МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
ГБОУ СПО «ПЯТИГОРСКИЙ ТЕХНИКУМ ТОРГОВЛИ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА»
ТЕСТОВЫЕ МАТЕРИАЛЫ
ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
ПРЕПОДАВАТЕЛЬ: Сулейманова А.П.
ВАРИАНТ 1
1. Документ – это:
а) носитель информации;
б) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
в) систематизированный перечень заголовков.
2. Документирование – это:
а) создание документа;
б) запись информации на различных носителях по установленным правилам;
в) процесс создания и оформления документа.
3. Задачи делопроизводства:
а) оформление деловых документов в соответствии со стандартами;
б) создание условий для поиска документов;
в) создание условий для хранения документов.
4. Документационное обеспечение управления – это:
а) охватывает вопросы документирования;
б) управление документами;
в) организация работы с документами в процессе осуществления управления и систематизация их архивного хранения.
5. Что такое юридическая сила документа:
а) свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе;
б) печать;
в) подпись.
6. Оригинал – это:
а) первоначальный экземпляр документа;
б) вторичный экземпляр документа;
в) ксерокопия.
7. Копия – это:
а) первоначальный экземпляр документа;
б) черновой экземпляр документа;
в) вторичный экземпляр документа.
8. Понятие «Делопроизводство» — это:
а) система хранения документов;
б) составление документов;
в) документирование и организация работы с документами.
9. Правовая основа делопроизводства:
а) ФЗ «Об информации, информатизации»;
б) Типовая инструкция по делопроизводству;
в) Перечень типовых управленческих документов.
10. Комплекс задач по усовершенствованию форм документов:
а) стандартизация;
б) унификация;
в) гармонизация.
ВАРИАНТ 2
1. Что такое реквизит:
а) обязательный информационный элемент, присущий тому или иному виду письменного документа;
б) обязательные дополнения к документам;
в) способ отражения документа.
2. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист белой бумаги;
б) образец заполнения документа;
в) стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.
3. Каких форматов бумага применяется для изготовления бланков документов:
а) А4, А5;
б) А1, А6;
в) А3, А7.
4. Какие размеры полей должны иметь бланки документов:
а) п.10мм, л.20мм,в.-20мм, н-20мм;
б) п.10мм, л.15мм,в.-20мм, н-20мм;
в) п.10мм, л.10мм,в.-20мм, н-20мм.
5. Где и при каких условиях применяется реквизит «Государственный герб Российской Федерации»:
а) на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти;
б) на бланках распорядительных документов;
в) на справочной документации.
6. Каково назначение реквизита «Код организации»:
а) код общественной классификационной потребности организации;
б) код общественного классификатора предприятия и организации;
в) код обоестороннего классификатора промышленных организаций.
7. На каких документах не проставляется реквизит «Наименование вида документа»:
а) в бланке письма;
б) в бланке приказ;
в) в бланке протокола.
8. Назовите правильный способ датирования документов:
а) 06 июня 2009г.;
б) 06.06.2009г.;
в) 2009г. июня 06.
9. Каким образом проставляется реквизит «Регистрационный номер документа»:
а) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа до регистрации;
б) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа;
в) цифровое или буквенно-цифровое обозначение документа при ее регистрации.
10. Из каких частей состоит реквизит «Адресат»:
а) наименование организации и юридического и физического лица;
б) наименование организации и ФИО;
в) наименование организации.
ВАРИАНТ 3
1. Из каких частей состоит реквизит «Гриф утверждения документа» при утверждении документа должностным лицом:
а) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, дата, подпись, печать;
б) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, дата, подпись;
в) УТВЕРЖДАЮ, наименование должностного лица, инициалы, подпись.
2. Каким образом обозначается на документе реквизит «Отметка о контроле»:
а) О КОНТРОЛЕ;
б) КОНТРОЛЬ;
в) «К».
3. Дата документа выполняется арабскими цифрами:
а) без точки с пробелом;
б) через точку с пробелом;
в) через точку без пробела.
4. Если документ адресуют руководителю данной организации или его заместителю, то:
а) сначала пишут должность адресата;
б) сначала пишут инициалы и фамилию адресата;
в) сначала пишут почтовый адрес организации.
5. Если документ согласуется с лицами данного учреждения, то визы согласования проставляются:
а) в левой нижней части поля;
б) в правой нижней части поля;
в) в правой верхней части поля;
6. Ширина поля слева на служебном письме должна быть не менее:
а) 2 см;
б) 2,5 см;
в) 3 см.
7. Резолюция руководителя на документе располагается:
а) в левой нижней части поля документа;
б) в правой верхней части поля документа;
в) в правой нижней части поля документа.
8. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа:
а) Директор школы № 25 В.А. Петрова;
б) Директор школы Петрова В.А.;
в) Директор В.А.Петрова.
9. Согласно требованиям, установленным в ГОСТ Р 6.30-2003, каждое предприятие обязано применять:
а) общий бланк, бланк приказа, бланки конкретных видов документов;
б) бланк предприятия, бланк письма, бланки конкретных должностных лиц;
в) бланк письма, общий бланк, бланки конкретных видов документов.
10. Преимущества углового штампа обеспечивают:
а) экономию площади листа;
б) современный дизайн;
в) выполнение требований ГОСТа.
ВАРИАНТ 4
1. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты общего бланка:
а) наименование организации, эмблема организации или товарный знак, наименование вида документа, ОГРН, ИНН/КПП, заголовок к тексту, адресат;
б) наименование организации, место для вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления;
в) наименование организации, код организации, ОГРН, ИНН/КПП, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
2. В каком варианте ответа названы реквизиты конкретного вида документа:
а) государственный герб, код формы документа, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место составления;
б) наименование организации, эмблема или товарный знак, наименование вида документа, код организации, код формы документа, дата, регистрационный номер;
в) наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место создания документа.
3. В каком варианте ответа правильно названы реквизиты бланка письма:
а) наименование организации, код организации, код формы документа, справочные данные об организации;
б) наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер;
в) наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
4. В каком варианте правильно названы реквизиты бланка приказа:
а) государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата документа, регистрационный номер, место составления;
б) государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата, регистрационный номер, место составления, справочные данные об организации;
в) эмблема, наименование организации, вид документа «ПРИКАЗ», дата, место составления.
5. Реквизит документа – это:
а) фирменный бланк;
б) основная часть документа;
в) его отдельная часть.
6. Идентификационными реквизитами документа являются:
а) автор, вид, дата, индекс, текст, подпись;
б) дата, индекс, текст, подпись, печать, адресат;
в) автор, адресат, виза, подпись, печать, текст.
7. Гриф утверждения ставится:
а) на документах, указанных руководителем фирмы;
б) на документах, определенных законодательством;
в) на всех внутренних документах.
8. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа:
а) машинописным способом;
б) проставляется от руки секретарем после утверждения документа руководителем;
в) проставляется самим руководителем в момент утверждения документа;
г) проставляется любым способом.
9. Обязательному утверждению подлежат:
а) приказы;
б) служебные записки;
в) контракты;
г) штатное расписание;
д) гарантийные письма.
ВАРИАНТ 5
1. На документах разрешается проставлять не более:
а) одного адреса;
б) двух адресов;
в) трех адресов;
г) четырех адресов.
2. Заголовок к тексту документа можно не составлять:
а) на совместных документах;
б) на документах, составленных на бланках должностного лица;
в) на документах, направляемых в подведомственные учреждения;
г) на документах формата А 5.
3. Отметку о наличии приложения обязательно имеет:
а) запрос;
б) информационное письмо;
в) сопроводительное письмо;
г) все служебные документы.
4. При составлении отметки о приложении к тексту служебного письма не указывается количество листов, если прилагаемый документ:
а) на одном листе;
б) слишком объемный;
в) на одном листе с оборотом;
г) сброшюрован.
5. Отметка о контроле проставляется на документе:
а) на верхнем поле в правом углу;
б) на нижнем поле в правом углу;
в) на левом поле;
г) произвольно.
6. Реквизит «Подпись» на документах, подписываемых двумя должностными лицами одного уровня, оформляется:
а) в два ряда на одном уровне;
б) одна подпись под другой;
в) по одной подписи в двойном количестве экземпляров документа.
7. Способ удостоверения документа, производимый после подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц – это:
а) согласование;
б) визирование;
в) утверждение;
г) проставление печати;
д) заверение.
8. На каких документах требуется обязательное проставление печати:
а) на приказе по личному составу;
б) на приказе по основной деятельности;
в) на коммерческом предложении;
г) на гарантийном письме.
ВАРИАНТ 6
1. Организационные документы – это:
а) приказ;
б) справка;
в) устав.
2. Распорядительные документы – это:
а) приказ;
б) справка;
в) устав;
3. Информационно-справочные документы – это:
а) приказ;
б) справка;
в) устав.
4. Что такое устав:
а) свод правил, с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;
б) свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности;
в) свод правил, регулирующих деятельность организаций, в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
5. Кто утверждает устав:
а) главный бухгалтер;
б) руководитель;
в) секретарь.
6. Каков порядок оформления и подписания приказа:
а) сначала подпись, потом печать;
б) сначала печать, потом подпись;
в) возможны два варианта.
7. Разновидность справки:
а) индивидуальная;
б) служебная;
в) семейная.
8. Разновидность служебного письма:
а) объяснительная;
б) распорядительная;
в) должностная.
9. В служебном письме чаще всего употребляется форма обращения:
а) глубокоуважаемый;
б) уважаемый;
в) многоуважаемый.
10. Приказы по личному составу:
а) хранятся отдельно от нормативных приказов и имеют общую нумерацию;
б) хранятся отдельно от нормативных приказов и имеют свою нумерацию;
в) хранятся вместе нормативными приказами и имеют общую нумерацию.
ВАРИАНТ 6
1. Кем подписываются документы, составляемые комиссией:
а) руководителем организации;
б) председателем;
в) председателем и членами комиссии;
г) председателем и секретарем.
2. Документ, оформляющий согласие об экономическом сотрудничестве:
а) контракт;
б) трудовой договор;
в) договор.
3. Документ, составляемый комиссией – это:
а) акт;
б) договор;
в) протокол.
4. Письменное предложение о заключении договора:
а) акцепт;
б) оферта;
в) овердрафт.
5. Срок хранения коммерческого договора составляет:
а) 3 года;
б) 5 лет;
в) 10 лет.
6. В скольких экземплярах составляется договор:
а) трех;
б) одном;
в) двух.
7. Акт, который составляется при несоответствии количества товара, называется:
а) коммерческий;
б) инвентаризационный;
в) несоответствия.
8. Максимальный срок служебной доверенности составляет:
а) 5 дней;
б) неделя;
в) 15 дней.
9. Срок хранения договора исчисляется с:
а) даты подписания договора;
б) даты оплаты работ;
в) даты выполнения его условий.
10. Из скольких частей состоит текст акта:
а) одной;
б) двух;
в) трех.
ВАРИАНТ 7
1. В международной переписке дата:
а) пишется с указанием месяца арабскими цифрами;
б) пишется с указанием месяца буквами;
в) пишется с указанием месяца римскими цифрами.
2. Деловое письмо следует писать на:
а) бланке;
б) чистом листе;
в) оба варианта.
3. Письменное подтверждение о заключении контракта:
а) акцепт;
б) оферта;
в) овердрафт.
4. В какой валюте заключаются международные контракты России:
а) доллар;
б) рубль;
в) евро.
5. Срок хранения международных контрактов:
а) 5 лет;
б) 10 лет;
в) 15 лет.
6. Самый распространенный язык в деловой переписке – это:
а) английский;
б) русский;
в) французский.
7. Какое количество реквизитов содержит международное письмо:
а) 10;
б) 12;
в) 15.
8. Языковой эквивалент слова «договор»:
а) акт;
б) контракт;
в) овердрафт.
9. С какого момента начинается отсчет срока хранения договорных документов:
а) с момента заключения договора;
б) с момента окончания срока действия договора;
в) с нового календарного года после заключения договора;
г) с нового календарного года после окончания срока действия договора.
ВАРИАНТ 8
1. Основание издания приказа об увольнении сотрудника фирмы содержится:
а) в заголовке;
б) в констатирующей части приказа;
в) в позиции текста «Основание»;
г) в прилагаемых документах;
д) в распорядительной части текста приказа.
2. В личное дело сотрудника не подшиваются:
а) копии документов об образовании;
б) личный листок по учету кадров;
в) выписка из приказа об увольнении;
г) выписка из приказа о предоставлении отпуска;
д) выписка из приказа о приеме на работу.
3. Трафаретным документом является:
а) автобиография;
б) резюме;
в) анкета.
4. Документ, который отражает взаимоотношения работника с руководством:
а) трудовая книжка;
б) трудовой договор;
в) приказ о приеме на работу.
5. Срок хранения приказов по личному составу:
а) 5 лет;
б) 10 лет;
в) 75 лет.
6. Допускаются ли сокращения в трудовой книжке:
а) да;
б) нет;
в) только общепринятые.
7. Дубликат трудовой книжки выдается в течении:
а) 7 дней;
б) 10 дней;
в) 15 дней.
8. Сколько экземпляров имеет трудовой договор:
а) 1;
б) 2;
в) по усмотрению предприятия.
9. Документ, в произвольной форме описывающий основные этапы жизни и трудоустройства:
а) автобиография;
б) резюме;
в) анкета.
10. Нумерация приказов по личному составу производится:
а) в валовом порядке;
б) в одном журнале с приказами по основной деятельности;
в) не производиться.
^разработка,
внедрение альбома унифицированных форм
документов организации, внесение в них
изменений;
обработка,
регистрация документов, учетно-справочная
работа; доклад руководству о документах,
контроль
правильности
оформления документов, представленных
на подпись руководству;
2)контроль
за прохождением, исполнением и оформлением
документов в намеченные сроки; изготовление
и
размножение
документов; разработка номенклатуры
р,ел,
хранение
дел;
3)контроль
за работой с документами в структурных
подразделениях; организация работы
архива;
4)повышение
квалификации работников службы ДОУ
5)Все вышеперечисленное
6. Унифицированные
системы документации:
^административная;
2)статистическая;
3)коммерческая
4)все
вышеперечисленное
5)нет
правильного ответа
7.Унификация документов -…
1)установление
единого комплекса видов и разновидностей
документов для аналогичных управленческих
ситуации»
2)Разработка единых форм и правил их составления,
-
оформление
и создание трафаретных текстов -
все
вышеперечисленное
5)нет
правильного ответа
8. Требования, предъявляемые к документообороту:
1)прямоточность
движения документов (документ кратчайшим
путем попадает к исполнителю, возвратные
перемещения
документов исключены);
2)распределение
документов между руководителями и
специалистами согласно их функциональным
обязанности
3)необходимое
перемещение документов (дублирование,
лишние инстанции и действия исключены);
4)единообразие
маршрута движения документов и технических
операций с ними,
5)все
вышеперечисленное
9.Определение
термина «документ»:
-
зафиксированная
на материальном носителе информация
с реквизитами, позволяющими ее
идентифицироват* -
средство
закрепления различным способом на
специальном материальном носителе
информации об ynpaw
решениях; >’.*|к/ -
материальный
объекте запечатленной информацией.
10.Делопроизводство
координирует следующие этапы работы с
документами:
1)прием
и обработку документов; рассмотрение
документов руководителем (резолюция);
2)регистрацию
документов; исполнение документов;
3)контроль
исполнения документов; хранение и
использование документов;
4)передачу
на архивное хранение
5)Все вышеперечисленное
9 Вариант
1.В
каком варианте ответа названы реквизиты
конкретного вида документа:
1)
государственный герб, код формы документа,
наименование вида документа, регистрационный
номер,
дата документа, место составления;
1)
наименование организации, эмблема или
товарный знак, наименование вида
документа, код
организации,
код формы документа, дата, регистрационный
номер;
3)
наименование организации, наименование
вида документа, регистрационный номер,
дата
документа,
место создания документа.
2.В
каком варианте ответа правильно названы
реквизиты бланка письма?
-
наименование
организации, код организации, код формы
документа, справочные данные об
организации; -
наименование
организации, наименование вида документа,
дата, регистрационный номер; -
наименование
организации, справочные данные об
организации, ОГРН, №ГН/КПП, дата,
регистрационный
номер, ссылка на регистрационный номер
и дату документа.
З.В
каком варианте правильно названы
реквизиты бланка приказа?
-
государственный
герб, наименование организации,
наименование вида документа «ПРИКАЗ»,
дата
документа, регистрационный номер, место
составления; -
государственный
герб, наименование организации,
наименование вида документа «ПРИКАЗ»,
дата,
регистрационный номер, место составления,
справочные данные об организации; -
эмблема,
наименование организации, вид документа
«ПРИКАЗ», дата, место составления. -
4.Нумерация
страниц документа производится:
-
по
центру нижнего поля; -
в
правом нижнем углу документа; -
по
центру верхнего поля; -
в
правом верхнем углу документа.
5.Какие
способы оформления даты в документах
являются правильными?
-
05.02.07.
-
05.02.2007
-
05
февраля 2007 г. -
2007.02.05
б.Обязательному
утверждению подлежат:
-
приказы;
-
служебные
записки; -
контракты;
-
штатное
расписание; -
гарантийные
письма.
7.Что
является датой протокола:
-
дата
подписания; -
дата
заседания; -
дата
регистрации.
8.При
составлении отметки о приложении к
тексту служебного письма не указывается
количество
листов, если прилагаемый документ:
-
на
одном листе; -
слишком
объемный; -
на
одном листе с оборотом; -
сброшюрован.
9-Отметка
о контроле проставляется на документе:
-
на
верхнем поле в правом углу; -
на
нижнем поле в правом углу; -
на
левом поле; -
произвольно.
10.
Подпись руководителя на приказе
заверяется печатью:
-
всегда;
-
никогда;
-
по
указанию руководителя.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение.
Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Бланк приказа
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.
Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:
- реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
- а также отдельных фрагментов текста.
В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:
- 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
- 10 мм – правое;
- 20 мм – верхнее;
- 20 мм – нижнее.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Пример 1. Бланк приказа организации
В Примере 1 показан бланк приказа организации. Но распорядительный документ может быть оформлен и на бланке должностного лица, см. например, рисунок В.7 в ГОСТ Р 7.0.97-2016:
Фрагмент документа
Рисунок В.7 «Образец бланка конкретного вида документа должностного лица» в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
В случае составления документа на должностном бланке приказа можете взять за основу Рисунок В.7 из ГОСТ Р 7.0.97-2016, при этом:
- заменив вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ» на «ПРИКАЗ» и
- подставив наименование своей организации и ее местоположение (населенный пункт).
Если в компании до этого такой бланк не использовался, то необходимо сначала его утвердить распорядительным документом или внести соответствующие дополнения в инструкцию по делопроизводству.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Пример 2. Расположение эмблемы на угловом бланке приказа
Пример 3. Расположение эмблемы на продольном бланке приказа
Если у автора документа есть вышестоящая организация, то она должна указываться над ним. Новый ГОСТ ввел в виде самостоятельных реквизитов такие, как наименование структурного подразделения – автора документа и должностного лица – автора. Они и раньше могли располагаться на бланках документов, но не считались реквизитами.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем. Оно располагается под наименованием организации. Обратите внимание, что как ранее (согласно ГОСТ Р 6.30-2003), так и сейчас (по ГОСТ 7.0.97-2016) вид документа указывается прописными буквами (например, ПРИКАЗ).
Дата документа соответствует дате его подписания, а не дате регистрации. Но по правилам делопроизводства приказ должен быть зарегистрирован в день подписания, поэтому у него эти даты всегда совпадают.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год – одним из двух способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016, или
- словесно-цифровым способом: 5 июня 2016 г. (обратите внимание, что при таком способе в дате до 10 цифра «0» теперь не проставляется).
Часто в бланке приказа проставляют дату словесно-цифровым способом и перед цифрой дня указывают предлог «от» или берут эту цифру в кавычки: «2» сентября 2018 г. В новом ГОСТ таких вариантов написания нет, но и делать это не запрещается. См. Пример 6.
Регистрационный номер документа – это идентификатор документа, состоящий:
- из порядкового номера документа,
- который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (например: индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
В «Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации) сказано, что приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года, начиная с 1 января и заканчивая 31 декабря. Этот принцип регистрации приказов используют все организации.
Только каждый массив разновидностей приказов регистрируется отдельно, следовательно, имеет собственную валовую нумерацию в течение календарного года. Чтобы отделить один массив разновидностей приказов от другого, им и присваивают разные индексы. Во-первых, приказы подразделяют на следующие виды:
- по основной деятельности,
- административно-хозяйственным вопросам и
- личному составу.
Во-вторых, дополнительно их можно классифицировать в пределах каждой разновидности на еще более мелкие группы, чтобы группировать по правилам архивного хранения в разные дела с учетом сроков хранения. Например, приказы по личному составу удобно разделить на имеющие длительный срок хранения 50 лет (до 2003 года – 75 лет) и те, что должны храниться 5 лет (первым можно присваивать индекс «л/с», вторым – «л»; часто еще в качестве индекса используют номер дела по номенклатуре дел, в которое подшивается документ). К индексу (группы) всегда добавляют порядковый номер документа (внутри этой группы).
Указание места составления (издания) в приказе обязательно. Только фактически им становится населенный пункт из официального адреса организации, указанного при регистрации в ЕГРЮЛ. Он пишется в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Указывается на строчку ниже даты и номера документа.
Данный реквизит может не оформляться в приказе только в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения (например: Московский городской педагогический университет).
Текст с заголовком
Заголовок к тексту приказа выражается словосочетанием, в котором опорным словом является имя существительное в предложном падеже («о чем?»). Как правило, опорное слово является отглагольным существительным, т.е. указывает на конкретное действие (назначение, создание), например: «О назначении сотрудника, ответственного за работу с обращениями граждан». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.
При правильном выборе существительного, определяющего тему приказа, оно будет являться стержневым идентификатором при поиске документа.
Пример 4. Заголовок к тексту приказа (по общим правилам и согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Правильно:
О разработке Правил организации делопроизводства
Неправильно:
О делопроизводственных делах и документах
По рекомендациям ведущих специалистов Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) заголовок должен:
- занимать не более 5 строк общей длиною до 150 знаков,
- печататься без абзацного отступа через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться,
- начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.
В Методических рекомендациях заголовок к тексту предлагается центрировать и выделять полужирным шрифтом при оформлении приказа на продольном бланке (Пример 5). Видимо, для устранения конфликта между новым ГОСТ и Методическими рекомендациями в ГОСТ Р 7.0.97-2016 и было включено пояснение для федеральных органов власти: «В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки».
Пример 5. Заголовок текста приказа органа власти на продольном бланке
О повышении доступности бесплатной медицинской
помощи гражданам Российской Федерации
Можно оформлять заголовок к тексту и прописными буквами (Пример 6), поскольку все указания по оформлению распорядительных документов носят рекомендательный характер. Однако использование того или иного способа оформления, применения шрифтов должно быть отражено в локальном нормативном акте организации (ЛНА), определяющем правила оформления и составления документов (это может быть инструкция, правила, порядок или регламент).
Пример 6. «Шапка» приказа федерального агентства
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ
ПРИКАЗ
от 31 января 2014 г. № 14-СТ
О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ВИДОВ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС РЕД 2) И ОБЩЕРОССИЙСКОГО КЛАССИФИКАТОРА ПРОДУКЦИИ ПО ВИДАМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ОКПД2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008)
«Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк» – это формулировка из п. 5.17 нового ГОСТ. В таком случае текст документа можно полностью перенести в СЭД в поле «Заголовок к тексту», по которому обычно работает поиск. В утратившем силу ГОСТ Р 6.30-2003 условие отсутствия заголовка было сформулировано иначе: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать».
Текст приказа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Приведем здесь те фрагменты п. 5.18 нового ГОСТ, которые имеют отношение к оформлению текста именно приказа:
Фрагмент документа
Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)… В совместных документах… от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…
Пронумерованные пункты распорядительной части текста приказа могут форматироваться как обычные абзацы (см. фрагмент Методических рекомендаций далее) или как нумерованный список, в котором номера пунктов располагаются друг под другом левее текста (как в Примере 7). Здесь вы также можете увидеть разницу в написании ключевого слова: «ПРИКАЗЫВАЮ:» с новой строки или «п р и к а з ы в а ю:» в конце последнего абзаца констатирующей части текста.
Распорядительные документы могут иметь приложения. Они оформляются не под текстом отдельным реквизитом «отметка о приложении» (как, например, в письмах), а в виде ссылок в тексте. При первом упоминании прилагаемого документа в тексте приказа следом в скобках пишут слово «(приложение)». А если таких документов несколько, то их нумеруют с использованием знака «№ » или без него: «(приложение 1)» и «(приложение 2)» либо «(приложение № 1)» и «(приложение № 2)» – см. Пример 7.
Если приложение утверждается приказом, то в тексте перед его наименованием может указываться и прилагательное «прилагаемый» без скобок – этот вариант приводится в Методических рекомендациях (см. «!» во фрагменте Методических рекомендаций ниже).
Пример 7. Указание наличия приложения в тексте приказа (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику отдела кадров Иванову В.А. подготовить график отпусков с учетом перечня льготных должностей (приложение 1). Срок – 31.10.2018.
2. Начальнику отдела информатизации Кокову А.А. модернизировать сайт компании в соответствии с требованиями Ростехнадзора (приложение 2). Срок – 31.10.2018.
Фрагмент документа
Образец приказа из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
В соответствии с новым ГОСТ на первом листе утверждаемого документа в правом верхнем углу размещаем (Пример 8):
- слово «Приложение» и
- гриф утверждения с указанием данных распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Причем указываем, что утверждение произведено не приказом генерального директора, а именно приказом организации, если генеральный директор единственный имеет право издавать приказы (это самая распространенная схема работы и в примерах в ГОСТ Р 6.30-2003 и в ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлен именно такой вариант).
Если же документ лишь прилагается к приказу, но не утверждается им, то на приложении оформляем иную отметку – как в Примере 9.
Пример 8. Отметка о приложении на утвержденном нормативном документе
Пример 9. Отметка на неутверждаемом приложении
Приказ подшивается в дело вместе со своими приложениями. А вот основания к приказам по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам (докладные и служебные записки, рапорты и пр.) формируются отдельно.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Пример 10. Виза внутреннего согласования на проекте документа (без замечаний)
Пример 11. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Пример 12. Виза внутреннего согласования на проекте документа (с замечаниями)
Если проект приказа должен быть согласован с должностными лицами, которые не являются сотрудниками организации, то это считается внешним согласованием и оформляется грифом согласования. В нем присутствуют те же элементы, что и в визе, только добавлено слово «СОГЛАСОВАНО» (все буквы прописные, без кавычек, в конце двоеточие не ставится):
Пример 13. Гриф внешнего согласования на проекте документа (без замечаний)
Грифы согласования могут оформляться на отдельном листе согласования или на лицевой стороне подлинника документа ниже реквизита «подпись» слева.
Единых правил оформления листа согласования не существует, поэтому приведем наиболее распространенный вариант (Пример 14). Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем делопроизводственной службы или ответственным исполнителем. Лист согласования прилагается к проекту документа.
В соответствии с приложением к п. 3.3.2 Методических рекомендаций, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Но при этом на основном документе (в тексте приказа) в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования (под реквизитом «подпись» слева) делается отметка «Лист согласования прилагается».
Пример 14. Лист согласования с грифами внешнего согласования (в образце не были использованы реальные должности и Ф.И.О. чиновников)
При внутреннем согласовании визы тоже часто располагают на листе согласования (напомним, что в визе не будет слова «СОГЛАСОВАНО» и в должности будет отсутствовать наименование организации).
Согласование – это выражение согласия или несогласия, частичного согласия с проектом текста документа, т.е. возможна его корректировка до идеального состояния. При наличии замечаний к документу визу / гриф согласования оформляют:
- прямо с текстом этого короткого замечания (см. Примеры 12 и 17) либо
- пишут, что замечания прилагаются, чтобы подробно изложить их на отдельном листе (Пример 11). Но как их тогда оформить? Единых правил не существует, поэтому предлагаем вам возможные варианты в Примерах 15 и 16.
Пример 15. Замечания к проекту документа (в образце не использовалось реальное Ф.И.О. чиновника)
Пример 16. Замечания к проекту документа
При несогласии с текстом проекта документа согласующее лицо не может отказаться от его визирования, т.к. это является его обязанностью, закрепленной либо в должностной инструкции, либо в регламенте прохождения документа, либо в инструкции по делопроизводству, но он может объяснить свое несогласие:
Пример 17. Ситуация и пример визы согласования
Допустим, в приказе есть пункт об утверждении состава рабочей группы по проверке документации. При визировании документа начальник юридического отдела высказал свое несогласие на проекте приказа собственной визой, мотивируя это так:
Коммерческая организация может воспользоваться правилом, которое применяется при согласовании проектов нормативных правовых актов федеральными органами исполнительной власти:
Фрагмент документа
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009)
3…При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии) либо создаются в форме электронного документа и подписываются руководителем (его заместителем) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
Если согласование происходит внутри СЭД, то его результаты можно распечатать, как и любой другой отчет (см. Пример 18).
Если визирование или внешнее согласование оформлялось на листе согласования, то он является неотъемлемой частью того документа, к которому относится, и храниться должен вместе с ним в течение того же срока, что и основной документ.
Если согласование происходит в электронной форме, а приказ подписывается на бумаге традиционным рукописным способом, то лист согласования необходимо распечатать и приложить к документу (Пример 18).
Если приказ подписывается электронной подписью и визируется также в электронной форме, то приказ и лист согласования формируются в электронное дело. Данный вопрос нормативно не урегулирован, потому единого мнения по нему нет. Но принимая во внимание, что лист согласования является неотъемлемой частью документа, хранить части документа в разных системах автору статьи представляется нелогичным.
Пример 18. Лист согласования, сформированный в СЭД
Тут стоит прояснить еще один нюанс. ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввел новый реквизит «отметка об электронной подписи», при этом в п. 5.23 говорит, что она «используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью… место размещения отметки… должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе». Данная отметка может быть использована только в реквизите «подпись». Кстати, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 приводится единственный пример оформления такой отметки (см. ниже), который подразумевает отображение номера сертификата, выданного удостоверяющим центром, но он есть только у усиленных квалифицированных подписей, его получение стоит денег.
Поэтому «для внутреннего потребления», в т.ч. при согласовании документа внутри организации, обычно используют простую электронную подпись, поддерживаемую СЭД совершенно бесплатно. Вход в систему при помощи пароля и логина уже может использоваться СЭД для идентификации пользователя. Если согласование будет проходить в электронной форме именно таким способом, это необходимо закрепить в ЛНА компании.
В Примере 18 показано, что в распечатке из СЭД может просто содержаться информация о факте прохождения согласования в СЭД (отмечено «1»), а вот подпись будет стоять того лица, кто уполномочен подтверждать эти сведения («2» там же).
Фрагмент документа
Пример отметки об электронной подписи из п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
После согласования со всеми заинтересованными лицами приказ подлежит рассмотрению руководителем. В случае одобрения он его подписывает. Реквизит «подпись» включает:
- наименование должности;
- собственноручную подпись (которая в случае подписания электронного оригинала заменяется на отметку об электронной подписи);
- расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Пример 19. Подпись на бумажном документе
В Примере 20 показано, как оформить отметку об электронной подписи, если эта подпись является усиленной квалифицированной, поэтому у нее есть сертификат. Если же документ был подписан простой электронной подписью, то визуализировать это придется иначе, например, это можно сделать так, как показано в Примере 21.
Пример 20. Визуализация усиленной квалифицированной электронной подписи на электронном документе (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Пример 21. Визуализация простой электронной подписи на электронном документе (не по ГОСТ Р 7.0.97-2016)
Возможность проведения данной процедуры согласования подтверждают и Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти:
Фрагмент документа
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477)
40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
Единоличный исполнительный орган (обычно это гендиректор) может делегировать свое право подписи приказов иным лицам, что оформляется документально (обычно приказом).
Право передачи полномочий по подписанию приказов единоличным исполнительным органом общества другому лицу также может быть отражено в уставе общества. Однако и в этом случае обычно право издания приказов если и делегируется, то лицам, занимающим конкретные должности, в ведении которых находятся конкретные вопросы деятельности.
При подписании документа лицом, назначенным исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием этого статуса (см. Примеры 22-23). Обратите внимание: на вакантную должность назначить работника исполняющим обязанности нельзя. Единственное исключение – должность, назначение на которую производится вышестоящим органом управления (в настоящее время чаще всего бюджетными учреждениями) в течение не более 2-х месяцев (п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).
Пример 22. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Пример 23. Оформление подписи исполняющего обязанности гендиректора
Но бывает и иначе – человек уже работает в организации на какой-то должности (например, финансовым директором), но во время отсутствия генерального директора (по причине болезни или отпуска) назначается временно исполняющим его обязанности (т.е. к его основному функционалу добавили дополнительный, а должность осталась прежней). Тогда подпись, по мнению автора статьи, может быть оформлена так, как показано в Примере 24 (хотя обычно организации используют в этой ситуации вариант из Примера 22).
Пример 24. Оформление подписи лицом, исполняющим обязанности временно отсутствующего работника (в данном примере – генерального директора)
Если же подписание распорядительного документа входит в состав основных полномочий должностного лица (делегировано ему), то в реквизите «подпись» указывается только его «обычная» должность по трудовому договору:
Пример 25. Подписание документа лицом, имеющим право подписи в соответствии с распределением обязанностей или по доверенности
В п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 сказано, что при подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности подписывающего приказ и расшифровку личной подписи (Ф.И.О.) вносятся от руки (способ не определен, возможно путем зачеркивания1) или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед первоначально напечатанным наименованием должности лица, если документ подписывает иное должностное лицо.
Пример 26. Внесение изменений в реквизит «подпись» в уже распечатанный документ или на унифицированной форме
При подписании документа на бланке должностного лица наименование должности в реквизите «подпись» не указывается, т.к. оно «перемещается» выше в бланк (см. отметки «1» и «2» в Примере 28).
Пример 27. Подпись на документе, оформленном на должностном бланке
Отметки
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Пример 28. Отметка об ознакомлении
Обратите внимание: оформлять ознакомление исполнителей с приказами по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам непосредственно на документе не принято, поэтому если вы хотите придерживаться этого подхода, то его необходимо закрепить в ЛНА. А вот ознакомление с приказами по личному составу как раз принято оформлять на лицевой стороне ниже подписи и виз (если таковые были). Чтобы не спутать отметку об ознакомлении с визой, первую из них и начинают словами «С приказом ознакомлены:».
Итак, чаще всего с приказом по основной или административно-хозяйственной деятельности знакомят следующим способом:
- традиционным: снимают бумажную копию и рассылают исполнителям (без ее заверения), либо
- более современным образом: рассылают электронную копию приказа по электронной почте или транслируют ее с использованием СЭД.
Это не касается приказов, с которыми работник должен быть ознакомлен под личную подпись (в силу требований законодательства). В этом случае придется либо сделать лист ознакомления, либо дать работнику поставить свою подпись и дату ознакомления в оригинале приказа.
Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа, поэтому не надо включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…». Унифицированной формы указателя (списка, листа) рассылки нормативными документами не предусмотрено, поэтому предложим его возможный вариант в Примере 29. Обратите внимание: исполнитель подписывает указатель рассылки (см. «!»).
Пример 29. Указатель рассылки документа
После ознакомления всех заинтересованных лиц на приказе оформляется отметка о направлении документа в дело (см. «3» в Примере 30) и он подшивается в дело, например: «Приказы генерального директора по основной деятельности».
Такая отметка определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает:
- фразу «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года;
- должность лица, оформившего отметку, подпись и дату.
Приказы по основной деятельности в организациях, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранятся постоянно до передачи на хранение в государственный или муниципальный архив. В остальных организациях они хранятся до ликвидации организации. Именно так надо понимать срок «Пост. » в ст. 19 а Перечня3 с учетом текста в сноске .
Пример 30. Приказ по основной деятельности
Обоснование тестового задания
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Тестовые задания дают возможность в наиболее короткий срок одновременно проверить усвоение учебного материала всеми студентами группы, определить направления для индивидуальной работы с каждым.
Группы 2 курса и группа 3 курса специальности 100112 изучают предмет с начала второго семестра. За это время пройдено 7 тем.
Задания включают в себя материал по ключевым темам курса:
Тема 4. Организационные документы.
Тема 5. Распорядительные документы.
Тема 6. Организационно-справочная документация.
Ответы на тестовые вопросы по предложенным темам позволят определить степень усвоения теоретического материала – знания видов документов, используемых в организации и порядка их оформления.
Для обеспечения большей самостоятельности в выполнении контрольной работы предлагается три варианта проверочных заданий.
Однородность работ, выполняемых студентами, позволяет предъявлять ко всем одинаковые требования, обеспечивает объективность оценки результатов обучения
Количество заданий в одном варианте выбрано из расчета времени (по 1,5 минуты на каждое задание), а также потому, что 25 заданий наиболее полно охватывают изученный материал. Задания выбраны наиболее важные, дающие возможность выявить, как изучен программный материал.
Критерии оценки:
«5» — за 22 — 25 правильных ответов;
«4» — за 18 — 21 правильных ответов;
«3» — за 13 — 17 правильных ответов;
«2» — за 12 или менее правильных ответов.
Преподаватель:___________________
(подпись)
Задание
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
ВАРИАНТ 1
1. Документ, где закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы:
а) штатное расписание;
б) устав;
в) положение;
г) структура и штатная численность.
2. Какому виду документации относится устав:
а) организационная;
б) распорядительная;
в) информационно-справочная;
г) документ по личному составу.
3. Нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, это:
а) положение;
б) устав;
в) инструкция;
г) правила внутреннего трудового распорядка.
4. Основанием для внесения изменений в должностную инструкцию является:
а) устав;
б) приказ;
в) положение;
г) решение.
5. Какой из документов относят к организационным?
а) приказ;
б) положение;
в) указание;
г) справка.
6. Какому виду документации относится приказ:
а) организационная;
б) распорядительная;
в) справочно-информационная;
г) информационная.
7. Правовой акт, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д. это:
а) распоряжение;
б) решение;
в) приказ;
г) указание.
8.Какого реквизита нет в выписке из приказа?
а) название организации;
б) название вида документа;
в) дата, номер;
г) ссылка на регистрационный номер и дату документа.
9. Часть текста приказа, где отражаются цели и задачи, предписываемых действий, причины издания приказа:
а) основная;
б) дополнительная;
в) констатирующая;
г) распорядительная.
10. Документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, это:
а) организационные документы;
б) документы по личному составу;
в) справочно-информационные;
г) распорядительные.
11. Правовой акт, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а так же по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов, это:
а) указание;
б) приказ;
в) решение;
г) распоряжение.
12. Часть текста распорядительного документа, которая содержит предписываемые действия, Ф. И. О. должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения:
а) констатирующая;
б) распорядительная;
в) основная;
г) вводная.
13. Распорядительный документ, по которому оформляется прием на работу, перемещение по служебной лестнице, увольнение, предоставление отпусков:
а) приказ по основной деятельности;
б) приказ по личному составу;
в) указание;
г) распоряжение.
14. Какие реквизиты входят в состав формуляра-образца приказа?
а) наименование организации;
б) название вида документа;
в) дата, регистрационный номер;
г) адресат.
15. Важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и тактических задач, это:
а) указание;
в) решение;
б) приказ;
г) распоряжение.
16. Документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, это:
а) положение;
б) протокол;
в) акт;
г) служебная записка.
17. Акт подписывается:
а) руководителем предприятия;
б) председателем и секретарем;
в) председателем комиссии;
г) всеми членами комиссии.
18. Документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, это:
а) докладная записка;
б) объяснительная записка;
в) заявление;
г) письмо.
19. Текст акта должен заканчиваться …
а) рассылкой по экземплярам;
б) подписями;
в) отметкой о приложении к документу;
г) печатью.
20. В какой последовательности оформляется вводная часть протокола?
а) председатель секретарь, присутствовали, повестка дня;
б) повестка дня, присутствовали, председатель, секретарь;
в) повестка дня, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;
г) СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.
21. Не входит в состав реквизитов протокола следующий реквизит:
а) заголовок;
б) адресат;
в) подпись;
г) наименование вида документа.
22. Какие реквизиты НЕ входят в состав реквизитов акта?
а) наименование организации (подразделения), составившей акт;
б) название вида документа;
в) место составления;
г) справочные данные об организации.
23. Какого реквизита нет в докладной (служебной) записке?
а) наименование вида документа;
б) место составления;
в) текст;
г) дата.
24. С какой целью составляется объяснительная записка?
а) объяснить причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, пояснить содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.);
б) описать изменения личных данных в документах;
в) зафиксировать имевшие место факты;
г) закрепить правовое положение организации.
25. Выберите правильный вариант реквизитов протокола?
а) наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи;
б) наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об организации, название вида документа, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи;
в) наименование организации, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи;
д) наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об организации, название вида документа, дата заседания, номер, заголовок текста, текст, подписи, адресат.
Задание
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
ВАРИАНТ 2
1. Выберите список, содержащий только организационные документы:
а) приказы, устав, штатное расписание, должностные инструкции;
б) устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции;
в) устав, приказы, акты, протоколы;
г) устав, учредительный договор, акт, протокол, бухгалтерские отчеты.
2. Что такое устав организации?
а) свод правил, регулирующих взаимоотношения организации с государственными органами власти;
б) нормативный документ, регулирующий деятельность сотрудников предприятия;
в) основной учредительный документ, определяющий правовой статус организации, необходимый, согласно закону, для ее государственной регистрации;
г) распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера, вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
3. Какие реквизиты НЕ входят в состав инструкции?
а) название организации-автора документа;
б) подпись;
в) виза согласования;
г) резолюция.
4. Какие реквизиты НЕ входят в состав положения?
а) справочные данные об организации;
б) название организации;
в) гриф утверждения;
г) наименование вида документа.
5. Какие положения НЕ закреплены в штатном расписании организации?
а) должностной и численный состав предприятия;
б) перечень должностей;
в) функциональные обязанности;
г) количество штатных единиц.
6. Приказы по личному составу регистрируются:
а) совместно с распорядительными документами;
б) строго отдельно от других видов документации;
в) совместно с приказами по основной деятельности;
г) нет верного ответа.
7. Распорядительный документ вступает в силу:
а) с момента отправки;
б) с момента получения;
в) с момента подписания;
г) нет правильного ответа.
8. Какой из документов относят к распорядительным?
а) протокол;
б) указание;
в) положение;
г) докладная записка.
9. Какой реквизит не входит в состав реквизитов приказа по основной деятельности:
а) название организации;
б) вид документа;
в) место издания;
г) адресат;
10. Приказы по основной деятельности:
а) регистрируются в обязательном порядке;
б) регистрируются наиболее важные;
в) регистрируются по указанию руководителя
г) не регистрируются.
11. В водной части распорядительного документа содержаться …
а) цели и причины создания документа;
б) основные направления деятельности учреждения;
в) распоряжения руководителя;
г) сроки исполнения распоряжения.
12. Какое слово используется, соединяя констатирующую и распорядительную части текста приказа:
а) ПОСТАНОВЛЯЮ;
б) ПРЕДЛАГАЮ;
в) ПРИКАЗЫВАЮ;
г) ОБЯЗЫВАЮ.
13. В каком варианте правильно названы реквизиты бланка приказа?
а) эмблема, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», дата документа, регистрационный номер, место составления;
б) государственный герб, наименование организации, наименование вида документа «ПРИКАЗ», место составления, справочные данные об организации;
в) государственный герб, наименование организации, вид документа «ПРИКАЗ», дата, место составления, ссылка на регистрационный номер и дату документа
г) государственный герб, наименование организации, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
14. Какие документы являются распорядительными:
а) должностная инструкция, приказ, решение, указание, учредительный договор (контракт);
б) приказ, решение, указание, постановление, распоряжение;
в) решение, договор (контракт), указание, приказ, протокол, распоряжение
г) должностная инструкция, приказ, учредительный договор (контракт).
15. Какие распорядительные документы принимаются коллегиальными органами:
|
а) приказы; |
|
б) указания; |
|
в) решения; |
|
г) постановления; |
16. Протокол подписывает:
а) все члены заседания;
б) секретарь;
в) председатель и секретарь;
г) все ответы верны.
17. Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события, это:
а) прокол;
б) положение;
в) акт;
г) приказ.
18. Организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, это:
а) положение;
б) решение;
в) протокол;
г) распоряжение.
19. Документ, в котором содержится сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемый вышестоящему должностному лицу:
а) докладная записка;
б) объяснительная записка;
в) заявление;
г) письмо.
20. Основная часть протокола строится по схеме:
а) СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ-ГОЛОСОВАЛИ;
б) СЛУШАЛИ-ПОСТАНОВИЛИ;
в) СЛУШАЛИ-ГОЛОСОВАЛИ-ПОСТАНОВИЛИ;
г) ВЫСТУПИЛИ-СЛУШАЛИ-ГОЛОСОВАЛИ-ПОСТАНОВИЛИ.
21. Текст акта состоит из:
а) вводной и констатирующей;
б) вводной, констатирующей и распорядительной;
в) вводной и постановляющей;
в) констатирующей и постановляющей.
22. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:
а) если присутствующих более 5 человек;
б) если присутствующих более 10 человек;
в) если присутствующих более 15 человек;
г) если на совещании присутствуют приглашенные из других учреждений.
23. Какие реквизиты НЕ входят в состав реквизитов протокола?
а) наименование организации (структурного подразделения);
б) название вида документа;
в) дата заседания, номер;
г) справочные данные об организации;
24. Выберите правильный состав реквизитов акта?
а) наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, место составления, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подписи;
б) наименование организации (подразделения), составившей акт, справочные данные об организации, название вида документа, место составления, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подписи;
в) наименование организации (подразделения), составившей акт, название вида документа, место составления, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст, подписи;
г) наименование организации, место составления, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту, текст, подписи.
25. Укажите информационно-справочный документ:
|
а) Устав |
|
б) Должностная инструкция |
|
в) Докладная записка |
|
г) Постановление коллегии |
Задание
по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
ВАРИАНТ 3
1. Какой из документов относят к организационным?
а) решение;
б) положение;
в) протокол;
г) справка.
2. Выберите список, содержащий только организационные документы:
а) протокол, устав, штатное расписание, должностные инструкции;
б) устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции;
в) справки, приказы, акты, протоколы;
г) устав, учредительный договор, акт, протокол, бухгалтерские отчеты.
3. Какие реквизиты НЕ входят в состав инструкции?
а) дата, номер;
б) название организации-автора документа;
в) резолюция;
г) текст.
4. Какие реквизиты НЕ входят в состав положения?
а) справочные данные об организации;
б) заголовок;
в) текст;
г) наименование вида документа.
5. Какие положения НЕ закреплены в штатном расписании организации?
а) функциональные обязанности;
б) должностные оклады;
в) надбавки;
г) количество штатных единиц.
6. Какая часть приказа является обязательной:
а) констатирующая;
б) распорядительная;
в) обе;
г) ни одна.
7. Основание издания приказа по основной деятельности содержится:
а) в заголовке;
б) в констатирующей части текста;
в) в позиции текста «Основание»;
г) в прилагаемых документах.
8. Из каких частей состоит решение?
а) заголовочная часть, констатирующая часть;
б) распорядительная часть, постановляющая часть;
в) заголовочная часть, указывающая часть;
г) констатирующая часть, распорядительная часть.
9. Укажите реквизиты, НЕ входящие в состав распоряжения:
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
в) дата, номер;
г) гриф утверждения.
10. Укажите схему составления распорядительного пункта:
а) исполнитель – действие – срок;
б) действие – исполнитель – срок;
в) срок – действие – исполнитель;
г) действие – срок.
11. Что такое указание?
а) акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано;
б) распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно-методического характера, вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов;
в) правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами;
г) комплексный нормативный правовой акт, регулирующий правовое положение той или иной организации (органа) либо определенную сферу государственной деятельности.
12. Какие реквизиты НЕ входят в состав указания?
а) наименование организации;
б) название вида документа;
в) дата, номер;
г) ссылка на регистрационный номер и дату документа .
13. Какому виду документации относятся распоряжение, указание и решение:
а) организационная;
б) распорядительная;
в) документы по личному составу;
г) справочно-информационная.
14. Какое слово используется, соединяя констатирующую и распорядительную части текста приказа:
а) ПОСТАНОВЛЯЮ;
б) ПРЕДЛАГАЮ;
в) ПРИКАЗЫВАЮ;
г) ОБЯЗЫВАЮ.
15. Правовой акт, издаваемый руководителями предприятий, учреждений, организаций, действующими на основе единоначалия это:
а) приказ;
б) решение;
в) распоряжение;
г) указание.
16. К какому виду документации относится протокол:
а) организационная;
б) распорядительная;
в) документ по личному составу;
г) информационно-справочная.
17. Часть текста акта, где указывается наименование документа, на основании которого проводится проверка, ревизия, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта:
а) вводной;
б) основной;
в) констатирующей;
г) распорядительной.
18. Какая часть протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня и осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ»:
а) вводная;
б) основная;
в) констатирующая;
г) распорядительная.
19. К какому виду документации относится докладная записка:
а) организационная;
б) распорядительная;
в) документ по личному составу;
г) информационно-справочная.
20. Часть текста акта, где излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы называется:
а) вводной;
б) основной;
в) констатирующей;
г) распорядительной.
21. К какой группе документов относятся акт и должностная записка?
а) к личным;
б) к справочно-информационным;
в) к распорядительным;
г) к организационным.
22. Какие справочно-информационные документы составляются для подтверждения установленных фактов и событий:
а) телеграммы;
б) письма;
в) акты;
г) справки.
23. Укажите цель создания актов:
а) подтвердить состав комиссии;
б) документально подтвердить установленные факты;
в) списать израсходованные материалы;
г) уволить работника.
24. Какие реквизиты НЕ входят в состав реквизитов акта?
а) наименование организации (подразделения), составившей акт;
б) название вида документа;
в) дата;
г) справочные данные об организации.
25. С какой целью составляется докладная (служебная) записка?
а) информировать руководителя о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, информировать руководителя о выводах и предложениях составителя по конкретному вопросу;
б) регламентировать проведение определенных работ;
в) зафиксировать имевшие место факты;
г) регулировать правовое положение организации.
