Требования к системе управления проектами в компании

Достаточно часто в проектно-ориентированной организации перед руководителем стоит вопрос о выборе программного обеспечения в области управления проектами. Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.

Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:

• Пользовательский интерфейс
• Управление данными
• Механизм планирования
• Обеспечение совместной работы

Если все эти требования удовлетворяют нашим потребностям, то данный программный продукт (ПП) можно эффективно использовать как элемент информационной системы управления проектами. Рассмотрим каждое требование в отдельности:

1. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ИНТЕРФЕЙС.

Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс.

При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:

• Гибкость организации экранных форм
• Доступность системы помощи
• Удобство средств редактирования
• Наличие мастеров и шаблонов

Пользовательский интерфейс может рассматриваться с точки зрения простоты освоения программным средством и оцениваться по следующим параметрам:

• Легкость изучения
• Легкость использования
• Наличие системы макросов (формул)
• Гибкая система контекстного поиска
• Обучающие программы

2. УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ

С совершенствованием программного обеспечения разработчики стали делать больший акцент на облегчение процесса ввода информации и навигации в программном продукте. Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передачи информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.

Доступ и передача данных

• При использовании многопроектного управления в организации и управлении портфелем проектов, объем информации значительно увеличивается. Появляется необходимость в доступе к данным различных источников. Например, при использовании различных приложений и систем (ERP и др.) может потребоваться совместить эти данные с информацией о проектах.
• Разграничение доступа к информации о проектах также является обязательным условием хранения данных. В сложных ИС должна использоваться промышленная СУБД, обеспечивающая пользователей быстрым и надежным доступом к данным.
• В случаях, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может показаться необходимым использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.

Группировка информации

• В зависимости от роли в проектной команде, участникам проекта требуется доступ к различной информации. Общие базы данных часто поддерживают режим работы, когда для одного пользователя доступно большее количество информации, чем он может использовать в единицу времени. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом.
• Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных системах хранения данных эффективно использование механизмов OLAP (On-Line Analytical Processing). В OLAP системах информация организуется в группы определенного формата для увеличения скорости доступа к нужным данным.

Администрирование и адаптация.

• Отдельные пользователи не должны сами запускать процедуры OLAP-анализа или формировать запросы при работе с данными. В программное обеспечение должна входить система администрирования, которая бы способствовала формированию системы данных, включая функцию централизованного обновления данных и безопасности их хранения.
• Администратор должен определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.
• Данные должны быть представлены в виде определенных пользователем повременных сегментов, организованных в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных.

Объединение (суммирование) данных.

• Многие ПП позволяют объединять данные по различным признакам. Такая функция поддерживается разнообразием полей (текстовые, числовых данные, поля для записи дат и т.д.) Данные в этих полях могут сортироваться, фильтроваться, группироваться. Возможность объединения данных является наиболее ценной для увеличения скорости работы с данными и составления отчетов.

3. МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ

В процессе планирования существует ряд требований, где неточности и несоблюдение всех условий планирования могут привести к неэффективной работе приложения для управления проектами.

Список основных возможностей систем при реализации планирования:

• Создание рабочей области проекта
• Описание WBS структуры
• Описание различных календарей выполнения работ
• Ввод и хранение данных по ресурсам
• Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей
• Ввод и хранение важных проектных дат и вех
• Составление расписания работ проекта
• Ресурсное планирование
• Расчет бюджетов проектов
• Подсчет затраченного на работу времени (временные графики)
• Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов
• Ввод фактических затрат
• Подсчет стоимости выполнения работ

Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в самом продукте или в приложениях следующих возможностей:

• Определение областей риска
• Расчет показателей риска
• Расчет возможностей по смягчению риска
• Планирование критической цепочки риска
• Изменение действия контроля

Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо задуматься над вопросом какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием данных возможностей? Может ли программное средство, которое Вы рассматриваете, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса?

Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные алгоритмы, чтобы правильно и эффективно составлять календарные планы? Можете ли Вы повторять расчет и получать при этом верный результат? Можете ли вы не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросу являются очень существенными.

С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.

4. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ

Использование многоуровневой клиент серверной архитектуры позволило повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Использование таких систем легло в основу появления разработок многопользовательской системы управления проектами.

Web-технологии произвели революцию в информационном мире, изменили возможности их компьютеров. И, если и существует какая-либо прикладная область, которой эта новая технология может быть выгодна целиком и полностью, так это область управления проектами. Обеспеченные Web-технологиями улучшенный доступ к данным и кооперация между пользователями, полностью изменили метод использования программного обеспечения для управления проектами. Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами.

Для многих людей, которые занимаются выбором программного обеспечения, поддержка системой Web-технологий перешло на первое место в списке основных критериев выбора ПО. Поддержка Web должна занимать лидирующую позицию в списке наиважнейших возможностей в области планирования. Но этому критерию не стоит придавать слишком весомое значение, чтобы не позволить ему диктовать процесс выбора и пренебрегать существенными функциями планирования или расчетными возможностями.

Как будущий пользователь, Вы должны рассматривать все преимущества и недостатки в перспективе и взвешивать все отступления от ваших требований. В равновесии должны также находится следующие аспекты: насколько высока оценка ПП и насколько новы используемые в нем технологии. Вы должны сопоставлять привлекательность использования современных технологий против достоинств уже проверенных и надежных ПП. Существует еще одно предостережение — часто новинки могут казаться больше впечатляющими, чем содержательными. Это необходимо тщательно отслеживать.

Для удобства отметьте галочкой те функции, которыми должна обладать система управления проектами, подходящая для Вашей компании.

Количество выбранных функций по каждому требованию, поможет Вам ранжировать эти требования, что значительно облегчит выбор ПО из существующих на рынке систем управления проектами.

Автор:
Песоцкая Е., Рябов В., Васильев В.

Источник:
Управление проектами в России

Для быстрой адаптации к постоянно изменяющимся условиям рынка компании 21 века прибегают к разным методам. Одним из них является проектный подход. Кому-то в этом процессе доставалась роль исполнителя, а другой руководил командой проекта, выполняющей определённые функции на пути к общей цели. Управление проектами применяют частные предприниматели и крупные компании, международные корпорации, государственные учреждения и органы власти. Чем объясняется такая востребованность? Попробуем разобраться.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Что такое управление проектами

Деятельность любой компании можно разделить на проекты. Их целью является получение результата в виде нового продукта, технологии или услуги, запускающейся на рынок.

Управление проектами – это организация работы для достижения запланированного результата в рамках утверждённого времени и бюджета. Приложение усилий, опыта, инструментов для удовлетворения требований, установленных заказчиком.

От масштаба, сложности цели зависит способ управления процессом. При проведении маркетинговой компании или запуске нового программного продукта будет использоваться разная методология.

Как нет одинаковых проектов, так не существует универсальных систем управления проектами «на все случаи жизни». Каждая методология работает в определённых условиях и обстоятельствах. Достаточно вспомнить опыт американских астронавтов, высадившихся на Луну 20 июля 1969 года. Имя Нила Армстронга мгновенно стало известным. Но по факту своим успехом полномасштабный проект обязан 400 тысячам сотрудников НАСА и более 20 тысячам университетов и компаний, принявших участие в реализации миссии «Аполлон».

От традиционного менеджмента проектное управление отличается нацеленностью на конкретный результат. Наглядно различия между данными методами выглядят так:

Управление проектами помогает точно контролировать рабочие процессы за счёт разделения проекта на отдельные части. Это упрощает оценку бюджета, обеспечивает соблюдение сроков, проверку качества выполнения проекта исполнителями на каждом этапе.

Организация работы над проектом начинается с постановки целей, под которые подбирают команду специалистов с нужными навыками. Ориентируются при этом на стандарты – правила, которые нужно соблюдать для достижения результата. Они бывают:

• общественными, разработанными, использующимися в специализированных сообществах;
• корпоративными, действующими в рамках одной компании;
• частными, утверждёнными для конкретного проекта.

В разных странах действуют международные стандарты, самым известным из которых можно назвать PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge), с терминологией, базовыми понятиями проектного подхода, применяющимися в более 160-ти странах.

Что должен уметь проект-менеджер

Когда цель поставлена, утверждена, приходит время назначения менеджера проекта. Это – человек, отвечающий за выполнение поставленных задач. Он составляет план проекта, набирает команду, следит за ходом работ, соблюдением сроков, рациональным расходованием бюджета.

Квалифицированный руководитель – это не тот, кто следит, чтобы работа выполнялась в рамках ТЗ, а человек, способный вовремя обнаружить проблему, донести до каждого исполнителя, как её выполнить правильно.

Выполнение функций менеджера проекта требует компетенции, наличия теоретических, практических знаний в области управления, навыков, формирующих лидера, способного мыслить стратегически, составляющего реалистичные прогнозы и планы. Квалифицированный проджект-менеджер должен быть:

• Опытным. Чтобы быстро решать проблемы на любом этапе достижения цели.
• Технически оснащённым. Профессия менеджера проектов подразумевает чёткое понимание процессов, которыми он будет руководить. Он должен понимать суть, технические тонкости проекта, будь то строительство, промышленность или IT-сфера.
• Умеющим наладить работу внутри коллектива.

Также важны ответственность, устойчивость к стрессам, коммуникабельность, аналитическое мышление.

Основы управления проектами

Комплекс определённых действий, выполняемых в рамках поставленных задач является основой проектного управления. Их количество, сложность, сроки исполнения зависят от специфики проекта. Он имеет несколько стадий развития, формирующих жизненный цикл:

• Инициирование. Определяют цель, назначают руководителя, выполняют предварительный расчёт бюджета, необходимых ресурсов.
• Планирование. Разрабатывают план стратегических действий руководителя и команды, способный адаптироваться под возможные изменения в ходе работы.
• Исполнение. Каждый исполнитель выполняет свою часть работы. Руководитель ставит задачи, мотивирует участников своей команды, чётко доводит до каждого исполнителя суть задания, управляет проектом.
• Мониторинг, контроль. Эту задачу значительно упрощает применение CRM-систем, наглядно отображающих эффективность выполненных мероприятий.
• Завершение. Подразумевает оформление документов, передачу выполненной работы заказчику. Не стоит забывать об обратной связи. Учтя критические замечания, сделав соответствующие выводы можно избежать многих ошибок при реализации новых проектов.

В управлении жизненными циклами применяются несколько подходов, влияющих на их дальнейшую результативность и успешность. В project-менеджменте используют следующие модели управления:

Самым простым вариантом реализации любого проекта в рамках команды или офиса является разбивка его на этапы или задачи. Всё, что для этого необходимо: составить простой чек-лист, описывающий последовательность действий, которые нужно совершить для получения конкретного результата.

Разные по характеру, наполненности, сложности проекты нуждаются в различной степени контроля и организации. При их выполнении используются разнообразные управленческие методологии.

Популярные методы и модели управления проектами

Под данным понятием понимают не просто рекомендации или стандарты, которых нужно придерживаться при выполнении проекта, а конкретные действия, задающие ход, направление работы. В их число входят:

1. Agile

Популярный итеративно-инкрементальный подход, основанный на формировании требований и их реализации путём взаимодействия команд из специалистов разного профиля. Проще говоря, это набор гибких методов, позволяющий получить продукт высокого качества благодаря постоянному контакту между исполнителями и заказчиками. Применяется в IT-отрасли, в некрупных компаниях, реализующих творческие проекты.

Ключевые принципы Agile-подхода:

• Взаимоотношения в команде важнее технической составляющей.
• Программное обеспечение нужнее документации.
• На первом плане – взаимодействие с клиентом.
• Внесение корректив на любом этапе.

Сильные стороны:

• Гибкость, способность подстроиться под интересы любого клиента.
• Быстрый запуск, повышенный уровень безопасности.
• Получение качественного продукта готового к использованию (MVP) Minimum Viable Product.

Слабые стороны:

• Потребность в постоянном участии заказчика.
• Отсутствие понимания конечного результата на ранних этапах.
• Потребность в специалистах высокой квалификации с соответствующей мотивацией.

2. Scrum

Является частью методологии Agile, нацеленной на потребности заказчика. Гибкий фреймворк – самый структурированный среди других представителей семейства, включающего наборы практик для предприятий и компаний различной специфики.

В основе метода используется деление проекта на отдельные временные периоды, спринты, в рамках которых создаются отдельные части продукта, называемые бэклогами (product backlog), представляющиеся представителю заказчика на оценку. Получая обратную связь, команда вносит необходимые корректировки. Scrum ориентирован на проекты «быстрых побед», способные изменяться в оперативном режиме.

Плюсы методики:

• Подходит для команд, в которых не все участники обладают нужной компетенцией или опытом. Постоянное взаимодействие между участниками групп компенсирует этот недостаток благодаря своевременной помощи коллег в затруднительных ситуациях.
• Благодаря быстрому обновлению результатов процессы легко отслеживать, исправляя при необходимости.

Слабые стороны:

• Требовательность к команде, числу её участников, их «полезности», функциональности. Они должны быть компетентными в нескольких областях, чтобы при необходимости подменять друг друга.
• Члены команды должны обладать навыками самоорганизации, не бояться брать на себя ответственность.

Методология Scrum применима не для всех организаций. Её не всегда можно использовать для реализации определенного проекта, например, возведения здания.

3. Kanban

Или «доска объявлений». Базируется на теоретических и практических принципах Agile методологии, представляя собой визуализацию задач, для наглядного представления о том, какие функции выполняет каждый сотрудник команды или офиса.

Создатель данного метода, ведущий инженер компании «Тойота», господин Тайичи Оно, применил в его основе «принцип супермаркета», держащего на своих полках «только то, что необходимо клиентам».

Работа с Kanban начинается с определения операционных потоков (workflow), изображающихся в виде столбцов, в которых устанавливают карточки с задачами. При завершении каждой операции отмечается процент выполнения задачи. На доске данные графы выглядят следующим образом:

Каждый столбец заполняют участники команды, одновременно имея возможность контролировать прогресс выполняющейся работы на каждом уровне, внося нужные поправки для его ускорения. Доска может быть стандартной или электронной. Благодаря гибкости систему Kanban легко подстроить под себя, в качестве основы используя главные тезисы метода:

• Карточки для задач с корректной информацией о процессе.
• Ограниченное количество карточек на каждом из этапов.
• Непрерывная работа над задачами, перемещающимися по этапам.
• Постоянное совершенствование (kaizen), путем внесения изменений на основе регулярного анализа.

По сравнению со Scrum система более мягкая. В ней допускается оставление неоконченной задачи на каком-либо этапе для решения приоритетных заданий. Здесь не ограничено время спринтов, роли не расписаны, за исключением владельца проекта.

Сильные стороны:

• Позволяет сплотить команду из опытных и квалифицированных специалистов, способствуя быстрому достижению результата.
• Экономия ресурсов, чёткое соблюдение дедлайнов.
• Гибкость, позволяющая методике адаптироваться под любые потребности.

Слабые стороны:

• Не подходит для проектов, реализующихся в жёстких временных рамках.

Выбирая методологию управления, важно учитывать ее направленность и специфику. Для организации работы в типовых процессах более предпочтительным будет проверенный временем классический подход, в Project-менеджменте носящий название водопадного (Waterfall).

Водопадная технология заключается в чётком следовании составленному плану проекта с соблюдением всех его этапов. Все непредвиденные ситуации в данном случае практически исключаются, так как каждый шаг продумывается и фиксируется. Он уместен для проектов с заранее утверждёнными требованиями, в которые не вносятся изменения по ходу выполнения.

Бизнесы нового поколения, развивающиеся в банковской, финансовой сферах, построить на основании Waterfall-технологии невозможно. Поэтому при управлении такими компаниями применяют методы agile-методологии.

Управление проектами и популярные инструменты

Project-management требует применения соответствующих инструментов. Это могут быть простые программы или сервисы со сложной структурой, основанные на внутренних разработках компании. Самые популярные из них представлены в ТОП нашего обзора:

1. LeaderTask

Одна из лучших систем для проектного управления с бесплатным пробным периодом, выполненная в форме мультиплатформенного планировщика задач с функцией синхронизации данных между участниками и разными устройствами. Обладает возможностями органайзера и task manager. Помогает создавать заметки, планировать встречи, сразу отображающиеся в календаре, вести персональные или коллективные проекты с задачами, которым присваивается определённый уровень важности. Благодаря разбивке сложных задач на подзадачи упрощает ведение многоэтапных проектов. 

Её плюсы:

• Совместима с цифровыми платформами любых типов, включая Windows, Android, iPhone или iPad.
• Наглядно отображает задачи цветовым выделением.
• Может работать в автономном режиме.
• Возможность работы с сервисами GTD, Autofocus, Superfocus, Pomodoro Technique, Do It Tomorrow, Системой Стивена Кови, др.
• Хранение данных, защищённых шифрованием, в облаке.
• Поддержка методологий Agile и Scrum.
• Наличие Kanban-досок.

Минусы:

• Высокая стоимость полной версии для командной работы.

2. Мегаплан

Совместная разработка бывших студентов Мехмата МГУ, появившаяся ещё в 2007 году. Представляет полноценную систему управления бизнесом, способную контролировать выполнение задач по срокам, настраивать индивидуальный маркетинг и оптимизировать процессы в команде проекта.

В составе инструмента присутствует комфортная в работе CRM, дополненная функцией контроля исполнителей. Активно эксплуатируется государственными органами.

Плюсы:

• Возможность ведения неограниченного количества проектов.
• Контроль над расходованием финансов.
• Отчёты и аналитика в автоматизированном режиме.
• Совместимость с технологиями 1C.

Минусы:

• Отсутствие связи с Google Adwords и Яндекс.Директ, не позволяющее напрямую строить аналитику.
• Проблемы с «подвисанием» из-за технических работ, направленных на обновление основных модулей.
• Платное подключение дополнительных сервисов.

3. Trello

Удобный, простой и доступный инструмент для использования внутри небольшой группы исполнителей. Позволяет организовать общий канал связи. Подходит для Web, macOS, Windows, iOS, Android. Присутствует платная версия, с дополнительными функциями. Интерфейс выполнен в виде Kanban-досок со списками дел. Предусмотрена отдельная опция для руководителя, обеспечивающая наблюдение за ходом реализации проекта.

Плюсы:

• Подходит для небольших команд;
• Обмен файлами;
• Цели устанавливаются для каждого сотрудника.

Минусы:

• Ограничение на одновременное открытие досок (не больше 10-ти).
• Экспорт данных на платной основе.
• Доступ для сотрудников только в платных пакетах.

Стоимость ежемесячной подписки для обслуживания команды численностью до 100 человек составляет 10 долларов. Для обеспечения деятельности крупных компаний данный инструмент не подходит из-за недостаточного функционала софта.

Заключение

Развитие новых технологий лидерства, изменение условий функционирования многих компаний в современных условиях диктует требования к стандарту управления проектами. Трендами последнего времени стали:

• Дистанционная работа с командами, требующая от проект-менеджера умения выстраивания эффективного взаимодействия сотрудников, находящихся «на удалёнке».

Удалённая работа требует эффективных коммуникаций. Сотрудникам нужно помочь освоиться в новом формате, при необходимости организовав обучение в виде онлайн-лекций, предоставления понятных пособий по техникам организации рабочего пространства и основам планирования.

• Гибридные подходы к управлению проектами

Несмотря на множество научных подходов, разработанных для применения на различных уровнях управления, универсальных методик не существует. Технологии, эффективные для одной компании, грозят серьёзными рисками при нерациональном применении в другой. Если 10-15 лет назад управленческий менеджмент функционировал, в основном, в традиционном направлении, то в настоящее время более востребованы гибкие гибридные методики. Согласно аналитическим исследованиям, 47% организаций в разных странах мира используют Agile-подход.

• Развитие Soft Skills

Подразумевает создание благоприятной среды для эффективного взаимодействия всех участников команды проекта. Чтобы достигнуть запланированной цели руководитель должен стать вдохновляющим лидером, мотиватором, научиться формулировать и доносить свои мысли подчинённым сотрудникам, решать конфликты, слушать и слышать.

Обеспечение обучения и коммуникации в команде повышает мотивацию сотрудников, улучшает дисциплину внутри коллектива, предотвращает возникновение спорных ситуаций, недопонимания, приводящего к расхождению общих и персональных целей.

Вне зависимости от того, являетесь ли вы новичком в управлении проектами или обладаете достаточной компетенцией в данной сфере, стоит регулярно работать над эмоциональным интеллектом, особенно во время кризисов и нестабильности в компании.

Содержание

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.

Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.

Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.

Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

• Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
• Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
• Частные. Создают специально для определенных проектов.

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

• Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
• Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
• Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

• Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
• Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
• Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
• Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
• Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
• Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

• Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
• Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
• Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
• Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
• Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

• возможность выставить приоритеты и определить цели;
• контроль всех стадий работы;
• разработка критериев для оценки эффективности;
• быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
• оптимизация ресурсов и бюджета;
• прозрачная система мотивации персонала;
• быстрое принятие решений без лишней бюрократии.

Минусы формата:

• Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
• Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
• Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

• утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
• определить перечень работ;
• расставить приоритеты;
• продумать критерии оценки работы;
• распределить бюджеты;
• установить сроки;
• сформировать команду и раздать обязанности;
• продумать систему контроля.

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

1. Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
2. Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
3. Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

«Kanban» переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello. Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

• Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
• Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
• Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.