Заявление на предоставление техники на время дистанционной работы - Контакты компаний и предприятий на Adresa.top



В трудовом договоре с дистанционным работником нет условий использования оборудования: является ли это нарушением?

Добрый день!
В договоре с дистанционным работником есть условия, что он использует свое оборудование (it-отрасль) и может и имеет право использовать оборудование работодателя.
Компенсация за использование своего оборудования и сроки передачи оборудования от работодателя в договоре не прописаны.
Это будет нарушением при проверке ГИТ или в договоре указываются только условия по ст. 57 ТК, а эти условия необязательны? Здесь на форуме читала, что компенсации вроде указывать не обязательно, но хотела точно уже определиться.
Спасибо.

г. Ростов-на-Дону532 699 баллов

Добрый день!
Статья БухОнлайн Вам в помощь.

Цитата (Как организовать «удаленку», обеспечить работника ресурсами и начислить налоги):За счет сотрудников
Начнем с первого варианта, который в текущей ситуации реализовать значительно проще, так как снимаются вопросы поиска, приобретения и передачи работникам нужной техники.
Данный способ организации «удаленного офиса» имеет и ряд других преимуществ. Так, если работники используют свою технику, то перед работодателем в принципе не встает вопрос учета оборудования и обеспечения его сохранности. Также в этом случае не приходится говорить о материальной ответственности сотрудников и об ограничениях по использованию техники во внерабочее время. Следовательно, не может быть и претензий со стороны контролирующих органов в части непроизводственного характера тех или иных затрат.
Правовым основанием для применения данной модели организации дистанционной работы являются статьи 188 и 312.3 ТК РФ. В них прямо предусмотрена возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. А на организацию, в свою очередь, возлагается обязанность по выплате компенсации и возмещению расходов.
В части налогообложения данная модель удаленной работы тоже достаточно проста.
Компенсация, которая выплачивается работникам за использование личного имущества, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем в том размере, который стороны согласовали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письмо Минфина от 30.04.15 № 03-04-05/25434).
Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда и при ОСНО, и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), либо в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина от 15.08.05 № 03-03-02/61). Напомним, что право выбора основания для учета расходов дано налогоплательщикам пунктом 4 статьи 252 НК РФ.
Также не надо удерживать НДФЛ с суммы возмещения расходов, которые понес сотрудник «на удаленке». Речь идет об оплате доступа в интернет, программного обеспечения и расходных материалов (картриджей, батареек, кабелей и т.п.). В этом случае работнику возмещаются суммы, которые он ранее потратил в связи с выполнением трудовых обязанностей. А обязанность по такому возмещению установлена ТК РФ.
Следовательно, одновременно применимы положения статьи 41 НК РФ о том, что у работников не возникает дохода как экономической выгоды, и пункта 1 статьи 217 НК РФ, который освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты (см. п. 3 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 1 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 13.04.16). Такой подход позволяет не начислять на данные выплаты страховые взносы (основание — подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Не должно быть проблем и при учете возмещения расходов при налогообложении у самой организации, причем как на общей системе, так и на УСН (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Ведь статья 312.3 ТК РФ прямо указывает: порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. При этом компенсации подлежат, в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. Также в статье 312.3 ТК РФ сказано, что основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.
Таким образом, для учета затрат достаточно иметь доп.соглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксирован порядок и условия возмещения затрат; утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы. Отметим, что лучше включить в доп.соглашение максимально полный перечень расходов, которые будут компенсироваться работодателем, и оставить этот список «открытым». А чтобы избежать возможных злоупотреблений со стороны сотрудников, нужно прописать, что возмещению подлежат «иные согласованные с работодателем расходы».

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

Ольга Рогова, спасибо.
Нам надо обязательно дописывать в договора компенсацию за использование своего оборудования и сроки передачи оборудования от работодателя , у меня вот в чем вопрос.
Или потом по факту можно сделать, когда возьмет оборудование от работодателя, написать расписку, а если свое будет использовать-письменно попросит компенсировать.
Или это обязательное условие договора?

г. Ростов-на-Дону532 699 баллов

Цитата (Ирина Балерина):Или это обязательное условие договора?

В трудовом договоре с дистанционным работником может быть предусмотрено, как дополнительное условие о том, что работник использует при исполнении своих обязанностей личное оборудование или возложение обязанности на работодателя в обеспечение работника необходимым оборудованием, для исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ)

Цитата (Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция):
Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе
Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:
порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов. Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Цитата (Статья 312.3. Особенности организации и охраны труда дистанционных работников. ТК РФ):
Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.
В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами семнадцатым, двадцатым и двадцать первым части второй статьи 212 настоящего Кодекса, а также осуществляет ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем. Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе. (в ред. Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ)

Источник

Имеет ли право сотрудник требовать от работодателя компенсации, если использует в рабочих целях собственное оборудование? Как рассчитывается сумма? На вопросы отвечает Юлия Холодионова, юрист и ведущий специалист по разрешению трудовых споров и конфликтов.

Ключевое лицо в этих вопросах — удаленный работник, выполняющий трудовые обязанности, скорее всего, вне места нахождения работодателя. Давайте разберемся по порядку.

Ст. 312.1 ТК РФ указывает на то, что дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

При такой форме организации трудовых отношений на работодателя возлагается задача наладить процесс взаимодействия с работниками всеми допустимыми и доступными средствами. По сути, обеспечение работника средствами труда является обязанностью работодателя по ст. 22 ТК РФ. В законе это звучит так:

Работодатель обязан <…> обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей.

Кандидат устраивается в уже созданную организацию, поэтому, например, выдача ему телефона для связи, компьютера и иных средств является обязанностью работодателя.

При поступлении на работу кандидат должен быть ознакомлен с правилами внутреннего распорядка у конкретного работодателя, а в случаях выполнения работы удаленно ему для ознакомления должны быть представлены локальные акты работодателя об организации рабочего процесса. Следовательно, работодателю необходимо разработать такие локальные акты. По аналогии с выдачей спецодежды и иных предметов, на которые устанавливается срок носки, использование оборудования работодателя так же имеет свой срок.

Использование оборудования удаленного сотрудника

Работник может использовать в работе собственное оборудование, но в таком случае при заключении трудового договора должно быть выражено согласие работодателя на это.

В ст. 312.6 ТК РФ говорится о том, что работник может с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции собственное или арендованные оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При таких условиях работодатель должен разработать локальный нормативный акт о компенсации расходов работника, причем компенсация может быть предусмотрена, в том числе в коллективном договоре.

В Письме Минфина РФ от 06.11.2020 N 03-04-06/96913 уточняется, как определить и подтвердить размер возмещения расходов, связанных с компенсацией.

Согласно ст. 312.3 ТК РФ, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного оборудования, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование собственного оборудования не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками.

При этом размер возмещения этих расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. Для этого у организации должны быть:

копии документов, которые подтверждают приобретение (аренду) оборудования (средств);
копии документов, которые подтверждают расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях.

Суммы компенсаций должны быть согласованы не только между работником и работодателем, но и при учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации либо установлены трудовым договором, дополнительным соглашением. Эти условия являются обязательными к исполнению.

Кроме того, может быть предусмотрена обязанность работника экономно относиться к электроэнергии, поскольку выполнение работы, например, на дому, предполагает расходы и на этот ресурс. В локальном акте может быть указана компенсация и на расход энергоресурсов.

Запрет на копирование информации с корпоративной почты

В обязанности работника могут быть добавлены условия, при которых запрещается копирование поступающей документации с корпоративной почты на личную. Такие действия могут расцениваться работодателем как ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей и относиться к основаниям для увольнения.

Использование личной почты в рабочих целях работодатель может воспринять как разглашение коммерческой тайны.

Согласно Постановлению Конституционного Суда РФ от 26.10.2017 № 25-П, такими действиями сотрудник создает риски для выхода конфиденциальной информации из-под контроля работодателя.

Статья 312.6 ТК РФ указывает на возможные последствия выполнения трудовых обязанностей с помощью оборудования работника. Еще до найма удаленщиков работодателю необходимо продумать риски такой работы:

невыход работника на связь;
поломка оборудования;
иные случаи (в том числе форс-мажор), не позволяющие выполнить трудовые обязанности должным образом.

Не забывайте, что у дистанционного работника, так же как и у обычного, есть право на обращение в суд, если условия его труда не соответствуют закону и ранее принятым договоренностям.

Коммуникации удаленщика с работодателем

Для удаленного сотрудника актуальными становятся следующие вопросы:

порядок приема сообщений от работодателя по «защищенному» каналу связи;
сроки ответа работника;
порядок обработки поступающих заявок от работодателя и т.д., то есть по всем вопросам, характерным для данного вида деятельности.

Если работник трудится в Тюмени, а работодатель в Москве, необходимо учитывать двухчасовую разницу во времени. У работника должна быть возможность отвечать на электронные сообщения работодателя в дневное время, установленное в организации.

Сложнее будут обстоять дела с работниками из Хабаровска, так как разница во времени с Москвой в этом случае составит 7 часов. Для эффективной работы придется согласовать время «сеанса связи» и время ответа от работника.

По всем трудовым обязанностям должны быть подготовлены инструкции, распоряжения и иные локальные акты. Со всеми этими документами работника необходимо ознакомить.

Защита информации при удаленной работе

Важный вопросом при работе с удаленщиком — установка и обновление средств защиты информации.

Могут возникнуть ситуации, когда выданный работодателем компьютер «не тянет», «тормозит», а ответ нужно прислать срочно. При таких условиях должен быть предусмотрен иной доступный канал связи, например, обычная телефонная связь для своевременного предупреждения работодателя о технических проблемах.

Общение в мессенджерах также должно быть прописано в локальных актах. В моей практике был случай, когда в организации был разработан «Порядок общения в корпоративном чате». С ним были ознакомлены все работники, и это доказало справедливость принятого решения при увольнении работника: скриншот его высказывания, в тексте которого содержались фразы, запрещенные Порядком. Работник увольнение не обжаловал.

Юлия Холодионова, доцент кафедры теоретических и публично-правовых дисциплин Института государства и права Тюменского государственного университета, ведущий специалист по разрешению трудовых споров и конфликтов.

Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены

Источник

Пандемия и вынужденный массовый перевод сотрудников на «удаленку» выявили значительные пробелы в трудовом законодательстве. Было решено их заполнить, приняв соответствующие изменения в ТК РФ. Правда, в результате спорных и нерешенных вопросов осталось немало. Расскажем, как изменилась дистанционная работа в связи со вступлением в силу с 1 января 2021 года поправок в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на удаленную работу; всегда ли требуется его согласие; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; когда и какие электронные подписи необходимо использовать; нужно ли обмениваться бумажными документами; чем работодатель должен обеспечить таких работников; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; по каким причинам их можно уволить и др. Мы проанализировали все важные положения гл. 49.1 ТК РФ, а также опросили экспертов о том, что станет удобнее для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Виды работы на дистанции

Мы следили за судьбой законопроекта о дистанционной (удаленной) работе с момента его внесения в Госдуму России. С первого чтения он претерпел значительные изменения и в декабре был наконец-то принят¹. В целом специалисты в области трудового права довольно положительно оценивают поправки в ТК РФ.

Мнение эксперта

Анна Иванова, руководитель практики трудового права адвокатского бюро «Егоров, Пугинский, Афанасьев и партнеры» и член рабочей группы по законопроекту об удаленной работе при Комитете Госдумы России по труду, социальной политике и делам ветеранов

Закон внес существенные изменения в главу ТК РФ о дистанционной занятости. Была проведена большая работа, в результате которой получилось найти компромисс между государством, профсоюзами и бизнесом. Большинство вопросов с дистанционными работниками можно будет урегулировать локальными нормативными актами и трудовым договором. Важно, что дистанционная занятость стала доступна и для обычных офисных сотрудников, которым необязательно теперь физически находиться в пределах офиса.

Вместо пяти статей в гл. 49.1 ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников» их стало девять. Часть ранее действовавших норм осталась прежней, часть – полностью изменилась. Само по себе определение дистанционной работы изменений не претерпело, только теперь уточнено, что удаленная и дистанционная работа – это одно и то же, и данные понятия могут использоваться в качестве синонимов. Напомним, что дистанционная (удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции:

вне места нахождения работодателя (его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения),
вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя,
с использованием Интернета (сетей связи общего пользования).

Поскольку на практике по этому поводу часто возникали вопросы, сейчас в ТК РФ специально указали, что в связи с переводом работника на дистанционную работу ему не может быть снижена зарплата (ст. 312.5).

Из полезных нововведений – помимо дистанционной работы на постоянной основе появилась также временная (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ). Причем она может быть:

непрерывной в течение не более 6 месяцев (после окончания соответствующего периода сотрудник возвращается в офис и продолжает работать как обычный работник);
периодической, с чередованием работы дистанционно и в офисе (например, несколько дней в неделю (в месяц) в офисе, остальные – дома, или неделю – дома, неделю – в офисе и пр.). Это, по сути, комбинированная или смешанная дистанционная работа (хотя это понятие в ТК РФ не внесено).

Кроме того, временную «удаленку» может ввести работодатель по своей инициативе в исключительных случаях (см. Схему).

Схема. Формы дистанционной занятости с 2021 года

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Самое главное нововведение этого закона, даже почти прорыв – это возможность для работодателей сочетать режим работы с рабочего места в офисе и удаленный. Нормы трудового права в этом отношении стали очень гибкими, то, чего давно не хватало ТК РФ. Мы помним, как еще пару лет назад Минтруд России официально заявлял в письме, что такое сочетание не соответствует действующему законодательству. Теперь это возможно: есть режим временной дистанционной работы и режим периодической дистанционной работы.

Правда, без ложки дегтя не обошлось.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Здесь возникает несколько вопросов, связанных в основном с тем, что новый закон «наслаивается» на реальную ситуацию, когда люди или полностью на «удаленке», или находятся на ней частично. А попытки со стороны работодателей некорректного возвращения сотрудников в офис чреваты и отказами работников, и судебными кейсами. Непонятно, как быть тем работодателям, у кого сотрудники уже сейчас трудятся на временной «удаленке» (и переведены туда по соглашению сторон). Кто-то к настоящему времени может работать там дольше полугода. Что делать работодателям после того, как пройдет шесть месяцев временной дистанционной работы? Можно ли ее продлевать и как это делать? Каков порядок возвращения в офис? Поправки в ТК РФ в текущей редакции, к сожалению, ответа на эти вопросы не дают.

Пример 1. Формулировки условий трудового договора о постоянной дистанционной работе

1.3. Работа, выполняемая Работником по настоящему договору, является дистанционной.

1.4. Работник выполняет работу дистанционно на постоянной основе.

1.5. Работник выполняет работу вне места нахождения Работодателя по месту своего жительства, указанному в реквизитах настоящего договора, или в любом другом месте по его усмотрению в пределах г. Москва и Московской области.

Пример 2. Формулировки условий дополнительного соглашения к трудовому договору о временной непрерывной дистанционной работе в течение не более шести месяцев

1.4.1. Работник временно непрерывно с 11.01.2021 по 10.07.2021 выполняет работу дистанционно (вне места нахождения Работодателя).

1.4.2. В указанный в п. 1.4.1 срок рабочее место Работника располагается по адресу его места жительства: г. Белгород, 1-й Муромский переулок, д. 20а, кв. 127.

1.4.3. После окончания указанного в п. 1.4.1 периода (с 11.07.2021) Работник возвращается на свое прежнее рабочее место по адресу места нахождения Работодателя согласно условиям трудового договора.

Пример 3. Формулировки условий трудового договора о периодической дистанционной работе (чередовании работы в офисе и удаленно)

1.2. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной работой.

1.3. Местом работы Работника является общество с ограниченной ответственностью «Перспектива», расположенное по адресу: г. Москва, ул. Академика Королева, д. 144.

1.4. Работник чередует периоды выполнения работы на стационарном рабочем месте с периодами выполнения работы дистанционно (вне места нахождения Работодателя).

1.5. Чередование периодов работы происходит следующим образом: каждый первый и последний понедельник месяца Работник выполняет работу на стационарном рабочем месте по месту нахождения Работодателя; в остальные дни – дистанционно.

1.6. Место выполнения трудовой функции во время выполнения работы дистанционно Работник определяет самостоятельно.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

трудового договора и допсоглашений к нему,
договора о материальной ответственности,
ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).

Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

К сожалению, так и осталась неурегулированной тема подписания документов. Закон разрешает в период «удаленки» пользоваться электронными документами. Но подписывать их все равно нужно, стало быть, требуется электронная подпись. Получается, что для полноценной и легитимной дистанционной работы работодатель в любом случае должен внедрить у себя электронные цифровые подписи, причем усиленные, чтобы подписывать трудовые договоры. Но об этом ни в поправках, ни в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» ничего не сказано.

Из положительных моментов можно отметить и то, что теперь работодателю после подписания не нужно в обязательном порядке отправлять бумажный экземпляр трудового договора работнику. Кроме случая, когда об этом в письменном виде попросит сотрудник (Пример 4). Тогда направить бумажный экземпляр трудового договора нужно будет в течение 3 рабочих дней после получения соответствующего заявления (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Ранее, напомним, этот срок составлял 3 календарных дня. Как направлять бумажный экземпляр трудового договора сотруднику, в гл. 49.1 ТК РФ не написано. Рекомендуем сделать это по аналогии с другими документами, для которых такой порядок регламентирован – заказным письмом с уведомлением о вручении (или по возможности – курьерской связью с вручением под подпись). И, кстати, в сопроводительном письме желательно указать работнику на необходимость один из подписанных им экземпляров с отметкой о получении им на руки своего экземпляра отправить обратно работодателю (хотя такого требования в новой редакции ТК РФ нет).

В такой же срок после поступления заявления сотрудника необходимо будет предоставить надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с его работой на бумажном носителе (по почте заказным письмом с уведомлением) или в форме электронного документа (если об этом попросил сотрудник) (ст. 62, ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ) (Пример 5).

Пример 4. Образец заявления дистанционного работника с просьбой предоставить допсоглашение к трудовому договору на бумажном носителе

Пример 5. Образец заявления дистанционного работника о выдаче документов, связанных с работой, в электронном виде

В Примерах 4 и 5 мы показали образцы бумажных заявлений, но их текст работник может набрать и в СЭД или прислать на электронную почту работодателя.

При заключении трудового договора дистанционный сотрудник может представить необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) в электронном виде или по требованию работодателя их нотариально заверенные копии на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ). В отличие от ранее действовавшего порядка теперь ТК РФ не конкретизирует, каким образом они будут представлены – по почте, лично, курьером или как-то иначе. Уточним, что в ТК РФ написано именно «нотариально заверенные копии на бумажном носителе». Полагаем, что сотрудник может предъявить и оригиналы. А указание на нотариально заверенные копии в этом случае сделано в интересах прежде всего работника, чтобы ему не пришлось расставаться с подлинниками, пока они «путешествуют» к работодателю и обратно в условиях значительной территориальной удаленности от работодателя. Ведь рисков отправки оригиналов документов по почте никто не отменял. Письма, к сожалению, нередко до адресата не доходят, а розыск не всегда приводит к положительным результатам.

До 2021 года, если стороны решили не заполнять трудовую книжку на дистанционного сотрудника, указание об этом должно было быть включено в трудовой договор. Если такого условия не было, то трудовая книжка велась. С этого года оговаривать ведение трудовой книжки в трудовом договоре не нужно. Работодатель будет ее заполнять по желанию сотрудника. Для этого он должен предоставить трудовую книжку, например, отправив по почте заказным письмом с уведомлением о вручении или принеся ее лично (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

Рабочее время и время отдыха

По новым правилам в ЛНА, трудовом или коллективном договоре можно предусмотреть:

режим рабочего времени дистанционного работника, а также продолжительность и периодичность выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Если этого не сделать, то сотрудник будет устанавливать режим рабочего времени по своему усмотрению;
условия и порядок вызова работника, выполняющего временно дистанционную работу, на стационарное рабочее место или выход его на работу по своей инициативе (ч. 3 ст. 312.4 ТК РФ, см. Пример 6);
порядок взаимодействия, в том числе передача результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ, см. Пример 7);
порядок предоставления отпуска для постоянного дистанционного сотрудника (ч. 4 ст. 312.4 ТК РФ).

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Пока не ясно, как будет работать система отпусков. Поправки предполагают, что порядок отдыха для «дистанционщиков» можно регулировать локальным актом. С одной стороны, это плюс, ведь так можно отказаться от сложной и обязательной схемы графика отпусков, уведомлений за две недели и т. д. Но если человек возвращается с «удаленки» в офис, он опять должен подчиняться обычному графику отпусков, что вызывает сложности. И как быть, например, если мы ориентируемся на локальный акт, а удаленный сотрудник решил перенести отпуск? Ответов пока нет.

Пример 6. Формулировки условий трудового договора о вызове временного дистанционного сотрудника и выходе его по собственной инициативе в офис

1.6. Работник обязан явиться в офис на свое стационарное рабочее место также в дни, не указанные в п. 1.5 настоящего договора, в случае его вызова Работодателем (непосредственным руководителем – начальником отдела кадров, генеральным директором или иным уполномоченным лицом).

1.7. Вызов Работника осуществляется Работодателем как минимум накануне дня, в который ему надлежит прибыть на свое стационарное рабочее место, путем извещения об этом по мобильному телефону Работника, указанному в реквизитах настоящего договора; данное извещение также дублируется Работодателем на электронную почту Работника, указанную в реквизитах настоящего договора.

1.8. Работник в любой момент и на любой требуемый период может выйти на свое стационарное рабочее место по собственной инициативе в связи с производственной необходимостью, не обговаривая это заранее с Работодателем, но ставя его в известность по факту присутствия путем извещения, направляемого Работником на электронную почту непосредственного руководителя – начальника отдела кадров (либо замещающего лица).

Пример 7. Формулировки условий трудового договора о порядке взаимодействия с работодателем и передаче отчетов о выполненной работе при дистанционной работе

1.9. Взаимодействие между Работником и Работодателем осуществляется путем обмена электронными документами посредством сети Интернет. Для этого Стороны используют адреса электронной почты, указанные в реквизитах Сторон настоящего трудового договора.

<…>

2.2. Работник обязан:

<…>

ежемесячно, не позднее 2-го числа каждого месяца (включительно), направлять на электронную почту своего непосредственного руководителя отчет о выполненной работе за предыдущий месяц с указанием времени, фактически затраченного на выполнение трудовой функции, в форме электронного документа. В случае если 2-е число соответствующего месяца приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок представления отчета переносится на ближайший следующий за ним рабочий день;
проконтролировать в день отправки (до 18:00) получение отчета своим непосредственным руководителем в виде его уведомления о приеме отчета;
если соответствующее уведомление в течение дня получено не было, на следующий день до 11:00 продублировать отчет на общую электронную почту Работодателя, указанную в реквизитах настоящего трудового договора, с приложением копии письма, которым направлялся отчет непосредственному руководителю накануне.

Среди важных нововведений в ТК РФ можно выделить и ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ. В ней прописано, что время взаимодействия «удаленщика» с работодателем включается в рабочее время. Другими словами, сотрудник на дистанции не обязан быть на связи 24 часа 7 дней в неделю, а только в свое рабочее время, установленное в трудовом договоре или ЛНА (например, с 08:00 до 17:00). Соответственно, наказать его за то, что он не ответил на звонок в нерабочее время, будет нельзя.

Правда, по мнению экспертов, здесь возможны злоупотребления со стороны недобросовестных работников.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Эта норма в ТК РФ требует явной доработки. Необходимо более четкое описание механизма установления рабочего времени для дистанционных сотрудников. Сейчас возможны случаи манипуляций со стороны сотрудников. Рабочее время может устанавливаться локальным нормативным актом или если этого не сделано, то оно будет определяться по усмотрению работника. При этом надо помнить о «праве на офлайн». Можно представить ситуацию: работодатель звонит сотруднику в 19:00, чтобы обсудить рабочие вопросы. Такой разговор будет относиться ко времени работы, и человек может сказать: я тружусь до 19.00, а теперь у меня отдых и я требую оплаты как за сверхурочную работу.

Особенности организации труда

С 2021 года в ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ прямо указано, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения работы:

оборудованием,
программно-техническими средствами,
средствами защиты информации и
иными необходимыми средствами.

Причем сотрудник с согласия или ведома работодателя может использовать для работы собственное (или арендованное) оборудование и иные средства. Но в этом случае работодатель должен выплатить компенсацию и возместить расходы, связанные с их использованием.

В законопроекте, подготовленном к первому чтению, напомним, было сказано о том, что в ЛНА и трудовых договорах о дистанционной работе может предусматриваться порядок компенсации расходов, связанных с использованием работником личного оборудования и иных средств. Сейчас же в ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ прописано, что «работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору». А это значит, что такой порядок работодатель как минимум должен предусмотреть в трудовом договоре с работником, как максимум – в ЛНА.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Хотелось бы более подробных уточнений на законодательном уровне в части обеспечения техникой и порядка компенсаций. Закон это не регулирует, отдавая вопрос на откуп самим компаниям. Значит: что принято в локальном акте, то и должно выполняться. Но это не исключает конфликты и судебные споры. Уже несколько клиентов спрашивали у нас совет, как быть: в одном случае сотрудник компании потребовал компенсацию за электричество, так как рано темнеет, в другом – работник попросил купить ему домой стол, стул, компьютер и принтер, чтобы он выполнял свои обязанности.

Конечно, чтобы не возникло таких ситуаций, необходимо подробно расписать эти вопросы в локальном нормативном акте, указав и порядок предоставления оборудования, и порядок выплаты компенсации, ограничив ее разумными пределами (см. Пример 8, где даны возможные положения об этом в трудовом договоре с дистанционным сотрудником).

Пример 8. Формулировки условий трудового договора об использовании оборудования работодателя и расходах работника, связанных с выполнением работы дистанционно

8. Не позднее 2 рабочих дней с даты вступления настоящего трудового договора в силу Работодатель обязуется по оформленному письменно в двух экземплярах акту приема-передачи предоставить Работнику ноутбук, принтер и мобильный телефон, а также обеспечить наличие интернет-соединения и мобильной связи. Указанное оборудование и иные средства предоставляются в соответствии с разделом 4 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.

9. Оплата корпоративной мобильной связи и интернет-соединения на предоставленном Работодателем оборудовании производится Работодателем самостоятельно в соответствии разделом 5 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.

10. Не позднее 10-го рабочего дня каждого месяца Работодатель компенсирует расходы Работника на электроэнергию, но не более 300 рублей в месяц. Компенсация выплачивается в соответствии с разделом 5 положения о дистанционной (удаленной) работе, утвержденного Работодателем.

В новой редакции гл. 49.1 ТК РФ разрешен спорный вопрос о направлении дистанционных сотрудников в командировки (который в первой редакции закона не был затронут вовсе). Теперь прописано, что дистанционным работникам нужно оформлять и оплачивать командировки (в соответствии со ст. 166–168 ТК РФ), если работодатель направляет их для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от местности выполнения трудовой функции (ч. 3 ст. 312.6 ТК РФ).

Охрана труда

Нормы об охране труда дистанционных сотрудников остались прежними. Новая статья 312.7 ТК РФ практически дублирует прежнюю ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ об охране труда. Говорится, что в отношении «удаленщиков» работодатель исполняет только обязанности:

по расследованию и учету несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 17 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
выполнению предписаний Роструда и его территориальных органов (ГИТ) и рассмотрению представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ и иными законами сроки (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (абз. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);
ознакомлению с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (ст. 312.7 ТК РФ).

Из нового добавлено, что другие обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удаленно не распространяются. Однако если такие иные обязанности будут прописаны в трудовом, коллективном договоре или ЛНА, работодателю их придется выполнять.

Вместе с тем уточнений по многим спорным вопросам, которые волновали работодателей и раньше при применении дистанционной работы, сделано не было.

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Так и остался неурегулированным важный вопрос разделения ответственности работодателя и дистанционного работника за последствия несчастных случаев в период взаимодействия сторон и за его пределами. Пока этот вопрос требует существенного уточнения: если работник получил травму в свое рабочее время (то есть во время, установленное для взаимодействия с работодателем), какая из сторон будет нести ответственность за это, если:

а) работник был в это время у себя дома и работал, используя Интернет;

б) сотрудник находился в рассматриваемое время у себя дома и выполнял работу по дому, не связанную с поручениями работодателя;

в) работник во время происшествия находился за пределами места проживания (где он обязан был выполнять трудовую функцию дистанционно) по личным делам (например, пошел в магазин).

Расторжение трудового договора

Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.

Мнение эксперта

Работодатели больше не смогут устанавливать произвольные основания увольнения дистанционных работников. Однако в ТК РФ теперь прописаны два новых важнейших основания увольнения: в случае невыхода на связь более двух рабочих дней подряд и при изменении места выполнения трудовой функции, если это повлекло существенное изменение условий труда (например, работник переехал в другой конец России, в то время как в трудовом договоре было закреплено, что он работает из дома по конкретному адресу в населенном пункте, где находится офис работодателя).

Таким образом, дистанционного сотрудника можно уволить по всем основаниям, упомянутым в ТК РФ, но предусмотрены и два указанных выше дополнительных, которые опишем подробнее:

если дистанционный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем больше 2 рабочих дней подряд со дня, когда работодатель к нему обратился (более длительный срок можно установить в трудовом договоре или локальном акте, ч. 1 ст. 312.8 ТК РФ);
когда дистанционный сотрудник, выполняющий работу постоянно, не может трудиться на прежних условиях из-за переезда (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

Специалисты восприняли данные поправки не очень единодушно.

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Работодателю стало намного сложнее управлять трудовой деятельностью дистанционного работника. Введенные дополнительные основания для увольнения дистанционных работников – слишком несущественные для реального контроля. Их явно недостаточно, чтобы уверенно управлять работой удаленно. Например, недобросовестный работник может не выходить на связь в период меньше двух дней, но неоднократно, и в таком случае работодатель вынужден будет каждый раз применять такие меры дисциплинарного воздействия, как замечание или выговор, соблюдая установленную ТК РФ процедуру, что существенно затянет процесс. Кроме того, работник может выходить на связь, но реально ничего не делать.

Экстренная «удаленка» без согласия работника

Как мы говорили выше, с 2021 года сотрудники могут быть временно переведены на дистанционную работу по инициативе работодателя (ст. 312.9 ТК РФ):

в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (катастрофа природного или техногенного характера, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия, эпизоотия и пр.);
в случае принятия соответствующего решения органом госвласти и/или органом местного самоуправления.

В связи с этим можно выделить еще одну проблему. Получается, что случае пандемии или по решению органов власти «удаленка» может вводиться без согласия сотрудников. Но пока не понятно, будут ли к таким решениям относиться региональные законы или, допустим, рекомендации Роспотребнадзора, ведь вопрос об обязательности выполнения последних вызывает немало споров.

В ТК РФ прямо сказано, что в случае такого временного перевода на «удаленку» согласие сотрудника на перевод не требуется, как не нужно и вносить изменения в трудовой договор (ч. 2 и 5 ст. 312.9 ТК РФ). Ведь причины, по которым работодатель прибегает к такому переводу, экстренные. Однако организации все же придется утвердить локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации). Некоторые специалисты говорят о том, что это должен быть общий документ, как говорится, «на все случаи жизни». Однако в ТК РФ четко указано, что такой ЛНА должен быть разработан специально под конкретную ситуацию (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ)³. В нем следует прописать:

причину перевода на временную дистанционную работу (см. Схему);
список сотрудников, переводимых на «удаленку»;
срок, на который они временно переводятся (не позднее, чем исчезнет обстоятельство, ставшее причиной перевода, например будет отменен акт госоргана);
порядок обеспечения сотрудников за счет средств работодателя всем необходимым для выполнения работы;
порядок выплаты компенсации и возмещения сотрудникам расходов, связанных с выполнением трудовой функции дистанционно;
порядок организации труда «дистанционщиков»:

режим рабочего времени с указанием периодов, в течение которых осуществляется взаимодействие работника и работодателя,
порядок и способы такого взаимодействия,
порядок и сроки представления отчетов;

иные положения, связанные с организацией труда дистанционных работников.

Более того, работодатель должен ознакомить работников с этим ЛНА. Правда, ТК РФ не требует в экстренных ситуациях обязательной личной подписи, однако способ ознакомления должен достоверно подтвердить получение работником такого ЛНА. Полагаем, в указанной ситуации это может быть направление подтверждения документа работником по электронной почте, указанной в трудовом договоре, либо подтверждение из системы электронного документооборота о том, что сотрудник получил указанный документ, или же уведомление о вручении работнику письма работодателя по обычной почте.

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Тезис об ознакомлении с ЛНА – еще один яркий пример «размытых» формулировок и новая зона риска для работодателей. Что значит – «способом, позволяющим достоверно подтвердить получения такого локального нормативного акта»? На 100% под это условие попадает только «живая» подпись сотрудника. Но в случае с удаленным сотрудником такая норма нелогична. При этом даже почтовое заказное письмо с уведомлением не дает 100% достоверности. В нашей практике были кейсы, когда дистанционные сотрудники успешно оспаривали получение по почте писем.

Делаем вывод, что речь идет, скорее, об электронной цифровой подписи. В идеале – усиленной. Хотя для текущих документов «дистанционщиков» возможна и простая электронная подпись. Но это сама по себе тоже отдельная история. Ранее для дистанционных работников разрешали использовать усиленную ЭЦП, новый же закон отменяет ее исключительность, разрешая и простую подпись. Но вот как ее формировать и получить – точного ответа так и нет. При этом надо понимать, что просто электронной почты может оказаться недостаточно. Для этого надо легализовать в локальных актах электронную подпись на базе электронной почты. Тогда, видимо, это и будет способом, который достоверно подтвердит получение сотрудником ЛНА. Таким образом, чтобы отправлять документы удаленным сотрудникам и убеждаться, что они их получили и ознакомились с ними, в компании необходимо внедрить электронные подписи.

Работодатель в случае экстренного перевода работников на «удаленку», как и в рассмотренных выше случаях, должен:

обеспечить работника всем необходимым для выполнения его трудовой функции дистанционно (компьютер, телефон, программное обеспечение и пр.) либо
выплатить компенсацию за использование принадлежащих ему (или арендованных) оборудования и иных средств;
возместить дистанционному работнику расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно (оплата интернета, телефонной связи, электричества и пр.);
при необходимости провести обучение работника применению указанного оборудования и иных средств.

После окончания временной «дистанционки»:

работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором,
а работник обязан приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Порядок уведомления работника об окончании этого периода в ТК РФ не прописан. Лучше всего его прописать в ЛНА.

Здесь может возникнуть вопрос: что делать, если работники по разным причинам отказываются работать удаленно (у кого-то нет технических средств, а в каких-то случаях это невозможно). Как было сказано выше, согласия работника в экстренных ситуациях не требуется, он обязан выполнить требование работодателя, однако есть два исключения.

если специфика выполняемой работы не позволяет осуществить временный перевод сотрудника на дистанционную работу по инициативе работодателя либо
работодатель не может обеспечить сотрудника всем необходимым для выполнения им трудовой функции дистанционно.

Тогда такое время будет считаться простоем по причинам, независящим от работодателя и работника, с оплатой согласно ч. 2 ст. 157 ТК РФ (ч. 7 ст. 312.9 ТК РФ).

Как видите, поводов для злоупотреблений со стороны работников предостаточно. Что делать, если сотрудник отказывается от работы дистанционно, хотя работодатель свои обязательства выполнил?

Мнение эксперта

Итак, в исключительных случаях компания может приказом перевести сотрудников на работу из дома. Если они при создании им всех условий для работы откажутся работать, то это будет основанием не выплачивать им заработную плату. Но если работники докажут, что работодатель по факту не обеспечил их условиями для удаленной работы, то он должен будет оплатить работникам по 2/3 оклада.

Понятно, что при невыплате зарплаты конфликтный сотрудник отправится в суд. Поэтому вам необходимо подготовить аргументы в защиту своей позиции. Это, безусловно, принятие соответствующего ЛНА, в котором придется подробно расписать, что и в каком порядке, размере возмещается работнику или предоставляется в случае выполнения дистанционной работы.

Регламентация дистанционной работы в документах

Получается, что довольно много вопросов, затрагивающих дистанционную работу в обновленной главе 49.1 ТК РФ работодатель должен урегулировать самостоятельно.

Мнение эксперта

Евгений Рейзман, адвокат, к. ю. н., магистр права, советник «Бейкер и Макензи»

Безусловно, еще одним удачным нововведением в ТК РФ является предоставление самому работодателю возможности определять многие аспекты трудовых отношений с дистанционными работниками, в том числе порядок направления в командировки, предоставления отпусков и пр. Но для этого придется разрабатывать подробные локальные нормативные акты и трудовые договоры.

Прописать эти вопросы можно:

в коллективном договоре,
локальном нормативном акте (принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации),
трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Перечислим вопросы, которые должны и/или могут быть регламентированы в указанных документах.

Таблица. Вопросы об особенностях дистанционной работы, которые должны / могут быть регламентированы работодателем

Мнение эксперта

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS

Разрешение регулировать временную «удаленку» с помощью ЛНА – несомненный плюс для работодателей. По сути, это позволяет весь процесс организовать с помощью локальных актов, например положения о временной удаленной работе и конкретных приказов, принятых в его исполнение. Это упростит работу, ведь не надо будет каждый раз вносить изменения в трудовые договоры, должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка (в части режимов работы и т. д.). Ожидаем, что это сэкономит время и силы кадровиков.

Сомневаемся, что для каждого процесса в рамках удаленной работы нужен отдельный ЛНА. Закон предлагает в целом использовать локальный акт для внедрения «удаленки». Пожалуй, таким документом и стоит регулировать все процессы и ключевые моменты – срок перевода, режимы работы, оформление, выдачу оборудования, возмещение расходов и компенсации. А поскольку работодатель может весь процесс временной «удаленки» легализовать в локальном акте, то и правила возвращения в офис (в т. ч. вызова) можно утвердить в этом документе. Так обычно и поступают: в ЛНА утверждают порядок какого-то действия со ссылкой на издание приказов в определенных случаях. А затем конкретными приказами сотрудников возвращают с дистанционной работы в офис или, наоборот, переводят на «удаленку».

Но если при переводе на «удаленку» трудностей с ознакомлением обычно не возникает, то с возращением в офис обратная ситуация: мы снова приходим к проблеме ознакомления и подписания документов сотрудниками, которые в этот момент трудятся вне места нахождения работодателя. Стало быть, так или иначе, электронная подпись для работника нужна.

Многие говорят, что в режиме «удаленки» для ознакомления можно отправить документ по электронной почте, а уже потом, когда люди вернутся в офис, получить от них «живые» подписи. Но, во-первых, закон такой порядок ознакомления не разрешает; во-вторых, возникнут юридические сложности с доказыванием фактов ознакомления; в-третьих, устоявшейся судебной практики по конфликтным ситуациям пока нет, но возможно, что она появится в ближайшее время. Так, сотрудник может не выполнить приказ, полученный по e-mail, а позже сказать, что не ознакомился с ним. Итог такой ситуации непредсказуем. Поэтому работодателю придется внедрить электронные цифровые подписи. Теперь это сделать хотя бы проще, легче и удобнее.

В заключение выделим несколько самых важных изменений, которые касаются дистанционных работников и отличаются от привычных нам правил, ранее установленных в ТК РФ.

Работник при заключении трудового договора может представить документы в электронном виде (но по требованию работодателя он должен предъявить нотариально заверенные копии на бумажном носителе или оригиналы). Раньше, напомним, он отправлял документы в обязательном порядке почтой заказным письмом с уведомлением.
Трудовой договор с дистанционным сотрудником заключается в электронном виде. Бумажный экземпляр отправить нужно, только если об этом письменно попросит сотрудник. Приказ об увольнении в бумажном виде направить придется в любом случае.
Обмен и ознакомление с документами работодателя и дистанционного сотрудника стали возможны в любой закрепленной в ЛНА форме, в т. ч. электронной (по электронной почте, через систему электронного документооборота и пр.). Сюда относятся как ознакомление работника с документами работодателя и внесенными в них изменениями, приказами, указаниями и пр., так и подача работниками заявлений, объяснений и т. п.
Использование усиленной квалифицированной электронной подписи осталось только для работодателя и документов, связанных с договорами (трудовым, ученическим и о матответственности). Работник же при их подписании дистанционно может использовать усиленную неквалифицированную подпись. В иных случаях подпись принимается любая, в том числе простая электронная.

Источник