Соглашение об использовании эдо между компаниями образец

Электронный документооборот в России в последние годы стремительно развивается в очень разных областях. Стимулирует процесс государство, которое заинтересовано в унификации документооборота, его оцифровке, направлении по определенным каналам электронного взаимодействия. С планами развития ЭДО в хозяйственной деятельности можно ознакомиться: решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25.12.2020 № 34) утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Одна из главных целей – заинтересовать организации и ИП в переходе на ЭДО.

По отдельным направлениям электронный документооборот стал обязателен. Так, в поле зрения бухгалтера обязательный ЭДО в сфере оборота товаров, подлежащих маркировке средствами идентификации, товаров, подлежащих прослеживаемости; давно в обиход вошла электронная отчетность. При этом даже императивные нормы очень многие компании и ИП продолжают игнорировать, а попытки перейти на электронное взаимодействие с контрагентами ярко иллюстрируют всю степень неосведомленности о заложенных в законодательстве правилах.

Отдадим должное одному очень существенному вопросу, который необходимо проработать на стадии внедрения электронного документооборота с бизнес-партнерами: чтобы в дальнейшем можно было в электронной форме заключать сделки, обмениваться юридически значимыми сообщениями, закрывающими документами, начинать надо с заключения с контрагентом соглашения об ЭДО.

Всегда ли обязательно соглашение

Любые условия стоит закреплять соглашением лишь тогда, когда они не вменены законом или нормативно-правовым актом. Например, ст. 169 НК РФ (п. п. 1, 1.1, 1.2, 6) однозначно установлено, что при обороте товаров, подлежащих прослеживаемости, счета-фактуры должны выставляться исключительно в электронной форме. Продавец обязан обеспечить направление такого документа покупателю по ТКС через оператора ЭДО, а покупатель, в свою очередь, обязан обеспечить получение счета-фактуры по этому каналу связи. Сам счет-фактура должен соответствовать утвержденному формату и подписан должен быть усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя организации либо иного уполномоченного на это лица. Если электронное взаимодействие будет ограничено только этой сферой, то и соглашение не требуется: нет альтернатив, которые могли бы предпочесть стороны, глобально нечего согласовывать. Нет, конечно, и здесь можно найти, о чем договориться: о выборе конкретного оператора ЭДО, чтобы избежать тисков роуминга, о способе передачи доверенностей на уполномоченных лиц, о действиях в случае сбоев связи и т.п. Но это уже факультативно и может фиксироваться допсоглашением.

Правда, практика показывает, что уровень «культуры ЭДО» сейчас таков, что стоит оговаривать даже самые банальные условия, потому что никогда неизвестно какие идеи могут посетить контрагента и удастся ли потом убедить его, что он неправ, а ведь на карту поставлена действительность оправдательных и первичных документов, счетов-фактур, очень высоки налоговые риски и риски хозяйственных споров между контрагентами. И тем не менее закрепим такой вывод: если закон четко регламентирует все существенные вопросы электронного взаимодействия определенного вида, отдельное письменное соглашение между компаниями не обязательно, в противном случае оно потребуется.

Иногда довольно будет согласия действием. Так, по общему правилу (исключение мы уже назвали выше) счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки. Все ключевые вопросы оборота электронными счетами-фактурами определены НК РФ, Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи», Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме». В такой ситуации заключать отдельное соглашение об обмене электронными счетами-фактурами не обязательно. Согласие сторон можно выразить делом (Письмо Минфина РФ от 01.08.2011 № 03-07-09/26, Письмо ФНС России от 24.10.2018 № ЕД-4-15/20755): одна сторона направила, а другая приняла электронный документ, не выразив никаких претензий по схеме документооборота.

В иных случаях обязательность соглашения об ЭДО предусмотрена законом. Если стороны намерены использовать простые или усиленные неквалифицированные подписи, то для придания документам, заверяемым ими, юридической силы п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» требует заключить соглашение. Налоговики в Письме от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@ указали: когда речь идет об электронной первичке, инспекторы вправе запросить упомянутое соглашение, чтобы удостовериться в действительности такой документации. Легализовать специальным соглашением документы, подписанные УКЭП, излишне: они и так равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью и могут применяться в любых правоотношениях (п. 1 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ). В то же время соглашением сторон могут быть урегулированы многие другие вопросы, относящиеся к ЭДО.

Какие положения стоит включить в соглашение

Соглашение может быть заключено как в виде отдельного документа, так и в виде дополнительного соглашения к действующему договору или в виде раздела основного договора.

Содержательную часть стороны преимущественно определят самостоятельно – в зависимости от того, что для них существенно, но есть и обязательные положения.

При составлении текста соглашения стоит руководствоваться нормами Федерального закона № 63-ФЗ, ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 17 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот у бухучете», а также весьма содержательными Методическими рекомендациями по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами (утв. ФНС России, далее – Методрекомендации ФНС) или на сайте ФНС России с главной страницы перейдите в раздел «Деятельность», выберите опцию «Иные функции ФНС России», далее – «Электронный документооборот» и перейдите на страницу «База знаний»). 

Итак, в соглашении с контрагентом об ЭДО оговорите: 

1. Могут ли стороны сочетать электронный документооборот с бумажным и в каких рамках. То есть, не возбраняется ли во взаимоотношениях с одним и тем же покупателем выставлять часть счетов-фактур, накладных, актов и т.п. на бумаге, а часть — в электронном виде, но вот дублирования (задваивания) электронных документов на бумаге (и наоборот) следует избегать, поскольку возникнут вопросы какой из документов подлинник, какой датой он выдан/получен и т.п. Например, в отношении счетов-фактур эта дилемма решена так (п. 24 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н): при невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя, продавец направляет покупателю тот же счет-фактуру с теми же показателями на бумажном носителе, лишь дополняет его подписью главного бухгалтера организации; дальнейшее перевыставление этого счета-фактуры в электронной форме не допускается.

2. Могут ли стороны обмениваться электронными документами только через оператора ЭДО или (в не запрещенных законом случаях) и без его участия (с помощью электронной почты, посредством личного кабинета одного контрагента на сайте другого и т.д.). Допустимые каналы ЭДО следует обозначить (например, указать адреса электронной почты для направления юридически значимых сообщений (если применимо)).

3. Перечень форматов электронных документов, подлежащих обмену. Помните, что есть вмененные законом и утвержденные органами власти форматы, которые нельзя игнорировать (например, формат счетов-фактур, УПД). В остальном стороны вольны выбирать. Степень детализации информации в этом разделе может быть различной: от общих слов до исчерпывающего перечня допустимых форматов файлов и даже оговорки о характере прикрепления ЭП к документу (открепленная или прикрепленная).

4. Способы создания, направления и получения электронных документов, способы подтверждения отправления и получения электронного документа. Это актуально для случаев, которые не регламентированы НПА. Например, согласно п. п. 8 и 9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, счет-фактура считается выставленным продавцом покупателю, если продавцу поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО, а полученным покупателем он будет считаться, если тому поступило соответствующее подтверждение от его оператора ЭДО. Нужно ли переписывать эти правила в соглашение, нужно ли просить покупателя пересылать продавцу подтверждение оператора ЭДО – решать вам. Когда же ЭДО организован без участия специализированного оператора, ФНС рекомендует предусматривать в соглашении стандартные стадии работы с электронными документами. В любом случае ознакомьтесь с разделами 3 «Обмен электронными документами без участия операторов электронного документооборота» и 4 «Обмен электронными документами через операторов электронного документооборота» Методрекомендаций ФНС и определите, какой объем описанных там правил включить в соглашение с контрагентом.

Если стороны применяют многосторонние электронные документы, стоит согласовать очередность их направления и подписания сторонами (в случаях, не регламентированных законом или НПА).

Укажите, что при обмене многосторонними документами допускается использование только одного канала электронного взаимодействия, а финальная версия электронного документа, подписанная всеми участниками, должна быть получена каждой стороной (п. 1.9 Методрекомендаций ФНС, Письмо ФНС России от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).

Целесообразно оговорить в соглашении и вопрос направления и подписания связанных между собой электронных документов (пакетов электронных документов). При этом необходимо руководствоваться нормой п. 4 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ.

5. Виды электронных подписей, используемых при создании электронных документов. Ст. 4 (п. 1) Федерального закона № 63-ФЗ гарантирует участниками электронного взаимодействия право использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами или НПА либо соглашением между участниками электронного взаимодействия. Казалось бы, не надо поднимать этот вопрос в соглашении: зачем ограничивать свои возможности? Однако тут есть два «но»: во-первых, п. 17 ФСБУ 27/2021 требует, чтобы виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определялись соглашением экономического субъекта с данными лицами. Во-вторых, чем менее зарегулирован будет этот вопрос, тем более широкое поле останется для потенциально конфликтных ситуаций. Куда лучше даже просто зафиксировать, что может использоваться любой вид ЭП, не запрещенный законом, чем обойти этот вопрос молчанием. Можно установить и более жесткие правила: когда подойдет простая ЭП, когда – усиленная неквалифицированная, а когда не обойтись без УКЭП.

Скажем, решено использовать электронные УПД со статусом «1». Документ состоит из двух файлов обмена – по одному со стороны продавца и покупателя (п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@). Файл продавца подписывается УКЭП лица, отвечающего за подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (это не обязательно УКЭП и вид этой подписи лучше согласовать с контрагентом). Файл покупателя подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего экономического субъекта (вид этой подписи также лучше оговорить в соглашении).

Еще одну оговорку по этому разделу соглашения находим в п. 3 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ: соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью. Дело в том, что по общему правилу, если применена усиленная электронная подпись, то документ и так равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью, но ведь не на всякую собственноручную подпись поставишь печать. В организации по этому поводу может быть свой регламент и придется ограничить круг подписантов таких документов или установить какие-то еще «контрольные точки».

6. Порядок определения полномочий подписантов, отличных от лиц, имеющих право действовать от имени организации без доверенности. Этот вопрос должно осветить особенно четко, учитывая, что при применении УКЭП правила тут изменены с 2022 г. Аккуратно составить этот раздел помогут пп. 1 и 2 п. 1 ст. 17.2, ст. 17.3 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.4, 2.6, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ (в ред. от 30.12.2021) и п. 3 ст. 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Сообразно обстоятельствам и в зависимости от вида используемой ЭП (простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная), момента получения сертификата ключа проверки УКЭП уполномоченного лица, нужно оговорить когда такие подписанты могут действовать на основе приказа о праве подписи без доверенности, когда понадобится бумажная доверенность, когда – машиночитаемая (электронная) и каким образом доверенность (или, возможно, в отдельных случаях, выписка из приказа о праве подписи) будет предоставляться контрагенту. Например, в силу пп. 2 п. 2 ст. 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ представление машиночитаемой доверенности осуществляется посредством ее включения в пакет электронных документов, если иной порядок не предусмотрен соглашениями при взаимодействии юридических лиц и индивидуальных предпринимателей между собой. Т.е. допустим альтернативный вариант: машиночитаемая доверенность может быть предварительно направлена контрагенту в порядке, предусмотренном соглашением, и тогда ее не потребуется прилагать к каждому подписанному документу.

7. Возможность шифрования электронных документов при обмене ими. Шифрование недопустимо, если:

НПА установлен запрет на шифрование информации;

• выставлен электронный счет-фактура (УПД), содержащий реквизиты прослеживаемости (п. 7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н);

• в договоре стороны, составившей электронный документ, с ее оператором ЭДО имеется поручение оператору проводить проверку документа по тем или иным параметрам.

Остальное – на усмотрение сторон. 

8. Порядок определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи (если таковые применяются) (п. 2 ст. 6, пп. 1 п. 2 ст. 9 Федерального закона № 63-ФЗ).

9. Порядок проверки неквалифицированных электронных подписей, используемых при создании электронных документов (п. 2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ) и порядок уведомления о результатах проведенных проверок электронной подписи и электронного документа.

10. Требования к обеспечению конфиденциальности передаваемых электронных документов и конфиденциальности используемых подписантами ключей ЭП, а также порядок действий в случаях нарушения оной (пп. 2 п. 2 ст. 9, пп. 2 п. 1 Федерального закона № 63-ФЗ). 

11. Порядок действий в форс-мажорной ситуации. Например, как и в какие сроки при отказе каналов электронного взаимодействия следует уведомить контрагента о технической проблеме, каким путем формировать, подписывать и передавать документы до ее разрешения. 

12. Перечень лиц, ответственных за организацию ЭДО и разрешение форс-мажорных ситуаций. 

13. Другие положения, которые считаете важными при организации ЭДО с партнерами.

Скачать образец соглашения об ЭДО между контрагентами можно ниже.

Соглашение об электронном документообороте

14 июля 2021

г.Ярославль

ООО «Компания Дизель», именуемое в дальнейшем Сторона 1, в лице Директора Шепеляева А.В. действующего на основании Устава, с одной стороны, и любое лицо (юридическое, физическое, индивидуальный предприниматель), присоединившееся к настоящему Соглашению согласно ст.428 ГК РФ, именуемое в дальнейшем Сторона 2, совместно именуемые Стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

Термины и определения

Для целей настоящего Соглашения нижеизложенные термины используются в следующих значениях:
Электронный документооборот – процесс обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, между Сторонами.

Электронная подпись – усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.
Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

1. Предмет Соглашения 

1.1. Настоящим Соглашением Стороны устанавливают порядок электронного документооборота.

1.2. Электронные документы, которыми обмениваются Стороны настоящего Соглашения, могут быть подписаны электронной подписью. 
1.3. Стороны соглашаются обмениваться следующими электронными документами:

Формализованными документами

• счет-фактура (в формате XML, утв. приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@);

• акт выполненных работ или оказанных услуг (в формате XML, утв. приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);

• товарная накладная ТОРГ-12 (в формате XML ,Приказ ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@);

• УПД (в формате Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@»Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме»

Формат формализированных документов должен соответствовать действующему законодательству РФ.

Неформализованными документами:

• акт сверки взаиморасчетов;
• счет на оплату;
• договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заказы к договору, счет без подписания Сторонами договора в письменном виде.

1.4. Электронный документооборот Стороны осуществляют в соответствии с Гражданским кодексом, Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете», Приказ Минфина России от 05.02.2021 N 14н»Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»(Зарегистрировано в Минюсте России 12.03.2021 N 62737)

1.5. При реализации настоящего Соглашения Стороны обеспечивают конфиденциальность и безопасность персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
1.6. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными электронной подписью, в случае технического сбоя внутренних систем Стороны. В этом случае в период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью, при этом такая форма оригинала документа должна быть зафиксирована приказом руководителя направляющей Стороны.

2. Признание электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе

2.1. Электронный документ, подписанный электронной подписью, содержание которого соответствует требованиям нормативных правовых актов, должен приниматься Сторонами к учету в качестве первичного учетного документа, использоваться в качестве доказательства в судебных разбирательствах, предоставляться в государственные органы по запросам последних.
2.2. Подписание электронного документа, бумажный аналог которого должен содержать подписи и (или) печати обеих сторон, осуществляется путем последовательного подписания данного электронного документа каждой из Сторон. Доказательством подписания электронного документа может являться в том числе электронная подпись с идентификатором подписанного документа, то есть без повторного приложения самого документа, подписанного Стороной.
2.3. Каждая из Сторон несет ответственность за обеспечение конфиденциальности ключей электронной подписи, недопущение использования принадлежащих ей ключей без ее согласия. Если в сертификате электронной подписи не указаны орган или физическое лицо, действующие от имени организации при подписании электронного документа, то в каждом случае получения подписанного электронного документа Получающая Сторона добросовестно исходит из того, что документ подписан от имени Направляющей Стороны надлежащим лицом, действующим в пределах имеющихся у него полномочий.
2.4. Организация электронного документооборота между Сторонами не отменяет использование иных способов изготовления и обмена документами между Сторонами в рамках обязательств, не регулируемых данным Соглашением.

3. Взаимодействие с удостоверяющим центром и оператором 

3.1. Стороны не позднее 15 (пятнадцати) дней после подписания настоящего Соглашения обязуются за свой счет получить сертификаты электронных подписей, которые можно будет использовать в течение всего срока действия данного Соглашения.
3.2. Условия использования электронной подписи, порядок ее проверки, правила обращения с ключами и сертификатами квалифицированной электронной подписи устанавливаются нормативными документами (регламентами) Удостоверяющего центра. По данным вопросам Стороны руководствуются нормативными документами Удостоверяющего центра. 

3.3. До начала осуществления обмена электронными документами Стороны должны оформить и представить Оператору заявление об участии в электронном документообороте, а также получить у Оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.

3.4. В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в электронном документообороте в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, Сторона не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет Оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.

Уполномоченным оператором электронного документооборота ООО «Компания Дизель» на момент подписания настоящего соглашения является:

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Тензор» (ИНН 7605016030, ОГРН 1027600787994, тел.(495)9883795, эл.почта help_edo@tensor.ru, сайт sbis.ru).

Каждая Сторона вправе как сменить своего оператора ЭДО, так и использовать несколько операторов ЭДО одновременно. Каждая Сторона обязуется за 30 (тридцать) календарных дней уведомить другую Сторону при намерении сменить оператора ЭДО и/или подключить новых операторов ЭДО.

Стороны оформляют и передают оригиналы документов на бумажных носителях в следующих случаях невозможности передачи электронного документа, а также необходимости приостановления ЭДО:

• недоступность системы оператора ЭДО по техническим причинам,

• поврежденность или недоступность каналов связи, сбой учетной системы одной из Сторон,

• истечение срока действия ЭЦП (ЭП), скомпрометированность ЭЦП (ЭП) (до момента получения ЭЦП (ЭП) с новым сроком действия),

• другие неотложные, аварийные и ремонтно-восстановительные работы на принимающем или отправляющем оборудовании, при условии обязательного письменного уведомления другой Стороны о сроках проведения этих работ и приостановке;

• при мошеннических действиях и при подозрении на мошеннические действия сотрудников и/или представителей Сторон, или третьих лиц при обмене Электронными документами,

В случае наступления указанных обстоятельств Стороны прикладывают все усилия для их устранения в пределах 7 (семи) календарных дней, если иные сроки не установлены Сторонами по конкретному обстоятельству или если иные сроки не определены характером наступившего обстоятельства.

Стороны обязаны перейти на бумажный документооборот до момента устранения обстоятельств, описанных выше.

Стороны оставляют за собой право выставить документы на бумажном носителе при отсутствии возможности выставления электронных документов не ограничиваясь случаями и условиями, перечисленными выше в настоящем пункте, в том числе в случае неоднократного (более одного раза) нарушения принимающей Стороной срока подписания Электронных документов.

4. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде

4.1. При выставлении и получении счетов-фактур Стороны руководствуются порядком, закрепленным в Приказе Минфина России от 05.02.2021 N 14н»Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»(Зарегистрировано в Минюсте России 12.03.2021 N 62737)

5. Порядок выставления, направления и обмена документами через оператора

5.1. Направляющая Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его электронной подписью, упаковывает в транспортный контейнер и отправляет через Оператора Получающей Стороне.
5.2. Оператор проверяет адрес и структуру транспортного контейнера и при отсутствии недостатков осуществляет его доставку Получающей Стороне. При этом Оператор фиксирует дату и время получения документа, формирует подтверждение даты получения и отправляет его направляющей Стороне.
5.3. Направляющая Сторона при получении подтверждения даты получения проверяет действительность сертификата электронной подписи и сохраняет его в системе программного обеспечения.
5.4. При обнаружении ошибок в полученном контейнере Оператор формирует сообщение об ошибке и отправляет его направляющей Стороне.
5.5. Получающая Сторона при получении документа от Оператора проверяет действительность сертификата электронной подписи и сохраняет документ в системе программного обеспечения.
5.6. Одновременно Получающая Сторона не позднее 3 (трех) рабочих дней формирует извещение о получении, в котором фиксирует факт доставки документа, подписывает его электронной подписью и отправляет направляющей Стороне через Оператора.
5.7. Направляющая Сторона, получив извещение, проверяет действительность сертификата электронной подписи и сохраняет его в системе программного обеспечения.
5.8. Получающая Сторона, ознакомившись с документом, может не позднее одного рабочего дня совершить одно из следующих действий:
5.8.1. Сформировать ответный документ, подписать его электронной подписью и отправить направляющей Стороне через Оператора – в том случае, если Получающая Сторона согласна с содержанием документа.
5.8.2. При несогласии с содержанием документа – сформировать уведомление об уточнении, указав причину несогласия, подписать его электронной подписью и отправить направляющей Стороне через Оператора.
5.9. Направляющая Сторона, получившая ответный документ либо уведомление об уточнении, проверяет действительность сертификата электронной подписи и сохраняет их в системе программного обеспечения.
5.10. При необходимости направляющая Сторона не позднее 3 (трех) рабочих дней вносит исправления в данные и повторяет действия, установленные пунктом 5.1 настоящего Соглашения.

5.11.Стороны обязуются не вносить исправления, изменения или дополнения в передаваемые первичные учетные электронные документы в одностороннем порядке.

5.12. Стороны вправе вносить исправления, изменения или дополнения в передаваемые первичные учетные электронные документы путем подписания двустороннего документа, в том числе на бумажном носителе.

5.13.По письменно оформленному соглашению Сторон электронный документ может быть аннулирован. При необходимости в дальнейшем может быть оформлен новый (изменённый) документ — в электронной форме или на бумажном носителе.

5.14. Сторона- продавец выставляет Стороне покупателю первичные учетные электронные документы об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) после отгрузки товара (выполнении работ), передаче имущественных прав (оказании услуг) Стороне покупателю (Грузополучателю).

Отгрузка товара, оказание услуг по доставке Стороной продавцом Стороне покупателю (Грузополучателю) оформляется Товарно-транспортной накладной (1-Т) на бумажном носителе (далее – ТТН) или Транспортной накладной (ТН) и товарной накладной (ТОРГ-12). В соответствии с п.1 ст. 313 ГК РФ, Сторона продавец вправе осуществить поставку товара с привлечением грузоотправителя – при этом ответственность за действия грузоотправителя несет Сторона продавец, — в указанном случае Сторона покупатель (Грузополучатель) обязуется принять товар у грузоотправителя Товара, указанного в товаросопроводительных документах. Датой поставки считается: дата передачи товара Стороне покупателю (Грузополучателю), либо дата передачи товара первому перевозчику, если Стороны не договорились об ином. Документы, подтверждающие полномочия представителей Стороны покупателя (Грузополучателя) (разовые доверенности), передаются Стороне продавцу (грузоотправителю, перевозчику) в момент передачи товара Стороне покупателю (Грузополучателю), если Стороны не договорились об ином. Товар считается принятым Стороной покупателем (Грузополучателем) также в том случае, если в ТТН, ТН и ТОРГ-12 указана должность, фамилия, содержится подпись принимающего лица, полномочия которого явствуют из обстановки (работники АХО, склада и т.п.),если Стороны не договорились об ином. В случае возникновения расхождений Сторона покупатель (Грузополучатель) обязана указать о расхождении в ТТН (ТН) и оформить Акт об установленном расхождении, если Стороны не договорились об ином.

5.15. Стороны установили, что в отношении первичных учетных электронных документов электронный документооборот осуществляется отдельно по каждому документу. В случае единовременной отправки нескольких документов, относящихся к одному договору (накладной) Сторона продавец может (но не обязан) объединить эти документы в пакет.

5.16.Стороны договорились, что подписание документов об отгрузке товаров (выполнении работ), о передаче имущественных прав (об оказании услуг) в электронном виде осуществляется Стороной покупателем в течение 3 (трех) рабочих дней со дня перехода права собственности на товар(тмц, оборудование)по договору, со дня выполнения работ, оказания услуг по договору. В случае, если Сторона покупатель в указанный срок не подпишет данные электронные документы или не направит мотивированный отказ в подписании, электронные документы об отгрузке товаров (выполнении работ), о передаче имущественных прав (об оказании услуг) считается Сторонами подписанным Стороной покупателем, а товар – надлежаще переданным Стороной продавцом Стороне Покупателю по наименованию, ассортименту, количеству, цене и сроку передачи с одновременной передачей всей относящейся к товару документации, и работы, услуги – надлежащим образом выполнены (оказаны) Стороной продавцом и приняты Стороной покупателем. При этом, мотивированным отказом в подписании электронного документа об отгрузке товаров (выполнении работ), о передаче имущественных прав (об оказании услуг) (здесь и далее) является только наличие отметки в ТТН (ТН) о выявленных расхождениях, а также двусторонний Акт об установлении расхождения. Отсутствие (наличие) в электронных документах информации, наличие которой не требуется (не является обязательным) согласно действующему законодательству и установленным ФНС форматам (раздел 1 настоящего Соглашения), равно как и непредставление в электронном виде каких-либо документов, не перечисленных в разделе 1 Соглашения, не может быть основанием для отказа в подписании (отклонения) электронного документа. Подтверждением направления и получения Сторонами электронных первичных учетных документов является автоматическое электронное подтверждение доставки электронного документа системы оператора ЭДО. Стороны обеспечивают хранение Электронных документов в течение установленного законодательством РФ срока.

6. Прочие условия

6.1. В случае если направляющая Сторона не получила от получающей Стороны и/или Оператора получающей Стороны извещение о получении электронного документа и при условии отсутствия от получающей Стороны уведомления, направляющая Сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.
6.2. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с получающей Стороной и пр.) направляющая Сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами.
6.3.Стороны констатируют, что все документы в рамках настоящего Соглашения подписываются, уполномоченного на это лицами. Риск подписания указанных документов неуполномоченным лицом несёт соответствующая сторона.

7. Разрешение споров

7.1. Электронная подпись, которой подписан документ, признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.
7.2. Любые споры между Сторонами, предметом которых является установление подлинности, то есть целостности текста и аутентичности отправителя электронного документа, передаются для разрешения специально создаваемой экспертной комиссии.

Экспертная комиссия созывается на основании письменного заявления (претензии) любой из Сторон. В указанном заявлении сторона указывает реквизиты оспариваемого ПЭД и лиц, уполномоченных представлять интересы этой стороны в составе Экспертной комиссии.

Не позднее 10 рабочих дней с момента получения другой стороной заявления (претензии) Стороны определяют дату, место и время начала работы Экспертной комиссии, а также определяют, какая сторона предоставляет персональный компьютер и производит конфигурирование средства ЭП.

Полномочия членов Экспертной комиссии подтверждаются доверенностями. Состав Экспертной комиссии формируется в равных пропорциях из числа представителей Сторон. Экспертиза оспариваемого ЭД осуществляется в присутствии всех членов Экспертной комиссии.

Экспертиза осуществляется в четыре этапа:

1-й этап: Стороны совместно устанавливают, конфигурируют и тестируют средство ЭП.

2-й этап: Стороны предоставляют свою копию сертификата ключа проверки ЭП, используемого для создания НЭП оспариваемого ПЭД, а также корневого и промежуточных сертификатов УЦ.

3-й этап: Экспертная комиссия с помощью средства ЭП получает ключи проверки ЭП из сертификатов, предоставленных Сторонами, и сравнивает их с соответствующими ключами из сертификатов, переданными Сторонам по электронной почте или через Систему ЭДО.

Сертификаты, ключи проверки ЭП которых совпали, признаются подлинными. Также сравнивается корневой сертификат, переданный на бумажном носителе до подписания Соглашения, с только что предоставленным сертификатом. Экспертная комиссия с помощью средства ЭП проверяет, выпущен ли сертификат ключа проверки ЭП, использованный для подписи оспариваемого ПЭД, с использованием корневого и промежуточных ключа ЭП УЦ.

4-й этап: проверка правильности ЭП под оспариваемым документом, предоставленным стороной получателем, проверяется по сертификату принимающей стороны, подлинность которого подтверждена как указано выше.

Подтверждением подлинности оспариваемого ПЭД является одновременное наличие следующих условий:

• проверка подлинности ЭП оспариваемого ЭД дала положительный результат;

• подтверждена принадлежность сертификата ключа проверки ЭП, использованного для проверки подлинности ЭП в оспариваемом ЭД;

• ЭД сформирован в Системе и передан для обработки в соответствии с положениями настоящего Соглашения.

Результаты экспертизы оформляются в виде письменного заключения — Акта Экспертной комиссии, подписываемого всеми членами Экспертной комиссии. Акт составляется немедленно после завершения третьего этапа экспертизы. В Акте фиксируются результаты всех этапов проведенной экспертизы, а также все существенные реквизиты оспариваемого ПЭД. Акт составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из Сторон. Акт комиссии является окончательным и пересмотру не подлежит.

Подтверждение подлинности ЭП в оспариваемом ПЭД, зафиксированное в Акте, будет означать, что этот ПЭД имеет юридическую силу и влечет возникновение прав и обязательств Сторон, установленных Основным договором и Соглашением. Неподтверждение подлинности ЭП в оспариваемом ПЭД, зафиксированное в Акте, будет означать, что этот ПЭД не имеет юридической силы и не влечет возникновение каких-либо прав или обязательств Сторон, установленных Основным договором и Соглашением.

Стороны признают, что Акт, составленный Экспертной комиссией, является обязательным для Сторон и может служить доказательством при дальнейшем разбирательстве спора в Арбитражном суде.

7.3. В случае отсутствия согласия по спорным вопросам и добровольного исполнения решения экспертной комиссии все материалы по этим вопросам могут быть переданы на рассмотрение в суд по месту нахождения Стороны 1.

8. Действие Соглашения и порядок его изменения

8.1. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и действует бессрочно. Стороны вправе в любое время в одностороннем порядке расторгнуть настоящее соглашение, письменно уведомив об этом вторую Сторону не менее чем за 15 (пятнадцать) календарных дней до предполагаемой даты расторжения соглашения. В этом случае, настоящее соглашение считается расторгнутым при условии полного выполнения Сторонами обязательств, установленных настоящим соглашением и принятыми к исполнению Сторонами до получения письменного уведомления о расторжении соглашения второй Стороной.

8.2.Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из Сторон. Экземпляры настоящего соглашения, переданные электронной связью, а также все документы в его рамках, имеют юридическую силу для Сторон.

Сторона 1                                                                                    

ООО «Компания Дизель»                                                          

ИНН 7604088642 КПП 760201001                                        

Юр.адрес: г.Ярославль, пр-кт Ленинградский, д.33, оф.404

Адрес для корреспонденции: г. Ярославль а/я 1429                                                   

Все больше организаций задумываются или уже перешли на безбумажный документооборот. Как и бумажный, цифровой формат документооборота не исключает его деления на внутренний и внешний. Какой из них первичен – сложный вопрос, но их внедрение и применение «поодиночке» в любой компании просто не имеет смысла. Сложно представить, что кто-то, например, решит заключить соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами и создаст его в бумажном виде, чтобы подписать его внутри организации у ответственного лица и отправить его по почте.

Безусловно, его проще отправить в электронном виде, и здесь есть два пути.

Соглашение об обмене электронными документами может не предполагать подключения оператора ЭДО и допускать использование неквалифицированных сертификатов при подписании, что будет накладывать определенные ограничения. Основным ограничением является обмен теми ЭД (электронными документами), в отношении которых установлены требования передачи только через операторов. Примером таких документов являются электронные счета-фактуры.

Второй путь представляет собой заключение соглашения с регистрацией ЭД у оператора. Подписав его, организация принимает установленные законодательством правила обмена и признает юридическую значимость ЭД подписанных в системе. При этом компания должна зафиксировать и отразить в учетной политике нормы и способы ведения учета ЭД:

• формы ЭД;
• порядок хранения отчетности в цифровом виде;
• объемы ЭДО;
• ситуации, когда невозможно выполнить обмен в цифровой форме и необходимо оформить документы на бумаге.

Данное действие регламентируется Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ (о бухгалтерском учете). То есть, чтобы использовать обмен ЭД, включая первичку, следует зарегистрироваться у оператора, внести правки в учетную политику и заключить соглашение об обмене с контрагентом, который должен выполнить те же самые действия.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Почему важно составлять соглашение об электронном документообороте?

Рассматриваемый документ регламентирует аспекты обмена и подписания ЭД. При этом в нем могут быть прописаны особенности ведение этого обмена, например, выбор вида ЭЦП*.

*Хотя, по мнению Минфина, для целей учета НДС необходимо подписание ЭД усиленной квалифицированной ЭП, в письме от 24.11.11 ЕД-4-3/19693@ указано, что если между организациями подписано соглашение, где прописана возможность подписи «первички» обычной или усиленной, но неквалифицированной ЭП, то этого вполне достаточно для надлежащего оформления ЭД в целях налогообложения.

Также в соглашении могут быть прописаны:

• форматы документации;
• сроки хранения;
• сроки уничтожения.

Все эти условия вместе и представляют собой соглашение, которое фактически является документом-регулятором обмена в цифровом виде.

Какую информацию должно содержать соглашение об ЭДО?

Рассмотрим поподробнее, что может содержать соглашение на ЭДО.

Формат документов

Начиная с 01.01.2013, организации имеют право разработать форму документов, оформленных на бумаге, о чем говорит п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Но если организация задумывается о переходе на цифровой обмен, ей необходимо придерживаться приказа ФНС от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@, в котором утвержден формат ЭД:

• Акт приемки-сдачи работ/услуг;
• Накладная по форме № ТОРГ-12.

Обращаем внимание на то, что организации при желании могут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, но для этого обязательно должен быть заключен соответствующий договор с оператором ЭДО

Вид электронной подписи

Выше уже шла речь об электронных подписях и возможности заключения соглашения между юрлицами на подпись «первички» простой подписью. При этом ФЗ «Об электронной подписи» выделяет три их вида:

• Простая электронная подпись – это различные связки логинов и паролей, кодов доступа и прочих средств идентификации. Определение личности подписанта не предусмотрено.
• Неквалифицированная электронная подпись – криптографически преобразованная информация (процесс называется – хеширование), позволяющая определить личность владельца. Такая подпись усилена средствами криптошифрования (ст. 12 ФЗ «Об электронной подписи»). Для использования необходим определенный ключ и специальное программное обеспечение, позволяющее определить владельца (например, КриптоАРМ).
• Усиленная квалифицированная ЭП – аналог подписи и печати на бумаге. За получением такой подписи необходимо обратиться в аккредитованный центр сертификации. Аккредитация таких центров проводится государством. Для проверки такой подписи вместе с ней предоставляется специальный ключ, изготовленный центром сертификации. Также документы, подписанные такой подписью, должны обеспечивать возможность определения изменений внесенных в документ после подписания. В случае утери усиленной квалифицированной подписи необходимо немедленно обратиться в удостоверяющий центр для ее блокировки. Такая подпись судом признается действительной до тех пор, пока решением суда не будет установлено иное.

Порядок хранения электронных документов

Хранение документации в цифровом формате регламентируется теми же сроками, что и для бумажных аналогов. Важно отметить, что для целей бухгалтерского учета «первичка» хранится 5 лет, а для целей налогообложения – 4 года. На практике бывали случаи утери при ЧП и прочих обстоятельствах электронных документом, поэтому в соглашении важно прописать возможность получения копий у контрагента.

Порядок хранения в соглашении определяется, в том числе, и для понимания процесса внесения изменений в документы. Он, в свою очередь, должен проходить только с письменного согласования тех лиц, которые являлись подписантами документа. При этом обязательно должна быть внесена дата изменений.

Соглашение об ЭДО между контрагентами – образец

Шаблон соглашения об ЭДО — Word

Юридически значимый обмен, то есть подразумевающий использование третьего вида подписи, позволяет сторонам не заключать соглашение, поскольку регулируется на законодательном уровне. Контрагенты в частном порядке договариваются о его составлении в виде доп.соглашения к договору или отдельным документом. Именно поэтому оно не имеет, например, утвержденного бланка или четких правил заполнения.

Если вы пользователь 1С и планируете перейти на безбумажный документооборот, обратитесь к нашим специалистам. Мы не только поможем вам с оформлением всех документов, но и подберем оптимальный вариант внедрения системы электронного документооборота «под ключ».