Сколько времени должны храниться акты выполненных работ

№  нового перечня	№  старого перечня	Вид документа	Было	Стало
Ценообразование
234	297	Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения	Постоянно	10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
237	299	Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки	Постоянно	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
238 – 240	300	Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	5 лет
Финансирование, кредитование деятельности
265,266	369, 379	Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	5 лет
Бухгалтерский учет и отчетность
270	354	Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	5 лет
272	–	Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: а) сводные годовые, годовые; б) квартальные; в) месячные	–	а) постоянно; б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно); в) 1 год
275	358,351	Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): а) годовая; б) промежуточная	Постоянно (на усмотрение архива)	а) до ликвидации организации; б) 5 лет
277	362	Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)	5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
281	458	Образцы подписей материально ответственных лиц	До минования надобности, но не менее 5 лет	5 лет после смены материально ответственного лица
284	–	Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг	–	5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
285	407	Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)	5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» —  при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
287	410	Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
292	459	Журналы, базы данных учета: а) ценных бумаг; б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей	а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)	а) до ликвидации организации; б) 5 лет
329	459	Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств	5 лет после ликвидации основных средств	До ликвидации организации
–	459	Книги, журналы, карточки учета поступления валюты	5 лет при условии проведения проверки	–
Учет оплаты труда
295	412	Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат	5 лет. При отсутствии лицевых счетов – 75 лет	6 лет. При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет
296	413	Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)	75 лет	*50/75 лет
301	657	Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	*50/75 лет
Налогообложение
303	382	Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	5 лет
305	–	Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом	–	5 лет
308	390, 395	Расчеты по страховым взносам	Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет	*50/75 лет
309	905	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов	75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	6 лет. При отсутствии лицевых счетов  *50/75 лет
310	–	Налоговые декларации ИП	–	Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет
310	392	Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	5 лет
313	397	Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами	75 лет	5 лет
314	398	Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней	5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения
315	399	Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	6 лет
317	368	Счета-фактуры	4 года	5 лет
318	401	Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения	Постоянно	5 лет
319	–	Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним	–	5 лет
Учет имущества
321	427	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии)	Постоянно (на усмотрение архива). О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет	5 лет
323	429	Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов	Постоянно (на усмотрение архива)	5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов
324	–	Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации	–	До ликвидации организации
325	432	Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс)	Постоянно (на усмотрение архива)	5 лет после выбытия недвижимого имущества
329	Пп. «д» п. 459	Журналы, карточки, базы данных учета: а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; б) материальных ценностей и иного имущества	5 лет после ликвидации основных средств	а) до ликвидации организации; б) 5 лет
Обеспечение работы ТКС
570	232	Сертификаты ключа проверки электронной подписи	Постоянно (на усмотрение архива). В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра	5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей
571	237	Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи	15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора	5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи
572	238	Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи	15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	5 лет
574	240	Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи	Постоянно	5 лет после замены новыми
Трудовые отношения Организация труда и служебной деятельности
373,374	561, 563	Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	5 лет
376	566	Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников	Постоянно	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
377	567	Заявки о потребности в привлечении иностранных работников	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	1 год
387, 389	579	Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора	Постоянно	3 года
390	584	Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	1 год после принятия решения
Нормирование и оплата труда
397	569, 589	Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы)	Постоянно	1 год после замены новыми
398	590	Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	1 год после утверждения разработанных норм
399	592	Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов	5 лет	3 года
400	593	Тарификационные списки (ведомости) работников	75 лет	*50/75 лет
403, 404	599	Документы (протоколы, акты, справки, сведения): а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации; б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы	а) – ; б) 75 лет	*50/75 лет
Охрана труда
408		Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности)	–	5 лет после истечения срока действия сертификата
409	606	Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда	Постоянно	5 лет
413	–	Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников	–	*50/75 лет
414	613	Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда	75 лет	*50/75 лет
415, 416	–	Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков	–	1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет
419	622	Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний	75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	*50/75 лет
423	–	Журналы, книги учета: а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда	–	а) 45 лет; б) 5 лет
424	630	Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий	Постоянно (на усмотрение архива)	45 лет
425	632	Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно	75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	45 лет
Кадровое обеспечение Прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет
434	Пп. «б»п.19	Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления): а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; б) о служебных проверках; в) о направлении в командировку работников; г) о дисциплинарных взысканиях	а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения б) – ; г) 5 лет	а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения; б) 5 лет; в) 5 лет. Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет; г) 3 года
435	657	Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
436	–	Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем	–	3 года
440	–	Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения	–	Постоянно
441	666	Согласие на обработку персональных данных	75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
442	77	Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	Постоянно (на усмотрение архива)	3 года после замены новыми
443	77	Должностные регламенты (инструкции) работников	75 лет	*50/75 лет
444, 463	658, 695	Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
445	656	Личные дела руководителей и работников организаций	Постоянно (на усмотрение архива)	*50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения
448	–	Листы собеседования, стажировочные листы водителей	–	5 лет
451	–	Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий	–	1 год
453	693	Графики отпусков	1 год	3 года
454	19	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	5 лет	3 года
455	649	Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	3 года
457	685,690	Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	3 года	5 лет
458	–	Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	–	5 лет после снятия с учета
461	82	Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним	5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения	1 год
463	695	Книги, журналы, карточки учета, базы данных: а) лиц, подлежащих воинскому учету; б) отпусков; в) прихода и ухода работников, местных командировок; г) выдачи командировочных удостоверений	а) 3 года после увольнения; б) 3 года; в, г) -;	а, б) 5 лет; в) 1 год; г) 5 лет

Организации и предприниматели ежедневно создают множество бумаг и файлов. Их важно систематизировать и хранить в соответствии с установленными правилами, это делается не только для удобства работы, при этом бумаги имеют разные сроки хранения. Например, годовую бухгалтерскую отчетность нужно хранить постоянно, а правила трудового распорядка — 1 год.

Документы прошлых периодов, даже очень давних, могут помочь:

• защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
• представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
• обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.

Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы. 

Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).

Хранение регулируют:

• Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
• Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• Налоговый кодекс РФ.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).  Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные  нельзя оцифровать, а электронные распечатать. 

Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних. 

Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:

• для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода  (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
• для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
• для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
• для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.

Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.

Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:

• сжечь;
• обработать химическими веществами;
• измельчить с помощью шредера.

После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.

Срок хранения первички — 5 лет после отчетного периода, в котором их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр. 277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.

После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.

НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:

• декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
• налоговые регистры;
• свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
• книги покупок и продаж;
• сведения о доходах физических лиц;
• расчетно-платежные ведомости;
• кассовые и банковские документы;
• акты выполненных работ, оказанных услуг и др.

Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.

Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24). Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).

Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).

Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:

• трудовые договоры с допсоглашениями;
• график отпусков, график сменности;
• штатное расписание, табель учета рабочего времени;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персданных работников;
• акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
• положение об аттестации рабочих мест;
• положение по охране труда;
• документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.

Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:

• созданные до 2003 — не менее 75 лет;
• созданные после 2003 — не менее 50 лет.

Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.

В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.

Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ). 

В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:

• правила трудового распорядка хранят 1 год;
• графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
• отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
• а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.

Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.

Организации представляют в Росстат статистическую отчетность в форме электронного файла, заверенного усиленной КЭП. У таких документов, как и у бумажных, есть сроки хранения:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты должны храниться в организации постоянно;
• полугодовые и квартальные — 5 лет, при отсутствии годовых — постоянно;
• месячные — 1 год, при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — постоянно.

Статистические отчеты и таблицы по вспомогательным направлениям и видам деятельности имеют другие сроки:

• сводные годовые, годовые и с большей периодичностью отчеты, а также полугодовые — 5 лет;
• квартальные — 3 года;
• месячные и единовременные — 1 год.

Свидетельства об итогах деятельности (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени), отчеты о выполнении грантов организация должна хранить постоянно.

5 летний срок имеют бумаги о выполнении целевых программ, годовые отчеты о работе структурных подразделений, журналы учета передаваемых статистических данных.

1 год — срок хранения индивидуальных отчетов работников, вспомогательных книг по оперативному, статистическому учету и отчетности.

Перечень, утвержденный приказом Росархива № 236, содержит информацию по срокам хранения отчетности, представляемой в государственные органы.

Налоговые декларации и расчеты нужно хранить в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);

Расчеты по страховым взносам — годовые и квартальные — имеют одинаковый срок хранения (стр. 308 Перечня):

• если они созданы до 2003 — срок не менее 75 лет;
• после 2003 — не менее 50 лет.

Такие же сроки установлены для сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (стр. 450 Перечня).

Карточки индивидуального учета начисленных выплат и страховых взносов нельзя уничтожать 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50 или 75 лет в зависимости от года их создания (стр. 309 Перечня).

Сведения, представляемые в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, следует хранить 5 лет (стр. 624 Перечня).

Индивидуальный предприниматель обязан соблюдать те же самые сроки хранения документов, которые установлены для организаций. Выбранный им налоговый режим не имеет значения.

Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, обязателен только для организаций. Но в перечне есть строки, напрямую касающиеся ИП. Например, Росархив обязывает предпринимателей хранить:

• налоговые декларации в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 310 Перечня);
• книги учета доходов и расходов на УСН в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК; стр. 318 Перечня).

Бумаги для исчисления и уплаты страховых взносов ИП должен хранить в течение 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП). Меры ответственности — предупреждение или административный штраф в размере:

• от 1 000 до 3 000 рублей — для ИП;
• от 3 000 до 5 000 рублей — для должностных лиц, например директора или бухгалтера;
• от 5 000 до 10 000 рублей — для юридических лиц.

Для организаций есть ответственность за другие нарушения:

• грубое нарушение требований бухгалтерского учета, в том числе в отношении бухгалтерской (финансовой) отчетности — например отсутствуют первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская отчетность или аудиторское заключение (ст. 15.11 КоАП), регистры налогового учета, счетов-фактур (ст. 120 НК РФ);
• нарушение требований законодательства о хранении и информации, содержащейся в информационных системах (ст. 13.25 КоАП).

За непредставление по требованию налоговой утерянных или досрочно уничтоженных документов размер штрафа зависит от того, для какой проверки запросили документы:

• вне проверок — штраф 5 000 рублей;
• повторное нарушение в течение календарного года — 20 000 рублей (ст. 129.1 НК РФ);
• при камеральной или выездной проверке — 200 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ). 

Все отправленные через Экстерн отчеты, подтверждения даты отправки, квитанции, извещения и другие созданные файлы бессрочно хранятся на защищенных серверах Контура — оператора электронного документооборота. У абонентов Экстерна всегда есть доступ к ним.

Даже если вы перестанете пользоваться Экстерном, доступ в архив сохранится. Если документы хранятся в Экстерне в зашифрованном виде, потребуется сертификат электронной подписи, которым вы их заверяли.

Еще для абонентов Экстерна есть бесплатная программа Контур.Архив, которая автоматически выгружает из Экстерна и сохраняет копии документов на компьютер.

Контур.Архив скачивает отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, а также требования, в том числе формализованные ответы на требования и представленные первичные документы к отчетам.

В Экстерне можно хранить не только отчеты, но и свои рабочие документы: сканы, договоры, первичку, доверенности. Для этого в системе есть специальный раздел «Файлы». Если вы потеряете бумажные оригиналы или ваш компьютер будет в ремонте, вы сможете легко найти нужный вам файл в Экстерне. Хранилище доступно пользователям тарифных планов: «Оптимальный Плюс», «Максимальный», «Общий» и «Общий Плюс».

Договоры и контракты
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	Организации	50/75 лет <2>	ст. 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	Организации	5 лет	ст. 12 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества	Организации	Постоянно <1>	ст. 29 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд	Организации	5 лет ЭПК <3> после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту	ст. 224 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	Организации	5 лет ЭПК <3> после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору	ст. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности  всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Обратите внимание! Госдума внесла поправки в ст. 23 и 24 НК РФ, которые увеличиают сроки хранения налогоплательщиками и налоговыми агентами данных бухгалтерского и налогового учета и документов, связанных с расчетом и уплатой налогов. Сохранять их потребуется в течение 5 лет вместо четырех.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в конкретных статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 6 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 5 лет) При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 5 лет (с 18.02.2020, ранее был установлен срок 75 лет)
Трудовые договоры и личные карточки работников	Не менее: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5 лет При отсутствии лицевых счетов: 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после выбытия объекта
Декларации (расчеты) по всем видам налогов	Не менее 5 лет
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)	50 / 75 лет
Сведения, представляемые в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета	Не менее 5 лет, в электронной форме — 75 лет
Отчетность в статистику: – годовая и с большей периодичностью, единовременная; – полугодовая и квартальная; – месячная – декадная, еженедельная	– Постоянно*. – 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых.  – 3 года или постоянно* при отсутствии годовых, полугодовы, квартальных. – 1 год
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2035 года.

Подробнее о нюансах учета убытка читайте в статье «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2026 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

№ статьи Вид документа Срок хранения Примечание 94 Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(3) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(4) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества 10 лет (1) (2) (3) (4) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) 550 Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 259 Договоры банковского счета 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора 301 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 50/75 лет 90 Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества До ликвидации организации 420 Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 91 Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 261 Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет ЭПК (1) (2) (1) После полного исполнения обязательства, списания задолженности по обязательству или его прекращению по иным основаниям.
(2) С условием о залоге имущества – 10 лет 98 Договоры залога; документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним 10 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 386 Коллективные договоры Постоянно (1) (1) Присланные для сведения – До минования надобности 75 Документы (постановления, ходатайства, соглашения об изъятии, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра) об отчуждении (изъятии) недвижимого имущества для государственных и муниципальных нужд Постоянно 76 Документы (распоряжения, планы внешнего управления, списки, договоры купли-продажи, отчеты об оценке имущества) о продаже имущества организации-должника, имущества, обращенного в собственность государства, и иного изъятого имущества Постоянно (1) (1) Движимого имущества – 5 лет 87 Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство (1) и ввод в эксплуатацию) к ним До ликвидации организации (1) В органах и организациях, выдающих разрешения на строительство – 15 лет после ввода объекта в эксплуатацию 88 Договоры купли-продажи имущественного комплекса и документы к ним (решения, протоколы, акты, аудиторские заключения, реестры всех обязательств, балансы, уведомления) До ликвидации организации 108 Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев До ликвидации организации 649 Договоры купли-продажи жилых помещений, долей в них До ликвидации организации 96 Договоры лизинга имущества организации 5 лет (1) (1) По истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 136 Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора 188 Договоры, соглашения между участниками информационного взаимодействия 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора, соглашения, после прекращения обязательств по договору, соглашению 238 Соглашения (контракты, договоры) между хозяйствующими субъектами, поставщиками и заказчиками, органами власти и хозяйствующими субъектами по повышению, снижению или поддержанию цен (тарифов) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия соглашения (контракта, договора); после прекращения обязательств по соглашению (контракту, договору) 99 Договоры мены: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору а) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) движимого имущества 5 лет (1) 120 Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора 654 Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 628 Договор на оказание и оплату медицинской помощи по обязательному страхованию 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 580 Договоры на оказание охранных услуг 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 65 Договоры, заявки, доказательные материалы, декларации на оказание услуг по добровольному подтверждению соответствия 5 лет (1) (1) После истечения срока действия декларации 103 Договоры на представление интересов государства в органах управления акционерных обществ, акции которых находятся в государственной собственности 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 11 Договоры, соглашения, контракты (1), документы (акты, протоколы разногласий) к ним 5 лет ЭПК (2) (1) Не указанные в отдельных статьях Перечня.
(2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 225 Контракты (договоры) о закупках отдельными видами юридических лиц 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта (договора), прекращения обязательств по контракту (договору) 279 Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица 5 лет (1) (1) После увольнения (смены) материально ответственного лица 633 Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 166 Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа 3 года (1) (1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором) 170 Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) Постоянно (1) (2) (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации.
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения 648 Документы (заявления, справки, выписки, договоры) о передаче жилых помещений в собственность До ликвидации организации 231 Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов, субсидий 5 лет ЭПК 492 Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 26 Документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации Постоянно 341 Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями Постоянно 180 Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов Постоянно 627 Договор о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 353 Договоры (контракты) и документы к ним об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом 5 лет (1) (1) После завершения обучения, стажировки 135 Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации 5 лет ЭПК (1) (1) По истечении срока действия исключительного права 114 Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями До ликвидации организации 551 Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 285 Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) При условии проведения внешней проверки качества работы.
(3) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу а) у аудируемого лица 5 лет (1) б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора 5 лет (1) (2) (3) 541 Договоры оказания коммунальных услуг организации 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 85 Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность До ликвидации организации 101 Договоры поручения: (1) При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу а) по недвижимому имуществу; 15 лет (1) б) по движимому имуществу 10 лет (1) 100 Договоры проката 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 179 Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 571 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи¹³ 5 лет (1) (1) После приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи 650 Договоры найма, социального найма жилого помещения 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 537 Договоры страхования зданий, строений, сооружений, помещений, земельных участков; документы (полисы, соглашения, переписка) к ним 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 538 Договоры страхования жилых помещений, заключенные в рамках программ организации возмещения ущерба, причиненного расположенным на территории субъектов Российской Федерации жилым помещениям граждан, с использованием механизма добровольного страхования 10 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 552 Договоры страхования транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 550 Договоры транспортной экспедиции и (или) аренды транспортных средств 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 435 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 50 / 75 лет ЭПК 655 Договоры управления многоквартирными домами 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 525 Договоры хранения (складского хранения) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 29 Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества Постоянно 565 Договоры эксплуатации, ремонта, аренды внутренней связи 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 540 Договоры энергоснабжения 5 лет (1) (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору 12 Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам 5 лет 94 Договоры (контракты) аренды (суб­аренды), безвозмездного пользования имуществом; документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору.
(2) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(3) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(4) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) (4) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) 95 Уведомления о прекращении действия договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования зданиями, строениями, сооружениями, помещениями, земельными участками и иным имуществом 10 лет 224 Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд 5 лет ЭПК (1) (1) После истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту 238 Соглашения (контракты, договоры) между хозяйствующими субъектами, поставщиками и заказчиками, органами власти и хозяйствующими субъектами по повышению, снижению или поддержанию цен (тарифов) 5 лет (1) (1) После истечения срока действия соглашения (контракта, договора); после прекращения обязательств по соглашению (контракту, договору) 385 Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения по регулированию социально-трудовых отношений Постоянно 144 Мировые соглашения. Копии (2) 5 лет (1) (1) После полного исполнения условий мирового соглашения.
(2) Подлинники хранятся в судебных делах 341 Документы (договоры, соглашения) о сотрудничестве с международными и иностранными организациями Постоянно 81 Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним До ликвидации организации 339 Уставы, положения, договоры (соглашения) об учреждении международных организаций (объединений), участником которых является организация. Копии До ликвидации организации (1) (1) Подлинники хранятся в международных организациях, организациях-учредителях 137 Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (суб­аренды), безвозмездного пользования: (1) По договорам (контрактам) аренды (субаренды), безвозмездного пользования государственным, муниципальным имуществом – 15 лет ЭПК.
(2) Объектов культурного наследия – Постоянно.
(3) Природоохранных зон – Постоянно а) недвижимого имущества; 10 лет (1) (2) (3) б) движимого имущества 5 лет (1) (3) 138 Журналы, базы данных регистрации договоров: а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; До ликвидации организации б) покупок, продаж движимого имущества 5 лет 214 Отчеты об исполнении государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг 5 лет ЭПК

Рано или поздно руководители организации, а также начальники планово-экономических отделов, сталкиваются с вопросом хранения и утилизации документации, в частности, актов выполненных работ. Какие же сроки их хранения существуют и кто за него ответственен?

Отечественное законодательство обязывает субъекты предпринимательства, независимо от правовой формы собственности, обеспечивать сохранность внутренней документации. В частности, оно регулирует порядок и сроки хранения актов сделанных работ и предоставленных услуг, игнорирование и несоблюдение которых чревато штрафными санкциями, применяемыми к организации. Поэтому вопрос «сколько хранятся акты выполненных работ» является актуальным.

Назначение актов выполненных работ

Вышеуказанная документация сопровождает гражданско-правовые договора и является базисом для отчета исполнителя перед заказчиком о сроках, объемах и качестве выполненных работ. Кроме того, они:

• подтверждают юридическую силу заключенной сделки между ее сторонами;
• содержат аналитическую информацию для составления отчетности о деятельности субъекта предпринимательства.

Исходя из этого, акты можно считать первичной документацией.

Определившись со статусом актов о выполненных работах в общем документообороте организации, следует разобраться, каков срок их хранения и кто за него ответственен.

Ответственность за хранение актов

Отечественное законодательство вменяет обязанность по обеспечению сохранности внутренней документации руководителю организации, а ответственность за оформление и передачу в архив возлагает на главного бухгалтера. По факту передачи актов в архив следить за их сохранностью должен архивариус или другое уполномоченное на это лицо. До этого момента акты хранятся в бухгалтерии по ответственностью избранны главным бухгалтером сотрудников.

Сроки хранения актов выполненных работ

Так как данные акты относятся к первичной документации, точный срок их хранения, согласно требованиям отечественного архивного дела, составляет не менее 60 месяцев после года, являющегося отчетным. Исчисление срока начинается с 01.01 числа нового года, следующего за отчетным.

Данное предписание актуально как для машинописных печатных экземпляров, так и для электронных вариантов. Что касается последних, во многих программах можно вручную установить срок хранения документации в базе данных, по истечении которого она уничтожается.

Таким образом, если акты выполненных работ свидетельствуют о том, что работы были сделаны в 20хх году, то хранить документы следует до 20хх+5 года.

Если вы на нашем сайте не нашли необходимый вам документ, просто оставляйте комментарий с указанием вашей почты. Вы получите необходимый вам документ, а также он будет опубликован в ближайшее время на нашем сайте — акты выполненных работ.