Служебные документы типология композиционные особенности реквизиты

1.

Тема:
«Служебные документы:
типология, содержание,
композиция, языковое
оформление»

2. План: 1. Понятие о документе. 2. Общие и специальные функции документа. 3. Реквизиты и формуляр документа. 4. Угловые и

продольные бланки деловых писем.
5. Типы и виды деловых (официальных) писем (сообщение,
извещение, напоминание, подтверждение, просьба, запрос,
предложение, приглашение, ответ, сопроводительное,
гарантийное, претензия).
6. Требования к оформлению деловых бумаг. Культура
официальной переписки.
7. Типы и виды служебных документов (по фактору адресации,
по содержанию и назначению, по сфере функционирования,
по фактору доступности информации, по срокам исполнения,
по критерию первичности происхождения, по форме
отправления).
8. Управленческие документы и их система.
9. Требования, предъявляемые к структуре, языку и стилю
распорядительных документов.
10. Справочно-информационные и справочно-аналитические
документы (акт, справка, служебная записка, заявление,
договор (соглашение, контракт), доверенность), их реквизиты
и языковые особенности.
11. Языковые особенности и особенности оформления личных
документов.

3.

Формирование официально-деловой
письменной речи во всех языковых культурах
обусловлено развитием государственности,
аппарата управления и связано
с необходимостью документально закреплять
правовые отношения юридических и частных
лиц. Интернациональные свойства делового
письма – следствие универсальности задач,
которые оно призвано решать, а именно –
служить инструментом делового общения,
языковым средством фиксации
(документирования) управленческой,
деловой, служебной информации.

4. К служебной информации предъявляются общие требования:

• достоверность (объективность),
• актуальность (необходимость,
новизна, своевременность),
• убедительность
(аргументированность),
• полнота (достаточность
информации).

5.

Документирование – регламентированный
процесс записи информации на бумаге или ином
носителе, обеспечивающий её юридическую
силу.
В деловом общении документирование имеет
особое значение. Действительно, ссылка
на какую-либо устную договорённость или
распоряжение может быть опровергнута или
подвергнута сомнению, но если данная
договорённость или распоряжение имеют форму
документа, то ссылка на него обоснована
юридически. Правила документирования
устанавливаются правовыми актами каждого
государства или вырабатываются традицией.

6.

Документ –
это деловая бумага,
оформленная с учётом
соответствующих норм и
правил, служащая
доказательством чего-либо,
подтверждающая право
на что-либо и имеющая
юридическую силу.

7.

В социальном плане любой
официальный документ
полифункционален, то есть
одновременно выполняет несколько
функций, что и позволяет ему
удовлетворять различные человеческие
потребности.
Среди функций документа выделяют
общие и специальные.

8. Общие функции документа:

1) информационная: любой документ создаётся
для сохранения информации;
2) социальная: документ является социально
значимым объектом, поскольку порождён той или
иной социальной потребностью;
3) коммуникативная: документ выступает в
качестве средства связи между отдельными
элементами общественной структуры, в частности
между учреждениями;
4) культурная: документ – средство закрепления
и передачи культурных традиций, этапов
развития цивилизации. Так, например, в научнотехнической документации находит отражение
уровень научного и технического развития
общества.

9. Специальные функции документа:

1) управленческая: документ является
инструментом управления; этой функцией
наделены так называемые управленческие
документы (плановые, отчётные, организационнораспорядительные документы и др.), специально
создаваемые для целей управления;
2) правовая: документ является средством
закрепления и изменения правовых норм и
правоотношений в обществе. Правовую функцию
выполняют законодательные и правовые
нормативные акты, а также документы,
приобретающие правовую функцию на время. Так,
для использования в качестве судебного
доказательства это может быть любой документ;
3) функция исторического источника: документ
выступает в качестве источника исторических

10.

Реквизиты –
это обязательные элементы
(признаки) оформления документа,
установленные законом или
распорядительными положениями
для отдельных видов документов.
Именно реквизиты обеспечивают
фактологическую достоверность и
узнаваемость официальных бумаг.

11.

К ним относятся: наименование автора
документа, адресата, подпись, дата, номер
документа, гриф утверждения, печать и др.
Совокупность реквизитов и схема их
расположения на документе составляют
формуляр документа.
Однако формуляр регламентирован
стандартами, принятыми в той или иной
стране. Например, если письмо адресовано
зарубежным партнёрам, наименование
организации-адресанта в документах на
иностранные языки не переводится и
печатается на бланке латинским шрифтом.

12.

Требования к оформлению реквизитов, изложенные
в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако
ни один документ не оформляется полным набором
реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.
В формуляр официального письма не входит реквизит
«наименование вида документа». Во всех остальных
документах указывается их название, например: «Договор»,
«Протокол», «Приказ» и т.д.
Обычно деловые письма печатают на бланках – листах
бумаги с воспроизведёнными на них типографским способом
реквизитами. Все остальные данные впечатываются в бланк
машинописным способом и располагаются в определённом
порядке.
Существует два типа бланков писем организации –
угловые и продольные. Они различаются расположением
реквизитов, предваряющих текст письма.
В последнее время продольные бланки писем чаще
используются для ведения переписки между предприятиями.

13. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов:

МВД России
ФЕДЕРАЛЬНОЕ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЁННОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ОРЛОВСКИЙ
ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИМЕНИ В.В. ЛУКЬЯНОВА»
(ОрЮИ МВД России имени В.В.
Лукьянова)
ул. Игнатова, 2, Орёл, 302027
______________________ № _______________________
на № __________________от
Ректору Орловского
государственного
университета
доктору педагогических
наук,
профессору
Ф.С. Авдееву
Комсомольская ул., д. 95,
Орёл, 302026

14. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов:

МВД России
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ КАЗЁННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ОРЛОВСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
МИНИСТЕРСТВА ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИМЕНИ В.В. ЛУКЬЯНОВА»
(ОрЮИ МВД России имени В.В. Лукьянова)
ул. Игнатова, 2, Орёл, 302027
______________________ № _______________________
на № __________________от _______________________

15.

К основным реквизитам делового письма относятся:
государственный герб Российской Федерации, эмблема
организации, код организации, код документа,
наименование организации-адресанта документа,
справочные данные об организации (почтовый и
телеграфный адреса, номера телефонов, телетайпа,
электронной почты – коммуникационные данные; номер
счёта в банке, фамилия и инициалы коммерческого
директора и т.д. – коммерческие данные), дата, адресат,
наименование организации, адрес, заголовок к тексту,
текст, отметка о наличии приложения, подпись.
Каждый реквизит выполняет определённую функцию и
должен отвечать государственным стандартам
по
оформлению и расположению на листе (бланке).
Соблюдение этих требований не только придаёт
официальный статус деловой бумаге, но и упрощает
процедуру обработки корреспонденции.

16.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ (официальных) ПИСЕМ:
сообщение,
извещение,
напоминание,
подтверждение,
просьба,
запрос,
предложение,
приглашение,
ответ,
сопроводительное,
гарантийное,
претензия.

17. Основные принципы культуры официальной переписки:

1) лаконизм делового письма;
2) достаточность информационного
сообщения, отвечающая целям
письма и характеру отношений;
3) ясность и недвусмысленность
языка сообщения.

18.

По фактору адресации документы разделяют
на внутреннюю и внешнюю деловую
переписку.
Внутренняя деловая переписка ведётся между
Внешняя деловая переписка ведётся между
должностными лицами, подразделениями одной
организации, учреждения. При этом адресант и
адресат документа состоят в отношениях
должностного соподчинения. Документацию этого
типа называют служебной.
разными организациями, учреждениями,
должностными и частными лицами, не состоящими в
прямом подчинении по отношению друг к другу.
Документы, которыми обмениваются организации,
называют официальными письмами.

19.

По содержанию и назначению
выделяют
распорядительные,
отчётные,
справочные,
плановые и др. виды документов.

20.

В зависимости от того, к какой сфере
человеческой деятельности относится
документируемая информация, различают
управленческие,
научные,
технические,
производственные,
финансовые,
юридические и др. виды
документов.

21.

По фактору доступности
документируемой информации
документы могут быть
открытого пользования
(доступа),
ограниченного доступа,
конфиденциального характера.

22.

По срокам исполнения документы
разделяют на
срочные,
• второстепенные,
• итоговые,
• периодические.

23.

По критерию первичности
происхождения различают
оригинал (первый экземпляр)
и
копию (все остальные
экземпляры) документа.

24.

Ядро учрежденческой (служебной)
документации составляют
управленческие документы. Именно
они обеспечивают управляемость
объектов как в рамках всего
государства, так и в отдельной
организации.

25.

Этот тип документов, в свою очередь, представлен
комплексом систем, основными из которых являются:
1) организационно-правовая документация;
2) плановая документация;
3) распорядительная документация;
4) информационно-справочная и справочноаналитическая документация;
5) отчётная документация;
6) документация по обеспечению кадрами (по личному
составу);
7) финансовая документация;
документация по материально-техническому
обеспечению;
9) договорная документация и другие системы
документации, включая и те, которые отражают
основную деятельность учреждения.

26.

Руководство любой организации наделяется
правом издания распорядительных документов.
Именно эти документы реализуют управляемость
объектов по вертикали. От того, насколько
эффективно регулируется деятельность учреждения,
зависят результаты его работы.
В юридическом плане распорядительные
документы относятся к нормативным правовым актам.
С помощью распорядительных документов
разрешаются возникающие в сфере управления
проблемы и вопросы; их адресатом являются
конкретные учреждения, структурные подразделения,
должностные лица или работники.
Основная задача распорядительных
документов – придание юридической силы тому или
иному действию руководителя.

27.

Текст распорядительных документов
(постановление, приказ, решение) состоит, как
правило, из двух частей: констатирующей и
распорядительной. Текст излагается логически
последовательно, чёткими фразами, без сложных
придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо
употребление многозначных слов, примечаний и
ссылок.
В констатирующей части кратко излагаются причины,
цели, мотивировка, послужившие основанием для издания
распорядительного документа, или обосновывается причина
его выпуска. Констатирующая часть начинается словами:
В соответствии…, В целях…, Во исполнение… .
Распорядительная часть документа содержит
перечень мероприятий или предписываемых действий, их
исполнителей и сроков исполнения.

28. Типы распорядительных документов:

Постановление
Решение
Приказ
Распоряжение
Указание

29.

Постановление –
это правовой акт, принимаемый высшими и
некоторыми центральными органами
федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности,
а также правительственными и
коллегиальными исполнительными
органами субъектов Российской Федерации
в целях разрешения наиболее важных и
принципиальных задач, стоящих перед
данными органами, и установления
стабильных норм, правил.

30.

Решение –
это правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными
органами учреждений, предприятий,
фирм в целях разрешения наиболее
важных вопросов их деятельности.

31.

Приказ –
это распоряжение руководителя,
основной распорядительный
служебный документ
(правовой акт)
повседневного управления,
содержащий нормы,
обязательные для исполнения
подчинёнными.

32. Типы справочно-информационных и справочно-аналитических документов:

Акты
Справки
Служебные записки (докладная,
объяснительная и др.)
Заявления
Договоры
Доверенности

33.

Акт –
документ, составленный несколькими лицами
и подтверждающий установленные факты или
события (прилагается к письму-претензии или
к рекламации).
Справка –
документ, содержащий запрошенную
информацию или подтверждение тех или иных
фактов или событий.

34.

Заявление (рапорт) –
это внутренний служебный
документ, предназначенный для
доведения до сведения
должностного лица
(как правило, вышестоящего)
информации узкой
направленности.

35.

Образец заявления:
Дательный
падеж
Родительный
падеж
Декану … факультета
… университета (института)
Ф. и инициалы
студента … курса, … уч.
группы
Ф.И.О. (полностью)
заявление.
Прошу Вас освободить меня от занятий с 1 по
10 октября 2014 года для поездки домой по семейным
обстоятельствам.
25.09.2014
_____________(расшифровка)
подпись

36.

Договор
(соглашение, контракт) –
документ, фиксирующий
соглашение сторон
об установлении каких-либо
отношений и регулирующий эти
отношения.

37.

Трудовой договор (трудовое соглашение)
представляет собой юридически оформленное
письменное соглашение сторон (как правило,
именуемых соответственно «работодатель» и
«работник») об исполнении конкретных
обязанностей. Это соглашение констатирует
готовность сторон выполнять взятые обязательства
в течение некоторого времени на определённых
условиях. Трудовой договор оформляется при
приёме на работу, а также в случае изменения
первоначальных договорных условий (содержание
служебных обязанностей работника, уровень
заработной платы и т.п.).

38.

Доверенность –
это документ, дающий
полномочия его предъявителю
на выполнение каких-либо
действий от имени доверителя
(организации или физического
лица).

39.

Личная доверенность может быть выдана
для получения заработной платы и любых иных
платежей (пособий, пенсий, стипендий),
на получение корреспонденции (как денежной, так
и посылочной), на общее управление
имуществом, на распоряжение транспортным
средством, а также на получение свидетельства
о праве на наследство.
Официальные доверенности выдаются
организацией своему представителю
на совершение сделок, получение денег,
товарно-материальных ценностей или других
действий от имени организации.
Доверенность удостоверяется в одном
экземпляре.

40.

В тексте официальной доверенности
указываются
• должность и паспортные данные
доверенного лица;
• организация, в которой производятся
действия
по
доверенности;
• вид действий;
• образец подписи лица, получившего
доверенность;
• срок действия доверенности.

41.

В тексте личной доверенности
указываются
доверитель,
доверенное лицо,
их паспортные данные и место
регистрации,
вид действий по доверенности.

42.

Обязательными реквизитами
доверенности
являются:
1)
2)
3)
4)
наименование документа;
место и дата написания;
основной текст;
удостоверительная подпись,
скреплённая печатью
организации.

1. Композиционные особенности служебных документов. Форма документа. Реквизиты.

Основными
особенностями официально-делового
стиля являются:

• нейтральный
  тон изложения;

• точность
  и ясность изложения;

• лаконичность
  (краткость) изложения;

• констатирующе-предписывающий
  характер изложения.

Каждый
документ состоит из отдельных элементов,
которые называются реквизитами.

Реквизит
документа —
обязательный элемент оформления
официального до­кумента.

Различные
виды документов имеют различный набор
реквизитов.

Правила
составления и оформления реквизитов,
а также место их расположе­ния должны
соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003.

Всего
реквизитов 30.

Перечень
реквизитов:

01
— Государственный герб Российской
Федерации;

02
— герб субъекта Российской Федерации;

03
— эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания);

04
— код организации;

05
— основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юриди­ческого лица;

06
— идентификационный номер
налогоплательщика/код причины поста­новки
на учет (ИНН/КПП);

07
— код формы документа;

08
— наименование организации;

09
— справочные данные об организации;

10
— наименование вида документа;

11
— дата документа;

12
— регистрационный номер документа;

13
— ссылка на регистрационный номер и
дату документа;

14
— место составления или издания
документа;

15
— адресат;

16
— гриф утверждения документа;

17
— резолюция;

18
— заголовок к тексту;

19
— отметка о контроле;

20
— текст документа;

21
— отметка о наличии приложения;

22
— подпись;

23
— гриф согласования документа;

24
— визы согласования документа;

25
— оттиск печати;

26
— отметка о заверении копии;

27
— отметка об исполнителе;

28
— отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;

29
— отметка о поступлении документа в
организацию;

30
— идентификатор электронной копии
документа.

Реквизиты
подразделяются на основные (обязательные)
и дополнительные.

Обязательными
реквизитами всех систем являются: автор,
наименование вида документа, заголовок
к тексту, дата, регистрационный номер
документа, текст, визы, подпись, отметка
об исполнении и направлении документов
в дело.

Схема
расположения реквизитов закреплена в
формуляре-образце документа.

Формуляр
—
совокупность расположенных в определенной
последовательно­сти реквизитов
документа.

Формуляр
документа —
набор реквизитов официального письменного
документа, распо­ложенных в определенной
последовательности.

Формуляр-образец
документа —
модель построения документа, устанавливающая
об­ласть применения, форматы, размеры
полей, требования к построению
конструкционной сетки и основные
реквизиты.

1. Языковое оформление распорядительных документов.

Распорядительные
документы
— обладающие
юридической силой документы, издаваемые
руководством организации и содержащие
управленческие решения, направленные
на выполнение текущих и перспективных
задач.

К
распорядительным документам относятся
постановления, решения, указания,
распоряжения, приказы, инструкции,
цирку­ляры.

Основная
задача распорядительных документов
— придание юридической силы тому или
иному действию руководителя. В связи с
этим язык и стиль этого типа документации
отличается жесткой регламентированностью,
стандартизацией языковых моделей.
Использование сложившихся формулировок
освободить от занимаемой должности…;
контроль за исполнением возложить
на…; создать комиссию в составе…;
установить причины нарушения…;
назначить… на должность… и под. указывает
на то, каким именно действиям придается
юридический статус.

Заголовок
является обязательным реквизитом
распорядительного документа, он должен
быть сформулирован четко, по возможности
кратко, выражая основное содержание
документа, и должен отвечать на вопрос
«О чем?», например: «О создании
филиала общества в г. Твери», «Об
изменении устава общества».

Проект
распорядительного документа должен
быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением
всех грамматических правил. Следует
избегать сложных придаточных предложений
и большого числа причастных и деепричастных
оборотов. Специальные термины нужно
употреблять в пределах необходимости
и только общепризнанные.

В
тексте проекта распорядительного
документа нельзя употреблять произвольные
сокращения и сокращенные наименования.
Недопустимо применение разных, хотя и
равнозначных, терминов для обозначения
одного и того же понятия. Неуместно
употреблять в распорядительном документе
всякого рода пожелания и выражения:
«поднять уровень», «обратить
внимание», «усилить контроль» и
т. п.

Текст
распорядительных документов (постановление,
приказ, решение) состоит, как правило,
из двух частей: констатирующей и
распорядительной.

В
констатирующей части кратко
излагаются причины, цели, мотивировка,
послужившие основанием для издания
распорядительного документа, или
обосновывается причина его выпуска.
Констатирующая
часть распорядительных документов
может начинаться устойчивыми
формулировками: «В целях…», «В свя­зи…»,
«В соответствии…», «Во исполнение…»

Распорядительная
часть
документа содержит перечень мероприятий
или предписываемых действий, их
исполнителей и сроков исполнения.

Текст
распорядительной части начинается
словами: «ПОСТА­НОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ»,
«РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛА­ГАЮ»,
«ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» — в зависимости
от вида документа.

В
текстах распорядительных документов,
издаваемых на принципах коллегиальности,
принята форма изложения от третьего
лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ,
РЕШИЛ) или множественного числа
(ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ
составляется от имени двух и более
организаций.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

С этим файлом связано 1 файл(ов). Среди них: ДОКЛАД 2018.doc.
Показать все связанные файлы

Подборка по базе: Конспект урока скульптуры. Тема_ Лепка рельефа домашнего животно, 4 тема(Конъюнктивит,керетит,уевит).docx, История тема Социально-политический кризис в России в начале 20 , Милана Тема 5.docx, Милана Тема 7.docx, ФП Тема № 2, занятия 2.docx, задание ЮТ тема 3 Карсаков А.В.docx, Информатика ТЕМА 30.docx, Отсканированные документы 2.pdf, Хирургия Тема 6.docx

Тема № 12.9 Служебные документы: типология, содержание, композиция, языковое оформление. Редактирование текстов.
План семинарского занятия

1. Понятие о документе.

2. Функции документа.

3. Классификация документов.

4. Правила оформления документов. Реквизиты.

5. Формуляр документа.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» (от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, статья 2) закреплено следующее определение понятия «документ» – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Слово документ происходит от латинского слова document, что означает «свидетельство», «доказательство». Позже документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились два новых значения: 1) узкое, бытовое: паспорт, удостоверение; 2) переносное, расширительное: все то, что может свидетельствовать о чем-либо, подтверждать что-либо. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т.д.

Обязательные признаки документа: фиксация информации на материальном носителе; наличие информации, фактов; определенная форма изложения; наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать документ.

Документ является средством общения и передачи, хранения информации, может свидетельствовать, быть доказательством, основанием для возникновения, реализации прекращения гражданских правоотношений, в том числе средством закрепления имущественных отношений. Документы в управленческой деятельности выступают как предмет труда и как результат труда. Они являются специфическими материальными объектами, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов (делопроизводство).

Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи.

В композиции документа выделяются оформляющая (автор, дата, адрес, заглавие и т.п.) и текстовая (содержание) части. Докладная записка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им присущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.

Функции документа:

– информационная (является носителем и источником информации);

– управленческая (позволяет организовать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы);

– правовая (подтверждает юридические факты и закрепляет правоотношения);

– коммуникативная (помогает организовать обмен информацией и общение между различными объектами);

– учетная (накапливает сведения за определенные периоды);

– социальная (отражает социально-экономическую, политическую, общественную и др. сферы жизни государства и его граждан);

– культурная (является памятником культуры определенной эпохи);

– историческая (является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, раскрывает исторические события, подтверждает и дополняет исторические факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов).

Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различают пять типов записей текстов:

– линейная запись (автобиография, доверенность, рапорт, заявление); трафарет — имеет заранее отпечатанный стандартный текст и дополняющее его конкретное содержание (справки, договоры);

– таблица (финансовые ведомости);

– анкета (личный листок по учету кадров);

– тексты-аналоги (приказы, решения, постановления).

Классифицировать служебные документы можно по разным основаниям.

Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил: обеспечение юридической силы документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; создание как исторического источника информации.

Текст документа отражает его основное смысловое содержание — управленческое действие, решение.

Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

Любой документ — это сумма постоянных элементов содержания. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом.

Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Реквизиты содержат сведения:

1. об адресате (кому адресован документ):

– указание должности лица в форме дательного падежа (кому?);

– имя, отчество, фамилия лица в форме дательного падежа (кому?);

1. об адресанте (кем является автор документа — заявителем, просителем и т.д. – наименование или имя отправителя документа):

– наименование учреждения в форме именительного падежа (что?);

– имя, отчество, фамилия лица в форме именительного падежа (кто?);

1. наименование документа (в некоторых документах обязательно, например: заявление, докладная записка, рапорт, доверенность; в некоторых опускается, например, в деловых письмах):

– пишется посередине строки на любом виде документа без точки!!!

1. текст документа
2. дата документа (когда документ составлен)

– записывается арабскими цифрами: число, месяц, год (например: 03.03.2017)

1. подпись автора документа и др.

Полный перечень реквизитов закреплён в ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 3 марта 2003 г. N 65-ст.:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.
Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляет формуляр документа. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, то есть это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, отдельного вида документа.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документации имеет определенную устойчивость, конкретность. Каждому реквизиту отводится на документе свое место, которое закрепляется в формуляре образце — своеобразной единой матрице, включающей концентрацию свойств и качеств определенного множества организационно-распорядительных документов.

Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения. При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, отраженных в формуляре-образце. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями создания документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Это дает основания выделить индивидуальный и типовой формуляр. Типовой формуляр — это формуляр, характерный для конкретного вида документов. Индивидуальный формуляр — формуляр конкретного документа.

В языковом отношении документ — это текст, отличающийся регламентированным характером составления и сочетающий в себе традиционные и индивидуальные черты. Язык служебных документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.
Задание 1. Назовите документ, опираясь на данные определения.

1. Документ, содержащий описание жизни лица, составленное им самим.

2. Документ, дающий право кому-либо действовать от лица, которое его написало.

3. Документ, содержащий официальную просьбу о чем-либо.

4. Документ, подтверждающий получение чего-либо.

5. Документ о выполнении какого-либо задания.

6. Документ, содержащий сведения, полученные в ответ на запрос.

7. Документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач.

8. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

9. Документ, подтверждающий факты, события.

10. Документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений.
Задание 2. Объясните значение слов, называющих различные виды служебных документов. При необходимости обращайтесь к толковому словарю. Запомните написание этих слов.

Абонемент, аккредитив, аттестат, анкета, бюллетень, ведомость, декрет, директива, извещение, коммюнике, лицензия, меморандум, облигация, патент, прейскурант, реестр, резолюция, рекламация, сертификат, ультиматум, ходатайство.
Задание 3. Заполните таблицу, распределите документы в зависимости от функционального значения.

Приказ об увольнении, протокол заседания кафедры, рапорт начальника факультета о проведенном мероприятии, письмо от рекламного агентства, справка с места учебы, экзаменационная ведомость, акт о списании оборудования, гарантийное письмо, инструкция по эксплуатации прибора, заявление на отпуск, должностная инструкция, письмо из УМВД РФ, приказ начальника института о поощрении, технический паспорт электродвигателя, письмо заказчику, личное дело работника N, акт проверки по вопросам техники безопасности, устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальном органе) организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, инструкции по отдельным видам деятельности, трудовой договор, контракт о прохождении службы в органах внутренних дел Российской Федерации, свидетельство о рождении, письмо-приглашение.

Задание 4. Определите коммуникативные функции данных языковых моделей. Закончите фразы деловых писем.

1. На основании договора о намерениях …
2. В ответ на Вашу просьбу…
3. Считаем необходимым еще раз напомнить Вам…
4. Ставим Вас в известность о …
5. Ваше предложение отклонено …
6. Мы можем предложить Вам…
7. Мы будем весьма признательны Вам за участие в …
8. Убедительно просим Вас…

Как писать автобиографию?

Автобиография – это последовательное изложение пишущим основных этапов его жизни. Автобиография составляется от первого лица и начинается словами: Я, фамилия, имя, отчество, родился … . Далее указывается дата и место рождения (область, район, город, село, деревня и т.д.). Национальность (при желании).

Далее приводятся сведения: 1) о том, какое образование получил пишущий, какие учебные заведения, где и когда окончил;

2) называется место работы в настоящее время, занимаемая должность;

3) указывается семейное положение, место жительства в настоящее время;

4) если автор менял фамилию, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения;

Дополнительные сведения. Дополнительное образование, интересы.

Пребывание за границей. Цель визита.

5) автобиография подписывается автором (дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии).

Иногда кадровые органы требуют указать сведения о жене (муже) и других ближайших родственниках (родители, братья и сестры): фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания. Эти сведения приводятся в конце автобиографии после основного текста.

Важно! Наименования организаций, учреждений, названия населенных пунктов необходимо писать полностью, указывая название, существовавшее на момент описываемого события.

Задание 6. Напишите автобиографию.

Задание 7. Составьте резюме. Чем резюме отличается от автобиографии?

Задание 8. Составьте характеристику кого-либо из ваших друзей.

Задание 9. Ориентируясь на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» от 3 марта 2003 г. № 65-ст. напишите заявление, доверенность, расписку (один документ на выбор).

Слайды и текст этой презентации