Какой реквизит выполняет функцию удостоверения документа: | гриф утверждения документа |
| Указать архаичную формулировку текста: | коим образом |
| Указать архаичную формулировку текста: | на основании вышеозначенного |
| Указать сочетание слов, которое является плеоназмом: | главная суть |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Прейскурант цен на организацию выставки находится у нашего представителя” | плеоназм |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Возможность использования выставки с точки зрения пользователя имеет большое значение для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи” | тавтология |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов: | выполняет функцию |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Для участия в проведении выставки необходимо представить квитанцию об уплате организационного взноса” | пароним |
| Из скольких частей состоит текст распорядительного документа? | из двух – констатирующей и распорядительной |
| Кто наделен правом издавать приказы? | руководитель организации |
| Указание – это | правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации. |
| Ключевым словом приказа является: | приказываю |
| Могут ли распорядительные документы содержать приложения (схемы, графики, инструкции, другие документы)? | могут |
| Кем подписываются документы, составляемые комиссией? | председателем и членами комиссии |
| Докладная записка – это | это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. верно |
| Лицо, имеющее замечания по содержанию акта: | подписывает акт с указанием о своем несогласии |
| Если заседание длилось несколько дней, то в качетсве даты протокола указывают? | через тире дату первого и последнего дней заседания |
| Кто подписывает объяснительную записку? | составитель |
| Может ли факсограмма считаться отдельным видом документа? | не может |
| Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа? | три |
| Дайте определение служебного письма: | обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста |
| Очень часто одно и то же письмо направляют нескольким адресатам. Сколько адресатов можно указать в письме? | не более четырех |
| На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? | На копии, помещаемой в дело организации |
| Чем отличается оформление письма формата А4 от А5? Тем, что письмо на формате А4 | имеет заголовок |
| В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма? | Приложение: Договор о сотрудничестве на 4 л. в 1 экз. |
| При адресовании письма должностному лицу инициалы этого должностного лица в реквизите “Адресат” указывают до или после фамилии? | после фамилии |
| Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите | информационное письмо |
| Какие выражения не рекомендуется употреблять в текстах служебных писем: | с глубоким почтением… |
| Гарантийное письмо – это: | документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.) |
| Стандарт оформления международного делового письма регламентируется | ИСО |
| Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите | письмо-подтверждение |
| Руководитель организации и главный бухгалтер подписывают | гарантийное письмо |
| Что следует предпринять, если в трудовом договоре нет каких-либо обязательных условий? | Недостающие обязательные условия включить в дополнительное соглашение к трудовому договору |
| В какой форме работодатель обязан предупредить работника об изменении условий трудового договора? | в письменной форме (дать уведомление) |
| Когда у работника наступает право на отпуск за первый год работы? | после 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации |
| Какой документ является | в двух экземплярах |
| Каков максимальный срок заключения срочного трудового договора? | 5 лет |
| Каким документом окончательно оформляется прием нового сотрудника на работу? | приказом данной организации |
| Как учитываются нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска? | в число календарных дней отпуска не включаются |
| Чему равен объем документооборота в организации, если в течение года было зарегистрировано: | 5900 |
| Какова основная цель описания структуры документопотока: | Классификация и индексация документов |
| Каков объем документооборота, начиная с которого, в организации рекомендуется оформить службу ДОУ? Ответ дайте в тысячах документов в год: | 10 |
| Чем ограничено право граждан на обращение в любую государственную и негосударственную организацию? | дееспособностью гражданина |
| Каким термином определяется основной принцип регистрации документов? | однократность |
| Почему приказам по личному составу при регистрации присваивают дополнительные индексы? | Они имеют различные сроки хранения |
| Отметьте реквизиты, которые могут быть оформлены на входящем документе в процессе его обработки от момента поступления в организацию до направлеия в архив:? | Отметьте реквизиты, которые могут быть оформлены на входящем документе в процессе его обработки от момента поступления в организацию до направлеия в архив:? |
| Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, называется: | Контроль исполнения документов |
| Регистрация документа включает в себя: | Внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;Присвоение документу регистрационного номера |
| Выберите возможные виды контроля за сроками исполнения документов: | Предупредительный; Текущий |
| В какой момент входящий документ начинает существовать с юридической точки зрения? | С момента поступления в организацию |
| Расставьте в хронологическом порядке этапы обработки исходящего документа | Согласование, подписание, утверждение |
| Для какого типа документа справедливо утверждение «Второй экземпляр документа подшивается в дело»? | Исходящий |
| Отметьте этапы обработки исходящих документов, которые совпадают с этапами обработки внутренних документов: | Подписание документа, Регистрация, Согласование документа, Составление проекта документа |
| Отметьте информацию, которая может быть зафиксирована в регистрационном журнале после оформления резолюции руководителем: | Исполнители, Срок исполнения, Суть распоряжения |
| Плотность документопотока определяется количеством документов,: | организационным мерам |
| Распределите документы по типам документопотоков | Приказ из Министерства Выберите опцию – Внутренний |
| В сводке зафиксировано, что в течение первого полугодия было зарегистрировано – 1000 входящих документов, из них 235 зарегистрированных копий; – 900 исходящих документов, из них 411 зарегистрированных копий; – 1200 внутренних документов, из них 780 зарегистрированных копий; а в течение второго полугодия было зарегистрировано: – 1300 входящих документов, из них 354 зарегистрированных копий; – 700 исходящих документов, из них 339 зарегистрированных копий; – 1100 внутренних документов, из них 508 зарегистрированных копий. | Возвратные перемещения документов, Дублирование операций, Неравномерная загрузка исполнителей |
| Приказ из Министерства | Входящий |
| Протокол совешания начальников структурных подразделений органзации | внутренний |
| Штатное расписание на 2018 год | внутренний |
| Выберите должностное лицо, которое как правило осуществляет контроль за исполнениям документа каждого типа: | Контроль по существу выполнения поручения – руководитель организации Контроль за сроками исполнения документа – секретарь |
| Для какого типа документа справедливо утверждение «Второй экземпляр документа подшивается в дело» | исходящий |
| Какие реквизиты могут проставляться на документе в процессе обработки в виде штампа? | Отметка о контроле Отметка о поступлении документа |
| Дублетный документ – это: | Один из экземпляров копии документа |
| В какой период с момента поступления в государственный орган письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации? | в течение трех дней |
| Какова цель создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) | Повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений. верно |
| Выберите пункты, относящиеся к принципам электронного документооборота: | однократная рег, возможность паралл выполн, непрерывность движения |
| Неспособность информации самостоятельно противостоять воздействиям, которые нарушают ее установленный статус – это | Уязвимость |
| Какой из указанных документов не относится общей нормативно-правовой базе электронного документооборота: | Устав организации |
| Указать архаичную формулировку текста: | на основании вышеозначенного |
| Способы уничтожения документов регламентированы: | Законом не регламентированы |
| Когда, в соответствии с ТК РФ, сокращается на один час продолжительность рабочего времени для всех работников? | перед празд днем |
| Что является основанием заключения срочного трудового договора? | Соглашение сторон трудового договора без учета характера предстоящей роботы и условий ее выполнения. |
| На основании какого документа оформляется приказ о приеме на работу? | На основании заключенного трудового договора. |
| Когда допускается отзыв работника из отпуска? | только с письменного согласия работника |
| Как учитываются нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска? | в число календарных дней отпуска не включаются |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов: | внести предложение |
| Какова продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска? | 28 календарных дня |
| Какое условие необходимо соблюдать при привлечении сотрудников к работе в выходные или праздничные дни? | письменное согласие работника |
| Каков максимальный срок заключения срочного трудового договора? | 5 лет |
| Каким законодательным документом регулируются трудовые правоотношения работодателя и работника? | Трудовым кодексом РФ |
| Задание: Оформите оперограмму, отображающий процесс обработки Заявления* в соответствии с правилами эффективного документооборота. | Регистрация З, Первичное рассмотрение З, Оформление первичного заключения, Рассмотрение юр., Оформление юр., Рассмотрение закл., Принятие окончательно решения, Исполенение оконч. реш., Отправка в архив |
| Распределите документы по типам документопотоков: | Жалоба от жильцов на недостаточное теплоснабжение – входящий, Инструкция по делопроизводству в организации – внутренний, Коммерческое предложение от нового бизнес-партнера – входящий, Претензия поставщику на качество поставленной продукции – исходящий |
| Что определяет содержание документопотока? | Состав документов, входящих в документопоток; Состав информации, закрепленной в документах |
| Кто утверждает Инструкцию по делопроизводству федерального органа исполнительной власти? | Руководитель этого органа исполнительной власти |
| Чем ограничено право граждан на обращение в любую государственную и негосударственную организацию? | дееспособностью гражданина |
| Определите тип обращения граждан по его краткому описанию: | Просьба гражданина о содействии в реализации его прав и свобод – заявление; Просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав – жалоба; Рекомендация гражданина по совершенствованию законов – предложение |
| Какова основная цель описания структуры документопотока: | Классификация и индексация документов |
| Система доступа сотрудников к конфиденциальным документам должна быть: | Разрешительно-ограничительной |
| Где проставляется гриф ограничения доступа к документу? | В правом верхнем углу первого листа документа |
| Отметьте формы уязвимости информации: | Несанкционированное блокирование информации; Потеря носителя информации; Фальсификация информации |
| Какие нормативные документы определяют состав конфиденциальной информации? | ФЗ «О государственной тайне»; ФЗ «О коммерческой тайне»; ФЗ «О персональных данных» |
| Сотрудник собирается скачать конфиденциальный документ на флеш-накопитель, чтобы “поработать дома в спокойной обстановке” | Установить на все компьютеры организации программу контроля доступа любых внешних портативных накопителей; Издать приказ о наложении штрафа за несанкционированное тиражирование конфиденциального документа; Провести инструктаж об угрозах конфиденциальной информации; Издать инструкцию по работе с конфиденциальными документами |
| Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 – это документ, который регламентирует: | Сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях |
| Одним из принципов, который необходимо соблюдать при проведении экспертизы ценности документов: | Сохранность документа |
| Экспертиза ценности документов – это: | Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архива предприятия |
| Постоянное хранение архивных документов – это: | Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока |
| Архив – это: | Учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов |
| В соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 документом постоянного хранения является: | Учредительный договор |
| Верно ли оформлены фамилии в рубрике “Присутствовали”? В примере обозначены (2) | не верно |
| Справки, содержащие сведения финансового характера, подписывает | руководитель организации и главный бухгалтер |
| Кто подписывает объяснительную записку? | составитель |
| Номенклатура дел бывает: | Все ответы верны |
| Предприятие должно утвердить номенклатуру дел на следующий год: | До 31 декабря |
| Индекс дела представляет собой комбинацию: | Арабских цифр |
| Индекс дела заполняют при: | Составлении дела |
| Дела подлежат полистному просмотру в целях: | Выявления документов, подлежащих постоянному хранению |
| Если для организации нет типовых, ведомственных и примерных документов и Перечень не определяет сроки хранения нужных документов, то необходимо: | Обратиться в экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения |
| Для упорядочивания документов в дела формируют: | Номенклатуру дел |
| Задачей экспертной комиссии является: | ЕёВсе ответы верны |
| В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года хронологический признак формирования документов в дела определяет: | Период или дату, к которым относятся дела |
| Оформление обложки дела и проверка заголовков – это завершающий этап: | Формирования документов в дела |
| В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года географический признак формирования документов в дела определяет: | Название территорий, населенных пунктов и других географических объектов, с которыми связаны содержание документов, авторы, корреспонденты |
| При формировании дела после основного документа помещают: | Его приложения; При отсутствии приложений другие документы в хронологическом порядке, отражающие решение данного вопроса. |
| При формировании документов в дела переписку нельзя систематизировать с учетом: | Авторского признака |
| Архивариус – это: | Технический специалист |
| Должностную инструкцию архивариуса необходимо согласовать с: | Начальником юридического отдела организации |
| За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей архивариус несет: | Все ответы верны |
| Должностная инструкция архивариуса утверждается: | Руководителем предприятия, на котором работает архивариус |
| Архивариус имеет право: | Все ответы верны |
| Соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива – это: | Обязанность архивариуса |
| Порядок утверждения описей дел зависит от: | Того, является ли предприятие источником комплектования государственного архива; Того, является ли предприятие источником комплектования муниципального архива |
| Использование информации, хранящейся в архиве – это: | Все ответы верны |
| Архивная справка – это документ: | Содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена |
| Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на: | Общих основаниях |
| Должностная инструкция архивариуса состоит из: | четырех разделов |
| Решение, принятое экспертной комиссией вступает в силу после согласования с архивным органом, если: | Организация является источником комплектования государственного или муниципального архива |
| Определить специальную функцию официальных документов | секретариат |
| Указать срок действия права на использование товарного знака | 10 лет |
| Определить реквизит, выполняющий функцию удостоверения документа | подпись |
| Выберите верный вариант оформления реквизита «наименование организации-автора документа» | Общество с ограниченной ответственностью “Энерго” |
| Исключить неверный вариант реквизита «Дата документа» | 09.10.2018 |
| Документооборот состоит из следующих потоков: | все вышеперечисленные |
| Определить виды документов, относящихся к распорядительной документации: | Указание |
| Как называются документы, отправляемые в другие организации: | Исходящие |
| Государственное регулирование делопроизводства определянтся нормативно-методической базой на основе: | Федеральных законов РФ |
| Определить виды документов, относящихся к организационно-правовой документации: | Устав |
| Каким нормативным документом регулируется сфера применения авторского права, интеллектуальной собственности, товарного знака? | Гражданский кодекс РФ |
| Определить срок хранения для документов временного хранения: | 5 лет |
| Дайте правильное определение: реквизит документа — это | в начале XIX века |
| Дайте правильное определение: документооборот — движение документов в организации с момента их создания до: | завершения исполнения или отправки |
| Укажите отличительные реквизиты для бланка конкретного вида | наименование вида документа |
| Когда появились первые бланки в Российском государстве? | в начале XIX века |
| Определить обязательный реквизит для бланка письма: | наименование организации-автора документа |
| Определить документ, относящийся к внешней документации | служебное письмо |
| Определить общую функцию официальных документов | информационная |
| При определении объема документооборота следует учитывать | Какой документ является |
| Определить название документов, поступающих в организацию: | входящие |
| Каким ФЗ РФ гарантируются равные права на сохранение родного языка, «свобода выбора и использования языка общения» | ФЗ РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807-1 |
| Дайте правильное определение: документооборот — движение документов в организации с момента их создания до | завершения исполнения или отправки |
| Как определяется объем документооборота? | это все документы организации |
| На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»? | ответном |
| Чем отличается оформление письма формата А4 от А5? Тем, что письмо на формате А4 | имеет заголовок |
| Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: О предоставлении документов | заголовок |
| Из каких частей состоит текст письма? | вводной и основной |
| В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма? | Приложение: Договор о сотрудничестве на 4 л. в 1 экз. |
| Очень часто одно и то же письмо направляют нескольким адресатам. Сколько адресатов можно указать в письме? | не более четырех |
| Кто наделен правом издавать приказы? | руководитель организации |
| Гарантийное письмо – это: | документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.) |
| Заключение явлется весомым элементом какой части письма? | основной |
| В каком случае письма оформляют на бланке формата А5: | если текст не превышает семи строк |
| В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» в служебном письме, оформленном на бланке ЗАО “Ветер” | Генеральный директор подпись И.О. Сидоров |
| В каком блоке представлены выражения-клише, используемые в письмах-рекламациях, письмах-претензиях и языковые формулы заключительных фраз в письме-претензии? | 5 |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов | имеет значение |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”Прейскурант цен на организацию выставки находится у нашего представителя” | плеоназм |
| Верно ли оформлен первый пункт распорядительной части? Обозначен в примере (2) | не верно |
| Приказ оформляется: | на бланке приказа; на общем банке организации |
| Когда постановление вступает в силу? | с момента его опубликования |
| Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа: | название вида документа |
| Выбирите требования к тексту распорядительного документа: | 1)должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил 2)специальные или технические термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные 3)недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия |
| Нужно ли оформлять в данном примере реквизит “Место составления документа”? В примере обозначен (4) | нужно |
| Какой вариант рубрики “присутствовали” на Ваш взгляд оформлен верно? В примере обозначен (2) | Гордеев Н.И., Каверин О.О., Кутузовский И.К., Разумовский Е.Б., Спиридонов И.Д., Трофимов А.В., Шабарова Е.Л., Шувалов К.В. |
| Верно ли оформлена постановляющая часть по первому вопросу повестки дня? В примере обозначен (3) | не верно |
| Во вводной части текста протокола указываются в качестве постоянной информации слова: | председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня, приглашенные |
| Текст докладной записки состоит из: | вводной и заключительной части |
| Текст представления содержит следующую информацию о работнике на которого составляется представление | фио, дата рождения, оценка служ деят, мотивы назначения |
| Датой протокола считается дата | дата проведения собрания |
| В примере под номером 3 необходимо оформить реквизит | заголовок к тексту |
| В примере под номером 3 надо оформлять отметку о наличии приложения? | надо |
| Как называется реквизит, который отмечен в примерах желтым маркером? | отметка об исполнителе |
| Чем отличается оформление письма формата А4 от А5? Тем, что письмо на формате А4 | имеет заголовок |
| Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (А.И. Петров) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (И.О. Иванов)? | И.о. коммерческого директора подпись И.О. Иванов |
| Исходящий номер служебного письма – это? | регистрационный номер, проставляемый автором письма |
| При адресовании письма должностному лицу инициалы этого должностного лица в реквизите “Адресат” указывают до или после фамилии? | после фамилии |
| Может ли руководитель структурного подразделения издать приказ, касающийся режима работы подразделения? Перечин | не имеет |
| Приказ – это | правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. |
| Текст документов, составленных коллегиальными органами пишется | от третьего лица единственного числа |
| В каких распорядительных документах последним пунктом указывается лицо, ответственное за исполнение данного документа. | приказ, распоряжение, решение |
| Распорядительные документы формляют на бланках формата | а4 |
| В условиях коллегиального принятия решений издаются: | решения, постановления |
| Текст заключения состоит | двух частей |
| Какие слова не могут быть заключительными в тексте письма | С глубочайшим уважением |
| Руководитель организации и главный бухгалтер подписывают | гарантийное письмо |
| Какое письмо может иметь следующий текст: «Сообщаем Вам о том, что Ваша компания не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона…»: | письмо-отказ |
| Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам следующий фрагмент: О предоставлении документов | заголовок |
| Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия? | Документ, представляющий особую ценность для руководителя организации |
| В каком примере представлен бланк письма с продольным расположением реквизитов штампа бланка? | Пять (5) |
| В примере под номером 3 реквизит “Адресат” оформлен: | не верно |
| Под каким номером в примере представлено письмо-ответ? | Два (2) |
| В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, используемые в письмах-извещениях? | 1 |
| В каком блоке представлены стандартные языковые конструкции, выражающие просьбу, требование, пожелание | 3 |
| В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, используемые в сопроводительных письмах? | 4 |
| Если Вам необходимо сообщить о проведении мероприятия, Вы составите | информационное письмо |
| Если Вам необходимо предъявить претензии партнёру, Вы составите | письмо-претензию |
| Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите | сопроводительное письмо |
| Если Вам необходимо дать описание рекламируемых услуг, Вы составите | рекламное письмо |
| С каких слов может начинаться письмо-просьба: | Просим выслать в наш адрес… |
| Если Вам необходимо уведомить отправителя о получении документов, Вы составите | письмо-подтверждение |
| В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, объясняющие мотивировку написания письма? | 2 |
| Деловое письмо не должно занимать более | одной страницы |
| Какое письмо может иметь следующий текст: «Сообщаем Вам о том, что Ваша компания не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона…»: | письмо-отказ |
| Письмо-напоминание — это | документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия |
| На каких служебных письмах ставится печать: | гарантийных |
| Стандарт оформления международного делового письма регламентируется | ИСО |
| Какие выражения не рекомендуется употреблять в текстах служебных писем | с глубоким почтением… |
| В каком блоке представлены устойчивые языковые обороты, используемые в письмах-напоминаниях? | 9 |
| В какой период с момента поступления в государственный орган письменное обращение гражданина подлежит обязательной регистрации? | в течение трёх дней |
| Какова основная цель описания структуры документопотока | Классификация и индексация документов |
| Когда утверждается график отпусков на очередной год? | За две недели до наступления нового календарного года |
| В скольких экземплярах составляется трудовой договор? | в двух экземплярах |
| В какие сроки извещается работник под личную подпись о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска? | Не позднее чем за две недели до его начала. |
| В какие сроки объявляется работнику приказ (распоряжение) о приеме на работу? | В трехдневный срок со дня фактического начала работы |
| Распределите документы на 2 группы | |
| Как называется таблица, в которой по вертикали сверху вниз указывается последовательность операций, а горизонтали слева направо – исполнители этих операций? | оперограмма |
| Какова периодичность подсчета документооборота в организации? | Еженедельная, Ежемесячная, Ежеквартальная, Ежегодная |
| Выберите утверждения, верные для основной задачи организации документооборота: | Однократность обработки документов;Прямоточность движения документов |
| Что определяет содержание документопотока | Состав документов, входящих в документопоток Состав информации, закрепленной в документах |
| В сводке зафиксировано, что в течение первого полугодия было зарегистрировано – 1000 входящих документов, из них 235 зарегистрированных копий; – 900 исходящих документов, из них 411 зарегистрированных копий; – 1200 внутренних документов, из них 780 зарегистрированных копий; а в течение второго полугодия было зарегистрировано: – 1300 входящих документов, из них 354 зарегистрированных копий; – 700 исходящих документов, из них 339 зарегистрированных копий; – 1100 внутренних документов, из них 508 зарегистрированных копий. Чему равен объем документооборота в организации? | является повышение эффективности |
| Почему приказам по личному составу при регистрации присваивают дополнительные индексы? | Они имеют различные сроки хранения |
| При передаче внутреннего документа из одного подразделения в другое документы | не подлежат повторной регистрации верно |
| Какова цель передачи руководителю входящего документа? | Наложение резолюции |
| Отметьте информацию, которая фиксируются как в журнале входящих, так и в журнале исходящих документов: | Регистрационный номер документа; Номер дела; Наименование вида документа; Заголовок к тексту |
| Укажите тип документа, для которого в каждой организации принято вводить систему индексов: | Приказ |
| Выберите возможные виды контроля за сроками исполнения документов: | Предупредительный; текущий |
| На основе какого основного документа разрабатывается система МЭДО: | Государственная программа «Информационное общество (2011–2020 годы)» верно |
| Выберите пункты, относящиеся к принципам электронного документооборота: | 1. Единая или согласованная база … 2. Эффективно организованная система поиска…. 3. Развитая система отчетности… |
| Основные процедуры управления электронными документами. | Создание, хранение, манипулирование. |
| Какова структура подчиненности этих систем: | Ни одна из систем не подчиняется другой, они независимы верно |
| Выберите правильное определение системы (МЭДО): | Это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота |
| Выберите правильное определение понятия неформализованный документ. | это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. |
| Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота? | обязательное наличие единой операционной системы на всех компьютерах организации верно |
| Какова цель создания системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) | Повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений. верно |
| Какова структура подчиненности этих систем: | Ни одна из систем не подчиняется другой, они независимы |
| Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота | возможность обработки документов, содержащих государственную тайну с грифом «совершенно секретно» верно |
| В чем отличие системы электронного документооборота от обычного делопроизводства на предприятии? | в организации электронных документов в виде файлов на машинном носителе; управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций |
| Отметьте информацию, которая может быть зафиксирована в регистрационном журнале после оформления резолюции руководителем: | Учет документов, Контроль за исполнением документов, Справочная работа по документам |
| Какие документы, как правило, не подлежат регистрации в организации? | Рекламные письма, Приглашения, Программы семинаров, совещаний и конференций, Письма с пометкой «лично» |
| Каковы основные цели регистрации документов? | Учет документов, Контроль за исполнением документов, Справочная работа по документам |
| Основными функциями подсистемы манипулирования документами не являются: | автоматическое распознавание электронной цифровой подписи автора документа |
| Какой из указанных документов не относится общей нормативно-правовой базе электронного документооборота: | Локальный нормативный акт «Порядок подписания документов в организации» |
| Какова цель создания системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) | Повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций за счет использования общих информационных ресурсов, уменьшения времени на поиск, обработку и представление информации в электронной форме |
| Между какими, из перечисленных участников в СМЭВ, осуществляется электронное взаимодействие: | многофункциональные центры; федеральные органы исполнительной власти; государственные внебюджетные фонды |
| В чем отличие системы электронного документооборота от организации работы над документами на предприятии? | управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами; групповая работа над электронными документами (groupware); передача электронных документов по компьютерной сети |
| Какой из указанных документов не относится общей нормативно-правовой базе электронного документооборота: | управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами; групповая работа над электронными документами (groupware); передача электронных документов по компьютерной сети |
| Выберите правильное определение системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО): | Это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота. |
| Выберите правильное определение системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ): | Это федеральная государственная информационная система, предназначенная для организации информационного взаимодействия между информационными системами участников в целях предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме. |
| Основными функциями подсистемы манипулирования документами являются | электронное распространение документов; распечатка и тиражирование документов; ведение архивов и коллекций документов; ограничение прав доступа к документам |
| Основными функциями подсистемы манипулирования документами являются | электронное распространение документов; поиск документов по различным критериям отбора; создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами; сохранение истории работы с документами |
| Контроль доступа к электронным документам подразумевает | |
| Одним из принципов, который необходимо соблюдать при проведении экспертизы ценности документов | |
| В соответствии с ФЗ-43 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации» документы по личному составу, созданные после 2003 года надо хранить | |
| Не является архивным документом: | Документ, представляющий особую ценность для руководителя организации |
| В настоящее время действуют Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, изданные в | Верны ответы А и Б. верно |
| случае правильно оформлен реквизит | До фамилии |
| Назовите основной ФЗ информационного законодательства РФ | Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ |
| На каких служебных письмах ставится печать | Гарантийных |
| Стандарт оформления международного делового письма регулируется | ИСО |
| Определить общую функцию официальных документов | Коммуникативная |
| После вступительного обращения международного письма | Ставится запятая (В англии) или двоеточие (В США) |
| Укажите отличительный реквизит для бланка письма | ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документ |
| Какое направление включает в себя умение работать с конфединциальными документами | Владение навыками комплексной защиты конф. информации;Знание о том, какая информация и какие документы относятся к конфединциальным; Понимание угроз конфединциальным документам |
| Эта система манипулирования служебными электронными документами в стандартизированной форме и на основе принятых в системе регламентов | Электронный документооборот |
| В соответствии со ст. 22 закона об архивном деле… | 20 лет |
| Решения принятые экспертной комиссией вступают в силу: | После утверждения руководителем организации |
| Акт О выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению утверждается | Руководителем предприятия |
| Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к | 1 января года, в котором составлен акт |
| Определение сроков хранения документов в соответствии с действующим законодательством – это один из этапов | Процесса формирования дел |
| При формировании дела после основного документа не помещают | Его копии |
| Формирование дела происходит начиная с | Основного документа |
| Срок хранения документов исчисляется как кратковременный, если не превышает | 10 лет |
| Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденый Приказом Министерства Культуры РФ № 588 от 25.08.2010 состоит из следующего количества разделов | 12 |
| Отметьте используемые в конфиденциальном делопроизводстве грифы ограничения доступа к документу, содержащему сведения, являющиеся интеллектуальной собственностью | Коммерческая тайна;Строго конфиденциально |
| передача электронных документов по компьютерной сети | Можно |
| групповая работа над электронными документами | Можно |
| запрет передачи документов без предварительной подписи руководителя в черновике | Нельзя |
| Как оформляется снятие документа с контроля | Отметкой о направлении документа в дело |
| Это специфичная подсистема системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность | Система Манипулирования Электронными Документами |
| Какой тип регистрации применяется в организации, если основной поток входящих документов регистрируются в канцелярии, а некоторые входящие документы регистрируются в структурных подразделениях | Смешанный |
| Какой минимальный перерыв для отдыха и питания работника в течение рабочего дня предусмотрен ТК РФ | 30 мин |
| Как называется работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работодателя | Сверхурочная работа |
| Каким реквизитом обозначается следующая информация: На № 03-06/45 от 03.04.2017 | ссылка на регистрационный номер и дату |
| Назовите вид бланка организации | общего вида |
| Официальный документ – это | документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке |
| Определите типичную ошибку, допущенную в следующем отрывке текста: «проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи | плеоназм |
| В реквизите «Подпись» инициалы ставят | перед фамилией |
| Если Вам необходимо составить письмо, информирующее адресата о направлении к нему присылаемых документов, Вы составите | сопроводительное письмо |
| Охарактеризуйте с точки зрения принадлежности к реквизитам данный фрагмент: Ректору Санкт-Петербургского политехнического университета Петра Великого А.И. Рудскому Политехническая, ул., 29, г.Санкт-Петербург, 195251 | адресат |
| документооборот — движение документов в организации с момента их создания до: | завершения исполнения или отправки |
| Главное правило организации документооборота – это | оперативное прохождение документа по наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени верно |
| Определить специальную функцию официальных документов: | управленческая правовая |
| Определить документ, относящийся к внешней документации | служебное письмо |
| Основная цель организации документооборота – это | исполнение в установленные сроки |
| Документы,отправляемые в другие организации, составляют: | исходящие документпоток |
| Какой документ в организации определяет работу с документами? | инструкция по делопроизводству |
| В каком случае возможно указание сокращенного наименования организации на документе | если документ содержит полное наименование организации верно |
| В каком месте документа проставляется реквизит «Резолюция»? | в верхнем правом углу первого листа документа |
| На каких служебных письмах проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату пост. документа»? | на ответах |
| Укажите правильно оформленный реквизит «Адресат»: | Начальнику отдела кадров Смирнову А.В. |
| Каким периодом времени ограничивается начало и конец регистрации документов: | в пределах одного календарного года |
| При регистрации каких документов вместе с регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа? | служебные письма |
| С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа? | гриф согласования документа верно |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов | информационное письмо |
| Исключить неверный вариант в использовании сокращений в наименовании должности: | Нач. отдела кадров |
| Указать правильный вариант согласования вида документа с предлогом: | согласно приказу |
| Определите типичную ошибку, допущенную в тексте:”проведение сей выставки планируется для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи” | архаизм |
| Указать архаичную формулировку : | Настоящим сообщаем, что… |
| Определите типичную ошибку в тексте:”проведение выставки планируется в сентябре месяце для привлечения дополнительных средств в сферу развития программы помощи” | плеоназм |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов | объявляется благодарность |
| Определите время возникновения официально-делового стиля. | XVIII |
| Кому принадлежит первое использование термина “канцелярит” | Чуковский К.И. |
| Какого российского царя сопровождал Сперанский М.М.в поездке в г.Эрфурт | Александра I |
| Во время правления какого российского царя Сперанский М.М. работал над созданием “Свода Законов Российской империи”? | В данном примере оформляется ли реквизит “Место издания документа |
| В какой стране появились первые гербовые бумаги? | Голландия |
| Когда появилась гербовая бумага в России? | XVII |
| Во время правления какого российского царя на штампе появился мальтийский крест (через год был отменен)? | Павел I |
| Какой документ послужил началом перехода к приказному делопроизводству? | Судебник |
| Какой документ послужил началом перехода к коллежскому делопроизводству? | Генеральный регламент |
| Какой документ послужил началом перехода к министерскому делопроизводству? | Манифест |
| Какой документ послужил началом становления советского делопроизводства? | Декрет |
| В какой период становления государственного делопроизводства появилось большое количество литературы по теории и практике оформления документов? | в 19 |
| Назовите документ национальной системы стандартизации | технические условия |
| Процесс приведения к единообразию – это | унификация документов |
| Распределите все представленные реквизиты в соответствии с видом бланка | Справочные данные об организации – бланк письма; Место составления (издания) документа – общий бланк; Ссылка на рег. номер и дату пост. доумента – бланк письма |
| В какой стране появились первые гербовые бумаги? | Голландия |
| Когда появилась гербовая бумага в России? | 17 век |
| Когда появились первые бланки в Российском государстве? | Письмо |
| Во время правления какого российского царя на штампе появился мальтийский крест (через год был отменен)? | Павел I |
| Дайте правильное определение бланка организации– | это лист бумаги/ электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующие автора официального документа |
| Какой государственный стандарт содержит требования к оформлению бланков документов? | ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 |
| Назовите вид бланка организации: | конкретного вида |
| Назовите способ расположения реквизитов бланка | угловое |
| Определить вид документа, который оформляется на бланке письма: | внешняя справка |
| Распределите реквизиты на две группы: | Отметка о контроле, Отметка о приложении, Ссылка на рег. номер и дату пост. документа – 2; Гриф утверждения документа, Виза, Резолюция, Отметка о заверении копии – 1 |
| Определить порядок проставления реквизита «Гриф согласования документа»: | после подписания документа |
| Дайте правильное определение: реквизит документа — это | элемент оформления документа |
| Исключить неверный вариант реквизита «Заголовок к тексту» | Проведение конференции |
| Дайте правильное определение регистрационному номеру документа: | это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации |
| Дайте правильное определение формуляру документа: | это совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности |
| Какой реквизит выполняет функцию удостоверения документа | гриф утверждения документа |
| На каких служебных письмах проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату пост. документа»? | на ответах |
| Определить документ, относящийся к внутренней документации | служебная записка |
| Определить виды документов, относящихся к распорядительной документации: | постановление |
| Каким ФЗ РФ гарантируются равные права на сохранение родного языка, «свобода выбора и использования языка общения»? | ФЗ РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. № 1807-1 (с изм. от 12 марта 2014 г.) |
| Дайте правильное определение: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация: | с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
| Определить способ расположения реквизитов на бланке | продольное |
| Определить обязательный реквизит для бланка письма | ганизац |
| Определите размер левого поля бланка по ГОСТ Р: | не менее 20 мм |
| Определите размер верхнего поля бланка по ГОСТ Р | не менее 20 мм |
| Определите размер правого поля бланка по ГОСТ Р | не менее 10 мм |
| Какая типичная ошибка допущена в тексте: “Оплата участия в выставке производится по безналу или наличкой” | профессиональный жаргон |
| Определить правильный вариант сочетаемости слов: | выполняет функцию |
| Указать сочетание слов. которое является плеоназмом: | главная суть |
| Указать правильный вариант согласования вида документа с предлогом | согласно договору |
| Выберите специальные функции документа из пяти представленных: | управленческая, правовая, историческая |
| Как называются документы, отправляемые в другие организации: | исходящие |
| Определить специальную функцию официальных документов: | правовая |
| Назовите основной ФЗ информационного законодательства РФ | ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»от 27 июля 2006 г. № 149-Ф3 (с изм. от 31 декабря 2014 г.) |
| Определить виды документов, относящихся к распорядительной документации: | Постановление |
| Определить общую функцию официальных документов: | коммуникативная |
| Дайте правильное определение: документ – это зафиксированная на материальном носителе информация: | с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать |
| Указать срок действия права на использование товарного знака | 10 лет |
| Документооборот состоит из следующих потоков: | все вышеперечисленные |
| Выберите верное оформление третьего пункта? Обозначено (4) | Начальника общего отдела Кожевникову Е.П. распоряжение довести до исполнителей. |
| верно ли оформлен п.2 “Начальнику АХУ В.Н. Кириленко организовать выполнение всех необходимых работ по уборке территории, обеспечить уборочным инвентарем и транспортом.”? Обозначен (3) | не верно |
| На Ваш взгляд, все ли пункты в распорядительной части есть? Или нужно составить еще один (под номером 4)? | не все, нужно составить еще один пункт о контроле |
| Из скольких частей состоит текст распорядительного документа? | из двух – констатирующей и распорядительной |
| Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления | сверху вниз |
| Ключевым словом распоряжения является: | Обязываю; может отсутствовать |
| В условиях коллегиального принятия решений издаются: | решения, постановления |
| С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся: | на правовые акты, действующие на федеральном уровне на правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации на правовые акты, действующие в пределах отрасли на правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы. |
| Какие реквизиты входят в формуляр-образец распорядительного документа? | название вида документа, дата документа, наименование организации, текст, подпись, заголовок к тексту |
| Имеет ли право заместитель руководителя организации подписывать приказы? | имеет в случае, когда официально исполняет обязанности руководителя организации |
| В данном примере оформляется ли реквизит “Место издания документа”? В примере обозначено (1) | Не оформляется |
| Распорядительные документы содержат решения, идущие по системе управления | сверху вниз |
| Ключевым словом указания является: | предлагаю; обязываю |
| Ключевым словом приказа является: | Приказываю |
| Приказы по организационным вопросам издаются: | -в случае создания, реорганизации или ликвидации учреждения -при утверждении структуры и штатов … |
| Все распорядительные документы можно условно разделить на документы, издаваемые в условиях (=) принятия решений и в условиях коллегиальности | единоличного |
| Могут ли распорядительные документы содержать приложения (схемы, графики, инструкции, другие документы)? | могут |
| Выберите верную формулировку п.1 распорядительной части | Деканов факультетов организовать выход студентов на работу по уборке территории согласно графику с отрывом от занятий с 10.00 до 15.00. |
| В данном примере оформляется ли реквизит “Место издания документа”? В примере обозначено (1) | не оформляется |
| Внешняя докладная записка отличается от внутренней тем, что: | имеет регистрационный номер; подписывается руководителем; оформляется только в печатном варианте |
| Требуется ли специальное заверение факсограмме? | не требуется при соблюдении установленных процедур оформления и отправки верно |
| Докладная записка – это | это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. верно |
| Представление – это | это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения |
| Какие документы относятся к справочно-информационной документации : | электронное сообщение; письмо; протокол; справка; акт; предложение |
| Датой протокола считается дата | дата проведения собрания |
| Сводка – это | документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу верно |
| Может ли факсограмма считаться отдельным видом документа? | не может |
| Если заседание длилось несколько дней, то в качетсве даты протокола указывают? | через тире дату первого и последнего дней заседания |
| Протокол – это | документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах |
| Внешняя докладная записка отличается от внутренней тем, что: | имеет регистрационный номер, подписывается руководителем, оформляется только в печатном варианте |
| Очень часто одно и то же письмо направляют нескольким адресатам. Сколько адресатов можно указать в письме? | не более четырех верно |
| Если документ отправляется в два адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа? | три |
| Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (А.И. Петров) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (И.О. Иванов)? Коммерческий директор подпись И.О. И | И.о. коммерческого директора подпись И.О. Иванов |
| Дайте определение служебного письма: | обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста |
| Из каких частей состоит текст письма? | вводной и основной |
| Автором служебного письма является: | организация, фирма, от имени которой посылается письмо |
| При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если…: | приложение сброшюровано |
| На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы? | На копии, помещаемой в дело организации |
| Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ? | нет |
| На каком документе не ставится реквизит наименование вида документа | письме |
| С какой целью на служебном письме указывают отметку об исполнителе? | для оперативной связи с исполнителем |
| В каком случае правильно оформлен реквизит, если о приложении не упоминалось в тексте служебного письма? | Приложение: Договор о сотрудничестве на 4 л. в 1 экз. |
| В каком блоке представлены языковые формулы заключительных фраз в гарантийном письме? | 7 |
| Для расчета численности делопроизводственного персонала в организации: | Рассчитывают объем документооборота |
| Какие реквизиты гражданин обязан оформить на своем обращении в государственный орган? | Адресат, подпись, дата, текст |
| – 2000 входящих документов, из них 1900 подлинников; – 1800 исходящих документов, из них 1540 подлинников; – 2100 внутренних документов, из них 613 подлинников. Чему равен объем документооборота в организации, если в течение года было зарегистрировано: | 5900 |
| Каков объем документооборота, начиная с которого, в организации рекомендуется оформить службу ДОУ? Ответ дайте в тысячах документов в год: | 10 |
| Какой термин применим в конфиденциальном документообороте вместо термина “регистрация” | учет |
| Какое из перечисленных требований не относится к системе электронного документооборота? | наличие жесткого диска большого объема на компьютере руководителя |
| Определите термином, состоящим из одного слова, несанкционированный выход конфиденциальной информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования: | утечка |
| Как осуществляется допуск сотрудника к работе с конфиденциальными документами? | Только с его согласия |
| Сформулируйте принцип иерархического доступа в конфиденциальном делопроизводстве: «Чем выше ценность конфиденциальных сведений, тем … | Меньшее число сотрудников имеет доступ к документам, содержащим эти сведения. |
| Кто может быть пользователем защищенного документооборота? | Руководитель организации Сотрудник орагниазации, получивший допуск к работе к конфиденциальными документами |
| Как определяется, является ли информация коммерческой тайной? | Определяет сам обладатель этой информации |
| В Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, входят: | Сведения в области оперативно-розыскной деятельности Сведения в области экономики, науки и техники |
| Что является обязательным признаком конфиденциального документа? | Наличие в нем информации, подлежащей защите |
| Нумерация листов деле производят: | Все ответы верны |
| Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, то: | Бланк листа-заверителя должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела |
| Описи дел документов постоянного хранения составляются не менее чем в: | Четырех экземплярах |
| В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях 2015 года неформатные документы необходимо хранить: | В закрытых твердых папках или коробках |
| Формирование документов в дела – это один из этапов: | Процесса формирования дел |
| Переходящее дело – это: | Все ответы верны |
| Составление описи дел – это: | Все ответы верны |
| В соответствии со ст. 24 Закона № 125-ФЗ доступ к архивным документам обеспечивается путем: | Любым из перечисленных способов |
| К уничтожению могут быть приняты документы, у которых: | Все ответы верны |
| В соответствии со ст. 25 Закона № 125-ФЗ ограничен доступ к архивным документам: | К любому виду документа из перечисленных |
| По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях предприятия составляются описи дел структурных подразделений, на основе которых в архиве предприятия составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, согласно номенклатуре дел, принятой на предприятии документов: | Все ответы верны |
| Акты о выделении документов к уничтожению может быть составлен для: | Все ответы верны |
| Экспертная комиссия принимает решение, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет на согласование сводную номенклатуру дел: | Соответствующему архивному органу. |
| Экспертная комиссия реализует следующие функции | Все ответы верны |
| Экспертиза ценности документов проводится: | Один раз в год |
| Описи дел документов постоянного хранения составляются: | Как на бумажном, так и на электронном носителе |
| Номенкулатура дел – это | Упорядоченный перечень наименований документов, которые сформированы в дела, обращающихся в делопроизводстве предприятий, с указанием сроков хранения… |
| Жалоба на недостаточное теплоснабжение, поступившая от жильцов | Входящий |
| Инструкция по делопроизводству в организации | Внутренний |
| Коммерческое предложение от нового бизнес-партнера | Входящий |
| Претензия поставщику на качество поставленной продукции | Исходящий |
| Система доступа сотрудников к ограничительным документам должна быть | Разрешительно-ограничительной |
| Сколько лет составляет минимальный срок хранения обязательства о неразглашении коммерческой тайны после увольнения сотрудника | 5 |
| Определите типичную ошибку допущенную в следующем отрывке текста: Участие в проведении выставки… | тавтология |
| Указание – это | Правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации… |
| Какой документ в организации определяет работу с документами | Инструкция по делопроизводству |
| В какие сроки работодатель обязан оформить письменный трудовой договор при фактическом доступе работника к работе | Не позднее 3 дней со дня фактического начала работы |
| Назовите способ расположения реквизитов банка | Угловое |
| Определите специальную функцию официальных документов | Управленческая |
| Какой вид делового письма отправляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки | Письмо-предложение;Договорное письмо |
| Для какой категории работников запрещено устанавливать испытание при приеме на работу | Для лиц, не достигших 18 лет |
| Определить архаичную формулировку | Настоящим сообщаем, что |
| Что является основанием для внесения записей в трудовую книжку | Приказ (распоряжение) |
| Кем подписываются документы, составляемые комиссией | Председателем и членами комиссии |
| Какой максимальный срок установлен трудовым законодательством для сверхурочных работ | 120 часов в год |
|
Скачать 366.95 Kb.
filling-form.ru > Бланки > Расписание |
| Задание #59 | ||
| К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть
несколько. Какие признаки характерны для бланков для писем? |
||
| Выберите несколько из 4 вариантов ответа: | ||
| 1) | — | Наличие адресных данных предприятия на бланке |
| 2) | + | Наличие отметки для реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего
документа» |
| 3) | + | Отсутствие названия вида документа |
| 4) | — | Расположение обязательных реквизитов заголовочной части документа в
левом верхнем углу |
| Задание #60 | ||
| К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть
несколько. Какой вид делового письма направляется адресату для заключения сделки с указанием конкретных условий сделки? |
||
| Выберите несколько из 4 вариантов ответа: | ||
| 1) | — | Письмо-подтверждение |
| 2) | — | Сопроводительное письмо |
| 3) | + | Письмо-предложение |
| 4) | + | Договорное письмо |
| Задание #61 | ||
| К каждому вопросу даны варианты ответов. Правильных вариантов может быть
несколько. Автором служебного письма является: |
||
| Выберите несколько из 4 вариантов ответа: | ||
| 1) | — | исполнитель, составивший документ |
| 2) | + | должностное лицо, подписавшее документ |
| 3) | — | исполнитель, оформивший документ |
| 4) | + | организация, от имени которой отправляется письмо |
| Задание #62 | ||
| Определите какое утверждение истинно, а какое нет… | ||
| Укажите истинность или ложность вариантов ответа: | ||
| 1) | Истина | Текст докладной записки содержит только обстоятельное изложение вопроса |
| 2) | Истина | Адресант в докладной записке указывается в именительной падеже |
| 3) | Истина | Внутреннюю докладную записку подписывает составитель |
| 4) | Ложь | В адресате докладной записки указывают только фамилию |
| 5) | Ложь | Внутренняя докладная записка оформляется на бланке организации |
| Задание #63 | ||
| (Выберите единственно правильный ответ)
Внутреннюю докладную записку подписывает |
||
| Выберите один из 3 вариантов ответа: | ||
| 1) | + | составитель |
| 2) | — | руководитель подразделения |
| 3) | — | секретарь |
| Задание #64 | ||
| (Выберите единственно правильный ответ)
В скольких экземплярах оформляется внешняя докладная записка |
||
| Выберите один из 3 вариантов ответа: | ||
| 1) | + | в двух |
| 2) | — | в одном |
| 3) | — | в трех |
| Задание #65 | ||
| (Выберите единственно правильный ответ)
Реквизиты объяснительной записки по поводу объяснения поступка аналогичны |
||
| Выберите один из 3 вариантов ответа: | ||
| 1) | + | внутренней докладной записки |
| 2) | — | внутренней справки |
| 3) | — | служебному письму |
| Задание #66 | ||
| (Выберите единственно правильный ответ)
Текст докладной записки, как правило состоит |
||
| Выберите один из 3 вариантов ответа: | ||
| 1) | — | из одной части |
| 2) | — | из двух частей |
| 3) | + | из трех частей |
| Задание #67 | ||
| (Выберите единственно правильный ответ)
В состав реквизитов внешней докладной записки не входит |
||
| Выберите один из 3 вариантов ответа: | ||
| 1) | + | печать |
| 2) | — | подпись |
| 3) | — | заголовок к тексту |
| Задание #68 | ||
| Вставьте пропущенные в тексте слова
Докладная записка – документ, адресованный _______________________ по конкретной теме с ___________________ и предложениями по ней. |
||
| Запишите ответ: | ||
| 1) | Ответ: | вышестоящему руководству |
| 2) | Ответ: | выводами |
| Задание #69 | ||
| Вставьте пропущенные в тексте слова
Внешнюю докладную записку, адресованную в вышестоящую организацию подписывает ______________________ |
||
| Запишите ответ: | ||
| 1) | Ответ: | руководитель организации |
| Задание #70 | ||
| Вставьте пропущенные в тексте слова
Внутреннюю докладную записку составляет и подписывает _________________________. |
||
| Запишите ответ: | ||
| 1) | Ответ: | составитель |
| Задание #71 | ||
| Вставьте пропущенные в тексте слова
Реквизиты внутренней докладной записки: — адресат (в дательном падеже) — наименование вида документа — текст — отметка о наличии приложения (в случае необходимости) — дата — ________________________________________________ — ________________________________________________ — ________________________________________________ — ________________________________________________ |
||
| Запишите ответ: | ||
| 1) | Ответ: | наименование структурного подразделения |
| 2) | Ответ: | заголовок к тексту |
| 3) | Ответ: | подпись |
| 4) | Ответ: | номер |
| Задание #72 | ||
| Определите какое утверждение истинно, а какое нет… | ||
| Укажите истинность или ложность вариантов ответа: | ||
| 1) | Истина | Датой протокола является дата проведения заседания |
| 2) | Истина | Протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа |
| 3) | Ложь | В кратком протоколе приводятся тексты выступлений |
| 4) | Истина | В протоколе указываются результаты голосования |
| 5) | Истина | В тексте протокола может отсутствовать пункт ВЫСТУПИЛИ |
| Задание #73 | ||
| (Выберите единственно правильный ответ)
Из скольких частей состоит текст протокола |
||
| Выберите один из 3 вариантов ответа: | ||
| 1) | + | двух |
| 2) | — | одной |
| 3) | — | трех |
Похожие:
 |
Штатное расписание Штатное расписание это организационно-распорядительный документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность организации,… |
 |
О внесении изменений в штатное расписание в целях повышения мотивации Внести с 21. 08. 2017 в штатное расписание изменения, установив следующие оклады по должностям |
|
Приказ об утверждении штатного расписания Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям…. |
|
Приказ о внесении изменений в штатное расписание в связи с вводом… Ввести в «отдел документационного обеспечения» «сектор контроля» со следующим штатным составом |
|
Штатное расписание |
|
Штатное расписание |
|
Штатное расписание |
|
Штатное расписание |
|
Штатное расписание |
|
Приказ об утверждении штатного расписания (образец заполнения) Утвердить с 24. 02. 2010 штатное расписание (прилагается) в количестве 19,25 штатной единицы и месячным фондом заработной платы в… |
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Все бланки и формы на filling-form.ru
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
