Стороны обязуются извещать друг друга об изменении своих реквизитов

В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.

Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа потребуется больше времени, чем подрядчик рассчитывал.

Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.

Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

Бывают разные ситуации, когда компании или предпринимателю нужно отправить письмо о смене реквизитов.

Вот популярные причины, когда компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:

• чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
• не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.

Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.

По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах, ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. На практике в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.

Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.

Изменения, которые описаны в письме, начинают действовать для сторон с момента, когда контрагент его получит, если в договоре не написано по-другому. Например, заказчик может оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с того момента, как получил письмо с указанием этих реквизитов.

Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случаев, когда в договоре напрямую указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, можно только через дополнительные соглашения.

Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.

Что относится к реквизитам

Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указываются в последнем разделе договора перед подписями.

По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:

1. Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП.
2. Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
3. Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.

Письмом меняют реквизиты в двух случаях:

1. Неправильно внесли данные при заключении договора — в такой ситуации можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
2. Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.

В моей практике был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.

Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить договор с новым контрагентом или заменить контрагента на основании соглашения об уступке прав требования, об этом мы уже рассказывали подробно.

Как правильно составить письмо о смене реквизитов

Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:

• причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
• номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
• новые реквизиты;
• дату, с которой вы просите использовать новые данные;
• подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.

Никаких установленных сроков, за которые рассматривают письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, то стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно предоставить ответ на письмо или подтвердить его получение.

Кто составляет письмо об изменении реквизитов

Письмо о смене реквизитов может составить любой сотрудник компании по шаблону. Главное — подписать письмо у уполномоченного лица. Обычно это генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.

Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов

Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.

Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы со своей стороны сделали все в соответствии с договором. Но лучше всего после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли письмо.

Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением — вам выдадут квитанцию с номером для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.

Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.

Контрагент получил письмо, что дальше

В письме указывается дата, начиная с которой применяются новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2022» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2022».

Иногда в договоре может быть предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. В таком случае, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам, которые вы согласовали в договоре.

Запомнить

1. Если у бизнеса изменились реквизиты, то стоит отправить контрагентам письмо о смене реквизитов, указанных в договоре.
2. Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании что-то поменялось — и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
3. Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора. И если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
4. Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании, либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования.
5. После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата — уточните по электронной почте или по телефону.

0

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

В последнее время участились случаи отзывов лицензий у банков. Проводимая ЦБ РФ зачистка банковского сектора ставит перед компаниями вопрос защиты средств на своих счетах в банках. После отзыва лицензии деньги вернуть едва ли удастся, поскольку практически у всех закрываемых банков обнаруживают «дыры» в балансе и «рисованную» отчетность. Полностью исключить такой риск, конечно, нельзя, однако им можно научиться управлять, и мы расскажем бухгалтерам о том, как это сделать.

Извещаем контрагента о смене реквизитов

Порядок уведомления

ЛИЦЕНЗИОННЫЙ ДОГОВОР

о предоставлении права распространения экземпляров программы для ЭВМ (исключительная лицензия)

г.

«» 2023 г.

в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Лицензиат», с одной стороны, и в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Лицензиар», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Лицензиар предоставляет Лицензиату право на распространение экземпляров программы для ЭВМ « » (далее – «Программа»), а Лицензиат за предоставление этого права уплачивает Лицензиару вознаграждение в размере, указанном в настоящем Договоре.

1.2. Программа, на распространение экземпляров которой передаются права по настоящему Договору:

• название: ;
• описание свойств: ;
• сфера применения: ;
• другие характеристики: .

Под распространением Программы понимается . В целях идентификации Программы к Договору прилагается ее экземпляр в виде файла на материальном носителе – (CD/DVD/).

1.3. Лицензиар гарантирует, что является правообладателем исключительного права на Программу. Принадлежность исключительного права на Программу Лицензиару удостоверяется № от «»2023 г., срок действия , выдан .

1.4. Лицензия, выдаваемая Лицензиату по настоящему Договору, является исключительной. Лицензиар не вправе выдавать лицензии другим лицам. Лицензия выдается на срок до «»2023 г.

1.5. Договор вступает в силу с момента .

2. ПРАВА, ПЕРЕДАВАЕМЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. По настоящему Договору Лицензиар предоставляет Лицензиату права на распространение экземпляров Программы любым способом: продавать и так далее (право на распространение), не противоречащим законодательству РФ, импортировать экземпляры произведения в целях распространения.

2.2. Права на распространение экземпляров Программы, указанные в п.2.1 настоящего Договора, передаются Лицензиаром Лицензиату для использования на территории .

2.3. Права на распространение экземпляров Программы, указанные в п.2.1 настоящего Договора, передаются Лицензиаром Лицензиату для использования в течение .

2.4. Лицензиар не вправе предоставлять третьим лицам права на распространение экземпляров Программы, переданные Лицензиату, в период действия настоящего Договора.

2.5. Лицензиат не вправе передавать другим лицам права на распространение экземпляров Программы, переданные ему в соответствии с настоящим Договором и указанные в п.2.1 настоящего Договора.

2.6. Передача оригинала Программы для дальнейшего создания экземпляров и распространения их (либо передача экземпляра Программы для дальнейшего копирования и распространения) производится следующим образом .

2.7. Лицензиат не вправе снабжать Программу комментариями и/или пояснениями (без согласия Лицензиара).

3. РАЗМЕР ВОЗНАГРАЖДЕНИЯ, ПОРЯДОК И СРОКИ ЕГО ВЫПЛАТЫ

3.1. За право распространения экземпляров Программы по настоящему Договору Лицензиат выплачивает Лицензиару вознаграждение в размере % от дохода, полученного Лицензиатом за распространение экземпляров Программы.

3.2. Вознаграждение выплачивается Лицензиару ежемесячно не позднее числа каждого месяца. Форма выплаты (наличными денежными средствами или перечисление денежных средств на счет Лицензиара) определяется Сторонами дополнительно.

4. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ПЕРЕДАННЫХ ПРАВ

4.1.Лицензиар вправе:

• осуществлять контроль бухгалтерских документов Лицензиата, содержащих сведения о расчетах по распространению экземпляров Программы;
• знакомиться с иными документами, относящимися к распространению экземпляров Программы.

Лицензиар не имеет права передавать другим лицам права на распространение Программы для ЭВМ.

4.2.Лицензиар обязан:

• при передаче Лицензиату прав распространения Программы по настоящему Договору предоставить доказательства обладания исключительным правом на данную Программу;
• в сроки, указанные настоящим Договором, принимать у Лицензиата отчеты об осуществлении прав, переданных ему по Договору, и направлять Лицензиату заключения по итогам рассмотрения отчетов. Заключение содержит общую оценку деятельности Лицензиата с точки зрения соответствия условиям Договора, а также указания на допущенные или возможные нарушения Лицензиатом договорных обязательств и норм законодательства. Заключение составляется в форме и направляется Лицензиату в срок до числа месяца, следующего за отчетным;
• воздерживаться от каких-либо действий, способных затруднить осуществление Лицензиатом предоставленных ему по Договору прав.

4.3.Лицензиат вправе:

• при письменном согласии Лицензиара предоставить право использования Программы в соответствии с настоящим Договором другому лицу (сублицензионный договор). При этом Лицензиат несет ответственность перед Лицензиаром за действия Сублицензиата;
• требовать у Лицензиара предоставления заключений по итогам рассмотрения отчетов, указанных п.4.2 Договора.

4.4.Лицензиат обязан:

• по требованию Лицензиара предоставлять ему возможность ознакомиться с бухгалтерскими и иными документами, содержащими сведения о распространении экземпляров Программы;
• ежемесячно до числа месяца, следующего за отчетным, отчитываться перед Лицензиаром о реализации прав по настоящему Договору. Отчет должен содержать следующие сведения .

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по настоящему Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные таким неисполнением убытки.

5.2. В случае нарушения срока выплаты вознаграждения, предусмотренного п.3.2 настоящего Договора, Лицензиат уплачивает Лицензиару пеню в размере % от суммы долга за каждый день просрочки. Пеня начисляется с момента направления Лицензиаром Лицензиату соответствующей претензии.

5.3. Использование Лицензиатом Программы способом, не предусмотренным Договором, либо по прекращении действия такого Договора, либо иным образом за пределами прав, предоставленных лицензиату по Договору, влечет ответственность за нарушение исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, установленную законодательством.

6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

6.1. Условия настоящего Договора и дополнительных соглашений к нему конфиденциальны и не подлежат разглашению.

7. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

7.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного Договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ.

7.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

8. РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

8.1. Стороны вправе досрочно расторгнуть настоящий Договор по взаимному письменному согласию.

8.2. Договор может быть расторгнут Лицензиаром в одностороннем порядке в случае:

• невыплаты Лицензиатом Лицензиару вознаграждения, указанного в п.3.1, в течение месяцев;
• использования Лицензиатом переданных прав способом, не предусмотренным п.2.1.

8.3. В остальных случаях настоящий Договор может быть расторгнут в соответствии с законодательством РФ.

9. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

9.1. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим Договором, Стороны будут руководствоваться действующим законодательством РФ.

9.2. Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны при условии, если они совершены в письменной форме и подписаны Сторонами или надлежаще уполномоченными на то представителями Сторон.

9.3. Стороны обязуются своевременно письменно извещать друг друга об изменении своих реквизитов.

9.4. Все уведомления и сообщения в рамках настоящего Договора должны направляться Сторонами друг другу в письменной форме.

9.5. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, из которых один находится у Лицензиара, второй – у Лицензиата.

10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

11. ПОДПИСИ СТОРОН