Виды бланков реквизиты формуляры отметки на документах реферат - Контакты компаний и предприятий на Adresa.top

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

6.1 Для изготовления бланков документов используется бумага форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков указаний по исполнению документов (резолюций) используется бумага форматов А5 (148 x 210 мм), А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделениях, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма может включать (Пример 7):

• реквизиты:

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

08 – «Справочные данные об организации»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

12 – «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;

15 – «Адресат»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

• реквизиты:

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке – сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском (приложение В.8) или ином иностранном языке.

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

[1]ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2]Для определения сроков хранения документов служат перечни, типовые или ведомственные. Основной типовой перечень – это Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

[3] Подробнее о защите электронных документов от несанкционированных изменений см.: Артонкина Н.В. Как защитить данные при совместной работе в MS Word // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 93 – 97.

[4]См.: Туркина В.С. Использование государственных языков Российской Федерации в бланках, печатях и вывесках // Секретарь-референт. 2017. № 5. С. 33 – 35.

[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

[6]ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в ред. от 06.12.2016).

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2017.

Источник

Профессиональное
образовательное учреждение

«Уральский региональный
колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

БЛАНКИ
ДОКУМЕНТОВ, ИХ ВИДЫ, РЕКВИЗИТЫ.

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная
деятельность

Обучающегося гр. ПД-249 ______________ Антипова Елена Александровна

16.06.2021

Оценка за выполнение и защиту курсовой работы
_____________

Проверила ____________ Степанова
Светлана Леонидовна

16.06.2021

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ		3
1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ		6
1.1 Бланки документов, их виды		6
1.2 Требования к бланкам документов		8
1.3 Правила оформления реквизитов		12
2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ		17
2.1 Организационные документы		17
2.2 Распорядительные документы		18
2.3 Информационно-справочные документы		20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		23
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ		25
ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец расположения реквизитов на организационных документах		28
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Образец расположения реквизитов на распорядительных документах		29
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец расположения реквизитов на информационно-справочных документах		30

ВВЕДЕНИЕ

Составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно – методическими
актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с
документами.

Составлением и оформлением документов
занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования,
предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать
каждый управленец. При работе с документами необходимо руководствоваться
нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление
документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел,
создание архива организации для обеспечения сохранности в наибольшей мере ценных
документов.

В документах отражается и учитывается
деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов
предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение
бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных. При
проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего,
документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Актуальность темы курсовой работы заключается
в том, что большинство организационно – распорядительных и информационно – справочных документов:
письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции –
должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере
применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации
делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих
электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет
создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам
и действующим бумажным формам.

Объектом исследования являются
правовые отношения в области составления, содержания и видов документации.

Предметом исследования являются
нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство в органах
внутренних дел, в части составления бланков
документов, их видов и реквизитов.

Цель курсовой работы – анализ бланков
документов, всех его видов, построение, а также правильное расположение
реквизитов на бланках документов.

В
соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

− проанализировать бланки документов,
их виды;

− обобщить требования к бланкам
документов;

− ознакомиться с правилами оформления
реквизитов;

− изучить организационные документы;

− рассмотреть распорядительные
документы;

− раскрыть информационно-справочные
документы.

Методологическую основу исследования
составили: системный подход к данной теме, а также сбор тематической
информации, изучение первичных документов, анализ текста нормативно-правовых
актов.

Теоретической базой исследования
являются работы авторов, таких как В.И. Андреева, М.Н. Басаков, Т.А. Быкова, Л.М.
Вялова, О.П. Говорухин, Н.В. Гончарова, А.А. Дворников, Е.В. Зайцева, О.И. Замыцкова,
А.В. Заряев, Л.В.Санкина.

Нормативной базой исследования
являются: Конституция Российской Федерации, Закон РФ «О государственной тайне»,
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», Приказ МВД России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
ОВД РФ», ГОСТ «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической̆
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной̆
техники. Основные положения», ГОСТ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно – распорядительной̆ документации.
Требования к оформлению документов».

Работа состоит из введения, двух
глав, заключения, списка используемых источников и трех приложений.

Во введении обосновывается
актуальность темы курсовой работы, формулируются цели и задачи, определяется
объект предмет, методологическая основа, теоретическая и нормативная база.

В первой главе рассматривается
документирование управленческой деятельности.

Вторая глава посвящена вариантам расположений
реквизитов на бланках.

В заключении содержатся выводы по
проведенному исследованию в курсовой работе.

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Бланки документов, их виды

Официальные служебные
документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с
использованием реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления
внутренних документов, которые не выходят за пределы организации, например
внутренней докладной записки, заявления.

Бланк представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится
информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому
стандарту бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

Прежде всего, бланк придает
информации официальный характер. Он является и «визитной карточкой» автора
документа, так как включает постоянную информацию об организации,
характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение
бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной
информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие
информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на
двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу. Для
изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги,
которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа.
Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают
первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из
организации.

Бланк может быть изготовлен
типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или
воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка,
который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

В организациях обычно применяются
следующие виды бланков:

—
общий бланк;

—
бланк письма;

—
бланк конкретного вида документа;

—
должностной бланк;

—
бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный
набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для
организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование
вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные
части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться
ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту»,
«отметка о контроле».

Общий бланк документов
организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит
следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право),
эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется),
наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об
организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на
них.

На бланках письма ограничительные
уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о
контроле».

Бланк конкретного вида документа
(за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит
реквизит «наименование вида документа».

Должностной бланк используется
для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования
организации указывается должность ее руководителя.

Бланки могут изготовляться на основе
как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном
расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Бланки с продольным вариантом
расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда реквизиты
бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на
одном уровне: справа – на национальном языке субъекта Федерации, слева – на
русском.

1.2
Требования к бланкам документов

Для изготовления бланков
организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата
бумаги – А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм). Они используются преимущественно
для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы),
служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата АЗ (420×297 мм)
может использоваться для изготовления документов, содержание которых
оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6
(105×148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов
небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления
резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть изготовлены с учетом
размеров полей.

Независимо от способа изготовления
бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом
требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку
расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения
реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк).
Такие же варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

В продольном бланке все
реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по
центру.

При угловом расположении
реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по
левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более
экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа
остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов.

Выбор способа размещения
реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при
разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем
и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а
также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты,
инструкции).

Продольные бланки широко
применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно
использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации
содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на
двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском
языке, справа – на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской
Федерации.

Бланки документов печатают на белой
бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее
тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

˗ 20 мм — левое;

˗ 10 мм — правое;

˗ 20 мм — верхнее;

˗ 20 мм — нижнее.

В стандарте указаны минимальные
размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении
документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных
реквизитов должны соответствовать размерам.

В таблицах допускается уменьшение
левого поля до 20 мм, правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки
отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные
отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в
виде уголков и линий.

Разработку бланков начинают, как
правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по
каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного
вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.

При изготовлении бланков используются
типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной,
газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита
«Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до
24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании
организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты
шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе
углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или
центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка
располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить
за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты
бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения
размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе – каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе – начало и
конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Каждая организация должна
разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков
организационно-распорядительных документов общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться
такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и другие,
а также организационные документы – положения, инструкции.

Справочно-информационные внутренние
документы (акты, справки) могут оформляться как на общем бланке, так и на
чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению
реквизитов.

Допускается изготовление специальных
бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что
целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается
более 200 в год.

На бланках конкретных видов
документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида
документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между
буквами) и в кавычки не заключается.

Бланки документов разрабатывают на
основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы
собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с
угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с
продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо
от формы собственности.

Гербовые бланки должны
изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств
оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами
оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для
рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью
организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого
документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат
обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости – серии этих
номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков
(общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов)
ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной
форме (на карточках или в журнале).

1.3 Правила оформления реквизитов

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются
на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Реквизиты – обязательные элементы оформления
служебного документа.

Государственный стандарт
устанавливает для организаций, их структурных подразделений и должностных лиц
использование трех видов бланков:

—
бланк письма;

—
бланк для изготовления всех других видов
организационно-распорядительных документов, кроме письма, – общий бланк;

—
бланк конкретного вида документа.

Состав реквизитов бланка конкретного
вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит
указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях,
которые издают значительное количество данных видов документов.

Назначение бланков определяет
различие в их реквизитах. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает
следующее:

—
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—
герб субъекта Российской Федерации (02);

—
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—
наименование организации (автора
документа)(08);

—
справочные данные об организации (09);

—
код организации по Общероссийскому
классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО) или по
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ) (04);

—
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) (05);

—
идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

—
код формы документа (ОКУД) (07);

—
регистрационный номер и дата документа
(отметка для регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—
ссылка на регистрационный номер и дату
документа (отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа) (13).

В Правилах делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти данный реквизит называется «ссылка на
исходящий номер и дату документа адресанта».

Максимальный набор реквизитов общего
бланка содержит:

—
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—
герб субъекта Российской Федерации (02);

—
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—
наименование организации (автора
документа) (08);

—
наименование вида документа (или место для
проставления реквизита «наименование вида документа») (10);

—
регистрационный номер и дата документа
(отметка для проставления регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—
место составления или издания документа
(14).

Таким образом, различия в составе
реквизитов двух видов бланков состоят в следующем:

—
в бланке письма используются реквизиты
«справочные данные об организации» и «ссылка на регистрационный номер и дату
документа», которых нет в общем бланке;

—
в общем бланке размещают реквизиты «место
составления или издания документа» и «наименование вида документа» (или
оставляют место для внесения наименования конкретного вида документа), которые
не содержатся в бланке письма.

Помимо реквизитов, на бланках
допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или
других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту,
адресата, грифа утверждения, отметки о контроле), а также для фальцовки и
подшивки.

Автором документа может являться не только
организация, но и ее представительство (филиал, территориальное отделение) или
структурное подразделение. В этих случаях используют бланки представительств,
филиалов, территориальных отделений или структурных подразделений организации.
Бланки структурных подразделений создают в крупных управленческих аппаратах,
если руководители подразделений имеют право подписи документов, изготовленных
на бланках. Наименование представительства (филиала, территориального
отделения) или структурного подразделения размещают ниже наименования
организации.

Для подразделений ряда органов
управления, в частности органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, муниципальных органов исполнительной власти и других, важно указать
их конкретную территориальную принадлежность. В таком случае указание на это
содержится в самом названии подразделения, территориального отделения.

Для руководителей организации или
крупных структурных подразделений, которые обладают правом подписи документов,
ГОСТ допускает создание бланков должностных лиц (должностных бланков). Право
подписи должно быть закреплено в соответствующих организационных или
распорядительных документах.

В бланках должностных лиц
наименование должности помещается ниже наименования организации – автора
документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование
должности размещается ниже наименования структурного подразделения.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О
языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 №
53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяют
возможность использования двуязычных бланков документов.

В организациях субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык
субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты
«Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место
составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и
национальном.

Возможно создание бланка на двух
языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В
таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном
языке. При оформлении бланка вначале помещают его реквизиты на русском языке,
затем ‒ на иностранном.

Из выше сказанного можно выявить
главное. Бланк документа ‒ это
стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.

Виды бланков, применяемых
организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

Виды бланков документов организаций
бывает общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Официальные виды бланков, их
характеристики и правила оформления ‒ все это предусмотрено государственным
стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов,
необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его
составителя.

2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА
БЛАНКЕ

2.1
Организационные документы

Организационно-правовые документы определяют
правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее
структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные
расписания, инструкции, положения и прочие документы.

Устав ‒ правовой акт, определяющий
права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или
общественной деятельности.

Устав – это единственный
учредительный документ, на основании которого осуществляется деятельность всей
компании. Устав регламентирует отношения учредителей, устанавливает нормы, в
соответствии с которыми происходит управление предприятием. По сути, это
мини-конституция организации, главное назначение которой – нормальное
функционирование компании в правовом поле.

Разработка документа начинается еще
до момента создания юридического лица. Устав входит в перечень обязательных
документов, которые подают при регистрации ООО, и становится основанием для
запуска этой процедуры. Отсутствие этого документа – прямой повод отказать в регистрации
ООО. Но наличие этого документа важно и для самих учредителей, поскольку устав
организации регулирует:

Процесс управления компанией. Устав
очерчивает границы компетенции управляющего звена и определяет перечень
вопросов, решение по которым принимается исключительно общим собранием
коллектива.

Права и обязанности каждого участника
ООО. Согласно законодательным нормам, владельцев, которые от своих обязанностей
отлынивают, по суду можно исключить из числа учредителей.

Порядок выхода из ООО, смены
собственника, продажи и передачи долей. Такие процессы напрямую влияют на
экономическую деятельность компании. Если продажа доли или всей компании
проходят не по уставу, есть риск столкнуться с недобросовестными учредителями
или рейдерами, которые попытаются «отжать» фирму.

Способы распределения прибыли
компании – эти вопросы касаются материальных интересов участников ООО, то есть
основной цели деятельности компании.

Устав, в котором подробно описаны все
положения, касающиеся деятельности ООО, исключает необходимость в разработке
иных локальных документов, например должностных инструкций.

2.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Ими оформляют управленческие решения
и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения,
постановления, приказы, указы и пр.

Приказ по основной деятельности.
Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ,
издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом фирмы). (ПРИЛОЖЕНИЕ Б)

К приказам по основной деятельности
относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию,
отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

‒ изучение существа вопроса и сбор
необходимых сведений;

‒ подготовку проекта приказа;

‒ согласование проекта со
специалистами;

‒ подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет
специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке
или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

‒ наименование вида документа –
ПРИКАЗ;

‒ дата (датой приказа является дата
его подписания);

‒ номер (порядковый номер, например №
1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

‒ заголовок (отвечает на вопрос «О
чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

‒ текст.

Текст приказа состоит из двух частей:

—
констатирующей;

—
распорядительной.

В первой, констатирующей, указываются
основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы
государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров
либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не
нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа,
распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

‒ «кому» (наименование должности,
фамилия, инициалы);

‒ «что сделать» (указывают конкретную
работу);

‒ «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если
поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем
пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль
за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее
изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с
главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами).

Подпись (приказ подписывается
директором или его заместителями, которым предоставлено такое право).

Приказ вступает в силу с момента
подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.
При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для
работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной
деятельности.

2.3 Информационно‒справочные
документы

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в
любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса
необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные
источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но
группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К
данной группе можно отнести такие документы, как: служебное письмо, телеграмму,
телефонограмму документы, обеспечивающие деловую переписку; протокол; докладную
записку; справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и другие.

Докладные, служебные записки, справки
информационного и информационно-аналитического характера часто называют
«внутренней перепиской», поскольку эти документы в деятельности организаций
используются для обмена информацией между структурными подразделениями и
руководителями разных уровней.

Докладная записка – документ,
адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя. Следовательно, докладная записка – внутренний
документ, представляемый руководителю (это может быть руководитель
подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель
организации), то есть направляемый на более высокий уровень. Как вид документа
докладная записка входит в систему информационно-справочной документации. (ПРИЛОЖЕНИЕ
В)

Автором докладной записки (лицом,
подписывающим докладную записку) может быть:

—
работник структурного подразделения, если
докладная записка составляется на имя руководителя структурного подразделения;

—
руководитель структурного подразделения
(например, отдела), если докладная записка составляется на имя руководителя
структурного подразделения, в состав которого входит отдел (например,
департамента, управления);

—
руководитель самостоятельного структурного
подразделения, если адресатом докладной записки является заместитель
руководителя или руководитель организации;

—
заместитель руководителя организации по
направлению, если докладная представляется на имя руководителя организации.

Можно сказать, что с помощью
докладных записок в организации реализуются информационные взаимосвязи по
вертикали. Докладные записки, с одной стороны, выполняют информационную функцию
(с помощью этих документов передается управленческая информация), с другой
стороны, эти документы часто выступают в роли документов, инициирующих
благодаря изложенной в них информации выработку и принятие управленческих
решений.

Таким образом, организационные
документы определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы,
штатные расписания, инструкции, положения.

Распорядительные документы оформляют
управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К
ним относятся: решения, постановления, приказы, указы.

Информационно-справочные документы
используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция
(телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки,
акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По ходу проведенного изучения по
данной теме были сделаны следующие выводы: составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно –
методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого,
имеющего дело с документами.

Официальные служебные документы
создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием
реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления внутренних
документов, которые не выходят за пределы организации, например внутренней
докладной записки или заявления.

Независимо от способа изготовления, бланки
документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований
государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения
реквизитов. Варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт и другие) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и
оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными
Госстандартом России. Состав реквизитов бланка конкретного вида документа
аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид
документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают
значительное количество данных видов документов.

Организационно-правовые документы
определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
ИСТОЧНИКОВ

1)
Конституция Российской Федерации (принята
всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ
о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. –
01.07.2020. – № 31. – ст. 4398.

2)
Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от
25.05.2017 N 314).

3)
Приказ МВД РФ от 1 марта 1999 г. N 150 об
организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в
центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.

4)
Об информации, информационных технологиях
и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
18.12.2018) // Российская газета, № 165, 29.07.2006. – В данном виде документ
опубликован не был.

5)
О государственной тайне: Закон РФ от
21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 29.07.2018) // Российская газета, № 182,
21.09.1993. – В данном виде документ опубликован не был.

6)
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О
государственном языке Российской Федерации» определяют возможность использования
двуязычных бланков документов. ‒В данном виде документ опубликован не был.

7)
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов, изменение N 1, утвержденное Приказом Росстандарта от
14.05.2018 N 244-ст, введено в действие также с 1 июля 2018 года.

ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт
Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. В связи с изданием
Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017).

9)
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство.
Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

10)
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы
делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2019. 148 с.

11)
Басаков, М.Н. Документационное обеспечение
управления (с основами архивоведения) : учеб. пособие для СПО и НПО / М. И.
Басаков. — М. : Кнорус, 2017. — 216 с.

12)
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В.
Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2019. 368 с.

13)
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л.
В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М,
2019. 304 с.

14)
Волкова Е.А. Делопроизводство [Электронный
ресурс]: практическое пособие для студентов-бакалавров, обучающихся по
направлению подготовки «Юриспруденция»/ Волкова Е.А.— Электрон. текстовые
данные.— Краснодар, Саратов: Южный институт менеджмента, Ай Пи Эр Медиа, 2017.—
41 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62609.html.— ЭБС «IPRbooks».

15)
Зеленцов А.Б., Ястребов О.А. Судебное
административное право: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности
«Юриспруденция». М.: Статут, 2017. 768 с.

16)
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы
делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт.
2018. 376 с.

17)
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс
делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.:
Инфра-М, 2018. 256 с.

18)
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим
секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.

19)
Корнеева А. П., Амелина А. М.,
Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и
технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.

20)
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство:
Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2018. 520 c.

21)
Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум
/ И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2019. 477 c.

22)
Светлаков А. Г. Делопроизводство и режим
секретности . Учебное пособие. ИПЦ «ПрокростЪ».2018. 249 с.

23)
Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы
делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.

24)
Чурилов, А. Ю. Юридическое
делопроизводство : учебное пособие для среднего профессионального образования /
А. Ю. Чурилов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. —
202 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-13937-2. — Текст :
электронный // ЭБС Юрайт [сайт].

25)
Ястребов О.А. Судебное административное
право: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности ‒
Юриспруденция, Статут, 2017. 768 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на организационных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на распорядительных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(справочное)

Образец
расположения реквизитов на информационно-справочных документах

Источник

Обновлено: 22.03.2023

1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие Общие сведения о реквизитах, требования к их оформлению.
2. Бланки документов, их виды.

1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа — приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Нижнее поле — 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Конструкционная сетка — эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.

2. Бланки документов , их виды

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины — флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица используются, как правило, для руководителя и его заместителей.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий — для реквизитов:

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Важно!

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

ВИДЫ БЛАНКОВ

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— бланк конкретного вида документа.

Образцы бланков документов приведены в Приложении Б.

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк может содержать (Пример 6):

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

Бланк письма может включать (Пример 7):

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

• реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

ВАЖНО!

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

[5]Унифицированная системы организационно-распорядительной документации.

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, доцент
З.С. Винченко, старший научный сотрудник ВНИИДАД

4 В настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

5 ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования

Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

(п. 3.3 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

Все материалы данного сайта являются объектами авторского права. Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в интернете) или любое иное использование информации и объектов без предварительного согласия правообладателя.

Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Бланки документов предназначены для ускорения процесса создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращения трудозатрат при составлении документов, упрощения восприятия информации, повышения культуры управленческого труда, а также для быстрого установления организации – автора при работе с документами.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ изготавливается в нескольких экземплярах, то на бланке создается каждый экземпляр. Бланки изготавливаются с учетом размера полей.

Выделяют несколько способов изготовления бланков:

2.с помощью средств оперативной полиграфии;

3. при помощи резинового штемпеля;

4. при помощи шаблона, введенного в память компьютера.

Гербовые бланки изготовляются только типографским способом.

Виды бланков.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – используется для изготовления любых документов, кроме писем.

2. Бланк письма – используется только для писем.

3. Бланк конкретного вида документов, кроме письма – используется для изготовления документов только данного вида.

4. Бланк должностного лица – для руководителей, наделенных правом подписи.

5. Бланк структурного подразделения – в крупных организациях.

В формуляр общего бланка в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. наименование организации — автора документа;

3. ограничительные линии для даты и номера документа;

4. место составления или издания документа;

5. свободное место для наименования вида документа.

В формуляр бланк письма в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. наименование организации автора документа;

3. справочные данные об организации (код организации, ОГРН, ИННКПП);

4. ограничительные лини для даты и номера документа, ссылки на № и дату

при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.

В формуляр бланка конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации входят реквизиты:

1. государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема);

2. наименование организации — автора документа;

3. наименование вида документа;

4. ограничительные линии для даты документа и регистрационного номера документа;

5. место составления или издания документа;

6. при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов заголовок к тексту, отметка о контроле, текст.

Помимо вышеперечисленных видов бланков в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении наименования структурного подразделения ниже наименования организации — автора документа.

Также для руководителей, обладающих правом подписи, создаются бланки должностных лиц (касается организаций, крупных структурных подразделений). При этом наименование должности размещается ниже наименования организации — автора документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование должности помещается ниже наименования структурного подразделения — автора документа.

Способы расположения реквизитов (оформления).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

При угловом варианте реквизиты бланка располагают в левом верхнем углу; при продольном – вдоль верхнего поля. Угловой вариант более экономичен. При любом варианте расположения реквизитов, реквизиты бланка, а также реквизиты адресат, гриф утверждения и наименование должности в реквизите подпись печатаются флаговым или центрированным способом:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит государственный герб РФ (герб субъекта РФ или эмблема) располагают над серединой реквизита наименование организации — автора документа. Реквизит эмблема организации допускается располагать на уровне реквизита наименование организации — автора документа.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты наименование организации — автора документа, справочные данные об организации, место составления или издания документа печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Заказ бланков.

Для изготовления бланков типографским способом необходимо разработать макет бланка в натуральную величину. На макете в центре должна быть поставлена разрешительная подпись в виде слова разрешаю, подписи руководителя организации и гербовой печати. Макет бланка представляется в типографию в двух экземплярах. К макету составляется пояснительная записка, в которой указывается сорт и цвет бумаги, цвет краски, название шрифта и размера кеглей, тираж. Бланки печатают на светлой бумаге красками насыщенных тонов. Не рекомендуется изготовлять многоцветные бланки. К макету бланка и пояснительной записке составляют гарантийное письмо.

Читайте также:

Частное обвинение в рб реферат

Модернизация школьного образования реферат

Ревизия договорной дисциплины реферат

Профессиональный кодекс социолога реферат

Реферат на тему поэзия маяковского

Источник

Реферат: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Источник

С бланками документов, составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно часто, будь то оформление писем, приказов, распоряжений или множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье мы поясним, что такое бланк, какие бывают бланки, а затем рассмотрим, как их утверждают, учитывают и хранят.

Что является бланком

Сегодня в различных организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными обозначениями и без таковых, бланки с большим количеством справочной информации об организации или с полным ее отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Определение бланка документа содержится в известном нам ГОСТ Р 51141-98 «делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Извлечение
из ГОСТ Р 51141-98

2.2. делопроизводство

2.2.1. Документирование

[…]

44) бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа […]

Такое же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003¹, но далее имеется дополнение:

Извлечение
из Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-20035.

5. Разработка стандартных бланков

5.1. […]

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

[…]

В п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что в бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме того, в состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими должны быть бланки составляемых в ней документов.

Обратите внимание! В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков (электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Требования к бланкам

Законодательство не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности составления документов исключительно на бланках. Например, для таких распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием². Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм);
поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;
цвет бумаги: белый или светлых тонов;
нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

Разновидности бланков

В зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.

Как отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке. Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом, международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с зарубежными партнерами.

Эмблему организации (включая фирменное наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального написания наименования организации – все это отличает организацию от других.

Важно помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации, включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания), исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование, тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания): нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации:

Извлечение
из Гражданского кодекса Российской Федерации

Статья 1474. Исключительное право на фирменное наименование

1. Юридическому лицу принадлежит исключительное право использования своего фирменного наименования³ в качестве средства индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право на фирменное наименование), в том числе путем его указания на вывесках, бланках, в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их упаковках.

Сокращенные фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр юридических лиц.

2. Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного наименования) не допускается.

3. Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем фирменное наименование первого юридического лица.

4. Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи, обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить правообладателю причиненные убытки.

[…]

Статья 1484. Исключительное право на товарный знак

1. Лицу, на имя которого зарегистрирован товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования товарного знака в соответствии со статьей 1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами, указанными в пункте 2 настоящей статьи. Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2. Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак зарегистрирован, в частности путем размещения товарного знака:

1) на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся, предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации, либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию Российской Федерации;

2) при выполнении работ, оказании услуг;

3) на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот;

4) в предложениях о продаже товаров, о выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в рекламе;

5) в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах адресации.

3. Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого использования возникнет вероятность смешения.

Пункт 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов, кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк организации (Пример 1) может включать следующие основные реквизиты⁴:

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
наименование организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают ниже наименования на русском языке или справа;
место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов);

а также ограничительные отметки для следующих реквизитов:

регистрационного номера документа;
даты документа;
заголовка к тексту.

Пример 1

Фрагмент общего бланка организации

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

«____»_______ 20___ г. № ______

Бланк письма может включать следующие основные реквизиты⁵:

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
код организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО⁶));
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица⁷;
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП⁸
код формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД⁹ при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД);
• наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка);
справочные данные об организации (сведения об адресе местонахождения и/или почтовом адресе (или абонентском ящике) – в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221, номера справочных телефонов, факсов, расчетные счета в банке, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации).

Кроме того, бланк письма при необходимости может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

даты документа;
регистрационного номера документа;
ссылки на регистрационный номер и дату документа;
места составления или издания документа;
адресата;
резолюции;
заголовка к тексту;
отметки о контроле;
текста документа.

Приведем примеры углового (Пример 2) и продольного (Пример 3) бланков письма организации с центрированным расположением реквизитов.

Пример 2

Фрагмент углового бланка письма организации с центрированным расположением реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456
Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e-mail:
vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001
«____»_______ 20___ г. № _______
на №_______ от «____»________ 20___ г.

Пример 3

Фрагмент продольного бланка письма организации с центрированным расположением реквизитов

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456
Телефон: (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e-mail:
vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001

«____»_______ 20___ г. № _______ __________________________

на №_______ от «____»________ 20___ г

Бланк конкретного вида документа может включать следующие основные реквизиты¹⁰:

эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
наименование организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка и бланка письма);
наименование вида документа;
место составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов).

При необходимости бланк может включать ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
заголовок к тексту;
отметка о контроле.

Приведем пример продольного бланка приказа организации (продольный вариант) (Пример 4).

Пример 4

Фрагмент продольного бланка приказа организации

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Приказ
«___»__________20___ г. № ____________
Москва

Согласно п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации, структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между таким бланками состоит лишь в том, кого указывать как автора документа – организацию, ее структурное подразделение или должностное лицо. Если автором документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка. В бланках должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем пример бланка письма должностного лица (угловой вариант) (Пример 5).

Пример 5

Фрагмент углового бланка письма должностного лица

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
ООО («Василек»)

Директор по маркетингу
Ленинский проспект, д. 45, Москва, 113456
Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный) Факс: (495) 216-45-38
http://www.vasilek.ru, e-mail:
vasilek@info.ru
ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851
ИНН/КПП 7728067541/772801001
«____»_______ 20___ г. № _______
на №_______ от «____»________ 20___ г.

Разработка, утверждение и введение в действие бланков

Образцы бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом делопроизводства, секретариатом или канцелярией – т. е. структурным подразделением организации, в функции которого входит документационное обеспечение деятельности организации. В свою очередь, инициаторами изготовления тех или иных бланков документов могут быть структурные подразделения организации или непосредственно должностные лица (если в их обязанности входит представление интересов организации перед ее контрагентами, в частности ведение переписки по вопросам текущей деятельности организации с правом подписи бланка). В таком случае они могут в установленном порядке (а порядок разработки, утверждения и введения в действие бланков документов может быть установлен в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации) направить служебную записку в подразделение организации, ответственное за разработку и изготовление бланков, для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица. Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации (Пример 6).

Пример 6

Приказ об утверждении и введении в действие бланка

Общество с ограниченной ответственностью «Василек»
(ООО «Василек»)

ПРИКАЗ

15 июня 2012 г. № 13-Б
Москва

Об утверждении образцов и порядка
использования фирменных бланков
ООО «Василек»

В связи с необходимостью использования бланков документов в рамках осуществления текущей деятельности ООО «Василек» (далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 02 июля 2012 года фирменные бланки Общества: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного документа (далее – Бланки).

2. Утвердить образцы Бланков (Приложение 1).

3. Использовать Бланки для составления следующих документов:

писем;
инструкций;
положений;
правил;
регламентов;
приказов;
распоряжений;
актов;
справок;
доверенностей;
служебных записок.

4. Заведующему канцелярией Попову Е.В.:

4.1 Организовать изготовление Бланков (в бумажной и электронной формах) согласно образцам, указанным в Приложении 1, в срок до 02 июля 2012 года.

4.2. Осуществлять оперативное хранение бумажных Бланков в специальном шкафу, запирающемся на ключ.

4.3. Выдавать бумажные Бланки по запросам работников для составления документов, указанных в п. 3 настоящего приказа, под личную подпись в журнале учета выданных бланков (Приложение 2).

4.4. Организовать использование в Обществе электронных Бланков в порядке, предусмотренном системой электронного документооборота Общества.

5. Секретарю Леоновой В.Е. в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений Общества под личную подпись.

6. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Щелков О.В. Щелков

По поводу изготовления бланков в пп. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:

бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов;
бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра;
бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.
Безусловно, каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со специализированной организацией.

Учет и хранение бланков

Порядок учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации. Прежде всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Пример 7).

Пример 7

Журнал учета выданных бланков

№ п/п	Дата выдачи бланка	Вид бланка	Количество выданных бланков	Номера выданных бланков	Должность и Ф.И.О. лица, получившего бланк	Отметка о возврате неиспользованных или испорченных бланков	Подпись лица, получившего бланк	Подпись лица, выдавшего бланк
1	02.07.2012)	Бланк письма (цветной)	1	1-П	Менеджер по продажам Волошин А.П.	—	Волошин	Попова

Хранятся бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

В заключение подчеркнем, что бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред.: М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2005. 90 с.
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 30.11.2011), п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 06.12.2011), п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 30.11.2011).
Здесь и ниже выделено автором.
С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
См. Положение о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений, утвержденное Приказом Росстата от 29.07.2008 № 174.
Пункт 8 Постановления Правительства РФ от 19.06.2002 № 438 (в ред. от 22.12.2011).
В соответствии со свидетельством о постановке на учет в налогов ом органе и на основании п. 7 ст. 84 Налогового кодекса Российской Федерации у казывается в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также иных документах, предусмотренных законодательством (например, в расчетных и иных документах, на основании которых производится оплата).
ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ред. от 14.12.2011).
С учетом положений п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.
Автор: И.И. Куролес, ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»
Источник:
http://www.profiz.ru/sr/6_2012/glavnoe_o_blankah/

Источник

6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.

6.8. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик — ниже).

Для переписки с иностранными корреспондентами используют бланки на двух языках — русском и английском (рисунок В.8) или ином иностранном языке.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

Источник

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

36. реквизит документа: Элемент оформления документа…

48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

Бланк письма

Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

бланком письма организации;
бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…

Расшифруем, что это за реквизиты:

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 – эмблема;

03 – товарный знак (знак обслуживания);

05 – наименование организации – автора документа;

06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

07 – наименование должности лица – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту.

Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

угловым (Примеры 1 и 2) или
продольным (Пример 3).

Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
07 «наименование должности лица – автора документа».

Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

Пример 5. Бланк письма должностного лица

При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

на русском языке и государственном языке (государственных языках¹) республики в составе Российской Федерации, а также
на русском языке и одном из иностранных языков.

Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:

на русском языке – слева,
на другом – справа (см. Примеры 7 и или

продольными, тогда все реквизиты бланка:

сначала идут на русском языке – сверху,
ниже – на другом языке.

На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

Остальные реквизиты служебного письма

При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

15 – адресат;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа²;

19 – отметка о приложении;

21 – виза;

22 – подпись;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе.

Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
98 – порядковый номер.

Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

фраза «Коммерческая тайна»
с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)³.

Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов⁴) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты⁵ печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

организация;
ее структурное подразделение;
должностное лицо или иной работник организации;
группа организаций / должностных лиц;
физическое (частное) лицо.

При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:

она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо

начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:

сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

Мнение эксперта

Константин Соловьев, ИТ-специалист

Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.

В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

предлог «О» («Об») и
отглагольное существительное.

Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля⁶ ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

При упоминании документа-приложения в тексте письма:

следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения

Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением

Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении

Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван

Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме

Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.

Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.

Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).

Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).

На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:

либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.

Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:

его должность,
подпись,
расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
дату визирования.

В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:

на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.

Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.

В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:

Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа

Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа

Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.

Подпись (реквизит 22) включает:

наименование должности лица, подписывающего документ,
его собственноручную подпись,
расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).

Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:

при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».

Пример 38. Письмо на бланке должностного лица

Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.

Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)

Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)

При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).

В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.

Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.

Пример 43. Заверение печатью подписи на документе

Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:

обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
и номер его телефона;
может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Пример 44. Отметка об исполнителе

Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:

для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).

Источник

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

ВИДЫ БЛАНКОВ

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.

2. Бланки документов , их виды

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

ВИДЫ БЛАНКОВ

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Общие требования к созданию документов

Реферат: Реквизиты документа, их значение и оформление

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

Что является бланком

Требования к бланкам

Разновидности бланков

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Пример 5

Разработка, утверждение и введение в действие бланков

Пример 6

Учет и хранение бланков

Пример 7

Бланк письма

Остальные реквизиты служебного письма

Другие крутые статьи на нашем сайте: