В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов

37.1. Контроль исполнения документов и поручений проводится в целях своевременного и качественного их исполнения, повышения исполнительской дисциплины, ответственности исполнителей и включает в себя постановку на контроль, проверку хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов и поручений, снятие их с контроля, информирование руководителей о результатах исполнения.

В арбитражном суде контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения: локальные акты и иные документы ВАС РФ, касающиеся деятельности арбитражного суда; локальные акты и иные документы арбитражного суда; поручения руководства суда; планы работы арбитражного суда; процессуальные сроки рассмотрения судебных дел и жалоб, сроки рассылки процессуальных документов, сроки рассмотрения обращений граждан и представителей организаций и т.д.

37.2. Контроль исполнения локальных актов ВАС РФ и председателя арбитражного суда, а также поручений заместителей председателя суда по вопросам, связанным с организацией судебной деятельности суда, как правило, осуществляется секретариатом председателя арбитражного суда.

37.3. Контроль за исполнением поручений руководства суда по вопросам организационной деятельности суда осуществляется руководителем аппарата — администратором арбитражного суда, если в поручении не указано другое лицо, контролирующее исполнение.

37.4. Контроль за соблюдением процессуальных сроков рассмотрения исковых заявлений (заявлений), апелляционных и кассационных жалоб осуществляют заместители председателя арбитражного суда — председатели судебных коллегий, председатели судебных составов.

Оперативный контроль по исполнению определений суда, устанавливающих сроки исполнения этих определений истцами (заявителями), возлагается на помощников судей (специалистов судебного состава).

37.5. Общий контроль за исполнением документов и поручений в структурных подразделениях суда осуществляют руководители этих подразделений, а текущий контроль — специалисты делопроизводства подразделений, на которых распоряжением руководителя возложена такая обязанность.

Руководители структурных подразделений дают конкретные указания по исполнению документов и поручений, контролируют качество и сроки исполнения, принимают меры по исполнению, докладывают руководству суда (с учетом распределения обязанностей) о ходе и результатах исполнения, в пределах своих полномочий снимают с контроля исполненные документы или поручения, контролируют своевременность снятия с контроля документов и поручений на основании резолюции руководства суда.

В судебном составе, кроме того, контролю подлежат сроки рассмотрения судебных дел, отправки копий судебных актов, извещений, исполнительных листов, истребованных судебных дел вышестоящими инстанциями, сроки возвращения дел. Информирование судей об истечении сроков исполнения определений, информирование лиц, ответственных за исполнение документов и поручений, осуществляется за 5 дней до истечения срока исполнения.

37.6. Порядок и сроки представления оперативной отчетности по исполнению документов и поручений определяются председателем арбитражного суда.

Контроль соблюдения процессуальных сроков рассмотрения дел осуществляется посредством представления руководству арбитражного суда оперативной (ежемесячной) отчетности, составляемой помощниками судей (специалистами делопроизводства судебного состава) и подписываемой председателем судебного состава.

37.7. При осуществлении контрольных функций работники, на которых возложены обязанности по контролю, запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей, в судебных составах, в структурных подразделениях, пользуются данными систем автоматизации судопроизводства и делопроизводства.

37.8. Приказом арбитражного суда может быть создано подразделение, на которое возложены функции по контролю за исполнительской дисциплиной.

37.9. Поручения по исполнению входящих документов суда (кроме относящихся к рассмотрению судебных дел), по инициативным документам, служебным запискам и т.п. могут быть оформлены отдельным документом или резолюцией руководителя с формулировками: «представить…», «внести…», «доложить…», «информировать…», «подготовить проект…» и т.д., а также содержать указание о конкретном сроке исполнения.

37.10. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то ответственным исполнителем, который организует и координирует работу по исполнению поручения, считается тот, кому поручен доклад об исполнении или чья фамилия указана в поручении первой.

Ответственный исполнитель информирует должностное лицо, давшее поручение, о ходе и результатах его исполнения.

37.11. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если срок исполнения не указан, поручение должно быть исполнено в месячный срок, начиная отсчет от даты подписания поручения.

Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем.

37.12. Контроль ведется с использованием САС и САД, куда по документам, подлежащим исполнению, вводится текст поручения, информация о сроке исполнения поручения или документа, прохождении документа в процессе исполнения, снятии исполненного документа или поручения с контроля.

37.13. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан и представителей организаций, поступивших на исполнение в структурное подразделение, осуществляется руководителями этих подразделений.

Письменное обращение, по которому было дано поручение председателем суда или его заместителем с требованием доложить о результатах рассмотрения, снимается с контроля по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения.

37.14. Планы работы ВАС РФ и арбитражного суда доводятся до сведения лиц, на которых возложено исполнение плановых мероприятий и функций контроля.

О ходе выполнения плановых мероприятий лицо, на которое возложены функции контроля, ежемесячно докладывает руководителю структурного подразделения, работникам которого поручено выполнение мероприятий плана, и ежеквартально — руководству суда.

37.15. При необходимости изменения срока исполнения документа (локального акта, планового мероприятия) ответственный исполнитель представляет на имя руководителя суда докладную записку о его продлении, не позднее трех дней до истечения срока исполнения.

37.16. При направлении в процессе исполнения документов, поручений или запросов в организации и учреждения документы остаются на контроле до поступления в арбитражный суд ответа. Сведения о направлении поручения или запроса вносятся в САД или САС в зависимости от характера поручения/запроса.

37.17. Плановые мероприятия, документы и поручения снимаются с контроля на основании подписанного (утвержденного) руководством арбитражного суда итогового документа, ответа заявителю или резолюции руководства суда о согласии с письменными предложениями исполнителя, изложенными в докладной (служебной) записке. Промежуточные докладные (служебные) записки и ответы не могут являться основанием для признания документа исполненным и снятия поручения с контроля.

Исполнитель докладывает председателю арбитражного суда или его заместителям о выполнении их поручений и об исполнении документа.

Снятие с контроля документов и поручений производится только на основании резолюции тех руководителей, по указанию которых они были взяты на контроль, либо руководителей, исполняющих их обязанности.

37.18. Документы снимаются с контроля, если содержащиеся в поручении указания выполнены и с информацией об исполнении поручения согласилось должностное лицо, давшее поручение.

37.19. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель (ответственный исполнитель) обязан не позднее следующего дня после истечения срока, установленного для исполнения поручения, предоставить руководителю, давшему поручение, докладную (служебную записку) о ходе исполнения с указанием причин неисполнения в установленный срок.

37.20. Информация о выполнении поручения, снятии с контроля и списании в дело по номенклатуре вносится специалистами делопроизводства секретариата председателя и структурных подразделений в соответствующую в регистрационную карточку системы автоматизации делопроизводства только при наличии резолюции руководителя, давшего поручение, и списании «В дело N….» сводной номенклатуры.

37.21. По исполнении документа его подлинник на бумажном носителе помещается в соответствующее дело по номенклатуре специалистом делопроизводства структурного подразделения, ответственного за исполнение документа.

А в случае если документ существует только на электронном носителе, регистрационная карточка дела переводится в разряд «архивная» с указанием номера номенклатурного дела.

В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

Логика организации контроля

Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки. 

В рамках контроля необходимо проверить:

• дан ли на документ ответ;
• насколько своевременно обработано поручение;
• насколько точно выполнено поручение.

Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:

• руководитель организации проверяет качество работы подразделений;
• руководитель подразделения проверяет исполнителей;
• служба делопроизводства организовывает дополнительный ручной и автоматический контроль сроков выполнения поручений или ответов на входящие документы.

Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:

• реквизиты документа;
• дата регистрации;
• назначенные исполнители;
• суть поручения;
• дата исполнения.

В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.

Документационное оформление контроля

В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:

• какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
• какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
• последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
• типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
• порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
• порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
• порядок работы с документами исполнителя;
• порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
• порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).

Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.

Сроки исполнения

Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.

Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.  

Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.

Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.

Сроки отсчитываются в разном порядке:

• для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
• для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.

Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.

Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.

Организационный контроль исполнения документов

На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.

Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

• поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
• стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.

Этапы контроля

Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

• постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
• проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
• проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
• контроль при наступлении даты исполнения;
• снятие документа с контроля;
• отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
• проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
• доклад руководству по итогам анализа.

Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем. 

Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями:

• ознакомлением под роспись с поручением;
• направлением уведомления в системе ЭДО.

Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.

Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

Как фиксируется исполнение

Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.

Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо. 

Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

Результаты контроля

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.

Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы. 

Автоматизированный контроль исполнения

Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.

Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

27.11.2019

Одно из наиболее серьезных направлений деятельности в делопроизводстве – контроль исполнения документов и поручений. Сегодня работа секретаря, ответственного за этот процесс, не ограничивается лишь постановкой документов на контроль и предоставлением руководителю отчетов по поручениям с уже истекшим сроком исполнения. Современный секретарь – активный участник этого процесса. От чего зависит эффективность системы контроля исполнения? На что обратить внимание, чтобы уберечь себя от ошибок, а руководителя – от последствий неисполнения принятых им решений? Ответим в статье.

Требования к процессу контроля исполнения

Порядок организации контроля исполнения документов и поручений, как правило, фиксируют  в инструкции по делопроизводству. В дополнение к инструкции в организации могут разрабатывать и иные нормативные документы, регламентирующие этот бизнес-процесс, например, регламент контроля исполнения документов (поручений).

При разработке инструкции по делопроизводству мы руководствуемся:

• разделом 5 «Контроль исполнения документов (поручений)» Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства);
• разделом 6 «Контроль исполнения документов (поручений)» Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция).

Перечислим основные операции по контролю исполнения, которые служба делопроизводства должна выполнять в соответствии с указанными документами (Алгоритм).

В каких случаях, как и когда проверять и регулировать ход исполнения?

1. Предварительный контроль и напоминание о приближении сроков исполнения документов (поручений) необходимы в случае, если срок исполнения превышает один месяц (см. п. 6.9 Примерной инструкции).
2. Напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) можно в СЭД[3] (см. п. 6.11 Примерной инструкции).
3. Направлять напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают, рекомендуют за 3–5 дней до окончания срока исполнения документа (см. п. 6.15 Примерной инструкции).

Служба делопроизводства не должна отвечать за контроль по существу

Нормативные акты определяют, что служба делопроизводства отвечает за контроль сроков исполнения, в то время как контроль по существу возлагается на руководителя или иное должностное лицо организации.

Контроль исполнения – функция секретаря

Как правило, в этот бизнес-процесс в той или иной степени вовлечены все секретари. Если организация небольшая, то секретарь выполняет львиную долю делопроизводственных операций, в том числе контроль исполнения документов (поручений). Если же компания крупная и в ней есть полноценная служба делопроизводства, обязанности часто распределяются. Например, секретарь может осуществлять текущую работу (ставить и снимать документы с контроля, обмениваться информацией с исполнителями), в то время как анализировать и оформлять отчетность отведено начальнику службы делопроизводства.

Почему контроль исполнения – функция секретаря? Во-первых, контроль исполнения предполагает непосредственное взаимодействие с руководителем и действия в его интересах. Ведь на контроль ставят не только документы, но и отдельные поручения руководителя. В том числе устные. В том числе срочные или требующие постоянного доклада руководству о ходе исполнения. Порой приемная становится настоящей «горячей точкой» – центром, контролирующим и распределяющим потоки этой информации.

Во-вторых, если работа идет в штатном режиме, контроль исполнения не требует постоянного отвлечения от текущих дел, что важно в условиях многозадачности. Так, например, секретарь должен оперативно регистрировать документы (по факту их поступления), а собирать информацию и напоминать о контрольных сроках он может в удобное время в течение рабочего дня.

В-третьих, большинство топ-менеджеров сегодня рассматривают контроль исполнения документов и поручений как главную функцию секретаря или помощника, таких работников чаще назначают ответственными за выполнение именно этой задачи. В ответ на такой запрос руководителей эту трудовую функцию подробно описали разработчики Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»[4] (далее – Профстандарт № 447). В Таблице 1 приведем предписанные Профстандартом № 447 трудовые действия секретаря руководителя и помощника руководителя по контролю исполнения поручений и организации исполнения решений руководителя.

Главный инструмент секретаря – информация

Контроль исполнения, пожалуй, это одна из самых непростых функций секретаря. Здесь очень важен человеческий фактор, ведь в процесс вовлечены и работники, и топ-менеджеры.

Будем честны: секретарь, в силу специфики должности, не может самостоятельно улучшить исполнительскую дисциплину в организации. У него для этого попросту нет административного ресурса. Ведь секретарь не вправе давать работникам поручения, наказывать за их неисполнение или поощрять за хорошую работу. Не может он и выполнять работу за сотрудников. Но в рамках своих компетенций и обязанностей секретарь, безусловно, способствует улучшению дисциплины. Продуманный и описанный секретарем порядок организации контроля исполнения документов (поручений) вкупе с административным ресурсом и заинтересованностью руководителя являются залогом долговременной эффективности этого процесса.

При этом главный инструмент в руках секретаря – информация. Работа становится эффективной тогда, когда информация отвечает всем требованиям: она достоверная, полная, точная. Но главное – актуальная, то есть вовремя доведенная до работников и полученная от них, своевременно представленная руководителю.

Итак, руководитель ставит секретарю задачу усилить контроль исполнения поручений. Скорее всего, шеф ожидает, что секретарь будет держать руку на пульсе и, заметив нештатную ситуацию, поставит шефа в известность. И, конечно, не упустит из виду ни одно из поручений начальника. Поэтому, прежде всего, секретарю важно проанализировать и понять: когда, как и какую информацию нужно получить и передать, чтобы поручения в организации исполнялись (сотрудники работали, а руководитель мог вовремя принять адекватные ситуации меры).

Для комфортной и эффективной работы рекомендуем секретарю:

1. Подумать над моделью организации контроля исполнения документов (поручений), отвечающей специфике организации и стилю работы конкретного руководителя, а также существующим требованиям к контролю исполнения.
2. Наладить информационное взаимодействие «руководитель–секретарь», «секретарь–исполнители».
3. Обеспечить регламентацию процесса контроля исполнения документов (поручений). При этом особое внимание стоит уделить вопросам разграничения ответственности между участниками процесса.
4. Своевременно и точно выполнять установленные операции.

Остановимся на наиболее важных аспектах, влияющих на эффективность контроля исполнения ( это четыре этапа жизненного цикла контрольного поручения):

1. Фиксация поручения и постановка на контроль.
2. Доведение поручения до сведения исполнителя.
3. Координация деятельности по исполнению поручений.
4. Фиксация исполнения и снятие с контроля.

Работа с маршрутом документа является требованием, предъявляемым к … Тип ответа: Одиночный выбор хранилищам документов работе с документами работе с бизнес-логикой ресурсам

Разработчиком системы LanDocs является … Тип ответа: Одиночный выбор ЗАО «Электронные офисные системы» АО «Ланит» Научно-технологический центр Института развития Москвы (НТЦ ИРМ) компания Cognitive Technologies

Бизнес-процесс – это … Тип ответа: Одиночный выбор процесс управления работами работа плюс управление потоками работ работа, которая должна быть выполнена работа с образами документов плюс маршрутизация

Разработчиком системы IRM classicDoc является … Тип ответа: Одиночный выбор ЗАО «Электронные офисные системы» АО «Ланит» Научно-технологический центр Института развития Москвы (НТЦ ИРМ) компания Cognitive Technologies

Система документации определяется как … Тип ответа: Одиночный выбор совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а т

К общим функциям документов относятся … Тип ответа: Одиночный выбор правовая и организационная мемориальная и обучающая управленческая и правовая информационная и коммуникативная

Встроенная СУБД (система управления базами данных) имеется в комплекте поставки системы … Тип ответа: Одиночный выбор «E1 Евфрат» Effect Office CompanyMedia «Логика: СЭД»

Объем документооборота выражается общим количеством документов … Тип ответа: Одиночный выбор поступивших в организацию за определенный период времени поступивших в организацию или созданных в ней за определенный период времени созданных в организации за определенный период времени

Унификация – это … Тип ответа: Одиночный выбор процесс установления соглашений по оформлению документов процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию процесс выбора разновидностей продукции и услуг, востребованных на рынке

Разработчиком системы «Дело» является … Тип ответа: Одиночный выбор ЗАО «Электронные офисные системы» АО «Ланит» Научно-технологический центр Института развития Москвы (НТЦ ИРМ) компания Cognitive Technologies

Стандартизация – это … Тип ответа: Одиночный выбор процесс установления и применения стандартов, под которыми понимаются образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов

Системы коллективной работы предназначены для … Тип ответа: Одиночный выбор жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации использования форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов обеспечения коллективной работы пользователей на общем уровне струк

Итоговый контроль представляет собой … Тип ответа: Одиночный выбор подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня

Системы автоматизации деловых процессов предназначены для … Тип ответа: Одиночный выбор жестко структурированных деловых процессов, в которых редко возникают исключительные ситуации

Субъекты, обеспечивающие работу всей организации с документами на всех этапах документооборота, – это … Тип ответа: Одиночный выбор секретари и делопроизводители руководители исполнители контролеры

… – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник Тип ответа: Текcтовый ответ

… – это средство для выработки электронной подписи Тип ответа: Одиночный выбор Криптопровайдер Открытый ключ Закрытый ключ Аутентификация

… – это элемент оформления документа Тип ответа: Одиночный выбор Реквизит Бланк Список Резолюция

… документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме Тип ответа: Текcтовый ответ

Аутентификация – это … Тип ответа: Одиночный выбор способность подтвердить личность пользователя предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии что пользователь – тот, за кого он себя выдает механизм разграничения доступа к данным и функциям системы поиск и исследование математических методов преобразования информации

Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата … Тип ответа: Множественный выбор А1 А2 А3 А4 А5

В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота Тип ответа: Текcтовый ответ

В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности. Тип ответа: Одиночный выбор

Все входящие документы сначала направляются руководству организации, потом 15–20 %направляются руководителям структурных подразделений, остальные – специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

15–20 % входящих документов направляются руководству организации, 15–20 % – руководителям подразделений, остальные –специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

15–20 % входящих документов направляются руководству организации, остальные – руководителям структурных подразделений, которые направляют их специалистам, выполняющим определенные функциональные обязанности

В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж велел систематизировать документы по содержанию, выделив две группы –первичные и вторичные. Что у сотрудника получилось в результате и как он должен аргументировать свои действия начальнику? Тип ответа: Одиночный выбор

Счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Акт и отчет за период составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

Акт, счет и накладную отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период составляется по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому отчет относится к сводным документам

Акт и счет отнесем к первичным документам, т.к. они содержат информацию, фиксирующую результат продажи товара конкретному покупателю. Отчет за период и накладная составляются по результатам всех продаж, данные берутся из первичных документов, поэтому они относятся к сводным документам

В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов? Тип ответа: Одиночный выбор

Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Руководитель должен взять на себя эту функцию. Контроль за сроками исполнения – чисто формальная процедура, которую исполняет секретарь.

Контроль по существу позволяет проверить наличие документа на данный момент, этим должен заниматься секретарь. Контроль за сроками исполнения осуществляет руководитель.

Контроль по существу – это оценка правильности решения вопросов документа, эта функция распределяется между сотрудниками. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет секретарь.

В объеме документооборота следует учитывать … Тип ответа: Одиночный выбор только входящие и исходящие документы все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии только внутренние документы, а также все копии все входящие и исходящие документы за определенный период времени

В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Поясните сотрудникам отдела, как проводится предупредительный и текущий контроль. Тип ответа: Одиночный выбор

Текущий контроль исполнения документа проводится каждый день посредством подготовки списка всех документов, а предупредительный – за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный – каждый день посредством обзвона всех исполнителей

Текущий контроль проводится на момент окончания срока исполнения документа посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается на данный момент, а предупредительный контроль проводится за 2–3 дня до окончания срока исполнения документа также посредством подготовки списка документов, срок исполнения которых заканчивается через 2–3 дня

Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна … Тип ответа: Одиночный выбор 256 байт 256 бит 2256 бит 1077 бит

Документооборот – это … Тип ответа: Одиночный выбор движение документов в организации от руководителя к исполнителям технологический процесс архивного хранения документов сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов процесс подписания и передачи документа в организации

К основным видам срокового контроля относят … контроль Тип ответа: Множественный выбор ежемесячный текущий предупредительный ежеквартальный итоговый

Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как … Тип ответа: Множественный выбор вводная заголовочная основная заключительная оформляющая

Криптография предполагает наличие трех компонент, в частности … Тип ответа: Множественный выбор данных пароля ключа связи криптографического преобразования сертификата

Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это … Тип ответа: Текcтовый ответ

Общий бланк – это … Тип ответа: Одиночный выбор бланк документов организации, используемый для составления любых видов документов включая письма бланк документов организации, используемый для составления писем лист бумаги, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов бланк документов организации, используемый для составления приказов

Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма: Тип ответа: Сортировка эмблема организации наименование организации справочные элементы дата и регистрационный номер ссылка на регистрационный номер и дату

Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это… Тип ответа: Текcтовый ответ

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа Тип ответа: Текcтовый ответ

По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как … Тип ответа: Множественный выбор входящий восходящий исходящий внешний внутренний

Под электронной подписью понимается … Тип ответа: Одиночный выбор отсканированная традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи средство защиты от подделок или потери данных в рукописных документах реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного хранения и поиска документа

Получение изображения документа включает в себя такие операции, как … Тип ответа: Множественный выбор описание настройки системы сканирование контроль качества возможное повторное сканирование нахождение полей

При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются. Тип ответа: Одиночный выбор

Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа проставлены в документе в момент его отправления из компании адресанта

Дата получения и Дата документа – это одинаковые поля, куда проставляется дата получения документа компанией. Входящий номер ставится при получении документа в компании, № документа ставится при передаче его исполнителю

Дата получения и Входящий номер проставляются в момент регистрации полученного документа в компании. Дата документа и № документа ставится при передаче его исполнителю

Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта. Тип ответа: Одиночный выбор

Используется технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки (ICR), потому что заявление заполнено самим гражданином от руки

Используется технология оптического распознавания печатных символов (OCR), потому что документ создан самим гражданином на компьютере и распечатан

Используется технология распознавания отметок (ICR), потому что гражданин галочками отмечает необходимые пункты

Расставьте в правильной последовательности мероприятия по защите ключей цифровой подписи от несанкционированного использования: Тип ответа: Сортировка генерация распределение хранение использование выведение из действия Расставьте в правильной последовательности операции по распознаванию документа: Тип ответа: Сортировка предварительная обработка изображений нахождение полей документа проверка распознанной информации ввод данных в информационную базу

Расставьте в правильной последовательности операции процесса подписания документа электронной подписью: Тип ответа: Сортировка считывание создание хеш-функции шифрование хеш-функции создание электронной подписи присоединение подписи

Регистрация документа – это … Тип ответа: Одиночный выбор запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения документа учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму прием и первичная обработка документов

Реквизит документа – это … Тип ответа: Одиночный выбор значок, проставленный на документе для его распознавания обязательный элемент официального документа обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу логотип на официальном документе

Система документации определяется как … Тип ответа: Одиночный выбор совокупность документов, отражающих организационную и распорядительную деятельность совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления

Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий. Тип ответа: Одиночный выбор

Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано. Для каждого поля определяется размер, его координаты на листе и название

Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано визуально, в частности, геометрически, и содержательно

Большинство документов, приходящих в организацию, имеют стандартные формы, для которых характерно то, что для каждого реквизита определено место на документе, т.е. поле. Для корректного распознавания информации каждое поле должно быть описано в трех аспектах: тип поля, способ ввода информации в поле и объем

Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи: секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. Посоветуйте руководителю, на что обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей. Тип ответа: Одиночный выбор

Самостоятельная генерация ключей позволяет избежать доступа к закрытому ключу посторонних. При генерации ключей уполномоченным органом обеспечивается более высокое качество ключей за счет использования сертифицированных программно-аппаратных средств, этот способ желателен

Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его лучше генерировать самостоятельно. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре

Секретный ключ используется для выработки электронной подписи, его стоит сгенерировать в удостоверяющем центре. Открытый ключ используется для проверки подлинности документа и цифровой подписи, его лучше генерировать самостоятельно

Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования: Тип ответа: Сопоставление A. Квалифицированная электронная подпись B. Простая электронная подпись C. Неквалифицированная электронная подпись D. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи, имеющих сертификат E. формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом F. формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и средств электронной подписи; позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ

Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, … Тип ответа: Множественный выбор продольный верхний центральный угловой

Существует два типа реквизитов, такие как … Тип ответа: Множественный выбор стандартные постоянные обязательные переменные Установите последовательность обработки внутренних документов: Тип ответа: Сортировка подготовка проекта внутреннего документа обеспечение согласования документа утверждение регистрация рассылка по подразделениям контроль исполнения документа

Установите последовательность обработки исходящих документов: Тип ответа: Сортировка разработка проекта документа в структурном подразделении согласование проекта документа в структурных подразделениях утверждение документа руководством регистрация документа экспедиционная обработка документа отправка документа

Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами: Тип ответа: Сортировка занесение информации о документе внесение резолюции постановка на контроль отслеживание хода исполнения внесение номера дела

Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями: Тип ответа: Сопоставление A. Номенклатура конкретного предприятия B. Типовая номенклатура C. Примерная номенклатура D. номенклатура дел, отражающая документы конкретного предприятия и зависящая от специфики его деятельности E. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре F. номенклатура дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями: Тип ответа: Сопоставление A. Итоговый контроль B. Текущий контроль C. Предупредительный контроль D. аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях E. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня F. подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня

Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями: Тип ответа: Сопоставление A. «Ефврат» B. «Дело» C. Company Media D. LanDocs E. компания Cognitive Technologies F. ЗАО «Электронные офисные системы» G. компания InterTrust H. АО «Ланит»

Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками: Тип ответа: Сопоставление A. Адресат B. Справочные данные об организации C. Текст D. реквизит документа, включающий наименование получателя документа E. реквизит, характерный только для бланка письма F. реквизит, отражающий основное содержание документа

Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы: Тип ответа: Сопоставление A. A3 B. A4 C. A5 D. 148 x 210 мм E. 297 x 420 мм F. 210 x 297 м –

15

Тема №9. Контроль
за сроками исполнения документов.

Учебные вопросы:

1. Цели и задачи
   контроля;

2. Сроки исполнения
   документов;

3. Ведение контрольных
   операций в условиях традиционной
   технологии:

3.1 Текущий контроль;

3.2 Итоговый контроль.

1. Автоматизированные
   системы контроля за исполнением
   документов.

Цели занятия:
уяснить в ходе изучения вопросов, что
контроль за исполнением документов –
это важнейшая составляющая процесса
документационного обеспечения управления
любого предприятия.

Литература:

1. Типовая инструкция
   по делопроизводству в федеральных
   органах исполнительной власти, утв.
   приказом Росархива от 27.11.2000 №68 //
   Бюллетень нормативных актов федеральных
   органов исполнительной власти. 2001. №4

2. ГОСТ Р 51141-98.
   Делопроизводство и архивное дело.
   Термины и определения, утв. постановлением
   Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

3. Единая государственная
   система делопроизводства. Основные
   положения. М., 1975г.

4. Государственная
   система документационного обеспечения
   управления. Основные положения. Общие
   требования к документам и службам
   документационного обеспечения, утв.
   приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33.

5. Делопроизводство:
   Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В.
   Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и док.
   – М.:МЦФЭР, 2006. – 560 с.

6. Организация с
   документами: Учебник. М.: Инфра – М,
   2002.

1.

Контроль за
исполнением документов, решений и
заданий является неотъемлемой функцией
управления и важным элементом процесса
документационного обеспечения управления.

Цель контроля
– содействие своевременному и
качественному исполнению решений и
заданий руководства предприятия или
структурного подразделения. Не менее
важным является получение информации
об уровне исполнительной дисциплины,
необходимой для оценки деятельности
структурных подразделений и отдельных
исполнителей.

Различают два
направления контрольной деятельности:

• Контроль за
  исполнением документов по существу
  поставленных в них воросов;

• Контроль за сроками
  исполнения документов.

Контроль по
существу поставленных
вопросов осуществляет руководитель
предприятия, организации, структурного
подразделения или специалист, занимающийся
указанными проблемами. Руководители
подразделений и специалисты (исполнители)
несут ответственность за правильность
и своевременность решения вопросов.

Контроль за
сроками исполнения
документов
– это
важнейшая функция службы ДОУ, которая
закрепляется в инструкции по
делопроизводству.

Задачи контроля
исполнения являются:

• Постановка
  документа на контроль;

• Предварительная
  проверка и регулирование хода исполнения
  документов;

• Снятие их с
  контроля;

• Направление
  исполненного документа в дело;

• Учет, обобщение
  и анализ хода и результатов исполнения
  документов;

• Информирование
  руководителей о результатах обобщения
  данных в целях своевременного и
  качественного исполнения поручений,
  зафиксированных в документах.

В крупных учреждениях
и организациях контроль за исполнением
документов осуществляют специальные
структурные подразделения или группы,
которые входят в состав службы
документационного обеспечения (инспекции
по контролю, бюро контроля, группы
контроля и т.п.), или специально назначенные
для этого сотрудники службы (например,
инспектор по контролю). Кроме того,
контроль должен вестись в структурных
подразделениях секретарями или лицами,
ответственными за делопроизводство.

В небольших
организациях, фирмах ведение контроля
за исполнением документов входит в
обязанности секретариата или секретаря
руководителя.

В соответствии с
ГСДОУ на контроль ставятся все документы,
требующие исполнения, т.е. принятия
дополнительного решения, выполнения
каких-либо действий или подготовки
ответного документа. Поручения,
содержащиеся в документах или устных
распоряжениях руководителя, могут быть
сложными, включающими в себя разные
задания с разными сроками их выполнения.
В этом случае контроль ведется отдельно
за каждым заданием или пунктом.

2.

Сроки
исполнения документов могут быть
типовыми и индивидуальными.

Сроки исполнения
некоторых категорий документов
установлены законодательными и
нормативными актами, например, сроки
исполнения обращения граждан, сроки
рассмотрения и исполнения ряда документов
органами управления в негосударственных
коммерческих организациях и т.д.

Типовые сроки
имеет ряд
документов, перечень которых приведен
в приложении к ГСДОУ. В их число входят
письма предприятий и организаций, акты
приемки, телеграммы и др.

Документы,
поступающие от вышестоящих органов
власти и управления, как правило, содержат
сроки выполнения указанных в них
действий.

В организациях
составляются перечни документов с
основными сроками исполнения, которые
являются приложением к инструкции по
делопроизводству.

Индивидуальные
сроки
исполнения могут содержаться в системе
документа (например, приказа) или в
резолюции руководителя. Руководитель
имеет право изменить типовой срок
исполнения документа, если конкретная
управленческая ситуация этого требует.
Бывают случаи, когда невозможно сразу
установить точный срок исполнения
документа. Тогда устанавливают условный
срок, который
затем корректируется в ходе исполнения
документа.

Сроки исполнения
документов исчисляются
в календарных днях с даты подписания
(утверждения) документа, а для документов
поступивших из других организаций – с
даты их поступления. Сроки исполнения
могут изменяться только по указанию
руководителя в следующем порядке:
типовые сроки – принятием нового акта,
индивидуальные – распоряжением
руководителя, который их установил.

Документ считается
исполненным и снимается с контроля
после выполнения заданий, запросов,
сообщения результатов заинтересованным
организациям и лицам или другого
документированного подтверждения
исполнения.
Результаты исполнения отмечаются на
документе, в регистрационно-контрольной
карточке и на экземпляре ответа,
остающегося в организации. При контроле
исполнения используются РКК, заполняемые
при регистрации документов.

3.

Деятельность по
контролю за исполнением документов
должна быть организована таким образом,
чтобы руководители, специалисты и
работники службы ДОУ могли в любой
момент времени получить необходимую,
полную и достоверную информацию о ходе
решения вопросов и исполнения документов
в учреждении или на предприятии.

Процесс контроля за сроками исполнения документов подразделяется на текущий (предупредительный) контроль и итоговый контроль.

3.1

В процессе
текущего контроля
решаются следующие задачи:

• Постановка
  документов на контроль;

• Формирование
  картотеки контролируемых документов;

• Направление
  карточки контролируемого документа
  исполнителю;

• Информирование
  исполнителя о сроке исполнения
  документа.

Начало операций
по контролю совпадает
с моментом регистрации поступивших в
организацию документов.

Если документ
входит в перечень документов с типовыми
сроками исполнения, его имеет право
ставить на контроль служба ДОУ сразу
при регистрации. Документы с индивидуальными
сроками ставятся на контроль после
рассмотрения их руководителем, который
в своей резолюции определяет конкретный
срок.

На верхнем поле
документов, исполнение которых
контролируется, проставляется отметка
о контроле, например, буква «К».
такая же отметка проставляется на
регистрационной форме (на карточке или
в журнале).

Из экземпляров
регистрационных карточек, предназначенных
для целей контроля, формируются
контрольные
карточки.
Наиболее удобными являются сроковые
карточки. Ручные картотеки представляют
ящик с 33 отделениями: 31 отделение
соответствует числам месяца. В них
представляются регистрационно-контрольные
карточки в соответствии со сроками
исполнения документов.

В дополнительное
32-е отделение ставят карточки на
документы, срок исполнения которых
переходит на следующий месяц. В конце
текущего месяца их также расставляют
по отделениям, соответствующим числам
месяца. Перед первым отделением помещают
карточки на документы, исполнение
которых первоначально намечалось в
предыдущем месяце. Это могут быть
просроченные документы или документы
с продленными сроками исполнения.

В 33-е отделение
ставятся карточки на документы, исполнение
которых запланировано на длительный
срок.

Такие же карточки
формируются из карточек, на которых
регистрируются внутренние документы,
подлежащие контролю за сроками исполнения.
Так, всегда ставятся на контроль приказы
и распоряжения руководителей. Они
требуют определенных действий со стороны
аппарата управления или работников
организации, предприятия. Как правило,
в таких документах указываются
ответственные исполнители и сроки
исполнения по каждому вопросу. Поэтому
контрольные карточки целесообразно
заполнять на каждый вопрос в отдельности.
Технология контроля за исполнением
данной группы документов такая же, как
и технология контроля за входящими
документами.

Ведение текущего
контроля
предполагает ежедневный просмотр
карточек инспектором по контролю.
Выявляются документы, которые должны
быть исполнены на следующий день, а
также документы, срок исполнения которых
истекает через два-три дня. Обязательно
проверяется ход их исполнения, выясняется,
не срывается ли выполнение задания.
Таким образом, текущий
или предупредительный контроль – это
постоянная проверка и регулирование
хода исполнения документов.

В ходе не исполнения
документов по объективным причинам
сроки могут изменяться, корректироваться.
После согласования с руководством
нового срока исполнитель обязан известить
об этом службу ДОУ, которая вносит
изменения в регистрационную карточку.

Решение о переносе
срока исполнения документа принимается
за два-три дня до истечения первоначально
установленной даты.
Не допускается исправление срока задним
числом.

В процессе исполнения
документ может передаваться в друге
структурные подразделения. Кроме того,
часто возникает необходимость
дополнительного сбора информации по
решаемым вопросам. Все перемещения
документа, даты его передачи должны
фиксироваться
в регистрационной
карточке, в графе «Ход исполнения». В
карточке отражаются и результаты
контроля за сроками исполнения
промежуточных этапов сложного задания,
если оно требует длительного срока
окончательного выполнения.

Исходящие
документы также
часто требуют внимания со стороны
контрольной службы. Это может быть
документация инструктивного и
распорядительного характера, направленная
в адрес подведомственных организаций,
запросы, просьбы, направленные
организациям-партнерам.

Технология контроля
за исполнением исходящих документов
может быть следующей. В папку-регистратор
с 31 разделителем (по числам месяца)
вкладываются копии отправленных
документов. Они распределяются по
разделам в соответствии со сроками,
когда должны быть получены ответы. В
этом случае служба контроля имеет
возможность проверять работу специалистов
и напоминать им о необходимости
предпринимать те или иные действия по
решаемым вопросам.

Таким образом, в
контрольной службе фиксируется весь
ход работы с документом. Поэтому
руководители и специалисты могут всегда
получить оперативную информацию о том,
как выполняются задания или решаются
вопросы.

Технические
операции завершаются снятием документа
с контроля после его фактического
исполнения. Документ считается
исполненным, если решены все содержащиеся
в нем вопросы, поручения выполнены,
корреспонденту направлен ответ по
существу.

В регисрационно-контрольной
карточке делается соответствующая
отметка о том, что и когда сделано
(например, «проведены переговоры
12.06.2003г.). Если нужно дать письменный
ответ на письмо, отметка об исполнении
будет содержать данные ответного
документа, занесенные на оборотную
сторону карточки (см. предыдущую тему).

Служба ДОУ имеет
право самостоятельно снимать с контроля
только те документы, которые имеют
типовые сроки исполнения. Документы с
индивидуальными сроками может снять
только должностное лицо, которое
поставило их на контроль и определило
сроки исполнения.

3.2

Итоговый контроль.

Итоговый контроль
– это
анализ и обобщение данных об исполнительской
дисциплине.
Аналитическая работа проводится службой
ДОУ периодически: раз в неделю, месяц,
квартал.

Учет и обобщение
результатов исполнения документов за
определенный период характеризует
работу отдельных работников, структурных
подразделений и организации в целом.

Информация о
результатах анализа исполнения
документации должна поступать тем
руководителям, которые устанавливают
необходимость контроля и сроки исполнения
документов. Важным фактором улучшения
деятельности работников организации
является гласное обсуждение причин
невыполнения заданий и исполнения
документов в установленные сроки. Оно
помогает установить дополнительные
факторы, влияющие на повышение уровня
исполнительской дисциплины.

Результаты итогового
контроля находят отражение в сводках
состояния исполнения документов. Они
позволяют в обобщенной форме представить
данные об исполнении контролируемых
документов за определенный промежуток
времени.

Сведения об
исполнении документов, поставленных
на контроль, в том числе по документам,
исполненным с превышением срока или
срок исполнения которых был продлен,
позволяют оценить уровень исполнительской
дисциплины. Для этого их сопоставляют
с количеством документов, поставленных
на контроль. Кроме того, данные, включенные
в сводку, могут использоваться для
выявления и анализа причин задержки в
исполнении документов.

Контроль за сроками
исполнения документов не только позволяет
повысить уровень исполнительской
дисциплины в организации, но и является
условием более быстрого и эффективного
решения управленческих и производственных
задач.

В настоящее время
более рационально проводить эту работу
позволяют автоматизированные системы
контроля. Они создаются в момент
регистрации документов и легко позволяют
вести сроковый контроль, а также готовить
аналитические справки по исполнительской
дисциплине любого структурного
подразделения или работника за
определенный период времени.

4.

Наиболее рациональным
является на сегодняшний день
автоматизированный контроль за
исполнением документов, который секретарь
ведет на персональном компьютере.

П
остановка
документа на контроль происходит
автоматически при заполнении поля «Срок
исполнения (Контрольная дата)» в
регистрационной карточке документа.
Одновременно на подлежащий контролю
документ может ставиться отметка о
контроле – специальный штамп в виде
буквы «К», слова «Контроль» или просто
делается отметка ярким карандашом

.
Это привлекает внимание исполнителя к
контрольному документу. Отметка
о взятии документа на контроль
проставляется на левом поле документа
на уровне заголовка.

При ведении текущего
контроля ответственные за контроль
исполнения (в небольшой форме – секретарь)
ежедневно, как правило, в начале рабочего
дня вызывают на экран монитора и при
необходимости распечатывают список
документов, срок исполнения которых
(поле «Контрольная дата») истекает
сегодня. При соответствующих настройках
программы список может автоматически
распечатываться в начале каждого
рабочего дня.

В организациях,
использующих систему электронной почты,
предупреждение исполнителю о документах
с истекающим сроком исполнения может
отправляться на монитор исполнителю
также в автоматическом режиме (с
уведомлением о прочтении).

Специальные
программы позволяют выводить на экран
списки документов, исполнение которых
истекает в определенный срок.
Автоматизированная система контроля
легко позволяет просмотреть все задания
не только по срокам, но и по исполнителям
и таким образом видеть загрузку каждого.
Так как машина фиксирует все задержки
исполнения документов, программу
контроля можно увязать с премированием
сотрудников. При использовании локальных
сетей в учреждении компьютер в любой
момент может выдать списки неисполненных
документов, с истекающим сроком
исполнения, еще не просмотренных
исполнителем, с сортировкой по срокам,
по исполнителям, по видам документов.
Соответствующие аналитические справки
могут автоматически составляться
компьютером по заданной форме и поступать
на компьютер руководителя.

При создании
(настройке) системы регистрации
рекомендуется сразу заложить определенный
перечень типовых справок (отчетов),
создаваемых в автоматическом режиме.
Это могут быть:

• Справка (отчет)
  об отправленных документах (список
  отправленных документов или количественные
  данные);

• Справка (отчет)
  о поступивших (входящих) документах
  (список или количественные данные);

• Справка (отчет)
  о документах, числящихся за исполнителями,
  т.е. находящихся в стадии исполнения
  (полный список или количественные
  данные);

• Справка (отчет)
  о количестве выполненных исходящих
  документов (исполнителями, списочный
  или количественно);

• Справка (отчет)
  о движении документов (используется
  для фиксации передачи документа от
  исполнителя исполнителю);

• Справка (отчет)
  о неисполненных входящих документах
  (списочный или количественно)

• Справка (отчет)
  о неисполненных исходящих документах
  (списочный или количественно);

• Справка (отчет)
  о ходе выполнения внутренних документов
  и т.п.

Для получения
определенного вида справки (отчета) в
меню программы выбирается соответствующий
тип отчета, а затем в открывшемся экране
задаются начальная и конечная даты
интересующего периода.

Полученный отчет
выводится на экран монитора и при
необходимости распечатывается. Процесс
составления и вывода на печать типовых
справок (отчетов) может быть полностью
автоматизирован, чтобы система
самостоятельно выводила на печать
типовые отчеты с заданной периодичностью.
Например, руководитель подразделения
может автоматически каждое утро получать
список документов (заданий) с просроченным
сроком исполнения.

В такой список
включаются все неисполненные документы,
срок исполнения которых ранее или равен
текущей дате.

Аналогично могут
формироваться справки по отправленным
(исходящим) документам. В такой справке
документы группируются по подразделениям,
а внутри подразделений – по исполнителям.
Такая справка дает представление о всей
переписке, ведущейся тем или иным
сотрудником за определенный период
времени. Эти данные могут помочь более
равномерно распределить работу среди
служащих.

Использование
автоматизированных технологий значительно
сокращает трудозатраты на регистрацию,
контроль исполнения и справочно-информационное
обслуживание. Так, если трудозатраты
на заполнение одной традиционной
регистрационной карточки составляют
0,152 ч., то с использованием автоматизированной
технологии – 0,054 ч¹.
Соответственно трудозатраты на поиск
текущей информации составляют 0,17 и
0,054 ч., составление справки о невыполненных
в срок документах при традиционной
технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная
справка, 10 документов) до 8 ч. (годовая
справка, свыше 100 документов).

В то же время
аналогичная справка в автоматизированной
системе готовится за 0,05 ч., а при
соответствующих настройках может вообще
создаваться и распечатываться
автоматически с заданной периодичностью.

Представляют
интерес нормы времени на контроль
исполнения документов, включающие
проставление пометки «К»
на документе, подлежащем контролю,
контроль исполнения документа, напоминание
о сроке исполнения исполнителю, внесение
сведений в карточку о ходе исполнения,
информирование руководителей о состоянии
исполнения, снятия документа с контроля,
подготовку сводки об исполнении
документов, подлежащих контролю;
обобщение результатов исполнения
документов в структурных подразделениях,
анализ состояния исполнения документов
в организации.

Четко налаженный
контроль исполнения является средством
повышения эффективности работы
сотрудников, создания деловой атмосферы
в офисе, условием понимания, что каждое
задание должно быть выполнено в срок и
т.п.